ПИСЬМО в печать

Федеральное государственное бюджетное

высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный технический университет

(ФГБОУ ВПО «УГАТУ»)

ДЕЛОВЫЕ И КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА: КЛАССИФИКАЦИЯ, СТРУКТУРА, СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ И ВЫРАЖЕНИЯ

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное

высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный технический университет

(ФГБОУ ВПО «УГАТУ»)

Кафедра экономики предпринимательства

ДЕЛОВЫЕ И КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА: КЛАССИФИКАЦИЯ, СТРУКТУРА, СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ И ВЫРАЖЕНИЯ

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Составитель: Камалова Н. Н. Гаффанова А.С.

Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения: Практикум по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» /Уфимск. гос. авиац.техн.ун-т; Сост. Н.Н. Камалова, А.С. Гаффанова. – Уфа, 2012.-36 с.

Практикум содержит краткий теоретический материал, примеры заданий и задания для самостоятельного выполнения для проведения практических занятий по теме «Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической системы документации» дисциплины «Документирование управленческой деятельности».

Предназначены для специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (в машиностроении)» очной, очно-заочной (вечерней) и заочной форм обучения.

Табл. 3. Ил. 5. Библиогр. 7 назв.

Целью проведения практических занятий «Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения» является закрепление знаний, приобретаемых при изучении лекционного курса и приобретение студентами практических навыков.

Практические занятия «Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения» проводятся после изучения темы «Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической систем документации» дисциплины «Документирование управленческой деятельности».

Практические навыки студенты приобретают при самостоятельной работе с материалами лекций и методической литературой,

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организацией или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Кроме того, существуют следующие виды деловой переписки: деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, которые определяются существующими способами передачи деловой информации, базирующиеся на двух основных видах связи: почтовой и электронной.

Деловое (служебное) и коммерческое письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, определяются позиции партнеров, излагаются претензии.

Несмотря на наличие современных форм связи, деловая переписка не теряет актуальности при исполнении своих функций.

Ознакомиться с понятиями «Деловое письмо» и «Коммерческое письмо», изучить формуляр и реквизиты, используемые для оформления писем, получить представление о структуре делового письма.

2.1 Понятие деловое (служебное письмо)

Коммерческое письмо – является частным вариантом служебного письма и составляется для заключения и при выполнении контрактов.

Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке письма предприятия (если такой бланк введен на предприятии), а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Автором делового или коммерческого письма является учреждение, организация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора письма может выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

При составлении писем в отечественном документообороте используется формуляр документа углового бланка - рисунок 1.

Важно, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и обладало юридической силой, чтобы отвечало всем требованиям этики деловой переписки.

Для придания юридической силы необходимо наличие и правильная формулировка реквизитов письма – таблица 1, порядок оформления которых определен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива и принят постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003г. Стандарт был введен в действие с 1 июля 2003г. он сменил одноименный Стандарт, действовавший с июля 1997г.

Принятый Стандарт следует рассматривать как шаг в направлении сближения с нормами Международной организации по стандартизации в области управленческой документации

Рисунок 1 – Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка

Требования к оформлению реквизитов делового письма

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке письма, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры в должностях указываются ученая степень, звание.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями, в рамках предоставленной им компетенции.

Визы согласования документа

Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты, но может быть оформлена более кратко: личная подпись и дата. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Бланки деловых (служебных) писем отличаются от бланков других документов наличием и отсутствием определенных реквизитов – рисунок 1.

Рисунок 1 – Отличия по составу реквизитов бланка письма от других видов бланков

2.3 Структура письма

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым и сложным – рисунок 2. Простые письма состоят из одной–двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Каждое письмо начинается с обращения к собеседнику по переписке. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. При выборе формы обращения составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

а) общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

б) степень знакомства, характер отношений;

в) официальность/неофициальность ситуации общения;

г) этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

Возможные варианты обращений представлены в таблице 2.

Имеет неофициальный, фамильярный характер. Соответствует теплым, близким отношениям. Возможно, только при обращении к хорошо знакомому лицу в полуофициальной обстановке

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

Рисунок 2 – Тип письма и его структура

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Порядок слов при составлении официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Текст делового письма разбитый на абзацы, легче воспринимается адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту письма. Лучше, если письмо посвящено одному вопросу. Его текст должен быть:

а) Кратким. Лаконичность текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5–7 строк, то можно использовать бланк формата А5. Текст письма в этом случаи печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

б) Полным. Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

Тон изложения в письме должен быть нейтральным. По этой причине личностный, субъективный момент в документах сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).

Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.

Цель большинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигает своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным тоном изложения.

в) Точным и объективным. Точность определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

г)Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру.

Изучить теоретический материал, составить отчет, включающий ответы на контрольные вопросы.

Отчет оформляется на листах формата А4. Он должен содержать следующие пункты:

а) написать определение делового письма;

б) составить и написать список реквизитов письма в порядке их номеров согласно ГОСТ Р 6.30-2003;

в) оформить в отчете в виде рисунка формуляр углового бланка;

г) нарисовать схемы простого и сложного писем, с краткими пояснениями, что излагается в каждой части письма;

д) перечислить общие требования к тексту письма.

1. Определение понятие «служебное (деловое) письмо» ?

2. Определение понятия «коммерческое письмо» ?

3. К какой системе документации относится письмо ?

4. Какого типа формуляр используется при составлении делового (служебного) письма ?

5. Какие данные включает в себя реквизит «Справочные данные об организации» ?

6. Перечислить какие составные части включены в реквизит «подпись» ?

7. Отсутствие, какого реквизита выделяет письма среду других документов ?

8. Как составляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» ?