положение о делопроизводстве и документообороте образец

СНТ Солнышко г

по делопроизводству в СНТ «Солнышко»

1.1. Инструкция по делопроизводству в СНТ «Солнышко» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования
к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся
в деятельности СНТ «Солнышко» (далее – СНТ) документов и является обязательной для всех членов СНТ участвующих в документообороте.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

Организация делопроизводства в СНТ осуществляется традиционным способом на бумажных носителях так и с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭДО).

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением СНТ.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность возлагается на Правление СНТ.

обеспечивают тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;

принимают меры к сокращению внутренней переписки и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);

обеспечивают ознакомление вновь принятых членов СНТ со структурой СНТ, Уставом о СНТ и настоящей Инструкцией, а также с установленным порядком работы, добиваясь соблюдения трудовой дисциплины, повышения оперативности и эффективности труда.

Правление несет персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.

Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя СНТ и на основании письменных запросов.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.

Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя СНТ в установленном порядке.

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в СНТ осуществляется членами СНТ или наемными работниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенными распоряжениями Правления СНТ. Права и обязанности данных работников определяются их должностными регламентами.

1.9. Правление периодически организует проверку состояния делопроизводства в СНТ и о результатах докладывает Председателю СНТ.

1.10. Документы, оформленные на бланках СНТ установленного образца, подписываются руководством СНТ. Все документы за подписью руководства СНТ регистрируются и направляются адресатам.

1.11. Переписка между членами СНТ по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены в оперативном порядке, не требует регистрации.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения работники СНТ передают документы по указанию соответствующего руководителя другим работникам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в СНТ. При увольнении работника передача документов и дел осуществляется по акту. Назначенные на должность работники, ответственные за ведение делопроизводства в СНТ, должны в 3-дневный срок с момента назначения на должность пройти инструктаж по работе с документами у Правления.

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в СНТ;

документ – официальный документ, созданный и оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот СНТ;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

оформление документа – представление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой, в соответствии с установленным порядком, проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина – направленное в СНТ письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

пометка «Для служебного пользования» – отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности СНТ, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в СНТ, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда СНТ;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности СНТ;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства – группа лиц на которых возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в СНТ.

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы СНТ оформляются на бланках установленного образца либо в виде электронных документов.

В СНТ используются следующие виды бланков:

бланк письма СНТ;

бланк письма Председателя;

бланк письма Правления;

общий бланк письма СНТ;

общий двусторонний бланк письма СНТ

Бланки документов СНТ разработаны на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

Состав реквизитов для каждого вида бланков:

для бланка приказа, решения, протокола:

полное наименование СНТ;

сокращенное наименование СНТ;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

для бланка письма СНТ:

полное наименование СНТ;

сокращенное наименование СНТ;

справочные данные о СНТ (почтовый адрес, номера телефона и факса, Интернет-адрес);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

для бланка письма Председателя:

полное наименование СНТ;

сокращенное наименование СНТ;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о СНТ (почтовый адрес, номера телефона и факса, Интернет-адрес);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

для бланка письма Правления:

полное наименование СНТ;

сокращенное наименование СНТ;

справочные данные о СНТ (почтовый адрес,

номера телефона и факса, Интернет-адрес, официальный адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

для общего бланка СНТ:

полное наименование СНТ;

сокращенное наименование СНТ;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

для общего двустороннего бланка письма СНТ:

полное наименование СНТ;

справочные данные о СНТ (почтовый адрес,

номера телефона и факса, Интернет-адрес, официальный адрес электронной почты).

Образцы бланков документов СНТ приведены в
приложениях № 1, № 2, № 3, № 4, № 5, № 6, № 7.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Установленные размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.

3.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.5. При переписке между подразделениями СНТ бланки не используются.

3.1.6. Состав вида и формы бланков, применяемых в СНТ, утверждаются Председателем СНТ по представлению Правления.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Председателя СНТ и утверждается приказом. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся Правлением.

3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности СНТ, являются:

б) наименование СНТ;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о СНТ;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.3. Наименование СНТ

Полное и сокращенное наименование СНТ, помещаемое на бланках документов, соответствует наименованию, закрепленному в свидетельстве о регистрации.

Сокращенное наименование СНТ на бланке помещают в скобках ниже полного наименования.

3.2.4. Должность лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем Председателя и Правления. Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) СНТ.

3.2.5. Подпись должностного лица

В состав подписи должностного лица входят личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией и оформляются пробелом от нее.

3.2.6. Вид документа

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РЕШЕНИЕ, ПРОТОКОЛ), издаваемого в СНТ, включается в бланк соответствующего вида документов. Наименование вида и разновидности документа не указывается в бланке письма.

3.2.7. Место составления

Место составления или издания документа указывается в бланках документов СНТ.

3.2.8. Справочные данные

Справочные данныео СНТ указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый и телеграфный адреса СНТ, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения.

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556): название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и подведомственные организации.

При адресовании документа органу власти, организации или ее структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже через 1 межстрочный интервал.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, которыми определен следующий порядок написания почтового адреса:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Открытое акционерное общество

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

3.2.10. Дата документа

Датой документа является дата его регистрации или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

3.2.12. Наименование документа

Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников СНТ.

Письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.2.13. Текст документа

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации, излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами с закрывающей скобкой. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах СНТ, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить. », «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («СНТ не возражает»).

Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посередине верхнего поля.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).

3.2.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем в специальной строке бланка при подготовке письма – ответа.

3.2.15. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

На документах, подлинники которых помещаются в дела СНТ, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.). В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело СНТ, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.)

Подпись И.О. Фамилия

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Документы, представляемые на подпись Председателю (заместителю Председателя) визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и Правлением (членом Правления), в ведомстве которого подготавливался проект документа.

Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.

3.2.18. Гриф утверждения

Гриф утверждения на документах, подлежащих утверждению, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.

При утверждении документа уполномоченным должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

Председатель Правления СНТ

Личная подпись И.О. Фамилия

При утверждении документа приказом, утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, материалы – УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

приказом по СНТ

от 24.12.2010 № 448

3.2.19. Оттиск печати

Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах финансового характера и подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте бланка документа или обозначенном отметкой «МП».

3.2.20. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита «Подпись», оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Подлинник документа находится в деле СНТ

№ ____ за _____ г.

Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой (для документов, направляемых по каналам электронной почты и факсимильной связи) или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона и печатаются, как правило, размером шрифта № 8.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

3.2.22. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа – резолюция оформляется в СЭДО в электронном виде, непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.

Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер документа, к которому относятся указания по исполнению документа.

Прошу подготовить проект договора до 05.02.2012

Дата Регистрационный № документа

В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть конкретным (например: «. Прошу рассмотреть и ответить. » или «. Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа. ») и не должно допускать двойного толкования (например: «. Для рассмотрения и ответа. »).

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: «созыв», «свод» или «ответственный»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

3.2.23. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле документа проставляется на регистрационной карточке СЭДО (в правом верхнем углу) и документах, поставленных на контроль. Обозначается буквой «К» или словом «Контроль» и датой исполнения поручения.

3.2.24. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ.

Документы, которые стояли на контроле, необходимо списывать в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.

3.2.25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, с пометкой «Для служебного пользования», указывается в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа.

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в СНТ устанавливается отдельным Приказом.

3.7. Оформление отдельных видов документов в СНТ

3.7.1. Состав документов СНТ

В деятельности СНТ создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, решения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. групп), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах СНТ.

Взаимные обязательства СНТ с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности СНТ создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных случаях в СНТ могут издаваться акты совместно с другими организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

3.7.2. Приказ, решение

Приказы и решения издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности СНТ, а также по основным, организационным и кадровым вопросам.

Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности СНТ.

Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам СНТ.

Решениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности СНТ и его структурных подразделений.

Образцы оформления проектов приказов СНТ представлены в приложении № 1

Образец проекта решения СНТ представлен в приложении № 2.

3.7.2.1. Приказы (решения) оформляются на бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты:

Наименование вида документа – приказ (решение) оформляется прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом, размер шрифта
№ 1. Выравнивается по центру.

Дата и регистрационный номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа (решения).

Датой приказа (решения) является дата его регистрации.

Место составления (издания) приказа (решения).

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются инициативные группы или конкретные лица.

Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о лице (группе), на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

Указанный пункт, как правило, отсутствует, если приказ (решение) содержит только нижеследующие пункты:

о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;

об утверждении Правил (Порядка, Методики, Нормативов, Положений и т.п.);

При наличии других пунктов в приказе (распоряжении) пункт о контроле за выполнением приказа (решения) должен быть в обязательном порядке.

Если приказ (решение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. ».

В приказ (решение) не следует включать пункт о доведении его до сведения кого-либо. Должностные лица, до сведения которых доводится приказ (решение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (решения).

При оформлении проекта приказа (решения) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа (решения).

Проекты приказов (решений) по основной деятельности и приложения к ним, представляемые на подпись руководству СНТ, визируются в следующем порядке:

исполнителем, внесшим проект на рассмотрение;

При этом дополнительно каждый лист проекта приказа (решения) визируется на оборотной стороне членами Правления.

Возражения по проекту приказа (решения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Подпись должностного лица.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности располагается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает Председатель Правления СНТ, в его отсутствие – должностное лицо, исполняющее его обязанности (в подписи в этом случае указывается должность «И.о. Председателя»), а также заместители Председателя в соответствии с распределением обязанностей по отдельным вопросам организации деятельности СНТ. Распоряжения подписывает Председатель или его заместитель в соответствии с распределением обязанностей.

Отметка об исполнителе проставляются на обороте последнего (подписного) листа приказа (решения) в нижней части.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, название структурного подразделения.

Приложение к приказу (решению) оформляется на отдельных листах бумаги, визируется членами Правления (или замещающим их лицам), подготовивших указанное приложение, на лицевой стороне последнего листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов (решений).

Внесение изменений в подписанный приказ, решение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Если в тексте делается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или решение. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.

Слова УТВЕРЖДЕН и УТВЕРЖДЕНО в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: план – УТВЕРЖДЕН, положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Если приложением к приказу (решению) является положение, регламент, перечень, список, план (мероприятий), состав (совета, оргкомитета, рабочей группы, комиссии) график и другие подобные документы, то наименование такого документа печатается жирным размером шрифта № 14 прописными буквами, как правило, вразрядку, центрируется, а заголовок печатается через один интервал (12 пт) после наименования со строчной буквы.

организационного комитета по подготовке и проведению

1-й детской встречи «День ребенка»

организации надзора за водопроводной системой

При издании утверждаемого приказом (решением) приложения как самостоятельного документа в правом углу первого листа указанного документа проставляется гриф утверждения со ссылкой на номер и дату утвердившего его приказа (решения).

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) шрифтом размером № 14 (в исключительных случаях допускается применять размер шрифта № 12).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.

3.7.2.2. Если в тексте проекта приказа (решения) СНТ упоминаются иные нормативные правовые акты, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

"(Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 15, ст. 2)".

Ссылки в тексте нормативного правового акта на неопубликованные акты, а также акты, не прошедшие в установленном порядке государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, не допускаются.

3.7.2.3. При подготовке распорядительных документов СНТ, протоколов заседаний и совещаний, выпускаемых в СНТ, используются установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

Слова «министерство», «федеральная служба», «федеральное агентство», «комиссия» во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного наименования или при повторении, рекомендуется их написание с прописной буквы. При отсутствии полного наименования слова «служба», «департамент», «главное управление», «управление» пишутся со строчной буквы.

3.7.2.4. Подготовка приказа (решения) включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.

3.7.2.5. Проекты приказов (решений) готовят и вносят на рассмотрение руководства СНТ на основании поручений Председателя, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов (решений), вносимые на основании поручений Председателя или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.

