Категория: Бланки/Образцы
На вопрос отвечала
М.М. Покровская,
советник Управления конституционных основ
трудового законодательства и социальной защиты
Секретариата Конституционного Суда РФ,
к.ю.н.
На предприятии была совершена кража, заведено уголовное дело.
Среди прочих украденных документов и ценностей была похищена и трудовая книжка нашего сотрудника. Этот сотрудник пожелал уволиться. В данный момент (пока ведется следствие и документы не найдены) я могу выдать работнику лишь дубликат трудовой книжки. Вот тут и начинаются трудности. Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек я обязана выдать дубликат в течение 15 дней. Собрать документы, подтверждающие периоды работы до поступления на наше предприятие, в течение такого короткого времени ни мы, ни сотрудник не в состоянии (сотрудник работал на 18 предприятиях, многие из которых в настоящее время не существуют). Основной стаж у работника — северный (16 лет), т.е. дающий право на льготную пенсию (в 55 лет).
Сам работник собирать подтверждающие справки отказывается, обвиняя предприятие в утере трудовой книжки, и следовательно, обязанность по восстановлению его стажа целиком ложится на нас. Хотя его трудовую книжку, возможно, и найдут, и мы обязательно вернем ее ему.
Данный работник работает на нашем предприятии с сентября 2000 г. На него подавались сведения о стаже СЗВ-К (есть отметка Пенсионного фонда о приеме сведений), а также индивидуальные сведения за все периоды работы на предприятии.
Согласно разъяснениям Пенсионного фонда РФ, внести сведения об общем стаже до поступления на наше предприятие я не могу, т.к. нет подтверждающих справок. Могу лишь внести сведения о работе на нашем предприятии. В таком виде дубликат трудовой книжки работник получать отказывается и грозится подать на нас в суд.
Подскажите, как мне поступить в данной ситуации.
Подписчик «КП»
Г.Ф. Утяшева,
г. Ноябрьск, ЯНАО
Сложившаяся в Вашей организации ситуация весьма непроста. Действительно, в соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. С другой стороны, как это вытекает из смысла пунктов 31 и 34 названных Правил, законодательством напрямую регламентирован лишь порядок выдачи дубликата трудовой книжки при утрате ее самим лицом — владельцем трудовой книжки либо при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств). При этом какие-либо официальные разъяснения о том, может ли расцениваться хищение документов, хранящихся в организации, в качестве такого рода чрезвычайной ситуации, отсутствуют; к тому же, предусмотренный пунктом 34 Правил порядок установления трудового стажа работников — в ходе работы специальной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, либо в судебном порядке — достаточно сложен. Действия же работодателя по выдаче дубликата трудовой книжки работника, если она была утрачена самим работодателем в иных ситуациях, не являющихся чрезвычайными, законодательством непосредственно напрямую не определяются.
Оставляя в стороне вопросы, связанные с возможной персональной ответственностью назначенного приказом (распоряжением) работодателя лица, которое в соответствии с названными Правилами должно быть специально уполномочено в каждой организации нести ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, и может нести ее в случае нарушения установленного этими правилами порядка, поскольку, как хочется надеяться, никого из Ваших сотрудников лично это не коснется, подчеркнем следующее. Для того чтобы избежать иных возможных негативных последствий утраты трудовых книжек, в частности работников, пожелавших расторгнуть трудовой договор с Вашей организацией, кадровой службе следует действовать строго в соответствии с предписаниями трудового законодательства, регламентирующими оформление дубликатов трудовых книжек, а также оформление увольнения с работы.
Как известно, в соответствии со статьей 80 (части первая, вторая и третья) Трудового кодекса РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме по общему правилу за 2 недели; по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении; в случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.
В любом случае работодатель в день увольнения (последний день работы) обязан, в частности, выдать работнику трудовую книжку (часть вторая статьи 62, часть пятая статьи 80 названного Кодекса). Задержка выдачи трудовой книжки работнику рассматривается согласно статье 234 (часть первая) Трудового кодекса РФ в качестве незаконного лишения работника возможности трудиться, и в этом случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время этой задержки. Заметим попутно, что в такой ситуации, как это предусмотрено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки, а о новом дне увольнения работника должен издаваться приказ (распоряжение) работодателя, а также должна вноситься запись в трудовую книжку с признанием недействительной в порядке, установленном названными Правилами, ранее сделанной записи о дне увольнения.
Применительно к Вашей ситуации это означает, что работнику, подавшему заявление об увольнении с работы, в последний день его работы в организации должен быть выдан дубликат его утраченной работодателем трудовой книжки, а следовательно, сам дубликат должен быть оформлен не в течение 15 дней со дня подачи работником заявления, как это предусмотрено пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей для случаев утраты трудовой книжки самим лицом, являющимся ее владельцем, а в срок, по истечении которого трудовой договор с работником подлежит расторжению.
Поскольку в Вашем письме упомянуто, что согласно пункту 31 названных Правил работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления, хочется отметить также следующее. Как видно из содержания данного пункта, речь в нем идет об обращении с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки лица, утратившего трудовую книжку, к работодателю по последнему месту работы, который обязан оформить этот дубликат.
По смыслу рассматриваемого пункта установленный им 15-дневный срок со дня подачи работником заявления, не позднее которого работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, ограничивает время собственно оформления дубликата работодателем на основании представленных обратившимся к нему лицом документов, а не время, необходимое для их сбора.
Сами правила оформления дубликата трудовой книжки известны. Так, согласно пункту 32 названных выше Правил и пункту 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Внесение в дубликат сведений, касающихся работы по последнему месту работы, как правило, не должно вызывать затруднений, поскольку осуществляется на основании изданных работодателем приказов (распоряжений) и в том же порядке, как это делалось при заполнении самой трудовой книжки.
Что касается сведений о работе до поступления в данную организацию, то запись об общем и (или) непрерывном стаже работы работника делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» дубликата. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в таком порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. После этого в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном документе имеются такие данные, а в графе 4 — сведения о том документе, на основании которого в дубликате произведена эта запись.
В том случае, когда имеющиеся документы не содержат полностью указанных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Следовательно, работодатель не вправе вносить в дубликат трудовой книжки сведения о прошлой работе, не подтвержденные соответствующими документами.
Обратим внимание на то, что в трудовом законодательстве не содержится какого-либо в той или иной степени определенного перечня документов, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о стаже работы до поступления в данную организацию. Более того, в пункте 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, регламентирующем оформление дубликатов трудовых книжек работников при массовой их утрате работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, указано, что установление факта работы, сведений о профессии (должности) в данной организации осуществляется специальной комиссией на основании документов, имеющихся у работника, в числе которых называются такие документы, как справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.
Поэтому представляется, что соответствующими документами, подтверждающими стаж работы работника до поступления в данную организацию, можно считать любые надлежаще оформленные официальные документы, а также заверенные в установленном порядке копии документов, в которых получили четкое закрепление сведения о прошлой работе, указанные в пункте 32 Правил и пункте 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек и необходимые для оформления дубликата трудовой книжки работника.
Как видно из Вашего письма, работник, которому необходимо срочно оформить дубликат трудовой книжки, работает в Вашей организации с сентября 2000 года, и Вами в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. на 31.12.2002) представлялись в территориальный орган Пенсионного фонда РФ сведения о включаемых в его страховой стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены данным работником до его регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, по форме СЗВ-К (Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования).
Отметим, что, как следует из содержания пункта 3 статьи 8 названного Федерального закона, копии сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей; хранение этих копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Что касается документа индивидуального (персонифицированного) учета по форме СЗВ-К, то, как известно, в соответствии с пунктом 59 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.2002 № 122п, данный документ, представляемый страхователем в территориальный орган Пенсионного фонда РФ в целях проведения конвертации (оценки) пенсионных прав застрахованного лица, заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Как следует из пункта 60 данной Инструкции, в нем, в частности, содержатся сведения о территориальных условиях проживания по состоянию на 31.12.2001, периодах трудовой или иной общественно полезной деятельности, включая наименование организации, вид деятельности, начало и окончание периодов деятельности, территориальные условия и особые условия труда, исчисляемый трудовой стаж, выслугу лет, профессию или должность, а также сведения по состоянию на 01.01.2002 для оценки пенсионных прав застрахованного лица, в том числе общий трудовой стаж, стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, территориальные условия, особые условия труда, выслугу лет.
Таким образом, в рассматриваемом документе индивидуального (персонифицированного) учета по форме СЗВ-К фактически содержатся основные сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, необходимые для заполнения дубликата трудовой книжки.
Напомним одновременно, что в соответствии с пунктами 33 и 35 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318, индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган Пенсионного фонда РФ страхователем, являющимся юридическим лицом, заверяются подписью руководителя и печатью организации; территориальные органы Пенсионного фонда РФ осуществляют контроль, в частности, за достоверностью сведений о трудовом (страховом) стаже за период до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования путем проведения проверок, запроса дополнительных сведений и т.д.; по требованию соответствующего территориального органа страхователь представляет дополнительные сведения, в том числе подтверждающие трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии, за периоды до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц.
Поэтому представляется, что надлежаще оформленная копия указанного документа вполне может считаться тем документом, подтверждающим сведения об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы работника до поступления в данную организацию, на основании которого в дубликате трудовой книжки могут быть произведены соответствующие записи.
В завершение рассмотрения поставленного в письме вопроса укажем также, что в случае невозможности надлежащего оформления дубликата трудовой книжки в вышеуказанные сроки в связи с отсутствием необходимых документов, на основании которых работодатель сможет внести надлежащие записи о работе до поступления в данную организацию в дубликат трудовой книжки, ему остается либо предложить работнику, намеревающемуся расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, повременить с увольнением до получения этих документов либо оформить дубликат трудовой книжки, указав в нем помимо сведений о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по данному месту работы, лишь те сведения о прошлой работе, которые содержатся в имеющихся документах. Подчеркнем, что вопрос о переносе даты расторжения трудового договора может быть решен только работником (за исключением случая, когда на основании части второй статьи 80 Трудового кодекса РФ трудовой договор по соглашению между работником и работодателем расторгается до истечения срока предупреждения об увольнении, когда вопрос о переносе срока увольнения также может быть разрешен по соглашению сторон трудового договора).
При отказе работника перенести дату увольнения на более поздний срок работодатель обязан и вправе выдать работнику в день увольнения оформленный в соответствии с изложенными правилами дубликат трудовой книжки. Если же работник отказывается от получения такого дубликата, работодателю следует согласно части третьей статьи 62 Трудового кодекса РФ направить работнику письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, со дня направления которого работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Отметим, что пересылка дубликата трудовой книжки, так же как и самой трудовой книжки, по указанному работником почтовому адресу допускается только с его согласия.
Также по этой теме:
Проект Федерального закона № 52629-7 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части, касающейся регулирования трудовых отношений на морском и внутреннем водном транспорте"
Законопроект направлен на исключение из законодательства РФ уставов о дисциплине, регулирующих дисциплину труда на морском и внутреннем водном транспорте дополнительно к соответствующим нормам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ.
Вступило в силу Постановление Правительства РФ от 18.11.2016 N 1213
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 18.11.2016 N 1213 "О внесении изменения в пункт 10 Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права" сообщения о нарушениях работодателями обязательных требований, приведших к неполной выплате в установленный срок зарплаты, являются основанием для проведения в отношении него внеплановой проверки в рамках госнадзора в сфере труда
Проект Федерального закона № 29805-7 "О внесении изменений в статьи 242 и 243 Трудового кодекса Российской Федерации"
Целью данного законопроекта является недопущение известных практике случаев произвольного возложения полной материальной ответственности на работника за совершение действий, не являющихся административным правонарушением.
Все статьи Иные вопросы Оформляем дубликат трудовой книжки (Саркисян А.)
Оформляем дубликат трудовой книжки (Саркисян А.)Дата размещения статьи: 29.04.2016
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила)). Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.
Действующими Правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:
- утрата (потеря) трудовой книжки работником;
- невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние - если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.);
- наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);
- наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;
- массовая утрата трудовых книжек работодателем.
Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.
1. Утрата (потеря) трудовой книжки.
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.
Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.
2. Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению.
Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат, серия. номер. ". В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.
После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись "Взамен выдан дубликат, серия. N. ", документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.
Правила внесения записей в разделы "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как и в предыдущем случае.
3. Наличие записи об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат, серия. N. ", и она возвращается владельцу.
4. Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.
Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.
Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.
В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат, серия. N. ", и она возвращается владельцу.
5. Массовая утрата трудовых книжек работодателем.
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологическими и техногенными катастрофами, пожарами, стихийными бедствиями, массовыми беспорядками и другими чрезвычайными обстоятельствами). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовых договоров, справок, профсоюзных билетов, учетных карточек члена профсоюза, расчетной книжки и т.п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних - их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.
Нередко по заявлению работника оформляется дубликат трудовой книжки взамен утерянной, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими Правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.
Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу - в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.
Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие - полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Дубликат трудовой книжки выдается на основании заявления работника. Заявление пишется на имя директора.
При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее - Инструкция).
Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек - Правилами.
В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:
- о работнике (на титульном листе);
- об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
- о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).
При оформлении дубликата используется утвержденная форма - чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово "Дубликат".
На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике:
- фамилия;
- имя;
- отчество;
- дата рождения;
- образование;
- профессия;
- специальность.
Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел "Сведения о работе" вносятся записи о работе, в раздел "Сведения о награждении" - о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.
Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела "Сведения о работе" первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел "Сведения о работе" в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:
- в графе 1 - порядковый номер записи;
- в графе 2 - дату приема на работу;
- в графе 3 - данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;
- в графе 4 - наименование, дату и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.
Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.
После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:
- в графе 1 указывается порядковый номер записи;
- в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 - причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;
- в графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
После заполнения раздела "Сведения о работе" содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов. Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.
В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).
Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.
В справках о работе необходимы ссылки на основания их выдачи, т.е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки подписываются руководителем организации или начальником кадровой службы.
Рассмотрим часто возникающие вопросы.
Как поступить, если сотрудница, обратившаяся за дубликатом трудовой книжки, после увольнения сменила фамилию?
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы (п. 31 Правил). Работодатель обязан выдать бывшему работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
Пунктом 7.1 Инструкции установлено, что дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разд. 1 - 6 Инструкции. Таким образом, в соответствии с п. 2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Поскольку на дату оформления дубликата работница имела уже новую фамилию, дубликат выдается на новую фамилию в соответствии с паспортными данными. То есть на первой странице (титульном листе) указываются сведения о работнике, соответствующие данным на момент выдачи дубликата.
Заключение брака и перемена фамилии удостоверяются свидетельством о регистрации брака (ст. 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния").
Таким образом, для подтверждения факта, что именно с этой работницей заключен трудовой договор, работнице необходимо представить свидетельство о браке и паспорт.
Возможно ли заменить трудовую книжку, если она испачкана (не читаема)?
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентирован Правилами. Пунктом 38 Правил предусмотрено, что вкладыш в трудовую книжку вшивается только в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. При этом вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, в случаях выдачи дубликата вкладыша трудовой книжки применяется порядок выдачи дубликата трудовой книжки.
Работнику выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (п. 33 Правил). При этом согласно п. 31 Правил дубликат должен быть выдан прежним работодателем не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Следовательно, оформить именно дубликат вкладыша в трудовую книжку работнику в данном случае должен тот работодатель, у которого он работал перед трудоустройством к новому работодателю.
Дубликат вкладыша в трудовую книжку оформляется в порядке, предусмотренном для дубликата трудовой книжки (п. 32 Правил, п. 7.2 Инструкции).
Кроме того, в соответствии с ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Следовательно, в данном случае обязанность по восстановлению вкладыша в трудовую книжку может быть возложена либо на работодателя по последнему месту работы (выдача дубликата вкладыша), либо на нового работодателя (оформление нового вкладыша). Таким образом, если работник обратится с письменным заявлением к новому работодателю, последний, по нашему мнению, обязан оформить новый вкладыш в трудовую книжку. Трудовым законодательством не предусмотрен особый порядок заполнения вкладыша в данной ситуации.
Взамен испорченной трудовой книжки выдан дубликат. Как хранить саму трудовую книжку?
В соответствии с п. 33 Правил, если трудовая книжка пришла в негодность, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи. Пришедшая в негодность трудовая книжка оформляется в установленном порядке (делается запись о выдаче дубликата, регистрируется в книге учета движения) и возвращается ее владельцу.
При оформлении дубликата из-за того, что трудовая книжка пришла в негодность, на титульном листе трудовой книжки делается запись о выдаче дубликата с указанием серии и номера выданного дубликата (п. 1.2 Инструкции).
В соответствии с п. 41 Правил трудовая книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.
Если основная трудовая книжка пришла в негодность и возвращена работнику (под роспись), то в книгу учета вносятся данные о возврате оригинала и сведения о выданном дубликате.
Если же работник не забрал оригинал трудовой книжки, работодатель хранит его до востребования в соответствии с требованиями к хранению трудовых книжек, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (п. 43 Правил). В соответствии со ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет.
За нарушение установленного Правилами порядка ведения и хранения трудовых книжек виновные лица несут административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если в оригинале содержится множество ошибок и неточностей?
В Правилах оговорены такие случаи выдачи дубликата трудовой книжки:
- потеря (п. 31 Правил);
- приход в негодность (трудовая книжка обгорела, порвана, испачкана и т.д.) (абз. 3 п. 33 Правил);
- в трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил).
Данный перечень случаев выдачи дубликата трудовой книжки является исчерпывающим. Таким образом, если трудовая книжка содержит многочисленные ошибки, работодатель не должен выдавать дубликат трудовой книжки. Вместе с тем в случае обнаружения ошибок в трудовой книжке в нее вносятся исправления.
Исправления могут внести:
- виновная организация, допустившая ошибку;
- новый работодатель.
Новый работодатель вносит исправления на основании официального документа организации, допустившей неточность (п. 27 Правил).
Новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы работника. Исправления вносятся в порядке, установленном разд. III Правил.
Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. В этом случае работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.
Дубликат трудовой книжки уничтожен: как быть?
Законодательством РФ напрямую не разъяснено, каким образом следует поступить работодателю, если дубликат трудовой книжки работника, например, сгорел при пожаре в организации.
Дубликат дубликата трудовой книжки законодательством РФ также не предусмотрен.
Следует предположить, что работодателю следует вновь выдать работнику дубликат трудовой книжки. При этом необходимо перенести все сведения из обгоревшего дубликата трудовой книжки в новый дубликат. Если какие-то данные невозможно прочитать из-за повреждений от пожара, то работнику следует представить документы, подтверждающие данный период работы. Напомним, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции).
Также отметим, что в п. 1.2 Инструкции отмечено, что при выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. Полагаем, что аналогично на первой странице (титульном листе) прежнего дубликата трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. А на новом дубликате трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы делается надпись "Дубликат".
