Категория: Инструкции
Как организовать ведение кадрового делопроизводства на должном уровне? Для начала надо определить, какие документы находятся в ведении отдела кадров. Затем установить порядок документооборота и администрирования различных процессов при управлении персоналом. Кадровое дело, документооборот, HR-делопроизводство.
Кадровое дело, документооборот, HR-делопроизводствоКадровое дело - это область практических знаний, связанная с вопросами применения норм трудового законодательства и обеспечения охраны труда. Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование при выполнении операций с кадрами предприятия. Кадровый документооборот предусматривает и вопросы разработки документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров. Это, в свою очередь, неразрывно связано с управлением персоналом, кадровым учетом. контролем рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом. В законодательстве не существует четкого определения кадрового администрирования и делопроизводства, равно как и HR-менеджмента, что отнюдь не лишает эти понятия реального смысла.
Назначение заработной платы, исходя из требований трудового и налогового законодательства, выплата и перечисление налогов, составляют основные обязанности каждого руководителя. Но они не являются профильными его функциями. На многих предприятиях, эти функции осуществляются в рамках аутсорсинга (внешнее HR-администрирование, расчет заработной платы. отпускных, командировочных) или в рамках передачи второстепенных функций (заполнение трудовых книжек, ведение персональных карточек, работа с должностными инструкциями, приказами и другими документами) другим организациям, оказывающим услуги по данному профилю. А это, в свою очередь, позволяет рационально и эффективно использовать финансовые и трудовые ресурсы и высвободившееся время для разрешения более серьезных и масштабных задач, которые имеют принципиально важное значение для развития организации.
Что такое кадровый менеджмент на предприятии?Кадровое администрирование, или HR-менеджмент. как сейчас модно говорить, включает в себя такие вопросы:
- прием работников и их оформление на предприятии;
- кадровое управление персоналом организации;
- диагностика системы кадрового администрирования;
- восстановление или разработка кадровой документации;
- консультации работников по правовым вопросам.
Часто в организациях не уделяют должного внимания кадровому администрированию в связи с затратами времени на ведение документации, но не стоит забывать об ответственности по трудовому законодательству за нарушения норм, связанных с ошибками в кадровом учете. А это могут быть как административный штраф, так и судебное разбирательство, что, согласитесь, не совсем приятная перспектива для компании. Если же руководитель не имеет возможности или желания тратить время на решение задач управления персоналом и документооборота, то он может обратиться в специальные компании, которые помогут в ведении кадрового учета и постановке делопроизводства по всем нормам законодательства.
Кадровый документооборот и виды документовДокументооборот - это деятельность на предприятии, благодаря которой осуществляется движение документов с момента создания до направления в архив. Существует три потока документов – входящие, исходящие и внутренние (используются в процессе управления внутри организации). Этапы прохождения документации:
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- регистрация документа;
- рассмотрение руководством;
- передача на исполнение.
Существует и электронная система документооборота и обработки документации. Для этого должна быть создана база данных на сервере организации. Доступ к ней возможен для сотрудников организации по локальной сети или же через Интернет. По желанию доступ может быть ограничен для определенных подразделений (например, для бухгалтерии, секретариата. отдела кадров и высшего руководства), что создается программистами и разработчиками интерфейса. В базе данных хранятся важные документы в специально созданных папках, которые распределяют по иерархии структур подразделения в данной организации.
Основные документы в кадровом делопроизводствеК основным документам, которые положено иметь в отделе кадров. относятся регламенты трудового процесса и руководства, в каком порядке, собственно, осуществлять это самое делопроизводство. Обычно это следующая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положения о защите персональных данных;
- положение об охране труда на рабочих местах;
- положения по противопожарной безопасности;
- кадровая политика (в произвольной форме);
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- руководство для работника кадровой службы.
Прилагающиеся документы должны опираться на кадровую политику организации и влючать следующую номенклатуру:
- штатное расписание (штат сотрудников, название должностей, приказы, записи в трудовых книжках, табельные номера). Для программы 1С, например, очень важно правильное заполнение названий всех должностей и их соответствие документации;
- трудовые договоры (составляются в двух экземплярах – один выдается на руки сотруднику, другой – остается в компании);
- кадровые приказы (наличие трудовых книжек сотрудников, которые хранятся в компании, ведение правильно и четко записей в трудовых книжках);
- личное дело и папки сотрудников (карточки в форме № Т-2. на «полукартонной» бумаге или же с помощью электронных программ, распечатываются на обычной бумаге);
- копии документов сотрудников, такие, как паспорт, номер идентификационного кода ИНН, страховое свидетельство и т.п. помещаются в папки «Файлы» с описью документов каждого дела;
- можно добавить фотографии работников и копии приказов и договоров, но не обязательно;
- учетные книги и журналы (в бумажном виде ведется книга учета движения трудовых книжек, вкладышей; страницы должны быть обязательно пронумерованы, книга прошивается и скрепляется печатью);
- график отпусков (составляется кадровиками и отдается на утверждение руководителю организации);
- кадровые дела («приказы по личному составу», «трудовые договоры», «личные карточки», «личные дела», «нормативные документы», «переписка по кадровым вопросам»);
- номенклатура дел (оформляется отдельно по документам или включена в общую номенклатуру дел данной организации).
Только после всех этих этапов отдел кадров приступает к разработке должностных инструкций и других локальных нормативных актов. Давайте запомним: контроль за исполнением этих документов называется кадровым администрированием. процесс упорядочения документации (например, оформление личных дел согласно номенклатуре) - делопроизводством, а все вместе - кадровым делом. Этим, собственно, и занимаются специалисты по управлению персоналом из службы HR-менеджмента.
курс для корпоративного обучения
Ключевые пункты программы:
Получить и систематизировать знания в области управления системой делопроизводства и документооборота.
В программе семинараНормативная база делопроизводства
Основные нормативно-методические документы, регламентирующие организацию кадрового делопроизводства, делопроизводства, документооборота для муниципальных служащих.
Состав и правила оформления распорядительных документов в государственных учреждениях и органах власти.
Документы по учету кадров.
Правила заключения и изменения трудового договора в государственном учреждении и органе власти.
Организация ведения кадрового делопроизводства
Ведение трудовых книжек: требования законодательства и стандарты работы
8.Документирование трудовых отношений
Исправление неверных записей в трудовой книжке, внесение изменений и дополнений. Оформление дубликата, выдача вкладыша.
Организационное обеспечение делопроизводства в организации
Методика оформления реквизитов организационно распорядительной документации
Документирование управленческой деятельности
Организация работы с документами
Организация работы с конкретными видами документов
! Предварительная подготовка. Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.
Для кого предназначен семинарСпециалисты служб ДОУ, работники канцелярии, секретари, специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота организационно методических отделов государственных (муниципальных) учреждений и органов власти, инспекторы и все заинтересованные специалисты.
Метод веденияЗанятия проходят в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников семинара. Выполняются практические упражнения, поиск совместного решения актуальной проблемы представителей группы. В работе используются: слайды, кейсы, тематические примеры. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие основных факторов, с которыми они могут столкнуться на работе. Используются работа в малых группах, мозговой штурм. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.
Ведущие семинара
Сотникова Татьяна Опыт разработки материальной и нематериальной систем мотивации, систем обучения
Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.
25 Дек, 2016 г. - 07:20
22 Дек, 2016 г. - 10:47
24 Дек, 2016 г. - 23:19
О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.
08 Окт, 2016 г. - 18:38
ИЗ ОПЫТА РЕКРУТИНГОВОЙ КОМПАНИИ "СТО РЕГИОНОВ"
(Окончание. Начало смотрите здесь )
Во второй части мы приводим результат документирования функций основных сотрудников компании и примеры должностных инструкций, разработанных по шести должностям компании.
Должностные инструкции для работников - большая и актуальная тема. С одной стороны, всеми подчеркиваются их необходимость и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции рассматриваются как пережитки прошлого, "излишнее бумагомарательство" или, составленные однажды по типовой форме, они далее пылятся на полках. Однако специалисты убеждены, что без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля и размера бизнеса. Ключевым аспектом управления трудовым процессом в организации являются создание ее структуры, распределение функций между ее подразделениями. Должностная инструкция - простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой ее единицы.
Примерная схема соотношения структуры организации и распределения функций работников приведена на рис. 1.
Схема соотношения структуры организации и распределения функций
Функции структурного подразделения (Положение о?
Функции работника (Должностная инструкция) ?
Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем. Как государству необходимы четкие законы и механизмы их реализации, так и работодателю требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей работников и средства обеспечения этих обязанностей. Организационно-управленческая деятельность немыслима без принятия общеобязательных правил и норм, управленческих решений, регламентирующих деятельность каждого работника с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя - все это выражается в создании внутренних (локальных) документов.
Проверка кадровой документации в ООО "Сто регионов" показала, что должностные инструкции прописаны для всех должностей. В частности, это связано с динамичным развитием компании и введением в штатное расписание новых должностей:
- директор по развитию;
- руководитель отдела рекрутинга;
- руководитель отдела продаж.
Кроме того, с ростом и развитием компании увеличились и расширились функциональные обязанности рекрутеров, менеджеров по продажам и секретаря. В этой связи основными целями разработки должностных инструкций для персонала нашей компании стали:
- рациональное разделение труда;
- создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
- регламентация взаимоотношений работника и работодателя;
- правильный подбор кадров, их расстановка и использование;
- обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
- укрепление трудовой дисциплины;
- разрешение трудовых споров.
Для всех названных должностей разработаны должностные инструкции.
Поскольку действующее законодательство обязывает работодателя ознакомить работников с локальными нормативными актами под роспись (ст. 68 ТК РФ), при этом каждый работник должен быть ознакомлен лишь с теми актами, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности, то целесообразно составить карту ознакомления с локальными нормативными актами. При осуществлении процедуры ознакомления должен соблюдаться строго индивидуальный подход. Можно также разработать лист ознакомления с локальными нормативными актами или вести журнал ознакомления. Но в любом случае у компании должно быть подтверждение того, что работник был ознакомлен с нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и в случае оспаривания им тех или иных действий была возможность представить доказательство тому.
Примерный образец должностной инструкции
Менеджер по продажам
1. Общие положения
1.1. Менеджер по продажам относится к категории руководителей.
1.2. Менеджер по продажам должен знать:
- ассортимент, классификацию, характеристику и назначение услуг Компании;
- основы маркетинга (концепцию маркетинга, основы управления маркетингом, способы и направления исследований рынка, способы продвижения товаров на рынок);
- закономерности развития рынка и спроса на товары;
- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования;
- психологию и принципы продаж;
- технику мотивации клиентов к покупкам;
- этику делового общения;
- правила установления деловых контактов;
- основы социологии, психологии и мотивации труда.
1.3. На должность менеджера по продажам назначаются лица с высшим образованием, с опытом работы в области продаж не менее двух лет.
1.4. Менеджер по продажам подчиняется генеральному директору, а также директору по развитию.
2. Задачи должности
2.1. Продажа и продвижение услуг Компании на рынке.
2.2. Координация работы отдела продаж.
2.3. Выполнение установленных планов по продажам.
3. Должностные обязанности
Руководитель отдела продаж:
3.1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж услуг Компании, продвижения услуг на рынок.
3.2. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.
3.3. Изучает рынок услуг кадровых агентств (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.
3.4. Организует сбор информации о спросе на рекрутинговые услуги, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.
3.5. Выявляет потенциальных и перспективных клиентов и устанавливает деловые контакты.
3.6. Организует, контролирует работу менеджеров по продажам.
3.7. Устанавливает внутренние планы работы отдела по продажам и контролирует их выполнение.
3.8. Анализирует отчеты менеджеров по продажам, готовит отчетность для генерального директора.
3.9. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
3.10. Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам, определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.
3.11. Участвует в совещаниях руководства Компании.
Руководитель отдела продаж имеет право:
4.1. Самостоятельно определять формы продаж товаров и установления деловых связей с покупателями.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4.6. Требовать от руководства торгового предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За невыполнение установленного ежемесячного плана по продажам услуг Компании - дисциплинарная ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
Примерный образец должностной инструкции
Руководителя отдела рекрутинга
1. Общие положения
1.1. Специалист отдела рекрутинга относится к категории руководителей компании, принимается и увольняется генеральным директором.
1.2. Руководитель рекрутинга подчиняется генеральному директору.
1.3. В своей деятельности руководитель отдела рекрутинга руководствуется действующим законодательством, приказами и указаниями директора, а также настоящей инструкцией.
1.4. На должность руководителя отдела рекрутинга назначаются лица с высшим образованием, со знанием иностранного языка, с опытом работы в области подбора персонала не менее двух лет.
1.5. Руководитель отдела рекрутинга должен:
- владеть вопросами работы с клиентами и кандидатами компании;
- знать теорию и практику менеджмента;
- владеть технологией подбора персонала;
- знать правила охраны труда;
- знать порядок планирования работы и отчетности в отделе.
2. Задачи должности
2.1. Организация эффективной работы отдела рекрутинга.
2.2. Обеспечение выполнения плановых показателей.
2.3. Организация и контроль ведения проектов по рекрутингу.
2.4. Разработка мер, обеспечивающих благоприятный психологический климат, стабильность кадров, эффективный отбор, расстановку, оценку и мотивацию персонала предприятия.
3. Должностные обязанности
Руководитель отдела рекрутинга выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Организация и поэтапный контроль проектов по рекрутингу.
3.2. Распределение проектов между специалистами отдела.
3.3. Координация работы рекрутеров.
3.4. Обеспечение выполнения планов по закрытию вакансий.
3.5. Обеспечение выполнения финансовых показателей.
3.6. Работа по привлечению и удержанию клиентов Компании.
3.7. Осуществление взаимодействия с клиентами, проведение переговоров, личных встреч, деловая переписка.
3.8. Контроль платежно-расчетной документации.
3.9. Ведение внутренней отчетности отдела по проектам и плановым показателям.
3.10. Ведение еженедельных и ежемесячных отчетов и представление их генеральному директору.
3.11. Участие в совещаниях руководства Компании.
3.12. Поиск и подбор персонала на внутренние вакансии Компании.
3.13. Проведение мониторинга рынка труда.
3.14. Организация внутренних и внешних тренингов, обеспечение профессионального развития сотрудников отдела.
3.15. Обеспечение и контроль соблюдения дисциплины и Правил внутреннего трудового распорядка в отделе.
3.16. Прочие функции, имеющие отношение к вышеобозначенным.
Руководитель отдела рекрутинга имеет право:
4.1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.2. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам представления необходимой информации.
4.3. Запрашивать у функциональных служб материалы, необходимые для работы.
4.4. Вносить свои предложения по совершенствованию работы отдела рекрутинга.
4.5. Контролировать исполнение приказов, распоряжений, положений по вопросам, входящим в его компетенцию.
Руководитель отдела рекрутинга несет ответственность за:
5.1. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.2. Небрежное, халатное отношение к предоставлению услуг клиентам Компании.
5.3. Невыполнение установленного ежемесячного плана отдела рекрутинга.
5.4. Разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах работников и других сведений ограниченного распространения.
Примерный образец должностной инструкции
Директора по развитию
1. Общие положения
1.1. Директор по развитию относится к категории руководителей.
1.2. На должность директора по развитию назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое, юридическое) образование, опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.
1.3. Директор по развитию должен знать:
- правила осуществления предпринимательской деятельности;
- теорию и практику менеджмента;
- принципы планирования развития предприятия;
- основные инструменты финансового оздоровления предприятия;
- методы экономического моделирования;
- современные системы управления предприятием;
- основы технологии производства;
- теорию и технологию продаж;
- основы социологии, психологии;
- законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
1.4. Назначение на должность директора по развитию и освобождение от должности производятся приказом генерального директора.
1.5. Директор по развитию подчиняется генеральному директору.
2. Задачи должности:
2.1. Разработка, реализация и корректировка концепции и стратегии развития Компании.
2.2. Постановка и реализация планов по увеличению прибыли.
2.3. Оптимизация бизнес-процессов.
3. Должностные обязанности
Директор по развитию:
3.1. Определяет общую концепцию политики развития Компании.
3.2. Обосновывает цели развития Компании.
3.3. Разрабатывает эффективную стратегию развития и основные разделы плана развития Компании.
3.4. Проводит "диагностику" всех производственных, коммерческих процессов.
3.5. Подготавливает конкретные программы развития Компании, анализирует возможность финансового обеспечения программ.
3.6. Устанавливает приоритеты бюджетирования и проводит мониторинг расходов для обеспечения гарантий финансовой стабильности реализуемых программ.
3.7. Организует расчеты эффективности от реализации проектов развития Компании.
3.8. Разрабатывает и корректирует маркетинговую программу Компании.
3.9. Организует и контролирует привлечение новых и развитие существующих клиентов Компании.
3.10. Контролирует финансовую документацию.
3.11. Участвует в совещаниях руководства Компании.
3.12. Организует и контролирует деятельность отдела рекрутинга и отдела продаж.
3.13. Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.
3.14. Координирует работы по реализации проектов на всех этапах, контролирует соответствие принимаемых решений и совершаемых действий основной концепции развития Компании.
3.15. Анализирует экономические, финансовые показатели на каждом этапе реализации проектов развития.
3.16. Разрабатывает методики по оперативному реагированию на кризисные и нестандартные ситуации, которые могут привести к срыву плана развития Компании, иным неблагоприятным для предприятия последствиям.
3.17. Прочие функции, имеющие отношение к вышеобозначенным.
Директор по развитию имеет право:
4.1. На информацию обо всех показателях работы Компании, на доступ к коммерческой информации.
4.2. Запрашивать и получать от руководителей отделов Компании и специалистов необходимые информацию и документы.
4.3. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, издавать за своей подписью распоряжения по вопросам реализации планов развития предприятия.
4.4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4.6. Требовать от руководства Компании обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Директор по развитию несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
5.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. Причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Примерный образец должностной инструкции
Специалиста отдела рекрутинга
1. Общие положения
1.1. Специалист отдела рекрутинга относится к категории специалистов Компании, принимается и увольняется генеральным директором.
1.2. Специалист отдела рекрутинга подчиняется генеральному директору, а также руководителю отдела рекрутинга.
1.3. В своей деятельности специалист отдела рекрутинга руководствуется действующим законодательством, приказами и указаниями директора, а также настоящей инструкцией.
1.4. На должность специалиста отдела рекрутинга назначаются лица с высшим образованием, с опытом работы в области подбора персонала либо без опыта.
1.5. Специалист отдела рекрутинга должен владеть вопросами работы с клиентами и кандидатами компании, следовать требованиям делового этикета.
2. Задачи должности
2.1. Предоставление высококачественных и своевременных услуг по поиску, отбору, тестированию и расстановке кадров клиентам Компании.
2.2. Постоянная работа с кандидатами Компании, их поиск, отбор и представление клиентам Компании.
3. Должностные обязанности
Специалист отдела рекрутинга выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Работа с клиентами и кандидатами Компании с целью успешного выполнения требуемого ежемесячного объема заказов и увеличения объемов продаж Компании.
3.2. Поиск кандидатов по компьютерной и бумажно-файловой базами данных в соответствии с требованиями Компании.
3.3. Подготовка и размещение рекламы в Интернете в соответствии с требованиями по вакансиям клиентов Компании и внутренними требованиями Компании.
3.4. Осуществление процедур "прямого поиска" кандидатов - по необходимости.
3.5. Осуществление взаимодействия с кандидатами с целью уточнения предоставленной им информации, обсуждения вакансий, приглашения на собеседования в Компанию или к клиентам.
3.6. Организация и проведение в офисе Компании интервьюирования и тестирования кандидатов, наиболее отвечающих требованиям вакансии клиента, оформление принятых документов для занесения кандидатов в бумажно-файловую и компьютерную базы данных, ведение соответствующей документации по работе с кандидатами Компании.
3.7. Составление на русском и английском языках материалов на кандидатов для предоставления клиентам Компании.
3.8. Координация работы с клиентом, ведение деловой переписки.
3.9. Контроль оплаты счетов клиентами, обеспечение своевременной оплаты счетов.
3.10. Подготовка ежедневной и еженедельной отчетности по установленным формам и в установленные сроки.
3.11. Безусловное выполнение установленного ежемесячного объема плана личных продаж.
3.12. Регулярная работа с компьютерной базой данных по кандидатам Компании (внесение информации и периодическое обновление ее в ходе повторных собеседований).
3.13. Постоянное и аккуратное ведение бумажных и компьютерных файлов, отчетов, заказов и всей сопутствующей документации. Выполнение всех порученных работ в установленные сроки.
3.14. Передача профильных вакансий в отдел рекрутинга с подробным описанием позиций, Клиентов компании, сроком закрытия вакансии.
3.15. Взаимодействие с отделом рекрутинга, предоставление информации о кандидатах по результатам собеседования последних у клиентов.
3.16. Ясное и четкое изложение устной и письменной информации, следование требованиям делового протокола и этикета, оказание помощи коллегам, развитие системы взаимной поддержки и профессиональной корпорации с целью успешного выполнения заказов клиентов и увеличения объема продаж Компании.
3.17. Прочие функции, имеющие отношение к вышеобозначенным.
Специалист отдела рекрутинга имеет право:
4.1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.2. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам представления необходимой информации.
4.3. Запрашивать от функциональных служб материалы, необходимые для работы.
Специалист отдела рекрутинга несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. Небрежное, халатное отношение к предоставлению услуг клиентам Компании - дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
5.3. Невыполнение установленного личного ежемесячного плана по закрытию вакансий - дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
Примерный образец должностной инструкции
Менеджера по продажам
1. Общие положения
1.1. Менеджер по продажам относится к категории специалистов Компании.
1.2. Менеджер по продажам должен знать:
- ассортимент, классификацию, характеристику и назначение услуг Компании;
- формы и методы ведения рекламных кампаний;
- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
- психологию и принципы продаж;
- технику мотивации клиентов к покупкам;
- этику делового общения;
- правила установления деловых контактов;
- основы социологии, психологии и мотивации труда.
1.3. На должность менеджера по продажам назначаются лица с высшим образованием, с опытом работы в области продаж не менее одного года.
1.4. Менеджер по продажам подчиняется генеральному директору, а также руководителю отдела продаж.
2. Задачи должности
2.1. Выполнение планов, установленных руководством по продажам услуг Компании.
2.2. Привлечение новых клиентов и развитие существующих
3. Должностные обязанности
Менеджер по продажам:
3.1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения услуг Компании.
3.2. Изучает рынок труда, рынок услуг кадровых агентств (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.
3.3. Выявляет потенциальных и перспективных потребителей услуг и устанавливает деловые контакты.
3.4. Ведет и пополняет базу компаний - потенциальных клиентов, осуществляет "холодные" звонки, рассылает коммерческие предложения, назначает встречи, проводит телефонные и личные переговоры.
3.5. Заключает договоры с клиентами на предоставление консалтинговых и рекрутинговых услуг.
3.6. Контролирует оплату по заключенным договорам.
3.7. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
3.8. Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о клиентах (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние).
3.9. Составляет регулярные отчеты по результатам работы.
Менеджер по продажам имеет право:
4.1. Самостоятельно определять формы продаж консалтинговых и рекрутинговых услуг и установления деловых связей с клиентами.
4.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
Менеджер по продажам несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. Небрежное, халатное отношение к предоставлению услуг клиентам Компании - дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
5.3. Невыполнение установленного личного ежемесячного плана по продажам - дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
Примерный образец должностной инструкции
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.
1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.
На секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.
3. Должностные обязанности
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;
- организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;
- выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.
3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.
3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.
4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
Секретарь несет ответственность за;
5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Карта ознакомления с локальными нормативными актами