Поручения, содержащиеся в приказах (распоряжениях), должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (решений) по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление возлагается на Правление, которое готовит и вносит проект на рассмотрение Председателю СНТ.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (решений) осуществляет Правление.

3.7.2.6. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа (решения), проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 3.7.2.1 Инструкции).

Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа (решения) возражения или замечания излагаются в справке, подписываются и прилагаются к проекту.

При наличии разногласий по проекту документа вносящие его должны обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у Председателя с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Проект документа может быть представлен на подпись руководству СНТ с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у Председателя и подлинниками замечаний. Окончательное решение принимает Председатель.

3.7.2.7. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа (решения) существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.7.2.8. Проекты приказов (решений) могут быть возвращены внесшим их членам Правления для доработки либо в связи с отсутствием оснований для их издания.

3.7.2.9. Подписанные приказы (решения) по основной деятельности СНТ, а также по иным вопросам, находящимся в ведении СНТ, регистрируют по порядку номеров в пределах календарного года в установленном порядке.

Проекты приказов (решений) представляются на подпись руководству СНТ только через Правление.

Внесение поправок в подписанный приказ (решение) не допускается.

3.7.2.10. Приказы (решения) регистрируются в СЭДО по порядку номеров в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, приказы о командировании и распоряжения нумеруются отдельно.

3.7.2.11. Рассылка приказов (решений) адресатам, кроме приказов (решений), имеющих пометку «Для служебного пользования», осуществляется в электронном виде согласно информации, внесенной исполнителем в регистрационную карточку СЭДО.

3.7.2.12. Копии подписанных приказов (решений), имеющих пометку «Для служебного пользования», заверяются оттиском печати и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю.

3.7.2.13. Выписка из приказа оформляется на общем бланке СНТ и заверяется печатью.

Выписка из приказа содержит реквизиты:

наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);

дата и номер (те же, что у приказа);

часть текста (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово «п р и к а з ы в а ю:» и необходимая часть текста);

подпись (указывается наименование должности и инициалы с фамилией должностного лица, подписавшего приказ);

отметка о заверении копии (заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).

3.7.3. Положение, правила, инструкция, регламент

3.7.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности СНТ.

Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых СНТ.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями лиц.

Инструкция содержит нормы, устанавливающие кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

3.7.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов документов СНТ.

3.7.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта № 14 и оформляется как приложение к приказу (решению) либо с грифом утверждения.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «Запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.7.3.4. Порядок оформления сносок в проектах положений, правил, инструкций аналогичен оформлению сносок в проектах приказов.

Образец оформления проекта регламента – приложение № 6.

Образец оформления приложения к приказу (положение) – приложение № 7.

3.7.4. Протокол заседания (совещания)

3.7.4.1. Протокол совещания (заседания) в СНТ издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы совещаний, подписанные Председателем или заместителями Председателя, регистрируются и хранятся в архиве СНТ.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью СНТ.

Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.7.4.6), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью СНТ.

3.7.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

В вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица слово "председательствующий" не указывается.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Присутствовавших на совещании допускается объединять в группы. Должности представителей иных организаций и ведомств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного совещания) - расшифровываются в обязательном порядке.

Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения, печатается через 1,5 межстрочный интервал.

Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об") и печатается по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.

Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.

Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: должностное лицо, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.

3.7.4.3. Визирует протокол исполнитель, инициатора проведения совещания, член Правления в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос.

Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.

3.7.4.4. Подписывает протокол председательствовавший на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

3.7.4.6. Выписка из протокола оформляется на общем бланке СНТ и имеет реквизиты:

наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

дата и номер (те же, что у самого протокола);

часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с соответствующим решением);

подпись (председательствовавшего без личной подписи);

отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).

3.7.5. Служебная переписка

3.7.5.1. Служебные письма составляются в СНТ:

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной, представительной и судебной власти, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

3.7.5.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом № 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти включаются в наименование должности лиц указанных органов, подписавших письмо, в реквизите "подпись".

3.7.5.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк, или оформленные на бланках формата А5. Межстрочный интервал

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается вверху слева шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна - две строки длиною 8 - 9 см.

3.7.5.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. Межстрочный интервал

3.7.5.5. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал – 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал – 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

«В соответствии с приказом по СНТ от 14 марта 1997 г. № 307 "Об утверждении Положения о ведении мониторинга объектов. »

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу. », «направляю. ».

3.7.5.6. Проект письма за подписью руководства СНТ визируют: исполнитель, члены Правления.

3.7.5.7. В целях сокращения сроков визирования документа целесообразно проводить одновременную параллельную проработку проекта документа.

При наличии у визирующих проект письма должностных лиц замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.

3.7.5.8. На подпись руководству СНТ служебное письмо представляется исполнителем в двух экземплярах:

первый экземпляр подписывается руководством СНТ, регистрируется и отправляется адресату;

второй экземпляр зарегистрированного письма с визами остается в СНТ.

3.7.5.9. В случае если при подписании письма руководством СНТ возникает необходимость его дополнительного визирования, Правление визирует письмо в суточный срок.

3.7.5.10. Датой письма является дата его регистрации. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.

3.7.5.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством СНТ.

3.7.6. Служебные записки

3.7.6.1. Служебные записки, создаваемые в СНТ, являются внутренними документами и используются для информационного электронного обмена между должностными лицами.

В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий должностных лиц СНТ.

Служебные записки оформляются шрифтом Times New Roman размерами № 13 – 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 3.7.5. настоящей Инструкции.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

3.7.6.2. Служебная записка подписывается составителем.

3.7.6.3. Визы исполнителя или иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, оформляются в должном виде, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело СНТ.

3.7.6.5. Документы служебной переписки СНТ (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство СНТ.

При регистрации документов служебной переписки в СЭДО документу присваивается регистрационный номер.

3.7.7. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.7.7.2. Электронные сообщения

Электронные сообщения в адрес СНТ поступают на официальный электронный адрес СНТ в сети Интернет, доступ к которому устанавливается Правлением, через раздел официального сайта СНТ.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются по назначению.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и другие виды тайн.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭДО.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих информацию, составляющую служебную и другие виды тайн.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Документы, передаваемые по факсу, выдаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и должностного лица подписавшего данный документ.

3.7.8. Договоры (контракты, соглашения)

Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени СНТ, оформляются в соответствии с требованиями, установленными в СНТ.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся исполнителями, Правлением СНТ. Проекты договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны СНТ, визируются также Председателем (лицом, его замещающим).

После подписания подлинники договоров (контрактов, соглашений) передаются для регистрации.

Подлинники договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны СНТ, хранятся в архиве. Подлинники также направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с СНТ.

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в СНТ с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот СНТ.

Вся документация СНТ делится на три документопотока:

Порядок прохождения документов в СНТ и операций, производимых с ними, определяется Регламентом использования СЭДО.

4.1.2. Учет количества документов по СНТ в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭДО.

4.2. Прием, регистрация и распределение

4.2.1. Доставка документов в СНТ осуществляется, как правило, средствами почты и по электронным каналам связи.

С помощью почтовой связи в СНТ доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы и электронные сообщения.

Способ получения документов фиксируется при регистрации в СЭДО.

4.2.2. Документы, поступающие в СНТ, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.

4.2.3. Прием поступающих в СНТ документов осуществляется централизованно экспедицией.

Порядок приема и регистрации документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок, проводимые СНТ, утверждается отдельным актом.

4.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных с пометкой «Лично». Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй – возвращается отправителю документа вместе с самим документом.

Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты из судебных органов и в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.

4.2.8. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству СНТ или непосредственно в СНТ, осуществляется Правлением.

4.2.9. Регистрации подлежат все документы, поступающие в СНТ, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении № 8.

Документы, адресованные руководству СНТ, а также направленные непосредственно в СНТ, регистрируются в соответствующем порядке.

Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.

4.2.10. Все регистрируемые входящие документы регистрируются в СЭДО.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Электронная регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:

гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;

корреспондент (адресант) – указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан – фамилия, имя, отчество гражданина;

номер документа – проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией – автором документа;

дата документа – проставляется число, присвоенное организацией – автором документа;

подпись – указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат – указывается название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание – включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос: о чем документ?;

состав – указывается количество листов (страниц) документа и, при наличия приложения, через знак «плюс» - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.;

К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы следующих документов:

с пометкой «Для служебного пользования»;

содержащие персональные данные;

нотариально заверенные документы, а также сшитые документы;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

4.2.11. После регистрации в СЭДО на документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа и содержит сокращенное наименование СНТ или структурного подразделения, зарегистрировавшего документ, дату и регистрационный индекс документа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

4.2.12. Все входящие документы передаются на рассмотрение руководству СНТ в день их поступления, а требующие срочного исполнения – незамедлительно.

Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.

4.2.13. Подготовку проекта поручения (резолюции) Председателя осуществляет Правление.

4.2.14. Резолюции (поручения) руководства СНТ по рассмотренным документам оформляются в СЭДО.

4.2.15. В резолюции (поручении) указывается исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: «созыв», «свод» или «ответственный»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается (учитывается) в СЭДО.

4.2.16. Рассмотренные руководством СНТ документы направляются на исполнение.

После фиксирования содержания резолюции в СЭДО документы поступают исполнителям.

4.3. Обработка исходящих документов

Исходящими документами СНТ являются документы, направляемые из СНТ в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.

4.3.1. Документы, направляемые от имени СНТ, подписываются Председателем. Документы, направляемые от имени Правления, подписываются членами Правления.

Документы, направляемые в органы представительной и судебной власти, в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, а также главам субъектов Российской Федерации, подписываются Председателем.

Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации и другим организациям, а также гражданам, подписываются Председателем.

4.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

При подписании документа несколькими должностными лицами СНТ их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

4.3.3. Исходящие документы СНТ представляются на регистрацию оформленными и подписанными в соответствии с положениями Инструкции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

4.3.4. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭДО, при этом:

В процессе регистрации подписанных документов проверяется: оформление реквизитов, наличие необходимых виз и приложений, наличие отметки об исполнителе.

Датой документа является дата его регистрации. Документ регистрируется, как правило, в день его подписания.

4.3.5. Исходящие документы, подписанные руководством СНТ, передаются исполнителем для регистрации в составе: подлинник документа и лист согласования (либо копия документа с оригинальными визами).

4.3.6. Согласование проекта документа производится в электронном виде с использованием электронной подписи.

4.3.7. Документы, представляемые на подпись руководству СНТ, должны иметь номер.

В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:

доступ – общий, ДСП;

подпись – фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание – краткое содержание документа;

исполнитель – фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы – фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты – учреждения, куда направляется документ;

кому адресован документ;

состав – количество листов документа и приложений к нему;

связи карточек – указывается номер и дата письма, на которое дается ответ;

журнал – делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.

4.3.8. При присвоении регистрационного номера осуществляется проверка правильности оформления документа – адрес получателя, наличие подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, заполнение временной регистрационной карточки в СЭДО, наличие прикрепленного файла документа. В регистрационную карточку СЭДО на вкладке Журнал\Архив вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел. Документы за подписью Председателя, заместителей Председателя сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день. Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭДО СНТ, используемой для учета, поиска и хранения документов. Датой регистрации документа является дата его представления на регистрацию.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.

4.3.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.

Способ отправки документа фиксируется в СЭДО.

Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.

Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

4.3.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

4.4. Порядок прохождения внутренних документов

4.4.1. Прохождение внутренних документов состоит из следующих этапов:

Подготовленному документу исполнитель присваивает номер в СЭДО, прикрепляет к электронной регистрационной карточке файл документа, за исключением электронных образов документов, указанных в пункте 4.2.10. После подписания документа руководителем сотрудник, уполномоченный руководством направляет его адресату. В журнале передачи электронной регистрационной карточки документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭДО. В его регистрационной карточке делаются отметки – о принятии (взятии) в работу, об указаниях по исполнению документа, о его исполнении.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭДО с указанием связи регистрационных карточек.

Подготовка и передача внутренних документов СНТ может осуществляется в электронном виде в СЭДО с использованием электронной подписи.

4.4.2. Копии подписанных руководством СНТ приказов и распоряжений могут рассылаются в электронном виде по СЭДО.

4.5. Учет количества документов

Учет количества документов СНТ за определенный период времени проводится на основании сведений, содержащихся в СЭДО, которая позволяет составлять отчеты об учитываемых документах по различным критериям (по потокам, по исполнителям и т.п.).

Результаты учета количества документов обобщаются и при необходимости представляются руководству СНТ.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета его копий, создаваемых в СНТ.

Поступающие, отправляемые и внутренние документы учитываются отдельно.

4.6. Работа исполнителей с документами

Организация работы с документами в структурных подразделениях СНТ осуществляется в порядке, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов Председателем, его заместителей, членов Правления.

4.6.1. Срочные документы, поступившие в структурные подразделения с указаниями по исполнению руководства СНТ, передаются исполнителям только после их рассмотрения Правлением.

4.6.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

доработка проекта документа по замечаниям, (РК) документа;

прикрепление электронного образа (файла) к временной РК документа;

представление на подпись (утверждение) руководству СНТ или Правлению;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

подготовка к пересылке адресату.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки, на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

4.6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (инициативным группам), ответственным исполнителем является исполнитель (инициативная группа), определенный в указаниях по исполнению документа первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

4.6.4. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству СНТ подлежит согласованию путем визирования членами Правления.

4.6.5. При наличии неурегулированных разногласий по документу ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству СНТ с перечислением неурегулированных разногласий.

4.6.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле), документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка в СЭДО.

4.6.10. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов.

5.1. Регистрация документов

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении № 8.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

5.1.4. Регистрация документов производится в пределах номенклатуры дел, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы СНТ по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

5.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства СНТ или непосредственно в СНТ, а также документов, подписанных руководством СНТ, осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в СНТ.

5.1.6. Документы регистрируются в СЭДО.

5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей СНТ, может дополняться цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

5.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

количество листов основного документа;

общее количество листов приложений

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.9. При регистрации документов–ответов в СЭДО должна осуществляться связка с документом–основанием. Документу–ответу присваивается исходящий номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

5.2. Организация поисковой системы по документам

5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в СНТ используется СЭДО.

5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в СЭДО, которая включает в себя папки и классификационные справочники.

5.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности СНТ;

классификатора видов документов;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел и др.

5.2.4. В СЭДО поиск сведений о конкретном документе, самого документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам документа (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.).

5.2.5. СЭДО обеспечивает оперативный поиск информации о деятельности СНТ.

Порядок контроля и сроки исполнения документов в СНТ определяются Типовым регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в СНТ.

VII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. В СНТ используется информационный ресурс СЭДО.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО СНТ. Документы, создаваемые в СНТ и поступающие в СНТ на бумажном носителе, включаются в СЭДО путем создания электронных образов документов, полученных в результате сканирования.

7.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в СНТ используются электронные подписи.

7.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

7.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел СНТ. При составлении номенклатуры дел в заголовок включается указание «Электронные документы».

7.7. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с указанием сроков хранения.

Хранение электронных документов осуществляется в электронной базе данных СНТ.

7.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководством СНТ, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

7.9. Электронные документы передаются на архивное хранение в Электронный архив СНТ.

I. Общие положения

ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ

РЕГИСТРАЦИИ В СНТ «Солнышко»

1. Приглашения на встречи, конференции, съезды общественных организаций и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

2. Рекламные материалы, проспекты.

3. Поздравительные телеграммы и открытки.

4. Печатные издания (книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и т.п.).

5. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

6. Счета, квитанции, накладные, сметы, прейскуранты
(без сопроводительных писем).

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы