Система электронного документооборота (СЭД) ПФР

Отделение ПФ РФ по УР приглашает страхователей к сотрудничеству в части представления электронных документов для назначения пенсии на работников по телекоммуникационным каналам связи заблаговременно до наступления пенсионного возраста. Такая форма работы позволяет сэкономить рабочее время специалистов кадровых служб, так как их не нужно будет направлять в территориальные органы ПФР для сдачи документов. Кроме того, заранее специалистами территориальных органов ПФР будет осуществлена правовая оценка предоставленных документов, консультирование и содействие в истребовании дополнительных документов о стаже и заработной плате, что позволит учесть пенсионные права граждан в полном объеме, будет способствовать установлению и выплате пенсии в кратчайшие сроки, а также позволит сократить количество визитов граждан в территориальные органы ПФР

Взаимодействие сторон по обмену электронными документами прописано в Порядке работы, утвержденном приказом управляющего Отделением ПФ РФ по Удмуртской Республике.

Согласно установленному Порядку для заблаговременной работы страхователи представляют в территориальные органы ПФР в электронной форме следующие документы:

- списки работников, уходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 12 месяцев до 1 марта - (Списки).

- списки работников, имеющих право на досрочное пенсионное обеспечение (если таковые имеются), в ближайшие 12 месяцев до 1 марта — (Списки ДПО)

- работодатель вправе представить заявление о назначении пенсии на работников с их письменного согласия. Заявление о назначении пенсии на работника представляется не ранее чем за месяц до наступления страхового случая, но не позднее даты возникновения права, если необходимым условием является достижение определенного возраста, и не ранее даты возникновения права, если необходимым условием является только выработка специального стажа, дающего право на досрочное назначение страховой пенсии по старости (педагогические, медицинские, творческие работники, работники летного состава).

- комплект документов, необходимых территориальным органам ПФР для назначения пенсии и имеющихся в распоряжении страхователей, в территориальный орган ПФР по месту жительства не менее чем за 12 месяцев и не позднее чем за 9 месяцев до наступления у работника права на страховую пенсию (в том числе досрочную) — (Перечень документов).

- на каждое застрахованное лицо к каждому пакету документов должен быть приложен реестр направляемых документов — (Реестр).

- в случае увольнения (смерти) работника страхователь направляет мотивированный отказ (уведомление) о невозможности предоставления электронных образов документов на данного работника - (Уведомление-отказ).

- анкету будущего пенсионера — (Анкета).

- согласие на обработку персональных данных, в том числе от иждивенцев - (Согласие)

- доверенность от работника на представление документов для назначения пенсии — (Доверенность).

При формировании посылки с электронными образами документов для проведения предварительной работы по назначению пенсии необходимо соблюдать следующие требования - (Требования).

Список удостоверяющих центров, провайдеров, с которыми у Отделения ПФ РФ по УР заключены соглашения.

В помощь работникам, которым предстоит выход на пенсию в ближайшее время, также предлагаем ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по оформлению пенсии - (Вопросы-ответы)

По вопросам проведения заблаговременной работы можно также обращаться в Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в городах и районах нашей республики по месту нахождения страхователя или по месту жительства будущего пенсионера.

Страхователям УР о подключении к системе электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР)

Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) по Удмуртской Республике предлагает Вам воспользоваться системой представления отчетности в электронном виде через Интернет по защищенным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Подключиться к системе электронного документооборота с использованием УКЭП Вы можете с помощью одного из Удостоверяющих центров .

Сдавать отчетность в электронном виде по защищенным каналам связи можно так же, обратившись к помощи Уполномоченных представителей. Под уполномоченными представителями понимаются организации или физические лица, подключенные к системе электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР), которые в рамках договора со страхователем (юридическим и физическим лицом), не подключенным к СЭД ПФР, берут на себя обязательство по переводу, в том числе бухгалтерской и (или) иной отчетности, в электронную форму и их передачу территориальным органам ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Обращаем Ваше внимание на то, что в случае заключение Соглашения от лица страхователя Уполномоченным лицом, необходимо предусматривать это в Преамбуле Соглашения, указав документы, на основании которых осуществляет свои полномочия данное лицо.

Электронный документооборот

1. Юридически значимый электронный документооборот (далее – ЭДО) между эмитентом и регистратором.
2. Доступность сервиса круглосуточно.
3. Сроки предоставления информации по запросу – не более 10 минут.
4. Электронный архив исходящих запросов на стороне клиента и ответов на них. Оптимизация издержек на ведение реестра и проведение корпоративных мероприятий.

1. Льготные тарифы при использовании электронного документооборота.
2. Высокая скорость ответов на запросы.
3. Применение средств защиты информации и электронной подписи, сертифицированных уполномоченным органом РФ.
4. Соблюдение законодательства РФ о защите персональных данных.
5. Удобный интерфейс и простота подключения.
6. Возможность доработки сервиса с учетом потребностей клиента.
7. Широкий перечень готовых типовых форм запросов на информацию из реестра.
8. Возможность просмотра образца представления запрашиваемой информации перед направлением запроса.

1. Заполнить Заявку на подключение к СЭД РОСТ и направить её Регистратору по электронной почте ROST-Connect@rrost.ru.
   Регистратор подготовит и направит по указанному Вами адресу электронной почты проект Соглашения об использовании сервиса Р.О.С.Т.–connect и комплект заполненных документов для подключения к СЭД РОСТ.
2. Подписать и предоставить регистратору оригиналы документов для подключения.
3. Установить программное обеспечение Р.О.С.Т.-connect и провести с регистратором тестовый обмен электронными документами в СЭД РОСТ для подтверждения правильности настройки программного обеспечения Р.О.С.Т.-connect.

*Работа с сервисом может осуществляться через операционную систему Microsoft Windows (версия 7 и выше) c использованием современных браузеров указанных или более новых версий: Microsoft Internet Explorer (версии не ниже 11), Mozilla Firefox (версии не ниже 38), Google Chrome (версии не ниже 37).

Документы СЭД РОСТ:

Адрес: 107996, Москва, ул. Стромынка, д. 18, а/я 9

Тел. +7 (495) 771-73-35, + 7 (495) 771-73-32 (для потенциальных клиентов)

Факс: + 7 (495) 771-73-34

Документооборот (реализация)

Документ на основании, которого регламентируется оформление первичных учетных документов "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132).

1 .При реализации товаров в организации оформляется товарная накладная ТОРГ-12(порядок ее заполнения смотреть в Приложении 1) в двух экземплярах по одной для каждой стороны;

2.При реализации услуг оформляется акт в двух экземплярах по одной для каждой стороны, печатная форма которого предусмотрена программой 1С, содержащая все необходимые реквизиты, установленные Федеральным закон №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

3.При реализации товаров или услуг со стороны покупателя в обязательном порядке осуществляется приемка товара или услуги уполномоченными на это лицами, согласно выданной доверенности по форме №М-2 или №М-2а (Образец доверенности смотреть в Приложении 2) покупателем — организацией своим сотрудникам. Только при наличии доверенности, подписанной руководителем и главным бухгалтером организации - покупателя, а также имеющей оттиск печати организации - покупателя у лиц осуществляющих приемку товара или услуги они имеют право подписи в товарной накладной или в акте выполненных работ. Если лицо, не являющее руководителем организации — покупателя подписывает документы без доверенности, то такие документы принимать к учету нельзя.

4.При реализации товаров или услуг организации — покупателю выставляется счет-фактура (счет-фактуру по праву можно отнести к налоговому регистру для определения суммы НДС, предъявленного покупателем продавцу) в двух экземплярах по одной для каждой стороны. Счет-фактура составляется в момент совершения хозяйственной операции, но если это осуществить невозможно, то не позднее 5-ти календарных дней считая с момента реализации товара или услуги. В случае получения предварительной оплаты по договору поставки товаров или услуг счет-фактура выставляется организации — покупателю также не позднее 5-ти календарных дней считая с момента получения денежных средств на расчетный счет или в кассу организации. (Порядок заполнения счет-фактуры, а также возникающие ошибки при заполнении счет-фактуры смотреть в Приложении 3).

5. После оформления первичных документов (товарной накладной или акта выполненных работ) и проставления соответствующих подписей и печатей на этих документах со стороны организации-продавца и со стороны организации — покупателя, а также после оформления и выдачи одного экземпляра счет-фактуры организации — покупателю переходим к хранению документов. Оставшиеся экземпляры товарной накладной или акта выполненных работ, а также счет-фактуры подшиваем в папку — регистратор в хронологическом [1]порядке. Каким образом? Товарную накладную или акт выполненных работ подкалываем вместе со счет-фактурой и доверенностью, выданной организацией — покупателем и прокалываем дыроколом, проколотые документы вкладываем в папку — регистратор. В папке — регистраторе документы должны располагаться один поверх другого.

Первого марта отгрузили покупателю товар. Выставили товарную накладную, счет-фактуру, все документы оформлены в соответствии с действующим законодательством. Имеют подписи и печати со стороны организации — продавца и организации — покупателя. Подкололи между собой товарную накладную, доверенность, выданную организацией — покупателем и счет-фактуру. прокололи дыроколом и подшили их в папку — регистратор. Пятого марта оказали заказчику услугу. Выставили акт выполненных работ, счет-фактуру, все документы оформлены в соответствии с действующим законодательством. Имеют подписи и печати со стороны организации — продавца и организации — покупателя. Подкололи между собой акт выполненных работ, доверенность, выданную организацией — покупателем и счет-фактуру, прокололи дыроколом и подшили их в папку — регистратор поверх документов от первого марта. Тридцатого марта отгрузили покупателю товар. Выставили товарную накладную, счет-фактуру, все документы оформлены в соответствии с действующим законодательством. Имеют подписи и печати со стороны организации — продавца и организации — покупателя. Подкололи между собой товарную накладную, доверенность, выданную организацией — покупателем и счет-фактуру, прокололи дыроколом и подшили их в папку — регистратор поверх документов от пятого марта. И так далее до окончании отчетного периода.

6.По окончании отчетного периода по документам, подшитыми в папке — регистраторе, распечатывается реестр документов из программы 1С (условие для отбора в реестр: оказание услуг, отгрузка товаров, счет-фактуры выданные), сверяется с имеющимся наличием и только после этого распечатанный реестр подписанный бухгалтером подшивается в папку — регистратор поверх документов за отчетный период.

7.Также по окончании отчетного периода сформированная в течение отчетного периода в программе 1С книга продаж выводится на бумажный носитель (распечатывается), пронумеровывается, прошнуровывается, заверяется подписью руководителя организации (либо уполномоченным на это лицом) и печатью организации.

8.Кроме книги продаж по окончании отчетного периода из программы 1С выводится на бумажный носитель (распечатывается) Журнал учета выставленных счетов-фактур, который также как и книга продаж пронумеровывается, прошнуровывается, заверяется подписью руководителя организации (либо уполномоченным на это лицом) и печатью организации.

9.Для хранения книг и журналов можно использовать папки – накопители (папки картонные с завязками и др.).

[1]Хронологический порядок — это регистрация хозяйственных операций в той последовательности, в какой они совершаются

Система электронного документооборота – выбор СЭД

Если появилась потребность ведения делопроизводства по-новому – с автоматизацией процессов обработки документов, то пора задуматься, как наилучшим образом выбрать подходящую систему электронного документооборота (или СЭД). В предыдущей статье уже рассмотрено какого эффекта стоит ожидать от внедрения электронного документооборота .

Некоторые раздумья могут иметь место о целесообразности перехода совсем малым фирмам. Когда сотрудники располагаются в одном-двух помещениях, и каждый человек отвечает сразу за несколько направлений деятельности. В этом случае вероятно совсем не сложно осуществлять взаимодействие в текущей работе с документами внутри коллектива. Тогда главными факторами будут простота и возможность реализации недорого варианта решения.

Частично решить задачу возможно применением строго определенной структуры расположения папок и файлов на сервере. Для движения информационного потока (передача на исполнение, согласование, отправление адресатам документов и т.п.) используют возможности электронной почты. Регистрируют документы в табличной форме в обычном файле, например, в формате xls.

Но если данным способом закрыть возникающие потребности не удается в полной мере, а требуется наладить более эффективное взаимодействие, то пришло время электронного документооборота. Значит, появляется задача: подходящая система электронного документооборота – как ее выбрать грамотно.

Я сразу хочу пояснить, что статья написана с точки зрения делопроизводства. В технических деталях я совсем не разбираюсь, поэтому техническая сторона вопроса не будет рассмотрена совсем.

• Всегда считайте свои денежки. При выборе СЭД обратите внимание не только на цену системы (лицензии), стоит еще просчитать ее окупаемость. Важный момент – и еще необходимо оценить масштаб затрат на обслуживание СЭД уже в процессе ее эксплуатации. Если в штате компании нет компетентного «специального человека» способного разобраться и что-то сделать самостоятельно, то постоянно пользоваться услугами специализируемой организации может быть довольно накладно (скрытые затраты, которые могут оказаться весьма значительными).

• В самом начале следует определиться, что конкретно вы ожидаете получить от системы электронного документооборота. Иными словами надо составить список наиболее важных требований. Ожидаемый функционал – это один из важных критериев для выбора СЭД, чтобы не переплачивать за лишнее или потом не раздражаться от отсутствия необходимой функции. В процессе выбора учитывают объем документооборота, наличие удаленных филиалов, важность связей по горизонтали.

• Оцените простоту (сложность) работы в приобретаемой системе электронного документооборота (настройку, наличие «кнопочек», полей формы для заполнения, скорость операций и т.д.).

• Необходимо определиться со степенью надежности СЭД. Речь идет о возможности репликации (создании дубликата базы данных), резервного копирования, использовании оперативной и архивной базы данных. Об этом лучше узнать у специалистов, разбирающихся в технических деталях, а так же о вопросе совместимости уже имеющегося в компании программного обеспечения с приобретаемой системой.

• Еще необходимо учитывать наличие возможности по «доделыванию» приобретаемой системы под свои чаяния и нужды с помощью своих специалистов или заказа выполнения работы сторонней организации, а также предусмотреть возможность увеличения системы в будущем (в случае необходимости подключения новых пользователей), например из-за роста бизнеса компании.

Собственно говоря, перечисленные параметры для выбора СЭД являются взаимоисключающими друг друга. Не бывает одновременно простоты работы с высокой функциональностью и надежностью, и при всем при этом — недорогое решение. Поэтому ваша задача предусмотреть и заплатить только за действительно вам необходимое.

И только читая отзывы в Интернете, правильного решения не принять. Необходимо установить демо-версию предварительно выбранной системы (может даже не одну) и посмотреть – результат совпадает с ожиданиями или нет после тестирования. Учитывайте только, что полностью вы не будете удовлетворены никогда (у каждой системы будут свои сильные стороны и различные слабые места). В процессе использования демо-версии появились вопросы – отлично. Задайте их службе поддержки и посмотрите на скорость реакции, ответ по существу, вежливость, их заинтересованность и т.д.

Читайте продолжение изложения данной темы. В следующей статье будет приведена характеристика наиболее распространенных у нас в стране систем электронного документооборота для облегчения выбора СЭД .

Спасибо Вам за добавление этой статьи в: