Категория: Бланки/Образцы
Трудовая книжка является тем важным документом, который в полной мере отражает стаж работника на протяжении всей его трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ). Пока работник выполняет возложенные на него функциональные обязанности в рамках того или иного предприятия, она хранится в отделе кадров нанимателя.
Но что делать, если в силу определенных обстоятельств трудовая была утеряна или утрачена? В этом случае кадровая служба работодателя осуществляет процесс оформления дубликата трудовой книжки.
Полученный таким способом документ обладает той же юридической силой, что и оригинал. Именно поэтому его составление опирается на целый спектр обязательных норм. И хотя образец восстановления трудовой книжки можно скачать в сети имеет смысл детально разобрать практические правила его составления.
Дубликаты трудовых книжек в законодательствеТрудовая книжка как официальный документ должна в обязательном порядке содержать такую информацию, как:
Аналогичную информацию должен содержать и дубликат трудовой книжки, согласно ТК РФ. Более того, существует детальный перечень правил представления этого документа, который определяют такие нормативные документы, как:
В перечисленных выше законодательных актах описаны возможные основания для составления документа, а также обозначена необходимость оформления приказа на выдачу дубликата трудовой книжки, образец которого находится в свободном доступе.
Трудовое законодательство достаточно подробно раскрывает порядок выдачи дубликата трудовой книжки дубликата, с тем, чтобы этот документ не был использован в неправомерных действиях.
Основания для выдачи дубликата трудовой книжкиВыдача дубликата трудовой книжки осуществляется далеко не по первому требованию работника, а лишь при наличии определенных оснований, в числе которых:
Каждая из приведенных выше причин оформления дубликата трудовой книжки предусматривает особый порядок составления этого документа.
Дубликат трудовой книжки при утере запрашивается работником на его последнем месте выполнения трудовых обязанностей. При этом он пишет заявление на имя руководителя организации-нанимателя и оставляет его в кадровом отделе.
Может ли работодатель отказать в выдаче документа при утере трудовой книжки? Вне зависимости от того, какой период времени прошел с момента увольнения работника отказ со стороны его нанимателя в выдаче дубликата считается неправомерным.
Если трудовая книжка была порвана, намокла, обгорела или испачкалась, то дальнейшее использование не представляется возможным. При таком раскладе вполне законным представляется обращение сотрудника к его последнему нанимателю с просьбой о представлении дубликата.
В этом случае он представляет в кадровый отдел испорченный экземпляр, на титульном листе которого ставится пометка «Выдан новый экземпляр».
Форс-мажорные обстоятельства могут затронуть не только работника, но и работодателя. Если вследствие катастроф или беспорядков наниматель утратил трудовые книжки своих сотрудников, то оформление их дубликатов происходит так:
Утрата трудовой книжки – рядовое явление, ровно также, как и право на ее восстановление. Вне зависимости от причин потери документа, должности работника, его трудового стажа дубликат должен быть оформлен по запросу лица.
Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере или достижении непригодного состояния? Таким правом наделен только работодатель сотрудника, поскольку оформлением этих документов занимается отдел кадров.
Если оказалось, что ТК утрачена по вине работодателя, то он обязан оказать содействие работнику в сборе бумаг для восстановления его трудового стажа.
Сам процесс оформления дубликата бесплатный. Однако кадровая служба имеет право взять с работника плату в размере стоимости бланка (порядка 200 рублей). Можно, конечно, приобрести бланк заблаговременно, однако есть вероятность покупки несоответствующего стандартам трудового законодательства документа.
Весь порядок оформления дубликата трудовой книжки можно представить в виде такой последовательности этапов:
Какие документы должен представить работник, который желает получить дубликат трудовой книжки?
В заявлении работник указывает причину утраты документа, прошение о представлении дубликата, а также дату и роспись. Единой формы заявки не существует: ее можно составлять от руки или набирать на компьютере.
Что же касается приказа, который составляется работодателем, то этот документ номер, включает в себя краткое обоснование причин выдачи дубликата (в виде тезисов), дат и подпись руководителя организации.
Какие документы могут подтвердить трудовой стаж работника? К их числу относятся хранящиеся в архивах компаний личные дела, приказы, договора, справки и др.
Правила оформления дубликата трудовой книжкиПосле того как причины и порядок выдачи дубликата трудовой книжки определен, остается разобраться в том, как именно оформлять этот важный документ.
На титульном листе дубликата аккуратно прописываются Ф.И.О. дата рождения, образование и профессия сотрудника. Инспектор кадровой службы, который оформляет документ, ставит под этим массивом информации свою удостоверяющую подпись.
Что касается основной части документа, то сведения о трудовом стаже вносятся в том же порядке, что и в трудовой – от начала трудовой деятельности к последнему месту работы сотрудника.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки, хранимый в отделе кадров организации, избавит ее от ошибок и неточностей в оформлении документа.
В течение какого срока работнику придется ожидать оформления дубликата ТК? С момента подачи работником заявления в отдел кадров должно пройти не более 15 дней, как документ уже должен быть на руках у работника. При этом принимаются во внимание только рабочие дни.
Особые случаиПроцесс оформления дубликата трудовой книжки хотя и непростая, но вполне определенная процедура. Однако возникают и внештатные ситуации.
Например, сотруднику выдали дубликат документа, а через некоторое время он нашел оригинал. Какой документ имеет юридическую силу в данном случае? Безусловно, дубликат, поскольку именно он последним был зафиксирован в книге учета ТК.
Существуют и иные нюансы оформления дубликата, которые положено знать кадровому специалисту:
И, наконец, выдача дубликатов ТК фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, поскольку они являются равнозначными им по юридической силе документами.
Дубликат трудовой книжки является восстановленной копией утраченного документа. Он сопровождает работника в его дальнейшей деятельности, сопряженной с переходами на другую работу и награждениями. Более того, его представляют в ПФР на общих основаниях при оформлении работнику пенсионных выплат.
Добрый день!Наше предприятие (условно ООО "А") было переименовано в ООО "В" в апреле 2015 года.Сейчас к нам обратился бывший работник с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работник был уволен еще в ООО "А" в феврале 2015 года.Пожалуйста, уточните, как сделать последнюю запись в трудовой книжке (последнее место работы у нас) - как указать наименование предприятия? До переименования (ООО "А") или действующее название (ООО "В")?Заранее благодарю за помощь.
Дубликат трудовой книжки сотруднику оформляется в случае, если его трудовая книжка была утеряна. Соответственно, Вам следует оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, если он обратился с соответствующим заявлением. Это обусловлено тем, что сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила). Кроме того, в соответствии с Правилами при выдача дубликата трудовой книжки производится по последнему месту работы, а в случае реорганизации исправление записей производится правопреемником организации.
Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы.
Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:
Если наименование организации изменилось, будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем, что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику по его заявлению справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: В каких случаях организация должна оформить дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если его трудовая книжка:
В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной.
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2. Ответ: Как оформить дубликат при утере трудовой книжки сотрудником
Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Заявления о выдаче дубликата трудовой книжки хранят в зависимости от выбранного порядка хранения кадровых документов в организации.
Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .
Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:
об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
сведения об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
3. Ответ: Как заполнить титульный лист дубликата трудовой книжки сотрудника
Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки. То есть сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в организации, ставит на титульном листе свою подпись, печать организации и текущую дату заполнения дубликата трудовой книжки. А не копирует эти сведения из старой книжки сотрудника или ее копии.
Внимание: если у сотрудника менялась фамилия, то в дубликате отразите текущие данные. Восстанавливать все записи об изменениях не нужно .
Вопрос из практики: нужно ли вносить запись о первой фамилии сотрудницы в дубликат трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки записи о фамилии, имени и отчестве сотрудника указывают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.). Об этом говорится в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .
Эти правила распространяются и на выдачу дубликата. Поскольку после перемены фамилии сотрудница оформила новый паспорт, вносить сведения следует в соответствии с ним. Восстанавливать ранние записи о смене фамилии на обложке дубликата трудовой книжки не нужно.
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
4. Ответ: Как внести в дубликат трудовой книжки сведения о работе сотрудника
В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.
После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.
Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.
В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.
Пример оформления дубликата трудовой книжки
Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление ).
Специалист, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки .
Вопрос из практики: может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована
По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.
В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 .
При этом в п. 3.2 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» закреплено, что если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляются основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Такая запись должна присутствовать и в дубликате. Так, в блоке записей о работе в одной организации запись об изменении ее наименования может находиться и после записи об увольнении, строгих требований к хронологической последовательности законодательством не установлено. Как следствие, достаточно после записи об увольнении работника добавить запись о переименовании организации.
В дубликат трудовой книжки не требуется вкладывать справку о переименовании организации, если сотрудник не подавал соответствующего заявления (62 ТК РФ).
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,
эксперт Системы Кадры
В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.5.
Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.
Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:
ПОМОГИТЕ. У меня есть аттестат об окончании ПТУ (89-91гг.), ксерокопия карточки Т-2 с последнего места работы (93-94гг.)(фамилию и должность не указывать кем подписано увольнение?), уволен в связи с уходом в СА (94-95гг.)трудовой стаж нарабатывал в местах не столь отталенных.Как грамотно оформить?Инструкцию читала, не помогло
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Ну из имеющихся документов вы можеет внести запись лишь об учебе в ПТУ
Глава 10. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
51. В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение трех месяцев со дня его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 года с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью "Дубликат".
Выдается справка о периоде работы, а не копия карточки т-2.
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ
Глава 10. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
51. В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение трех месяцев со дня его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 года с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью "Дубликат".
(в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 29.06.2006 N 76)
При прекращении деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о времени работы у данного нанимателя, размере заработной платы, а также других документов по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, архив и др.).
При утрате трудовой книжки (вкладыша к ней) по вине нанимателя он обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
(часть третья п. 51 введена постановлением Минтруда и соцзащиты от 29.06.2006 N 76)
52. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).
(в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 29.06.2006 N 76)
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
53. Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
54. Если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указываются общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишутся наименование нанимателя, у которого работал работник, а также функциональная служба (отдел, цех, лаборатория, сектор или иное структурное подразделение) и должность (профессия, работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Может это поможет?
Свиток: ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ: ОСНОВАНИЯ ВЫДАЧИ И ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ:
ОСНОВАНИЯ ВЫДАЧИ И ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
К.И.КЕНИК,
кандидат юридических наук,
доцент,
заслуженный юрист
Республики Беларусь
Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 4 сентября 2009 г.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. На основании записей в трудовой книжке определяются характер выполняемой работы, общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, исчисляемый при назначении пенсий, в том числе на льготных условиях, пособий по социальному страхованию, установлении должностных окладов и т.д.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя является для работника основной.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя организации.
Законодательством установлены порядок ведения трудовых книжек, а также правила их хранения.
Основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 50)(далее - ТК);
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 "О трудовых книжках работников" (далее - постановление N 1635);
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек).
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации. Они должны храниться в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях. Располагаются трудовые книжки в запирающихся несгораемых железных ящиках, сейфах, шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, а также предохраняющих трудовые книжки от пыли и воздействия солнечного света.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) передаются в архив организации и хранятся в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть представлены к уничтожению в установленном порядке.
В процессе трудовой деятельности работника могут возникнуть ситуации, когда трудовая книжка утеряна, или приведена в непригодность, или в нее внесены порочащие записи, которые впоследствии признаны недействительными. В этих случаях работнику выдается дубликат трудовой книжки.
Законодательством установлены случаи, когда выдается дубликат трудовой книжки:
1) в случае утери трудовой книжки;
2) в случае, если книжка пришла в негодность;
3) в случае отбытия наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
4) в случае признания недействительной записи об увольнении в связи с незаконным осуждением;
5) в случае признания недействительной записи об увольнении в связи с признанием увольнения незаконным или изменением формулировки причины увольнения.
Рассмотрим более подробно приведенные ситуации.
1. В соответствии со ст. 26 ТК при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей.
Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2006 N 76 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников" (далее - постановление N 76) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек дополнена положением о том, что при приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в получении трудовой книжки в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.
Трудовая книжка находится у нанимателя, который обязан обеспечить ее сохранность. В случае необходимости наниматель выдает работнику по его письменной просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.
Копии документов, связанных с работой, должны быть оформлены надлежащим образом: заверены подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и печатью организации. На документах должны быть такие обязательные реквизиты, как исходящий номер и дата выдачи. Печать нанимателя - это гербовая печать для государственных организаций, а для организаций негосударственной формы собственности - зарегистрированная печать этой организации.
Работнику по его просьбе выдается копия трудовой книжки для предъявления в различные организации. Копия трудовой книжки заверяется записью:
Верно.
Специалист по кадрам
ФИО, подпись
10.11.2006 (дата выдачи копии).
На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации или отдела кадров. При необходимости (по просьбе организации, запрашивающей копию или выписку из трудовой книжки) заверяется каждый лист (разворот) отксерокопированной копии трудовой книжки.
Все копии документов, связанных с работой, должны предоставляться работнику бесплатно.
В случаях, предусмотренных актами законодательства, наниматель выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней.
При утрате трудовой книжки в случае выдачи ее на руки работнику выдается дубликат трудовой книжки с взиманием его стоимости.
Наниматель вправе в таких случаях отказать работнику в содействии при получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) после увольнения работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Следует обратить внимание, что в нормативных правовых актах, регулирующих этот вопрос, имеется противоречие, касающееся срока обращения работника к нанимателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Согласно подпункту 1.6 п. 1 постановления N 1635 в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Постановлением N 76 в п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек внесены изменения, согласно которым работник вправе обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки в течение трех месяцев.
В данном случае должно действовать правило, установленное частью пятой ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 N 361-З "О нормативных правовых актах Республики Беларусь", согласно которой законы, декреты, указы и постановления Совета Министров Республики Беларусь имеют большую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских органов государственного управления и Национального банка Республики Беларусь.
Таким образом, в данном случае должны действовать положения постановления N 1635, поскольку оно имеет большую юридическую силу по сравнению с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.
Не позднее 15 дней после получения заявления наниматель обязан выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.
При прекращении деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о времени работы у данного нанимателя, размере заработной платы, а также других документов по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, архив и др.).
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
Если же работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" сначала вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Наниматель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данное предприятие.
При утрате трудовой книжки (вкладыша к ней) по вине нанимателя он обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к данному нанимателю. Эта обязанность вменена нанимателю в связи с тем, что он несет ответственность за ведение и сохранность трудовых книжек. Поэтому при их утрате он обязан принять меры к восстановлению. Для этого наниматель должен направить письменные запросы во все организации, где раньше работал работник, получить справки о периоде работы работника у других нанимателей. Эти справки будут являться основанием для заведения работнику другой трудовой книжки с надписью "Дубликат".
2. Дубликат выдается и в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (изорвана, запачкана, обгорела, размылись записи и т.п.). В этом случае нанимателем выписывается новая трудовая книжка с записью на первой странице "Дубликат", вносятся в нее все записи о работе, поощрениях, награждениях.
3. В соответствии с п. 23 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек в трудовую книжку лица, осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности он лишен права занимать или какого рода деятельностью ему запрещено заниматься. Запись вносится нанимателем, у которого работник работает в период вступления в силу приговора суда.
6 05.01.2009 Лишен права занимать материально
ответственные должности сроком
на пять лет Приговор суда
Советского района
г. Минска
от 24.12.2008
После отбытия этого наказания либо освобождения от него в установленном порядке работнику по его письменной просьбе взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности.
4. Дубликат выдается в случае признания недействительной записи об увольнении в связи с незаконным осуждением. Если в связи с осуждением работнику в трудовую книжку внесена запись об освобождении от работы (должности), а впоследствии осуждение или привлечение к уголовной ответственности признано незаконным оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления или за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления, то произведенные записи признаются недействительными. Наниматель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.
5. В случае незаконного увольнения или перевода работника, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу признается недействительной.
Признание записи недействительной производится в следующем порядке: в разделе "Сведения о работе" в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи; в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 - "запись номер такой-то недействительна" и далее правильный вариант основания увольнения; в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.
3 30.08.2008 Уволен в связи с сокращением численности
работников (п. 1 ст. 42 Трудового кодекса
Республики Беларусь) Приказ N 57
от 30.08.2008
4 12.11.2008 Запись N 3 недействительна, восстановлен
на прежней работе Приказ N 72
от 12.11.2008
При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запись N ___ недействительна. Уволен. " и указывается новая формулировка.
9 23.09.2008 Уволен за систематическое неисполнение без
уважительных причин трудовых обязанностей
(п. 4 ст. 42 Трудового кодекса
Республики Беларусь) Приказ N 19
от 22.09.2008
10 31.10.2008 Запись N 9 недействительна. Уволен по
собственному желанию (ст. 40 Трудового
кодекса Республики Беларусь) Приказ N 41
от 31.10.2008
В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Ссылка на решение судебных органов о восстановлении работника на работе не делается (п. 41 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.
Выдача дубликата трудовой книжки производится нанимателем, внесшим такую запись.
В перечисленных случаях, когда трудовая книжка имеется в наличии, но дубликат выдается по требованию работника в связи с наличием в ней компрометирующей его записи, в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социальной защиты для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу к нанимателю, выдавшему указанный дубликат. Прием на работу по трудовой книжке, содержащей запись "Взамен выдан дубликат", не должен производиться. Дубликат трудовой книжки находится у нанимателя, с которым работник состоит в трудовых отношениях.
При выдаче трудовой книжки (дубликата), а также при выдаче вкладыша наниматель взимает с работника сумму, затраченную нанимателем на ее приобретение. В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения, стоимость испорченных бланков оплачивается организацией.
При утрате трудовой книжки работника организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть представлены к уничтожению в установленном порядке.
В течение всего периода трудовой деятельности у данного нанимателя трудовая книжка (ее дубликат) хранится у нанимателя. При прекращении трудового договора наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Трудовая книжка должна быть надлежащим образом оформлена, в ней должны быть произведены все записи о трудовой деятельности в данной организации, о мерах поощрения и т.д. Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации предприятия. Записи в трудовых книжках работников, работающих у индивидуальных предпринимателей или граждан, которым законодательством предоставлено право заключения трудового договора, заверяются печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним работником.
Днем увольнения считается последний день работы. Если, например, увольнение работника по инициативе нанимателя произведено 30 ноября 2008 г. то этот день является последним днем его работы в данной организации. Эта же дата (30 ноября 2008 г.) должна быть указана в трудовой книжке работника. Если работник, совершивший прогул, не приступил к работе, то днем увольнения следует считать последний день работы. Например, работник совершил прогул, начиная с 5 марта и на работу больше не вышел. Издавая приказ об увольнении работника, наниматель должен указать об увольнении его 4 марта, то есть в последний день работы.
Если в день увольнения работника не представляется возможным выдать ему трудовую книжку в связи с отсутствием его на работе, наниматель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление трудовой книжки по почте. Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника в связи с истечением срока трудового договора, по соглашению сторон или по собственному желанию. В соответствии с законом работник вправе подать заявление об увольнении по собственному желанию как в период работы, так и в период его отсутствия на работе в связи с нахождением в отпуске, в командировке, в период временной нетрудоспособности. Наниматель вправе уволить работника по ст. 40 ТК по окончании месячного срока предупреждения и в том случае, если в этот период работник заболел и на момент окончания срока продолжает болеть, или находится в отпуске. Допустимо увольнение в период болезни работника или нахождения его в отпуске по соглашению сторон или в связи с истечением срока трудового договора. В данном случае гарантия о запрещении увольнения работника в период временной нетрудоспособности или нахождения в отпуске не распространяется, поскольку в перечисленных случаях имеет место увольнение не по инициативе нанимателя.
Допустимо увольнение в отсутствие работника, если увольнение производится за длительный прогул и работник отсутствует на работе в момент увольнения.
Если работник отказался от получения трудовой книжки, наниматель должен составить акт об отказе работника от получения трудовой книжки, которая предлагалась работнику в день увольнения. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте целесообразно направить заказным письмом с уведомлением о вручении, что будет являться бесспорным доказательством выполнения нанимателем своей обязанности по выдаче трудовой книжки.
Если нанимателем выполнена предусмотренная законом обязанность о направлении уведомления, с этого дня он освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Следует иметь в виду, что высылка трудовой книжки по почте при отсутствии согласия на это работника не допускается.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Дата увольнения в этом случае изменяется на день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в установленном порядке.
Своевременность выдачи трудовой книжки имеет значение и для соблюдения сроков обращения в органы по рассмотрению трудовых споров. Согласно статье 242 ТК работник имеет право обратиться в суд по спорам об увольнении в течение одного месяца со дня вручения ему приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.
В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине нанимателя соответственно изменяется (удлиняется) срок для обращения в суд, а это может впоследствии повлечь неблагоприятные последствия для нанимателя. Как установлено законом, в случае признания увольнения незаконным работник восстанавливается судом на прежней работе. В пользу работника взыскивается средний заработок за все время вынужденного прогула, то есть за время от момента увольнения до вынесения судом решения об удовлетворении иска о восстановлении на работе. И чем больше будет период вынужденного прогула, тем большая сумма заработной платы будет взыскана в пользу работника, а это является ущербом для организации.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Мне нужно только да или нет.
1.Вписываю сначала в труд. книжку о том что он с..по обучался (01.09.89 по 05.07.91)
2.На основании справки с последнего места работы (работа с 02.03.93г. по 06.05.94г.)вписываю фабрика"пошив одежды" принят-грузчиком, уволен в связи с призывом в СА.
3.Служба в СА с..по.
4.вписываю наше предприятие.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
пожалуйста скажите что да
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Мне нужно только да или нет.
после таких фраз и отвечать не хочется
видимо Вы все-таки разобрались с Инструкцией, потому что все верно
Только вот, полагаю
ксерокопия карточки Т-2 с последнего места работы (93-94гг.) не может считаться документом, подтверждающим время работы
Почему работник может предоставить ксерокопию Т-2 и не может ксерокопию приказов о приеме-увольнении?
В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Добрый день уважаемый кадровики.
Вот настал у меня вопрос заполнения дубликата трудовой
Вопросы может и глупые, но лучше спросить чем потом дураком быть.
вот начнем с титульного листа:
1) в графе образование - что писать если на момент заполнения у человека не было высшего образования (учился в ВУЗе сразу после школы)
2) что в такой ситуации пишется в графе профессия, специальность.
3) дата заполнения - Какая? на момент первого приема.
4) ответственный и печать организации - это той в которой он работает в настоящее время?
5) вот посмотрела что пишется сначала общий трудовой стаж и кем работал - это с какого по какой период-.
6) еще вопрос - вот чел учился в ВУЗе 2 года на дневном, 4 года на заочном. это запись делается или нет? И когда - когда он уже получил диплом.
7) и последний - оргпнизация (одна из) поменяла свое название т.е когда работал было одно назнание на данный момент другое - это как правильно писать.
8) все записи делаются по месту последней основной работы, правильно?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Буду всем очень благодарна.
Не оставьте без внимания.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .
Порталы для специалистов
Повышение квалификации специалистов кадровых служб, тематические семинары. Тел. 209-59-59
Проводите ли вы экспертизу ценности документов?
На ваш взгляд, влияет ли тарифная система оплаты труда на мотивацию работника?
Как вы ориентируетесь в мире HR-показателей?
На какой срок продлеваются контракты в Вашей организации?
