Описание

Документы по командировке

Первый документ по командировке — это приказ о направлении сотрудника в служебную поездку. Иногда нужны еще и служебные записки. Узнайте, как служебные записки составить и оформить регулярные разъезды

Перед тем как направить сотрудника в командировку, подготовьте приказ. Документ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 ). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о командировке.

Добавим, что можно использовать и типовую форму приказа (форма № Т-9 ). Однако в ней нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Вообще оформлять служебную записку не обязательно. Но такой документ необходим, если:

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В данной ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д. (образец 1 ниже);
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае работник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования (образец 2 ниже).

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но, если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Скажем, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена (образец служебной записки о направлении в командировку приведен ниже).

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

А как оформлять постоянные поездки сотрудников с так называемым подвижным характером работы. Например, сотрудник живет и работает в одном регионе и несколько раз в год приезжает отчитываться в организацию в другом регионе. Обязанности сотрудника связаны с разъездами по региону.

Такие поездки сотрудника нужно оформить как обычные поездки, связанные с разъездной работой.

Командировкой признается разовая поездка сотрудника на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

• у сотрудника нет неподвижного рабочего места;
• большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

К работам с разъездным характером относятся работы, которые:

• происходят в пути;
• предполагают постоянные разъезды;
• выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя считать командировками (ст. 166 ТК РФ. п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тот факт, что сотрудник едет из одного региона, в котором он обычно работает, в другой регион, где расположена организация, значения не имеет. В данном случае поездки сотрудника с целью отчета перед организацией признаются поездками, связанными с его разъездной работой. Оплачивать их нужно по правилам статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ ).

Если такая оговорка отсутствует, в трудовой договор с сотрудником нужно внести изменения (ст. 74 ТК РФ ).

Или другая ситуация — поездки водителей — дальнобойщиков. Как их оформить транспортной компании?

Если поездки носят постоянный характер, оформлять их как командировки нельзя. Разовые поездки оформите как командировку.

Действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей — дальнобойщиков в виде командировок, но также в нем нет и регламентированного перечня категорий сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Поэтому, если водители постоянно находятся в рейсах, такие поездки можно оформить как разъездную работу (если отсутствует такая оговорка, в трудовые договоры с сотрудниками нужно внести изменения). В этом случае оформлять поездки сотрудников как командировки нельзя. Если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки.