Описание

Прекращаем трудовой договор по соглашению сторон

Участники конкурса «Профзачет», выполняя творческое задание третьего тура, должны были составить пошаговую инструкцию прекращения трудового договора по соглашению сторон. Давайте посмотрим, из каких этапов состоит увольнение по этому основанию, и определим, какие условия стороны могут закрепить в письменном соглашении об увольнении «по обоюдному желанию».

Обратите внимание! Аннулирование договоренности относительно срока и основания увольнения возможно только при взаимном соглашении работодателя и работника

Статья 78 Трудового кодекса РФ позволяет расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон в любое время, т. е. даже в день достижения такого соглашения. Стороны могут договориться о любой дате увольнения, закон их в этом не ограничивает. При этом прекращение трудового договора производится по основанию, предусмотренному п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Обратите внимание: даже при увольнении по этому основанию работники иногда обращаются в суд с иском о восстановлении на работе, утверждая, что соглашение о прекращении трудового договора они подписали под давлением. В такой ситуации работник должен будет доказать обстоятельства, на которые он ссылается, но в любом случае к процедуре прекращения трудового договора по этому основанию следует подойти очень внимательно.

На практике инициатива прекращения трудового договора по соглашению сторон может исходить как от работника, так и от работодателя. При этом закон не предусматривает каких-либо специальных процедур, которые должны быть исполнены сторонами при прекращении трудового договора по данному основанию. Предварительное согласие сторон на прекращение трудового договора, как правило, имеет устный характер. Закон не содержит прямого указания на письменную форму соглашения об увольнении, но на практике оно обычно составляется именно в письменной форме.

Общепринятой унифицированной формы соглашения сторон о расторжении трудового договора нет. По аналогии с заключением трудового договора соглашение сторон о его прекращении заключается по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах.

В таком соглашении стороны обязательно указывают основание прекращения трудового договора и день увольнения работника (последний день работы), а при необходимости и другие условия:

• сумму полагающейся работнику денежной выплаты, которая может состоять из заработной платы, не полученной ко дню увольнения, компенсации за неиспользованный отпуск, иных выплат, предусмотренных законодательством, локальными нормативными актами, коллективным договором, самим соглашением;
• выполнение работником определенных действий до дня увольнения (возмещение ущерба, причиненного работодателю, передача документов другому сотруднику, обучение нового сотрудника, завершение проекта, сдача отчетности и др.);
• сохранение определенных льгот и преимуществ, связанных с работой у данного работодателя, несмотря на факт прекращения трудового договора;
• любые условия, о которых договорятся стороны, не ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством.

Необходимо обратить внимание на обязательное наличие в соглашении следующих реквизитов:

• вид документа - «СОГЛАШЕНИЕ»;
• место и дата заключения соглашения;
• реквизиты сторон - работодателя и работника, включая: фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей); сведения о представителе работодателя и основание, в силу которого он наделен полномочиями по подписанию соответствующих соглашений.

Каждый экземпляр соглашения должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений. Реквизиты «Подпись» состоят из: должности, личной подписи представителя работодателя с расшифровкой его подписи и даты подписания им соглашения; личной подписи, расшифровки подписи работника и даты подписания им соглашения.

Подписанное работником и работодателем соглашение о прекращении трудового договора регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации соглашений.

При регистрации на соглашении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

По аналогии с оформлением трудового договора получение работником экземпляра соглашения о прекращении трудового договора подтверждается его подписью на экземпляре соглашения, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами соглашения и его регистрации сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр соглашения, расписался и проставил дату получения им экземпляра соглашения.

Экземпляр соглашения о прекращении трудового договора, который остается у работодателя, оформляется для хранения в отдельное дело. Об этом на экземпляре соглашения делается соответствующая отметка в левом нижнем углу.

Согласно ст. 841 ТК РФ прекращение трудового договора во всех случаях оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудовых договоров с работниками (увольнении) (форма № Т-8а).

В приказе о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ указываются дата и номер трудового договора, действие которого прекращается, и дата увольнения работника.

В строке формы № Т-8 «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» делается запись следующего содержания: « соглашение сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ».

В строке «Основание (документ, номер, дата)» указывается соглашение сторон о расторжении трудового договора.

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), имеющий длительный срок хранения, необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

С приказом работодателя о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) работник должен быть ознакомлен под роспись (ч. 2 ст. 84 1 ТК РФ).

Не забывайте, что по требованию работника вы обязаны выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа в день увольнения.

С приказом об увольнении работника должны быть ознакомлены все заинтересованные должностные лица, например руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник, его непосредственный руководитель и др.

Однако унифицированная форма приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) не содержит других виз ознакомления, кроме строки, предназначенной для ознакомления с приказом работника, который увольняется. Есть несколько вариантов, как оформить ознакомление с приказом по личному составу других заинтересованных лиц.

Вариант 1. Внести дополнительный реквизит «Виза ознакомления» в унифицированную форму приказа.

В соответствии с положениями постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утв. Госкомстатом России, работодатель при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты этих форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Так, приказом по основной деятельности работодатель может внести дополнительный реквизит «Виза ознакомления» в унифицированную форму № Т-8.

При подготовке проекта приказа по личному составу, имеющего унифицированную форму, определяется необходимое число заинтересованных лиц, которых следует ознакомить с данным приказом.

В этом случае на проекте приказа об увольнении после реквизита «Виза ознакомления работника» делается заготовка реквизита «Виза ознакомления заинтересованных должностных лиц». Для этого вписывается фраза «С приказом (распоряжением) ознакомлен». Под ней указывается наименование должности заинтересованного работника, которого следует ознакомить с приказом, оставляется место для его личной подписи, простановки даты ознакомления и расшифровки подписи.

Вариант 2. Приложить к приказу об увольнении лист ознакомления заинтересованных должностных лиц с приказом.

Приказом по основной деятельности работодатель может внести дополнительный реквизит «Отметка о наличии приложения» в унифицированную форму № Т-8.

При подготовке проекта приказа об увольнении после реквизита «Виза ознакомления работника» вписывается фраза «С приказом (распоряжением) ознакомлены заинтересованные должностные лица согласно Приложению».

При оформлении листа ознакомления в его содержательной части заготавливается место для простановки в дальнейшем даты и номера приказа по личному составу, с которым будут ознакомлены заинтересованные должностные лица, и приводится краткое содержание данного приказа.

Ниже указываются наименования должностей заинтересованных работников, которых следует ознакомить с приказом по личному составу, оставляется место для их личной подписи, простановки даты ознакомления и расшифровки подписи.

Вариант 3. Оформить ознакомление заинтересованных должностных лиц с приказом в специальном журнале.

Для ознакомления заинтересованных должностных лиц с приказами по личному составу, имеющими унифицированную форму, можно использовать специальную учетную форму, например Журнал ознакомления работников с приказами по личному составу.

Разработка и утверждение такого Журнала целесообразны в тех случаях, когда с данными приказами необходимо ознакомить несколько заинтересованных работников. Удобство заключается в том, что их можно вести в течение многих лет, поэтому они содержат полную информацию, с какими приказами по личному составу и когда был ознакомлен тот или иной сотрудник.

Так как нормативно установленной формы данного документа нет, то работодатель вправе разрабатывать ее самостоятельно. При этом надо учитывать, что составными частями реквизита «Виза ознакомления» являются наименование должности работника, его личная подпись, дата ознакомления и расшифровка подписи. Следовательно, они должны найти отражение и в Журнале.

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - это приказ по личному составу со сроком хранения 75 лет, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности и от приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет. О направлении приказа об увольнении в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Унифицированная форма № Т-2 личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делается соответствующая запись в личной карточке работника.

Четвертая страница личной карточки работника закрывается подписью работника кадровой службы.

С записями, сделанными в личной карточке, в т. ч. с записью об основании прекращения трудового договора (увольнении), работник должен быть ознакомлен под роспись на четвертой странице его личной карточки.

Личные карточки уволенных работников хранятся в службе кадров отдельным массивом.

В соответствии с требованиями ч. 4 ст. 841 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести с работником расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника в соответствии с ч. 1 ст. 140 ТК РФ. Окончательный расчет с работником при прекращении трудового договора в рассматриваемой ситуации включает суммы:

• заработной платы, причитающейся работнику на день увольнения;
• денежной компенсации за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Унифицированная форма № Т-61 записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Записка-расчет применяется для расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении трудового договора. Составляется работником кадровой службы. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Лицевую сторону записки-расчета подписывает работник кадровой службы.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются также подписью самого работника.

С целью учета трудовых книжек работодатель ведет Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по установленной форме. При выдаче трудовой книжки работнику в Книге учета делается соответствующая отметка, работник расписывается в получении трудовой книжки в графе 13 Книги учета.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику (застрахованному лицу) справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

НА № 5‘2011 Форма и порядок выдачи такой справки утв. приказом Минздравсоц-развития России от 17.01.2011 № 4н «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год».

Обратите внимание: этот этап отсутствует, если увольняемый сотрудник не подлежит воинскому учету.

Сведения об увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету, работодатель обязан направить в соответствующий военный комиссариат в двухнедельный срок.

В таком сообщении, направляемом в военные комиссариаты по месту жительства или месту пребывания гражданина, указывается воинское звание, фамилия, имя, отчество, год рождения, военно-учетная специальность, состав семьи и место жительства гражданина, дата увольнения и должность, а также полное наименование организации, ее адрес и номера телефонов военно-учетного подразделения (работника, ответственного за воинский учет).

Форма направления сведений предусмотрена в приложении № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, разработанном Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ в 2007 г. Сведения оформляются на бланке письма.

Сведения об увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету, подписываются руководителем организации и лицом, ответственным за военно-учетную работу.

Сведения об увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету, регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов.

Надлежаще заверенную копию письма со сведениями об увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету, следует поместить в личное дело работника.

Обратите внимание: этот этап отсутствует, если личное дело на работника не ведется.

В негосударственных коммерческих организациях ведение личных дел сотрудников, в отличие от оформления личных карточек работников, не является обязательным. Вопрос о необходимости оформления и ведения личных дел решается каждым работодателем самостоятельно.

Если на работника ведется личное дело, то после расторжения трудового договора с таким работником оно оформляется на хранение.

Документы в личном деле работника должны располагаться по мере их поступления и систематизироваться в определенной последовательности:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета (личный листок по учету кадров);
• автобиография;
• копии документов об образовании;
• трудовой договор;
• приказ по личному составу о приеме работника на работу;
• копии документов, оформлявшихся в течение работы работника;
• дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), копии личных документов работника и др.;
• приказ по личному составу о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Обратите внимание: не подлежат упорядочению в личных делах документы, имеющие временный срок хранения: заявления работников, приказы о предоставлении отпусков и о направлении в командировки и т. п. Эти документы изымаются из личного дела и включаются в акт на уничтожение.

Документы личного дела заключаются в твердую обложку или картон, подшиваются или переплетаются в четыре прокола суровыми нитками так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста документа, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) изымаются.

В начале личного дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист - заверитель дела. После чистого листа подшивается внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Все листы личного дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов личного дела.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись дела по установленной форме.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием наименования должности, расшифровки подписи и даты составления.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи делается итоговая запись, в ней указываются цифрами и прописью количество включенных документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием наименования должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Обязательные элементы обложки личного дела:

1. Наименование организации;

2. Индекс дела (по номенклатуре дел);

3. Заголовок дела, состоящий из:

• названия вида дела (личное дело);
• краткого содержания документов дела;
• дат (период), к которым относятся документы дела.

Личные дела уволенных работников хранятся в организации отдельным массивом.