Образец листа Главной книги по счету «Товары» - Студопедия

- комбинированные регистры — регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке).

4. Порядок и техника записей в учетные регистры

Качество записей в учетные регистры играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетных данных. К учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точное и ясности.

Учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.

2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

• по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

• по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера.

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка путем проставления в разметке номера учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на про­изводственные и другие нужды, начисленная заработная плата)

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основани­ем для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда.

7. Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением. Можно выделить обязательные элементы записей:

• дата записи в учетный регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произ­ведена запись;

• основание записи (краткое содержание записи со ссыл­кой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

• номера счетов и позиций аналитического учета;

Целесообразно применять в учетных записях сокращения некоторых наименований: «сч.» — счет, «тр.» — требование, «а/о» — авансовый отчет, «к/о» — кассовый ордер и др.

Периодически, как правило, в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и определяются остатки по счетам, а также проводится взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими.Например, получение денег с расчетного счета в кассу один раз отражают в ведомости по дебету счета «Касса» и во второй раз в журнале-ордере по кредиту счета «Расчетный счет».

Цель этого завершающего цикла учетных работ за месяц — сверка сводки счетных записей и получение соответствую­щих показателей, необходимых для составления отчетности.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета, которое относится ко всем регистрам. Подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов — проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки правильности счетных записей основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, широко применяется правило, что в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Важное место в контроле счетных записей имеет взаимосверка данных синтетического и аналитического учета, между которыми должно быть необходимое равенство.

После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей выполняется заключительная сводка учетных данных — перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Соблюдение установленного порядка учетной регистрации, сводки учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения при контроле и оперативном руководстве деятельностью предприятия.

5. Способы исправления ошибок в учетных регистрах .

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете подразделяются по следующим признакам:

-по умыслу ( умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны с злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.

-по причинам возникновения ( утомление, небрежность, неисправность техники)

-по последствиям (локальные и транзитные ). Локальные не влекут за собой последующих ошибок. Транзитные влекут за собой последующие ошибки. Например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сумме, то она может повторится и в журнале-ордере и Главной книге. Они опаснее чем локальные, так как искажают данные бухгалтерского учета.

- по значимости ( значимые и незначимые). Значимые влияют на принятие управленческих решений, незначимые не повлияют.

- по месту возникновения ( в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).

Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, заштриховать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления.

Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно»

• Корректурныйспособ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах — подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправленному верить», правильный текст или сумму и дату исправления. Корректурный способ применяется в том случае, если ошибка обнаружена до составления отчетности.

• Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следует. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки. До подсчета итогов недостающую сумму записывают в свободных графах. В случае отсутствия свободных граф. неправильная сумма зачеркивается, а правильная записывается по строке выявленной ошибки. Дополнительную проводку разрешается составлять до занесения итогов в Главную книгу и составления отчетности.

Например, стоимость фактически поступивших товаров составила 15 000 руб. а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись

К-т 60 «Расчеты с поставщиками» 12 000 руб.

При проверке ошибка была обнаружена и выполняется дополнительная запись

К-т 60 «Расчеты с поставщиками» 3 000 руб.

• Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов либо когда бухгалтерская проводка указана правильная, но сумма записана большая, чем требуется. Этот способ используется не только для правления ошибок, но также для уточнения некоторых учетных данных (списание реализованных торговых наценок).Способ предложен русским бухгалтером А.А. Беретти в 1989 г. Для исправления ошибки одновременно делают две записи: одна – красными чернилами с той же записью, которая была сделана прежде, другая- обычными чернилами с правильной записью. Неправильную запись вместо красных чернил можно взять в рамку. При подсчете итогов суммы красных записей вычитаются, то есть уничтожается (аннулируется) неправильная запись.

При обнаружении ошибок в учетных регистрах после составления баланса и других отчетных форм отчетности исправления за данный отчетный период не допускаются. Исправления ошибок отражаются в регистрах следующего отчетного периода способами дополнительной проводки или «красное сторно» На ошибочные записи составляют бухгалтерские справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывают, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

Царским «Наказом губернаторам и воеводам» от 12 сентября 1728 г. предписывалось аккуратное ведение учета и счетных книг:

«Книги приходные и расходные иметь в чистоте и чтоб в них скребенья и переправок не было, а особливо приходу и расходу, окроме данных книг в особых тетрадях и на лоскутах не записывать, понеж от того всякие непорядки могут произойтить и приходчик и расходчик впасть в подозрение».

Главная книга, горизонтальная (типовая форма Ж-18)

Главная книга (гроссбух) - главная книга бухгалтерского учета, в которой находятся все счета фирмы, компании, расположенные в определенном порядке и являются основой для составления баланса.

Таким образом, в Главной книге в обобщенном виде содержится вся информация о хозяйственных операциях предприятия. Любой проверяющий, пролистав Главную книгу. может получить почти полное представление о деятельности предприятия, в том числе и о возможных нарушениях. Отметим также, что на основании данных Главной книги заполняется финансовая отчетность.

Книга состоит из отдельных листов, каждый из которых открывается под определенный бухгалтерский счет (субсчет). Открывается она на год. По каждому счету записываются месячные итоги - обороты в дебет этого счета с кредита счетов, общий итог по дебету, общий итог по кредиту (без разбивки по корреспондирующим счетам) и сальдо по дебету и кредиту. То есть фактически Главная книга является перечнем счетов с итоговыми данными по ним в разрезе каждого месяца, квартала, года. Именно такая группировка и делает Главную книгу популярным, наглядным и удобным источником обобщения информации о хозяйственных операциях любого предприятия.

Оформление главной книги

В инструкции 173н не прописано как правильно оформить главную книгу, меня интересует за какой период надо её сброшюровывать (сшивать)? - за месяц, квартал или год, и как правильно оформить - печать, подписи, пронумеровывать?

сообщаем следующее. В соответствии с приказом Минфина России №173н, Главная книга (ф.0504072) учреждениями ведется ежемесячно. Однако период, за который нужно сброшюровывать (сшивать) Главную книгу данным приказом не установлено. Следовательно, учреждение вправе самостоятельно установить период, за который нужно сброшюровывать (сшивать) Главную книгу (например, месяц, квартал, год, в зависимости от объемов страниц в Главной книге за месяц). Печать на листе Главной книге не ставьте, так как унифицированная форма Главной книги не предусматривает места для печати. Подписи на главной книге обязаны проставлять главный бухгалтер учреждения и исполнитель – ответственный за составление сотрудник. Приказ Минфина России №173н не содержит требований о нумерации страниц Главной книги, однако учреждение может производить нумерацию страниц каждой главной книги.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 15.12.2010 № 173Н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, ...»

к приказу Министерства финансов
Российской Федерации
от 15 декабря 2010 года № 173н

Приложение 4. Формы регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской, финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД)*

Приложение № 5
к приказу Министерства финансов
Российской Федерации
от 15 декабря 2010 года № 173н

Приложение 5. Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями*

3. Применение и формирование регистров бухгалтерского учета*

В Главной книге (ф.0504072 ) отражаются в хронологическом порядке записи по счетам бухгалтерского учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов) в порядке возрастания.

При открытии Главной книги (ф.0504072 ) записываются суммы остатков на начало года и на начало периода (месяца, дня) в соответствии с заключительным балансом за истекший год, обороты по дебету и кредиту за соответствующий период и с начала года, исходящие остатки, итоговые данные за соответствующий период, номера Журналов операций (ф.0504071).

В Главной книге (ф.0504072 ) подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года.* По всем счетам выводятся дебетовые или кредитовые остатки на начало следующего периода. При этом сумма оборотов за период, а также сумма остатков на начало следующего периода по дебету всех счетов должны быть равны сумме оборотов или остатков по кредиту всех счетов.

Главная книга (ф.0504072 ) учреждениями ведется ежемесячно, органами, осуществляющими кассовое обслуживание, финансовыми органами - ежедневно.»*

2. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

• документы налогового учета и отчетности;
• бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры .

Бухгалтерские документы делятся на три группы:*

• первичные документы;
• регистры бухучета;*
• формы отчетности.

Данные, содержащиеся в первичных документах. отражаются в бухгалтерских регистрах. Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета.

Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Формы регистров бухучета, которые должны применять государственные (муниципальные) учреждения, приведены в приложении 4 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н .

Регистры оформляются в виде книг,* журналов, карточек на бумажном или машинном носителе. Последний вариант возможен, если регистр заверяется электронной подписью (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ ). Если у вас установлена бухгалтерская программа, то регистры формируйте в электронной форме. И только если нет технической возможности для этого (например, если невозможно применение электронной подписи), составляйте их на бумаге. Об этом говорится в пункте 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Печать на документах

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима.* При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.

Случаи, когда на документах нужно обязательно ставить печать, приведены в таблице .*

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Екатерина Самодурова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// budget.1gl.ru/#/hotline/rules/

Бланк лист главной книги

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Однородные факты хозяйственной жизни образуют хозяйственные процессы. По составу и характеру использования активы организации подразделяют на две группы: внеоборотные активы и оборотные активы. К внеоборотным активам относятся: Основные средства. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целыо обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Аналитический учет ведется во вспомогательных книгах, карточках и ведомостях, открываемых на основе первичных документов. При использовании журнально-ордерной формы данные первичных документов систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях. Пересечение строки и столбца образует ячейку электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Записи в Главную книгу фиксируются на основании мемориальных ордеров и приложенных к ним оправдательных документов, данные ее сверяются с данными регистров аналитического учета. В базе 1626 документов.Последнее обновление 27 августа 2016 г. БУХГАЛТЕРСКИЕ КОНСУЛЬТАЦИИ™ — простой удобный инструмент для решения повседневных бухгалтерских задач. Активная область листа — это область, которая содержит введенные данные. В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок.

Главная книга. Бланк образец на 2014 и 2015 год