Категория: Инструкции
Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. № 356 “О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти” (не вступило в силу)
Обзор документа
Правительство Российской Федерации постановляет:
утвердить прилагаемые изменения. которые вносятся в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263).
Председатель Правительства
Российской Федерации
1. Наименование раздела II изложить в следующей редакции:
"II. Термины и определения".а) абзац первый изложить в следующей редакции:
"4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:";
б) абзац шестой изложить в следующей редакции:
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;";
в) абзацы девятый и десятый изложить в следующей редакции:
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;";
г) абзацы двенадцатый и тринадцатый изложить в следующей редакции:
"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;";
д) абзац четырнадцатый признать утратившим силу;
е) абзац пятнадцатый изложить в следующей редакции:
"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;".
3. Абзац второй пункта 6 изложить в следующей редакции:
"При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.".
4. Пункты 8 и 9 изложить в следующей редакции:
"8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.".
5. Пункт 16 изложить в следующей редакции:
"16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.".
6. Пункт 17 признать утратившим силу.
7. Пункт 18 изложить в следующей редакции:
"18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.".
8. Пункт 19 дополнить абзацем следующего содержания:
"При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.".
9. Пункт 20 изложить в следующей редакции:
"20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.".
10. Пункт 26 дополнить подпунктом "в" следующего содержания:
"в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.".
11. Пункт 34 изложить в следующей редакции:
"34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.".
12. Раздел VI изложить в следующей редакции:
"VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".
В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".
48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.".
13. Приложение к указанным Правилам изложить в следующей редакции:
"Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти
(в редакции постановления
Правительства Российской Федерации
от 26 апреля 2016 г. № 356)
1. Адресант (автор)
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Наименование вида документа
5. Дата документа
6. Регистрационный номер документа
7. Дата поступления документа
8. Регистрационный номер входящего документа
9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)
10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
11. Индекс дела по номенклатуре дел
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)
15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)
16. Отметка о контроле
17. Гриф ограничения доступа
18. Сведения об электронной подписи
19. Проверка электронной подписи
20. Подразделение - ответственный исполнитель документа
21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)".
Обзор документаСкорректированы правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ).
Уточнены некоторые термины и определения ("реквизит документа", "регистрация документа", "номенклатура дел", "служба делопроизводства", "система электронного оборота"). Исключены такие термины, как "сканирование документа" и "электронный образ документа". Последний заменен на "электронную копию документа".
Расширен перечень реквизитов документов.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в ФОИВ.
Федеральный орган исполнительной власти при формировании документального фонда разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов.
В новой редакции редакции изложены особенности работы с электронными документами. Так, определено, что электронные документы, направляемые в органы власти и местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица.
Уточнен перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота ФОИВ.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
- Утверждена 8 ноября 2005 года Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, а 27 января 2006 года зарегистрирована Минюстом. Ранее действовавшая инструкция, утвержденная ФАС, отменена, признана утратившей силу.
- ТИ может быть использована как методический документ (она используется при разработке инструкций по делопроизводству для различных организационно-правовых форм).
Основанием для разработки новой ТИ является новый Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти - утвержден Постановлением правительства в 2005 г.Типовой регламент устанавливает общие правила организации деятельности федеральных органов исполнительной власти по реализации их полномочий и взаимодействия этих органов, в том числе правила организации взаимодействия федеральных министерств с находящимися в их ведении федеральными службами и федеральными агентствами.
Типовой регламент состоит из следующих разделов:
2. Порядок осуществления федеральными органами исполнительной власти функций в установленной сфере деятельности,
3. Формирование планов и показателей деятельности федерального органа исполнительной власти,
4. Порядок осуществления федеральным министерством координации и контроля,
5. Порядок создания и организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти,
6. Порядок исполнения поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства,
7. Участие федеральных органов исполнительной власти в законопроектной деятельности Правительства,
8. Порядок подготовки федеральными органами исполнительной власти проектов заключений, поправок к проектам федеральных законов и проектов официальных отзывов Правительства на законопроекты,
9. Порядок рассмотрения федеральными органами исполнительной власти парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы,
10. Взаимодействие федеральных органов исполнительной власти при предоставлении и получении информации,
11. Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти,
12. Образование и организация деятельности межведомственных координационных и совещательных органов
В Типовом регламенте охарактеризованы элементы новой системы федеральных органов:
-Федеральное министерство- является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной актами Президента Российской Федерации и Правительства сфере деятельности
-Федеральная служба - является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности, а также специальные функции в области об ороны, государственной безопасности, защиты и охраны государственной границы Российской Федерации, борьбы с преступностью, общественной безопасности.
-Федеральное агентство: является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим в установленной сфере деятельности функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом и правоприменительные функции, за исключением функций по контролю и надзору.
Итак, и регламент, и ТИ появились в результате административной реформы.
ТИ подготавливалась в условиях административной реформы . в ходе которой был принят Указ Президента РФ 2004 года О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти. Результатом стало установление новой системы федеральных органов исполнительной власти.
Правительством РФ были изданы следующие постановления:
- Постановление 2004 г. О регламенте Правительства РФ и Положение об аппарате правительства РФ,
- Постановление 2005 г. О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти.)
Новой системе федеральных органов исполнительной власти перестала соответствовать ТИ 2000 года. Отдельные её положения вошли в противоречие с типовыми регламентами. Поэтому потребовалась новая ТИ, в которой регламентировалось бы документирование и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти в условиях административной реформы.
1. Не включены нормы, которые определяются регламентами: - порядок рассмотрения запросов депутатов, - порядок работы с обращениями граждан и организаций, - порядок исполнения поручений (контрольные сроки и т.д.);
2. Исключены из ТИ: - раздел «Документация федеральных органов государственной власти», - подраздел «О приеме и обработке документов, поступающих по каналам электронной почты, и факсимильных сообщений», - подраздел «О работе с обращениями и запросами депутатов»;
3. Сокращен раздел, посвященный контролю.
ТИ полностью опирается на ГОСТ Р 6.30 – 2003, но в то же время и конкретизирует некоторые его положения. (Например: 1.) в ТИ содержится важное положение о подписи: если должностное лицо, которое должно подписать документ, отсутствует, а мы не можем перепечатать документ, его подписывает заместитель / исполняющий обязанности, однако при этом нужно внести соответствующие изменения в документе – зачеркиваем наименование должности и ФИО, а сверху пишем должность и фамилию фактически подписавшего. 2.) в ГОСТе нет указания, где именно проставляется оттиск печати, а в ТИ сегодня рекомендуется ставить печать, чтобы четко была видна подпись и вся информация на оттиске, возможно ставить, не задевая подписи.)
© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам
Ни для кого из моих коллег не секрет, что делопроизводство у нас практически никак не регулируется на федеральном уровне. Я говорю о коммерческих организациях: огромному количеству негосударственных компаний можно только рекомендовать следовать тому или иному «нормативному» документу. Об одном из них мы сегодня и поговорим. По нему обязаны вести делопроизводство все государственные органы: это Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Скачать их можно здесь же.
Несмотря на то, что по своему названию правил относятся только к федеральным органам исполнительной власти, федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» говорит о том, что «правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (ст. 11). Таким образом, правила для ФОИВ обязательны для всех государственных органов и органов местного самоуправления.
Обязать следовать им коммерческие организации нельзя, можно только рекомендовать. К счастью, большинство компаний все-таки следует этим рекомендациям.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: актуальные измененияВ мае 2016 года Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти были изменены:
• обновился раздел «Термины и определения», в частности ушло странное словосочетание «электронный образ документа» и появилась вполне понятная и не вызывающая вопросов «электронная копия документа»;
• появились два новых реквизита (в ГОСТ 6.30-2003 их нет): Отметка об электронной подписи и Ссылка на документ;
• при учете документов появилась возможность разделить день приема (подписания, утверждения) документа и день его регистрации официально прописать это в своей инструкции по делопроизводству;
• полностью переработан раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти»;
• у Правил появилось приложение: Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД ФОИВ.
Предлагаю скачать Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (PDF, 317 kB). Это – основа, на которой выстраивается вся делопроизводственная система любой организации. Можно, конечно, говорить о том, что они не обязательны для коммерческих компаний, но зачем изобретать собственный велосипед, если можно воспользоваться готовым?
Image by stockimages // www.freedigitalphotos.net
Похожие статьиБаталин Александр Владимирович, специалист факультета повышения квалификации Северного (г.Петрозаводск) филиала ГОУ ВПО «РПА Минюста России», аспирант кафедры административного и финансового права.
НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ БАЗА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДВА.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения»;
ГОСТ Р 5151-2001 «Печати с воспроизводством Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения М. ВНИИ ДАД, 1991.
Основные термины и определения, установленные в области делопроизводства.
О Б Щ И Е П О Н Я Т И Я
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Д О К У М Е Н Т И Р О В А Н И Е
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
Унифицированная система документации; УСД - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа (примеры реквизитов: подпись, гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования, гриф утверждения, резолюция документа, заголовок официального документа, виза официального документа, дата официального документа);
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
О Р Г А Н И З А Ц И Я Р А Б О Т Ы С Д О К У М Е Н Т А М И
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
Номенклатура дела - с истематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
ПРАВИЛА И ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НЕСЕКРЕТНОГО ХАРАКТЕРА.
Документирование (создание документов).
1.1. Текст приказа: Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. В текстах приказов (распоряжений) должны употребляться только официальные названия органов исполнительной власти и организаций, полные наименования структурных подразделений центрального аппарата Росрегистрации.
При подготовке проектов распорядительных документов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу. ".
Текст приказов (распоряжений) и приложений к ним печатается в редакторе "Word" шрифтом Times New Roman, как правило, размером N 14 на соответствующем бланке без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники. Обязательным реквизитом документа является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа (распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос "О чем?". Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 14. Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из
двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа, ссылки на федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и иные акты, в соответствии с которыми или во исполнение которых документ подготовлен. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном или родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в приказах (распоряжениях) завершается словом: "п р и к а з ы в а ю:" (в приказах) или "п р е д л а г а ю:" и "о б я з ы в а ю:" (в распоряжениях), которые печатаются вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова "приказываю:" (в приказах) или "предлагаю:" и "обязываю:" (в распоряжениях) не печатаются.
Распорядительная часть текста имеет повелительную форму
изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются
должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются
1.2. Оформление дат в распорядительных документах.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 11 января 2005 г. следует оформлять 11.01.2005.
В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты - 11 января 2005 г.
Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по личному составу.
Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
1.3. Адресование документа.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется в федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы Росрегистрации, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Комитет по делам
и религиозных организаций
именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направленном ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом. Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
исполнительной власти субъектов
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15,
Один документ не должен содержать больше четырех адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями судебных органов).
Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.) или от третьего лица единственного числа (Росрегистрация вносит. Управление представляет. и т.п.). Если письмо оформлено
на бланке Директора, то его текст излагается от первого лица единственного числа "Прошу. ", "Направляю. ". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания. Оформление дат в письме осуществляется в соответствии с п. 1.2.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
Приложение. Информация о приложении в служебном письме отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текстадокумента по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Если письма оформляются на бланке Росрегистрации, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:
Заместитель директора М.В. Прохоров
Если письмо оформляется на бланке "Директор Федеральной регистрационной службы", то наименование должности в подписи не указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:
Начальник Управления по делам
политических партий, общественных
и религиозных объединений
службы А.Г. Жафяров
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, под фамилией указывается дата, например:
Начальник Финансово- Начальник Организационно-
экономического управления контрольного управления
А.А. Разумкова С.Н. Заварзин
При подписании письма несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Недопустимо проставлять перед наименованием должности при подписи документов всех видов предлог "за" или косую черту.
1.4. Оформление внутренних документов.
Внутренние документы оформляются (как правило) в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения. Служебные записки оформляются на чистых листах бумаги без указания должностей адресатов и адресантов и подписываются заместителями директора Росрегистрации и (или) руководителями структурных подразделений.
1.5. Тексты документов (кроме унифицированных форм) печатаются в редакторе WinWord 6.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman Cyr размером N 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала на стандартных бланках без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
В Росрегистрации могут создаваться и иные документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ по согласованию с Управлением делами и делопроизводства.
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот.
В Росрегистрации различается три основных потока документации:
- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками центрального аппарата Росрегистрации в управленческом процессе (внутренние).
2.1. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи.
Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Росрегистрации, устанавливаются в Управлении делами и делопроизводства. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи
служебная информация не считается официальным документом. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
2.2. Сроки исполнения поручений и документов.
Сроки исполнения поручений, устанавливаемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Минюстом России, иными вышестоящими органами государственной власти Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты подписания документа.
Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:
в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно", "незамедлительно";
в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "оперативно", "в кратчайшие сроки", "в возможно короткие сроки", "безотлагательно";
в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.
Приостанавливать исполнение документов, продлевать срок исполнения, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организации - авторы документов.
2.3. Порядок работы с обращениями граждан.
Работа с обращениями граждан в Росрегистрации ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями граждан, Положением о Росрегистрации и настоящей Инструкцией.
Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в Отделе писем, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, в срок до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем директора Росрегистрации, давшим соответствующее поручение, или по согласованию с Отделом писем руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия справки о продлении срока рассмотрения обращения направляется в Отдел писем.
Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию территориальных органов Росрегистрации, если не требуется вмешательства центрального аппарата Федеральной регистрационной службы, направляются в 5-дневный срок для разрешения по существу в регионы, независимо от того, кому из должностных лиц Росрегистрации эти обращения адресованы.
Поручения направляются за подписью руководителя структурного подразделения или его заместителя.
Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росрегистрации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Документы для служебного пользования:
- передаются работникам подразделений под расписку;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения, готовившего документ. Учет копий документов ведется по каждому экземпляру отдельно;
- хранятся документы для служебного пользования в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
Основные требования к формированию дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- дело должно содержать не более 250 листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.
