Категория: Бланки/Образцы
Управленческие документы, как правило, создаются на бланках. Применение бланков сокращает время изготовления документа, повышает его качество и культуру ДОУ в целом. Бланк документа – это лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенной постоянной информацией (обязательными реквизитами) об организации-авторе документа и местом, отведенным для переменной информации. Конкретный набор этих реквизитов определяется разновидностью документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа. Рекомендуемые шрифты – типографские, размером от 6 до 16 кегля. Реквизит «наименование организации» может быть выполнен рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Бланки могут быть выполнены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютера. Реквизит «текст» печатается шрифтом, максимально приближенным к шрифту печатной машинки.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение постоянной информации (обязательных реквизитов). Вариант бланка с угловым расположением обязательных реквизитов – в левой верхней части листа стандартного формата - является наиболее экономичным по использованию площади листа. Допускается в целях экономии площади листа с продольным расположением обязательных реквизитов (вдоль верхнего поля листа стандартного формата) располагать на нижнем поле бланка номера телефонов, факсов, банковские реквизиты.
Для организаций, ее структурных подразделений и должностных лиц установлены следующие виды бланков документов: бланк письма; общий бланк; бланк конкретного вида документов.
Бланк письма содержит следующие постоянные реквизиты: герб или эмблему (только зарегистрированную) организации, наименование вышестоящей организации, наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП; для таких реквизитов как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляются специальные отметки; может иметь также реквизиты код организации и код формы документа; кроме всего этого специальными отметками (уголками) могут быть отмечены поля и места расположения таких реквизитов как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле. Слова «Письмо», «Деловое письмо», «Сопроводительное письмо», «Коммерческое предложение» и т.п. не указываются, так как письма всегда изготавливаются на бланке письма и применение вышеуказанных слов для обозначения вида документа являлось бы дублированием информации. Бланк письма подписывает только руководитель организации.
Общий бланк используется для всех остальных документов организации и отличается от бланка письма тем, что вместо справочных данных об организации содержит реквизит «место составления или издания документа» и не содержит реквизитов «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» и «код формы документа».
Бланк вида документа представляет собой общий бланк с указанием наименования вида документа (Приказ, Акт, Протокол и т.д.) и «кода формы документа» (ниже наименования организации).
Бланк должностного лица – это общий бланк организации с указанием наименования должности (ниже наименования организации).
Бланк структурного подразделения – это общий бланк организации с указанием наименования подразделения (ниже наименования организации).
Существует также бланк на двух языках. который применяется как для переписки с иностранными корреспондентами (бланк письма), так и для бланков организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком национальный язык в качестве государственного. В этом случае реквизиты «справочные данные», «наименование организации» и «место издания документа» печатают на двух языках на одном уровне продольного бланка. Если бланк организации составлен на нескольких языках, то надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).
При изготовлении бланков не допускается:
- размещение на бланке только сокращенного наименования организации-автора документа и отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме
- составление бланка на двух языках с различной информацией об организации-авторе документа на каждом из языков
- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему
- несоответствие данных об организации-авторе данным государственной регистрации
- произвольное расположение реквизитов бланка
- размещение дополнительных элементов (художественных, графических)
- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров (кроме совместных предприятий)
Особенности требований к составлению и оформлению управленческих документов и правовых актов в федеральных органах Исполнительной власти РФ, на которые должны ориентироваться и органы местного самоуправления, изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, подготовленной на основе ГОСТ Р 6.30-2003 Министерством культуры РФ в 2006 году (Разделы I и II). С этой инструкцией следует познакомиться самостоятельно. В конкретном федеральном органе исполнительной власти на основе этой Типовой инструкции, а также регламента его деятельности и других нормативно-методических документов создается индивидуальная инструкция по делопроизводству, включающая раздел по офорпмлению документов.
Таким образом, создание документа предполагает: знание основных этапов процесса сбора информации по решаемому вопросу; умение выбрать вид документа, соответстветствующий основной управленческой задаче; умение грамотно составить текст документа; навыки по его оформлению на бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. 30-2003, а для федеральных и местных органов исполнительной власти – в соответствии с индивидуальной инструкцией по делопроизводству, подготовленной на основе соответствующих типовых документов.
© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам
Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».16
Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.
На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
06 - наименование организации; 12 - место составления документа.
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:
14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);
17 - заголовок к тексту документа;
18 - отметка о контроле;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».
Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.
Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.
В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.
Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».
Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.
Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.
Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Служебные документы, как правило, составляются на бланке, который конструируется в соответствии с формуляром-образцом. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру ДОУ.
В учреждениях, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов: для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать коммуникационные данные предприятия. Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем и имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «Коммуникационные данные» на общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Наименование вида документа», вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания». Для каждого из видов бланков допускается два варианта расположения реквизитов заголовочной части – угловой и продольный. Если бланк организации выполнен на двух языках, то бланковые надписи на белорусском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).
Возможно изготовление бланков других конкретных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), если таких документов создается более 200 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004. Конкретный набор реквизитов документа определяется его разновидностью. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатаются на бланке в виде уголков или других обозначений.
Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланки исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, ответственные за учёт, хранение и использование бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией. назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учётно-регистрационной форме после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование. результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Для формата А4 установлены следующие размеры полей. с левой стороны – 30 мм, с правой – не менее 8 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Текст документов печатается на компьютере на бланках формата А4 - через одинарный межстрочный интервал, на бланках формата А5 – через точно 14 пт.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.
Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
Документы со сроком хранения до трёх лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.)допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.
5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?
6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?
7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?
8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?
9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?
10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?
3.3 Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов
ГОСТ 6.30-97 и изменение № 1 к нему, введенное в действие с 1 апреля 2000 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-СТ, устанавливают определенные требования к оформлению каждого из 29 реквизитов ОРД.
Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)
Реквизит 01 (так же, как реквизит 02) изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02. 03:
при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15 мм х 73 мм;
при продольном расположении реквизитов - в центре зоны, равной 15 мм х 165 мм.
Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).
К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02)
Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация.
На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов (требования к их оформлению не оговариваются ГОСТ Р 6.30-97).
Эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания) (реквизит 03)
Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы. Так, указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы Вооруженных сил Российской Федерации (Указ от 27 января 1997 г. № 46), Министерства внутренних дел Российской Федерации (Указ от 11 ноября 1998г. №1333) и др.
Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-97 зону расположения эмблемы обозначает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.
Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.
Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Товарный знак - это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.
Код организации (реквизит 04)
Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москве должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума - 0509876 5. Каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т. д.
Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 06 «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита 07 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.
Код формы документа (реквизит 05)
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Так, код унифицированной формы служебного письма в ОКУД в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» - 0200200. Данный код может быть заранее нанесен на бланк служебного письма. Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (реквизит 06)
Этот реквизит характеризует автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал, территориальное представительство или подразделение, если их руководители имеют право подписи.
Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация - автор документа подчиняется. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном реквизите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учредительных документах (в уставе, положении) этих организаций, и всегда приводятся в именительном падеже.
Сначала указывают наименование вышестоящей организации, можно сокращенное, при его отсутствии - полное, а затем полное наименование организации - автора документа, ниже - сокращенное, которое указывается в скобках, например:
Комитет социальной защиты
Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации - непосредственного автора документа.
Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала или территориального представительства, то его наименование указывается ниже наименования организации, например:
Министерство труда и социального
развития Российской Федерации
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, указывают название своей организации (а также справочные данные об организации и место составления) на двух языках - национальном (слева) и русском (справа) на одном уровне продольного бланка.
Автором документа может быть должностное лицо. представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 06 (см. прил. 11, 12).
Реквизит 06 - наименование организации - автора документа -является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации - внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями).
Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным. Например, в соответствии с КоАП наименование органа или должностного лица является обязательным реквизитом постановления по делу об административном правонарушении. Отсутствие этого реквизита может дать правонарушителю возможность оспорить законность вынесенного постановления и в результате не быть привлеченным к административной ответственности.
Справочные данные организации (реквизит 07)
Данный реквизит включает в себя:
