Организация рабочего времени секретаря

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.

курсовая работа [143,5 K], добавлен 15.09.2013

Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Рациональная организация рабочего места. Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня. Создание автоматизированного рабочего места секретаря.

дипломная работа [230,5 K], добавлен 20.10.2013

Изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом условий деятельности. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря. Работа с посетителями в приемной. Ведение деловых бесед. Организация переговоров, собраний, деловых встреч.

курсовая работа [60,6 K], добавлен 24.06.2010

Проведение комплексного и всестороннего анализа эргономики рабочего места секретаря руководителя на примере МКУ "Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района" и разработка основных рекомендаций по оптимизации его рабочего места.

дипломная работа [112,3 K], добавлен 28.08.2011

Современные требования к организации рабочих мест персонала. Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию. Оснащение и оборудование рабочего места, требования к рациональному освещению.

курсовая работа [45,7 K], добавлен 31.03.2013

Должностные обязанности секретаря, организация рабочего места. Анализ и исследование основных современных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса в офисе. Интернет-технологии в работе секретаря.

курсовая работа [55,5 K], добавлен 03.09.2012

Организационная структура турфирмы "Альтаир". Определение задач и принципов эргономической организации рабочих мест персонала. Анализ профессиональных обязанностей и режима трудового дня секретаря для наиболее эффективного обустройства его места работы.

контрольная работа [33,4 K], добавлен 20.10.2010

Механизм взаимодействия руководителя и секретаря предприятия, решение проблем, связанных с их взаимодействием. Функции секретаря руководителя предприятия в современных условиях хозяйствования. Взаимодействие руководителя и секретаря в судебной практике.

курсовая работа [32,1 K], добавлен 13.11.2010

Деловые и личностные качества секретаря-референта. Обязанности секретаря по документному обслуживанию. Социальный портрет и направления деятельности секретаря "Идел-Пресс". Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления.

дипломная работа [345,4 K], добавлен 03.03.2011

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра специальных и общепрофессиональных дисциплин

студентки дневного отделения

Организация рабочего времени секретаря

1. Организация рабочего времени секретаря

1.1 Организация рабочего места секретаря

1.2 Планирование рабочего дня

1.3 Условия труда для эффективности работы секретаря

1.4 Оснащение и оборудование рабочего места

1.5 Рациональное планирование времени и работы

1.6 Приёмная офиса

Список использованной литературы

Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.

Одна из разновидностей секретарской профессии получила название секретарь-референт. Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Таким образом, секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

1. Организация рабочего времени секретаря

1.1 Организация рабочего места секретаря

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в организации.

К функциям секретаря-референта (по бездокументному обслуживанию) относятся: организация приёма посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу.

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

- каждый предмет должен иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;

- канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

- все средства коммуникационной техники надо располагать слева или а специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

- документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике.

1.2 Планирование рабочего дня

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому для секретаря очень важно планировать свой рабочий день.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь чёткое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчёте и т.д. то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

В обязанности секретаря входит повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, её обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и.т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

- приведение в порядок рабочего места руководителя;

- подготовка к работе своего рабочего места;

- обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

- просмотр контрольной картотеки;

- доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Польза планирования заключается в том, что человек определяет себе фронт работы. Он знает, что ему необходимо сделать, когда и для чего. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжёлым, а планируемым и управляемым. Человек владеет информацией, поэтому готов к выполнению работы.

1.3 Условия труда для эффективности работы секретаря

Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность.

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами, способность, удовлетворённость трудом и его эффективность. Работа по созданию благоприятных условий труда должна носить комплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

- санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат, освещение, шум;

- эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведений живописи и произведений прикладного искусства;

- психофизические, связанные с осуществлением мер психофизического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, чередование труда и отдыха, смена форм деятельности и ряд других факторов);

- социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям, созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчинённых, в частности с использование выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчинёнными.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

1.4 Оснащение и оборудование рабочего места

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника. Выделяют следующие виды средств труда:

- средства составления документов: пишущие машинки, диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

- средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов, стеллажи для хранения документов, машины для уничтожения ненужных документов;

- средства выполнения вычислительных операций: счётно-справочные линейки, микрокалькуляторы, механические вычислительные машины;

- средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор с несколькими абонентами одновременно, автоответчики и др.;

- специальная служебная мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объём и трудоёмкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.

В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся

и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

1.5 Рациональное планирование времени и работы

"Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего начальника. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину"

Работа секретаря тесно связана с планированием рабочего времени. При этом от качества проведения данных процессов зависит не только эффективность его собственной деятельности, но и рабочие успехи его начальства, а порой и результативность функционирования всей организации, как единого механизма. Работая в роли помощника руководителя, секретарю приходится постоянно держать в голове огромное количество информации, план мероприятий и событий и.т.д. Важным пунктом в системе планировании является контроль за рациональным использованием рабочего времени. У секретаря-референта должна быть такая способность, как умение отделять важное от второстепенного. Существуют «золотые» правила планирования рабочего времени.

Цели и проекты следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определённые результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Если заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определённые временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения.

“Утренний час дарит золотом нас”. То, что выполнено заранее, создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха заключается в том, что ещё ранним утром нужно выполнить то или иное важное дело.

1.6 Приёмная офиса

Приёмная офиса - это центр работы фирмы, её сердце. Руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Приёмная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приёмной зависит эффективность работы руководителя. Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приёмная, как она оснащена, каков дизайн её интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнёров по бизнесу. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей. Прежде всего, следует позаботиться о приёмной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приёмная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приёмная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Кроме того, в приёмной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми, способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимый мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Одна из основных задач секретаря - умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу. Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия. Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения. Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является мечтой каждого руководителя.

секретарь референт труд

Список использованной литературы

1. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения управления. М. А-ПРИОР, 2009. 176 с.

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М. Академия, 2012. 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: пособие. 3-е изд. перераб. И доп. М. КноРус, 2010. 45 с.

4. Веселов П. В. Профессия - секретарь. М. 1994.

5. Журнал «Секретарь-референт» выходит с 2002.

6. Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота».

Размещено на Allbest.ru

Курс лекций

Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.

Стул тоже играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого - его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой. Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Секретарю в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных и/или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обла­дают неблагоприятным свойством образовывать вокруг се­бя электростатическое поле, поэтому целесообразно рас­средоточить их на несколько метров друг от друга. Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагается телефонный аппарат с автоответчиком, селектор или мини-АТС. Монитор компьютера устанавливают на уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить монитор дополнительным приспособлением — держате­лем для документов. С его помощью можно закрепить документ на одном уров­не с монитором. В этом случае секретарю не придется вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе за­писей на экран и обратно.

Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:

- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

- каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

- канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;

- все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

- документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

- документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

- движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

- секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации.

На столе у секретаря должен быть календарь (еженедельник), настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. У секретаря обязательно под рукой должны быть справочники. Сегодня все чаше они бывают в компьютере. Это справочник по городу, помогающий выбрать лучший маршрут, телефонный справочник и справочник с адресами учреждений и организаций, справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников и различные словари.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Списки полезных предметов и информационных по­собий приведены в Приложении 11.

Огромное количество физических сил растрачивается впустую на поддержание нерациональной позы, на «лиш­ние» или «неправильные» движения. Избежать этих «по­терь» помогает эргономика, позволяющая оптимизиро­вать любой трудовой процесс.

Эргономика — наука, помогающая более рационально организовать труд (в офисе, на производстве, в сфере об­служивания и т. д.), чтобы с одной стороны, повысить КПД работника, повлиять на скорость и качество выпол­нения соответствующих заданий, а с другой — сохра­нить его здоровье и работоспособность, повысить удовле­творенность своей работой. В центре внимания эргономики находится человек. Эргономика помогает приспособить средства труда к кон­кретному человеку, чтобы максимально реализовать его творческие и производственные возможности, а также сохранить его здоровье в процессе работы.

Эргономика помогает эффективно бороться с производ­ственным утомлением:

увеличивается количество операций, выполняемых за единицу времени;

повышается качество работы, допускается меньше оши­бок;

работники меньше страдают от болей в шее, плечах, руках, пояснице, реже пропускают работу по болезни;

улучшается психологический климат в коллективе;

сотрудники меньше устают, лучше себя чувствуют;

возрастает удовлетворенность персонала своей рабо­той.

Нерациональная организация труда — угроза для здо­ровья

Мышечные перегрузки и напряжения в позвоночнике и суставах могут привести не только к производственно­му утомлению — замедлению темпа работы, шаблонно­сти мышления, невнимательности, ошибкам, раздражи­тельности.

Кроме того, длительная работа за компьютером (необ­ходимость находиться в одной и той же позе) сопровож­дается хронической травматизацией позвоночника и су­ставов, и буквально за считанные месяцы вызывает боль в шее, плечах, руках, в пояснице и постепенное форми­рование самых разных заболеваний.

Чаще всего в связи с сидячей работой при неудовлетво­рительной эргономике возникают остеохондроз, грыжи межпозвоночных дисков, плече-лопаточный периартрит, геморрой, варикозное расширение вен, головные бо­ли и головокружения.

Для «правильной» организации труда мало одного «желания» работать правильно. Для этого должны быть созданы соответствующие условия.

Конечно, в идеале, участие специалиста по эргономи­ке необходимо еще на этапе планирования рабочих мест. Но даже в уже оборудованные рабочие места никогда не поздно внести необходимые поправки.

Чтобы организовать рабочее место в соответствии с тре­бованиями эргономики необходимо:

привести положение всех элементов управления и пред­метов, с которыми приходится иметь дело, в соответст­вие с той позой работника, которая обеспечит макси­мальную его производительность и наименьшую утом­ляемость (с рациональной рабочей позой);

оснастить рабочее место удобной офисной мебелью;

распределить все предметы на рабочем месте в соответ­ствии с частотой обращения к ним — «чем чаще, тем ближе и удобнее», а также в зависимости от усилий, ко­торые к ним приходится прикладывать;

для поддержания рациональной рабочей позы — пра­вильно настроить монитор и режим просмотра наиболее часто используемых программ, чтобы обеспечить мак­симальную различимость изображения с расстояния 50-60 см, правильно расположить и использовать клавиатуру и мышь;

создать адекватное освещение;

создать микроклимат, наиболее способствующий эф­фективной работе (вполне определенный диапазон тем­ператур, влажность и газовый состав воздуха);

оформление помещения также влияет на работоспособ­ность.

Только учет всех аспектов эргономичной организации работы приводит к успеху.

Планирование рабочего дня.Организационные принципы распорядка дня секретаря.

Главное преимущество, достигаемое путем планиро­вания работы, состоит в том, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на рабо­ту в целом. Если получается наоборот, от такого плани­рования лучше отказаться или изменить его методику.

Свой день секретарю необходимо организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприя­тий. Информировать руководителя о чем-то лучше зара­нее: за час, а если мероприятие важное — за день. Это воз­можно лишь в тех случаях, когда планы секретаря коор­динируются и согласовываются с планами руководителя.

Секретарю при планировании своего рабочего времени лучше согласовать с руководителем ежедневное опреде­ленное время для подписания документов, приема им сотрудников и т. д. Планируя текущий день, необходимо учесть время на подготовку предстоящих в другие дни ме­роприятий.Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дни секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно выделить следующие методы планирования дня.

Любителей вести ежедневные списки дел или записи на карточках психологи предостерегают от следу­ющего:

время от времени такие бумажки теряются;

чем длиннее список, тем менее реально сделать за один день все, что записано на бумаге;

человек пытается сделать как можно больше дел, вме­сто того чтобы сосредоточиться на нескольких самых главных задачах дня;

более 30% составителей списков тратят больше време­ни на записи, чем на выполнение дел.

Но если список составлен грамотно, вычеркивание то­го, что сделано, приносит человеку большое удовлетворе­ние, он гордится каждой такой победой.

Такое планирование предполагает не просто перечень дел, которые нужно сделать за день, а привязку этих дел ко времени. Графики составляются тогда, когда «делами» являются встречи, переговоры, деловые мероприятия, то есть то, что составляет львиную долю работы руково­дителя.

Основное требование к графикам — наглядность. Да­же при беглом взгляде на него и секретарю, и руководи­телю должно быть понятно, каким свободным и задейст­вованным временем они располагают. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время дня.

Иногда для этих целей хватает обыкновенного органай­зера, чаще используют график на день или на неделю, ку­да предварительно (типографским или компьютерным способом) внесена информация об обязательных меропри­ятиях. Иногда необходим целый стенд, на котором опера­тивно отражается информация об изменениях в расписа­нии.

Традиционное планирование осуществляется на день, не­делю, месяц, квартал, год. Приверженцы такого тайм-ме­неджмента утверждают, что это придает им уверенности от того, что у них все готово заранее, но это же может поме­шать им быстро отреагировать на меняющуюся ситуацию.

Эксперты рекомендуют четко планировать около 60% своего рабочего времени, 20% - резервировать для реше­ния непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% — во­обще посвятить свободной творческой деятельности.

Консультанты по тайм-менеджменту любят объяс­нять необходимость расстановки приоритетов на примере трехлитровой банки.

Первым делом в эту банку нужно положить как мож­но больше больших камней. Когда можно будет ска­зать, что банка полна, нужно засыпать в нее как мож­но больше гальки.

Если на вопрос «Полна ли банка?» можно дать положи­тельный ответ, ее следует засыпать песком. Опять можно сказать, что банка полна. Но только ес­ли добавить в нее нужное количество воды, она будет полностью заполнена.

Если же полностью заполнить пустую банку водой и добавить немного песка, то вода выльется. Аллегория трактуется следующим образом. У каждо­го есть несколько больших приоритетов в жизни, пред­ставляемых большими камнями. Также есть вещи, которые каждый должен делать, —это галька. Есть также другие вещи, которые приносят удовольствие, —песок. И, конечно же, вещи, которые поглощают все свободные кусочки времени, —вода.

Для того чтобы не держать в голове огромный объем не­отложных дел и сроков их выполнения, применяют раз­личные технологии, задачи которых сводятся прежде всего к напоминанию о том, что «час X» приближается.

Распространенным приемом напоминания слу­жат разноцветные листочки из самоклеящегося блока, ча­ще всего гроздьями свисающие с экрана компьютера. В за­висимости от срочности и важности можно использовать различные цвета и клеить листочки в различных мес­тах.

Рекомендации для секретаря по организации времени:

Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности: 1) важнейшие дела; 2) срочные дела; 3) те­кущие, несрочные дела. Сделав дело и зачеркивая за­пись, поставьте потраченное на него время. Если дело сделано полностью, зачеркните, если не полностью — подчеркните. Просматривая записи, можно сделать вы­вод об эффективности использования вашего времени.

Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела; пе­реходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам приоритетным сде­лано все возможное.

Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент толь­ко одним делом.

Не умножайте количество бумаг на столе.

Используйте эффект 10 «мелочей».