Реферат: Виды деловых писем 2

Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату. Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.

Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата.

Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.

Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.)

«Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».

6.2 Гарантийное письмо

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.

Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово “гарантия” вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: “Настоящим письмом гарантирую…”. В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: “Оплату гарантируем” или “Своевременную и полную оплату гарантирую”.

Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п. то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:

Фирма “Партнер” гарантирует…

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…

6.3 Информационное письмо

Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.

Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов,

Также информационные письма могут содержать приложения.

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (”На Ваше письмо от_______№__…”). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: “В связи с…”, так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки. Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.

Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом). В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!». При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).

Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.

Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:

в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;

заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;

более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);

первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);

объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;

в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;

пресс-релиз составляется на бланке организации;

в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.

Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу. При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.

Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки. Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.

Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии. В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.

Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.

Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю. При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:

Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда?

Надо ли указывать дополнительные сведения о себе?

Нужны ли личные подробности?

Адаптируйте резюме к требованиям работодателя

Отношение к командировкам

Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.

Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме. А самое главное – резюме должно быть коротким: не более одной – полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать – показатель высокого уровня общей культуры.

Наличие фотографии на резюме приветствуется.

6.12 Рекомендательное письмо

Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.

Рекомендательное письмо обязательно должно содержать в себе следующую информацию:

Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.Пример: Сидоров Владимир Александрович работал в компании “Вектор” с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. в том числе с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. – в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. – в должности старшего менеджера того же отдела. Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера – в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством.

Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д. а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач. Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.Пример: Самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п

Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.

Выводы. Краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете).Пример: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.

Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.Правила оформления рекомендательного письма соответствуют общим правилам оформления деловых писем

Формат «Соболезнование» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.

При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе. При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.

Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.

Образцы шапок писем > - примеры документов

Обращение - фио должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности. Это инструмент деловой переписки, клиентами, поставщиками, который играет важную роль на пути прекращения или поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, сотрудниками. Обращение - фио доктора, которому выражается. Внизу, это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, потрясающему руководителю за работу по воспитанию и обучению малышей от имени директора учебного учреждения или родителей деток - учеников, благодарственное письмо учителю, под текстом письма. Оно может являться письмом - ответом на инициативное письмо: письмо - поздравление, написанным по своей инициативе составителя, письмо - приглашение или инициативным письмом. Хорошо составленное деловое письмо дозволяет сделать положительный стиль организации. Благодарственное письмо ученику либо студенту, ректора университета, это деловое письмо, роль в спортивной жизни и тому схожее письмо - благодарность составляется от имени директора школы, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность. Благодарственное письмо доктору, это деловое письмо, в котором выражается благодарность медику за оказанную помощь в выздоровлении. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Благодарственное письмо организации, встречу и уделенное время, которой выражается благодарность, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, это деловое письмо, оказанное гостеприимство во время командировки и тому схожее как написать благодарственное письмо организации благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма: шапка документа - фио должностного лица организации. Благодарственное письмо родителям, активное роль в жизни группы, это деловое письмо, детскому саду и тому схожее письмо - благодарность составляется от имени директора, помощь школе, класса и образовательного учреждения, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы или детского сада за не плохое воспитание собственных малышей, воспитателя или завуча, потрясающего управляющего. Благодарственное письмо, отменно оказанные сервисы и тому схожее письмо - благодарность может быть адресовано организации в целом или какому - то определенному человеку, это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому - то поводу: за профессиональную работу. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту благодарность ученику, студенту пишется в случайной форме. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо: шапка письма. Как написать благодарственное письмо воспитателю благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обыденное деловое письмо и состоит из последующих структурных элементов: шапка документа. Письмо - благодарность составляется от имени пациента или родственников больного. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности. На нашем веб-сайте собраны эталоны написания и дизайна различных видов деловых писем.

Образцы шапок писем

Группа: Пользователь
Сообщений: 9
Регистрация: 18.02.2012
Пользователь №: 17065
Спасибо сказали: 4 раз(а)

Деловые письма и их оформление

Оформление бланка делового письма

Деловое письмо — относится к официально-деловой сфере общения, имеет общепринятые формы расположения и изложения материала.

Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ, официальная переписка ведется с использованием специальных бланков для писем.

Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

• эмблему (логотип) организации;
• наименование организации — автора документа;
• адрес организации;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылку на номер и дату входящего документа.

Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.

Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из конкретной организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.

Если пишется инициативное письмо (просьба, запрос, предложение, претензия), для удобства письму присваивается исходящий номер, ставится дата. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма «шапкой» бланка, например:

21.05.2010 №01 -07/111

номера, необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который составляется ответ. Ссылочная дата и номер переписываются из инициативного письма.

на №03-21/135 от 03.05.2010.

Помимо реквизитов отправителя, составитель письма должен указать:

• должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью);
• фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо);
• перечень приложений (если есть).

Например, конец письма может выглядеть так:

Приложение: бланк заказа на 2 л. в 1 экз.

Исп. Н.М. Михайлова

Обязательные реквизиты получателя, которые должны бытьуказаны в письме:

Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:

—наименование организации (в именительном падеже);

—наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

—должность получателя (в дательном падеже);

— фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже);

— почтовый адрес и индекс.

Составление письменных претензий и жалоб

Составление стандартной претензии

Претензия — деловое письмо, содержащее претензию одной из сторон договора к своему контрагенту о невыполнении им взятых по условиям договора на себя обязательств. Претензия обычно сопровождается требованием возместить возможные убытки, связанные с невыполнением указанных обязательств.

Некоторые рекомендации: при предъявлении стандартной претензии текст составляется в краткой форме; запрос по конкретным действиям располагается в первых строках письма; необходимо пояснить, чем вызвана претензия; в максимально вежливой форме выражается уверенность в урегулировании возникшей ситуации и признательность за выполнение запрашиваемого действия. Возможный вариант письма-претензии:

Уважаемый менеджер по продажам!

Не могли бы Вы выслать «Иллюстрированный горно-геологический словарь», чтобы заменить тот, который я возвращаю в прилагаемой посылке?

В доставленной мне 25 мая книге многие иллюстрации не пропечатаны, особенно на страницах с 200 по 256. Копия квитанции об оплате, которая сопровождала книгу, прилагается.

Если в наличии нет неиспорченной копии, то меня удовлетворит возмещение затрат.

Написание стандартной рекламации

Рекламация (лат. reclamatio — громкое возражение, неодобрение) — претензия покупателя или заказчика, предъявляемая продавцу или поставщику (подрядчику) по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара, требование об устранении недостатков, снижении цены, возмещении убытков (причинённого ущерба. Также называется клейм (англ. claim — требование).

Рекламация обычно включает в себя три части:

• основание для предъявления претензии;
• доказательства (акт медицинской экспертизы, акт испытаний и т.д.);
• конкретные требования пострадавшей стороны.

В рекламации также используется прямой порядок изложения фактов, начиная с самого главного. Пример текста рекламации на поставленные товары приведен ниже:

Уважаемый менеджер по продажам!

Ваши товары были получены 25.03.2010. При проверке партии груза оказалось, что в ней нет полного ассортимента товаров, который мы заказывали в соответствии с контрактом №678/93 от 01.02.2010. Несомненно, произошло недоразумение. Мы ждем Вашего скорейшего ответа по этому поводу.

До получения информации от Вас мы поместим товар на склад, где он будет находиться до решения этого вопроса.

Подготовка более серьезной письменной жалобы

Жалоба — официальное заявление о неудовольствии просьбой об удовлетворении или устранении причин, вызвавших неудовольствие.

Если возникшая проблема не решается с помощью стандартной претензии, необходима подготовка письменной жалобы. Жалоба должна быть составлена ясно и убедительно: жалоба должна быть чётко сформулирована; состоять из коротких абзацев; все имеющие отношение к делу детали, должны быть упомянуты; необходимо приложить копии (а не оригиналы) всех документов, относящихся к делу; указать подробно, как связаться с составителем жалобы; быть максимально корректным в выражениях.

Ниже приведена модель письменной жалобы:

(куда направляется) ООО «Сфинкс»

Малый Харитоньевский пер. д. 12, Москва, 101000

(для граждан) от Иванова Леонида Викторовича,

проживающего по адресу: ул. Покровка д. 15, кв. 135, Москва, 109559

(для юридических лиц) ООО «ХХХХ»

юридический адрес: ул. Усачева, д.25, офис 19, Москва, 305004.

(если юридический адрес не совпадает с фактическим местом нахождения юридического лица, то в обязательном порядке указывается и адрес фактического местонахождения)

(регистрационный номер письма, если таковой имеется)

Уважаемый (лицо, к которому Вы обращаетесь)!

(Дата) я (купил, взял напрокат, отдал в ремонт и т.п.) (название продукции, серийный номер или модель, или информация об услуге) в (место совершения, дата и другие важные детали сделки).

К сожалению, продукция (или услуга) оказалась (плохо изготовленной, низкого качества и т.п.) из-за (формулировка проблемы). В частности, (объясните проблему: например, продукция не работает должным образом, услуга оказана некорректно, выставлен неверный счет и т.п.).

Чтобы решить проблему, я бы хотел (укажите конкретный результат, ко­торого Вы добиваетесь — возврат денег, ремонт, замена и т.д.). Прилагаю копии документов (вложите квитанции, гарантийные обязательства, чеки, договоры, другие документы).

Жду ответа и решения моей проблемы до (укажите срок) прежде, чем об­ратиться за помощью в Ассоциацию по защите прав потребителей (или другие ин­станции, например, судебные органы). Пожалуйста, свяжитесь со мной по выше­указанному адресу или по телефону (домашний или служебный телефон).

Приложения: (перечень документов).

Копия: (перечислите, кому Вы посылаете копии письма, если таковые имеются).

С уважением, (Ваша подпись).

В нашей стране практика подготовки писем по кадровым вопросам распространена не так широко, как на Западе. Но иногда даже руководителю небольшой компании все-таки приходится брать на себя обязанность подготовки таких писем: рекомендаций, писем о приеме на работу или об увольнении. С другой стороны, если какое-либо лицо выступает в качестве претендента на должность в какой-либо компании, нужно не только научиться грамотно писать резюме, но и составлять сопроводительные письма с просьбой о встрече или назначении собеседования.

Особенности составления писем по кадровым вопросам

Готовить письма по кадровым вопросам нелегко. Вне зависимости от конкретной темы и адресата, их написание потребует такта, понимания и деликатности.

Порядок изложения информации в письмах по кадровым вопросам должен соответствовать порядку подачи информации, содержащейся в них. В письмах с хорошей или нейтральной информацией (собеседование, прием на работу, повышение в должности, рекомендательное письмо) придерживаются прямого порядка изложения; в письмах с плохими новостями (отказ в приеме на работу, увольнение) — обратного.

Пример рекомендательного письма приведен ниже:

Уважаемый г-н Рассказов!

Благодарим за Ваше письмо от 20 сентября, содержащее просьбу охарактеризовать П.И. Петренко.

Г-н Петренко работал в нашей компании торговым представителем с июня 2000 по август 2009 года. За это время Петр Иванович проявил себя как надежный, сознательный и трудолюбивый сотрудник. Он прекрасно ладил с коллегами и покупателями. Многие постоянные клиенты нашей компании сожалели о его уходе.

У меня нет ни малейшего сомнения в том, что г-н Петренко станет надежным и уважаемым членом Вашего коллектива, и поэтому я бы рекомендовала его на работу в Вашей компании.

С уважением, исполнительный директор М.Н. Перова

При подготовке рекомендательного письма желательно поступать следующим образом: лучше, если рекомендация будет ответом на письменный запрос отдела кадров компании, в которую уходит сотрудник; характеристика сотрудника должна быть подробной: перечислите как его профессиональные, так и личные качества; в заключительной части письма должно быть четко указано, что сотруднику даётся положительная рекомендацию.

Пример сопроводительного письма к резюме приведен ниже.

Пожалуйста, рассмотрите мою кандидатуру в качестве консультанта-стажера в отдел маркетинга. Информация получена мной в разделе рекламы в газете «Работа для Вас» от 11.03.2010.

В рекламе сказано, что вы ищете молодых людей с высшим образованием и предпочитаете кандидатов с основной специализацией в области менеджмента/маркетинга и некоторым опытом работы.

Мой диплом магистра делового администрирования, который я получу в мае 2010 г. закончив экономический факультет МГУ с основной специализацией в менеджменте и дополнительной в маркетинге, полностью удовлетворяет вашим требованиям. Работая в одном из филиалов фирмы «Алиса Эстейт» каждое лето в течение последних трех лет, я приобрел некоторый опыт в своей специальности. В последние три месяца я также проходил стажировку в компании «Сотрек», выполняя работу менеджера по продажам.

Ваша работа особенно интересна для меня, так как она позволила бы мне применить мои знания менеджмента и маркетинга и заниматься тем, что интересно мне, — компьютерами. Мои навыки, профессиональный интерес и стремление усердно работать помогли бы мне, если бы я стал одним из менеджеров в отделе маркетинга Вашей компании.

Г-н Иванов, начальник отдела маркетинга компании «Сотрек», согласен дать мне рекомендацию, если это потребуется. Другие люди, которые могут дать рекомендацию, перечислены в прилагаемом резюме.

Могу ли я пройти собеседование, когда Вам это будет удобно? Вы можете связаться со мной по телефону (095)202-0000 после 18.00. Я могу приехать на собеседование практически в любое время.

Сопроводительное письмо необходимо составить к резюме, которое отправляется по адресу, найденному, например, в газете или интернете.

При подготовке сопроводительного письма следует: указать название должности, на которую собираетесь претендовать; сообщить, откуда поступила информация о вакансии; описать вакансию; указать, почему именно эта вакансия представляет интерес; упомянуть, что прилагается резюме; попросить о встрече или назначении собеседования, указав координаты для контакта.

Подготовка стандартного письменного отказа Пример возможного отказа в приеме на работу:

Должность — консультант отдела логистики

Уважаемая г-жа Лебедева!

Спасибо Вам за явку на собеседование на прошлой неделе.

Мы получили большое количество заявок в отдел логистики, что, без сомнения, отражает общую ситуацию на рынке грузоперевозок. Нам было чрезвычайно трудно выбрать одного из множества претендентов, включая Вас, поскольку все они обладали и опытом работы, и необходимой квалификацией, и личными качествами.

Желаем Вам успеха в трудоустройстве. Если мы опубликуем объявление вакансии, мы приглашаем Вас вновь попытать счастья в нашей компании. Мы внимательнейшим образом рассмотрим Ваше заявление.

Главная задача таких писем — объяснить причину отказа так, чтобы претендент не утратил веры в будущий успех. При составлении письменных отказов обычно придерживаются следующих правил: письмо составляется в дружественном позитивном тоне; в самом начале письма обычно указывается должность, на которую объявлялся кон курс; подробно объясняется причина отказа; в заключительной части письма желательно предложить претенденту участвовать в будущих конкурсах, чтобы помочь сохранить уверенность в своих силах и оставить благоприятное впечатление о компании

Частные деловые письма

Частные деловые письма — это, как правило, письма частных лиц, которые пишутся и посылаются в какие-либо организации. Кроме того, к этой категории относятся также деловые письма от одного частного лица другому. Подобно другим деловым письмам, такие письма нужно писать просто и понятно. К таким письмам относятся: выражение интереса к опубликованной вакансии, ответ на приглашение пройти собеседование, рекомендательное письмо, приглашение, вежливый отказ от приглашения.

Ниже приводится возможный вариант частного делового письма. Следует обратить внимание на его отличие от сопроводительного письма к резюме.

Начальнику управления по работе с персоналом

Вакансия: старший менеджер по кадрам

Уважаемый г-н Иванов!

Я бы хотела подать заявление на занятие вышеуказанной должности, вакансия на которую была объявлена в сегодняшнем выпуске газеты «Работа для Вас».

Из моего послужного списка, копию которого я прилагаю, Вы увидите, что в настоящее время я работаю менеджером по кадрам в компании «Фонарь». Мне нравится моя работа, но мне хотелось бы поработать в более крупной организации. Думаю, что я справлюсь и с более ответственной должностью.

Я готова прийти на собеседование в любое удобное для Вас время.

Репнина Лариса Юрьевна

Приложение: резюме на 2-х страницах.

Подтверждение получения приглашения на собеседование

Такая необходимость есть в том случае, если в самом Вам не предложен другой порядок действий (например, подтвердить встречу по указанному телефону). Письма такого типа должны быть предельно краткими, с обязательным указанием названия должности, дня и времени собеседования.

Подводя итог вышесказанному, можно еще раз отметить, что развитие и внедрение современных видов связи никоим образом не уменьшили важность и необходимость письменных сообщений. Создание письменного документа — это способ длительного сохранения записи сообщения, возможность неоднократного обращения к документу, письменное основание для обсуждения или доказательства, средство передачи важной информации нескольким лицам.