Как сделать первую запись в трудовой книжке

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек. например, как сделать первую запись в трудовой книжке.

Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

• В документах не могут иметь место сокращенные записи.
• В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
• Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
• Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
• Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
• Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

• сведения о работнике;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек. также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

• ФИО;
• дата рождения;
• образование, специальность, квалификационный уровень;
• дата приема на работу;
• подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника;
• гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:

1. Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
2. Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
3. Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
4. В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

Вместе с этим материалом часто читают:

Первая запись в трудовой книжке об учебе в институте (1)

Если работник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, то запись о периоде обучения в трудовую книжку внести необходимо, поскольку он включается в трудовой стаж для исчисления пенсии (подпункт “е” части первой статьи 37 Закона “О государственном пенсионном обеспечении граждан”).

Как правило, сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки, в том числе и об образовании (незаконченное высшее, высшее, основное высшее (бакалавр), высшее (магистр) на основании представленных работником документов. Время (период) учебы при этом не указывается.

После заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Подпись лица, внесшего указанные сведения, удостоверяется печатью предприятия.

В графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов работодателем вносятся записи о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях.

Например: “До приема на работу в период с (дата) по (дата) обучался в учебном заведении (наименование учреждения)”.

Данные сведения необходимо вносить точно в соответствии с полученным документом (дипломом) до внесения сведений о работе на данном предприятии.

Ниже в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.

Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер.

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: “Принят (назначен или избран) в ____ (цех, отдел, подразделение, участок и т.д.) на ____ должность (по профессии, специальности)”, а также четко указывается присвоенный квалификационный разряд (в случае, если такой разряд присваивается). Наименования должностей служащих и профессий рабочих указываются в соответствии с Классификатором основных должностей служащих и профессий рабочих (утвержден Постановлением КМ от 20.08.2010 г. N 181).

В графе 4 указывается, на основании какого документа произведена запись (дата, порядковый номер).

Все виды записей о приеме, переводе на другую работу должны соответствовать тексту приказа и вносятся работодателем после его издания.

При внесении записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке не указываются основания (причины) его прекращения.

С каждой записью (о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и прекращении трудового договора), вносимой в трудовую книжку, работодатель должен ознакомить ее владельца под роспись в личном листке (статья 81 Трудового кодекса).

Последний раз редактировалось: ESQ. (Пт Авг 21, 2015 7:48 pm), всего редактировалось 1 раз

1) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек

2.1. Трудовые книжки заполняются на государственном языке Республики Узбекистан. в Республике Каракалпакстан на каракалпакском или государственном языке Республики Узбекистан работодателем в присутствии работника.

2) Закон Республики Узбекистан от 21.10.1989 г. N 3561-XI "О государственном языке" (Новая редакция, утверждена Законом РУз от 21.12.1995 г. N 167-I)

Статья 1. Государственным языком Республики Узбекистан является узбекский язык.

3) Закон Республики Узбекистан от 02.09.1993 г. N 931-XII "О введении узбекского алфавита, основанного на латинской графике"

Узбекский язык основывается на латинской графике.

Поэтому заполняем на латинице.

А если в трудовую не внесли первую запись об окончании учебного заведения и сразу сделали запись о принятии? Сильное ли это нарушение?

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работника. Напомню, нужна в будущем для назначения пенсии Но не единственный. Возможно подтверждать также дипломом и т.д. и т.п.

стаж работы — общая продолжительность трудовой и иной деятельности, дающей право на пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством, независимо от имеющихся перерывов в работе, определенная по трудовой книжке и другим документам, выданным с места работы, службы, учебы или архивом;

55. Стаж работы устанавливается по документам, выданным с места работы, службы, учебы или осуществления иной деятельности, засчитываемой в стаж работы, а также архивными учреждениями.

63. Время очного обучения в высших образовательных учреждениях (в том числе в военно-образовательных учреждениях, обучение в которых приравнивается к военной службе), в аспирантуре (институте стажеров-исследователей-соискателей), докторантуре (институте старших научных сотрудников-соискателей) и клинической ординатуре подтверждается дипломами, а также справками и иными документами, выданными на основании архивных данных и содержащими сведения о периодах учебы.При отсутствии в документах таких сведений в качестве доказательства времени учебы принимаются справки о продолжительности обучения в данном образовательном учреждении в соответствующие годы при условии, что в документах имеется указание на окончание полного учебного года.

Новый сотрудник принес трудовую книжку образца 1974 года

Эксперт Центра поддержки предпринимательства 28 января 2014, 00:00 # ↓ 0

Добрый день! Да, вы можете принять такую трудовую книжку, она является действительной, поскольку в 2003 году (на 01.12.2003 г.) продолжал действовать бланк трудовой книжки образца 1974 г. утв.Постановлени ем Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих». Трудовые книжки, оформленные на бланках 1973 г. признаются действительными при условии, что работник впервые был принят на работу в промежутке времени с 01.01.1975 г. до 01.01.2004 г.

В настоящее время на территории РФ применятся формы трудовых книжек образцов 2004 г. 1974 г. 1938 г. все эти бланки обладают одинаковой силой, и менять их на новые нет необходимости.

В соответствии с п.2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Другое дело, если первая запись о работе в трудовой книжке образца 1974 г. сделана после 01.01.2004 г. как указано выше, к этому времени был введен и утвержден новый бланк трудовой книжки, утв.Постановлени ем Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках». В этом случае, трудовая книжка являлась бы недействительной. и ее не следовало бы принимать, в данном случае необходимо посоветовать сотруднику обратиться по последнему месту работы, чтобы там ему выдали дубликат трудовой книжки установленного образца, а если организации уже нет – собрать справки с прежних мест работы для подтверждения стажа, указанного в трудовой книжке.

Консультация оказана бесплатно и предоставлена по заданию Министерства промышленности, предпринимательс тва и торговли Пермского края в рамках реализации мероприятий долгосрочной целевой программы «Развитие малого и среднего предпринимательс тва в Пермском крае на 2012-2014 годы», утвержденной постановлением Правительства Пермского края от 04.05.2012 № 282-п.

Запись в трудовой книжке о приеме - Отличный секретарь

Секретарям часто приходится исполнять обязанности кадровиков. Заполнение трудовых книжек коллег входит в число таких обязанностей. Не секрет, что трудовая книжка – документ очень важный. По крайней мере, пока еще не придумали ей замену. Из-за этого многие секретари элементарно боятся работать с ними, чтобы случайно не ошибиться и не навредить ни коллеге, ни себе. Но ничего сложного в этом нет, и тянуть с записями до последнего совершенно не обязательно. В этой статье говорим о том, как сделать запись в трудовой книжке о приеме работника на работу.

Статья с общей информацией о трудовых книжках находится по ссылке. В ней, например, написано, какие документы нужно изучить секретарю, работающему с трудовыми книжками. О том, как именно делать записи, рассказывается в «Инструкции по заполнению трудовых книжек» (утверждена Постановлением Минздравсоцразвития РФ от 10.10.03 №69). О заполнении сведений о работе рассказывает пункт 3 этой инструкции, о внесении записи о приеме – начало пункта 3.1.

Коротко вспомним, как документально оформляется процесс приема человека на работу :

1. Будущий работник пишет заявление.
2. С ним заключается трудовой договор на основании этого заявления.
3. Составляется приказ о приеме на работу, основанием для издания которого является трудовой договор.
4. Делается запись в трудовую книжку, основанием для которой является приказ.

Как видим, каждое новое действие тянет за собой другое. Перепутать здесь сложно, так как каждый новый документ делается на основании предыдущего, причем обычно оформление происходит в один день. Чтобы ошибиться здесь, нужно очень сильно постараться.

Бояться не нужно: если все время думать об ошибке, скорее всего, она и произойдет. Лучше просто следить за собственным почерком: он должен быть разборчивым. Особенно это касается дат.

Открываем трудовую книжку работника и видим, что ее основная часть состоит из четырех граф. В первой указывается порядковый номер записи, во второй – дата события, в третьей – содержание события, в четвертой основание для записи.

Порядковый номер записи узнать несложно, дата – в календаре, событие в данном случае – прием на работу, а основание – приказ о приеме на работу. Ничего придумывать не нужно, вся информация у нас есть.

Но начинаться запись о приеме на работу будет со своеобразного заголовка, в роли которого выступит полное наименование нашей компании (полное – это значит не ООО «АБВ», а «Общество с ограниченной ответственностью «АБВ») и краткое, если оно имеется в уставе. Кстати, вместо записи от руки можно поставить штамп с наименованием организации. А потом уже расписываем все по графам, все пишем так, как уже написано в трудовом договоре и в приказе:

Как видим, сложного ничего. Главное – разборчивый почерк. Обратите внимание: точка в конце записи не ставится – так принято. Правило «Одна запись – одна строка» не соблюдается, сколько строк трудовой книжки нужно потратить на запись, столько и тратится.

Часто бывает, что работника принимают на работу, а секретарь, боясь заполнять трудовую книжку, просто держит ее в сейфе, надеясь, что когда-нибудь компания дорастет до кадровика, который и внесет все нужные записи опытной рукой… Только делать так не надо. Трудовая книжка или ее копия может понадобиться в любой момент. А если срочно вносить вне необходимые записи, то шанс совершить ошибку и действительно напортачить значительно увеличивается. Поэтому запись в трудовой книжке о приеме работника на работу нужно делать прямо в день приема.

Image by Mr-Vector // www.freedigitalphotos.net