Описание

Практика ДОУ

Содержание производственной практики

Знакомство с учреждением, его историей, задачами, функциями и его структурой

История учреждения. Задачи учреждения. Направления деятельности учреждения. Структура учреждения. Организация делопроизводства. История образования архивных фондов.

Функции, структура и должностной состав службы делопроизводства (службы ДОУ)

Анализ документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства. Структура делопроизводственной службы и ее графическая схема. Должностной и численный состав службы делопроизводства. Соответствие функций и должностных обязанностей сотрудников организации должностным инструкциям. Автоматизация делопроизводственных процессов. Названия и версии программ.

Особенности документирования деятельности учреждения

Системы документации, используемые в организации. Основные виды документов. Правильность оформления документов. Особенности оформления документов. Техническая оснащенность процессов документирования и рабочих мест сотрудников организации. Программные, технические средства создания документов и передачи информации.

Анализ движений входящих, исходящих и внутренних документопотоков. Способы получения и отправки документов. Основные корреспонденты. Объем входящей корреспонденции. Состав видов документов каждого документопотока. Порядок первичной обработки поступающих документов. Правила приема, сортировки и отправки документов. Порядок учета документов. Правила организации движения внутренних документов.

Регистрация документов и построение информационно-поисковой системы

Способы регистрации документов. Регистрируемые и нерегистрируемые документы. Регистрационные формы. Состав реквизитов. Порядок заполнения форм. Автоматизированные системы регистрации. Информационно-справочная система регистрации. Система контроля за исполнением документов. Перечень документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Функции инспектора по контролю. Технические и аналитические операции по результатам контроля.

Классификация и систематизация документов, формирование дел

Классификационные справочники. Анализ номенклатуры дел (качество, наличие необходимой информации). Составление, оформление и ведение номенклатуры дел. Структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел.

Экспертиза ценности документов, подготовка дел сдачи в архив

Экспертная комиссия. Положение об экспертной комиссии. Процедура оформления результатов экспертизы ценности документов. Подготовка документов для сдачи в архив.

Методические рекомендации по прохождению производственной практики

ТЕМА 1. Знакомство с учреждением, его историей, задачами, функциями и его структурой

На знакомство с учреждением отводится один день. В ходе беседы с руководящими работниками учреждения студенты знакомятся с историей создания организации, ее задачами, направлениями деятельности, структурой и организацией делопроизводства в целом. Если учреждение имеет архив и историческую справку о фондообразователе, студенты изучают ее для ознакомления. В результате студенты должны получить представление о взаимосвязи структуры организации и ее делопроизводственной службы. Полу-ченные во время беседы данные фиксируются в дневнике практики (приложение №3). В конце занятия студенты распределяются по рабочим местам, где они знакомятся с сотрудниками.

Составить структурную схему организации, так как структура учреждения определяет его документооборот.

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы дело­производства и принятую технологию работы с документами. В составе этих документов могут быть положения, инструкции по делопроизводству, долж­ностные инструкции, номенклатуры дел и др.

Особое внимание студенту необходимо обратить на степень автоматизации делопро­изводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного про­граммного обеспечения.

1. Разработать графическую схему структуры делопроизводственной службы организации. При отсутствии в организации названных документов схема делопроизводственной службы создается на основе использования методов опроса и наблюдений.

2. Методом опроса выявить должностной и численный со­став службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обя­занностей ее сотрудников должностным инструкциям.

Выявить названия и версии компьютерных программ, имеющихся в организации.

Весь материал по выполнению практических заданий фиксируется в дневнике практики. Кроме того, в дневнике отмечается наличие или отсутствие основных нормативных документов учреждения, степень регламентации производственных процессов, особенности организационной структуры службы ДОУ, название автоматизированных делопроизводственных операций (регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа и т.д.).

ТЕМА 3.Особенности документирования деятельности учреждения

Применяя знания, полученные в процессе изучения курса "Доку-ментоведение" и прохождения учебной практики, студенты выявляют систе­мы документации, используемые в организации, и основные виды докумен­тов, которыми оформляются различные функции. Отмечается правильность оформления документов и их особенности. Кроме того, изучается техничес­кая оснащенность процессов документирования, определяются технические и программные средства, используемые для изготовления документов, пере­дачи информации, степень оснащенности рабочих мест сотрудников органи­зации и службы делопроизводства компьютерами, организационной техни­кой и средствами связи. Все полученные данные фиксируются в дневнике практики.

1. В соответствии с имеющимися в организации системами документации и видами документов проанализировать по одному документу из каждой группы.

На основе схемы организационной структуры организации студенты ана-лизируют движение входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Они определяют способы получения доку­ментов и их отправки (почта, курье-ры, факс, электронная почта), изучают основных корреспондентов. При изуче­нии документооборота выясняется состав видов документов каждого доку-ментопотока. Студенты изучают порядок первичной обработки поступающих документов (централизованный, децентрализованный, смешанный), знако­мятся с правилами приема, сортировки и отправки документов. Особое вни­мание уде-ляется порядку передачи документов внутри организации.

В случае, если студент работает секретарем-помощником руководителя, он дополнительно изучает функции секретаря по документному и бездокумент-ному обслуживанию руководителя и т.д.

К анализу делопроизводства в учреждении или структурном подраз­делении практикант должен подходить критически, сопоставляя конкретную систему работы с документами с действующими требованиями нормативно-методической базы. Замеченные недостатки и несоответствия в документацион-ном обеспечении управления студент обговаривает с руководителем прак­тики от учреждения и свои замечания вносит в отчет.

Описать порядок учета документов, определить про­цент коррес-понденции, получаемый организацией по почте, факсу и компьютерной почте.

Обобщить результаты изучения документо­оборота и рассчитать его объем за предшествующий месяц по организации в целом или по структурному подразделению, в котором студент работает.

ТЕМА 5. Регистрация документов и построение информационно-поисковой системы

Изучение системы регистрации документов начинается со знакомства с ее организацией: централизованно или децентрализованно проводится регистра-ция, какие документы в каких структурных подразделениях подлежат регистра-ции. Студенты выясняют, существует ли деление документов на регистрируе-мые и нерегистрируемые, закреплено ли это деление в инструкции по делопро-изводству.

При наличии в организации автоматизированной системы регистрации студенты выявляют состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, изучают созданные базы данных, устанавли-вают ведение параллельных форм регистрации.

Студенту необходимо выяснить какое структурное подразделение (или отдельный сотрудник) выполняет функции контроля за сроками исполнения документов. Ему также необходимо выявить документы, регламентирующие данную систему контроля (например, инструкции по делопроизводству). По инструкции студенты определяют функции инспектора по контролю, технические операции, проводимые с контролируемыми документами, и аналитические по результатам контроля.

Полученные данные, их соответствие установленным требованиям фиксируются в дневнике практики.

Изучить применяемые в организации регистрационные формы документов, состав реквизитов, фиксируемых при регистрации, порядок запол-нения форм. Образцы регистрационных форм привести в дневнике практики.

Выявить: на каких носителях в организации создан справочно-информационный фонд, кто отвечает на запросы, какие категории сотрудников имеют право пользоваться информационно-справочной системой.

Проследить взаимосвязь регистрации и контроля документов.

Проанализировать перечни документов, подлежащих контролю, уста-новить количественные дан­ные и сроки исполнения документов.

ТЕМА 6. Классификация и систематизация документов, формирование дел

Студенты выявляют и изучают применяемые в организации классифи-кационные спра­вочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.), записы-вают в дневниках тип классификатора, схемы классификации.

Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номен-клатуры дел (архив, канцелярия). Студенты анализируют порядок оформления дел, самостоятельно проводят группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Если есть недостатки в оформлении номен-клатуры дел или при оформлении дел, они отражаются в дневниковых записях.

Провести анализ номенклатуры дел организации, определить ее качество, наличие всей необходимой информации.

Проанализировать порядок оформления дел.

ТЕМА 7. Экспертиза ценности документов, подготовка дел к сдаче в архив

Студенты выясняют, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней.

При подготовке документов для сдачи в архив в период прохожде­ния прак-тики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: прове­ряют пра-вильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготав-ливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составля­ют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения.

1. Изучить процедуру оформления результатов экспертизы ценности документов.

2. Проанализировать ранее составленные описи дел за прошлый год, их соответствие установленным формам.

Требования к составлению отчета

На основе записей в дневнике каждый студент составляет письменный отчет о своей производственной практике, который включает титульный лист (приложение № 4), оглавление, введение, несколько глав (две – три), заключе-ние и приложения (не менее 10 страниц). Структура отчета определяется прог-раммой практики. В отчете обоб­щаются результаты самостоятельной работы изучения делопроизводства в соответствии с тема­ми программы, перечисляются приемы и методы выполнения отдель­ных технологических операций, приводится перечень работ, осуществляемых студентами самостоятельно.

Студенты отмечают особенности сложившейся в организации системы делопроизводства и вносят предложения по ее совершенство­ванию. В качестве приложений к отчету могут быть даны бланки, ре­гистрационные формы, копии документов, номенклатуры дел и т. п.

На титульном листе должны быть подпи­си руководителей практики от организации и от кафедры. Страни­цы отчета должны быть пронумерованы, на последней странице тек­ста отчета должна быть подпись составителя.

Обязательным приложением к отчету является характеристика работы студента за время прохождения производственной практики, составленная руководителем практики от организации. Подпись руководителя заверяется печатью органи­зации. Характеристика выдается студенту на руки. Структура текста характеристики приведена в приложении № 5. В характеристике указы­вают, какая работа проведена студентом, уровень его профессиональ­ной подготовки, отношение к работе, индивидуальные особенности практиканта. Характеристика содержит оценку по пятибальной системе.

Дневник практики студента

Наименование базы практики __________________________________________ Руководитель базы практики от академии (Ф.И.О. должность, кафедра)

____________________________________________________________________Руководитель базы практики от организации (Ф.И.О. должность)

Примерная схема дневника

Примечание: Дневник практики систематически заполняется студентом. В нем раскрывается содержание проделанной работы, анализируется практика осуществления различных видов деятельности, регистрируется время, затраченное на выполнение отдельных заданий. Записи в дневнике служат характеристикой уровня теоретических знаний, практических умений и. навыков студента и являются основой для оценки его деятельности во время практики.

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ

Уральский региональный институт культуры и искусства

и дополнительного образования

о производственной практике по курсу

«Документоведение и организация документационного обеспечения управления»

Студента группы ДОУ

от организации _____________

Студент(ка) группы ДОУ заочного отделения __________________(ФИО) проходил(а) произ­водственную практику по курсу «Документоведение и организации документационного обеспечения управления»

(название структурного подразделения)

с _____________ по ______________ .

Во время прохождения практики студент(ка) изучил(а) нормативные документы, регламентирующие структуру, функции, должностной состав орга­низации, порядок документирования и организации работы с документами.

Им самостоятельно выполнялись________________________________________

Студент(ка) проявил(а) себя________________________________________

(отношение к работе)

Практика оценивается _______________________________________________

руководителя практики (подпись) ФИО

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ

о производственной практике по курсу

«Документоведение и организация документационного обеспечения управления»

Студента заочного отделения

от организации _____________

Студент(ка) УРИКИДО заочного отделения __________________(ФИО) проходил(а) произ­водственную практику по курсу «Документоведение и организации документационного обеспечения управления»

(название структурного подразделения)

с _____________ по ______________ .

Во время прохождения практики студент(ка) изучил(а) нормативные документы, регламентирующие структуру, функции, должностной состав орга­низации, порядок документирования и организации работы с документами.

Им самостоятельно выполнялись________________________________________

Студент(ка) проявил(а) себя________________________________________