Описание

Образец исходящего письма на фирменном бланке - Поможем в поиске

Нормативно-методическая основа делопроизводства Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото — и кинопленка и т. Деловой документ служит для фиксации административной управленческой информации. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов. Задачи делопроизводства заключаются в следующем — оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнениясоздание условий для поиска исполненных документов формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой делсоздание условий для хранения документов. Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия. Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства. Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению изготовлению документов. Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие входящие документы и отправляемые исходящие документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам: 1 по содержанию важнейший вид классификации это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам стандартам. К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности. Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с. Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом. В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: — прием входящих документов — предварительное рассмотрение разметка секретарем — регистрация документов — доклад руководителю о полученных документах — принятие решения руководителем — направление документов на исполнение — контроль исполнения документов — исполнение документов — формирование документов в дела — использование документов в справочно-информационной работе — определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между: 1 теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие. Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления ЕГСДОУ. Секретарь в структуре управления Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: 1. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов; 2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопросприем и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности; 3. Включает в себя прием и помощь, как обратившихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема предварительная запись на прием к руководителю ; 4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол; 5. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями. Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности — выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы — бездокументное обслуживание руководителя. В сложившейся практике оценки труда секретарей выделяют основные деловые качества: 1. То есть высокий уровень базового образования, умение стенографировать, работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского иностранного языка. Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя. Умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем. Секретарь должен уметь работать самостоятельно, грамотно решать вопросы по оформлению и составлению документов. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным. Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, заседания, совещания. Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения. Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Уметь проявлять такт и осторожность с собеседником, независимо от личного отношения к. Не разглашать сведения, имеющие секретный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников. Это качество зависит не только от личных способностей запоминания информации, но и от умения рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. Помогают секретарю в развитие памяти такие методы, как подчеркивание ключевых слов текста, выделение главной мысли текста, запоминание путем неоднократного повторения. Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать перечисленными деловыми качествами и развивать в себе ряд личных качеств, работая над своим характером, образованием, вкусом. Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю. Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. Уметь быстро переключатся с одного вида деятельности на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок. Гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного стиля в одежде. Следует помнить, что «секретарь — лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида. Создание психологического комфорта в офисе. Обращаясь к секретарю за помощью, любой человек, посетитель, сотрудник или руководитель, должны быть уверены, что все возможное будет сделано и оказано максимальное воздействие. Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы, расширение кругозора. Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности. Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором учреждения. Важнейшая функция секретаря — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих должностных обязанностей: 1. Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, хранение исполненных документов. Работа со средствами связи. Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос. Секретарь обязан также следить за исправностью средств связи, находящихся в его ведении, в случаи их неисправности немедленно вызывать ремонтные службы. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема предварительная запись на прием к руководителю. Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете, обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями. Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии. Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники. Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению. Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану: Документирование. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов. Разработка фирменных бланков двух видов бланк для писем, факсов и внутренних документов. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов. Организация работы с документами. Изучение и анализ технологии работы с документами. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой — на уничтожение. Внедрение средств оргтехники ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники компьютерного делопроизводства, электронной почты. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями. Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии. Документ Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ — это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, общая функция всех документов — способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование — подготовка различных планов, учет — составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование — издание инструкций, методических указаний и т. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций. В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами ОРД. Можно выделить следующие группы ОРД: 1 распорядительные приказы, распоряжения, решения ; 2 организационные уставы, учредительные договоры ; 3 распорядительные приказы, распоряжения, решения ; 4 справочно-информационные письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы. Существует несколько признаков классификации документов. Их можно представить в виде следующей таблицы. В зависимости от обстоятельств какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной. От правильной организации документооборота предприятия зависит эффективность его работы. Этому вопросу всегда уделялось немало внимания и средств. Электронная техника стала реальной необходимостью для документационного обеспечения управления предприятием. С появлением компьютерных технологий стало возможным работать с документами намного быстрее, проще, эффективнее, чем раньше. В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными технологиями». Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. Не менее важная задача делопроизводства — это организация регистрации и учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов надо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Уровень автоматизации делопроизводства существенно повысится, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией. Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки заменяют неполные, неудобные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Его легко пересылать по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражировать, дополнять, редактировать. Преимущества электронных документов можно перечислять долго, но правовые аспекты порой ставят непреодолимые препятствия его внедрению и развитию. Для электронного документооборота не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Простота копирования создает большие угрозы секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается. И все же плюсов у электронного документа намного больше, чем минусов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления. РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Любой документ содержит ряд элементов оформления дату, подпись, печать и т. Правила оформления реквизитов Реквизиты — обязательные элементы оформления служебного документа. Каждый вид документа приказ, письмо, акт и т. Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, наименование вида документа, дата документа и т. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на три основные части: 1 заголовочную часть в нее входят реквизиты, расположенные до текста ; 2 основную часть реквизиты «текст» и «приложения» ; 3 оформляющую часть реквизиты, расположенные ниже теста и приложения. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2—3 междустрочными интервалами. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов. Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются. «Эмблему организации или товарный знак» знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации. Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится. Товарный знак эмблема размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации. «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО. Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУДкласс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа. Пример оформления и расположения кода формы документа «Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации». Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. «Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации». Порядок написания адреса адресата: 1 наименование адресата для физических лиц — фамилия, имя, отчество ; 2 название улицы, номер дома, номер квартиры; 3 название населенного пункта города, поселка ; 4 название области, края, автономного округа, республики; 5 страна для международных почтовых отправлений ; 6 почтовый индекс; 7 номер телефона, факса, электронной почты и сайта; 8 банковские реквизиты письма по вопросам расчетно-денежных операций. «Наименование вида документа», располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля — на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА. «Дата» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: 1 дата его подписания или утверждения; 2 дата события, которое в нем зафиксировано для протоколов, актов. Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г. Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01. «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа». Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим исходящим письмам. В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа». Место составления или издания документа. Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа кроме письма. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Георгиевск Ставропольского края. Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Самарская академия культуры искусств Необходимо учитывать административно — территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах. » не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург». Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру Кочергину Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул. Липки, Советский р-н, Тульская обл. Реквизит проставляется на бланке документа справа. Старайтесь направлять документ конкретному лицу. На документе может быть указано не более четырех адресов. Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек 1 наименования должности лица, утверждающего документ; 2 его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДЕНО Генеральный директор ООО «Гранд» Подпись Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа. Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно слева и справа на одном уровне. Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек. При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне. Резолюция — это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение. Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Боткину Подготовить проект контракта к 26. Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? », например: Приказ о создании аттестационной комиссии; «чего? », например: Должностная инструкция ведущего программиста. Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. Заголовок располагается слева над текстом документа. Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается. Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится. Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28—30 знаков. Отметка о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существует два вида срока исполнения документа: 1 типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, для группы типовых документов например, для обращений граждан срок исполнения типовых запросов и т. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом. «Текст» — основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф. Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей: 1 вводной, указывающей основания, цели составления документа; 2 основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну основную часть например, приказы, письма, заявления. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах. Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах. Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака. В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации: Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их: 1 федеральные органы государственной власти; 2 в органы государственной власти субъектов РФ; 3 в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта; 4 в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ. Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме: Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: Приложение: 1. Акт приема работ от 15. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом: Приложение: письмо Росархива от 10. Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают. В состав реквизита «подпись» входят: 1 наименование должности лица, подписавшего документ полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке ; 2 личная подпись; 3 расшифровка подписи инициалы, фамилия ; Например: Исполнительный директор Личная подпись Семенов ЗАО «Партнер» или на бланке: Исполнительный директор Личная подпись Семенов При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. » вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности. Документы коллегиального органа Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии Председатель, Члены комиссии. Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение». Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ включая наименование организацииличной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись СОГЛАСОВАНО Протокол собрания акционеров 26. Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись. Визы согласования документа — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации — автора документа с его содержанием. Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату; при необходимости — должность визирующего: Директор завода «Красная заря» Подпись Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами. Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ. Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать: 1 гражданско-правовые договоры или контракты о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. Отметка о заверении копии документа. Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Верно Начальник отдела по связям с общественностью ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте. «Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает: Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Кондратьева 248 75 39 или Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39 Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне. Отметка об исполнении документа и направления его в. Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения использования в справочных целях. Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле. Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения. В дело 13—45 за 2005 г. Отметка о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. «Идентификатором электронной копии» документа является отметка колонтитулпроставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения в необходимых случаяхнотариального удостоверения для документов, определенных нормативными правовыми актами. Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как предупреждение «Предупреждаем, что в случае невыполнения…», «Невыполнение условий договора ведет к…» и т. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: «Оплату гарантируем», выражением предупреждения — «… В противном случае дело будет передано в арбитраж». Официально-деловой стиль — это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия. Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб. Слово — ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения — основное средство выражения мысли. Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции — участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. Междометия — это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации. Использование в деловой речи междометий не допустимо. Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания. Паронимы — это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный — гарантийный, поместить — разместить, вдохнуть — вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи. Синонимы — это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий — грядущий, спешить — торопиться, построить — соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке. Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично. Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология — смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание. Омонимы — это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук — «оружие» и лук — «растение»; брак — «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток». Употребление лексики устной речи. Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные. К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах. В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология. Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев. В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо. К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях: 1 когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии например, охота, рыболовство, игры и т. Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно. Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает. «Толковый словарь русского языка» под редакцией Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов. В «Словаре русского языка» Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка» в 4 томах. Наряду с лексикой литературного языка первой пол. К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов. Основное их назначение — дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе научной, технической, общественно-политической и др. Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова. Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари. В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников — помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации. Словарь-справочник «Правильность русской речи» Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий. Словарь-справочник журналиста» под ред. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио— и телепередач. Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный — воинствующий, выплата — оплата — плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова. «Словарь грамматических трудностей русского языка» Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности. В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования: 1 цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору; 2 цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается такие пропуски обычно обозначаются отточием. Должны сохраняться все особенности авторских написаний; 3 нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу; 4 все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник. Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам… При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо… С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький Алексей ПешковВсеволод Большое Гнездо. Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. С прописной буквы пишутся: — индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы; — индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита; — имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка. Со строчной буквы пишутся: — имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы. Для написания числительных используют три формы: 1. Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел тысяч, миллионов, миллиардов в виде сочетания цифр с сокращением тыс. Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами. Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами. Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами. Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами. При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках. Бланки документов Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Устанавливаются два стандартных формата бланков документов — А4 210х297 и А5 148х210мм. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии ксерокопииа также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере. Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций изображении зарегистрированного логотипа организации. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 1 20 мм — левое; 2 10 мм — правое; 3 15 мм — верхнее; 4 20 мм — нижнее. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков — угловой и продольный. На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01 02 или 0308, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19. При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания. В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже — на русском. РАЗДЕЛ 3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами ОРД называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. Можно выделить следующие основные группы документов: 1 организационные уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка ; 2 распорядительные приказы по основной деятельности, распоряжения, решения ; 3 справочно-информационные акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы ; 4 документы по личному составу предприятия приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки ; 5 коммерческие документы контракты, договоры ; Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста. Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии: 1 инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа; 2 сбор и анализ информации по вопросу; 3 подготовка проекта распорядительного документа; 4 согласование проекта документа; 5 внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства; 6 принятие решения подписание документа ; 7 доведение распорядительного документа до исполнителей. Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления. Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации. Инструкция — нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом приказом или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие. Приказ — это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения. Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу. Если приказ вводит в действие какие-либо документы инструкции, правила, положениято они оформляются в виде приложения к приказу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса прием или увольнение и др. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов и прием и увольнение и др. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии печатается ПРОПИСНЫМИ буквамиимени и отчества печатается полностью строчными буквами ; в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом. Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством. Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках. Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров. Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности — в канцелярии. Аналогично оформляются решения и распоряжения. Образец оформления приказа по основной деятельности: Образец оформления приказа по личному составу: Распоряжение — документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов. Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты: 1 Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба ; 2 эмблему товарный знак или знак обслуживания ; 3 наименование организации; 4 название вида документа; 5 дату и номер документа; 6 место издания; 7 заголовок к тексту; 8 подпись; 9 визы. Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. Пример распоряжения ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 1 декабря 2004 г. Принять предложение Минсельхоза России, согласованное с Минэкономразвития России, об определении уровня цен, при котором в 2004 году начинается осуществление государственных закупочных интервенций в отношении зерна урожая 2004 года: — на мягкую продовольственную пшеницу 3-го класса — 3800 рублей за тонну; — на мягкую продовольственную пшеницу 4-го класса — 3000 рублей за тонну; — на продовольственную рожь группы А — 2500 рублей за тонну. Указанные цены включают в себя расходы, связанные с доставкой зерна до отобранных в установленном порядке организаций, осуществляющих хранение запасов интервенционного фонда сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, а также с погрузочно-разгрузочными работами, приемкой, подработкой и сушкой зерна. Определить, что в 2004 году государственные закупочные интервенции осуществляются в объеме до 4,9 млрд. Председатель Правительства Российской Федерации Фрадков Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю». Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма. Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа. Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем. Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма. Пример указания ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УКАЗАНИЕ от 28 апреля 2004 г. Без ограничений осуществляются следующие валютные операции по сделкам между уполномоченными банками, совершаемым ими от своего имени и за свой счет: 1. Валютные операции, не указанные в пункте 1 настоящего Указания, осуществляются уполномоченными банками в порядке, установленном для юридических лиц — резидентов, не являющихся уполномоченными банками, если иное не установлено Банком России. Настоящее Указание подлежит опубликованию в «Вестнике Банка России» и вступает в силу с 18 июня 2004 года. Председатель Центрального банка Российской Федерации Игнатьев Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами. Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной — исполнитель — организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа. Штатное расписание — правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом распоряжениемподписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные. Реквизитами документа являются: 1 код формы документа 07 ; 2 наименование предприятия 08 ; 3 наименование вида документа 10 ; 4 дата документа 11 ; 5 регистрационный номер документа 12 ; 6 гриф утверждения документа 16 ; 7 заголовок к тексту 18 ; 8 текст документа 20 ; 9 подпись 22 ; 10 визы согласования 24 ; 11 оттиск печати 25 ; 12 отметка об исполнителе 27 ; 13 идентификатор электронной копии документа 30. Пример штатного расписания Штатное расписание на 1 января 2006 года ЗАО «Бизнесконсалт» Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц работников соответствующих категорий предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую, или организационно-нормативную. Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений — нести за это ответственность, предусмотренную законодательством иными нормативными нормативно-правовыми актами, а также локальными актами предприятия. Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности рабочие места обучающая, или тренинговая, функция. Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей кандидатов на должность знаний контрольная функция. Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения например, при изменении содержания работы того или иного должностного лицаа также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями информационно-методическая функция. Должностная инструкция бывает типовая примерная и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки. Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией. Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» организаций, структурных подразделений. Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях уставе об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Для работников хозяйственных и вспомогательных служб а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами. Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же — регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте. Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются корректируются один раз в 3—5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии — тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др. Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа. Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель. Игнатьев ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря руководителя 1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «ЗАО Бизнесконсалт» далее — «Общество». Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Секретарь руководителя должен знать: — постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; — структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; — организацию делопроизводства; — методы оформления и обработки документов; — архивное дело; — машинопись; — правила пользования приемно-переговорными устройствами; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; — основы этики и эстетики; — правила делового общения; — основы организации труда и управления; — правила эксплуатации вычислительной техники; — основы административного права и законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на Гусеву Г — специалиста отдела автоматизации. Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, телефаксу, телексу и т. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацияведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе. Секретарь руководителя имеет право: 3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря руководителя. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря руководителя. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью. Секретарь руководителя несет ответственность за: 4. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора Общества. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки в т. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности. Акты — составляются в самых различных ситуациях имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов и т. Акт — документ, составленный комиссией несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Если акт является внутренним документом учреждения, то он оформляется на общем бланке. Акт являющийся внешним документом, должен содержать справочные данные о фирме. Во вводной части акта указывают основания ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилия членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилия присутствующих. Акт может иметь заголовок, например «Акт о недостаче ТНП». В основной части акта излагаются цели, задачи проведенной работы, ее результаты выводы, заключения, предложения. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для ряда актов по материальным, финансовым и др. Служебная переписка деловая корреспонденция — это неотъемлемый элемент, одна из форм управления предприятием. Служебные письма — самый распространенный вид деловых документов. Они составляются для осуществления оперативной связи с другими предприятиями и учреждениями по различным вопросам. По содержанию и назначению письма могут быть информационными, гарантийными, рекламационными, коммерческими, а также бывают письма-запросы, письма-приглашения и т. Преимущества деловых писем заключаются в следующем: 1 с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии; 2 позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли; 3 дают возможность вести довольно сложные и трудоёмкие дела; 4 при необходимости они могут служить свидетельством в судопроизводстве; 5 могут быть средством передачи конфиденциальной информации. Информационные письма содержат указания, уведомления, напоминания, просьбы, предложения. Информационные письма не следует рассматривать как разновидность писем-сообщений или рекламных писем. Сообщение, как известно, предполагает краткость и служит прежде всего для установления возобновления контакта с адресатом. Информационное письмо — это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме по сравнению с сообщением проинформировать адресата, о стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т. Гарантийные письма извещают о гарантийных оплатах, сроках поставки, качестве продукции и услуг. Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора организации-отправителятак или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. Примеры гарантийных писем В рекламационных претензионных письмах излагают требования о возмещении убытков, нанесенных из-за несоблюдения условий контракта или договора другой стороной контрагентом. Рекламация подтверждается прилагаемыми к письму документами: акты, справки и т. Письма-рекламации — относительно редкое явление в официальной деловой переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата преднамеренной или допущенной им по неосторожности. В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт второй его экземпляр или копию целесообразно приложить к письму-претензии в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснения каких-либо фактов, действий. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запроса соответствующей деловой информации. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу просим вас Вас сообщить…», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. Письма-просьбы — это едва ли не самая распространенная группа официальных деловых посланий. И легко понять, почему, в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Правила написания писем-просьб: 1 никогда не начинайте письмо со слова «Прошу», объясните вначале мотивы вашего обращения; 2 не благодарите адресата заранее, т. Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 года. Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора организации-отправителя делового письма по тому или иному вопросу выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения. Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт — например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу «Прошу подтвердить…»выраженную автору организации-отправителю письма. Письма-заказы в многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения. Назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его документирование хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке. В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма. Письма-предложения оферты — возможно, наиболее характерный образец коммерческой переписки. Имеет целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки допоставки той или иной продукции. Отличительная особенность оферты — исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным или необходимым прибегать к постскриптуму, вследствие чего часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное деловое письмо «с полдороги» нельзя, автор может отправить, что называется, вдогонку письмо-дополнение. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжением предыдущего послания при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма — его дату, номер и т. Именно с этого и следует начинать послание, например, так: «Данное письмо является дополнением к…». Письма-рекламации — относительно редкое явление в официальной деловой переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата преднамеренной или допущенной им по неосторожности. В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт второй его экземпляр или копию целесообразно приложить к письму-претензии в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма. Информационные письма не следует рассматривать как разновидность писем-сообщений или рекламных писем. Сообщение, как известно, предполагает краткость и служит прежде всего для установления возобновления контакта с адресатом. Информационное письмо — это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме по сравнению с сообщением проинформировать адресата, о стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т. Письма прямой почтовой рассылки директ-мейл в отличие от презентационных рекламных писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения опять-таки по почте или с курьерома в некоторых случаях — и образцы продукции для бесплатного пробного употребления. Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора организации-отправителя возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения. Отличительными особенностями напоминания являются: 1 ссылка на высланное ранее уведомление; 2 более краткая форма изложения сути предложений пожеланий или требований автора; 3 информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции. Сопроводительные письма — это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов материалова также их перечень. Письмо-благодарность благодарственное письмо — деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: Благодарим за оказанную помощь в… Выражаем Вам свою благодарность за… Письмо-извинение — деловое письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства. Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами: Приносим свои извинения за то, что… Приносим Вам свои глубокие извинения… Позвольте принести Вам свои извинения за… Мы хотели бы извиниться перед Вами за… Разрешите извиниться перед Вами за… Письмо-поздравление. Для писем-поздравлений можно использовать открытки, хотя при доверительных отношениях более приемлемо написание от руки, так как в этом случае можно создать менее стандартный текст. Подпись поздравления делается от руки. Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж. Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое служебное или торжественное памятное мероприятие: 1 заседание; 2 совещание; 3 конференцию; 4 семинар и т. Письмо-приглашение может содержать: 1 полную повестку дня мероприятия; 2 фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; 3 фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия; 4 информацию о проезде к месту приглашения; 5 другую информацию. В тексте часто используют устойчивые обороты: «Приглашаем Вас на …»; «Просим принять участие в …» Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует. Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии. Служебные письма оформляются на бланках для писем, где размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц в исключительных случаях до 5-страниц. Письма оформляются в двух экземплярах, оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копию — на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр заверяется секретарем, не подписывается руководителем предприятия. Служебное письмо может быть адресовано вышестоящему учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном. После наименования адресата указывают его почтовый адрес. Если одно письмо направляется нескольким адресатам, сначала оформляют адрес основного получателя, затем перечисляются. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если адресатов больше, составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают один адрес, по которому направляется конкретный экземпляр. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части оформляют такие реквизиты: Дата, Индекс, Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально точным и коротким; например; «Об изменении…», «О проведении…», «О создании…» и т. Текст письма — лаконичным, последовательным, убедительным. Текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указывают причины, вызвавшее составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части формулируется его основная цель письма. Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой и оборотной сторон бланка. Факс-документ, полученный с помощью специального аппарата телефакса по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу передаются любые виды документов и приложений к ним: чертежи, схемы, таблицы, рисунки, фотографии. Но в большинстве случаев факсы являются разновидностью деловой переписки партнерами и организациями. Оформление факса подобно оформлению делового письма, только в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывают код города и номер факса получателя. Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их нужно скопировать, т. По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат». В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке Confirmation report содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат Result. Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет. Образец оформления факса: Докладные записки, справки. Эти два вида документа близки по своему назначению. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, адресованная руководителю учреждения. Справка так же представляет собой документ, описывающий и подтверждающий те или иные события. Справки могут быть служебные и личные. Служебная справка содержит результат обобщений, каких либо обследований, командировок и т. Личные справки выдаются физическим лицам. В них, как правило подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например: справка с места работы, справка с места учебы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья из поликлиники. Отличие служебных справок от личных в том, что в служебных оформляется реквизит «Адресат», а в личных. Но в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка, т. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагают факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять в связи с изложенными фактами. Если докладная записка или справка имеют сведения внутреннего характера, они подписываются составителями и могут быть составлены на чистых листах бумаги. Если же эти документы исходят от имени учреждения или структурного подразделения, они подписываются их руководителями и составляются на бланках. Датой докладной записки или справки считается дата ее подписания. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Образец оформления служебной справки. Паркет — 200 кв. Линолиум — 360 м 3. Цемент — 700 кг 4. Краска масляная — 1350 кг Зав. Москвы в 10 «В» классе. Справка выдана для предоставления на вечерние подготовительные курсы Московского Государственного педагогического института. Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность. Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1 замечание; 2 выговор; 3 увольнение по соответствующим основаниям. В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку. Реквизиты объяснительной записки: 1 адресат кому она адресована ; 2 должность структурное подразделениефамилия, инициалы автора записки; 3 название документа соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка» ; 4 текст; 5 дата составления; 6 подпись составителя записки. Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллективных органов. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует стенографирует выступления участников заседания. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Чаще всего ведется краткая форма протокола без текстов докладов, полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания. В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: «Заседание совета директоров», «Заседание ученого совета». Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части перечисляются присутствующие на собрании, указывается, кто был председателем инициалы и фамилиякто секретарем собрания инициалы и фамилия. Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня номеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем? Основная часть протокола строится по схеме, СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ РЕШИЛИ отдельно по каждому пункту повестки дня. В разделе СЛУШАЛИ, приводятся инициалы и фамилия докладчика без указания должности должность указывается во вводной частиставится тире и с прописной буквы дается краткая запись содержания доклада, сообщения. В разделе ВЫСТУПИЛИ, схема изложения повторяется. В разделе ПОСТАНОВИЛИ, по пунктам излагают принятые постановления. В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Протокол подписывается председателем и секретарем. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады и т. Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут быть переданы на архивное хранение. Образец оформления полного протокола: Наименование предприятия ПРОТОКОЛ 27. Москва Заседание совета директоров Председатель: Федотов директорА. Повестка дня: об организации филиала предприятия в г. Громова Приказы по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием, увольнение, перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Оформляются такие приказы на бланках предприятия для внутренних документов. Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу оформляется следующим образом: «О приеме на работу …. », «Об увольнении …», «Об изменении штатов…». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Вторая, распорядительная часть, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой, указывается фамилия работника, имя и отчество без сокращенийдолжность, срок увольнения, назначения или перевода; статья ТК РФ в случае увольнения. При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема постоянная или временная работас испытательным сроком или без него и т. Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде. Аналогично составляются приказы об увольнении и о переводе на другую должность. В приказах о переводе на другую должность следует указывать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок. Приказы по личному составу визируются заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. Приказами по личному составу документально оформляются: 1 прием; 2 перевод на другую работу; 3 увольнение; 4 изменение условий труда; 5 присвоение разрядов, классности; 6 установление размеров оплаты труда; 7 предоставление отпусков; 8 командирование сотрудников; 9 наложение дисциплинарных взысканий и др. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым индивидуальным. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу …», «О переводе на другую работу …», «О поощрении …» и т. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса прием или увольнение и др. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов и прием и увольнение и др. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии печатается ПРОПИСНЫМИ буквамиимени и отчества печатается полностью строчными буквами ; в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Отправить в командировку: 1. Самсонова Игоря Петровича … 1. Борисова Кирилла Ивановича … В приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке. Такие приказы готовятся отделом кадров по мере накопления представлений, поступающих из структурных подразделений. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание в сложных — по каждому пункту и подпунктув котором указывают документы, послужившие основанием для его издания. В приказе по личному составу обязательна должна присутствовать запись: С приказом ознакомлен подпись расшифровка подписи Дата Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом. Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством. Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках. Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров. Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. Пример приказа по личному составу Трудовые договора, контракты — это документ, оформляемый между предприятием или организацией в лице его руководителя и физическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы. Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Установление порядка заключения, изменения и расторжения трудовых договоров относится к ведению федеральных органов государственной власти. Обратите внимание на то, что ст. Последнее в условиях широкого развития гражданско-правовых отношений имеет большое не только теоретическое, но и практическое значение. Исключив из правового оборота термин «контракт», употребляемый в качестве синонима трудового договора, законодатель тем самым прекратил многолетний спор о различиях трудового договора контракта и контракта в контексте норм гражданского права; 2 по ранее действовавшему КЗоТу РСФСР основными обязательствами работодателя по трудовому договору являлись его обязанности «выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон». Действующий ТК РФ добавляет к указанным обязанностям также обязанность «предоставить работнику работу но обусловленной трудовой функции», а также уточняет, что работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату «своевременно и в полном объеме», что весьма актуально. Исполнение работодателем данной обязанности должно обеспечиваться, в частности, его материальной ответственностью перед работником за задержку выплаты заработной платы; 3 под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника; 4 работник должен выполнять возложенную на него трудовую функцию лично. Это не предполагает возможности работника по своему усмотрению перепоручить кому-либо совершение действий, относящихся к его обязанностям. Личное выполнение обязанностей прекращается в связи с прекращением трудового договора. Они не передаются по наследству. Под содержанием трудового договора следует понимать совокупность условий, на которых он заключен. Последние в свою очередь предопределяют права и обязанности сторон трудового договора работника и работодателя. В числе основных принципов построения трудового договора необходимо отметить: 1 условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов непосредственно по соглашению работника и работодателя; 2 в тексте договора следует избегать изложения нормативных актов; 3 условия трудового договора, согласованные сторонами, могут быть изменены только по письменному соглашению между. Содержание трудового договора образуют две группы условий: существенные иные. Непосредственные условия существенные — это те условия, которые определяются соглашением сторон. Условия, оговариваемые самими сторонами в свою очередь делятся на необходимые и дополнительные факультативные. Трудовое законодательство не связывает волю сторон договора в выработке этих условий. Непосредственные условия трудового договора в свою очередь имеют более дробное деление. Здесь принято выделять необходимые существенные и дополнительные факультативные условия. Необходимыми признаются условия, отсутствие которых влечем признание трудового договора незаключенным недействительным и, следовательно, порожденные им трудовые отношения не возникшими. Таковыми являются условия о: 1 месте работы; 2 выполняемой работником трудовой функции; 3 оплате труда иных дополнительных выплатах; 4 сроке действия; 5 условиях труда; 6 режиме труда и отдыха; 7 правах и обязанностях сторон трудового договора; 8 видах и условиях социального страхования. Наряду с существенными стороны трудового договора по своему усмотрению могут предусмотреть и дополнительные факультативные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. По соглашению между работодателем и работником этот перечень может быть расширен или, наоборот, ни одно из условий, перечисленных в данной норме, не будет включено в трудовой договор. К числу дополнительных можно отнести условия об установлении испытательного срока, о совмещении профессий должностейпереподготовке, обучении вторым и совмещаемым профессиям, о регулярном повышении квалификации, продолжительности дополнительного отпуска, режиме рабочего времени и времени отдыха, о неразглашении охраняемой законом тайны государственной, служебной, коммерческой инойоб обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя и др. Включение этих условий в содержание трудового договора преследует цель конкретизировать обязательства сторон. Установление дополнительных условий трудового договора контракта не должно ухудшать положение работника по сравнению с законодательством, соглашением любого уровня генеральным, отраслевым, специальным и коллективным договором. Внесенные в содержание трудового договора сторонами дополнительные условия не должны снижать уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. Если такие условия включены в трудовой договор, то они не могут применяться. При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон трудового договора следующие условия: 1 основание увольнении; 2 установление не предусмотренных законодательством дисциплинарных взысканий; 3 введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных в п. Стороны не могут также изменить порядок рассмотрения индивидуальных трудовых споров. Все условия, включенные в трудовой договор, могут изменяться только по соглашению сторон. Если какие-либо условия заключения трудового договора изменяются, то все это оформляется в том же порядке, который установлен для заключения самого трудового договора. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью данного договора. Статья 57 ТК РФ содержит общие обязательные рекомендации по включению в содержание трудового договора отдельных групп условий. В трудовом договоре также указываются адреса сторон, сведения о документе, удостоверяющем личность работника, сведения о лице, подписывающем трудовой договор от имени работодателя, основание его правомочий учредительный документ, доверенность. Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре должны быть указаны также сведения о документе, удостоверяющем его личность. Если заключается трудовой договор о работе по совместительству, то в таком трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством п. Пример трудового договора Трудовой договор Карповой Закрытое акционерное общество «Бизнесконсалт» далее — ЗАО «Бизнесконсалт»в лице Генерального директора Игнатьева Александра Павловича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Администрация», с одной стороны, и Карповой Инной Петровной, фамилия, имя, отчествоименуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили трудовой договор о нижеследующем: 1. Прием на работу, подчиненность, намерения, права, обязанности и ответственность Работника. Карпова Инна Петровна Подчинение, функции, права и обязанности Работника определяются Правилами внутреннего распорядка, должностной инструкцией, распоряжениями начальника подразделения и непосредственного руководителя, а также квалификацией в соответствии с ЕТКС или отраслевыми ЕТКС. Работа по настоящему трудовому договору для Работника является основным местом работы. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих должностных обязанностей он несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ. Перевод Работника на другую работу возможен только с его согласия, за исключением случаев, прямо установленных действующим законодательством РФ. Для выполнения своих служебных обязанностей Работник может по решению Администрации направляться на другие предприятия и организации, находящиеся в Москве, или в служебные командировки в другую местность с оплатой расходов в порядке и размере, установленных действующим законодательством РФ. Администрация обязана обеспечить Работника постоянным рабочим местом, соответствующим санитарным нормам, информационными материалами, документацией, оборудованием и прочими вспомогательными средствами, необходимыми для выполнения данной работы. Рабочее время и время отдыха. Для выполнения Работником своих обязанностей ему устанавливается 40-часовая рабочая неделя с выходными днями в соответствии с графиком сменности работ. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск и другие дополнительные отпуска, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ. Срок действия и основания расторжения трудового договора. Настоящий трудовой договор заключен: на неопределенный срок с «20» мая 2005 г. Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью 3 мес. В случае изменения квалификации или профессии, по результатам тарификации и аттестации, а также в случае перевода Работника на другую работу или в другое подразделение оформляется дополнение к трудовому договору. До истечения срока трудовой договор может быть расторгнут по инициативе сторон по основаниям, предусмотренным действующим трудовым законодательством РФ. Администрация устанавливает Работнику: оклад в размере 10. Размер оплаты труда может изменяться в соответствии с действующими в ЗАО «Бизнесконсалт» системой и порядком оплаты труда. По решению Администрации Работнику может устанавливаться вознаграждение по результатам работы в соответствии с системой вознаграждения премирования и порядком оплаты труда, существующими в ЗАО «Бизнесконсалт». На Работника распространяются все льготы и гарантии, установленные для работников закрытого акционерного общества действующим законодательством РФ, отраслевыми нормативными актами, приказами и распоряжениями Генерального директора ЗАО «Бизнесконсалт». На работника ведется трудовая книжка в порядке, установленном действующим законодательством РФ. Ущерб, причиненный Работником или Работнику ЗАО «Бизнесконсалт», подлежит возмещению в порядке и размерах, установленных действующим законодательством РФ. В случае возникновения спора между сторонами он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Администрации, а в случае недостижения согласия он подлежит разрешению в порядке, установленном действующим законодательством РФ. Условия трудового договора могут быть изменены только по взаимному соглашению сторон, которые оформляются в виде дополнительного соглашения, являющегося неотъемлемой частью настоящего трудового договора. Настоящий трудовой договор составлен в двух экземплярах: один экземпляр хранится в службе персонала ЗАО «Бизнесконсалт», другой — находится у Работника. С перечнем сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, не подлежащих разглашению, ознакомлен: Карпова Инна Петровна подпись. Договор может также содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К таковым можно отнести: совмещение должностей, испытательный срок, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др. В трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия. Согласно ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы. В трудовом договоре указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию, за профессиональное мастерство и др. Наряду с доплатами могут быть и другие виды поощрений, например, дополнительный отпуск, льготный проезд на общественном транспорте и др. Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, другой — у работника. Настоящий трудовой договор далее — договор регулирует трудовые иные непосредственно связанные с ними отношения между Работником и Работодателем. Работа по настоящему договору является для Работника основным местом работы. По заявлению Работника Работодатель имеет право разрешить ему работу по другому трудовому договору в этой же организации по иной профессии, специальности или должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в порядке внутреннего совместительства. Работник имеет право заключить трудовой договор с другим работодателем для работы на условиях внешнего совместительства, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами. Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени не может превышать четырех часов в день и 16 часов в неделю. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. За Работником закрепляются следующая оргтехника, оборудование и другие материальные ценности, за сохранность которых он несет персональную ответственность: указать конкретно; вслучаях, предусмотренных законодательством, в данный пункт целесообразно включать условие о заключении с Работником договора о полной индивидуальной материальной ответственности. По распоряжению Работодателя или его представителя Работник может направляться в служебные командировки с возмещением произведенных расходов в размерах, установленных законодательством, и при условии соблюдения норм трудового законодательства, определяющих гарантии работникам при направлении их в служебные командировки. При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть настоящий договор, предупредив Работника об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания его не выдержавшим испытание. Решение Работодателя Работник имеет право обжаловать в судебном порядке. При неудовлетворительном результате испытания расторжение настоящего договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. Если срок испытания истек, а Работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение настоящего договора допускается только на общих основаниях. Если в период испытания Работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть настоящий договор по собственному желанию, предупредив об этом Работодателя в письменной форме за три дня. Условия настоящего договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Права и обязанности работника и работодателя. Работник имеет право на: — изменение и расторжение настоящего договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; — предоставление ему работы, обусловленной настоящим договором; — рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором; — своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы; — отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков; — полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте; — профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; — объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов; — участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах; ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений; — защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами; — разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; — возмещение вреда, причиненного Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; — обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами. Перечень других трудовых прав и обязанностей Работника определяется законодательством, иными нормативными правовыми актами, Положением о персонале, должностной инструкцией, локальными нормативными актами Работодателя и актами управления непосредственного начальника, не противоречащими трудовому законодательству Российской Федерации. Работодатель имеет право: — изменить и расторгнуть настоящий договор в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; — вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры; — поощрять Работника за добросовестный эффективный труд; — требовать от Работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу Работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации; — привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; — принимать локальные нормативные акты; — создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в. Работодатель обязан: — соблюдать законы иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и настоящего договора; — предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим договором; — обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда; — обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей; — обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности; — выплачивать в полном размере причитающуюся Работнику заработную плату в сроки, установленные Трудовым кодексом РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, настоящим договором; — вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ; — предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением; — своевременно выполнять предписания государственных надзорных и контрольных органов, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения законов, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; — рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях законов иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям; — создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах; — обеспечивать бытовые нужды Работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей; — осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами; — возмещать вред, причиненный Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, федеральными законами иными нормативными правовыми актами; — исполнять иные обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, федеральными законами иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и настоящим договором. Права и обязанности Работника и Работодателя в области охраны труда определяются правилами раздела X Трудового кодекса РФ. В организациях, финансируемых из соответствующих бюджетов, индексация заработной платы производится в порядке, установленном законами иными нормативными правовыми актами, а в других организациях — в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом организации. Решение ноу-хау, концепция, рационализаторское предложение и т. Использование Работодателем ноу-хау, концепции, рационализаторского предложения Работника и выплата ему вознаграждения в соответствии с настоящим договором не лишают Работника возможности полностью использовать свои права, предусмотренные законодательством об охране авторских прав, если указанное законодательство применимо к конкретному случаю. Выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации. В соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и ее международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % от общей суммы заработной платы. Выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается. Удержания из заработной платы производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ иными федеральными законами. Режим труда и отдыха. Примечание: условия о режиме труда и отдыха в обязательном порядке включаются в трудовой договор, если этот режим в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации. Работнику устанавливается гибкий режим рабочего времени, при котором начало, окончание и продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон. Работнику устанавливается ненормированный рабочий день. По распоряжению Работодателя при необходимости Работник может эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется: Вариант 1: — в любое время в течение рабочего года по соглашению сторон; Вариант 2: — в соответствии с графиком отпусков. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск за первый год работы предоставляется, как правило, не ранее чем по истечении 6 месяцев со дня заключения настоящего договора. По соглашению сторон такой отпуск Работнику может быть предоставлени до истечения указанного срока. С согласия Работодателя Работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, если это не отразится на нормальной работе соответствующего структурного подразделения организации. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон настоящего договора. Работник подлежит обязательному социальному страхованию в порядке и на условиях, установленных законодательством. Срок действия и основания прекращения трудового договора. При заключении трудового договора на неопределенный срок допускается не указывать это обстоятельство. Необходимо иметь в виду, что в соответствии со ст. Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок. Настоящий договор вступает в силу в день его подписания сторонами. Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, установленного в п. Договор может быть прекращен в порядке и по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством Российской Федерации. Помимо оснований, указанных в п. Установить в трудовом договоре дополнительные, помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ иными федеральными законами, основания прекращения трудового договора возможно только в случаях, когда это прямо предусмотрено соответствующей правовой нормой. Так, кодекс допускает устанавливать дополнительные основания прекращения трудового договора непосредственно в самом договоре: с руководителем организации п. Договор расторгается с истечением срока его действия, о чем Работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. Материальная ответственность сторон настоящего договора применяется по правилам раздела XI Трудового кодекса РФ. В случае возникновения между сторонами индивидуального трудового спора он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Работодателя. Если возникший между сторонами спор не будет урегулирован путем переговоров, то он разрешается в порядке, установленном статьями главы 60 раздела XIII Трудового кодекса РФ. К отношениям сторон, не урегулированным настоящим договором, применяются нормы трудового права, установленные Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и другими правовыми актами. Настоящий договор составлен в двух экземплярах: один экземпляр хранится в делах Работодателя, другой находится у Работника. Каждая из сторон вправе в установленном порядке изготовить необходимое ей количество копий настоящего договора. Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В трудовую книжку вносятся: 1 сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; 2 сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основания прекращения трудового договора; 3 сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, присвоение звания лучшего по профессии и другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Первая страница титульный лист трудовой книжки предназначена для занесения сведений о работнике и заполняется в его присутствии. Эти сведения имеют важное юридическое значение для трудящихся, являясь прежде всего подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу. Внесение сведений о работнике осуществляется при заполнении трудовой книжки лицам, поступающим на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша к. Фамилия, имя и отчество, дата рождения число, месяц, год указываются полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Сокращение или замена имени и отчества инициалами не допускаются. Внесение сведений об образовании среднее, среднее специальное и высшее производится только на основании соответствующего аттестата, удостоверения, диплома. В тех случаях, когда работник имеет незаконченное среднее или незаконченное высшее образование в том числе продолжая обучение в учебном заведениизапись о таком образовании также производится лишь на основании соответствующих документов студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. После проставления даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек его подпись должна быть разборчива, после этого подпись заверяется печатью организации или печатью отдела кадровгде впервые заполнялась трудовая книжка. При изменении работником фамилии, имени, отчества, приобретении новой специальности и т. Указанные изменения вносятся на первой странице титульном листе трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются, например, прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в строгом соответствии со штатным расписанием. Перевод работника на другую постоянную работу в том же предприятии, организации оформляется так же, как и прием на работу. Временные переводы на другую работу например, в связи с производственной необходимостью, простоем в трудовых книжках не отмечаются. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения последний день работы трудовую книжку и по письменному заявлению работника — копии документов, связанных с работой. В соответствии со ст. В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При возникновении у работника необходимости получить в любое время, в том числе и в период его работы, трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, он вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением об. Не позднее трех дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан выдать работнику копии этих документов копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Образец формы трудовой книжки Примерный текст правил ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия Настоящие правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек работников… указать наименование предприятия в соответствии с учредительными документами далее — предприятие. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия. Ведение и хранение трудовых книжек работника, проработавшего на предприятии в качестве основного места работы пять и более дней, осуществляется отделом кадров службы персонала. Ответственность за организацию надлежащего ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия возлагается на начальника отдела кадров службы персонала. Оформление трудовой книжки работнику предприятия, принятому на работу впервые, осуществляется отделом кадров службы персонала в присутствии работника в срок не более 7 дней с даты приема на работу. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике предприятия: 2. Дата рождения число, месяц, год. Сведения о выполняемой работе.