Категория: Бланки/Образцы
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документыПонятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.
контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.2014
Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014
Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).
контрольная работа [43,3 K], добавлен 21.10.2010
Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.
дипломная работа [179,7 K], добавлен 10.02.2009
Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.
контрольная работа [40,5 K], добавлен 20.08.2015
Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.
курсовая работа [109,8 K], добавлен 09.11.2012
Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.
контрольная работа [24,0 K], добавлен 24.03.2014
Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010
Организационно-распорядительная управленческая документация, ее классификация, процедуры составления, требования к оформлению. Подготовка приказа, внесение изменений и дополнений. Виды распоряжений, их реквизиты. Право издания указания в организациях.
реферат [22,9 K], добавлен 30.03.2015
Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.
контрольная работа [26,7 K], добавлен 26.05.2013
Размещено на http://www.allbest.ru/
«Лискинский Аграрно-Технологический Техникум»
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
на тему: «Распорядительный документ: приказ»
студентка группы Б-2 Головина Алина
Литовская Светлана Николаевна
Понятие организационно-распорядительных документов
Состав распорядительной документации
Этапы подготовки распорядительных документов
Правила составления приказа
Список использованной литературы
распорядительная документация правила составления приказ
Понятие организационно-распорядительных документов
Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации - распорядительные документы. Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:
? нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
? конкретные поручения вышестоящих органов;
? осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
? потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Состав распорядительной документации
К распорядительной документации относятся:
Этапы подготовки распорядительных документов
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
§ сбор данных по управленческому вопросу;
§ составление проекта распорядительного документа;
§ согласование проекта распорядительного документа;
Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа -- изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.
Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.
Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.
После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.
Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.
Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен -- особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:
1. По организационным вопросам:
· создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
· образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
· утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
· координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
· утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
2. По основной производственной деятельности:
· обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
· обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
· формирование и осуществление научно-технической политики;
· обеспечение выпуска качественной продукции;
· подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
· решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
3. По личному составу (кадрам) организации:
· обеспечение отбора и приема на работу персонала;
· создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
· оформление перевода на другую работу;
· оформление командированных работников;
· оформление поощрений работников и наложения взысканий;
· оформление высвобождения (увольнения) работников;
· решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:
· приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
· приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
· приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
· приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
· приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
· приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
· приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
· приказ (распоряжение) о поощрении работника
· приказ (распоряжение) о поощрении работников
Правила составления приказа
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.
Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт - по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер - по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком - по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания. Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные, фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие). С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.
Списокиспользованной литературы
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М. 2003. - 90 с.
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд. перераб. и доп. - М. ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Размещено на Allbest.ru
К группе распорядительных относятся документы, создающиеся в процессе функционирования предприятия, учреждения или организации. Они содержат изложенную в повелительном наклонении информацию, обязательную для исполнения.
Порядок подготовки и реализации большинства распорядительных документов имеет следующие этапы:
1. Изучение вопроса
2. Подготовка проекта документа
3. Согласование документа
4. Подписание документа
5. Ознакомление с информацией документа круга лиц, имеющих отношение к его содержанию и исполнению.
Указание - это правовой акт, издаваемый органом государственного самоуправления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указания имеют форму служебного письма. Они подлежат регистрации либо в журнале учета исходящих документов, либо в журнале учета приказов.
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными организациями коллективного управления, а также комиссиями, создаваемыми органами местного самоуправления (административной, торговой и т.п.) с целью разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил, предписаний.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.
Приказы подразделяются на две основные группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам),
- приказы по личному составу (кадровые приказы).
Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, снабжением и сбытом продукции, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.
Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».
Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.
Приказ по основной деятельности предприятия .должен содержать следующие реквизиты:
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- визы или гриф согласования.
Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными» буквами (через пробел) ниже наименования организации: от границы левого поля - при угловом расположении реквизитов, и в центре строки - при продольном расположении реквизитов.
Дата приказа оформляется цифровым способом 26.09.2004. В том случае, если время вступления в силу приказа специально не оговаривается в тексте, датой приказа считается дата его подписания.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности проставляется на той же строке, что и дата, в пределах ограниченной площади. Регистрация приказов представляет собой присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.
Место составления или издания приказа содержит название на селенного пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Например, г. Белев Тульской обл. с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение «г.» («город») не употребляется.
Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу от границы левого поля. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «о. », отвечает на вопрос «О чем?» и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчиненных к распорядительной деятельности Руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.
Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из Двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.
В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для. » или со сложных отыменных пред. логов «В связи. », «С целью. », которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью.
«Для подготовки к проведению открытого заседания. »,
«С целью привлечения дополнительных средств. »,
«В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела. ».
Следует помнить, что предлог «В целях. » до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.
В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии. », «На основании. », «В связи. », «Во исполнение. », содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель.
«В соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 00.00.0000 № 000 «О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы. ».
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Разделяет констатирующую и распорядительную части слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое всегда оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без пробелов) и заканчивается двоеточием.
Структура распорядительной части обычно выглядит следующим образом:
- «ПРИКАЗЫВАЮ:» (распорядительное действие);
- «кому» (исполнителю или структурному подразделению);
- «что сделать» (указывают конкретную работу);
- «до какого числа» (сроки ее окончания).
«Коммерческому директору Васильеву А.В. разработать положение об отделе маркетинга к 01.11.2014.».
Часто распорядительная часть содержит несколько пунктов. В ком случае они нумеруются арабскими цифрами, и каждый начинается с красной строки.
Если в приказе содержатся правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что делать с какого срока (или на какой срок).
«Утвердить штатное расписание коммерческого отдела с 01.01.2014»,
«Внести с 01 декабря 2014 г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия:
В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:
«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К.»
Архаичные обороты типа: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» при формулировании пункта о контроле не допускаются.
Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращенное, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования.
Должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Личная подпись руководителя, проставляется на первом экземпляре приказа.
Визы или гриф согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами, от 0-го и 4-го положений табулятора.
В тех случаях, когда нет необходимости в воспроизведении всего текста приказа или это будет экономически нецелесообразно, оформляется такой документ, как выписка из приказа.
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Выписка из приказа выполняется следующим образом. Реквизиты (наименование организации, дата, место издания и т.д.) оформляются без изменений за исключением названия документа (ПРИКАЗ заменяется соответственно на ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА), при этом дата и номер указываются того приказа, из которого мы делаем выписку. Констатирующая часть текста приказа воспроизводится полностью без изменений, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ:». Из распорядительной части выбирается интересующий нас пункт (один или несколько). Порядковая нумерация его сохраняется. Что касается реквизита «Подпись», выписка из приказа содержит наименование должности лица, подписавшего оригинал приказа, и расшифровку подписи. Руководитель не подписывает выписки из приказа. В отведенном для этого месте делается запись: Подпись. Выписки из приказа обязательно заверяются.
Пример оформления инициативного приказа по основной деятельности:
О графике работы
С целью совершенствования распорядка работы сотрудников фирмы
1. Создать комиссию по составлению графика работы структурных подразделений фирмы в составе:
- Анисимов М.И. - зам. директора,
- Чернова А.Н. - начальник отдела кадров,
- Козырева Е.Н. - менеджер.
2. Всем руководителям структурных подразделений предоставить сведения об особенностях распорядка работы их отделов.
3. Комиссии представить проект графика работы структурных подразделений фирмы до 27.12.2014.
Директор личная подпись Е.А.Лукин
Образец оформления выписки из вышеприведенного приказа
О графике работы
С целью совершенствования распорядка работы сотрудников фирмы
2. Всем руководителям структурных подразделений предоставить сведения об особенностях распорядка работы их отделов.
Директор личная подпись Е.А.Лукин
Секретарь-делопроизводитель личная подпись А.Н.Чернова
