Оформление документов, содержащих коммерческую тайну

Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль организации.

1)Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению.

2) На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

3)Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

4) Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

5) Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право.

6) Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса.

7) На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении.

8) Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия .

9) При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

Образец документа с грифом коммерческая тайна

6.1 Документированная информация, содержащая коммерческую тайну, хранится в сейфах или запираемых шкафах. При отсутствии надлежащих условий хранения работник подразделения Общества обязан сообщить об этом уполномоченному работнику отдела документооборота и корпоративного управления и в конце рабочего дня возвратить ему документы, содержащие коммерческую тайну.

6.2 При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, в целях исключения их хищения и ограничения доступа к такой информации посторонних лиц, работники обязаны не оставлять документы без визуального контроля и при выходе из кабинета запирать их в сейф (запираемые шкаф или ящик письменного стола).

6.3 Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «Коммерческая тайна» из служебных помещений для работы с ним по месту жительства в квартире, доме, гостинице и т.д. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения Общества возможен вынос из здания документов, содержащих коммерческую тайну, для их согласования или подписи в организациях, находящихся в пределах города.

6.4 Документы с грифом «Коммерческая тайна» по функциональному признаку помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Общества. На обложке дела проставляется гриф «Коммерческая тайна». Дела хранятся в сейфах (запираемых шкафах) в подразделениях Общества. Срок их хранения определяется в соответствии с номенклатурой дел.

6.5 Данные об инвентарных номерах автоматизированных рабочих мест, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, номерах кабинетов, в которых они находятся, а также персональные данные работников, их использующих (фамилия, имя, отчество, должность, дата получения допуска), ежегодно, в срок до 15 января, представляются руководителями подразделений Общества в подразделение системного и сетевого администрирования и помощнику генерального директора по экономической безопасности.

7.1 Документы или иные материальные носители информации с грифом «Коммерческая тайна», утратившие практическую ценность или сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

7.2 Уничтожение документов и иных материальных носителей с грифом «Коммерческая тайна» производится постоянно действующей экспертной комиссией ОАО «Вологодская сбытовая компания», созданной приказом генерального директора Общества для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, с обязательным привлечением на заседание комиссии работника подразделения экономической безопасности.

7.3 Документы и иные материальные носители уничтожаются путем измельчения механическим способом либо сожжения.

Для уничтожения конфиденциальных документов в электронном виде используются программные средства гарантированного стирания информации.

7.4 Об уничтожении документов или иных материальных носителей с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт, который подписывается членами комиссии.

7.5 После уничтожения документов или иных материальных носителей, содержащих коммерческую тайну, в журналах учета входящих или исходящих документов с информацией, составляющей коммерческую тайну, делаются соответствующие записи со ссылкой на акт, который составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в деле для документов, содержащих коммерческую тайну, а второй в отделе документооборота и корпоративного управления.

к СТО 59 - 2010 ОАО «Вологодская сбытовая компания» (рекомендуемое)

Защити себя и свой бизнес - Книга, страница 29

Часть 9. Правила обеспечения сохранности коммерческой тайны

В целях обеспечения сохранности коммерческой тайны, недопущению ее утечки в частных предпринимательских структурах рекомендуется применять общепринятые правила, суть которых сводится к следующему.
1. На документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф "Коммерческая тайна " с указанием обладателя этой информации.
2. Каждый документ, имеющий гриф "Коммерческая тайна " должен иметь регистрационный номер и количество изготовленных (изданных) экземпляров.
3. Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае ее правообладателем (исполнителем, подписавшим документ) в виде конкретной даты, либо надписями "до заключения контракта" или "бессрочно".
4. Гриф "Коммерческая тайна " с указанием ее обладателя и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего коммерческую тайну, печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, контактный телефон, дата исполнения документа, срок действия коммерческой тайны.
5. Решение вопроса о присвоении грифа "Коммерческая тайна ", как и о его снятии, возлагается на специальную комиссию, в состав которой входят один из руководителей фирмы, представители структурных подразделений, работающих с документами с грифом "Коммерческая тайна" и, в обязательном порядке, представитель службы безопасности, отвечающий за эту линию работы.
6. Решение комиссии о присвоении грифа "Коммерческая тайна ", либо о снятии этого грифа оформляется соответствующим актом (произвольной формы), который подписывается членами комиссии и утверждается первым руководителем фирмы.
7. При снятии грифа "Коммерческая тайна " на документе делается отметка о погашении специальным штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
8. Допуск к работе с делами с грифом "Коммерческая тайна " работников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки списком за подписью руководителя структурного подразделения, а к документам - согласно резолюции руководителя подразделения с указанием фамилии сотрудника, допущенного к работе с указанным документом.
9. Разовый допуск работников фирмы к документам с грифом "Коммерческая тайна ", а также представителей сторонних организаций, утверждается отдельным списком (резолюцией на служебной записке, заявлении, запросе) уполномоченным на то должностным лицом.
10. Выписки из документов и изданий, имеющих гриф "Коммерческая тайна ", производится в специальных рабочих тетрадях (прошитые, пронумерованные и зарегистрированные в канцелярии в установленном порядке).
11. Дела и издания с грифом "Коммерческая тайна " выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карточке (деле) учета выдачи и возврата таких дел и изданий.
12. Документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или общего делопроизводства фирмы уполномоченным сотрудником службы безопасности. В тексте документа и его реквизитах могут дополнительно оговариваться права на информацию, порядок ее использования, сроки режима коммерческой тайны, ограничения на публикацию и т.д.
13. Вся поступающая на фирму корреспонденция с грифом "Коммерческая тайна " (кроме как с пометкой "лично") принимается, вскрывается и оформляется работниками канцелярии, допущенными к этой работе. При вскрытии проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий с грифом "Коммерческая тайна ", а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений к ним. В случае отсутствия в конвертах каких-либо документов, приложений к ним (отдельных листов) составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется в адрес отправителя для выяснения причин несоответствия.
14. На каждом поступившем в канцелярию документе, а также на сопроводительном письме к нему с грифом "Коммерческая тайна " проставляется штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата поступления.
15. Отпечатанные и подписанные исполнителем документы с грифом "Коммерческая тайна " вместе с их черновиками передаются для регистрации работнику канцелярии, осуществляющему их учет. В канцелярии черновики уничтожаются, о чем на копии документа делается соответствующая запись.
16. Размножение документов и изданий с грифом "Коммерческая тайна " производится с письменного разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по надлежаще оформленным и утвержденным уполномоченным руководителем заказам.
17. Рассылка документов и изданий с грифом "Коммерческая тайна " осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения и утвержденным директором (заместителем директора) списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
18. Документы с грифом "Коммерческая тайна " после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки определяется перечнем номенклатурных дел делопроизводства.
19. Снятие копий (рукописных, машинописных, электрографических, микро - и фотокопий, другим способом), а также производство выписок (за исключением выписок в спецтетради) из документов и изданий с грифом "Коммерческая тайна " работниками производится с разрешения руководителя подразделения.
20. Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом "Коммерческая тайна " осуществляется в соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации.
Безусловно, это общие правила - скажем, для предприятий среднего бизнеса. Для предприятий малого бизнеса выполнение всех рекомендаций, возможно, будет затруднительно из-за значительной финансовой нагрузки, однако следовать им в доступном плане жизненно необходимо. Оплошности здесь чреваты серьезными последствиями, поскольку только "ленивый" не воспользуется ими.
И еще один момент. Из всего изложенного казалось бы все просто для понимания и руководства: надо взять алгоритм, разработать свою программу, реализовать ее и дело сделано. Как бы ни так. Только тандем квалифицированного юриста и профессионала в области обеспечения безопасности бизнеса сможет свести до минимума угрозы разглашения коммерческой тайны, а значит и угрозы для бизнеса в целом.

Раздел 1. Категории служебных документов .
Для облегчения системы контроля все документы следует разделить на три группы:
- документы общего пользования ;
- документы для служебного пользования ;
- документы секретного характера .
Каждой категории документов необходимо присвоить свой гриф. Это можно сделать при помощи штампов, при этом дополнительно применить цветовую гамму. Например, для документов:
- общего пользования - штамп с фиолетовой штемпельной краской;
- служебного пользования - штамп с желтой штемпельной краской;
- секретного характера - штамп с красной штемпельной краской.
Каждой категории документов соответствует свой порядок обращения.
Документы общего пользования . При получении обязателен предварительный контроль содержания, регистрация, в дальнейшем свободный оборот: выдача пользователю и прием на хранение, копирование (без ограничений), пересылка свободная, уничтожаются обычным порядком.
Документы служебного пользования . Предварительный контроль содержания при получении, присвоение грифа "Для служебного пользования " (ДСП). Ограничение доступа (только для ограниченного круга работников). Учет и хранение в соответствующем реестре. Копирование ограничено (указывается цель копирования, для кого делаются копии, количество экземпляров) Уничтожение производится комиссионно с составлением акта.
Документы секретного характера . Присваивается гриф "Коммерческая тайна ". Ограничение доступа (только для сотрудников, имеющих соответствующий допуск). Список сотрудников, знакомых с информацией, обязателен. При ознакомлении сотрудник расписывается в журнале, в том числе в графе об ответственности за разглашение. Копирование и уничтожение производится в присутствии членов комиссии (присутствие сотрудника службы безопасности обязательно) с оформлением соответствующего акта.

Раздел 2. Порядок учета и хранения документов с грифом "Коммерческая тайна" .
Как это было сказано в начале главы, не всякий документ является носителем коммерческой тайны, однако это не означает, что такой документ не представляет никакой ценности. Надо хорошенько запомнить, что не бывает очень важных, просто важных и не очень важных документов. Самый, на первый взгляд, малозначительный документ может на деле оказаться чрезвычайно важным, способным радикальным образом повлиять на ваш бизнес.
Для того, чтобы не произошло непредвиденное в связи с утратой конфиденциальной информации, в фирме должна быть налажена надежная система контроля за порядком учета и хранения документов и информации такого содержания. Для этого опять-таки нужен тандем профессионалов своего дела: начальника канцелярии (секретаря) и специалиста службы безопасности.
Учет всей документации, включая документы, дела, издания с грифом "Коммерческая тайна " должен быть, организован в соответствии с разработанным и утвержденными Правилами порядка учета, хранения и пользования документов строгой отчетности.
Систему контроля и учета документов можно представить в следующем виде:
* учет всей документации фирмы с классификацией по сфере применения, дате, содержанию;
* регистрация и учет всех входящих/исходящих документов фирмы с фиксацией в специальных журналах:
- Журнал регистрации документов общего пользования;
- Журнал регистрации документов служебного пользования;
- Журнал регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна ".
В журналах фиксируется информация о дате поступления/отправления документа, откуда поступил или куда отправлен, классификация документа (письмо, отчет, счет, договор, претензия и т.д.), Ф.И.О. должность исполнителя документа.
* регистрация документов, с которых делаются копии, с фиксацией в специальном журнале (дата копирования, количество копий, кто, для кого и с какой целью произведены копии);
* особый режим уничтожения документов. Перед уничтожением проверяется каждый лист в целях недопущения случайно оказавшегося в пачке нужного документа. Для уничтожения документов рекомендуется использовать специальный уничтожитель либо сжигать в приспособленном для этого месте.
Процедура уничтожения документов оформляется актом, который подписывают присутствовавшие при этом лица. Акт помещается в специальное дело.

Раздел 3. Организация архивного хранения документов с грифом "Коммерческая тайна" .
Порядок оформления и передачи в архив дел с грифом "Коммерческая тайна " осуществляется в соответствии с требованиями "Инструкции по организации хранения дел, содержащих коммерческую тайну, в архиве.
Документы текущего делопроизводства, в том числе с грифом "Коммерческая тайна ", архивируются, как правило, по окончании календарного года.
Инструкция по организации хранения дел отражает основные технические правила операции, в том числе:
- прием дел, содержащих коммерческую тайну в архив;
- составление и оформление сводной описи дел, содержащих коммерческую тайну;
- составление и оформление сводной описи по персоналу, допущенному к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
- учет документов, составляющих коммерческую тайну.
Таким образом, руководствуясь прописанными требованиями, руководитель фирмы разрабатывает на их основе должностные инструкции для работников, отвечающих за сохранение коммерческой тайны.

Раздел 4. Правила работы с секретными документами .
1. Документы, дела и издания с грифом "Коммерческая тайна " должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (средства охранно-пожарной сигнализации, видеоконтроля и т.д.).
2. Выданные для работы дела с грифом "Коммерческая тайна " подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в тот же день.
3. Отдельные дела с грифом "Коммерческая тайна " с разрешения начальник канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдении правил хранения.
4. Передача документов, дел, изданий с грифом "Коммерческая тайна " другим работникам, допущенным к работе с этими документами, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.
5. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Коммерческая тайна " из одного дела в другое без санкции руководителя канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет.
6. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях документов, дел и изданий с грифом "Коммерческая тайна " ответственным лицом делается отметка в учетных документах, включая внутренние описи.
7. Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом "Коммерческая тайна " из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д.
8. В необходимых случаях директор, его заместители по направлениям или руководители структурных подразделений (при наличии полномочий) могут разрешать исполнителям или работникам канцелярии вынос из здания документов с грифом "Коммерческая тайна " для согласования, подписи и т.д. в пределах административно-территориальной единицы (города, района).
9. Лицам, командированным в другие города, в том числе за рубеж, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом "Коммерческая тайна ". Эти материалы должны быть заранее направлены в адрес организации по месту командировки сотрудника (заказное письмо, курьер).
10. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом "Коммерческая тайна " комиссией по режиму секретности составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается уполномоченным руководителем фирмы.
11. Не реже одного раза в квартал комиссия по режиму секретности проводит сверку наличия документов, дел и изданий, с грифом "Коммерческая тайна ", о чем составляется соответствующий акт, который докладывается руководителю фирмы или заместителю по направлению.
12. По каждому факту обнаружения отсутствия документа, дела или издания с грифом "Коммерческая тайна " проводится служебное расследования с целью установления виновного лица, а также причин и условий, способствовавших этому чрезвычайному происшествию.
13. Лицо, виновное в утрате документа, дела или издания с грифом "Коммерческая тайна " по решению первого руководителя может быть привлечено к дисциплинарной ответственности, а в случаях причинения фирме существенного материального вреда материалы в отношении такого лица могут быть переданы в правоохранительные органы для привлечения к уголовной либо гражданско-правовой ответственности.
В целях предупреждения несанкционированной утечки информации, составляющей коммерческую тайну, вся информация делится на уровни доступа:
- руководители: высшее звено (владелец фирмы, учредители, первый руководитель, его заместители, начальник службы безопасности);
- среднее звено (начальники отделов, служб, менеджеры);
- специалисты (инженернотехнический персонал, рабочие);
- обслуживающий и технический персонал (грузчики, уборщицы, охранники и т.д.).
Все группы должны обладать разными объемами информации. Руководители высшего звена получают информацию в полном объеме, руководители среднего - в объеме работы их отделов, специалисты - в объеме, необходимом для выполнения возложенных на них обязанностей. Обслуживающий и технический персонал практически не должен иметь доступа к конфиденциальной информации.
Лица, допущенные к работам, документам и сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут личную ответственность за соблюдение ими установленного режима коммерческой тайны. Прежде чем получить доступ к коммерческой информации, они должны изучить требования нормативных актов (Уголовный, Гражданский и Административный кодексы РК), соответствующей инструкции и других внутриведомственных документов по защите коммерческой тайны в части, их касающейся, сдать зачет на знание указанных требований и дать письменное обязательство о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну.

Раздел 5. Обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну .
В соответствии с положениями Индивидуального трудового договора, должностных обязанностей и инструкций, а также действующего законодательства Республики Казахстан, защищающего права обладателя информации, относящейся к коммерческой тайне, работник обязан:
1. Выполнять установленный в фирме режим коммерческой тайны.
2. Не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются фирма и ее контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях.
3. Не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются фирма и ее контрагенты, после прекращения индивидуального трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и фирмой ("Обязательство о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну "), или в течение трех лет после прекращения трудовых отношений с фирмой, если такое соглашение не заключалось.
4. Возместить причиненный фирме ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением трудовых обязанностей.
5. Передать фирме после прекращения или расторжения индивидуального трудового договора, имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Раздел 6. Ответственность за разглашение, утрату сведений с грифом "Коммерческая тайна ".
Должностными проступками следует считать разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, утрату документов, содержащих коммерческую тайну и иные нарушения режима коммерческой тайны при работе с материалами, имеющими гриф "Коммерческая тайна ".
Разглашение сведений . составляющих коммерческую тайну, - это предание огласке таких сведений лицом, которому они были доверены по работе или стали ему известны из других источников, в результате чего такие сведения стали достоянием посторонних лиц.
Утрата документов . содержащих коммерческую тайну, - это выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность работника, которому они были доверены в связи с исполнением должностных обязанностей. Под утратой подразумевается нарушение режима коммерческой тайны (установленных Правил обращения с документами, делами, изданиями, имеющими гриф "Коммерческая тайна "), вследствие чего эти документы стали или могли стать достоянием гласности.
Иные нарушения режима коммерческой тайны при работе с документами, содержащими коммерческую тайну, которые могут привести к разглашению этих сведений, утрате документов, содержащих такие сведения.
За утрату и незаконное уничтожение документов, дел и изданий с грифом "Коммерческая тайна ", за разглашение секретных сведений, содержащихся в таких материалах, а также за нарушение требований режима коммерческой тайны, повлекшие серьезные последствия для фирмы виновные лица могут быть привлечены к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Сегодня следует признать, что действующее законодательство, направленное на защиту коммерческой тайны предпринимателя является "мертвым". В правоохранительных органах, судах не найти ни одного материала или дела, которые бы рассматривались либо расследовались по признакам соответствующих статей УК РК и КоАП РК.
Волей-неволей напрашивается вывод, что у нас нет таких правонарушений и преступлений или предприниматели не предают должного значения вопросам обеспечения режима коммерческой тайны, а если даже вскрываются его грубые нарушения, дальше "местных разборок" не идут. Возможно, они просто не готовы решать эти проблемы в правовом поле. Наверное, поэтому чуть ли не на каждом углу за умеренную плату можно приобрести интересующую вас информацию о любом физическом либо юридическом лице.
Итак, что же необходимо сделать, чтобы все-таки привлечь провинившегося работника к ответственности за разглашение, утрату сведений, составляющих охраняемую законом коммерческую тайну, либо совершившего иное деяние, связанное с грубым нарушением режима коммерческой тайны, даже если это деяние не повлекло нежелательных последствий.
1. В индивидуальном трудовом договоре (контракте) необходимо отдельным пунктом изложить требования к работнику о соблюдении им режима коммерческой тайны.
2. Отдельным же пунктом договора указать виды ответственности за разглашение, утрату и другие проступки, связанные с нарушением режима коммерческой тайны, повлекшие последствия для работодателя.
3. В обязательном порядке взять с работника письменное обязательство о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну с указанием срока действия такого обязательства.
4. Провести инструктаж работника под роспись в специальном журнале с установленным режимом коммерческой тайны в отделе, цехе, участке и мерах ответственности за его нарушение.
5. Ознакомить под роспись работника, доступ которого к информации с грифом "Коммерческая тайна " необходим для выполнения своих должностных обязанностей. В расписке должно быть четко указано, что именно в документе (изделии, проекте и т.д.) является коммерческой тайной.
6. В случае выявления факта разглашения, либо утраты коммерческой тайны, либо иного деяния, связанного с нарушением режима коммерческой тайны необходимо собрать и задокументировать доказательственную базу: акты проверок и материалы служебного расследования, факты и свидетельские показания.
7. Создать работнику необходимые условия для соблюдения им режима коммерческой тайны.
8. Обеспечить надлежащий контроль над выполнением персоналом предписанных норм соблюдения режима коммерческой тайны (руководители отделов и структурных подразделений, служба безопасности).
Только при соблюдении этих условий можно при-влечь работника к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности за разглашение либо утрату сведений, составляющих коммерческую тайну, другое нарушение им режима коммерческой тайны.
Если в действиях работника, умышленно или по неосторожности разгласившего (утерявшего) сведения, составляющие коммерческую тайну, отсутствует состав преступления, то такого работника можно привлечь согласно трудового законодательства только к дисциплинарной ответственности: замечание, выговор, освобождение от должности или увольнение по соответствующему основанию.
Однако в любом случае, связанном с разглашением, утратой сведений, содержащих коммерческую тайну, даже при наличии виновного в этом лица руководитель фирмы столкнется с рядом проблем, и вот почему.
Если с привлечением виновного к одному из видов ответственности (при наличии доказательственной базы) проблем в целом не возникает, то с определением реального ущерба, причиненным противоправным действием (бездействием) этого лица не все будет понятно.
Руководитель в этом случае обязан провести комиссионную проверку с участием необходимых специалистов для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения до вынесения решения о возмещении ущерба конкретным работником.
Трудовой кодекс РК в этой связи вообще вводит в заблуждение. Он обязывает работника возместить работодателю действительный ущерб, то есть реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение реального состояния имущества. Но как доказать, что уменьшение имущества произошло в результате разглашения либо утраты сведений, содержащих коммерческую тайну. Не подлежат взысканию с работника неполученные доходы (упущенная выгода).
Кроме того, на сегодня нет юридического толкования термина "разглашение ". Следовательно, невозможно однозначно определить, что имело место именно "разглашение".
Из всего сказанного следует вывод: существующее законодательство РК лишь охраняет коммерческую тайну. Меры по ограничению доступа к ней - дело самого предпринимателя. Если коммерческая тайна не охраняется, то она попросту перестает быть тайной.
Для привлечения работника к материальной ответственности можно руководствоваться и другими законодательными положениями, например, статьей 947 и 948 ГК РК. Однако указанная статья не дает самого главного - она не регламентирует классификацию убытков от разглашения коммерческой тайны, ни порядок их определения.
Далеко не всегда следствием разглашения коммерческой тайны является прямой имущественный ущерб, а также не признается ответственность за ущерб от потери прямой выгоды.
Для того, чтобы все-таки доказать виновность и привлечь к ответственности работника, в том числе уволенного на момент выявления правонарушения, за разглашение либо утрату сведений, отнесенных администрацией к коммерческой тайне, фирма должна самостоятельно, внутренними документами (положения, инструкции, правила, приказы) определить юридический статус охраняемых сведений.
В первую очередь издается приказ, определяющий перечень сведений, относящихся к коммерческой тайне. Все работники, напрямую или косвенно работающие с такими сведениями, должны быть ознакомлены с этим приказом под роспись. В приказе следует указать срок ограничения действия режима коммерческой тайны (как правило, это три года).
В отдельных случаях вместо общего приказа о коммерческой тайне можно издавать письменные распоряжения (подписки, обязательства), касающиеся конкретных сведений, отнесенных к категории коммерческой тайны. Это вызывается, прежде всего, тем, что на крупных предприятиях вовсе нежелательно, чтобы все работники знали о том, какими секретами располагает фирма, либо тот или иной работник. Могут также издаваться специальные приказы, касающиеся только работников отдельных структурных подразделений предприятия (бухгалтерия, производственно-технический, плановый отделы, служба безопасности, инженерно-технический персонал, программисты и т.д.)
Чтобы свести к минимуму риск утечки информации необходимо дополнительно к предыдущим решениям разработать специальные правила (графики) обмена информацией, составляющей коммерческую тайну, между работниками предприятия и внешними пользователями. Этот документ определяет круг лиц, которые имеют право доступа к тем или иным документам, чертежам схемам, образцам и т.д. имеющим гриф "Коммерческая тайна". Он также определяет порядок обмена электронной информацией, ведения телефонных переговоров, доступа к базам данных, компьютерам, сейфам и т.д. Желательно, чтобы эти положения (порядок обмена информацией) были регламентированы в должностных инструкциях сотрудников фирмы.
Таким образом, становится вполне понятно, что охрана коммерческой тайны - это отдельная строка в организационно-распорядительной деятельности администрации фирмы. Эта работа должна опираться на достаточно детализированные внутренние распорядительные документы и инструкции. Для того, чтобы в будущем иметь возможность защищать свои секреты в судебном порядке, целесообразно заблаговременно застраховать себя, то есть оформить соответствующие документы, которые будут подтверждать правовой статус тех или иных сведений, а также свидетельствовать о том, что сотрудник фирмы был вовремя поставлен в известность о действующем на предприятии режиме коммерческой тайны и об ответственности за его нарушение.
Вывод: ответственность работника наступает не в результате его неблаговидного деяния (в данном случае нарушения режима коммерческой тайны), а в результате выполнения руководителем фирмы требований по ее защите .