Виды и разновидности деловых писем

Деловая переписка - это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии. приглашения, просьбы и т.п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже, несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент - большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как его правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма - это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу".

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, графику, пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

• 
  проанализировать составление и оформление делового письма;
  
• 
  изучить виды и разновидности деловых писем .
  

1. Изучить и проанализировать имеющуюся по данной теме литературу и нормативные документы.

2. Раскрыть сущность понятия «деловое письмо», «бланк», «реквизит» и т.п.

3. Рассмотреть требования к оформлению текста делового письма

4. Рассмотреть виды деловых писем .
Для написания курсовой работы была использована литература, в которой содержатся виды и формы документов, связанных с различными сторонами отношений организации с внешним по отношению к ней миром (партнеры и конкуренты по коммерческой деятельности, различные инстанции государственной, региональной и муниципальной власти, клиенты, граждане и их представители и т.п.). В частности, рассматривается порядок оформления документов. связанных с внешнеэкономической деятельности.

Сведения по правовому регулированию в Российской Федерации работы с информацией, использованию языка для деловой переписки, отношений в области связи.

По большинству видов деловых писем даны рекомендации по их составлению.
Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

В первой части работы «Составление и оформление делового письма»: культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма – это визитная карточка организации, которая при правильном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Деловая переписка – это процесс коммуникации. поэтому при ее ведении должно учитывать следующее:

- понимание или интерпретация существа сообщения его автором;

- целевые установки и интересы автора сообщения;

- целевые установки, интересы и восприимчивость адресата;

- соответствующий перечисленному способу изложения текста.
Во второй части работы «Виды и разновидности делового письма»: содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции делиться на группы.

• 
  Письма, связанные с распространением информации.
  
• 
  Письма, связанные с обращениями.
  
• 
  Письма-ответы.
  
• 
  Письма претензионного характера.
  
• 
  Письма, связанные с выражением личного участия.
  
• 
  Рекомендательные письма.
  
• 
  Сопроводительные письма.
  

1.1.1. Бланк письма
Каждый документ помимо текса содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами (подпись, печать, дата и т.п.). Реквизит является законченным информационным компонентом, т.е. содержит полную информацию по свое локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном текстовыми . Текстовые реквизиты могут быть простыми . состоящими из одного - двух слов и цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью . Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью .

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр . При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец . Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположения всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и д.р.), называется типовым формуляром .

Государственным стандартом ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

- форматы бумаги: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста (для писем применяются только форматы А4 и А5L ) 1 ;

- служебные поля: поле подщивки - не менее 20 мм, верхнее, нижнее и правое поля – не менее 10 мм;

- состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Частью реквизитов являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида, они называются постоянными и полностью или частично заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с использованием устройства печати компьютерной системы или (реже) специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной (набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа ) 1. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Для создания документов организации, ее структурных подразделений, должностных лиц, установлены следующие виды бланков документов:

- бланк конкретного вида документов.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные организации и другие справочные сведения.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. На бланках с угловым расположением реквизитов (рис. 1.1), по российским традициям и правилам, они располагаются в левом верхнем углу рабочего поля. При подборе шрифтов следуем иметь в виду, что ширина бланковой надписи должна укладываться в длину строки, равную 28 знакам, что составляет 73 мм, высота (количество строк) определяется названием организации и составом справочных сведений.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТРОТИЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ
(ГОССТРОЙ РОССИИ)

На № _________ от ______________

Рис. 1.1 Бланк с угловым расположением реквизитов
При продольном расположении того же состава реквизитов (рис. 1.2) они располагаются на бланке документа централизованно на рабочем поле вдоль верхней части листа.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Государственное учреждение

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬКИЙ ИНСТИТУ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГОДЕЛА
(ВНИИДАД)
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393 Тел./факс: (095) 718-78-78-74

ОКПО 02832708, ОГРН 1234567654432, ИНН/КПП 77889988665/445566778
Рис. 1.2. Бланк с продольным расположением реквизитов
Организация вправе сама выбирать любой вариант расположения реквизитов бланка и их художественного оформления, поэтому на практике в рамках общих правил встречаются многочисленные варианты оформления бланков для писем.

Необходимо отметить, что вариант бланка с угловым расположением реквизитов является более удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое расположение является наиболее рациональным именно для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя.

Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

На бланках писем организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, справа следует печатать реквизиты на местном национальном языке слева – на русском. В случае, когда количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справ и слева), а ниже – на русском, продлевая строку до границы правого поля. При угловом варианте бланка каждый реквизит указывают сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.

Требования по оформлению организационно-распорядительных документов, к которым относятся и письма, изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложение 1). Данный государственный стандарт (ГОСТ) носит рекомендательный характер, однако это не означает, что организации могут не придерживаться правил оформления документов. им предусмотренных. Документы любой организации участвуют в общегосударственном информационном обмене, следовательно, оформленный с нарушением стандартных правил нормативно-правовой документ может не иметь юридической силы, и, как следствие, не будет использован адресатом в должном объеме.

Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Современный бланк должен соответствовать правилам, установленным ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются: ГОСТ 9327-60 на формат бумаги, ГОСТ 6861-73 на ее качество, ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т.е. размер букв и пробелов между ними.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисовальные шрифты от 6 до 24 кегля.

В ГОСТ 6.30-2003 указывается, что на бланках писем левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

1.1.2. Реквизиты бланка письма
Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на устройстве печати персонального компьютера.

Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования установлены Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Бланк письма может включать следующие реквизиты 1.

- Государственный герб Российской Федерации или герб субъектов Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по ОКПО;

- код формы документа по ОКУД;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

- идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП);

- справочные данные об организации.
Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.
1.2 Требования к тексту делового письма

1.2.1. Композиция текста делового письма

Деловая переписка – это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:

- понимание или интерпретация существа сообщения его автором;

- целевые установки и интересы автора сообщения;

- целевые установки, интересы и восприимчивость адресата;

- соответствующий перечисленному способ изложения текста.

Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:

При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последовательностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом ( причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.
Пример:

В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходит нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.

В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18 000 руб.

В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.
При фактологическом способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее – все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:
Пример:

1. 
   Дворцы Санкт – Петербурга;
   
2. 
   Музеи Санкт – Петербурга (Эрмитаж, Русский музей);
   
3. 
   Храмы города на Неве;
   

В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.

Стоимость путевки – 5500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.

За дополнительной информацией Вы можете обраться по тел. 902-34-66.
В деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходимость осуществления каих-либо действий, следует использовать хронологический способ изложения содержания. В тех случаях, когда необходимо привлечь внимание адресата (письма-предложения, рекламные письма и др.), более действенным является фактологический способ изложения.

Деловые письма могут начинаться с личного обращения к должностному лицу – адресату письма, а заканчиваться – заключительной этикетной фразой.

В целом текст письма может состоять из следующих частей 1 :

3. основное содержание текста;

6. хаключительные этикетные формулы.
Обращение

Назначение обращения установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, личные заслуги и некоторые другие аспекты.

Строго официальный характер носит обращение по должности:

Уважаемый господин Президент!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителя органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества и инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:

Уважаемый господин Попов!

Уважаемая госпожа Дежнева!

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только имени:

Уважаемый Владимир Петрович!

Уважаемая Елена Павловна!

Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.

При обращении к особо важным персона следует использовать обращения:

Глубокоуважаемый господин председатель!

Глубокоуважаемый господин Михайлов!

Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.

В соответствии с этим во вступлении может содержаться:

- ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.);

- описание факта, события, сложившейся ситуации.
Пример:

В связи с неоднократными ошибками в финансовой отчетности комиссией осуществлена проверка финансово-хозяйственной деятельности филиала предприятия в г. Ярославле.

В соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выражающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезнование и др.
Пример:

Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской области.

Основное содержание текста

В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьба, предложения, требования, напоминания и др. если в основной части письма описываются какие-либо события, то факты излагаются в хронологической последовательности. Тема письма может быть подвергнутых подробному рассмотрению по частям (отдельно или в их взаимосвязи) и в целом. В этой же части письма приводятся при необходимости аргументы, логически подводящие к заключительной части.

Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:

«напоминаем»
- в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ
… и т.д.);

«предлагаем»
- в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства
… т.д.);

«просим» в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу …
и т.д.);

«сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке
… и т.д.).

Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьба: «не располагаем …», «не нуждаемся …», «не считаем целесообразным …», «не можем обеспечить …» и т.д.

Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.

Предупреждение – обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией – адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами: «в противном случае …», «в случае невыполнения …», «в случает отказа …» и т.п.

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.
Заключительные этикетные формулы

Обычно деловое письмо завершается устойчивыми в языковом отношении фразами, выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата или адресанта, например:

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на развитие наших отношений на взаимовыгодной основе.

Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.

К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С уважением», которая печатается под текстом и отделяется от названия должности запятой, например:

Генеральный директор Личная подписьО.Н. Крылов

Заключительная фраза «С уважением » используется только в том случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый …! ».

Формулируя заключительные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимаются демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия, уничижения, фамильярности и другие подобные отношения.