Приказ О Проведении Совещания Образец

Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация. И. Топчиева, к.

доц. РГГУ. Совещания как вид управленческой деятельности, их история и классификация. Документирование подготовки разных типов совещаний: оперативного, итогового, коллегиального органа. Документы, образующиеся в результате подготовки совещаний.

1. Заседания педагогического совета; совещания начальников структурных. Приказы по личному составу и основной деятельности, их образец и.
2. Если речь на совещании пойдет об информировании Подготовка к проведению совещания. Его образец приведен в Примере 22. решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
3. Подготовка и документирование совещаний и заседаний Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, Образец повестки дня.

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого.

Образец служебной записки от подразделения проректору. Образец служебной. Шаблон приказа о проведении внеучебных мероприятий. О порядке.

Процесс управления на всех уровнях становится все более сложным и комплексным. Его задачи невозможно решить без привлечения многих специалистов. Именно совещания позволяют рассмотреть задачи, которые требуют обмена мнениями и информацией по возникающим вопросам с участием руководителей и исполнителей. Совещанием считается вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в обусловленное время в заранее оговоренном месте для обсуждения и принятия решения по ранее поставленным вопросам. Следует заметить, что термин «совещание» употребляется уже не одно столетие.

Так, согласно Толковому словарю живого Великорусского языка Владимира Даля «совещаться с кем о чем - советоваться, обсуждать и решать, сговариваться, условливаться, выслушивать мнение о чем другого, соглашаться сообща, договариваться. По важным делам правители совещаются с доверенными людьми, равно и выборными. Совещанье- действие по глаголу советоваться.

- собрание, сход, съезд, условная встреча для совета или переговоров о чем-либо. Совещатель-ница. - участник в совещании, в совете. Совещательное место, присутствие, где у всякого члена совещательный голос и дела решаются по большинству голосов. Известно, что в начале 20в. в Российской империи совещаниям, как виду управленческой деятельности, уделялось большое внимание, на них возлагались большие надежды.

Так, на протяжении 1905 года, в связи с обострением внутриполитической обстановки в государстве, правительством было создано несколько проектов Положения о выборах в Государственную Думу. Император Николай II 18 февраля 1905г. издал рескрипт на имя министра внутренних дел А. Булыгина, в котором поручалось создать Особое совещание для разработки основ «думской» избирательной системы. Особое совещание завершило свою работу в мае того же года и сформировало, согласно поставленной задаче, концептуальные основы выборных правил и процедур.

Главным результатом работы совещания был вывод о том, что необходимо создать выборный представительный орган, в котором будут заседать депутаты, избранные населением. Предложенный Особым совещанием законопроект прошел обсуждение в совете министров, после чего передан в Государственный совет. Однако, окончательное обсуждение избирательной системы было вынесено на заседание Особого совещания под председательством императора Николая II. Заседание проходило с 19 по 26 июля 1905г. в Петергофе, поэтому получило название Петергофского совещания, на котором были утверждены правовые акты, определявшие юридический статус Государственной Думы, ее полномочия и избирательную систему. Позднее, осенью того же года во главе с Д.

Сельским было учреждено особое Совещание, создание которого 28 октября 1905г. одобрил император Николай II. Главной задачей Совещания была разработка реформы Государственного совета. Результатом работы Совещания Сельского стал «Проект изменений и заполнений в Учреждении Государственного совета». При участии императора Николая II с 14 по 16 февраля 1906г. в Царском Селе собралось специальное Совещание для выработки окончательной редакции разработанного проекта, однако существенных изменений в представленный проект Царскосельское совещание не внесло.

На совещании постановили, что председатель Государственного совета будет обладать правом самостоятельно решать вопрос о допуске публики на заседания Совета. Реформа Государственного совета была обусловлена, в значительной степени, созданием нового органа - Государственной думы, поэтому основными вопросами были следующие. Права Государственного совета и Государственной думы. Изменения в составе Совета. Порядок производства дел в Государственном совете. Таким образом, особые Совещания 1905-1906гг.

решали важнейшие вопросы государственного управления. Они созывались по инициативе правительства с участием императора Российского и выражали, в первую очередь, интересы господствующих классов.

Однако, такую форму решения сложнейших вопросов как совещания в начале ХХ века использовали их оппоненты в классовой борьбе, т. большевики. Так 30 июля-1 августа( 12-14 августа) 1904г. близ Женевы состоялось совещание 22-х большевиков.

Именно это совещание положило начало объединению партийных комитетов и организаций, которые стояли на ленинской платформе. 8-17(21-30) июня 1909 г. в Париже проходило совещание расширенной редакции «Пролетария», участниками которого были 9 членов Большевистского центра, 3 представителя российских и партийных организаций, Н. Крупская, член третьей Государственной думы Н.

Полетаев и др. Там же, в Париже 14-17(27-30) декабря 1911г. проходило Совещание заграничных большевистских групп с целью сплочения сил большевиков за границей, а также оказания поддержки Российской организационной комиссии (РОК), созывавшей VI общепартийную конференцию. (Там же, г. 210). Перечень партийных совещаний большевиков в Париже, Женеве и других городах можно было бы продолжить. Практику проведения партийных совещаний на высшем уровне использовали последователи и преемники большевиков - коммунисты.

Так, в Москве проходили Совещания представителей коммунистических и рабочих партий в 1957, 1960, 1969 гг. Эти Совещания были формой организационных связей между коммунистическими партиями, которые получили широкое распространение после роспуска Коммунистического интернационала в конце 50-х годов 20 века. Помимо Москвы, классовые единомышленники встречались, главным образом, в Брюсселе.

С 1 по 3 июня 1965г. в Брюсселе состоялось Совещание 19 коммунистических и рабочих партий капиталистических стран Европы. Несколько раньше 1-2 апреля 1959г. в Брюсселе проходило Совещание представителей коммунистических партий стран-участниц Европейского объединения угля и стали (ЕОУС) (с. 216). Одним из самых значительных совещаний ХХ в. считается Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе, которое проходило в несколько этапов.

1 этап- с 3 по 7 июля 1973г. в Хельсинки на уровне министров иностранных дел.

2 этап- 18 сентября 1973-21 июля 1975г. в Женеве. Работа осуществлялась турами от 3 до 6 месяцев на уровне делегатов и экспертов, назначаемых государствами-участниками. 3 этап- 30 июля-1 августа 1975г. в Хельсинки на уровне высших политических и государственных руководителей стран-участниц Совещания, возглавляющих национальные делегации. Заключительный акт Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе состоял из согласованных договоренностей по всем пунктам повестки дня. Такова краткая история совещаний как формы принятия коллегиальных решений.

Эта форма нашла широкое применение в деловой управленческой практике постсоветской России. Совещания относятся к одному из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, т. в них участвует много работников, привлекаются специалисты, эксперты, консультанты и т.

Именно поэтому на совещания выносятся наиболее сложные, важные и требующие тщательного изучения, обсуждения, анализа, проблемы. Решение важнейших служебных вопросов;. Принятие ответственных решений, главным образом, в области организационно-правовой и материально-финансовой деятельности. Классификация совещаний. Совещания отличаются друг от друга и делятся на несколько групп. В современной управленческой деятельности наибольшее распространение получила следующая классификация совещаний. В зависимости от тематики обсуждаемых вопросов:.

Административные;. По управлению персоналом;. В зависимости от целей совещания:.

Производственные (оперативные, диспетчерские);. Инструктивные;. Информационные;. Консультационные;.

Совещания рабочих групп, комиссий, комитетов;. Рассмотрим более подробно каждое из вышеназванных. Деловые совещания созываются для принятия решений.

Они имеют повестку дня, участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня, оценивают состояние дел, принимают по ним решения и распределяют обязанности. Производственные (оперативные, диспетчерские) совещания созываются для получения информации о текущей ситуации, выяснении возникших проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе, по результатам контроля исполнения документов, по решению конфликтных управленческих ситуаций. Информационные совещания созываются для передачи информации на нижние уровни организации. Например, на предварительном совещании, посвященном аттестации или очередному лицензированию учебного заведения, доводится информация о целях, методах подготовки мероприятия, а также формах общения внутри самой организации и работников с членами лицензионной комиссии.

Инструктивные совещания проводятся для того, чтобы проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределении полномочий и ответственности. Как правило, такие совещания организовываются в том случае, когда до исполнителей необходимо довести решения вышестоящих органов, инстанций ( Министерств, Ведомств, Руководства Холдинга, Федерального органа власти и т.

), которые уже приняли решение. На инструктивном совещании работникам организации надо лишь сообщить, что требуется от сотрудников, что от них ожидают и объяснить им их роль в решении сформулированного высшими инстанциями поручения, задания. Решение указанных органов, как правило, обсуждению не подлежит, а является руководством к действию, однако основания и последствия решений должны быть доведены до персонала и разъяснены ему. Консультационные совещания, главным образом, решают задачу выявления потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. Например, их проводят с поставщиками, работниками организации, потребителями продукции или услуг, чтобы «разговорить» людей и получить от них нужную информацию.

Совещания комиссий, комитетов, рабочих групп созываются для того, чтобы детально распланировать совместные действия. Рабочие группы объединяют представителей служб и подразделений различных уровней управления одной организации. На таких совещаниях присутствуют равноправные участники, высказывающие свои идеи, предложения, мнения, например, по подготовке и проведению крупного мероприятия. Итоговые совещания, соответственно своему названию, подводят достигнутые успехи организации в целом, ее структурного подразделения (подразделений) или отдельных работников.

В зависимости от периодичности проведения совещаний. Совещания разового характера - круглый стол, конференция;. Систематические совещания - собрания коллегиальных органов;.

Итоговые совещания - по окончанию периода деятельности;. Еженедельные, ежедневные совещания- планерки по оперативным вопросам.

В зависимости от состава участников. Международные;. Всероссийские;. Областные, региональные;.

Внутриучрежденческие. В зависимости от продолжительности совещания. Несколько часов;. Не более получаса- часа. Совещания могут быть также плановые и внеплановые.

Совещание - один из важнейших элементов организационной культуры, которой, как считается, важно овладеть каждому руководителю. Большую помощь в подготовке и проведении совещаний оказывает помощник (секретарь) руководителя. Учитывая, что процесс подготовки совещаний различных типов имеет свои особенности, рассмотрим 3 основных типа совещаний. Отчетное (Итоговое).

Коллегиального органа. Оперативные совещания называются на практике планерками, летучками, пятиминутками. Основные вопросы, рассматриваемые на таких совещаниях. Обсуждение и принятие решений по вопросам текущей деятельности с учетом мнения участников;. Обмен мнениями и постановка задач по текущей деятельности, координация работы;. Проверка поручений с предыдущих совещаний;. Информация о новостях.

Основанием для проведения оперативных совещаний является решение или поручение руководителя. Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя. Длительность и периодичность таких совещаний 1-1,5 часа 1 раз в неделю и/или 10-15 минут ежедневно. Так, в лечебных учреждениях (особенно стационарного типа) 5-минутки проводятся ежедневно у главного врача. На производствах, связанных с выпуском ответственной продукции, тоже проводят 5-минутки у главного инженера или главного технолога.

В научно-исследовательских институтах Российской Академии Наук и «малых» академиях, например, Российской Академии Образования, такие совещания проводят 1 раз в неделю в кабинете директора или зам. директора по научной работе. Дополнительного оповещения работников такого типа совещания не требуют, так как регламент стандартный. Регламент - правила, регулирующие порядок какой- нибудь деятельности (Регламент заседания). В данном случае регламент устанавливает. - день недели. - продолжительность совещания.

- круг участников. Участниками такого типа совещания являются руководители структурных подразделений или их заместители, поэтому все структурные подразделения имеют своих представителей на заседании. Очень важно такие совещания не переносить и не отменять, так как это повышает значимость данных мероприятий. Сотрудники должны знать, что совещание непременно состоится в назначенный день и время. Непосредственная подготовка к совещанию включает следующие этапы, которые документируются. Разработка плана;.

Внесение записи в тетрадь совещаний;. Сбор и анализ форм контроля поручений;. Проверка готовности помещения. Разработка плана заключается в том, что секретарь совместно с руководителем составляет план, в котором фиксируются основные вопросы, подлежащие обсуждению. Тетрадь совещаний.

согласно своему названию, существует для того, чтобы в течение всей недели записывать в нее вопросы, которые необходимо обсудить на совещании. Таким образом, подготовка совещания упрощается. Сбор и анализ форм контроля поручений заключается в том, что за полчаса-час до совещания руководитель совместно с секретарем просматривает записи предыдущих совещаний. свои записи за неделю.

корректирует план совещания. Участники совещания готовятся к совещанию, заполняя необходимые формы и отчеты. За день- два до совещания секретарь проверяет, все ли поручения выполнены, передает результаты проверки руководителю или сам анализирует работу в письменном виде. Отчетные (итоговые) совещания.

Основные задачи, решаемые на таких совещаниях. Завершение проекта (включая финансовые результаты деятельности), подведение итогов работы организации за определенный период (квартал, год);. Заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе;. Постановка задач на новый период и утверждение планов работы. Для проведения этого типа совещаний обязательным основанием является распорядительный документ - приказ руководителя по основной деятельности об организации совещания и формировании временного аппарата (рабочей группы) из нескольких сотрудников под руководством ответственного лица из числа помощников руководителя. Местом для проведения годовых совещаний служит конференц-зал или комната для переговоров.

Длительность и периодичность отчетных совещаний составляет 1,5-2,5 часа в начале каждого отчетного периода (раз в месяц или в квартал). Нередко проводят два совещания: одно - отчетное, другое - по планам. Оповещение участников о дате, времени, продолжительности и повестке дня совещания осуществляет секретарь за неделю до проведения. Оповещение может быть проведено двумя способами. Письменно с посылкой приглашения (извещения);.

Устно по телефону. Если все участники совещания работники одной организации, достаточно их оповестить секретарем по телефону. Распространенным способом приглашения на совещание является телефонограммы.

Они используются, как правило, для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем. Если для участия в совещании приглашаются сотрудники других организаций, составляется письмо-приглашение. В таком письме указывается. Кто проводит совещание;. Вопросы для обсуждения;. Время (дата и час);.

Место проведения. Все это указывается в обязательном порядке. Дополнительно могут быть указаны. Предоставление гостиницы, ее стоимость;. Необходимость подтверждения участия. Если не предполагается посылка повторного приглашения после подтверждения об участии, в первом письме- приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Нередко делается графическая схема, которая значительно упрощает поиск.

Если предполагается рассылка повторного приглашения лицам подтвердившим свое участие, то вышеуказанные сведения о полном адресе будут указаны в повторном приглашении. Сбор и отправка документов на изучение участникам совещания осуществляет секретарь. При этом документы для изучения должны попасть к участникам не позднее, чем за 1 день до совещания. Непосредственная подготовка к совещанию включает следующие этапы:.

Составление плана и повестки дня ;. Сбор материалов от структурных подразделений ;. Технические и сервисные функции. Совещание коллегиального органа.

Основные вопросы, которые ставятся на подобного типа совещаниях. Обсуждение вопросов, связанных с планирование направления деятельности;. Ознакомление с результатами деятельности организации;. Вопросы, связанные с содержанием Устава или иных документов. Основанием для проведения совещания коллегиального органа является регламент проведения таких совещаний в соответствии с Уставом. Решение руководителя о проведении совещания коллегиального органа оформляется приказом с ссылкой на организационный документ (Устав, Положение). Местом проведения мероприятия является зал заседаний организации.

Длительность и периодичность совещаний подобного типа-1-2 раза в год или в соответствии с Учредительными документами. Длительность составляет несколько часов. Выработку повестки дня осуществляет руководитель. Круг участников определяется заранее составленным списком прошлого совещания. Итак, первый документ. который составляется,- повестка дня совещания. Список участников - это второй документ.

который надо подготовить. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого никак нельзя обойтись. Работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы;. Исполнители решений;.

Сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Для четкой организации работы необходимо составлять списки по определенной форме.

содержащей все впоследствии необходимые сведения для контроля за ходом не только подготовки, но и проведения совещания. Фамилия, имя, отчество;. Какую организацию представляет и должность в ней;. Дата и способ направления приглашения;. Подтверждение получения приглашения (дата);. Согласие принять участие в работе (Да/Нет);.

Предполагает ли выступать (Тема выступления);. Нуждается ли в гостинице;. Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата, номер рейса);. Прибыл на заседание. При необходимости список может дополняться другими вопросами.

Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, может быть использован в следующих случаях. Во время регистрации;.

Может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа;. Использован для работы хозяйственных структур, обслуживающих участников совещания.

Оповещение участников осуществляет секретарь: за 1-2 месяца рассылается повестка дня с указанием места и времени проведения совещания. По указанию руководителя секретарь может также дать объявление в СМИ. Для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные способы передачи информации: факс, электронная почта. Сбор материалов при подготовке совещания осуществляет секретарь: он собирает доклады или тезисы докладов всех выступавших.

Руководитель составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проект итоговых документов. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести в них поправки, оперативно их обсудить. Кроме того, секретарь должен востребовать проекты решений от тех сотрудников, которые готовят вопрос и организовать их оформление. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. В последнее время большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и, следовательно, докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Таким образом, процесс подготовки различных типов совещаний, независимо от степени их важности, масштабов, периодичности и продолжительности, предполагает обязательным документирование основных этапов подготовки.

При подготовке оперативных совещаний образуются следующие документы. При подготовке итоговых совещаний. При подготовке совещаний коллегиальных органов. регламент проведения таких совещаний в соответствии с Уставом ;.

приказ руководителя по основной деятельности с ссылкой на организационный документ ( Устав. Положение );. повестка дня ;.

список участников по определенной установленной форме;. доклады или тезисы докладов всех выступающих;. проекты решений по обсуждаемому вопросу (вопросам) или проекты итоговых документов.

Проведение (обслуживание) совещаний. Обязательным условием проведения совещания является регистрация его участников.