Юридическая сила факсимиле

Иногда руководители в силу занятости не имеют возможности подписать документ. В такой ситуации на помощь приходит факсимиле. Однако не всегда это допустимо, а в некоторых случаях даже противозаконно. Нельзя использовать факсимиле на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.

В соответствии с Гражданским кодексом *(1) при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Случаи и порядок воспроизведения факсимильной подписи специальными законами не предусмотрены. Таким образом, следуя буквальному толкованию закона, использование факсимиле допускается по договоренности между сторонами правоотношений. Как правило, при совершении гражданско-правовых сделок.

Однако следует учитывать, что имеются случаи, когда факсимильная подпись не будет признана государственными органами, судами и контрагентами:
— наличие факсимиле не предусмотрено соглашением сторон;
— наличие факсимиле прямо не предусмотрено законом;
— факсимиле используется за рамками гражданско-правовых отношений (налоговые, административные и пр.);
— наличие специального правового регулирования, когда законом предписано наличие личной подписи;
— недобросовестное использование факсимиле с целью получения необоснованной налоговой или материальной выгоды за счет контрагентов (третьих лиц).

Применение факсимиле в бухгалтерском и налоговом учете

Споры, которые ведутся вокруг возможности использования факсимиле, зачастую основываются на игнорировании положений Гражданского кодекса. Если поддержать позицию широкого использования факсимильной подписи, то можно представить подписание с помощью факсимиле приговора суда по уголовному делу, решения арбитражного суда. В данном случае нельзя не согласиться с официальной позицией чиновников финансовых ведомств, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия*(2), так как в данном случае речь идет не о договоренностях между участниками в гражданско-правовой сфере, а в рамках финансовых, налоговых и иных правоотношений. Доверенность, в свою очередь, является хотя и гражданско-правовой сделкой, но односторонней, то есть соглашения о форме и факсимильных реквизитах быть не может.

В этой связи автор считает бессмысленными споры о возможности использования факсимильного клише в документах первичного бухгалтерского учета.

Необоснованным является довод о том, что положениями Закона N 402-ФЗ*(3) об обязательных реквизитах первичного учетного документа не предъявляется требований собственноручной подписи, проставляемой на первичных документах. Сторонники данной позиции забывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания или разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.

Президиум ВАС РФ*(4) указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. В настоящее время судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Данная правовая позиция стала практикообразующей*(5).

Кроме того, судьи справедливо указывают*(6), что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур определяется Налоговым кодексом и Законом о бухучете, тогда как гражданское законодательство к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям не применяется*(7).

Из вышеизложенного следует, что применять факсимиле в бухгалтерском учете и в области налоговых правоотношений не следует.

Использование факсимиле в иных сферах

Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

Суды подчеркивают обязательность наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи. Так, ВАС РФ, разбирая одно из дел*(8), указал следующее. Гражданским кодексом *(9) предусмотрено, что договор поручительства должен быть совершен в письменной форме, при этом несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора поручительства. А так как договор поручительства не был подписан собственноручно генеральными директорами и содержит лишь факсимильное воспроизведение их подписей, и при этом соглашение об использовании факсимиле сторонами не было предусмотрено, то договор поручительства считается незаключенным.

Также высшие судьи считают, что отсутствие между сторонами соглашения об использовании аналога собственноручной подписи в виде печатной формы (факсимиле), оформленного в соответствии с Гражданским кодексом в письменной форме, указывает на необходимость наличия собственноручной подписи в распоряжениях банку как обязательное требование об идентификации распорядителя счета*(10).

В другом случае суд указал на необходимость применения нормы специального законодательства*(11). Так, не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства *(12) и не соответствующим требованиям специального законодательства.

Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требования к форме вексельного обязательства*(13). В связи с дефектом формы векселя отпадает и обязательство авалиста.

Необходимо отметить, что в рамках гражданско-правовых споров суды обращают внимание не только на формальную сторону сделок, но и на фактически сложившиеся взаимоотношения сторон, отказывая в защите недобросовестной стороне. В одном из определений *(14) ВАС РФ указал, что частичная оплата поставленного по соответствующим накладным товара, принятого с использованием факсимиле подписи, свидетельствует о прямом последующем одобрении предпринимателем соглашения и соответственно подтверждает осведомленность предпринимателя об оспариваемом соглашении.

В другом случае*(15) суд счел несостоятельным довод ответчика об отсутствии задолженности по договору поставки в связи с использованием истцом при оформлении документов факсимиле, так как ответчик как покупатель по договору не опроверг факт поставки товара в адрес покупателя. Использование факсимиле истцом само по себе не нарушает права покупателя.

В одном из рассматриваемых дел*(16) высшие судьи учли, что акты выполненных работ за спорный период были подписаны ответчиком способом, аналогичным тому, которым они подписывались на протяжении всего срока действия договора. Также доказательств того, что факсимильная подпись и оттиски печати со стороны заказчика были проставлены самим истцом, представлены не были. В связи с этим суд пришел к выводу, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи в силу сложившейся между ними обычной практики, а также о том, что фактическое оказание услуг подтверждено иными имеющимися в деле доказательствами.

Факсимиле в трудовых отношениях

В трудовых правоотношениях применение факсимиле не предусмотрено законом. Ссылка на статью 160 Гражданского кодекса в данном случае применяться вообще не может. Трудовые отношения регулируются нормами не гражданского, а трудового законодательства *(17). В связи с этим говорить о правомерности подписания трудового договора и иных документов с работником с помощью клише вообще нельзя. Сам факт допуска к работе хотя и свидетельствует о наличии трудового договора*(18), но не снимает проблемы для работника при оспаривании им условий договора (рабочее место, величина и порядок оплаты, премирования, рабочее время).

Наличие документооборота с факсимильной подписью руководителя не будет иметь принципиального значения, если стороны соблюдали условия данного договора и он соответствовал их волеизъявлению. Однако если между сторонами возникнет спор о наличии трудовых отношений, то документы, подписанные факсимиле, суд может не принять в качестве доказательства.

Так, суд правомерно пришел к выводу, что если приказ, трудовой договор и должностная инструкция от имени работодателя подписаны путем проставления факсимильной подписи генерального директора, то трудовые отношения между работником и работодателем отсутствуют*(19).

Из вышесказанного можно сделать вывод, что законная сфера применения факсимиле — гражданско-правовые отношения на основании соглашения сторон. Все иные области применения клише вне рамок нормативного регулирования. Следует также обратить внимание, что использование и порядок хранения клише внутри организации должны быть урегулированы локальными нормативными актами с целью ограничения доступа к ним посторонних лиц, а также незаконного или несанкционированного использования.

Л. Лялин,
адвокат, эксперт и член общественного совета
Центра общественных процедур «Бизнес против коррупции»

*(1) п. 2 ст. 160 ГК РФ
*(2) письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042
*(3) пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ
*(4) пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11
*(5) определение ВАС РФ от 26.08.2013 N ВАС-10799/13
*(6) пост. Пятнадцатого ААС от 29.01.2013 N 15АП-4381/12
*(7) п. 3 ст. 2 ГК РФ
*(8) определение ВАС РФ от 05.05.2012 N ВАС-5098/12
*(9) ст. 362 ГК РФ
*(10) определение ВАС РФ от 28.02.2013 N ВАС-1550/13
*(11) определение ВАС РФ от 23.12.2013 N ВАС-15636/13
*(12) п. 2 ст. 160 ГК РФ
*(13) ст. 1 Положения, утв. пост. ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341
*(14) определение ВАС РФ от 25.06.2012 N ВАС-7579/12
*(15) пост. Девятого ААС от 25.12.2013 N 09АП-42288/13
*(16) определение ВАС РФ от 07.10.2011 N ВАС-12495/11
*(17) ст. 5 ТК РФ
*(18) ст. 16, ч. 2 ст. 67 ТК РФ
*(19) определение СК по гражданским делам Мосгорсуда от 15.07.2010 N 33-17404

Использование факсимиле на кадровых документах

Главная / Кадровые документы / Использование факсимиле на кадровых документах

Факсимиле на кадровых документахявляется аналогом подписи руководителя или иного уполномоченного лица в его отсутствие. Несмотря на то что факсимиле полностью воспроизводит подпись, использовать его для заверения всех документов нельзя. В статье мы рассмотрим особенности применения этого вида подписания бумаг в кадровом делопроизводстве.

Ни ТК РФ, ни иные нормативные акты в сфере трудового права не содержат толкования термина «факсимиле». Более того, в них также нет и порядка его применения на практике. Однако ГК РФ в п. 2 ст. 160 устанавливает правило о том, что использование факсимильной подписи на бумагах в договорных отношениях разрешается в случаях, прямо указанных в законе, иных актах права или установленных соглашением сторон. Как правило, стороны прописывают пункт о «заменителях» подписи (факсимиле, электронной) в тексте договора или дополнительного соглашения к нему.

Факсимиле — это графическое воспроизведение оригинала подписи, передающее ее в точном соответствии. Как правило, в случае факсимиле подписи она гравируется на печати или штампе и передается в пользование уполномоченным лицам. Чтобы не возникло нескольких экземпляров факсимиле, руководитель предприятия может приказом утвердить количество «действующих» оттисков и лиц, ответственных за их хранение.

Рассмотрим, законно ли проставление факсимильного оттиска в кадровом делопроизводстве.

ТК РФ в ст. 67 уточняет, что трудовые правоотношения сторон должны быть оформлены в виде трудового контракта, который подписывается служащим и работодателем. От имени работодателя может выступать как руководитель предприятия, так и иное уполномоченное на это действие лицо.

Правомочны ли действия представителей работодателя по заверению трудового договора факсимиле подписи своего доверителя?

Ст. 5 ТК РФ не предусмотрено возможности для регулирования трудовых и иных связанных с ними правоотношений нормами гражданского законодательства; более того, это исключено и нормами ст. 2 ГК РФ. Поэтому положения ГК РФ о факсимильной подписи не применяются к трудовому праву. Так как ТК РФ не содержит никаких положений о факсимиле, соответственно, ставить печать с подписью на трудовом договоре будет неправомерно. Именно поэтому использование факсимильной подписи может поставить под сомнение волеизъявление работодателя, которое выражает намерение заключить трудовой договор с гражданином.

Несмотря на то что законодатель допускает возможность начала трудовых правоотношений через фактическое допущение к работе служащего, в то время как трудовой контракт с ним еще не подписан, этот момент никак не связан с использованием факсимильной подписи. Иными словами, эти правоотношения возникли бы и без проставления факсимиле на трудовом соглашении, и соответственно, его использование не будет иметь никакого юридического значения при заключении договора и его заверении.

При применении факсимиле вопросы могут возникнуть у проверяющих органов, которые откажутся принимать заверенные таким образом договоры и расценят это как нарушение норм трудового законодательства.

Выход из ситуации, когда руководитель предприятия не может собственноручно подписать контракт, — передача полномочий другим лицам, которые подпишут соглашение. Этот факт должен быть отражен в соответствующем приказе руководителя и доведен до сведения уполномоченных лиц.

Использование факсимиле при заверении кадрового документа иного характера, например приказа, грамоты и т. д. также не основано на трудовом законодательстве и может свидетельствовать о несовпадении решения руководителя организации и сотрудников, заверивших документ с помощью факсимильной подписи.

Руководитель может отсутствовать по разным причинам, в том числе потому, что находится в отпуске или на больничном. То есть может возникнуть ситуация, когда факсимиле на кадровом документе проставлялось, а руководитель фактически не мог исполнять свои обязанности в тот момент. На практике заверить документ за него должен был другой сотрудник, который имеет право замещать директора.

ДЛЯ СПРАВКИ! Несмотря на то что суды принимают в качестве доказательств все документы, относящиеся к делу; бумаги, в которых вместо собственноручной подписи стоит факсимиле, могут быть поставлены под сомнение.

Если руководитель предприятия всё же примет решение применять факсимильную подпись в кадровом делопроизводстве, то оформить это необходимо путем закрепления волеизъявления руководителя в локальном акте организации. Прописывается порядок проставления подписи, указывается перечень документов, которые могут быть заверены факсимильным способом. Также следует назначить лицо, ответственное за использование факсимильной печати; эта обязанность закрепляется в должностной инструкции.

Приказ о факсимильной подписи образец - добавлена ссылка

Об изготовлении и использовании факсимиле.использовать факсимиле на обозначенных документах только при условии, что возможность подписания определенного документа факсимильной подписью предусмотрена в. Приказ федеральной миграционной службы от г. Заголовок текста протокола содержит указаниена вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание идр.

Привлекаемыйна работу персонал подразделения на оборотной стороне первого листапроекта приказа выражает свое письменное согласие на работу ввыходные либо торжественные деньки. Он проводился силами инспекторского состава горнотехнических отделов и профессионалов управления по экологическому, технологическому и атомному надзору кемеровской области. Порядок использования факсимильной подписи на предприятиях эталон приказа10 изготовка факсимиле. Основание приказ о переводе работника на другую работу n 2837лс от 17 сентября 2005 года, дополнительное соглашение к трудовому договору n 2808 от 17 сентября 2005 года.

Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части отметка о поступлении документа содержит очереднойпорядковый номер и дату поступления документа ( при необходимости -часы и минутки). список типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроковхранения. Номера страницпроставляют в центре верхнего поля арабскими цифрами без словастраница (стр. Так как речь идет просто о подписи, т.е. Данный документ должен быть подписан в неотклонимом порядке директором компании и бухгалтером, но в каком конкретно порядке не сказано. Гострудинспекция на пороге наводим порядок в кадровом делопроизводстве. Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи. Также обозначено количество рабочих и выходных дней при пятидневной рабочей неделе с 2-мя выходными деньками. В распорядительных документах, отражающих принципединоначалия, в пояснительных записках, заявлениях, в большейчасти докладных записок текст излагается от первого лица(приказываю, предлагаю, прошу). По каналам электрической связи поступают факсы либотелефаксы, телефонограммы, сообщения по электрической почте.

Приказ на факсимильную подпись образец - Архив документов

Факсимиле подписей генерального директора и. почаще всего данную подпись ставят но перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, за ранее данный вопрос нужно решить с контрагентом. В этом разделе мы собрали ответы профессионалов на более достойные внимания и нередко задаваемые.Приказ на факсимильную подпись образецнайденно. За отсутствие таковой книги учета либо неверное ее ведение при проверке гострудинспекции работодателей завлекают к ответственности. Правил в трудовую книгу вносятся сведения внесение сведений об отпусках (в том числе по уходу за ребенком) данными правилами не предвидено. списка типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций приказ минкультуры рф от 25.

С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как бизнесмен поставит подпись, хоть какой документ будет иметь юридическую силу. либо работодатель в этом случае должен отказать в приеме бланка и завести новейшую трудовую книгу работнику из числа обретенных работодателем?

Коап рф за задержку выдачи трудовой книги работнику на работодателя может быть наложен административный штраф до 50 000 руб. Оно, к примеру, может быть закреплено в трудовом договоре, заключенном с дистанционным работником в виде отдельного условия. Заявление о гос регистрации конфигураций, вносимых в учредительные документы.Использовать в случае нужности факсимильную подпись.На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. В расписке лаконически указываются сведения о том, что работник после возвращения документа работодателю, расписка должна быть возвращена обладателю. Данная подпись сумеет идентифицировать лицо, подпись которого поставлибо с помощью факсимиле.