Категория: Инструкции
Скачать реферат по делопроизводству (право). Организация работы с конфиденциальными документами. Среди тратящих деньги на рекламу не только коммерческие фирмы, но и музеи Ответы. Леди. Инструкции. Играть бесплатно онлайн. Помощь.
28.04Семинар «Организация конфиденциального делопроизводства и архива. Коммерческая, профессиональная и служебная тайны»
Программа семинара
1. Понятие, состав конфиденциальных документов.
Информация, доступ к которой не может быть ограничен (открытая информация). Состав и источники конфиденциальной информации. Коммерческая тайна как составная часть конфиденциальной информации. Персональные данные как составная часть конфиденциальной информации. Профессиональная тайна как составная часть конфиденциальной информации. Присвоение документу отметки о конфиденциальности.
Локальные нормативные акты, регулирующие режим конфиденциальности в организации (инструкция о порядке обращения с документами ограниченного доступа, инструкция по конфиденциальному делопроизводству, положение о защите коммерческой тайны, положения о защите персональных данных, приказ о назначении ответственного за конфиденциальное делопроизводство и другие).
Коммерческая тайна. Конфиденциальное делопроизводство. курс, семинар, тренинг. 22-23 декабря 2015 г.Москва. Основные виды информации с ограниченным доступом, которые могут быть использованы в организации: Информация
Кадровые мероприятия по защите конфиденциальной информации. Определение обязанностей лиц, ответственных за конфиденциальную информацию. Работа с контрагентами. Положения о конфиденциальности при заключении договоров.
2. Правовое регулирование создания и хранения конфиденциальных документов.
Законодательство РФ в области защиты информации. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Законодательство РФ в области защиты персональных данных и профессиональной (врачебной, банковской и других) тайны. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Служебная тайна и правовой режим применения ограничения доступа к служебной информации. Возможность наличия служебной тайны в коммерческих организациях.
Делопроизводство и архив > Права и обязанности > Соблюдаем коммерческую тайну в организации. Издание инструкции по конфиденциальному делопроизводству – не единственное, что потребуется сделать.
Ответственность за разглашение документов, содержащих конфиденциальную информацию.
3. Организация и ведение конфиденциального делопроизводства в коммерческих, государственных и муниципальных организациях.
Принципы построения, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства. Документирование конфиденциальной информации. Подготовка и издание конфиденциальных документов. Оформление конфиденциальных документов. Взаимодействие открытого и конфиденциального делопроизводства. Особенности работы с документами ограниченного доступа. Доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Предоставление конфиденциальных сведений по запросу третьих лиц (правоохранительных органов, прокуратуры, ФНС, банков и пр.).
Электронный документооборот, содержащий информацию ограниченного доступа. Применение электронной подписи в конфиденциальном делопроизводстве.
Контроль за организацией документов в конфиденциальном делопроизводстве структурных подразделений. Требования при передаче конфиденциальной информации. Копирование (тиражирование) конфиденциальных документов.
4. Архивирование, хранение и уничтожение конфиденциальных документов.
Составление номенклатуры дел. Систематизация документов конфиденциального характера. Формирование и оформление конфиденциальных дел. Учет конфиденциальных документов.
Экспертиза ценности конфиденциальных документов. Подготовка конфиденциальных документов и дел для архивного хранения. Режим хранения конфиденциальных документов. Порядок обращения с конфиденциальными документами. Проверка наличия конфиденциальных документов. Порядок уничтожения конфиденциальных документов с истекшим сроком хранения.
Анализ системы конфиденциального делопроизводства в организации ОАО "Газпром-нефть". - изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота в коммерческих акционерных обществах
4. Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов 6. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Организация конфиденциального делопроизводства. Анализ системы конфиденциального делопроизводства в организации ОАО Функции устава, штатного расписания, коллективного договора, должностной инструкции.
доступ к конфиденциальной информации; режим коммерческой тайны, ее охрана и т. п. Изменения в Инструкцию по делопроизводству вносятся приказами руководителя организации.
Разделы Инструкции по работе с документами, содержащими коммерческую тайну: порядок выноса-вноса конфиденциальных Слайд 16. Формы организации конфиденциального делопроизводства Журнальная Карточная Электронная.
Информация, будь то служебная с грифом «Для служебного доступа», коммерческая с грифом «Коммерческая тайна», тайны В организации могут быть реализованы различные схемы структурной организации конфиденциального делопроизводства.
Конфиденциальные документы, содержащие коммерческие секреты, в ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов ^ Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству состоит из следующих разделов Гриф «Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна», полного наименования организации и ее местонахождения
коммерческая тайна как составная часть конфиденциальной информации. Возможность передачи конфиденциальных документов в иные организации, в том числе Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в компании.
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в компании. Защита коммерческой тайны. Регламентация порядка доступа к конфиденциальным документам, делам и базам данных.
Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период Режим коммерческой тайны распространяется на конфиденциальную информацию Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах
Организация конфиденциального делопроизводства в банке. Аврамова Елена Игоревна 1) разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну; 2) разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов
Конфиденциальное делопроизводство Коммерческая тайна мация 7. Понятие организации конфиденциального делопроизводства. и должностных инструкций сотрудников выделение для подразделения служебного помещения обеспечение
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая: — порядок перемещения конфиденциальных документов на охраняемой 8. Разработайте инструкцию по работе с персональными данными в коммерческой организации.
Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации Сотрудники, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в
Организация работы с конфиденциальными документами. по предмету. Делопроизводство. тип, язык. гриф секретно коммерческая тайна шпионаж документов регистрация предприятия информация доступа работник работника
7.2.3. Разрабатывает и доводит до пользователей сведений, составляющих банковскую, коммерческую и служебную тайну Компании, инструкцию по организации конфиденциального делопроизводства
Кроме того, Инструкция по организации делопроизводства должна иметь ряд приложений Основные требования, предъявляемые к порядку обращения с конфиденциальной информацией в государственных и коммерческих структурах
коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового
Настоящая Инструкция создана в целях повышения качества управления, содействия подразделениям Обществ в подготовке распорядительных документов. Регламент устанавливает единые правила оформления организационно-распорядительной документации в Обществах.
Установленные настоящей Инструкцией требования к разработке ОРД являются обязательными для соблюдения всеми сотрудниками Обществ, осуществляющими подготовку документов.
Система организационно-распорядительной документации, функционирующей в сфере управления, включает основные группы документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
В состав организационных документов входит: штатное расписание, инструкция (порядок, правила, положение и т. д. ), структура.
В состав распорядительных документов входит: приказ, распоряжение, протокол заседания, совещания.
В состав информационно-справочных документов входят две группы документов: справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
В состав справочно-информационных документов входят: протокол; служебная записка; предложение; объяснительная записка; заявление; телеграмма; электронное сообщение; письмо.
В состав справочно-аналитических документов входят акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.
Цель работы: разработать инструкции по делопроизводству для предприятий ЗАО «Группа ЧТПЗ».
Для достижения данной цели необходимо выполнение следующих задач:
— описать оформление постоянных реквизитов. Бланк документа;
— представить оформление переменных реквизитов;
— описать процесс автоматизации документирования, требования к документам, изготовленным с помощью печатающих устройств;
— выявить особенности оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов
3.1 Приказы и распоряжения
3.2 Организационные документы
3.3 Информационно-справочные документы
Содержание1. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА 4
1.1 Оформление постоянных реквизитов. Бланк документа 4
1.2 Оформление переменных реквизитов 6
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЕННЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ 23
3 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 25
3.1 Приказы и распоряжения 25
3.2 Организационные документы 30
3.3 Информационно-справочные документы 31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 41
Список литературы1. Айман Т. О. Делопроизводство. Образцы документов. — М. РИОР, 2005. — 271 с.
2. Басаков М. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. — М. Дашков и К, 2003. — 336 с.
3. Басаков М. И. Договорная документация для предпринимателя: Образцы оформления учредительных документов, предпринимательских и трудовых договоров: Практ. пособие. — Ростов н/Д: МарТ, 2004. — 278 c.
4. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учеб. для вузов /Под ред. Т. В. Кузнецовой. — М. ЮНИТИ-Дана, 2003. — 359 с.
5. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для вузов. — М.; Новосибирск: Инфра-М: Сиб. соглашение, 2003. -320 с.
6. Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В. А. Кудрявцева — М. ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
7. Пшенко А. В. Делопроизводство. — М. Юрайт, 2004. — 181 с.
8. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие. — М. Форум: ИНФРА-М, 2004. — 251 с.
9. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб. -практ. пособие. — М. Проспект, 2005. — 383 с.
10. Санкина Л. В. Делопроизводство в коммерческой организации: На примере акционерного общества. — М. МЦФЭР, 2005. — 429 с.
11. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия. — М. Приор-издат, 2004. — 160 с.
12. Айман Т. О. Делопроизводство. Образцы документов. — М. РИОР, 2005. — 271 с.
13. Басаков М. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. — М. Дашков и К, 2003. — 336 с.
14. Басаков М. И. Договорная документация для предпринимателя: Образцы оформления учредительных документов, предпринимательских и трудовых договоров: Практ. пособие. — Ростов н/Д: МарТ, 2004. — 278 c.
15. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учеб. для вузов /Под ред. Т. В. Кузнецовой. — М. ЮНИТИ-Дана, 2003. — 359 с.
16. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для вузов. — М.; Новосибирск: Инфра-М: Сиб. соглашение, 2003. -320 с.
17. Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В. А. Кудрявцева — М. ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
18. Пшенко А. В. Делопроизводство. — М. Юрайт, 2004. — 181 с.
19. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие. — М. Форум: ИНФРА-М, 2004. — 251 с.
20. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб. -практ. пособие. — М. Проспект, 2005. — 383 с.
21. Санкина Л. В. Делопроизводство в коммерческой организации: На примере акционерного общества. — М. МЦФЭР, 2005. — 429 с.
22. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия. — М. Приор-издат, 2004. — 160 с.
1. Значение документирования управленческой деятельности
2. Организация делопроизводства в коммерческой организации
3. Организация документооборота в коммерческой организации
4. Организация работы с отдельными видами документов
Романенко Лариса Бизнес-тренер
Организация конфиденциального делопроизводства
Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.
Составные части делопроизводства:
бумажное делопроизводство;
электронное делопроизводство;
системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.
При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:
присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;
запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;
организация периодической проверки делопроизводства.
Порядок создания бумажного делопроизводства
1 этап - создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.
2 этап - закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).
3 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
4 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.
6 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.
Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30-97 <Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов>.
Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства
1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.
2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).
3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.
4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.
5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.
6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.
7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.
10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.
Составные части бумажного делопроизводства:
Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:
бухгалтерия;
учредительные документы;
судебно-процессуальные документы;
договорные документы и т.д.
Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:
Внешнее делопроизводство:
доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
Внутреннее делопроизводство:
хранение документов:
хранение документов у сотрудников;
хранение документов в Секретариате.
создание документов у исполнителя;
издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
регистрация документа в Секретариате;
движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
размножение документов (снятие копий);
контроль за исполнением документов;
создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
уничтожение документов.
Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:
Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:
Устав организации;
"Коллективный договор";
правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
трудовой договор;
заключаемые договора.
Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.
Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации.
Примерный план инструкции:
общие положения;
определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
организация работы с конфиденциальными документами;
порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.
Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
общие положения;
правила составления и оформления документов;
составление и оформление основных видов документов;
организация документооборота:
порядок движения и обработки входящих документов;
порядок движения и обработки исходящих документов;
порядок движения и обработки внутренних документов;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
систематизация документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование дел;
подготовка документов к архивному хранению;
экспертиза ценности документов;
описание документов постоянного и временного сроков хранения;
обеспечение сохранности дел;
передача дел в архив;
приложения:
примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
перечень документов, на которых ставится печать;
перечень документов, подлежащих утверждению;
перечень документов, подлежащих согласованию;
форма регистрационно-контрольной карточки;
перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
внутренняя опись документов дела;
опись дел, передаваемых на архивное хранение.
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:
порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.
Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).
Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.
Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:
системы электронного конфиденциального документооборота;
системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.
Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:
возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
электронной почты;
корпоративной компьютерной сети;
устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
дата создания, получения, исполнения;
регистрационный номер;
фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
права доступа;
степень конфиденциальности;
количество листов и т.д.
разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
поиска электронных документов по:
реквизитам;
ключевым словам;
содержанию;
дате создания;
контрольным срокам;
исполнителю и т.д.
анализа электронных документов по:
тематике;
проблематике;
исполнителям;
резолюциям;
дате создания и т.д.
дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.
разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.
Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:
систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.
Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:
блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.
Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:
1 рубеж - системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);
2 рубеж - системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;
3 рубеж - системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя
Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:
криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных <цифровых сейфов> пользователей на сервере;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;
защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);
мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
контроль и защиту электронного документа от просмотра;
контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
защиту от вредоносных программ (вирусов);
парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.
Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:
системы перевода бумажного документа в электронный документ;
системы перевода электронного документа в бумажный документ;
системы электронного контроля за бумажным документооборотом;
системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.
Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.
Об авторе: Панкратьев Вячеслав Вячеславович, преподаватель курса "Корпоративная безопасность" в:
Институте бизнеса и делового администрирования Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Высшей школе международного бизнеса Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Высшей школе корпоративного управления Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
Центре коммерциализации технологий Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
Центре международного бизнеса и регионального развития Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет академических программ обучения);
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет финансового и банковского дела);
Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет государственного управления);
Высшей коммерческой школе Министерства экономического развития и торговли РФ;
Высшей школе бизнеса Московского государственного университета;
Классической бизнес-школе (до 2000 года)
Данный материал является частью выпускаемого автором методического пособия по корпоративной безопасности. По вопросам заказа полного текста методического пособия, а также по вопросам преподавания и консультаций с автором можно связаться по E-mail: kotakkel2@mtu-net.ru.
daily.sec.ru