журнал временной выдачи трудовых книжек образец

Раковец В

В материале автор рассматривает, как организовать учет трудовых книжек и отразить на счетах бухгалтерского учета их выдачу.

Ситуация. Бухгалтерский учет приобретения и выдачи трудовых книжек

Торговая организация приобрела трудовые книжки в январе 2016 г. для выдачи работникам. Стоимость трудовых книжек была отнесена в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Иных бухгалтерских записей организация не делала.

Организация в данной ситуации допустила ошибку. Так, стоимость трудовых книжек должна возмещаться работниками. Исправления вносятся в т.ч. и в данные забалансового учета.

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек от 16.06.2014 № 40; далее – Инструкция № 40).

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утверждает республиканский орган государственного управления, проводящий государственную политику в области труда (ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь ).

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведут в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (п. 81 Инструкции № 40 ).

Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

Организация допустила ошибку в бухгалтерском учете трудовых книжек. Ей следует внести исправления в соответствии с требованиями Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденного постановлением Минфина Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80 (далее – Национальный стандарт № 80).

Исправление ошибок оформляется бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для первичных учетных документов (пп. 9, 10 Национального стандарта № 80 ).

Ошибку, допущенную в отчетном году и выявленную до его окончания, исправляют в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка, дополнительной или сторнировочной записью (записями) по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Доход или расход, возникающие в результате исправления этой ошибки, отражают в составе доходов или расходов отчетного года.

Данные забалансового учета исправляют в общеустановленном порядке, поскольку забалансовые счета входят как в типовой, так и в план счетов бухгалтерского учета организации (пп. 2 и 3 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50; далее – Инструкция № 50), и Национальный стандарт № 80 не содержит каких-либо исключений для них в плане исправления ошибок.

Забалансовый счет 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов с определенной степенью защиты (п. 84 Инструкции № 50 ).

На счете 10 «Материалы» обобщается информация о наличии и движении материалов (п. 16 Инструкции № 50 ).

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами (п. 57 Инструкции № 50 ).

На основании вышеизложенного в бухгалтерском учете организация должна сделать следующие исправительные записи в месяце обнаружения ошибки:

– сторнировочная запись на стоимость трудовых книжек, ошибочно отнесенных на счет 44;

– оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете;

– оприходованы бланки трудовых книжек на балансовом счете;

– отражена выдача трудовых книжек на забалансовом счете;

Д-т 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» – К-т 10

– отражена выдача трудовых книжек на балансовом счете;

Д-т 73 – К-т 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности»

– отражена возмещаемая работниками стоимость трудовых книжек;

Д-т 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т 73

– внесены в кассу организации работниками денежные средства за трудовые книжки (произведены удержания из заработной платы).

Полный текст статьи доступен для подписчиков журнала

Приглашаем всех посeтителей сайта получить демо-доступ на три дня ко всем материалам электронного журнала "Главный Бухгалтер. Зарплата" в полном объеме!

У меня есть подписка

Трудовые книжки: новые правила

М. В. КРАСНОВ, сотрудник Всероссийской государственной налоговой академии МНС России

С 1 января 2004 года все предприятия и организации нашей страны, включая образовательные учреждения, должны перейти на новую форму трудовой книжки. Об этом гласит Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (наряду с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). Данный нормативный правовой документ содержит образец новой формы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также весьма объемные (более 10 страниц) правила ведения, хранения и учета трудовых книжек на предприятии. Поскольку новые правила устанавливают значительно более строгий механизм обеспечения работодателей новыми трудовыми книжками и учета их движения в организации, чем бытовал ранее, то их введение в определенной степени осложнит жизнь работодателей (а точнее, их кадровых служб). Так что же изменилось в этой сфере для работодателя и для работника?

Следует сразу оговориться, что для специалистов, уже работающих по трудовому договору и имеющих трудовую книжку, никаких перемен новые правила не несут, так как согласно пункту 2 указанного Постановления имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Новые правила будут распространяться на тех, кто приступит к работе в новом году: им выдадут трудовые книжки нового образца с гербом Российской Федерации на обложке, а все записи в трудовой книжке будут делать с указанием на статьи Трудового кодекса, а не старого Кодекса законов о труде.
Необходимость в принятии данного документа назревала давно. С начала 90-х годов в любом подземном переходе можно было купить чистый бланк трудовой книжки, а следовательно, создать себе любую трудовую биографию и какой угодно трудовой стаж. Новые правила позволят установить более жесткий контроль за изготовлением трудовых книжек и обеспечением ими работодателей. Ответственность за соблюдение правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается в соответствии с законодательством Российской Федерации на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Среди правительственных чиновников бытует мнение, что в отдаленном будущем полностью отменят трудовые книжки, так как никакой существенной роли в регулировании трудовых отношений они играть не будут. В свете новых изменений в пенсионном законодательстве для расчета размера пенсий не так важен трудовой стаж, который фиксирует трудовая книжка. Размер пенсий в будущем предполагается исчислять исходя из суммы пенсионных взносов (отчислений в Пенсионный фонд России), зависящих от величины официальной заработной платы (вознаграждений) и перечисляемых работником в течение всей трудовой деятельности. Однако на данном этапе отмена невозможна, поскольку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а следовательно, от записей в ней может зависеть продвижение лица по карьерной лестнице и получение более высокой заработной платы.

На кого распространяются новые правила?

Данные правила распространяются исключительно на работодателей - организации, то есть на все юридические лица и их подразделения, образуемые в соответствии с российским законодательством. Работодатель - физическое лицо - не только не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые, но и, как следует из положений раздела VI Правил, не имеет права осуществлять учет и хранение данных документов.
Правила повторяют норму Трудового кодекса о том, что трудовая книжка заводится на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, и только в том случае, если эта работа является для него основной. Пятидневный срок исчисляется не с момента заключения трудового договора, а с момента фактического начала работы (трудовой договор может быть оформлен позднее фактического допущения работника к работе). Если работнику заводят трудовую книжку впервые, это должно быть сделано в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Следует иметь в виду, что трудовая книжка ведется либо на русском языке (государственном языке России), либо на русском языке и языке республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык.

Выдача трудовой книжки

Как и ранее, трудовые книжки работникам будут выдавать только после увольнения. Пока же работник осуществляет свою трудовую функцию, он может получить копию трудовой книжки или официально заверенную должностным лицом организации выписку из нее. Подав письменное заявление, в течение трех дней он получит копию или выписку.
Поскольку изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей осуществляется на платной основе (в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации), работодатель может компенсировать свои затраты на приобретение бланков трудовых книжек путем взимания платы со вновь принимаемых сотрудников. Размер платы определяется на основании реально понесенных расходов на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом плата не взимается в случаях массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил), а также в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее либо порчи не по вине работника.
Выдача трудовой книжки работнику происходит при прекращении или расторжении трудового договора. При этом все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении. В Правилах установлено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
Как быть в тех случаях, когда работник в день увольнения и, соответственно, выдачи трудовой книжки отсутствует либо отказывается получить трудовую книжку на руки? Работодателю следует отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка же трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Данное уведомление следует направить как можно раньше, поскольку именно со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил).

Какие сведения вносят в трудовую книжку?

Установлена новая официальная форма трудовой книжки и вкладыша в нее. Данные формы являются обязательными к применению всеми работодателями (за исключением физических лиц) на всей территории Российской Федерации.
В первую очередь в трудовой книжке содержатся общие сведения о работнике. На основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, вносится фамилия, имя, отчество и дата рождения (число, месяц, год). Указываются образование, профессия и специальность (на основании документов государственного образца об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все эти записи делают на титульном листе трудовой книжке, за которым следуют пустые поля, оформленные в виде таблицы, для внесения сведений о работе (10 разворотов) и о награждении и поощрениях (10 разворотов).
К сведениям о работе относятся сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении с указанием причин и ссылок на статью и пункт Трудового кодекса. Сведения о награждении включают информацию о поощрениях и награждениях, производящихся работодателем (почетные грамоты, присвоение званий, награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами), а также о награждении государственными наградами за трудовые заслуги. И те, и другие сведения должны быть внесены в недельный срок (в случае увольнения - в день увольнения/последний день работы) со дня издания приказа или распоряжения о вышеперечисленных изменениях в трудовом статусе работника. Под неделей здесь также понимается календарная неделя, а срок отсчитывается со дня подписания приказа или соответствующего распоряжения работодателя. А вот записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. При этом все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны содержать ссылку на соответствующий приказ или распоряжение работодателя (дата и номер документа), а также в точности воспроизводить их формулировки.
Помимо этого следует помнить, что все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Несоблюдение данных правил может привести к применению мер дисциплинарной ответственности в отношении работника, ответственного за учет и ведение трудовых книжек.
Что касается сведений о полученных взысканиях, то на основании п. 5 данных Правил такие сведения в трудовую книжку не вносят за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заканчивается место, отведенное для внесения вышеперечисленных сведений, в нее вшивают вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивают и в том случае, если заполнены все страницы любого из разделов. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер.
В разделе II Правил («Ведение трудовых книжек») указан ряд обстоятельств, связанных с изменением места, должности, трудовой функции и трудового статуса, записи о которых обязательны к внесению в трудовую книжку, либо же вносятся туда по желанию работника. К примеру, в трудовую книжку можно внести сведения о работе по совместительству (или об увольнении с такой работы).
Что еще более важно, обязательно внесение в трудовую книжку сведений о прекращении трудового договора с работником, осужденным к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание. В книжке должно быть указано, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать. Юридическим документом, служащим основанием для внесения такой записи, является вступивший в силу приговор суда. Никакой иной процессуальный документ уголовного судопроизводства (обвинительное заключение, постановление о привлечении в качестве обвиняемого по статье Уголовного кодекса, предусматривающей такое наказание) не является основанием для внесения таких записей в трудовую книжку.
В трудовую книжку также должны быть внесены (на основании представленных работником документов) сведения о прохождении военной службы, а также службы в органах внутренних дел или таможенных органах (указывается срок прохождения службы).
Следует помнить, что работодатель обязан проинформировать работника о внесении новых записей, а также изменений и исправлений в трудовую книжку. Это положение относится к записям о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. При этом работник должен расписаться в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке.

Дубликат трудовой книжки В разделе III указанных Правил указано, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки:

в случае утраты лицом своей трудовой книжки;

в случае, если в трудовой книжке имеется признанная недействительной запись об увольнении или переводе на другую работу. При этом в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в нее записи, за исключением записи, признанной недействительной;

в случае если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

в случае если произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Во всех случаях, за исключением последнего, дубликат трудовой книжки (а также вкладыша к ней) выдается на основании письменного заявления работника по последнему месту работы. Правила устанавливают 15-дневный срок, в течение которого должен быть выдан дубликат.
В дубликат трудовой книжки вносят:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

сведения о работе и награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
При этом общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
В случае массовой утраты трудовых книжек для установления трудового стажа каждого из работников созывается комиссия, состоящая из представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление самого факта работы производится на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. В случае отсутствия необходимых документов стаж устанавливается в судебном порядке.

Учет и хранение трудовых книжек

Правила об учете и хранении трудовых книжек, а также вкладышей к ним и пустых бланков содержатся в разделе VI комментируемого документа. В организациях ведут приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Пока формы указанных книг не утверждены Министерством труда и социального развития Российской Федерации, действуют формы, приведенные в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162).
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
В заключение можно отметить, что внесенные Правилами изменения в порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек являются обязательными, а обязанность по их соблюдению подкрепляется установленными в п. 45 Правил мерами ответственности. И хотя данный пункт содержит отсылочную норму к законодательству Российской Федерации, нужно иметь в виду, что за несоблюдение данных Правил будет применяться в первую очередь дисциплинарная и материальная ответственность к лицам, специально уполномоченным вести учет, хранение и выдачу трудовых книжек, вкладышей к ним, а также их бланков.
Внесение неправильных записей в трудовые книжки чревато не только предъявлением трудовых исков к работодателям. Установлена уголовная ответственность по статье 292 УК РФ «Служебный подлог».

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы