Категория: Бланки/Образцы
В последнее время индустрия красоты развивается ускоренными темпами, открывается большое количество салонов и студий красоты, спа-центров и просто парикмахерских.
Владельцы такого бизнеса в первую очередь озабочены актуальными организационными вопросами:
О том, как организовать бухгалтерский учет в салоне красоты, обычно начинают думать, когда приходит время платить зарплату, составлять отчетность и платить налоги в бюджет. И напрасно, ведение бухгалтерского учета в салоне красоты является ключевой задачей, поскольку данные бухгалтерского учета могут быть использованы в управленческих целях и способствовать более эффективной организации бизнес-процессов и увеличению прибыли владельцев бизнеса.
Как должна быть устроена бухгалтерия в салоне красоты, как вести учет и на что обратить особое внимание?
В организации учета в салоне красоты можно выделить несколько основных участков:
Рассмотрим каждый из участков подробно.
Учет склада материалов, препаратов и продукции.
Если бухгалтерия салона красоты отражает позиции на складе лишь по факту поступления на склад и по факту выдачи материалов и препаратов со склада, это неверно. В салоне красоты кроме склада есть кабинеты, витрины, лаборатории. Именно внутреннее перемещение материалов и препаратов, их передача со склада в витрину, кабинеты или лаборатории имеет первостепенное значение для того, чтобы избежать утечки продукции в неизвестном направлении, или избежать ситуации, когда вышел срок годности товаров, находящихся на витрине, в кабинете, лаборатории.
Для того чтобы картина использования материалов была достоверной и понятной в любой момент, на каждый кабинет, витрину, отдел или лабораторию заводятся отдельные листы учета.
Для удобства можно уже в момент получения препаратов (материалов) напротив каждой позиции отмечать, куда будут переданы препараты (материалы):в витрину или в лабораторию. То есть накладная должна быть отредактирована так, чтобы при взгляде на нее было сразу ясно: вот этот крем у нас был передан для продажи в витрину в кабинете косметологии, вот тот — в лабораторию парикмахерского зала или в качестве стратегического запаса отправлен на основной склад или на витрину, подконтрольную администратору для продажи.
Бухгалтер в салоне красоты должен обязательно отражать все без исключения внутренние перемещения препаратов и материалов в кабинеты, лаборатории или на витрины. Для этих целей используется документ “накладная на внутреннее перемещение”.
Факт списания материалов, продукции или препаратов документируется на стадии расхода. Для максимальной наглядности расходов проще всего привязывать списание продуктов к конкретному клиенту.
В целях контроля фактических остатков продукции, материалов и препаратов
бухгалтерия в салоне красоты обязана проводить плановые ежемесячные и внеплановые выборочные инвентаризации складских остатков.
На стадии формирования заказа поставщику рекомендуем вести Тетрадь заказов, в которой делать постоянные отметки в процессе работы. Тетрадь заказов необходимо сверять с накладной на поставку, потому, что поставщики не всегда доставляют весь перечень заказанных продуктов. Например, заказали 7 тюбиков краски, а привезли 5. Просто у поставщика на складе столько не оказалось. В итоге этих двух позиций кому-то не хватит. А это чревато накладками в работе, утратой лояльности клиентов и пагубно сказаться на репутации салона. А зачастую (особенно, если идёт крупный заказ) поставщики включают в поставку те позиции, которые салон не заказывал, но они залежались на складе поставщика. Тот, кто доставляет продукцию, торопит администратора – скорей-скорей, машина во втором ряду стоит…. – администратор проверяет по той накладной, которую ему прислал поставщик, и ненужный товар оказывается в салоне красоты. Потому необходимо иметь РАСПЕЧАТАННЫЙ заказ (нередко заказывает товар один администратор, а принимает совсем другой).
Учет клиентской базы.
Правильным будет так выстроить отношения в салоне красоты, чтобы весь персонал понимал, что заработную плату платит не владелец салона, а Клиент. Поэтому необходимо научиться эффективно работать с клиентской базой, а не просто принимать пришедших посетителей.
Фиксируя каждый визит клиента со ссылкой на его ФИО, появляется возможность отследить тенденции роста или спада покупательской активности клиента по отношению к салону. В то же время, имея его координаты, мы всегда можем откорректировать какую-либо негативную ситуацию, связавшись с клиентом напрямую.
Для чего еще необходимо организовать учет клиентской базы?
В целях обеспечения достоверности учета процедур по каждому конкретному клиенту. В целях формирования политики лояльности клиентов салоны красоты готовы предложить своим посетителям скидки по картам постоянного клиента, подарочные сертификаты, абонементы на посещение услуг.
Покупая абонемент на услуги и оплачивая стоимость абонемента единовременно (в качестве авансового платежа), клиент салона красоты получает комплекс услуг или несколько процедур по конкурентной цене. Учет использования денежного аванса взамен получаемой услуги необходимо организовать таким образом, чтобы информация эта была актуальна и доступна для клиента и для специалистов салона красоты. Эта задача решается достаточно просто, если обеспечен учет клиентской базы и на клиента ведется карточка клиента.
Услуги салона красоты. Прейскурант цен на услуги.
Для успешной работы необходимо основательно подойти к составлению прейскуранта цен на услуги салона красоты.
Почему этот документ так важен?
На основании этого документа будет рассчитываться выручка салона красоты.
Какие расходы должна покрывать цена услуги по прейскуранту?
Цена услуги по прейскуранту должна покрывать следующие расходы:
Бухгалтерский учет в салоне красоты в части выручки осуществляется отдельно по каждому виду деятельности салона красоты (косметические услуги, солярий, ногтевой сервис, парикмахерские услуги и др.). Для целей бухгалтерского учета рекомендуем составлять общую Карточку услуг на клиента и на мастера. Может быть использован Листок учета выработки форма № БО-11.
В Карточке услуг (форма БО-11) подробно расписываются все полученные клиентом услуги (каждая позиция в отдельности с указанием уточняющих характеристик) и все израсходованные материалы. Далее в карте отражается расчет стоимости услуги.
Чем подробнее фиксируется информация о каждой услуге, предоставленной клиенту, тем достовернее бухгалтерский учет в салоне красоты.
Данные каждой Карточки услуг аккуратно заносятся в бухгалтерскую программу, систематизируются в хронологической последовательности. Существуют программы, созданные на базе 1С Бухгалтерии, которые автоматически вносят информацию по каждому клиенту в базу, в т. ч. и списывают израсходованные на него препараты. Заранее забит расход на каждую услугу (косметологом в том плане сложнее). Данные Карточки услуг будут использованы для начисления заработной платы продуктивному персоналу салона красоты.
Учет заработной платы персонала салона красоты.
Квалифицированные специалисты — залог успеха салона красоты или спа-центра.
Необходимо разработать Положение о заработной плате и премировании персонала с учетом требований, предъявляемых к персоналу и среднего уровня цен на услуги.
Заработная плата продуктивного персонала должна соответствовать сложности выполняемой работы, а также учитывать норму выработки и обеспечивать материальную заинтересованность каждого специалиста. Расценка за выполненную работу должна соотноситься с ценой, заложенной в прейскуранте.
Необходимо постоянно мониторить средний уровень цен по различным видам парикмахерских и косметологических услуг (именно так и происходит «ценообразование»).
В обязательном порядке необходимо заключить трудовые договоры с каждым сотрудником, а также договоры о материальной ответственности.
Несколько слов о рекламе услуг салона красоты.
В целях привлечения клиентов предприятия индустрии красоты регулярно проводят рекламные акции для клиентов, предлагая своим клиентам подарочные сертификаты, карты постоянных клиентов, скидки и бонусы.
Многие салоны выдают своим клиентам подарки из числа той продукции, которая имеется на складе. В целях бухгалтерского учета необходимо создать Положение по рекламным акциям, в котором описать условия выдачи подарков. Необходимо контролировать выдачу подарочной продукции клиентами и регулярно производить списание подарков в бухгалтерском учете .
