Категория: Бланки/Образцы
1. Понятие и содержание табеля учета рабочего времени
В каждой организации Российской Федерации обязательно ведется учет рабочего времени. В крупных организациях и на предприятиях создается специальное структурное подразделение (группа, бюро, сектор и др.) табельного учета. В небольших организация может быть введена отдельная должность – табельщик. В офисах, где использование такого работника для ведения учета рабочего времени нерационально, эту функцию поручают уполномоченному (назначенному приказом руководителя) должностному лицу. Часто учет рабочего времени становится обязанностью секретаря.
Рабочим называется время. в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [1].
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Ведение табеля учета рабочего времени организуется с учетом специфики работы организации.
- обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявление опоздавших и неявившихся;
- контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время. а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
- фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
- учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:
1) Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.
2) Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).
3) Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет [2].
На основе данных по учету рабочего времени проводятся расчеты оплаты труда. Эти же сведения используются для составления форм статистической отчетности.
Учет рабочего времени ведется ежедневно, результаты фиксируются в унифицированной форме табеля, разработанной органами статистики. В настоящее время применяются формы утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.
Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несу административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
Табель ведется в одном экземпляре. В конце месяца подсчитывается общее количество отработанных работником дней и часов. Табель подписывают руководители структурных подразделений (в небольших организациях – руководитель организации) и работник, отвечающий за ведение табеля. Подписанный документ передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.
Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, хранятся один год.
Для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени» [3].
2. Заполнение табеля учета рабочего времени
Заполнение формы Т-12. Для заполнения формы табеля применяются установленные буквенные обозначения отработанного и неотработанного времени (см. приложение 1). Эти обозначения размещены на титульном листе формы Т-12, они применяются и при заполнении формы Т-13.
Важно соблюдать следующее правило заполнения табеля. Для каждой условной отметки (кроме отметки о нормальной продолжительности рабочего времени) необходимо наличие соответствующих документов. Отметки о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (или работодателя), сокращенной продолжительности рабочего времени и др. вносятся в табель только на основании надлежащим образом оформленных документов. Такими документами могут быть, например, листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, приказ о командировании и пр.
Если работник не предоставляет соответствующих документов, в табеле отмечается буквенный код «НН» - отсутствие работника на рабочем месте по невыясненным причинам. В последующем при выяснении причин неявки в табель могут быть внесены исправления. Если же выясняется, что зафиксированный прогул (например, по докладной записке начальника структурного подразделения), то табель может служить документом – основанием для применения дисциплинарных воздействий или увольнения работника по соответствующей статье Трудового Кодекса Российской Федерации.
В форме табеля Т-12 для отражения ежедневных затрат рабочего времени на каждого работника отведено две графы – 4 и 6. Каждая графа разделена на две строки. В верхних строках проставляются условные обозначения видов затрат рабочего времени, в нижних – фактически отработанное количество часов и минут [4].
При заполнении формы Т-12 в верхних строках граф 5 и 7 проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период; в графе 5 – за первую половину месяца, в графе 7 – за вторую.
Любая организация вправе применять один из следующих методов ведения табеля:
- в табеле отмечают как явки, так и неявки на работу;
- в табеле отмечают лишь отклонения (неявки, опоздания, сверхурочные часы работы и др.).
При использовании второго способа в табеле в графах 5 и 7 в верхней строке проставляются только коды условных обозначений неявок на работу (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных и общественных обязанностей и др.), а нижние строки этих граф остаются пустыми.
Если организация применяет один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет, то при составлении табеля по форме Т-12 в разделе 2 не заполняются графы 18 – 22. Если же установлены разные для различных категорий работников виды оплаты и корреспондирующие счета, то в табеле заполняются графы 18 – 34.
Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются [5].
Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».
Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.
Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.
Заполнение формы Т-13. Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» в небольших организациях, как правило, не используется. Эта форма применяется для учета рабочего времени при наличии в организации автоматизированной обработки учетных данных (см. приложение 2).
Бланки табеля по форме Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.
В форме Т-13 ежедневные затраты рабочего времени отмечаются в графе 4. Она содержит четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее месяцу число граф (15 и 16).
Если организация применяет один (общий для всех работников) вид оплаты и корреспондирующий счет, в табеле формы Т-13 заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 – 9 и графа 9, без заполнения граф 7 и 9.
Если организация начисляет заработную плату по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов, при записи учетных данных заполняются графы 7 – 9.
Если количество видов оплаты и корреспондирующих счетов превышает четыре, в форме Т-13 предусмотрен дополнительный блок с идентичными номерами граф для заполнения данных по видам оплаты.
Два раза в месяц (за первую и вторую половину месяца) проводится подсчет общего количества рабочего времени – отработанных дней и часов. Подсчет проводится суммированием цифр во второй строке граф 4 и 6 и внесением результата в графу 5. Данные за вторую половину месяца также получаются суммированием граф 4 и 6, но результат вносится в графу 7. В графах 8 – 13 проставляются данные учета рабочего времени в целом за месяц.
Табели учета рабочего времени хранятся один год в том подразделении (у того сотрудника), где ведется учет рабочего времени.
Библиографический список
1. Андреева, В. И. Пример заполнения табеля учета рабочего времени/ В. И. Андреева// Справочник кадровика. – 2006. - №2. – С.72 – 73.
2. Митрофанова, В. В. Табель учета рабочего времени/ В. В. Митрофанова// Справочник кадровика. – 2004. - №11. – С.63 – 67.
3. Санкина, Л. В. Табель учета рабочего времени/ Л. В. Санкина// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. - №8. – С. 36 – 39.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.:Проспект,2008. – 208 с.
Приложение 1
Пример ведения табеля учета рабочего времени
┌───────┐
Общество с ограниченной ├───────┤
ответственностью «Ромашка» Форма по ОКУД │0301008│
(ООО «Ромашка») ├───────┤
________________________________________________ по ОКПО │3876118 │
наименование организации ├───────┤
структурное подразделение
┌─────────┬───────────┐ ┌────────── ───────────┐
│ Номер │ Дата │ │ Отчетный период │
│документа│составления│ ├───────── ┬───────────┤
│ │ │ │ с │ по │
├─────────┼───────────┤ ├───────── ┼───────────┤
ТАБЕЛЬ └─────────┴───────────┘ └───────── ┴───────────┘
УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Фамилия,
инициалы,
должность
(специаль-
ность, про-
фессия)
Отметки о явках и неявках на работу по числам
месяца
Ответственное секретарьИ. А. Федорова структурного директора А.В.Кучеренка
лицо _________ _______ ___________ подразделения _________ _______ ___________ "31" марта 2006 г .
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи
инспектор
Работник по кадрам А.С. Белова
кадровой службы _________ _______ ___________ "31" марта 2006 г .
должность личная расшифровка
[1] Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.:Проспект,2008. – 208 с. ст.91
[2] Митрофанова, В. В. Табель учета рабочего времени/ В. В. Митрофанова// Справочник кадровика. – 2004. - №11. – С.63.
[3] Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1
[4] Санкина, Л. В. Табель учета рабочего времени/ Л. В. Санкина// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. - №8. – С. 38.
[5] Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.:Проспект,2008. – 208 с. ст.120.
Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Исчисление нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 №588н.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для формирования табеля по унифицированной форме №Т-13 в программе применяется отчет «Унифицированная форма Т-13». Для работников, использование рабочего времени которых регистрируется документом «Табель учета рабочего времени организации», унифицированная форма №Т-13 может быть выведена в виде печатной формы этого документа.
Отчет «Унифицированная форма Т-13» позволяет получить бланк табеля для ручного заполнения, или заполненный по данным информационной базы табель. Если табель формируется за текущий месяц, то данные об использовании рабочего времени выводятся в отчет только по текущее число месяца включительно.
Алгоритм формирования заполненного табеля зависит от того, произведено ли начисление зарплаты по работнику за месяц формирования отчета или начисление зарплаты по работнику еще не зарегистрировано в информационной базе:
o если начисление зарплаты по работнику еще не произведено, то табель строится по данным графика работника (индивидуального или общего) с учетом зарегистрированных в кадровом учете и в подсистеме расчета зарплаты отклонений от графика;
o если начисление зарплаты по работнику уже произведено, то табель строится только по данным подсистемы расчета зарплаты без учета кадровых данных.
При этом и в том и в другом случае если данные об использовании рабочего времени по работнику введены с помощью документа «Табель учета рабочего времени организации» (с разбивкой по дням), то эти данные считаются более приоритетными, и отчет формируется по данным, зарегистрированным документом «Табель учета рабочего времени организации».
Формирование табеля учета рабочего времени работницы производится с помощью отчета «Унифицированная форма №Т-13». В графах формы №Т-13, соответствующих числам месяца, отработанные дни отмечаются буквой Я. ниже выводится количество часов, приходящихся по графику на этот рабочий день (рис. 6.9).
Процедура оформления табеля учета рабочего времени
Рабочее время — это время, в течение которого Работник в соответствии с актами Работодателя и условиями трудового договора выполняет трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с Трудовым Кодексом, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, коллективным договором, актом Работодателя отнесены к рабочему времени (подпункт 47 пункт 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан).
Для чего нужен учет рабочего времени? Есть ли законодательное требование по учету рабочего времени? Каким образом можно организовать учет рабочего времени? Кто должен вести учет рабочего времени? Какие виды учета рабочего времени существуют в компаниях? – Все эти вопросы мы постарались осветить в настоящей процедуре.
С данным документом Вам обязательно понадобятся
Цена документа: 900 тг.
Получите консультацию от профессионального юриста онлайн
Наши клиенты о нас
Ярковская Вера 16.03.2015
Благодарю за быстрый отклик и за помощь не медля. Желаю Вам всем фееричного зеленого света во всем, а самое главное в вашей сфере деятельности. Всего доброго
Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. В этих целях используется первичный учетный документ - табель учета рабочего времени. В данной статье рассмотрим, для каких целей используются его данные, какие особенности нужно учитывать при его заполнении и как поступить, если в табеле отсутствует необходимое условное обозначение.
Государственные (муниципальные) учреждения в своей деятельности должны использовать первичные учетные документы, утвержденные Методическими указаниями N 173н <1>.
--------------------------------
<1> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".
Согласно Методическим указаниям N 173н для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421) (далее - Табель (ф. 0504421)).
Кроме того, Методическими указаниями N 173н учреждениям также разрешено использование Табеля учета рабочего времени (ф. 0301008), утвержденного Постановлением Госкомстата России N 1 <2> (далее - Табель (ф. 0301008)).
--------------------------------
<2> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
На кого возлагается обязанность
по ведению табеля учета рабочего времени?
Табели ведутся лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).
В зависимости от численности работников учреждения обязанность по ведению табеля может возлагаться:
- на сотрудника отдела кадров или секретаря - при небольшой численности;
- на одного из сотрудников в каждом структурном подразделении - при большой численности.
Ниже приведем образец приказа о возложении обязанности по ведению табеля.
Государственный академический театр оперы и балета
г. Н. Новгород 11.01.2012
Для учета времени, отработанного каждым работником учреждения, в целях получения данных для расчета оплаты труда
Приказываю:
1. Назначить ответственными за ведение табеля учета рабочего времени:
- по оперной труппе - Фролову Галину Викторовну - концертмейстера;
- по балетной труппе - Петрова Игоря Ивановича - балетмейстера;
- по оркестру - Викторову Тамару Павловну - дирижера;
- по хору - Гаранину Ольгу Павловну - хормейстера;
- по административному и обслуживающему персоналу - Савченко Веру Сергеевну - сотрудника отдела кадров.
2. Назначить ответственным за своевременное получение данных начальника отдела кадров Бронникову Зинаиду Сергеевну.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор /А.Д. Егорова/
С этим приказом нужно ознакомить всех работников, на которых возложены обязанности по ведению табеля учета рабочего времени.
Заполненные и оформленные соответствующим образом табели представляются в бухгалтерию за каждую половину месяца. Причем по завершении календарного месяца табели должны передаваться ответственными лицами начальнику отдела кадров, который осуществляет проверку на предмет соответствия данных табеля данным отдела кадров по тем работникам, которые:
- находились в ежегодном оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске;
- отсутствовали в связи с временной нетрудоспособностью;
- были приняты на работу;
- были уволены и др.
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
Как и все унифицированные формы документов, табель состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочная часть формы документа содержит следующие общие для всех форм документов реквизиты:
- наименование формы документа;
- код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
- период, на который представлены содержащиеся в документе сведения;
- наименование субъекта учета, составившего документ, и соответствующий код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
- наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ (обособленного подразделения (филиала) субъекта учета).
Кроме общих реквизитов, заголовочная часть может быть дополнена грифом утверждения.
Содержательная часть формы документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей, содержащих наименования показателей, а при наличии - кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации, а также содержание операции и соответствующие значения в натуральном и денежном выражении.
Оформляющая часть формы документа содержит подпись (с расшифровкой) и должность исполнителя, а Табель (ф. 0301008) содержит также подписи руководителя структурного подразделения и работника отдела кадров с расшифровкой их подписи и указанием должности.
Оформление табеля на следующий месяц производится за 2 - 3 дня до его начала на основании табеля за прошлый месяц.
Табель составляется в одном экземпляре ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и других производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом, например:
- листка нетрудоспособности;
- справки о выполнении государственных или общественных обязанностей;
- письменного предупреждения о простое;
- заявления о совместительстве;
- письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.
Определенный вид рабочего времени обозначается стандартным буквенным кодом из тех, которые приведены на титульном листе табеля.
Заполнение Табеля (ф. 0504421). Из Методических указаний N 173н следует, что в табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.
В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.
Если у одного работника учреждения имеются два вида отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.
По окончании месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, на которого возложено его ведение.
Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения табель используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (Расчетной ведомости (ф. 0301010)).
Заполнение Табеля (ф. 0301008). Порядок заполнения этой формы табеля приведен в Указаниях к Постановлению Госкомстата России N 1 (далее - Указания N 1). Эта форма табеля применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
В Табеле (ф. 0301008) для учета времени по одному работнику в графе 4 отведено четыре строки - по две на каждую половину месяца и соответствующее число граф (15 и 16).
Так же, как и в предыдущей форме, верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. Указаниями N 1 допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При составлении табеля следует учитывать следующее:
- при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
- при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Указаниями N 1 предусмотрено, что бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Отдельные моменты заполнения табеля учета рабочего времени. В соответствующих ячейках чисел месяца, приходящихся на выходные и праздничные дни, в верхней строке проставляют букву В, а в нижней ставится нуль.
При этом следует учитывать некоторые особенности заполнения табеля:
- при нахождении сотрудника в отпуске, предоставляемом в календарных днях, в табеле следует отметить кодом "О" не только рабочие, но и выходные дни нахождения его в отпуске;
- дни временной нетрудоспособности сотрудника, приходящиеся на выходные и праздничные дни, необходимо отмечать символом Б, поскольку расчет пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни;
- когда сотрудник является внутренним совместителем, в табеле его нужно указывать двумя строками: по одной строке указывается время, отработанное по основному месту работы, а по другой - время, отработанное по совместительству. А если работник работает по совместительству в другом подразделении, то табель в этом случае будут заполнять по этому работнику в двух подразделениях;
- когда причина отсутствия сотрудника на работе пока не известна, за этот день в табеле неявку по невыясненным причинам можно отметить кодом "НН". Когда работник представит документы, оправдывающие его отсутствие (например, больничный лист), или, наоборот, будет признан факт прогула, в табель должны быть внесены соответствующие изменения. Такая возможность внесения дополнительных реквизитов и показателей при условии сохранения обязательных реквизитов и показателей, предусмотренных утвержденными формами документов, установлена Методическими указаниями N 173н. Таким образом, если для обозначения определенного вида рабочего времени не имеется стандартного буквенного кода, то приказом руководителя можно ввести новое обозначение.
Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:
