как заполнить карточку учета организации форма 18 образец заполнения

Реферат: Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Мария Антонова, аудитор

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Именно этим документом предусмотрена унифицированная форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Карточка применяется для учета наличия объекта основных средств. В ней отражается информация о принятии объекта основных средств к учету, перемещении его внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.

Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта и т.п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств».

Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Рассмотрим, как заполнить форму № ОС-6, на конкретном при- мере.

В июне 2007 г. медицинская организация — ОАО «Петра» — через торговую сеть приобрела стол для рентгеновского оборудования (модель МБП-18/002) стоимостью 63 720 руб. в том числе НДС — 9720 руб. Стол изготовлен ООО «Мебельный комбинат № 18».

Дата выпуска стола — 07.01.2007.

Срок его полезного использования для целей бухгалтерского и налогового учета организация установила на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, 7 лет (четвертая амортизационная группа).

Заводской номер — 1278, инвентарный — 20.

Стол введен в эксплуатацию 05.06.2007. При этом бухгалтером организации был оформлен акт о приеме-передаче основных средств (форма № ОС-1), на основании которого теперь необходимо составить инвентарную карточку учета объекта основных средств.

Спустя месяц (05.07.2007) стол был дооборудован дополнительными защитными щитами на общую сумму 14 300 руб. Дооборудование было оформлено актом по форме № ОС-3 (номер акта — 12).

Учетной политикой организаций предусмотрена последовательная нумерация инвентарных карточек с начала года. Стол является 79-м объектом основных средств, приобретенным организацией в этом году.

Заполнение инвентарной карточки начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата карточки. Исходя из условий учетной политики номер инвентарной карточки — 79. Дата карточки должна соответствовать моменту принятия к учету объекта основных средств (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»), а также дате акта формы № ОС-1.

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации (а именно наименование, коды по ОКПО и по ОКОФ организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором находится принятый к учету объект основных средств.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование с указанием марки и модели, так же как и в акте формы № ОС-1. В нашем случае «Стол для медицинского оборудования модель МБП-18/002».

Затем необходимо проставить номер амортизационной группы (IV), номер регистрационного паспорта (в нашем случае отсутствует), заводской (1278) и инвентарный (20) номера, а также указать дату принятия объекта основного средства к учету (05.06.2007) и субсчет, на котором он отражен (01-1).

Далее необходимо прописать местонахождение основного средства (рентгеновский кабинет), а также наименование организации-изготовителя основного средства (ООО «Мебельный комбинат № 18»).

Теперь перейдем непосредственно к заполнению первого раздела формы «Сведения об объекте основных средств на дату передачи».

Раздел 1 заполняется на основании данных, отраженных в разделе 1 акта формы № ОС-1 и имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый стол, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска, отраженной в акте, и указание реквизитов самого акта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Переходим ко второму разделу «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Здесь проставляется прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения стола, за исключением НДС (54 000 руб.). НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком данного налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит — срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, медицинская мебель относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен 7 лет.

Третий раздел карточки будет заполнен организацией в случае осуществления переоценки основного средства. Здесь необходимо будет указать дату проведения переоценки и ее коэффициент. В графе 3 — отразить восстановительную стоимость по результатам переоценки.

Переходим к четвертому разделу формы, который носит название «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств».

В нашем примере данную часть формы о приемке основного средства бухгалтер заполняет на основании акта по форме № ОС-1.

В дальнейшем в данный раздел могут быть внесены дополнительные сведения, связанные с внутренним перемещением объекта, — на основании накладной по форме № ОС-2, или его выбытием (списанием), — на основании акта по форме № ОС-4.

Теперь перейдем к заполнению второй страницы инвентарной карточки.

Начнем с пятого раздела «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств», в котором отражается информация о затратах на модернизацию, дооборудование, достройку и реконструкцию, а также об уменьшении стоимости при частичной ликвидации.

В нашем примере организация произвела дооборудование стола, что и было отражено в указанном разделе карточки. Стоимость дооборудования составила 14 300 руб.

Следующий шестой раздел инвентарной карточки предназначен для отражения затрат на ремонт, которые заносятся в карточку на основании формы № ОС-3.

Остался самый последний, седьмой раздел «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем необходимо, прежде всего прописать приспособления и принадлежности, входящие в состав основного средства.

В нашем случае это сам стол, встроенная в него тумба и вмонтированная подставка под рентгеновское оборудование.

Подобная информация может пригодиться при замене деталей и приспособлений основного средства, а также при перестановке комплектующих с одного объекта на другой, что часто встречается на практике и влечет проблему учета подобных перестановок.

Также при принятии к учету объектов основных средств в инвентарную карточку в обязательном порядке должны быть занесены данные о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в составе данного основного средства, а также их масса (в граммах, килограммах). Ведь в момент выбытия основных средств должны быть оприходованы элементы выбывающего оборудования, содержащие драгоценные материалы.

В нашем случае драгоценные и полудрагоценные материалы в приобретенном объекте основных средств отсутствуют.

После заполнения инвентарную карточку подписывает лицо, ответственное за ее ведение.

Часто бухгалтеры считают, что достаточно ведения инвентарной карточки только в электронном виде. Ведь в случае необходимости (при аудиторской или налоговой проверке) ее всегда можно распечатать и подписать.

Но в этом случае организация нарушает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Кроме того, существует вероятность, что сотрудник, ответственный за ведение карточек, на момент проверки уже не работает в организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости инвентарную карточку можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.

С-исок литературы

Методические рекомендации по подготовке и предоставлению форм годовой отчётности по воинскому учёту

Методические рекомендации по подготовке и предоставлению форм годовой отчётности по воинскому учёту

1.1.Общие особенности предоставления годовой отчётности

по воинскому учёту и бронированию в 2012 году.

Настоящие Методические рекомендации разработаны и утверждены Иркутской городской комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе (далее - ИГКБ). Они предназначены для оказания помощи военно-учётным работникам организаций, находящихся на территории города Иркутска, при заполнении отчётных форм ежегодной отчётности по воинскому учёту и бронированию граждан (далее – формы отчёта) за 2012 год в отделы военного комиссариата Иркутской области (далее – ОВК) и в ИГКБ.

Методические рекомендации содержат все формы отчёта, необходимый справочный материал для их заполнения, Рекомендации по заполнению и сдаче форм (настоящий текст), размещённые в виде отдельных листов (Рис. 1.) одного файла «otchet_2012 » (отчёт 2012) формата Excel. Файл «otchet_2012» далее будем называть отчётным файлом.

Наименования листов в отчётном файле соответствуют наименованиям размещённых в них документов:

1. Рекомендации - рекомендации по заполнению и представлению форм отчёта;

2. Отчётные данные - таблица с данными за организацию;

3. Форма № 18 - карточка учёта организации;

4. Форма № 6 - отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе;

Форма № 6 обязательна для представления только организациями, продолжающими работу в военное время (далее – организации, продолжающие работу), которые обязаны бронировать своих работников. Для этих организаций форма № 6 обязательна для заполнения независимо от наличия в организации забронированных граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ). Перечень организаций, продолжающих работу в военное время, утверждается Территориальной комиссией Иркутской области по бронированию граждан, пребывающих в запасе.

При заполнении форм отчёта учитывать следующее разделение организаций по типам:

а - прекращающие работу;

б - продолжающие работу.

5. Доклад - доклад о состоянии работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе за отчетный период.

Остальные листы с цифровым наименованием - листы справочного материала, необходимого для заполнения форм.

Для удобства работы с формами при заполнении, листы отчётного файла, в которых они находятся, окрашены в различный цветовой фон. Лист «Отчётные данные» окрашен в отличающий его от других листов красный цвет для удобства возврата к нему при копировании информации из справочного материала. Лист «Доклад» и листы справочного материала для его заполнения окрашены в одинаковый цвет – светло-коричневый.

Фон листа «Рекомендации» и листов справочного материала, необходимого для заполнения таблицы «Отчётные данные» соответствует установленной Вами цветовой гамме окон вашего ПК.

«otchet_2012» - это первоначальное название отчётного файла, который Вы можете получить из ИГКБ по электронной почте или самостоятельно при скачивании с сайта администрации. В дальнейшем он будет Вами переименован в соответствии с кратким наименованием организации, за которую Вы представляете отчёт по воинскому учёту.

Методические рекомендации размещаются на официальном сайте администрации города Иркутска (http://www.admirkutsk.ru ) в разделе: Главная/Общество/Жизнь города/Отдел по делам ГО и ЧС администрации г. Иркутска информирует/Для организаций. Они ежегодно обновляются к началу отчётного периода.

^ Скачать обновлённые файлы Методических рекомендаций можно после 25 сентября текущего года, набрав в адресной строке интернет-браузера адресную ссылку на файлыhttp://www.admirkutsk.ru/?rubr=748

На странице сайта, открываемой данной ссылкой, находятся файлы:

otchet_2012 - отчётный файл;

rekomendacii_2012 - Рекомендации по заполнению и представлению форм отчёта в формате Word;

pismo_2012 - письмо руководителям организаций города Иркутска о проведении в период с 1 по 10 октября текущего года занятий с военно-учётными работниками по теме «Порядок сдачи организациями годовой отчётности по воинскому учёту и бронированию граждан, пребывающих в запасе»;

nastroika – файл настройки программы КПИС МПЭ по приёму данных в формате Excel для добавляемых объектов. Файл необходим организациям, использующим КПИС МПЭ для обработки годовых отчётов от организаций.

Военно-учётным работникам необходимо сохранить на свой ПК поочерёдно три первых из указанных файлов. Расположение их на сайте может быть иным.

Файл «pismo_2012» необходимо распечатать и представить руководителю организации для принятия решения о направлении военно-учётного работника на занятия.

Для тех, кто предпочитает работать с «Рекомендациями по заполнению и представлению форм отчёта» (настоящий текст) в бумажном варианте, их целесообразно распечатать из файла «rekomendacii_2012» в формате Word.

Лист «Рекомендации» в формате Excel повторяет настоящий текст за исключением рисунков. В этом случае переход к просмотру необходимых изображений на разных листах Excel производится по установленным в тексте ссылкам. Возврат из просмотра рисунков к тексту «Рекомендаций» производится переходом на лист «Рекомендации», либо с помощью кнопки возврата

Установленными ссылками в форме № 6 (номера строк и столбцов) целесообразно пользоваться при необходимости обращения к тексту листа «Рекомендации» при заполнении формы.

Для заполнения форм отчёта достаточно обладать навыками работы с программами Word и Excel по копированию и вводу информации в подготовленные формы.

Текст, требующий особого внимания, размещается в рамке, помечается значком на левом поле листа и имеет отличающийся от общего текста цвет.

Необходимым требованием к ПК, на котором будут заполняться формы отчёта, является наличие установленных на нём программ Word и Excel из набора Microsoft Office версии 2003 года и новее. Для уточнения установленной версии в панели управления программы перейдите в меню «Справка» > «О программе» и в открывшемся окне прочтите год выпуска установленной программы. При необходимости для установки требуемых версий программ обратитесь к системному администратору организации. При невозможности обеспечения необходимого требования для заполнения форм обратитесь в ИГКБ.

При чтении Рекомендаций в электронном виде, для перехода к просмотру упоминаемых в тексте форм отчёта можно перейти на лист, на котором эти формы размещены, а затем снова вернуться на лист «Рекомендации».

В связи с компьютерной обработкой отчётных форм предъявляются особые требования к достоверности заполняемой в них информации.

Все дополнения к формам отчёта связаны с мерами по контролю за достоверностью вводимой информации, упрощению порядка заполнения форм, учитывают предложения военно-учётных работников при сдаче отчётности.

Для успешной подготовки и сдачи форм отчёта необходимо ознакомиться с Рекомендациями в полном объёме.

Сведения по ведению текущей работы по воинскому учёту в течение года в данном материале не приводятся.

Использовать для подготовки годового отчёта за 2012 год можно только формы и Рекомендации, подготовленные в 2012 году и размещённые в файле «otchet_2012 »

Формы отчёта утверждены Межведомственной комиссией по вопросам бронирования граждан (Москва) и обязательны для представления всеми организациями независимо от форм собственности.

При распечатке форм № 18 и № 6 в формате файлов Excel их вид полностью соответствуют виду форм, ранее распечатываемых в формате файлов Word.

^ 1.2. Контроль заполнения и сдачи отчётных форм.

Для исключения ошибок и оказания помощи при вводе информации в отчётных формах применены следующие способы отображения и контроля вводимой информации:

^ 1) В таблице «Отчётные данные»:

- Применена образцовая строка 7 (Рис. 2), заполненная для наглядности правильной информацией. Эта строка при заполнении отчётной таблицы и сдаче отчёта не удаляется и служит для визуального сравнения информации, вводимой в следующую за ней строку.

- Ячейки образцовой строки имеют всплывающие примечания (подсказки) по заполнению ячеек таблицы. Они появляются при наведении курсора мыши на соответствующие ячейки образцовой строки, имеющие красную метку в правом верхнем углу (Рис. 3)

Примечаниями снабжены только ячейки, заполнение которых является проблематичным для военно-учётных работников. При невыполнении рекомендаций всплывающих примечаний неизбежны ошибки при вводе информации в ячейки.

Переход к необходимому справочному материалу при заполнении указанных отчётных форм осуществляется по ссылкам. Ссылками в таблице «Отчётные данные»

служат ячейки с подчёркнутыми номерами заполняемых столбцов, например столбца 6 (Рис. 4).

При наведении курсора мыши на такую ячейку он принимает вид руки с вытянутым указательным пальцем, а в появившемся рядом окне указываются дальнейшие действия. В этом случае для перехода к справочному материалу достаточно один раз щёлкнуть по ячейке с номером заполняемого столбца. Для возврата из листа справочного материала к листу «Отчётные данные» необходимо щёлкнуть на наименовании листа «Отчётные данные» на красном фоне.

Ссылками в «Докладе» служат ячейки с номерами пунктов Доклада. Действия по переходу к справочному материалу аналогичны. Для того, чтобы выйти из справочного материала, необходимо перейти на лист «Доклад».

Открыть справочный материал можно и без использования ссылок в «Отчётной таблице» и «Докладе». Для этого необходимо мышкой выбрать лист с цифровым заголовком на сером или светло-коричневом фоне, учитывая, что:

- цифры не на светло-коричневом фоне соответствуют номерам столбцов таблицы «Отчётные данные»;

- цифры на светло-коричневом фоне соответствуют номерам обязательно заполняемых пунктов Доклада.

^ В 2012 году в таблице «Отчётные данные» дополнительно введено:

- Окрашивание светло-бирюзовым цветом ячеек с номерами столбцов, заполнение которых обязательно для всех организаций. В случае незаполнения ячеек с номерами столбцов, окрашенных светло-бирюзовым цветом, справа от таблицы в разделе ошибок красным цветом отображаются номера незаполненных ячеек.

- Окрашивание светло-жёлтым цветом ячеек с номерами столбцов. заполнение которых необязательно только для организаций, не имеющих данных значений в виду своей деятельности. Аналогично, при незаполнении ячеек с номерами столбцов, окрашенных светло-жёлтым цветом, справа от таблицы в разделе ошибок лиловым цветом отображаются номера незаполненных ячеек.

- ^ Окрашивание бледно-зелёным цветом ячеек. заполнение которых допускается только копированием информации из ячеек справочного материала. Бледно-зелёный фон заполненных ячеек подтверждает факт заполнения информации копированием. Копирование, а не ручной ввод является обязательным условием для исключения ошибок при вводе информации в эти ячейки.

Применяемая во всех формах отчёта заливка ячеек различным цветом служит для удобства при заполнении ячеек и при распечатке форм не отображаются.

- ^ Невозможность копирования информации из ячеек образцовой строки в ячейки заполняемой строки. Эта функция введена для запрета использования информации из образцовой строки для заполнения строки вашей организации.

- ^ Автоматическое заполнение цифровых значений в ячейке 53 для суммированного подсчёта граждан, пребывающих в запасе – для исключения математических и логических ошибок при суммировании данных.

- ^ Отображение справа от заполненной таблицы проверочного поля с индикацией допущенных ошибок (нарушение логических цифровых связей или отсутствие информации в отдельных ячейках).

Отображаемые ошибки в формах отчёта необходимо устранить до распечатки форм и отправки отчётного файла в ИГКБ.

- Применено полное автоматическое заполнение полей с жёлтым фоном одновременно с вводом значений в таблицу «Отчётные данные». Это исключает:

- затраты времени на заполнение формы № 18;

- несоответствие друг другу однотипных данных в разных формах отчёта.

- Применено автоматическое заполнение ячеек с жёлтым фоном одновременно с вводом значений в таблицу «Отчётные данные».

- Отображение справа от заполненной таблицы проверочного поля с индикацией допущенных ошибок по столбцам, снизу от заполненной таблицы – по строкам.

^ 4) В Докладе о состоянии работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе за отчетный период:

- Введён шаблон для заполнения Доклада о состоянии работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе за отчетный период (лист «Доклад»). Это упрощает процесс подготовки данной формы отчёта, конкретизирует перечень и содержание пунктов Доклада и ограничивает его объём одним листом печатного текста.

^ 5) Оценка представляемых отчётов

С 2012 года вводится практика оценки представляемых отчётов. При предоставлении отчётов с нарушением рекомендаций, содержащих значительное количество ошибок – отчёты к рассмотрению приниматься не будут, а руководителям организаций будут отправлены уведомления о невыполнении военно-учётными работниками требований по предоставлению отчёта.

При несдаче отчёта к установленному сроку – руководители организаций, несдавших отчёт, информируются об этом.

Результаты сдачи годовой отчётности будут учитываться при подведении итогов конкурса «Лучшая организация по ведению воинского учёта и бронированию граждан в организациях города Иркутска».
^

2. Формы годовой отчётности.

Формами годовой отчётности являются следующие:

1. Отчётные данные – таблица в формате Excel (Рис. 5), заполняемая во всех организациях. Она предназначена для автоматического заполнения формы № 18 с использованием содержащегося в отчётном файле справочного материала и переноса информации в программное обеспечение КПИС МПЭ по обработке годовых отчётов на ПК в ИГКБ.

Файл настройки КПИС МПЭ

2. Форма № 18 (Карточка учета организации) – таблица в формате Excel (Рис. 6) с отчётными данными за организацию, заполняемая во всех организациях.

Заполняется автоматически (все ячейки с жёлтым фоном) одновременно при вводе значений в таблицу «Отчётные данные организации».

3. ^ Форма № 6 (Отчёт о численности работающих и забронированных граждан) – отчётная форма только для организаций, продолжающих работу – таблица в формате Excel (Рис. 7). Часть значений формы (на жёлтом фоне) заполняется автоматически одновременно при вводе значений в таблицу «Отчётные данные организации».

^ 4. Доклад о состоянии работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ) за отчетный период – таблица в формате Excel (Рис. 8). Заполняется всеми организациями.

Все формы должны быть заполнены на ПК с соблюдением приведённых далее рекомендаций по их заполнению.

Таблица «Отчётные данные»

Форма № 18 (Карточка учёта организации)

Форма № 6 (Отчёт о численности работающих и забронированных граждан)

Доклад о состоянии работы по воинскому учету и бронированию граждан

^ 3. Порядок заполнения форм отчёта

Все формы отчёта и справочный материал защищены парольной защитой от внесения в них несанкционированных изменений. Ячейки в формах, предназначенные для заполнения информацией за организацию, не защищены и позволяют вносить и неоднократно изменять в них информацию. Эти ячейки имеют заранее установленный формат чисел и выравнивание.

В связи с тем, что в формах отчёта часть информации совпадает и заполняется автоматически, а заполненную форму № 6 с информацией ограниченного доступа не допускается пересылать факсом и электронной почтой, единственно возможной последовательностью заполнения форм является следующая:

1. Заполнить таблицу «Отчётные данные».

2. Проверить автоматическое заполнение формы № 18.

3. Проверить частичное заполнение формы «Доклад о состоянии работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе за отчетный период», заполнить содержание пунктов Доклада копированием из справочного материала.

В случае необходимости исправления информации, заполняемой автоматически в формах № 18, № 6, Доклад - нужно исправить аналогичную информацию в таблице «Отчётные данные ».

4. Отправить отчётный файл на электронный адрес ИГКБ.

5. Проверить частичное заполнение формы № 6, заполнить её недостающими данными (только организации, продолжающие работу).

6. Записать отчётный файл на диск CD-RW.

Организации типа «а», прекращающие работу, пункт 6 могут не выполнять, если в дальнейшем обеспечат выполнение пункта 11 раздела 4, касающегося организаций, прекращающих работу.

Далее подробно рассматривается заполнение каждой формы отчёта. Очерёдность и порядок представления заполненных форм рассматривается в разделе 4.

^ 3.1. Заполнение таблицы «Отчётные данные»

Для каждой организации заполняется отдельный отчётный файл.

Военно-учётные работники, сдающие отчёт по нескольким организациям, заполняют на каждую организацию отдельный отчётный файл, наименование которого соответствует краткому наименованию организации. При отправке по электронной почте и записи на диск отчётных файлов - количество и наименования прикреплённых файлов в почтовом отправлении и записанных на диск должны соответствовать.

Непосредственно сама таблица для заполнения находится на листе «Отчётные данные» (рис. 1) в списке листов отчётного файла.

На листе «Отчётные данные» каждой организации, сдающей отчёт, отводится одна строка (с номером 8), следующая за образцовой строкой. Она помечена текстом «Заполните эту строку информацией о вашей организации» (Рис. 9).

Заполнение информацией ячеек производится поочерёдно слева направо. При этом необходимо чтобы информация о вашей организации в заполняемых ячейках была аналогична информации в ячейках образцовой строки, находящихся выше.

При наличии в правом верхнем углу ячеек образцовой строки красных пометок - наводите курсор мыши на такие ячейки для активации всплывающих подсказок по заполнению ячеек, находящихся ниже ячеек с метками. Строго выполняйте рекомендации в подсказках.

В соответствии с цветом ячеек, содержащих номера столбцов необходимо соблюдать условия:

- ячейки обязательны для заполнения всеми организациями.

- ячейки допускается не заполнять организациями, у которых

требуемая информация отсутствует в соответствии с деятельностью организации.

Вместо отсутствующих цифровых данных в ячейках с номерами столбцов на фиолетовом фоне «нуль» не ставится – ячейка оставляется пустой.

В ячейки, требующие ответа проставляются слова «да » или «нет » аналогично их написанию в образцовой строке.

Уточните значения кодов ИНН, ОГРН, ОКАТО, ОКПО и введите их в соответствующие ячейки вручную с клавиатуры с соблюдением количества вводимых цифр (определено в примечаниях к ячейкам). Попытка ввести эти значения копированием из других электронных документов может привести к их нечитаемости в ячейке и отображению в виде 1,23457Е+12 (изменяется установленный формат чисел ячейки (текстовый)). Для удаления из ячейки нечитаемого значения скопируйте пустую ячейку, находящуюся под этим значением, и введите число заново с клавиатуры.

Не вводите произвольные и непроверенные цифровые значения кодов, а также взятые в других организациях, т.к. при копировании заполненной Вами информации вся она проверяется специальным программным обеспечением, установленным на ПК в ИГКБ.

В ячейках, где требуется ввод данных только копированием из справочного материала, с целью контроля за соблюдением данного требования введён зелёный фон копируемой ячейки. При его отсутствии ручной ввод текста будет считаться ошибкой.

Сравните заполненную Вами строку с образцовой строкой. Форма данных и фон ячеек должны быть аналогичными.

Если Вы ошибочно скопировали данные из справочного материала в ячейку – отмените произведённую операцию кнопкой отмены. Если уже произведено сохранение файла, в этом случае скопируйте в ячейку с ошибочной информацией пустую ячейку, находящуюся непосредственно под ячейкой. в которую вы ошибочно ввели информацию. Только указанные ячейки имеют аналогичный формат с ячейками заполняемой строки и могут служить для его восстановления.

Ячейка 69 является резервной и заполнению не подлежит.

После заполнения всех ячеек перейдите в проверочное поле справа от заполненной таблицы. В ячейках, находящихся правее ячейки с текстом «Устраните выявленные ошибки в строке >», выделенным красным шрифтом, определите наличие допущенных ошибок. При этом в ячейках под общим заголовком «Логические ошибки в ячейках» красным текстом отображаются допущенные Вами логические ошибки. После устранения логических ошибок – извещение об их наличии исчезает.

В ячейках под общим названием «Не заполнены следующие ячейки в строках (ниже указаны номера незаполненных ячеек в строке)» красным цветом отображаются номера ячеек, которые не заполнены, но должны быть заполнены обязательно всеми организациями. Лиловым цветом отображаются номера ячеек, которые могут быть не заполнены организациями, не имеющими информации в эти ячейки в соответствии со своей деятельностью. После заполнения указанных ячеек отображение их номеров красным или лиловым цветом исчезает.

Отсутствие отображения в проверочном поле незаполненных ячеек не подтверждает факт правильности ввода информации в заполненные ячейки.

Ответственность за достоверность предоставляемой информации за организацию несёт военно-учётный работник и руководитель, подписывающий формы отчёта.

После заполнения всех ячеек и устранения допущенных ошибок необходимо сохранить полученные результаты нажав кн. в панели управления. При этом необходимо убедиться в автоматическом заполнении ячеек на жёлтом фоне форм № 18, № 6 и «Доклад» перейдя на соответствующие листы отчётного файла.

После заполнения таблицы «Отчётные данные» необходимо из ячейки 1 скопировать краткое наименование организации в буфер обмена, закрыть файл и переименовать название отчётного файла «otchet_2012» на краткое наименование организации вставкой его из буфера обмена. Только с этим наименованием отчётного файла, содержащем краткое наименование организации, производить дальнейшие действия, указанные далее (запись на диск, отправка по электронной почте).

^ 3.2. Заполнение формы № 18 (Карточка учета организации)

Форма № 18 (Карточка учёта организации) находится на листе «Форма №18» отчётного файла (Рис. 1).

Заполнение формы № 18 производится автоматически (без открытия самой формы) при заполнении таблицы «Отчётные данные», находящейся на листе «Отчётные данные» отчётного файла. В этом случае Вам достаточно после заполнения таблицы «Отчётные данные» и устранения допущенных в ней ошибок открыть лист «Форма №18», визуально оценить заполнение всех ячеек формы с жёлтой заливкой и выдать форму на печать для предоставления на подпись руководителю и сдачи в ОВК и в ИГКБ.

Для замены в форме № 18 информации необходимо соответствующую информацию заменить в таблице «Отчётные данные» с последующим сохранением произведённых действий.

^ 3.3. Заполнение формы № 6

(только для организаций, продолжающих работу)

Форма № 6 (Отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе) находится на листе «Форма №6» отчётного файла (Рис. 1).

Заполнение ячеек, имеющих заливку фона жёлтого цвета, производится автоматически (без открытия самой формы) при заполнении таблицы «Отчётные данные» отчётного файла.

После заполнения таблицы «Отчётные данные» откройте лист «Форма №6», убедитесь, что в форме № 6 автоматически заполнены ячейки с жёлтым фоном.

На проверочном поле «Логические связи по строкам формы № 6», находящемся ниже заполняемой формы № 6, допускается наличие ошибок в строке 24 (24 = 22 + 23) и в графе 12 «Примечание» (Заполните ячейку N13,14,24,25,30). N13 – это координаты ячейки, а не её номер. Наличие этих ошибок говорит о том, что автоматически скопированные в 24 строку данные ещё не разбиты на составляющие в ячейках, находящихся выше неё, и не заполнены пока ещё ячейки столбца «Примечание» с заливкой бледно-зелёного цвета (потребность на военное время).

На проверочном поле «Логические связи по вертикальным графам формы № 6», находящемся справа от заполняемой формы № 6, не допускается наличие ошибок. Если на данном этапе, на этом поле отображаются ошибки – это говорит о неправильном заполнении данных в строке 24. В этом случае проверьте наличие ошибок в числовых ячейках таблицы «Отчётные данные» и устраните их.

Далее вручную произведите заполнение формы № 6 недостающими данными. Заполнение производить по столбцам слева - направо в ячейки, не имеющие заливки фона и в ячейки столбца 12 «Примечание» с бледно-зелёной заливкой. Только эти ячейки разрешено редактировать.

Военно-учётные работники, использующие специальное программное обеспечение (далее – СПО) по воинскому учёту, выдающее форму № 6 при заполнении картотеки персонала, могут использовать информацию из формы № 6, выданной этим СПО. При этом необходимо сверить соответствие цифровых значений в ячейках строки 24 заполняемой формы № 6 и полученной от СПО и отсутствие логических ошибок в форме № 6 от СПО. При соответствии цифровых значений в строках 24 и отсутствии логических ошибок – вручную или копированием перенести недостающие значения в столбцы, доступные для заполнения.

При занесении числовых данных в ячейки таблицы - суммированные значения автоматически проставляются в ячейки со светло-бирюзовой заливкой. У каждой такой ячейки имеется всплывающее примечание, в котором указано суммой каких ячеек она является. В то время, когда Вы правильно расставите все данные в ячейках столбца – исчезнет отображение ошибки в строке 24 (в проверочном поле ниже заполняемой формы № 6).

В проверочных полях у ячеек (с красными треугольниками в правом верхнем углу), в которых указаны логические связи по столбцам или по строкам, имеются примечания. В этих примечаниях даётся текстовое пояснение цифровым логическим связям с указанием персонала, к которому они относятся.

При внесении данных в форму № 6 необходимо соблюдать условия.

^ Условия по строкам

К категориям работающих, указанных в графе «А» по должностям и профессиям, в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» и ОКВЭД следует относить:

- в строке 1 – руководителей органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и их структурных подразделений, наименование должностей которых соответствует коду категории «1» согласно ОКПДТР;

Наименование должностей, которым соответствует код категории «1» можно определить по справочному материалу отчётного файла. Для этого достаточно перейти на лист справочного материала с заголовком «6, 13» и убедиться, что должностям руководителей, которых Вы хотите включить в строку 1, соответствует код категории 1 в столбце «Код категории». В противном случае этих руководителей необходимо поставить как специалистов в одну из строк 3 ? 12 в соответствии с видом деятельности вашей организации.

При заполнении всех строк необходимо иметь в виду, что значения проставляются только в ячейки, не имеющие заливки. Значения в ячейках со светло-бирюзовой заливкой появляются автоматически как сумма заполняемых значений в ячейках без заливки.

- в строке 2 – специалистов, занятых инженерно-техническими, научно-исследовательскими, экономическими, управленческими и другими работами. Из численности специалистов, включенных в строку 2, выделяются специалисты, указанные в строках 3-11.

Строка 2 заполняется автоматически как сумма значений строк 3-11, поэтому, минуя заполнение строки 2, сразу проставляйте значения в строки 3-11.

- в строке 3 – агрономов, зоотехников, ветеринарных работников, землеустроителей, мелиораторов и других специалистов, работающих в организациях сельского хозяйства, а также в подсобных сельских и фермерских хозяйствах;

- в строке 4 – всех специалистов, работающих в сфере добычи полезных ископаемых;

- в строке 5 – всех специалистов, работающих в обрабатывающих производствах;

- в строке 6 – всех специалистов, работающих в производстве и распределении электроэнергии, газа и воды;

- в строке 7 – всех специалистов, работающих в строительстве;

- в строке 8 – всех специалистов, работающих в области транспорта и связи;

- в строке 9 – всех специалистов, работающих в системе образования, а также студентов, курсантов и учащихся предпоследнего и последнего курсов дневных (очных) образовательных учреждений, имеющих государственную аккредитацию, начального профессионального, среднего профессионального, высшего профессионального образования, аспирантов, обучающихся в очной аспирантуре;

- в строке 10 – всех специалистов, работающих в системе здравоохранения и представления социальных услуг;

- в строке 11 – всех специалистов, работающих в прочих видах экономической деятельности;

- в строке 12 – архивариусов, делопроизводителей, кассиров, секретарей-машинисток, чертежников, учетчиков, табельщиков и других работников, относящихся к служащим, осуществляющих подготовку и оформление документации, хозяйственной обслуживание, учет и контроль;

- в строке 13 – всех рабочих (сумма строк с 14 по 19 включительно);

Строка 13 заполняется автоматически как сумма строк 14-19, поэтому, минуя заполнение строки 13, сразу вносите значения в строки 14-19.

- в строке 14 – рабочих, имеющих тарифные разряды, кроме рабочих указанных в строках 16,17,18,19;

- в строке 15 – рабочих, не имеющих тарифных разрядов, кроме рабочих, указанных в строках 16.17,18,19;

- в строке 16 – рабочих, занятых в растениеводстве, животноводстве и других производственных отраслях сельского хозяйства, независимо от тарифных разрядов и не предусмотренных другими строками настоящего отчета, работающих на предприятиях и в организациях, указанных в пояснениях к строке 3;

- в строке 17 – машинистов и помощников машинистов электровозов, тепловозов, дизельных поездов, электросекций, паровозов и мотовозов;

в строке 18 – водителей автомобилей, включая работающих на специальных машинах, смонтированных на автомобильных шасси;

- в строке 19 – трактористов, скреперистов, бульдозеристов, грейдеристов и других рабочих, работающих на механизмах, смонтированных на тракторах;

- в строке 20 – летно-подъемный состав средств воздушного сообщения;

- в строке 21 – личный состав экипажей плавсредств, в том числе и технических средств;

- в строке 22 – «Итого» сумма строк 1+2+12+13;

Строка 22 заполняется автоматически как сумма строк 1, 2, 12, 13.

- строка 23 – в организациях, продолжающих работу, не заполняется;

- в строке 24 – «Всего» (сумма строк 22+23). Так как строка 23 не заполняется, т.е. значения в ней равны нулю, то строка 24 = строке 22.

Условия по вертикальным графам

- в графу 1 «Всего работающих» включаются все работающие мужчины и женщины всех возрастов, как ГПЗ, так и граждане, освобожденные от исполнения воинской обязанности в мирное и военное время, и граждане, подлежащие призыву на военную службу, по состоянию на 1 января, а также студенты, курсанты и учащиеся предпоследнего и последнего курсов дневных (очных) образовательных учреждений, имеющих государственную аккредитацию, начального профессионального, среднего профессионального, высшего профессионального образования, аспиранты, обучающиеся в очной аспирантуре.

Работающие по совместительству или на сезонных работах, а также слушатели заочных и вечерних образовательных учреждений, включаются в отчет организаций по месту их основной работы.

- графа 2 «Всего» заполняется автоматически (сумма граф 3+4);

- в графы 3 и 4 включается численность ГПЗ из числа всего работающих в организациях. ;

В численность ГПЗ не включаются:

- ГПЗ, достигшие предельного возраста пребывания в запасе и подлежащие снятию с воинского учета;

- ГПЗ, снятые с воинского учета по состоянию здоровья;

- лица призывного возраста, состоящие на воинском учете граждан, подлежащих призыву на военную службу;

- в графу 5 включаются ГПЗ, ограниченно годные к военной службе, из гр. 4;

- графа 6 «Всего» заполняется автоматически (сумма граф 7+8);

- в графы 7 и 8 включается численность забронированных ГПЗ. В это число не включаются забронированные ГПЗ, которые снимаются после 1 января отчетного года с воинского учета в связи с достижением ими предельного возраста пребывания в запасе;

- в графу 9 включается численность незабронированных ГПЗ, не имеющих мобилизационных предписаний;

- в графу 10 включается численность ГПЗ, имеющих мобилизационные предписания;

- в графу 11 включаются лица призывного возраста, имеющие удостоверения граждан, подлежащих призыву на военную службу;

- в графе 12 «Примечание» в ячейки строк 1, 2, 12, 13, 18. отмеченные бледно-зелёным фоном, проставляется потребность организации на военное время в должностных лицах. Расчёт потребности определяется в зависимости от решаемых задач организацией в военное время и должен соответствовать следующим правилам:

- если в военное время объёмы производства (услуг) организации не изменяются, не предусмотрен переход на штатную численность работников, установленную для военного времени, то потребность на военное время в руководителях и работниках принимается равной потребности в данных категориях в мирное время (штатная численность);

- в случае изменения объёма производства (услуг) в военное время, потребность в руководителях и работниках принимается пропорционально этим изменениям. Для крупных предприятий эта потребность рассчитывается экономическим отделом.

- в организациях, в которых предусмотрен переход на штатное расписание военного времени, потребность в руководителях и работниках проставляется согласно этому штатному расписанию.

Предоставление потребности на военное время освобождает военно-учётных работников организаций от проведения расчёта баланса обеспечения трудовыми ресурсами в организации, который производился в 2011 году. Этот расчёт по представленным Вами данным будет производится в ИГКБ.

Для проверки соответствия введённых данных арифметическим и логическим связям между собой должны соблюдаться следующие условия (Таблица 1.):

^ Логические условия при заполнении формы № 6 Таблица 1.

По вертикальным графам

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы