Образец описи дел постоянного хранения

Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научнотехническая обработка дел то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку составляют опись постоянно хранения. Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой эпк. Финансовую деятельность коммерческих компаний контролируют государственные службы, и в любое время, для проверки фактов нарушений закона, дела могут быть затребованы из архива. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Ру это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции.

На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Инвентаризационная опись драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях, а также находящихся в составе любых материальных ценностей, в ломе и отходах. Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи.

Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. При наличии нескольких томов частей каждый из них также имеет свой порядковый номер. В такой сводной описи личные дела и карточки располагаются по алфавиту фамилий уволенных работников. Этот индекс сохраняется за всеми годовыми разделами, включаемыми в сводную опись. Е основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация. Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. Каким нормативным актом руководствоваться при установлении сроков хранения банковских документов в завершении процесса научнотехнической обработки дел т. Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения. Как хранятся в организации дела временных сроков хранения до 10 лет включительно. Составляются они с применением специальной утвержденной унифицированной формы приложение 12 к п. В документ вносятся заголовки дел в соответствии с принятой схемой систематизации документов, закрепленной в номенклатуре, а в конце заполняется итоговая запись, ставится подпись составителя и дата. Опись товаров, передаваемых на ответственное хранение приложение к договору об ответственном хранении товаров, изъятых в соответствии с таможенным законодательством. Основные правила работы архивов организаций утв решением коллегии росархива от 06022002 2016 актуально в 2016 году.

В приказах по основной деятельности есть большая часть приказов о награждении за перепись населения. Если ваша организация является источником комплектования городского либо городского архива, то все конфигурации в описях дел нужно согласовывать с архивным учреждением. Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов. Составление описи является в делопроизводстве завершающим этапом работы с документами.

Образец описи дел постоянного хранения

2016-12-16, 12:00, 08:43

Группа: Пользователь
Сообщений: 17
Регистрация: 05.03.2014
Пользователь №: 18692
Спасибо сказали: 3 раз(а)

Образец описи дел постоянного хранения

Формирование и оформление дел

24 апреля 2007, 23:49

• распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело ;
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
• оформление дела.

Формирование дел значительно ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив. Кто в фирме должен заниматься формированием дел?

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении фирмы. Контролирует формирование дел служба делопроизводства фирмы. Если фирма небольшая, то все ее дела могут формироваться в службе делопроизводства (общем отделе, канцелярии, секретариате). При отсутствии такой службы обязанность по формированию всех дел фирмы может возлагаться на секретаря или делопроизводителя.

Периодом формирования дел служит календарный год. Однако есть дела, которые ведутся на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы).

В конце календарного года нужно завести столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы, а на корешках проставляются только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

• подшивайте в дела только те документы, что предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появляются какие-либо не предусмотренные номенклатурой документы, формируйте их в отдельные дела (для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера, см. главу «Номенклатура дел»);
• подшивайте документы в дела только после их исполнения, ведь неисполненный документ может еще понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;
• подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
• подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Многочисленные экземпляры и копии засоряют дела. Исключение могут составлять экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
• в деле должно быть не более 250 листов. Слишком объемными делами неудобно пользоваться. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

• составить внутреннюю опись;
• составить заверительную надпись (лист-заверитель);
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку.

Архивное хранение документов предусмотрено основными правилами работы архивов организаций, подготовленными ВНИИДАД и одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не нужно нумеровать листы в делах, подшивать лист-заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Форма внутренней описи приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г).

Заверительная надпись (лист-заверитель дела) учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций.

Подшивка в папку скоросшиватель или переплет В жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Как правильно переплести дело?

Как правило, для переплета документов фирма приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо по левому полю пачки документов, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если при нумерации листов будет допущена ошибка, можно ли стереть номера ластиком и написать новые?

Этого делать не следует, поскольку для исправления ошибочно проставленных номеров существует особый порядок. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые. Если вы обнаружите непронумерованные страницы, поставьте на них дополнительные (литерные) номера. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение, например 13а, 37а, 71а, 71б. Литерные номера необходимо будет перечислить в соответствующей графе листа-заверителя дела.

ОБЛОЖКА каждого дела оформляется по установленной форме (приведена в приложении И Основных правил работы архивов организаций). На ее верхнем поле указывается в именительном падеже наименование фирмы. После чего нужно указать наименование структурного подразделения. На обложке напишите также порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре.

На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата». Какое название фирмы указывать на обложке дела, если в течение периода, пока ведется дело, фирма была переименована?

В этом случае на обложке приводятся оба названия. Прежнее название возьмите в скобки, а рядом напишите новое. Пример

На инспектора по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакову возложена обязанность по оформлению дел отдела кадров, в том числе и личных дел сотрудников. Обложки, внутренние описи и листы-заверители дел она оформляет таким образом.

Для чего нужна номенклатура дел Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел фирмы с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.

Зачем фирме нужен собственный архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п.

Обязательно ли вести личные дела Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.

Презентация на тему: Оформление дел и составление описей дел

1 Презентацию по дисциплине «Основы делопроизводства» подготовила студентка группы 11ГО Захаркевич Юлия Преподаватель: Антимонов М.Ю. Тамбовский филиал РАНХиГС при Президенте РФ, 2015

2 Оформление дел проходит в два этапа при их заведении и по завершении года и включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дел на обложке, нумерацию листов, составление листа- заверителя дела, внутренней описи, брошюровку документов в дела.

3

4 оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

5 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается листы дела не нумеровать, листы заверители дела не составлять, дела хранить в скоросшивателях. Обязательно заполняется реквизитами обложка дела.

6 Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

7 После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Данная надпись составляется в деле на отдельном листе заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8 Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

9 Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

10 Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

11 В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. В небольших организациях описи дел как структурных подразделений, так и организации в целом, могут составляться централизованно службой ДОУ при методической помощи архива организации.

12 Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Данный документ очень полезен в делопроизводстве, так как он позволяет рационально организовать работу с документами.

13 заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

14 при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

15 графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

16 В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись.

17 В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками храпения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформлении дел. Годовой раздел описи дел составляется в 4-х экземплярах.

18 Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

19 Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

20 Курс лекций по делопроизводству – tovedenie/ Все о делопроизводстве – Центр компетенции по вопросам ДОУ и архивного дела - _ID=5&LESSON_ID=126

Скачать образец бесплатно

26 Декабря 2016

Большинство работников трудятся пять дней в неделю по восемь часов. И немудрено, что они физически не успевают сходить в поликлинику, ЖЭК, к ребенку в школу – ведь часы работы этих учреждений практически такие же. Писать отгул на целый день из‑за родительского собрания не очень хочется, чаще всего работники просто отпрашиваются с работы. В связи с этим у работодателя возникает много вопросов: как быть с оплатой времени отсутствия, как его учитывать, нужно ли оформлять и т. д. Читайте статью – и найдете ответы на названные и некоторые другие вопросы.

Сокращение работников – достаточно трудоемкая процедура: нужно соблюдать достаточно большое количество ограничений, а также правила увольнения, установленные Трудовым кодексом. В данной статье расскажем о рисках работодателя, который решил проводить данную процедуру, и покажем те «узкие места», где чаще всего совершаются ошибки.

В Курганской области предприниматели пожаловались региональному бизнес-омбудсмену на налоговиков, требующих повысить заработную плату до уровня прожиточного минимума, тогда как по трехстороннему соглашению установлен минимальный размер оплаты труда (МРОТ).

23 Декабря 2016

С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.

22 Декабря 2016

Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.