Выбор системы налогообложения.
Обычно предприятия индустрии красоты предлагают своим клиентам полный спектр парикмахерских и косметологических услуг, ногтевой сервис, солярий, а также реализуют в розницу продукцию по уходу за волосами, лицом, телом, бижутерию.
Парикмахерские и косметические услуги, включая услуги солярия, являются бытовыми услугами (по классификатору кодов ОКУН), по которым может применяться специальный режим в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД).
В связи с тем, что с 2013 года применение специального режима ЕНВД не является обязательным, необходимо произвести предварительные расчеты и уже на основании расчетов сделать вывод о целесообразности применения (единого налога на вмененный доход) ЕНВД или (упрощенной системы налогообложения) УСН в отношении этих услуг.
В отношении розничной продажи продукции тоже может быть применен специальный режим ЕНВД, если площадь торгового зала не превышает 150 кв. м (если площадь салона красоты большая (свыше 150 кв. м), то ставится витрина рядом с администратором салона, на плане помещения обозначается часть помещения, на которой осуществляется продажа, издаётся приказ – осуществлять сопутствующую продажу товаров здесь, в отмеченной зоне. В договоре аренды мы рекомендуем написать, что торговля осуществляется с торгового прилавка (площадь которого менее 5 кв. м), а на остальной арендуемой площади оказываются парикмахерские услуги. В этом случае нам удастся избежать претензий со стороны налоговых органов относительно применения режима ЕНВД).
Показателем для расчета базовой доходности для исчисления налога ЕНВД по услугам, оказываемым в салоне красоты, является численность персонала.
Показателем для расчета базовой доходности для исчисления налога ЕНВД по розничным продажам косметических средств является площадь торгового зала.
Возможно применение упрощенной системы налогообложения (УСН) по всем видам оказываемых услуг. Причем, объект налогообложения “доходы минус расходы 15%” представляется более предпочтительным.
Важно помнить еще один момент:
В связи с тем, что документооборот в салоне красоты достаточно обширный, вопрос об автоматизации системы учета является более чем насущным. Внедрение специализированной программы дают следующие возможности:
Ведение документации в электронном виде не только отвечает потребностям современного предприятия. но и позволяет сделать систему учета более
прозрачной, удобной и эффективной.
И в заключении несколько слов о том, кому с точки зрения владельцев салонов красоты, лучше доверить ведение бухгалтерского учета. Изучая на бухгалтерских форумах проблемы, которые волнуют бухгалтеров, занимающихся учетом в салоне красоты, неожиданно выяснилось одно обстоятельство.
Оказывается, собственники такого трудоемкого и непростого бизнеса (непростого, потому, что большое движение материалов, потому, что это- люди, а работа с людьми никогда не была простой) готовы доверить бухгалтерский учет в салоне красоты специалистам, для таких целей совсем неподготовленным. На форумах эти специалисты задают вопросы, которые не может задавать специалист, хоть сколько-то знакомый с теорией бухгалтерского учета.
Девочка согласились вести учет в салоне, а сама спрашивает на форуме, какие ей делать проводки, как считать налоги и что это за налоги такие. Специалист и понятия не имеет, где, в каком документе, написано то, что составляет основу ее профессии и за что, в конечном итоге, она и получит заработную плату.
Неужели собственников индустрии красоты не волнует благополучие собственного бизнеса? Волнует, тогда почему Вам не обратиться к специалистам с многолетним опытом, имеющим определенные навыки и знания?
Специалисты компании СальдоКонсалт предлагают бухгалтерское обслуживание салона красоты, студии красоты, спа-центра или косметического кабинета. Ждем Ваших звонков по телефону 309-18-67. Предлагаем Вам воспользоваться формой обратной связи .
На две смены парикмахеров выданы со склада два комплекта красок и расходных материалов. Каждая смена для хранения этих материалов имеет закрывающийся шкаф. По результатам инвентаризации выявлена недостача материалов. Директор равномерно распределяет расходы по возмещению этого ущерба между парикмахерами соответствующей смены. Возможно назначение старшего смены, который также занимается вопросами контроля и учета материалов. При этом он несет персональную ответственность за непроизводительные потери.
Универсальные решения – большая редкость, поэтому стоит более детально рассмотреть вашу конкретную ситуацию и постараться найти наилучший вариант с учетом местных особенностей.
Учет выдачи материальных ценностей и средств должен быть зафиксирован документально, у специалистов должны быть в наличии все необходимые бланки и соответствующие навыки их заполнения.
Для разработки эффективной учетной политики следует дополнительно проконсультироваться с бухгалтером, топ-мастером.
Ведение учета является одной из важнейших задач управления.
Результативность деятельности предприятия во многом зависит от разработки и реализации планов для всех сотрудников салона и контроля над их выполнением. Учет необходим также для оценки финансовой состоятельности и эффективности, разработки мероприятий по стимулированию деятельности сотрудников (администраторов и мастеров), для побуждения клиентов к дополнительным покупкам и посещениям, в том числе и за счет правильной ценовой политики.
На предприятии должен вестись обязательный и ежедневный учет:
• поступающих от клиентов денежных средств как в наличном, так и в безналичном выражении;
• текущих расходов на деятельность предприятия;
• расходных материалов, используемых при оказании услуг;
• продаж товаров для домашнего применения;
• количества и вида оказанных услуг для своевременного начисления заработной платы специалистам и списания расходных материалов со склада, а также для последующей оценки спроса на те или иные услуги;
• эффективности рекламы в виде учета входящих телефонных звонков по разным источникам рекламы;
• посещаемости клиентов и их покупок.
Ежедневный отчет администратора включает в себя:
• отражение поступления денежных средств от продажи услуг и товаров с указанием, от кого и за что получены деньги, а также кто принимал участие в обслуживании клиента;
• информацию по текущим затратам (хозяйственные нужды и т. п.);
• информацию о входящих телефонных звонках;
• журнал записи клиентов на обслуживание в салоне.
При расчете клиентов мастер должен документировать все расходные материалы, использованные для оказания услуги, возможно, в отдельном наряде на услугу. Наряд можно выполнить с отрывным талоном либо в виде самокопирующегося бланка. В любом случае эти наряды должны быть пронумерованными и защищенными от подделок.
Подобный наряд соответствует требованиям закона «О защите прав потребителей». Он также помогает избежать воровства денежных средств со стороны администратора.
Наряд, заполненный специалистом при оказании услуги, должен прилагаться к ежедневному отчету администратора как основание для кассового отчета (рис. 2).
Все сведения из наряда на услугу должны быть перенесены администратором в карточку клиента для учета оказанных услуг, списания материалов и начисления вознаграждения специалисту за выполненную работу.
Для организации учета и ведения клиентской базы необходима информация о клиенте, которая позволит в будущем стимулировать его на покупки.
• Фамилия, имя, отчество.
• Телефоны: рабочий, домашний, мобильный.
• Семейное положение, наличие детей, их возраст.
• Предпочитаемые средства массовой информации.
• Заметки о клиенте, его пожелания, замечания.
• История посещений. Для оказанных услуг – дата, наименование услуги, стоимость, обслуживающий мастер. Для продаж – дата, наименование товара, стоимость.
Образец карточки клиента приведен в Приложении 4.
В итоге вы соберете подробную информацию о каждом клиенте. Однако, помните о том, что данная информация является строго конфиденциальной и должна быть защищена от посторонних глаз и ушей. Ее распространение за стены салона может принести большие неприятности вашему предприятию. Личная жизнь каждого гражданина охраняется законом.
Учет покупок товаров позволяет определить те или иные предпочтения клиентов, их отношение к товару, его цене, оформлению места продаж, работе специалистов. Для последующей оценки можно использовать дополнительное анкетирование клиентов. При анкетировании довольно часто используются анонимные анкеты.
Учет телефонных звонков позволяет определить загрузку администратора по времени рабочей смены, а также общую загрузку телефонных линий входящими и исходящими звонками. Нередки ситуации, когда клиент не может дозвониться в салон по причине занятости телефонных линий. При возникновении подобной ситуации необходимо оперативно решать вопрос телефонной связи. Кроме того, следует оценивать эффективность работы тех или иных рекламных источников для привлечения в ваш салон новых клиентов.
Учет записавшихся и пришедших на обслуживание клиентов позволяет оценивать эффективность деятельности администратора по продаже услуг.
Одним из важных условий для успешной деятельности салона является правильное оформление и ведение внутренней документации, в том числе и в части учетной политики. Для этого основные ее элементы необходимо документировать. В Приложении 5 приведен проект приказа об учетной политике для случая применения упрощенной системы учета и налогообложения на предприятии салонного бизнеса.
Документация салона красоты
Важным элементом в успешной работе является правильное ведение документации в салоне красоты. Какую нужно вести документацию, кто и как должен это делать?
Приводим перечень необходимых документов салона. Часть документации ведет ваш администратор.
• Журнал записи клиентов. Журнал может существовать в виде книги или отдельных листов. Правила ведения журнала: администратор записывает фамилию и имя клиента, заказываемую услугу, указывает время, затрачиваемое на услугу, контактный телефон клиента. Любое исправление в журнале должно быть обосновано администратором. При исправлениях запрещено использовать штрих-корректор.
• Индивидуальная карта клиента. Содержит всю информацию о клиенте, в том числе контактную, а также историю посещения и покупок.
• Лист ежедневного отчета администратора. Содержит: дату заполнения, фамилию администратора, а также фамилию, имя клиента, наименование оказанной услуги, фамилию обслуживающего специалиста, сумму, уплаченную клиентом, наименование проданного товара, его стоимость. Здесь же подводится кассовый итог за смену. На обратной стороне отчета ведется таблица текущих расходов, где указывается, кто и с какой целью получил деньги, в какой сумме, ставятся подписи получившего и выдавшего деньги сотрудников.
• Наряд работ – форма учета расходных материалов при оказании услуги. Заполняет специалист и сдает администратору в момент оплаты клиентом услуги. В наряде работ указывается порядковый номер, дата заполнения, фамилия, имя клиента, наименование выполненной услуги, количество и стоимость израсходованных средств, подпись специалиста и администратора.
• Книга кассира-операциониста. Ведет администратор как кассир-операционист в соответствии с нормативами Минфина и ФНС России.
• Журнал учета услуг, оплаченных по безналичному расчету. Ведет администратор с целью учета оказанных услуг и последующего списания денежных средств. В журнал заносятся следующие сведения: дата посещения и получения услуги, фамилия, имя клиента, список оказанных услуг, их стоимость, подпись клиента, получившего услугу, подпись специалиста, оказавшего услугу. В данном журнале учитываются корпоративные клиенты.
• Журнал учета продаж с витрины. Учитываются: дата продажи, наименование и количество проданного товара, фамилия, имя клиента, сделавшего покупку, стоимость проданных товаров, фамилия продавца.
• Журнал заявок на расходные материалы. Заполняется сотрудниками по необходимости, контролируется администратором. В журнале указывается дата заказа, фамилия специалиста, внутренние учетные коды материалов, необходимое их количество, подпись управляющего, ознакомленного с заказом, дата заказа, предполагаемая дата доставки, реальная дата поставки, подпись администратора, получившего заказ.
• Журнал поступлений и движения товара. Ведется для оперативного учета движения косметической продукции и аксессуаров на предприятии.
• Журнал учета стирки белья. Ведет администратор или ответственный специалист, назначенный директором. В журнале указывается дата отправки белья в прачечную, спецификация белья, его количество, фамилия доставившего белье в стирку, срок возврата из прачечной, фамилия принявшего белье из стирки.
• Список сотрудников с адресами и телефонами. Составляется директором, находится у администратора в соответствии с требованиями участкового инспектора.
• Журнал изучения конкурентов. Ведет администратор, заполняя установленные формы на основании данных, полученных в результате телефонных обзвонов конкурентов. В журнале отмечаются названия конкурирующих предприятий, основные услуги и их стоимость, а также новинки услуг и товаров.
• Журнал учета эффективности рекламных акций. Заполняет администратор путем отслеживания числа звонков и записей на услуги клиентов, узнавших о вашем салоне благодаря рекламе. В журнале учитывается количество звонков, источник информации, количество записавшихся и число первичных посещений.
Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с вами в течение 24 часов
Добрый день, Лариса!
Очередное благодарственное письмо в Ваш адрес.
Я не буду сейчас писать о дне сегодняшнем. Хочу сказать Вам спасибо за то, ЧТО ТЕПЕРЬ я покупаю ПАКЕТЫ МАКСИМУМ тренингов по продажам, сервису и личностному росту.Так как чувствую острую необходимость в постоянном пополнении знаний и тренировке навыков. В прямом смысле открылись глаза на те возможности, которые я упускала из вида. Стало грустно от своей недальнозоркости. Но не ошибается тот, кто ничего не делает. Я воодушевилась Вашим примером и Вашими "пинками" (простите, за, возможно, некорректное слово, но эмоции. ) на каждом занятии. Строю планы. Ставлю цели, даже ежедневные для себя лично. Уверена, что это только начало и скоро я смогу научить своих сотрудников также работать с ГОРЯЩИМИ глазами и сердцем!
Как сказал доктор в одном из Ваших интервью: "Главное любить свою работу и своих пациентов"
PS: Как показывает практика, чем больше ты начинаешь думать над "Фишками", тем больше их приходит в неожиданном месте, неожиданное время. А я-то полагала, что в стоматологии уже давно все придумали и все используют.
Управляющий, Центр современной косметологии Иштар
Здравствуйте!Вячеслав Петров. Директор. Наркологическая клиника
АНТИКРИЗИСНАЯ ЦЕНА: 19 900 руб.
ГОЛОВНАЯ БОЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ В "КРАСИВОМ БИЗНЕСЕ"
ВНЕЗАПНЫЕ ВНЕПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ: Трудовая Инспекция, Роспотребнадзор, Налоговая служба, Пожарная Служба получили полномочия проводить внезапные внеплановые проверки без уведомления после подписания президентом РФ 31 Декабря 2014 закона!
Штрафы за каждое нарушение суммируются по каждому сотруднику + по каждому нарушению + выросли в 10 раз!
Неправильно оформелен трудовой договор – штраф от 40 000р. А если у вас 15 сотрудников? Тогда вам придется заплатить от 600 000р до 1 200 000р,
Произошел несчастный случай на рабочем месте, а ваши сотрудники не подписали инструктаж по технике безопастности? Штраф от 100 000 до 200 000 р. за каждого пострадавшего, а также вас могут арестовать на 90 дней!
НАВЕРНЯКА У ВАС ВОЗНИКЛА МЫСЛЬ, НАКОНЕЦ, НАВЕСТИ ПОРЯДОК С ДОКУМЕНТАМИ В ВАШЕМ САЛОНЕ КРАСОТЫ И ВЫДОХНУТЬ. ВЕДЬ ОТ ЭТОГО НАПРЯМУЮ ЗАВИСИТ ВАШ ЛИЧНЫЙ ДОХОД, СТАБИЛЬНОСТЬ И БЕЗОПАСНОСТЬ ВАШЕГО БИЗНЕСА. ИЛИ ВЫ ХОТИТЕ ОТКРЫТЬ СВОЙ САЛОН И ПОНИМАЕТЕ, КАК ТЯЖЕЛО УЧЕСТЬ ВСЕ САМОМУ.
