Программа учета для маленького магазина - загрузка товаров из накладной Excel

Как импортировать товары из накладной в виде Excel в сессию оптовой закупки

Сначала нужно создать пустую сессию. Программа Client Shop позволяет загружать товары из накладной только в пустую сессию.

С какой целью это сделано: сделано это для того, чтобы избежать путаницы. Загрузка в пустую сессию предоставляет возможность контроля правильности загрузки - после загрузки можно сравнить общую сумму себестоимости всех товаров, загружаеных в сессию с итогами в самой накладной (обычно в конце накладной).

Итак, порядок загрузки:

Предположим, пустая сессия уже создана, открыта и выбрана команда "Импорт из Excel/Open Office":

1. Выбираем файл Excel с ведомостью для импорта (можно также использовать Open Office). Загружаем данные.

2. Итак, загрузилась вся накладная целиком. Непосредственно в таком виде накладную для импорта использовать не получится. Для возможности импорта накладную нужно преобразовать в такой вид, чтобы в ней не было ничего кроме списка товаров для импорта. То есть нужно удалить заголовок (шапку документа), итоги документа (внизу); в некоторых накладных нужно удалить ещё промежуточные строки если в них находятся не данные для загрузки, а какая-либо другая информация (заголовки таблиц, промежуточные итоги и т. д.). Удалить ненужные строки можно с помощью команд контекстного меню таблицы или с помощью клавиши Delete.

Строку с заголовками колонок нужно тоже удалить, в таблице не должно быть ничего кроме списка товаров:

3. Итак, все лишние строки удалены. Но порядок колонок в накладной может отличаться от порядка колонок в программе Client Shop (и скорее всего, будет отличаться, т. к. видов различных накладных множество). Нужно провести сопоставление колонок так чтобы в колонке "Наименование" был список наименований товаров, в колонке "Количество" - количество и т. д. Двигать колонки влево и вправо можно с помощью клавиш "/" и "*".

Если колонка стоит на своем правильном месте (изначально или после перемещения - неважно) - её нужно зафиксировать (выделить зелёным цветом). Это можно сделать с помощью клавиши "+". Вообще список клавиш можно посмотреть в контекстном меню верхней таблицы (встаём на таблицу, нажимаем правую кнопку мыши, смотрим список команд).

Если колонка лишняя (или заполнена ненужными данными, например там, порядковые номера товаров) - её можно очистить клавишей "0".

Если в накладной нет розничных цен товара (если накладная получена у оптовика их там и не должно быть) - колонку с ценой можно оставить пустой - программа автоматически посчитает цены в соответствии с себестоимостью позиции и наценкой (внизу раздела, по умолчанию 75 процентов). Если такой вариант, что для всех загружаемых товаров будет одинаковая наценка не устраивает - тогда перед загрузкой накладной в программу нужно вписать в неё цены (само собой разумеется, в отдельную колонку).

Себестоимость из накладной не загружается - загружается только количество и сумма себестоимости - программа Client Shop сама рассчитывает себестоимость. Если в Вашей накладной нет колонки с суммами себестоимости, а только колонки с количеством и себестоимостью (что бывает очень редко), колонку с суммой себестоимости нужно рассчитать средствами Excel ещё до загрузки в программу Client Shop.

После перемещения и фиксации колонок на экране должно быть примерно следующее:

4. Загружаем единицы измерения из верхней таблицы в нижнюю. После загрузки единиц измерения выполняем сопоставление единиц измерения (также нужно выделить колонки зеленым) накладной и в программе Client Shop (в нижней таблице). Например, в программе Client Shop может быть "шт", а в накладной "штук". Обычно сопоставление происходит правильно автоматичкси, но не всегда, именно поэтому пользователь должен подтвердить правильность сопоставления, выделив колонки зеленым цветом.

5. Выбрать группу для новых товаров, единицу измерения для тех строк, где единица измерения не заполнена, а также ввести наценку для тех строк, где цена не заполнена.

6. Проверить данные.

7. Загрузить данные.

Как наш сайт находят в Интернете: учет реализации в торговле, программа учета товара в магазине, система управления продажами, системы автоматизации розничной торговли, программа для автоматизации торговли, учет в цветочном магазине, программа для маленького магазина, учет товара в магазине, скачать программу для учета магазина, программное обеспечение автоматизация торговли, скачать программу для продуктового магазина

Учет товаров в розничной торговле

Как организовать учет товаров в розничной торговле? Если ВЫ торгуете сразу с компьютера, то есть, сперва, отписали товар, потом выдали, то эта статья не для ВАС. В данной статье обсуждается — как организовать учет в торговле, например, продуктами или вещами, когда мы не можем использовать компьютер в реальном времени. Компьютер стоит у нас дома. А мы хотим вывести результат по магазину, есть недостача или нет, какой товар лучше продается, сколько мы заработали.

Отметим, что учет, в данном случае, можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (или аналитическим). Но результат выводится всегда только путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Мы никогда не знаем сколько и что мы продали, мы знаем сколько ОСТАЛОСЬ!

Суммовой, как следует из названия, ведется по сумме документов. Все очень просто, можно даже обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Закупили товар, расценили, посчитали приход товара по цене продажи, записали в плюс. Забрали выручку из магазина, записали в минус:

«ПРИХОД» — «ВЫРУЧКА» = «ОСТАТОК расчетный».

Если подробнее, то так:

«ОСТАТОК конечный, он же расчетный»

Сделали ревизию, посчитали недостачу:

«ОСТАТОК расчетный» — «ОСТАТОК фактический» = «НЕДОСТАЧА».

Недостатки суммового способа:

• и самый главный — так как мы оперируем суммами, то мы не видим товара, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен;
• мы не можем оценить точную прибыль, только среднюю.
• ошибки калькуляции — ну плохой у нас калькулятор — три раза считали, и каждый раз суммы разные. )
• при большом ассортименте очень трудно отслеживать правильность цены товара для учета, поступил товар в подотчет по 30 рублей, а при ревизии считаем по 60 рублей, попробуй догони. (
• сложно отслеживать ПОДСТАВНОЙ товар — кто из вас больше продает — ВЫ или ваш работник.

Всех этих недостатков лишен потоварный (аналитический) способ, при этом он почти такой же ЛЕГКИЙ. Особенно при использовании простой и наглядной складской программы «Лайт-учет». Рассмотрим эту схему более подробно. Основные формулы такие:
«ПРИХОД» — «ОСТАТОК» = «ПРОДАНО»,
«ПРОДАНО» — «ВЫРУЧКА» = «НЕДОСТАЧА».

Даже если у ВАС нет склада создайте три. Пункт меню «Справочники», «Склады». Например, назовите их «Центральный», «Хлебный отдел 1 смена» и «Хлебный отдел 2 смена». Оприходуйте все накладные по документам на «Центральный». Нормально оприходуйте, то есть с закупочными и продажными (учетными) ценами, поставщиками и оплатой. Склад «Центральный» служит для учета по поставщикам, общая (наша) касса, наш банковский рассчетный счет. Вообщем это «наш» виртуальный или условный склад. Остаток на нем может и не быть, даже лучше если их не будет — проще разбираться! Весь оприходованный товар мы должны отписать подотчетным лицам! Например, сейчас работает «смена 1″.

Просто заходим в расходные накладные «Центрального» склада и выписываем товар в одну накладную для получателя «Хлебный отдел 1 смена».

В результате этой операции на складе 1 смены программой будет создана соответствующая приходная накладная и в остатках появится товар по учетным ценам.

Товар копится, копится и копится в остатках склада 1 смены. Сумма остатков соответствует сумме всего выданного в подотчет товара. Причем учет четко ведется по количеству и учетным ценам! Цены не усредняются, как во многим программах, не используется метод последней или первой цены. В нашей программе все четко — пока ВЫ сами не переоцените товар — он будет числится в подотчете по цене по которой он поступил! ВЫ хозяин учета, а не программа.

Для передачи остатков ВЫ используете инвентаризационную ведомость. Выберите склад 1 смены, пункт меню «Операции», «Остатки», — «акт инвентаризации». В результате подсчета и заполнения ведомости мы получим документ передачи остатков — 1 смена передает товар 2 смене! Даже если у ВАС нет смен, работник передает остатки сам себе! Технология работы в программе не меняется! Таким образом, мы оформляем документ о передачи товара как РАСХОДНУЮ накладную, выписанную на складе сдающей смены и перемещаем товар на склад принимающей смены. Всё логично и соответствует фактически производимым действиям при учёте.

Всё что не в остатках, то продано. Получилась вторая РАСХОДНАЯ накладная, сумма которой соответствует проданному товару. Остается только оплатить эту накладную и вывести кассовый отчет по складу 1 смены, где заранее, каждый день мы записывали сколько выручки мы сняли с магазина. Разница между суммой оплаченной накладной и выручкой в итоге дает нам недостачу, которую мы списываем на продавца. Оплаченная расходная накладная позволяет расчитать прибыль и провести анализ продаж по группам и конкретным товарам. В результате на складе 1-ой смены в остатках должно быть пусто — весь товар либо продан, либо перемещен на 2-ю смену. В кассе 1-ой смены тоже пусто — все деньги либо сданы в виде выручки, либо списаны на недостачу продавцу.

Схема повторяется, только теперь мы перемещаем товар на склад 2-ой смены. И так по кругу. Смена меняется каждую ревизию. Так часто, как нужно ВАМ. Одни это делают каждую неделю, а кто-то раз в полгода. Технология учета в программе от этого не меняется. Чем чаще, тем точнее анализ по товару, но все зависит от ВАС!

Обратите внимание, что количество отделов и магазинов роли не играет, по каждому две смены и отдельный учет! Такая схема позволяет легко производить переоценку товара, перемещать товар из отдела в отдел. В качестве отчетов используются «Отчет кладовщика» для учета по товару и «Отчет по кассе» для учета по деньгам. «Общий отчет по фирме» позволяет оценить работу всего предприятия в целом.

Важнейший вопрос для ИП: как вести учет а магазине?

Когда все волнения, связанные с открытием собственного магазина позади — ИП зарегистрирован, система налогообложения избрана, проблемы аренды улажены, поставщики определены и первые партии товара вот-вот поступят на склад — начинающий предприниматель оказывается перед, пожалуй, важнейшим вопросом для его бизнеса: как вести учет товара в магазине? В помощь руководителю небольшого предприятия розничной торговли, находящемуся в самом начале своего предпринимательского пути, и написан этот, надеемся полезный, материал.

Проще всего, имея в штате бухгалтера, отдать ему на откуп все, что касается учета и оптимистично ждать первых прибылей, пребывая в счастливом неведении относительно истинного состояния дел. Но не таковы, в большинстве своем, наши отечественные предприниматели, прекрасно понимающие, что и ситуация на рынке требует гибких решений, и пресловутый человеческий фактор еще никто не отменял. Для успешного старта, да и последующего развития, требуется постоянный контроль, в основе которого оперативная и достоверная информация обо всех бизнес-процессах, происходящих в фирме, и в первую очередь о движении товаров и денежных потоков.

Обеспечит ли это бухгалтер, ведущий учет и отчетность для фискальных органов, тем более что сэкономить на постоянном бухгалтере на первоначальном этапе совсем нелишне и вместо введения штатной единицы, целесообразнее привлечь приходящего специалиста или вообще отдать этот вопрос на откуп аутсорсерам? По здравому размышлению, вывод о том, что ведение оперативного учета товаров в розничной торговле ни с бухгалтерским, ни с налоговым учетом в общем-то не связано, напрашивается сам собой.

И вот здесь, на главную роль в спектакле розничных продаж назначается Ее Величество Тетрадочка или Его Сиятельство Excel. А что — дело-то по большому счету не хитрое…

Весь поступающий товар необходимо оприходовать на склад, другими словами — записать что, в каком количестве и по какой цене мы имеем. Далее каждая операция с данным товаром должна также быть отражена в учете, то есть записана в надежном, но легко доступном для участвующих в процессе лиц месте. Оговоримся сразу, что для целей бухгалтерского и налогового учета каждая операция с товаром оформляется соответствующими документами — приходными и расходными накладными, кассовыми чеками или квитанциями и т.п. Именно первичные документы послужат в дальнейшем бухгалтеру для расчетов налогов и составления отчетности, в соответствии с избранной системой налогообложения и законодательством РФ. Но, как мы уже поняли — это совсем другая история.

Итак, в самом общем виде учет товаров в розничной торговле выглядит следующим образом:

Остаток начальный (при наличии) плюс Приход, минус Расход, получаем Остаток конечный.

Однако товар — величина, образно говоря, синтетическая, то есть выражающаяся в двух величинах — количестве и сумме, что и находит свое отражение в первичных документах. И вести учет товара, соответственно, желательно было бы в обеих этих ипостасях.

Остаток начальный (количество + сумма) плюс Приход (приход товара, возврат покупателя, оприходование на склад), минус Расход (продажа товара, возврат поставщику, списание), в результате получаем Остаток конечный в количественном и суммовом выражении.

Реализовать эту формулу на практике не так легко, как кажется на первый взгляд, учитывая большое количество позиций номенклатуры, разницу в ценах на партии одного и того же товара, скидки-уценки и прочие факторы, с трудом поддающиеся как описанию с помощью бумаги и ручки или в таблицах Excel, так и простому запоминанию.

Если совершить небольшой экскурс в прошлое, когда счеты еще успешно конкурировали с калькулятором, учет движения товаров происходил суммовым способом — товар приходовался продавцом по розничной цене и в конце дня оставалось только подсчитать и записать выручку в кассе. В конце определенного периода в процессе инвентаризации (ревизии) полученная выручка вычиталась из первоначальной суммы поступившего товара и вместе с общей стоимостью остатков должна была дать в итоге ноль либо выявить излишки или недостачу.

Никакой аналитики при данном способе ведения учета товаров не предполагалось — за суммами не было видно движение конкретного товара, оценить можно было только среднюю прибыль, да и просто посчитать большой ассортимент по правильным ценам было задачей не из легких. К сожалению, не далеко ушедший от калькулятора для большинства начинающих пользователей Excel и в наше время верой и правдой служит малому бизнесу, неоправданно усложняя ему жизнь многостраничными таблицами с огромным количеством наименований и разнообразных, часто плохо структурируемых сведений, на выходе предлагая все тот же, слегка модифицированный суммовой учет.

Выращивая в домашних условиях небольшое деревце, мы укореняем саженец сначала в маленьком горшочке, точно зная, что через определенный срок потребуется пересадка в новый попросторнее. С бизнесом все точно так же — открывая маленький магазинчик, где-то в глубине души каждый предприниматель имеет потаенную мечту со временем превратить его в большой, а то и развить целую сеть.

Задаваясь вопросом о том, как вести учет товаров в своем начинающем деятельность бизнесе, обязательно нужно иметь ввиду, что сегодняшняя сотня-другая наименований завтра превратится в тысячу, что помимо склада и розницы уже буквально в первые же месяцы потребуется куда-то фиксировать и поставщиков, и покупателей, и работу персонала, и желательно будет анализировать движение товаров и денежных средств в различных разрезах, оперативно, на текущий момент…

Но и громоздкие, с обширным функционалом, сложные настольные программы, типа 1С, рассчитанные в лучшем случае на средний бизнес, крепко стоящий на ногах — не выход из положения. Чтобы выжить маленькому, недавно открывшемуся предприятию торговли нужна простая и доступная система ведения учета товаров, открывающаяся с любого компьютера, подключенного к интернету, позволяющая выполнять все торговые операции, создавать, хранить и печатать документы, а главное — предоставлять все необходимые отчеты руководителю, что называется, в любое время дня и ночи.

Сегодня рынок интернет-услуг предлагает достаточно большое количество разнообразных учетных программ, созданных специально для нужд малого бизнеса, доступ к которым осуществляется через веб-сайты за необременительную абонентскую плату. Такова, например, система онлайн-учета “Большая Птица”.

Имея привычный для пользователей настольных программ, интуитивно понятный интерфейс, она позволяет без особых усилий вести учет товаров в рознице, создавать необходимую документацию, печатать ценники и этикетки, пользоваться сканером штрих-кодов. Кроме того, программа поддерживает многопользовательский режим с разграничением ролей и снабжена специальным интерфейсом продавца, позволяющим оптимизировать процесс продаж и контролировать работу персонала. В системе реализованы гибкая настройка цен, создание и обновление прайс-листов, а главное — многочисленные и разнообразные аналитические отчеты, оперативные и наглядные, позволяющие руководителю не только отслеживать текущее положение дел, но и прогнозировать дальнейшее развитие.

Разработчики “Большой Птицы” изначально строили систему, исходя из потребностей малого бизнеса. Специально для тех, кто находится в начале своего предпринимательского пути в системе есть бесплатный тариф “Колибри”, позволяющий развивать маленький бизнес в пределах одного склада и тысячи наименований товаров, чтобы когда-нибудь, в обозримом будущем, перейти на новый уровень в рамках тарифа “Альбатрос” — вести неограниченное количество складов, партнеров, наименований товаров, а может быть даже и несколько фирм, да хоть целую торговую сеть! С “Большой Птицей” у вас не возникнет больше вопрос: “Как вести учет товаров в рознице?” — вы будете думать о том, как наиболее эффективно развивать свой бизнес!

Маргарита Павлюченко — контент-редактор проекта “Большая Птица” — система онлайн-учёта для бизнеса, эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон».