О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвер

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденную постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.12.2013 № 100

В целях обеспечения унифицированного подхода к ведению делопроизводства в арбитражных судах Российской Федерации Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, руководствуясь статьей 13 Федерального конституционного закона от 28.04.1995 № 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», постановляет внести в Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (далее - Инструкция), утвержденную постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.12.2013 № 100, следующие изменения:

Пункт 21.6 Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:

«В случае обжалования судебного акта при поступлении в вышестоящий суд судебного дела из Хозяйственного суда Республики Крым или Хозяйственного суда города Севастополя регистрационный номер судебного дела подлежит приведению в соответствие с форматом номера, установленным пунктом 21.7 Инструкции (изменяется индекс суда, исключается код судьи, при этом порядковый номер дела и календарный год остаются неизменными). В дальнейшем номером судебного дела является измененный номер судебного дела, который вносится на обложку судебного дела. В тексте судебных актов должны указываться как измененный номер дела, так и первоначальный.».

2. Абзац второй пункта 22.13 Инструкции изложить в следующей редакции:

«Специалист делопроизводства судебного состава/секретарь судебного заседания/помощник судьи вправе в период рассмотрения дела осуществлять прошивку дела железными скобами с помощью специальных технических средств. В случае обжалования судебного акта перед направлением дела в суды апелляционной и кассационной инстанций последний том дела должен быть прошит в порядке, установленном пунктом 22.11 Инструкции, при этом железные скобы из последнего тома дела должны быть удалены. В случае обжалования судебного акта перед направлением дела в суд надзорной инстанции все тома дела должны быть прошиты в порядке, установленном пунктом 22.11 Инструкции, при этом железные скобы из всех томов дела должны быть удалены.».

3. В абзаце втором пункта 26.36 Инструкции слова «, подписанным руководителем подразделения делопроизводства,» исключить.

4. В Приложении № 1 к Инструкции:

а) после строки с информацией о Двадцатом арбитражном апелляционном суде включить строку следующего содержания:

«Двадцать первый
арбитражный
апелляционный суд
(Севастопольский
апелляционный
хозяйственный суд)

Письмо ВАС РФ от N С6-7

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 14 мая 1998 г. No. С6-7/УД-344

Направляется для сведения и учета в работе справка о результатах рассмотрения вопросов, касающихся делопроизводства, поставленных в информациях арбитражных судов по итогам работы за 1997 год.

При наличии предложений или замечаний по тем или иным практическим вопросам ведения делопроизводства и путях их решения прошу сообщить об этом непосредственно в Управление делопроизводства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Высшего Арбитражного Суда

О РЕЗУЛЬТАТАХ РАССМОТРЕНИЯ ВОПРОСОВ,

КАСАЮЩИХСЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ПОСТАВЛЕННЫХ

В ИНФОРМАЦИЯХ АРБИТРАЖНЫХ СУДОВ

ПО ИТОГАМ РАБОТЫ ЗА 1997 ГОД

Управлением делопроизводства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации изучены информации арбитражных судов о работе за 1997 год в части, касающейся организации делопроизводства и предложений по его совершенствованию.

Делопроизводство в судах ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной Приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 26 марта 1996 г. No. 7. Во всех судах организованы занятия по ее изучению специалистами, занимающимися делопроизводством. Многие суды предусмотрели такие занятия и в планах работы на 1998 г.

В арбитражных судах систематически, как правило ежеквартально, проводятся проверки организации ведения делопроизводства в судебных составах и структурных подразделениях с последующим обсуждением итогов на оперативных совещаниях с участием судей и специалистов. Отдельные арбитражные суды обсуждали итоги проверок на заседаниях президиумов. Такая практика, как видно из отчетов, приносит положительные результаты. устраняются выявленные упущения и недостатки, определяются конкретные меры по их предупреждению, повышается квалификация специалистов по делопроизводству, их правовая подготовка.

При применении Инструкции в некоторых судах возникли вопросы, которые, по мнению Управления делопроизводства, было бы необходимо решать следующим образом.

1. Регистрацию повторно поступивших исковых заявлений после их возвращения истцам по основаниям, предусмотренным пунктами 1, 2, 4 - 6, 8 части 1 статьи 108 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, следует производить по мере их поступления по очередному новому порядковому номеру.

При большом объеме поступающей документации регистрация может производиться в нескольких журналах (компьютере) по ее различным видам: исковые заявления; заявления о несостоятельности (банкротстве); апелляционные жалобы; кассационные жалобы; заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам; дополнительно поступившие материалы по судебным делам; законодательные, нормативные документы и т.д.

2. Поступающие заявления о несостоятельности (банкротстве) организаций и лиц следует регистрировать как исковые заявления.

Заявления арбитражных управляющих, требования и жалобы кредиторов о нарушении их прав и интересов, поданные в ходе наблюдения, внешнего управления или конкурсного производства, регистрируются по номеру соответствующего дела о банкротстве как дополнительно поступившие документы.

3. Опись документов судебного дела должна начинаться судом первой инстанции и продолжаться по мере поступления новых документов под порядковыми текущими номерами в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях, т.е. должна быть единой.

4. В случае отмены апелляционной инстанцией определения суда об отказе в принятии искового заявления или о его возвращении исковое заявление следует считать поданным в день первоначального обращения в арбитражный суд, и судебное дело должно формироваться, начиная с искового заявления.

5. Копии судебных актов и документов, имеющихся в материалах судебного дела, выдаются по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, с письменного разрешения судьи - председательствующего по делу либо руководства арбитражного суда.

Порядок выдачи подлинных документов из материалов судебного дела регулируется совместным письмом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 5 мая 1997 г. No. С1-5/ОУ-306.

6. Судебное дело, по которому исковые требования были удовлетворены, подлежит сдаче в архив после вступления судебного акта в законную силу, а при необходимости принудительного его исполнения после передачи (направления) исполнительного листа взыскателю.

Если в удовлетворении исковых требований отказано либо производство по делу прекращено, судебное дело подлежит передаче в архив после вступления в законную силу вынесенного решения или определения.

7. Копии и дубликаты документов, уже имеющихся в материалах судебного дела, возвращаются судьей заявителю с отметкой о их возвращении за подписью судьи в перечне приложений против наименований возвращаемых документов, указанных в поступившем заявлении. В случае поступления таких документов по почте они возвращаются представившему их лицу почтовым отправлением с сопроводительным письмом, в котором указываются причина возврата, название документа и количество листов.

8. Судья - председательствующий по делу и все судьи при рассмотрении дел коллегиально подписывают только подлинник решения, определения, постановления суда, который подшивается в судебное дело. Копии, направляемые сторонам, другим лицам и организациям, удостоверяются подписью судьи - председательствующего по делу и должностного лица, ответственного за делопроизводство в суде, с приложением гербовой печати суда. Это требование соблюдается и в тех случаях, когда копии изготовлены путем ксерокопирования.

9. В соответствии с пунктом 2.11 Инструкции регистрационный номер искового заявления присваивается арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем рассмотрении дела в судебных инстанциях.

Однако это требование, как показали отчеты, выполняется не во всех судах. В отдельных судах регистрационный номер судебному делу присваивается после принятия судом искового заявления к производству, вследствие чего этот номер не совпадает с регистрационным номером искового заявления, что недопустимо.

В других судах в регистрационный номер помимо номера судебного состава включаются номер дела при регистрации дел в судебном составе, номер отдела судьи; к основному номеру дописываются номера дел, присваиваемые при их рассмотрении апелляционной и кассационной инстанциями и т.д.

Такое положение нарушает принцип единообразия присвоения регистрационных номеров судебным делам.

Порядок регистрации, предусмотренный пунктом 2.11 Инструкции, должен быть единым независимо от штатной численности судей, количества поступающих исковых заявлений и рассмотренных дел.

За два года применения Инструкции арбитражными судами выявилась необходимость внесения некоторых дополнений и изменений ее отдельных положений, что нашло отражение в предложениях арбитражных судов, содержащихся в отчетах о работе.

Эти предложения касаются следующих вопросов:

а) изменения внешней и внутренней стороны обложки судебного дела с целью упрощения заполнения отдельных граф, отметок о движении дела в судебных инстанциях;

б) порядка регистрации судебных дел при объединении дел в одно производство и выделения исковых требований в отдельное производство;

в) формирования судебных дел (последовательности подшивки протокола судебного заседания и решения (определения) суда);

г) оформления акта об отсутствии документов или приложений к ним в поступивших в суд пакетах;

д) порядка перерегистрации не рассмотренных в истекшем году судебных дел по истечении календарного года;

е) порядка регистрации дел, возвращенных на новое судебное рассмотрение после отмены решения (определения, постановления) арбитражных судов;

ж) порядка подготовки судебных дел к сдаче в архив суда.

Кроме того, предлагается дополнить Инструкцию разделами о делопроизводстве суда, связанном с деятельностью по исполнению судебных актов арбитражных судов; о порядке прохождения кассационной жалобы. Имеются предложения о совмещении в одной карточке двух ныне действующих - регистрационно - контрольной и статистической, о сокращении дублирующих граф приложений 45 и 46 инструкции и их упрощении; о необходимости уплаты госпошлины за повторную выдачу судебных актов и выдачу копий документов из материалов судебного дела.

Указанные вопросы поставлены в отчетах о работе за 1997 год Федеральным арбитражным судом Волго - Вятского округа, арбитражными судами Омской, Кировской, Курской, Орловской, Ростовской, Свердловской, Тамбовской, Тюменской, Воронежской, Калужской, Брянской, Астраханской областей и города Москвы, Приморского, Ставропольского краев, Республик Адыгея, Алтай, Бурятия, Карачаево - Черкесская. Татарстан, Хакасия, Чувашская и ряда других. Они касаются деятельности не только Управления делопроизводства, но и других подразделений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, и будут рассмотрены дополнительно.

Что же касается предложений разработать "типовую" инструкцию по делопроизводству для арбитражных судов с небольшим численным составом судей и специалистов, подготовить образец формирования "предельно объемного" дела, то представляется, что в этом нет необходимости, так как пункт 1.1 действующей Инструкции дает председателям арбитражных судов возможность организовать делопроизводство в суде с учетом структуры, штатной численности и технической оснащенности суда.

Исходя из этого положения, федеральные арбитражные суды Поволжского, Западно - Сибирского округов, арбитражные суды города Москвы, Московской, Новосибирской, Вологодской, Архангельской, Белгородской областей, Республик Карелия и Татарстан и ряд других разработали для себя инструкции по делопроизводству, сохранив основные, принципиальные позиции Инструкции от 26 марта 1996 г. No. 7.

В некоторых судах разработаны и утверждены памятки по делопроизводству, детализирующие те или иные этапы работы с документами (арбитражные суды Удмуртской Республики, Тверской области, Санкт - Петербурга и Ленинградской области). Такая практика свидетельствует о творческом подходе к организации и ведению делопроизводства.

Поскольку практически невозможно регламентировать все детали и технические стороны делопроизводства, такие вопросы, как оформление сопроводительных писем к делам и документам, направляемым из арбитражного суда в кассационную инстанцию или другим адресатам, к возвращаемым сторонам копиям документов, уже имеющимся в деле; порядок информирования руководства суда о временном выбытии ответственного исполнителя и необходимости передачи имеющихся у него документов другому; периодичность сдачи дел в архив; время отправки исходящей корреспонденции (в начале или конце рабочего дня), могут решаться руководством арбитражного суда в оперативном порядке.

Управление делопроизводства считает целесообразным информировать об изложенном арбитражные суды с тем, чтобы затронутые в справке вопросы могли быть обсуждены судьями и специалистами, мнение которых по улучшению организации делопроизводства будет учтено при разработке дополнений и изменений в действующую Инструкцию.

Тема 3

Главная | О нас | Обратная связь

Вопрос 1. Общая характеристика Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях (утв. Приказом от 25 марта 2004 г. №27).

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана на основе Федерального конституционного закона от 28.04.1995 № 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее – АПК РФ, Кодекс), иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы делопроизводства и судопроизводства, приказов и распоряжений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (далее – ВАС РФ), а также в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с учетом положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 № 477 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751).

Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их подготовки и оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печати и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями арбитражных судов.

Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности арбитражных судов и повышения его эффективности путем унификации, а также применения систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства в арбитражных судах Российской Федерации

Ведение делопроизводства в судебных составах арбитражного суда осуществляется секретарями судебных заседаний, специалистами по делопроизводству судебных составов либо при необходимости помощниками судей. В других структурных подразделениях суда делопроизводство ведется специалистами, на которых функции делопроизводства возложены должностным регламентом, либо работниками подразделения, которым руководителем подразделения наряду с другими обязанностями поручено выполнение такой работы. Обязанности этих работников определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателями арбитражных судов.

I. Специалисты подразделения делопроизводства арбитражного суда:

- регистрируют в САС исковые заявления (заявления) (далее – исковые заявления), дополнительные материалы по делу, в том числе поданные в электронном виде;

- апелляционные, кассационные жалобы и приложенные к ним документы в САС;

- предварительно определяют специализацию споров по поступившим заявлениям и вносят в САС данные из классификаторов системы;

- передают поступившие исковые заявления в судебный состав согласно установленной специализации и вводят информацию об этом в САС;

- формируют реестры передачи документов судьям или в судебные составы и подразделения и передают документы по реестру специалистам по делопроизводству судебного состава или иному уполномоченному на прием документов лицу;

- осуществляют поиск информации по документам и делам;

- оформляют справки о непоступлении в суд искового заявления (заявления) при поступлении запросов;

- регистрируют судебные дела, поступившие для рассмотрения из других судов, вводят в САС необходимые сведения по судебному делу;

- формируют реестры для отправки судебных дел и документов отделениями почтовой связи и оформляют почтовую корреспонденцию, в том числе формируют списки бандеролей для отправки отделениями почтовой связи;

- вносят в САС информацию о дате отправки документов и дел, почтовые адреса и иные обязательные реквизиты истцов, ответчиков, третьих лиц;

- формируют и печатают конверты, наклейки на бандероли или посылки для отправки их отделениями почтовой связи;

- ведут учет количества поступивших в суд документов и дел, составляют соответствующие сводки;

- формируют и оформляют дела по номенклатуре.

II. На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

- заполнение статистической карточки по делу;

- направление и вручение под расписку копий судебных актов лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи;

- направление извещений о времени и месте судебного заседания;

- размещение списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационных стендах или киосках.

- проверка явки арбитражных заседателей в судебное заседание, информирование судьи об их неявке и причинах неявки, если они известны;

- ведение протокола судебного заседания;

- организация ведения аудиопротокола и последующая его обработка;

- ознакомление с протоколами лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

- содействие судье в проведении видеоконференц-связи;

- факсов, подшивка их текста в судебное дело;

- заполнение бланков исполнительных листов по делам;

- по указанию судьи возвращение по заявлениям лиц, участвующих в деле;

- выдача на основании вынесенного судом судебного акта вещественных доказательств лицу (организации), представившему их, или лицу, определенному судом;

- по указанию судьи ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц с материалами судебного дела (производства);

- подготовка судебных дел для сдачи в архив, сдача дел в архив;

III. На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения возлагаются следующие обязанности:

- прием по реестру под расписку от специалистов подразделения делопроизводства исковых заявлений, дополнительных материалов, других документов и судебных дел;

- на основании визы председателя судебного состава передача исполнителям по реестру исковых заявлений и судебных дел;

- передача исполнителям дополнительных материалов к поступившим исковым заявлениям, писем, жалоб и иных обращений;

- формирование реестра отправки дел и документов;

- формирование документов для вложения в почтовые конверты, печатание на конвертах адресов отправителей и получателей, заполнение почтовых уведомлений о вручении корреспонденции адресатам;

- печатание наклеек для пакетов и бандеролей, конвертование пакетов и бандеролей;

- информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;

- своевременная подготовка заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;

- хранение печатей, штампов, бланков, используемых в работе, в судебном составе, подразделении;

IV. Помощник судьи, обеспечивая исполнение судьей полномочий и содействуя осуществлению правосудия, на основании поручений судьи выполняет следующие обязанности:

- изучает поступившие судье исковые заявления, заявления, жалобы, представления и вносит предложения по их рассмотрению;

- принимает участие в решении задач подготовки дела к судебному разбирательству, включая подбор законов и иных нормативных правовых актов, материалов судебной практики, необходимых для рассмотрения дела;

- подготавливает заключения по сложным и спорным вопросам применения норм материального права;

- оказывает судье помощь в совершении действий при подготовке дела к судебному разбирательству, предусмотренных статьей 135 АПК РФ.

- принимает участие в организации подготовки и проведения судебного процесса;

- готовит судье информацию о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, а также о причинах их неявки в судебное заседание;

- контролирует поступление документов, истребованных судом;

- оказывает судье содействие в организации и проведении видеоконференц-связи судебного заседания;

- ведет протокол судебного заседания в случаях отсутствия в суде секретарей судебного заседания;

- контролирует правильность заполнения электронных статистических карточек;

- проверяет в САС полноту и правильность заполнения реквизитов судебных;

- подготавливает с использованием САС периодические (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) статистические отчеты по рассмотрению судебных дел;

- готовит данные и материалы, необходимые судье для обобщений, докладов, статей, выступлений.

2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции в арбитражных судах Российской Федерации.

Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в группе регистрации подразделения делопроизводства. Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений связи, от организаций, специализирующихся на доставке почтовой корреспонденции и грузов, от фельдъегерской службы, подразделений специальной связи, по каналам электронной связи, в том числе с сайта арбитражного суда, представителей юридических и физических лиц в течение всего рабочего дня. Регистрация заявлений производится в день поступления в суд. Документы, поступившие в рабочие дни после 15 часов, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день.

Прием корреспонденции, подаваемой нарочным, ведется в течение всего рабочего дня суда, однако в связи с большим количеством поступающей корреспонденции и с учетом штатной численности работников, осуществляющих прием, обработку и регистрацию корреспонденции, сдаваемой гражданами и представителями организаций через приемную суда, приказом арбитражного суда время приема корреспонденции может быть сокращено не более чем на три часа.

В случае сокращения времени приема в суде должна быть размещена информация об альтернативном способе подачи документов в суд, в том числе путем пересылки почтового отправления либо посредством сервиса электронной подачи документов, а также с использованием ящика приема корреспонденции, установленной в здании арбитражного суда. В выходные и праздничные дни прием корреспонденции не ведется.

На всех стадиях работы с судебными документами, присылаемыми в конвертах или передаваемыми непосредственно в суд, а также при формировании томов судебных дел работники подразделений делопроизводства и судебных составов при обнаружении на конверте или документе грифа секретности обязаны немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю и передать такие конверты без вскрытия и документы в режимно-секретное подразделение.

Прием документов от представителей юридических и физических лиц производится в незапечатанном виде. Запечатанные конверты (пакеты) вскрываются специалистом экспедиции в присутствии лица, доставившего пакет, либо лицом, доставившим пакет. В здании арбитражного суда может быть установлен ящик для приема корреспонденции в запечатанных пакетах, при этом на ящике должно быть указано время выемки корреспонденции из ящика. Выемка корреспонденции из ящиков осуществляется ежедневно, ее обработка производится аналогично обработке корреспонденции, поступившей по каналам почтовой связи.

При приеме документов от юридических и физических лиц все подлинники и копии документов, указанные в приложении к основному документу, проверяются по количеству и наименованию. Если документы представлены не в полном или в большем, чем в описи, объеме или вместо подлинных документов представлены их копии и это в приложении не оговорено, специалист экспедиции вправе предложить лицу, сдающему документы, внести изменения в приложение. После внесения соответствующих изменений лицом, сдающим документы, документы принимаются. В случаях, когда сдающий документы отказывается внести соответствующие изменения в приложение и настаивает на приеме документов, специалист экспедиции обязан их принять. При этом составляется акт в трех экземплярах, подписываемый работником экспедиции и лицом, сдающим документы.

Если лицо, сдающее документы, отказывается подписать акт, то об этом факте делается запись в акте с указанием причины отказа. Один экземпляр акта передается лицу, сдающему документы, другой подшивается в дело по номенклатуре экспедиции, третий передается вместе с документами в судебный состав или структурное подразделение суда.

При поступлении в арбитражный суд нечитаемых документов или их копий, а также документов, имеющих серьезные повреждения, исключающих возможность правильно определить их содержание, специалист экспедиции составляет акт об указанных недостатках в двух экземплярах, подписываемый специалистами экспедиции. Такие документы регистрируются в САД и сопроводительным письмом о возврате документов, подписанным руководителем подразделения делопроизводства, направляются заявителю вместе с поступившими документами. Второй экземпляр акта помещается в дело по номенклатуре экспедиции.

Регистрация исковых заявлений и других процессуальных документов ведется отдельно от остальных документов.

На каждый первично поступивший документ заполняется электронная регистрационная карточка в САС (для документов процессуального характера) или САД (для писем, обращений, жалоб, служебной переписки) и осуществляется регистрация входящего документа.

Не подлежат отдельной регистрации возвращенные отделениями почтовой связи вследствие неполучения или ненахождения адресата почтовые отправления с копиями судебных актов, а также почтовые уведомления с отметкой о вручении почтового отправления адресату.

На конвертах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер. Такие конверты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам.

При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому документу, в котором наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются ксерокопии конверта с отметкой о местонахождении подлинника конверта. Записи заверяются подписью специалиста с ее расшифровкой.

Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел, предназначенные для рассмотрения председателем арбитражного суда, заместителями председателя арбитражного суда, руководителями структурных подразделений суда, регистрируются в САД и передаются под расписку в реестре в секретариат председателя суда, секретарю (в приемную) соответствующего заместителя председателя или руководителя подразделения.

При регистрации документа непроцессуального характера ему присваивается уникальный регистрационный номер в зависимости от вида входящего документа и лица или подразделения, которому он адресован. Регистрационный номер входящего документа состоит из следующих реквизитов: XX-NNNN/ГГГГ, где: XX – код подразделения арбитражного суда, которому адресован документ; NNNN – порядковый номер поступившего документа в текущем календарном году; ГГГГ – текущий календарный год.

Код подразделения, как правило, состоит из условных буквенных обозначений судебных составов и подразделений. Например: С – председатель арбитражного суда; С1, С2, С3 – заместители председателя суда; ОК – отдел кадров и т.д.

Подлинник документа остается для хранения в подразделении арбитражного суда, на которое приказом арбитражного суда возложена функция по хранению документов непроцессуального характера, а в случае отсутствия в суде такого подразделения – направляется в структурное подразделение арбитражного суда, ответственное за исполнение документа. В случае необходимости структурное подразделение вправе запросить подлинник документа для ознакомления с ним.

Зарегистрированные подразделением делопроизводства документы повторно в других подразделениях суда не регистрируются. Специалисты подразделения делопроизводства передают помощнику судьи/специалисту судебного состава или делопроизводителю подразделения все документы и дела исключительно по реестру (журналу передачи исковых заявлений, дополнительных документов в судебный состав) с указанием инициалов и фамилии получившего, даты передачи. Передача может осуществляться как в электронной, так и в документарной форме.

При передаче документов и дел из одного структурного подразделения суда в другое ответственность за контроль правильности и своевременности внесения соответствующей информации в электронную регистрационную карточку документа/дела лежит на подразделении, передающем документ или дело. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта, телефонограммы и факсимильная связь. Сообщения, поступившие в арбитражный суд по электронной почте, каналам факсимильной связи и посредством телефонограмм, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях, и передаются адресатам после регистрации.

Получение и отправку телеграмм, телефонограмм, документов по каналам факсимильной связи и электронной почте осуществляют специалисты секретариатов (приемных) руководства арбитражного суда, подразделения делопроизводства, судебных составов и подразделений.

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи или электронной почте из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и от депутатов, жалобы на действия судей, на нарушения законности в арбитражном суде, а также факсограммы и электронные сообщения, адресованные председателю арбитражного суда, регистрируются по общим правилам в САД и передаются незамедлительно в секретариат председателя арбитражного суда для решения вопроса о дальнейшей работе с этими документами.

Документ, подлежащий передаче по каналам факсимильной связи, изготавливается шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, через 1,5 интервала, передается сотруднику отдела делопроизводства, ответственному за передачу документов по каналам факсимильной связи. Неправильно оформленный материал возвращается исполнителю.

3. Прохождение исковых заявлений и судебных дел в первой инстанции системы арбитражных судов Российской Федерации.

Поступившее по почте исковое заявление (заявление), подписанное истцом (заявителем) или его представителем, и указанные в приложении документы принимаются экспедицией. Специалист экспедиции ставит на заявлении штамп с датой поступления и свою подпись.

Когда заявитель лично сдает документы, принимающий их специалист проставляет на втором экземпляре заявления (копии) штамп с полным наименованием арбитражного суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается.

В день поступления все заявления должны быть переданы в группу регистрации.

При объединении нескольких однородных дел, в которых участвуют одни и те же лица, в одно производство для совместного рассмотрения делу присваивается номер, указанный в определении суда об объединении дел. В базу данных, журнал учета или карточку специалист судебного состава вносит информацию о дате и существе определения по каждому из объединенных дел и передает дела в группу регистрации, которая производит перерегистрацию. К делу, номер которого оставлен без изменения, приобщаются остальные объединенные с ним дела.

В выделенном в отдельное производство деле должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных и иных документов, имеющих значение для данного дела.

Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Документы подшиваются секретарем судебного заседания в дело с твердой обложкой на четыре прокола у корешка дела. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 150 листов.

Опись документов, начатая судом первой инстанции, продолжается по мере поступления новых документов, принятия судебных актов и т.д. под порядковыми текущими номерами в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях, т.е. должна быть единой, если дело составляет один том. Если дело состоит из нескольких томов, дополняется опись последнего тома. В конце описи каждого тома цифрами и прописью указывается количество листов, составляющих том, опись заверяется секретарем судебного заседания, который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и ставит свою подпись.

Лицам, участвующим в деле, выдаются под расписку или высылаются заказной почтой (в необходимых случаях с уведомлением) копии судебных актов, верность которых свидетельствуют секретари судебных заседаний (помощники судей) или специалисты судебных составов, если не требуется заверения копии гербовой печатью.

В правом верхнем углу каждого листа копии ставится штамп "Копия". На последнем листе под текстом ставится штамп "Копия верна" с указанием в штампе полного наименования суда.

Подлинные документы из дела выдаются, как правило, после вступления завершающего судебного акта в законную силу сторонам, представившим их, по письменному заявлению; органам дознания и следствия — на основании мотивированного постановления; судам общей юрисдикции — на основании судебного акта этих судов. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и печатью судебного состава или отдела делопроизводства.

Судебные дела, не рассмотренные в истекшем календарном году, перерегистрации не подлежат и в новом календарном году проходят под номером, присвоенном исковому заявлению.

Вопрос 2. Делопроизводство по принятию арбитражным судом мер, направленных на обеспечение иска или имущественных интересов заявителя.

Обеспечительные меры допускаются на любой стадии арбитражного процесса по заявлению о принятии обеспечительных мер, представлении документов об уплате государственной пошлины, предоставлении встречного обеспечения.

Заявление об обеспечении иска может быть подано одновременно с исковым заявлением или в процессе производства по делу до принятия окончательного судебного акта и регистрируется в день поступления группой регистрации по номеру, присвоенному исковому заявлению. Ходатайство об обеспечении иска может быть изложено в исковом заявлении.

В заявлении об обеспечении иска может быть указано встречное обеспечение, если оно произведено, точные почтовые адреса, номера телефонов, факсов, адреса электронной почты лиц, участвующих в деле.

Если заявление подано в процессе производства по делу, оно регистрируется как документ, дополнительно поданный к судебному делу.

В этот же день заявление об обеспечении иска или исковое заявление с таким ходатайством по реестру передается под расписку специалисту судебного состава, в котором находится на рассмотрении исковое заявление (заявление), и тот незамедлительно передает документы председателю судебного состава, если судья для рассмотрения дела еще не назначен, или судье, в производстве которого находится дело, по которому подано заявление об обеспечении иска.

Рассмотрение указанного заявления производится единолично судьей без извещения сторон не позднее следующего дня после поступления заявления в суд. В случае оставления заявления без движения о принятом определении в день его вынесения извещается лицо, подавшее заявление, телеграммой, электронной почтой, факсимильной связью. После устранения нарушений, указанных судом, заявление незамедлительно регистрируется по ранее присвоенному номеру и по реестру передается судье, вынесшему определение.

Поскольку определение суда об обеспечении иска приводится в исполнение немедленно, исполнительный лист выписывается и выдается лицу, обратившемуся с заявлением об обеспечении, или направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением в день вынесения определения.

Вопрос 3. Делопроизводство по восстановлению утраченных судебных дел в арбитражных судах Российской Федерации.

В случае утраты судебного дела оно может быть восстановлено судом по заявлению лиц, участвовавших в деле, или по инициативе суда.

О восстановлении утраченного судебного дела судом выносится определение, которое направляется лицам, участвовавшим в деле. Суд может предложить им представить суду имеющиеся у них документы, касающиеся указанного дела.

Утраченное дело в соответствии с определением суда подлежит полному или частичному восстановлению.

Заявление о восстановлении утраченного судебного дела подается в суд, рассмотревший дело в первой инстанции. К заявлению прилагаются сохранившиеся у заявителя документы или их копии, имеющие отношение к делу.

Суд по своей инициативе может запросить у организаций и предприятий документы или их копии, бывшие предметом рассмотрения в судебном заседании по утраченному делу, а также направленные в ходе рассмотрения дела копии судебных актов. В необходимых случаях суд может допросить в качестве свидетелей лиц, присутствовавших при совершении процессуальных действий, а также лиц, входивших в состав суда, рассматривавшего дело, лиц, исполнявших судебные акты по делу.

При невозможности восстановления утраченного судебного дела вследствие недостаточности собранных материалов суд выносит определение о прекращении разбирательства заявления о восстановлении судебного дела, которое направляется лицам, участвовавшим в деле.

Восстановленному делу присваивается регистрационный номер утраченного дела.

Вопрос 4. Делопроизводство по приему и рассмотрению апелляционных жалоб в арбитражных судах Российской Федерации.

Делопроизводство по прохождению апелляционной жалобы в суде первой инстанции. Апелляционная жалоба на решение арбитражного суда первой инстанции, не вступившее в законную силу, подается лицами, участвующими в деле, а также иными лицами, в суд, принявший решение в первой инстанции.

До истечения апелляционного срока, установленного законом на обжалование, дело не может быть истребовано из суда первой инстанции.

Лица, участвующие в деле, могут знакомиться в суде с материалами дела, делать выписки, представлять отзывы на апелляционную жалобу, знакомиться с жалобами и объяснениями, поступившими от других лиц, участвующих в деле.

Жалоба в установленный срок может быть отправлена заявителем в суд первой инстанции через отделение связи или передана в экспедицию суда, вынесшего решение.

К апелляционной жалобе должны быть приложены: копия оспариваемого решения; документы, подтверждающие уплату государственной пошлины в установленном порядке и размере или право на получение льготы по уплате государственной пошлины; документ, подтверждающий направление или вручение другим лицам, участвующим в деле, копии апелляционной жалобы и документов, которые у них отсутствуют; доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание апелляционной жалобы.

К жалобе могут быть приложены ходатайства о предоставлении отсрочки, рассрочки уплаты государственной пошлины или об уменьшении ее размера (в виде отдельного документа или изложены в самой жалобе).

К жалобе, поступившей в экспедицию из отделения связи, приобщается конверт. На первом листе жалобы в правом нижнем углу, свободном от текста, проставляется штамп суда первой инстанции с датой поступления в суд и подписью принявшего лица, проверяется наличие указанных в приложении документов, в частности документов, подтверждающих направление копии жалобы и приложенных к ней документов другим лицам, участвующим в деле.

При приеме документов непосредственно специалистом отдела делопроизводства арбитражного суда штамп ставится на первом экземпляре жалобы, остающейся в суде, и на ее копии, которая передается заявителю.

В этот же день жалоба передается в группу регистрации.

В конце рабочего дня специалист группы регистрации составляет реестр поступивших в течение дня жалоб раздельно по судебным составам, рассмотревшим дела, и передает с жалобой специалистам составов под расписку.

Если жалоба поступила в суд во второй половине рабочего дня, она оформляется и передается в судебный состав не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Делопроизводство по прохождению апелляционной жалобы в арбитражном суде апелляционной инстанции. На поступившем судебном деле специалист экспедиции арбитражного суда апелляционной инстанции ставит штамп с полным наименованием арбитражного суда апелляционной инстанции, дату поступления, свою подпись. Дело вместе с жалобой передается в группу регистрации в день поступления в суд или не позднее первой половины следующего дня по реестру передачи. Специалисты группы регистрации не позднее первой половины следующего дня после поступления жалобы производят ее регистрацию по очередному порядковому номеру поступающих апелляционных жалоб. На лицевой стороне обложки судебного дела в месте, отведенном для суда апелляционной инстанции, указывается регистрационный номер, состоящий из индекса апелляционного суда - 01АП, 02АП и т.д. порядкового номера и года поступления апелляционной жалобы с делом в суд. При необходимости указывается номер судебного состава, дата поступления жалобы с делом в суд апелляционной инстанции.

На лицевой стороне обложки "Апелляционное производство" специалисты группы регистрации проставляют указанный выше регистрационный номер, информацию о поступлении вводят в базу данных, вносят в регистрационную карточку или журнал.

В этот же день "Апелляционное производство", жалоба и дело передаются по реестру под расписку специалисту соответствующего судебного состава согласно специализации, который вносит запись о получении в журнал регистрации поступающих жалоб и судебных дел

Незамедлительно после этого судебное дело с жалобой и "Апелляционное производство" передаются председателю судебного состава, который назначает согласно специализации и с учетом нагрузки судью-докладчика.

Если жалоба из отделения связи поступила непосредственно в экспедицию арбитражного суда апелляционной инстанции и оформлена в соответствии с требованиями, она регистрируется под очередным порядковым номером апелляционных жалоб и в этот же день, в крайнем случае не позднее первой половины следующего дня, передается руководителю отдела делопроизводства для подготовки сопроводительного письма о направлении апелляционной жалобы в суд.

Поступившее по запросу из арбитражного суда первой инстанции судебное дело с апелляционной жалобой принимается и регистрируется в этом случае в суде апелляционной инстанции по номеру, первоначально присвоенному апелляционной жалобе; срок для ее рассмотрения должен исчисляться с момента поступления дела в апелляционный суд.

Определение об оставлении апелляционной жалобы без движения находится на контроле у помощника судьи в судебном составе в течение срока, указанного в определении.

В судебное дело секретарь судебного заседания (помощник судьи, специалист судебного состава) подшивает: апелляционную жалобу; приложенные к ней копии и подлинники документов, не имеющихся в деле; письменные ходатайства, приложенные к ней; документы, подтверждающие уплату государственной пошлины или право на получение льготы по ее уплате; документ, подтверждающий направление или вручение копии жалобы другим лицам, участвующим в деле; доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание апелляционной жалобы; определение о принятии апелляционной жалобы к рассмотрению и возбуждении производства по ней; определение об оставлении апелляционной жалобы без движения (если указания определения были выполнены и жалоба вновь поступила в суд или жалоба поступила после отмены определения о ее возвращении); отзыв на жалобу, по ходу совершения процессуальных действий протоколы судебных заседаний; определения суда и постановление; машинописная копия постановления; дополнительно поступившие документы; истребованные судом документы; почтовые уведомления о вручении судебных актов в порядке их принятия; копии сопроводительных писем; запросы по мере их отправления и т.д.

При необходимости оформления второго, третьего и т.д. томов нумерация листов дела каждого нового тома начинается с первого листа.

Подлинники определений и постановление суда подшиваются после протоколов судебных заседаний, в ходе которых они были приняты.

Судебное дело подшивается и оформляется не позднее трех дней после принятия завершающего судебного акта.

Вопрос 5. Делопроизводство, связанное с исполнением судебных актов арбитражных судов.

Переписка и документация, связанные с приведением в исполнение и исполнением судебных актов, принятых арбитражным судом по делам, рассмотренным в первой инстанции, ведется специалистом по делопроизводству того судебного состава, который принял соответствующий судебный акт, в том числе и по делам, рассмотренным судами апелляционной и кассационной инстанций.

Приведение в исполнение судебных актов производится путем выдачи или направления секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) взыскателю исполнительных листов после вступления судебного акта в законную силу, а при немедленном исполнении - сразу после принятия судебного акта.

Исполнительные листы на взыскание денежных средств в доход бюджета направляются в налоговый орган или иной уполномоченный государственный орган по месту нахождения должника.

На взыскание государственной пошлины в доход федерального бюджета выписывается отдельный исполнительный лист.

Количество исполнительных листов определяется судьей, председательствовавшим в судебном заседании

По делам об оспаривании нормативных правовых актов копии решения направляются лицам, участвующим в деле.

На основании определения арбитражного суда о предварительных обеспечительных мерах, об обеспечении иска и обеспечении исполнения судебного акта секретарем судебного заседания выписывается исполнительный лист, который выдается или направляется заявителю (истцу, взыскателю).

Лицо, ответственное за учет и использование бланков исполнительных листов в отделе делопроизводства арбитражного суда, назначается председателем суда. В судебном составе лицо, ответственное за работу с бланками исполнительных листов и исполнительными листами, назначается председателем судебного состава.

Бланки исполнительных листов и исполнительные листы до момента их отправки или выдачи хранятся в металлических шкафах у лиц, ответственных за их хранение, учет и выдачу.

Бланки исполнительных листов изготавливаются только типографским способом с использованием средств защиты, по утвержденному образцу с указанием порядковых учетных номеров.

Бланки исполнительных листов и исполнительные листы являются документами строгой отчетности и подлежат учету в журналах, ведущихся лицами, ответственными за их хранение, учет и выдачу.

Ответственное лицо, получившее бланки исполнительных листов в отделе делопроизводства, несет персональную ответственность за их хранение, надлежащее оформление и выдачу.

Получаемые по мере необходимости в отделе делопроизводства бланки исполнительных листов заполняются секретарем судебного заседания. Каждый исполнительный лист подписывается судьей и заверяется гербовой печатью арбитражного суда.