Примеры анализа процессов СМК

Экспертный: Учет и анализ затрат времени на реализацию процесса.

Экспертный: Учет и анализ, использования бумаги

Большинство организаций в качестве основного показателя результата процесса "Управление записями" выделяют "Соответствие деятельности по управлению записями требованиям документированной процедуры". Такой подход правомерен, если в качестве основного потребителя выделить "Руководство организации". Но если основным потребителем процесса считать "Персонал организации" (что логичнее), то его главным требованием будет "Удобство ведения, хранения и использования записей", а основным показателем результата процесса будет "Количество замечаний персонала к процедуре управления записями". Снижение замечаний можно достичь за счет совершенствования процесса, например, путем внесения изменений в процедуру. Возможен вариант, когда организация выделит несколько потребителей результата процесса и, соответственно, несколько показателей результата.

При проведении оценки рисков также рекомендуется выделять для каждого процесса комплекс показателей. Для рассматриваемых процессов это могут быть:

-Навыки и опыт персонала, проводящего измерение продукции,

-Применяемые при проведении измерений продукции и при управлении записями методики и процедуры,

-Температура и влажность в помещениях для проведения измерений продукции и в местах хранения записей.

-Состояние компьютерной и оргтехники, программного обеспечения.

Перечень показателей затрат на процесс "Измерение продукции" можно дополнить затратами расходных материалов и затратами на приобретение и обслуживание контрольного и измерительного оборудования. В процессе "Управление записями" целесообразно также учитывать затраты времени на ведение и управление записями и затраты на оргтехнику и бумагу.

Также организация может посчитать целесообразным проведение измерений дополнительных показателей, связанных с риском для персонала (например, проводить оценку рисков, связанных с использованием химических реактивов в процессе "Измерение продукции"), или проведение измерений воздействия процесса на окружающую среду (например, измерять количество отходов бумаги в процессе "Управление записями").

Экономическая модель может быть создана для любого процесса в организации. Она может быть использована для идентификации и мониторинга затрат на процесс в отношении отдельных аспектов организации, таких, как подготовка персонала, анализ системы менеджмента качества или проектирование новой продукции

После того как определены характеристики процессов и построена процессная модель, необходимо идентифицировать и классифицировать затраты на процесс. Затраты на процесс складываются из затрат на соответствие процесса и затрат вследствие несоответствия и составляют полную стоимость процесса. Затраты на соответствие – затраты, необходимые для исполнения всех установленных и предлагаемых потребностей заказчиков при отсутствии недостатков в существующем процессе. Затраты вследствие несоответствия – стоимость затраченных времени, материалов, ресурсов, связанных с процессом поступления, производства, отгрузки и исправления неудовлетворительной продукции и услуг (британский стандарт BS6143:1992 "Руководство по экономике качества").

Затраты, возникающие сверх затрат на процесс, эффективность которого максимальна, являются затратами вследствие несоответствия процесса. Совершенствование процесса приведет к повышению его эффективности, а значит, к изменению соотношения "затраты на соответствие – убытки вследствие несоответствия". Все затраты, ее составляющие, будут классифицироваться по принципу "полезности".

Следующими этапами применения экономической модели процесса будут одновременный мониторинг и анализ затрат на процесс, результативности и эффективности процесса с целью определения возможностей улучшения. При обнаружении такой возможности необходимо провести экономический анализ внедрения улучшения процесса с точки зрения его целесообразности. Принцип постоянного улучшения является фундаментальным принципом построения СМК, и согласно стандарту ИСО 9000:2000, "постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как не неизменную цель". Согласно этому же стандарту, под улучшением качества в первую очередь следует понимать "улучшение результативности, эффективности и улучшение прослеживаемости", а при увеличении стоимости процесса эффективность может снижаться. Поэтому этап оценивания экономической целесообразности улучшений является одним из самых важных.

Рассмотрим применение экономической модели процесса на конкретном примере – процессе "Проведение внутренних аудитов системы менеджмента качества".

Виды деятельности, образующие процесс: планирование аудитов (составление программы и планов аудиторских проверок), проведение аудиторских проверок, регистрация результатов аудиторской проверки, контролирование аудитов (соблюдение сроков аудиторских проверок, правильности проведения аудиторских проверок, выполнение корректирующих и предупреждающих действий), анализ и оценивание результатов аудита.

Таким образом, результатами процесса будут:

1) выполнение всех видов деятельности, составляющих процесс;

2) достижение цели аудита – выполнение программ и планов аудита и отсутствие несоответствий при проведении внешних аудитов или повторных внутренних.

Цикл процесса "Внутренние аудиты (проверки) системы менеджмента качества" считается не закрытым до тех пор, пока корректирующие и предупреждающие действия (процесс "Корректирующие и предупреждающие действия") полностью не завершены и не оценены.

Показатель эффективности – относительный эффект процесса, определяемый как отношение эффекта (экономического результата) к затратам, обусловившим его получение. Для того, чтобы определить эффективность процесса, необходимо знать стоимость процесса (полные затраты на процесс) и прибыль организации, полученную в результате функционирования процесса.

Для рассматриваемого примера в стоимость процесса входят следующие затраты:

1) заработная плата аудиторов на время проведения аудита;

2) бонусы и другие вознаграждения аудиторов;

3) заработная плата руководителя службы внутреннего аудита или руководителя процесса на время проведения проверки;

4) приобретение стандартов и других документов, необходимых для работы аудиторов;

5) обучение и переподготовка аудиторов;

6) тиражирование документов аудиторской проверки;

7) информирование персонала о результатах проверки;

8) упущенные выгоды в связи с отвлечением персонала от выполнения основных обязанностей;

9) контроль над исполнением процедур аудита;

10) повторные аудиты, проводимые из-за нарушений процедур аудита или низкой компетентности аудиторов при проведении первичной проверки.

Экономическим результатом деятельности по проведению внутренних аудитов будет суммарная выгода от улучшения процессов и дополнительная полученная прибыль от того, что несоответствия процесса были устранены в результате проведения аудитов. Отношение результата к затратам и будет показателем эффективности процесса. При этом, чем больше будет значение показателя эффективности, тем лучше функционирует процесс внутреннего аудита. Критическое значение показателя эффективности будет равно единице, при эффективности меньше или равной единице, процесс неэффективен. Экономическая модель процесса представлена в виде карты (рис. 4).

Результативность процесса внутреннего аудита определяется организацией, в основу которой должны быть положены следующие принципы:

1) переход от простого к сложному;

2) неограниченность времени аудита;

3) обеспечение материального и морального поощрения аудиторов;

4) поддержка квалификации аудиторов.

Одним из критериев результативности внутреннего аудита должно быть систематическое уменьшение несоответствий, выявленных при внутреннем и внешнем аудитах.

Другим критерием результативности процесса внутреннего аудита может быть число рекомендаций по улучшению деятельности.

Результативность процесса необходимо оценивать по динамике изменения основных показателей, постоянно совершенствуя организацию внутреннего аудита.

Рис. 4. Экономическая модель процесса «Проведение внутренних аудитов»

10.3. Управление персоналом

В качестве критериев в области эффективности управления персоналом предприятия, могут выступать: выполнение поставленных заданий при заданном качестве работы, снижение издержек, возникающих из-за повышенной текучести персонала, необоснованных простоев, карьерный рост и др.

При этом на эффективность управления персоналом влияют два фактора: экономическая эффективность, характеризующая достижение целей предприятия путем использования персонала на основании принципа экономичного расходования имеющихся ресурсов, и социальной эффективности, характеризующей степень удовлетворения потребностей и интересов наемных работников.

Выделяют следующие компоненты экономической эффективности управления персоналом:

1. Соотношение (результат работы / издержки на персонал), как центральную компоненту экономической эффективности управления персоналом, рассматриваемую с точки зрения поставленных организационных целей;

2. Долгосрочные компоненты экономической эффективности управления персоналом, отражающие вклад персонала в долгосрочное существование и развитие корпорации, к которым относятся:

· стабильность – обеспечивается связанными с персоналом, одинаково протекающими процессами. Она конкретизируется в преемственности состава персонала, в надежности выполнения работниками порученных им заданий, в отсутствии напряженности, конфликтов и срывов;

· гибкость – когда работники при изменении условий в состоянии адаптировать свою новую работу к новым условиям. Гибкость проявляется, в частности, в умении разрабатывать новые решения проблем и претворять их в жизнь, активно содействовать организационным изменениям и быть готовым идти на конфликты, если это необходимо для реализации инновационных решений.

Показатели стабильности и гибкости не могут быть одновременно достигнуты в полном объеме, поэтому одна из главных задач управления персоналом состоит в том, чтобы с учетом динамики складывающихся условий найти разумный баланс между ними.

Степень социальной эффективности управления персоналом, как правило, определяется степенью удовлетворения потребностей и интересов работников. В качестве компонент социальной эффективности управления персоналом выделяют:

1. Каталог потребностей работников,

2. Интересы работников на основе индивидуальных потребностей, для их отражения в целях организации.

Между экономической и социальной эффективностями существует как взаимодополняемость, так и противоречивость. Достижение баланса интересов социальной и экономической эффективностей представляет собой одну из центральных проблем управления персоналом. От объективности и точности оценки эффективности управления персоналом во многом зависит эффективность работы по совершенствованию системы управления организацией.

Эффективность управления персоналом предприятия необходимо оценивать с помощью системы показателей, наиболее полно отражающих эту область статистики. Предлагается методика анализа функционирования служб управления персоналом, где критерии оценки сгруппированы следующим образом:

1. Собственно экономическая эффективность:

· стоимость оцениваемой программы на одного работника.

2. Показатели степени соответствия:

· численности работников и числа рабочих мест (коли­чественная укомплектованность кадрового состава);

· профессионально-квалификационных характеристик работников требованиям рабочих мест, производства в целом (качественная уком­плектованность).

3. Степень удовлетворенности работников:

4. Косвенные показатели эффективности работы служащих:

· отсутствование – количество самовольных невыходов на работу;

· частота заявок о переводе на другие работы;

· безопасность труда и количество несчастных случаев;

· прочие показатели качества труда.

Каждый из перечисленных выше показателей и их комбинации в целом выражают эффективность работы служб управления персоналом, для оценки их сопоставляют с заранее заданными значениями. Для характеристики интенсификации использования персонала предприятий и организаций логично воспользоваться следующими показателями, описанными в научных работах по управлению человеческими ресурсами:

· разность уровней производительности труда, их соотношение;

· общие затраты на оплату труда с учетом эффекта экономии на масштабе;

· экономия численности работников в результате увеличения выработки при повышении производительности труда.

Производительность труда является основным показателем использования персонала и характеризует доходность производства в расчете на одного работника. Этот показатель рассчитывается как отношение годового дохода предприятия к среднегодовому числу работников.

В связи с этим для определения уровня производительности необходимо статистически измерить общий доход предприятия и факторы, влияющие на него. Оценка эффективности управления персоналом опирается на критерии, выраженные в объективных показателях развития производства, которые представлены в табл. 11.

В качестве результативного показателя, характеризующего экономическую эффективность управления персоналом, можно принять среднегодовую выработку на одного работника, как отношение среднегодового объема выручки от реализации предприятия к средней фактической численности персонала (YВЫР, в долл. / чел.).

©2015 mykonspekts.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.

Протокол анализа со стороны руководства - Публичная информация

Дополнительно: распределение корректирующих действий по процессам абсолютное и относительное. источники предупреждающих действий, по возможности эффект от внедрения. Рассмотренные вопросы: Работа СМК на уровне всей компании «KPMS» 1. Реализация. анализ и оценка корректирующих действий 1. За счет рекомендаций можно совершенствовать деятельность, как на уровне отдельных работ проекта, так и на уровне организации в целом. Разработка и оценка вариантов предупреждающих действий Разработку и выбор предупреждающих действий ведет созданная рабочая группа или служба качества с привлечением необходимых спе­циалистов. Для на­глядного рассмотрения факторов влияния и их детализации можно ис­пользовать причинно - следственную диаграмму диаграмму Исикавы. Основной наиболее существенный момент процедуры анализа — выявление и озвучивание проблем в области качества. требующих вмешательства или личного участия высшего руководства. Проведенный анализ выявил достаточно частое превышение нормативных значений простоев, что в отдельных случаях приводило к проблемам с поставкой продукции точно в срок. При подготовке отчета по анализу системы менеджмента качества со стороны руководства представителю руководства по качеству необ­ходимо продумать такую форму представления информации. которая бы обеспечивала краткость изложения. ясность и наглядность. Отчет должен быть таким. чтобы высшее руководство за короткий промежуток времени могло получить всю информацию о функционировании сети процессов предприятия и заострить свое внимание на наиболее важ­ных проблемах. требующих первоочередного решения. В завершении стоит отметить важный момент, связанный с документальным оформлением анализа СМК со стороны руководства. Поэтому при проведении очередного анализа СМК необходимо рассматривать результат выполнения таких решений. Сбор информации о выполнении предупреждающих действий 6.

Поэтому при проведении очередного анализа СМК необходимо рассматривать результат выполнения таких решений. Проблемы 1. выявленные при проведении внутренних аудитов по процессам СМК и требованиям ИСО 9001:2000 и требующие реше­ния на уровне руководства организации. Наименова- ние требова­ния ГОСТ Р ИСО или про- цесса смк Наименование проверенного объекта подраз­деления. процес- са Выявленные проблемы Предложения по решению проблем Необходимые за­траты 1 2 3 4 5 4. Чем выше значение корреляционной функ­ции. тем большее влияние исследуемый фактор оказывает на результат процесса. Ссылки на документы ГОСТ Р ИСО 9000-2001. В первом квартале 2 новых заказчика ООО «Р», ЗАО «К». Оценка эффективности изменений. внесенных по результатам ана­лиза и оценки системы качества. осуществляется в ходе проведения внутренних проверок качества. Анализ эффективности СК со стороны руководства В целях определения и обеспечения постоянной пригодности и эф­фективности системы качества руководством предприятия проводятся анализ и оценка системы качества в соответствии с положениями стан­дарта предприятия «Контроль функционирования системы качества». Для на­глядного рассмотрения факторов влияния и их детализации можно ис­пользовать причинно - следственную диаграмму диаграмму Исикавы. Целью этой деятельности является определение пригодности, адекватности, результативности и эффективности системы менеджмента качества.

В первом квартале 2 новых заказчика ООО «Р», ЗАО «К». Высшее руководство не может детально контролировать каждый процесс и каждую единицу продукции. Высшим руководством в ходе ежегодного анализа СМК было принято решение о необходимости повышения результативности этого процесса. Значительную помощь в оценке эффективности СМК могут оказать учет и анализ затрат на обеспечение качества. а также учет и анализ со­кращения издержек за счет улучшения процессов. Обсуждение результатов анализа с ведущими специалистами и ра­ботниками предприятия проводится на заседании Совета по качеству. При этом количество несоответствий не рассматривается.

В этой связи она может быть охарактеризована через уровень расходов на рекламу и PR - мероприятия. В качестве примера можно предложить следующие ключевые показатели. коэффициент жалоб от потребителей. коэффициент выполнения дополнительных требований потребителей. индекс удовлетворенности потребителей и т. Проведение «самооценки» с применением единого комплекса критериев дает хорошую основу для совершенствования де­ятельности предприятия по всем направлениям и подразделениям. Основными причинами несоответствий при проведении аналитических работ и изме-рений в лаборатории могут быть: - неправильный выбор МВИ; - ошибка в регистрации, маркировке проб; - несоблюдение применяемых алгоритмов контроля качества результатов аналитических работ и их несоответствие нормативам контроля или приписанным характеристикам погрешности; - неудовлетворительное состояния СИ, испытательного и вспомогательного оборудования и условий их эксплуатации; - несоблюдение установленных в НД процедур отбора проб и требований НД на методики выполнения аналитических работ и измерений; - состояние реактивов, нарушение техники приготовления растворов реактивов и методик приготовления аттестованных смесей; - несоблюдение требований НД при построении градуировочных графиков и контроле их стабильности; - ошибки в расчетах; - качество работы исполнителя; - несоответствие условий окружающей среды требованиям НД на методы анализов и изме-рений и др. Данные следует приводить в сопоставлении «план - факт». Утвержденный документ. содержащий необходимые корректирую­щие действия по устранению несоответствия. рассылается всем заин­тересованным руководителям и исполнителям работы. Анализ со стороны руководства осуществляется с установленной в документации СМК периодичностью. которая может быть задана. на­пример. один раз в квартал. а при становлении СМК определении и описании процессов. разработке и внедрении документов и процедур — чаще. Целью этой деятельности является определение пригодности, адекватности, результативности и эффективности системы менеджмента качества.

Качество изготовленной продукции и затраты на качество 1. Анализ СМК со стороны руководства дает возможность на каждом из уровней управления определить, какие ошибки возникают в ходе работы, или какие могут возникнуть, и, соответственно, выработать необходимые решения по устранению их причин. Для реализации этих предложений высшим руководством были выделены средства на значительное усиление службы диагностики, осуществляющей контроль за состоянием оборудования. Протокол Совета по качеству оформляется в установленном поряд­ке. утверждается генеральным директором предприятия и рассылается всем подразделениям предприятия для сведения и реализации приня­тых решений. Например. в таком виде можно представить информацию о затратах на качество за отчетный период. распределе­ние затрат на дефекты. профилактику и контроль рис. Целью этой деятельности является определение пригодности, адекватности, результативности и эффективности системы менеджмента качества.

В общем виде протокол анализа высшем руководством может выглядеть примерно так: Одним из примеров "живого" анализа системы со стороны высшего руководства может быть следующий. Что касается задач общего менеджмента. разработка кор­ректирующих мероприятий — родная сестра текущему проблемному планированию. Однако сроки выполнения отдельных мероприятий могут быть не конкретизированы. так как выполнение поставленных за­дач часто бывает сопряжено с непредвиденными или неучтенными об­стоятельствами. Определение того, на каком уровне необходимо провести анализ СМК будет зависеть от важности произошедшего события. Установленная потребность в дальнейших действиях служит отправ­ным пунктом для разработки корректирующих и предупреждающих мер. При эффективном функционировании СМК периодичность проведения анализа может составлять. например. один раз в полгода. Как правило, ответственным за проведение анализа СМК является руководитель соответствующего уровня; при необходимости, в процедуре можно установить критерии проведения внеплановых анализов СМК. Внутренне эффективной организации присуще рациональное ис­пользование всех видов ресурсов. трудовых. материальных. финансо­вых. энергетических.

В третьем квартале официальных претензий от заказчиков не поступало.

Протокол анализа смк со стороны руководства

В ходе внутреннего аудита проверялась система менеджмента качества на соответствие требованиями iso 90012011, определялось соответствие деятельности подразделений гимназии и достигнутых результатов запланированным мероприятиям. Отчет о выполнении решений и проведении запланированных мероприятий по предыдущему анализу смк с указанием фактических сроков выполнения, использованных ресурсов и других параметров. Вообще, чтобы такого не произошло, органы по сертификации проводят либо document review, либо некий preassessment, чтобы выяснить наличие некоторого минимума, при котором организация допускается к сертификации.

4 данные обратной связи от потребителей клиентов, заказчиков, покупателей, включая выполнение заказов, удовлетворенность потребителя, рекламации, недостатки в работе с клиентами, принятые меры. Если в организации цели и показатели качества зафиксированы в отдельном документе, то придется проводить отдельное совещание или уделять этому часть времени на регулярных совещаниях. Основными источниками информации о состоянии процессов смк являются данные о результативности процесса, замечания по ведению процесса, отмеченные в ходе внутреннего аудита, данные об удовлетворенности.

Итоговое совещание по качеству по результатам деятельности за год оск организует итоговое совещание по качеству, в котором принимают участие все представители дирекции предприятия. Год политики и целей в области качества, составления плана мероприятий по повышению результативности смк на 20132014 учебный год и определение необходимых материальных, трудовых и временных ресурсов. F изменения, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества система менеджмента качества анализ системы менеджмента качества высшим руководством. Сведения о достижении целей в области качества и выполнении мероприятий по качеству сводную отчетную информацию о выявленных несоответствиях продукции претензии и рекламации потребителей результаты внутреннего аудита см. 273фз об образовании в российской федерации и других нормативноправовых актов правительства россии, министерства образования и науки ученым советом университета в 2014 г. Например, в одном банке руководство после изучения всех отчетов смк осталось настолько довольно прозрачностью и эффективностью подконтрольной им деятельности, что выделило службе качества три отдельных просторных кабин. Руководители структурных подразделений двгсга по запросу ректора должны оперативно представлять полную и достоверную информацию о качестве реализации принципов смк в подразделениях. Например, в одном банке руководство после изучения всех отчетов смк осталось настолько довольно прозрачностью и эффективностью подконтрольной им деятельности, что выделило службе качества три.

Протокол анализа смк со стороны руководства

2016-12-20, 09:47, 08:43

Группа: Пользователь
Сообщений: 17
Регистрация: 05.03.2014
Пользователь №: 18692
Спасибо сказали: 3 раз(а)

Протокол анализа смк со стороны руководства