ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА: Деловое письмо

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.

Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.4 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с указанной Инструкцией деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные должностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во исполнение указаний вышестоящих органов управления) как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (предприятия) документам и материалам, а также по инициативе должности ного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется возможным.

Количество видов деловых писем весьма велико. Так, согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, по содержанию и назначению различают: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией (см. далее. — Авт.) руководителя предприятия (на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции). При этом тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются ответственными исполнителями деловых писем или руководителями соответствующих структурных подразделений.

Деловые письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны или будут рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-адресата (одним и тем же должностным лицом).

При необходимости решения нескольких различных вопросов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.

В общем случае текст излагается от третьего лица единственного числа. Если же деловое письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа.

Структурно текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Согласно методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов различают простые и сложные деловые письма. Простые письма подготавливают, когда не требуется описание сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной-двух смысловых частей (абзацев). Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напоминание (также без мотивов обращения), письмо- сообщение, письмо с выражением формальной благодарности, сочувствия и пр.

Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации — ее анализа, оценки, аргументации, развернутой формулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.

Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания: 1)

объем простого письма не должен превышать 1—2 машинописных листов; 2)

объем сложного письма может содержать несколько (но не более 4. — Авт.) машинописных листов. -

Датой письма во всех случаях является дата его подписания.

Образец оформления письма в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в приложении 4471. Примерные тексты наиболее распространенных видов деловых писем приведены в приложении 45.

Что такое резолюция?

егор казаев Ученик (95), закрыт 2 года назад

Андрей Дорохович Мудрец (19282) 3 года назад

Вот немного про это слово из разных словарей
Юридический словарь
РЕЗОЛЮЦИЯ (лат. resolutio — решение) — 1) решение какого-либо вопроса, принятое в результате обсуждения его в коллегиальном органе или собрании членов какой-либо общественной ассоциации (объединения). В конституционном праве Р. — название актов, принимаемых, как правило, лишь одной из палат парламента. Обсуждается в ином порядке, чем законопроекты, и не передается на подпись главе государства. В РФ аналогичные акты носят название постановлений палат Федерального Собрания; 2) надпись на служебном документе, выполненная управомоченным должностным лицом и содержащая его указания, поручения или распоряжения подчиненным по службе лицам.
Энциклопедический словарь
РЕЗОЛЮЦИЯ (от лат. resolutio - разрешение). 1) решение, принимаемое собранием, съездом, конференцией. 2) Надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.
Ушаков
РЕЗОЛЮЦИЯ резолюции, ж. (латин. resolutio). 1. Решение или постановление, вынесенное по обсуждении какого-н. вопроса. Предложить резолюцию. Вынести резолюцию. Принять резолюцию. Обсудить резолюцию. 2. Устное распоряжение или надпись начальника на бумагах с кратким изложением своего распоряжения. Положить резолюцию. Передать заявление на резолюцию директору. Переловим всех этих буянов и сегодня же и резолюцию всем им учиним! Гоголь.
Словарь синонимов
резолюция см. приговор
Орфографический словарь
резолюция резол`юция, -и
Ожегов, Шведова
резолюция, резол’юция, -и, ж.
1. Постановление, принятое в результате обсуждения какого-н. вопроса. Принять, вынести резолюцию.
2. Решение, распоряжение начальника в форме надписи на бумагах. Наложить резолюцию.
прил. резолюционный, -ая, -ое (к 1 знач.).
Иностранных слов
резолюция [<лат. resolutio решение] - 1) решение, принятое в результате обсуждения какого-л, вопроса на заседании коллегиального органа, собрания, конференции и т. п. ; 2) заключение, распоряжение должностного лица на деловой бумаге; 3) юр. заключительная часть судебного решения, иначе именуемая резолютивной частью решения.
Ефремова
резолюция ж. 1) Постановление, принятое в результате обсуждения какого-л. вопроса (на собрании, съезде и т. п.). 2) Решение, распоряжение начальника в форме подписи на деловой бумаге. 3) Заключительная часть судебного решения.
Даль
РЕЗОЛЮЦИЯ ж. франц. решенье, определенье на словах, на письме.

Cat Мастер (1488) 3 года назад

Резолюция (лат. resolution — решение, разрешение) — решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией (например, Генеральной Ассамблеей Организации Объединённых Наций или же Генеральной конференцией ЮНЕСКО).
В конституционном праве резолюцией называют акт, принимаемый парламентом. Обсуждение резолюций отличается от обсуждения законопроектов тем, что резолюции не подписываются главой государства, как законопроекты.
В документообороте Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Бланк резолюции

Резолюция — это указание руководителя по исполнению документа, включающее фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Иванову И. И. Подготовить проект договора
в недельный срок.
Личная подпись
Дата
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции срок исполнения не указывается.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием даты и номера документа, к которому она относится. Для этих целей используются небольшие бланки (формат А6) с напечатанной фамилией должностного лица. Образец бланка приведен в приложении № 10.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

наверное Милена спрашивает про бегунки

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет. В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Добрый день! Вопрос по бланку резолюции! Дир. задумал ввести "бегунк" .
1) покажите образец плииииз
2)раньше он проставлял резолюции на самом оригинале документа, а дальше я делала копии и раздавала исполнителям под подпись в журнале регистрации вход.документов.А если будет бегунок какая процедура передачи на исполнение? Где они должны расписаться:на бегунке или журнале вх.док-ов?
3) Допустимо ли, если я напечатаю заготовки резолюций: к исполнению, для предложений и тд. а он будет просто подчеркивать или галки проставлять у нужного?
4) В чем преимущество бегунка перед проставлением резолюции на оригинале письма?
5)Бегунок не нужно отдавать? Подшивать вместе с письмом?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#6[493903] 17 февраля 2016, 12:59

1) Их много в интернете
2) В журнале
3) Обычно пишут рукой
4) Оригинал письма остается чистым
5) Подшивать вместе с письмом

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

1) Их много в интернете
2) В журнале
3) Обычно пишут рукой
4) Оригинал письма остается чистым
5) Подшивать вместе с письмом Благодарю) Скажите. а допустимо на бегунке ставить факсимиле?
Я так понимаю,что мне нужно будет снимать копии с письма и с бегунка тоже для исполнителей?
у бегунка лишь одно преимущество, чистый оригинал.
какого формата должен быть бегунок?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#8[493909] 17 февраля 2016, 13:31

Благодарю) Скажите.
1) а допустимо на бегунке ставить факсимиле?
2) Я так понимаю,что мне нужно будет снимать копии с письма и с бегунка тоже для исполнителей?
3) у бегунка лишь одно преимущество, чистый оригинал.
4) какого формата должен быть бегунок? 1) да
2) да
3) да
4) 1/4 листа А4.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Информативность и убедительность делового письма, Резолюции и визы - Психология и этика делового общения - Учебные материалы для студентов

Документ - это память учреждения. И совсем не безразлично, в какой языковой оболочке хранится информация. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому текст должен быть составлен так, чтобы каждый раз требовался минимум времени на ознакомление с ним.

Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма, был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.

Использование сложившихся, стандартных формулировок ("освободить от занимаемой должности"; "контроль за исполнением возложить на. "; "оплата гарантируется"; "ввиду срочности заказа"; "в соответствии с предварительной договоренностью и решением"; "в целях дальнейшей кооперации" и т.д.) облегчает процесс составления делового письма, наполняя его нужной информативностью, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.

Современные зарубежные пособия по деловой корреспонденции посвящают целые разделы искусству убеждать. В качестве средств можно встретить и апелляцию к человеческим инстинктам, и "тактику шока" и другие средства, способные вызвать интерес адресата. Эти рекомендации продиктованы желанием приобрести заказчика. "Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика", - это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии. И оно не лишено смысла. Независимо от того, излагается в письме просьба или предложение, формулируется претензия или предупреждение, деловое письмо должно быть, прежде всего, убедительным.

Что же такое убедительность письма? Первым и основным условием делового письма является его доказательность. Точные и бесспорные факты - вот что особенно необходимо, если вы хотите серьезно разобраться в сложном вопросе.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересованность предприятия в ее исполнении. Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо.

Точность фактов, цифровых данных, четкость формулировок особенно необходима в письмах, отражающих кризисные "драматические" ситуации в сфере деловых отношений между партнерами. Из психологических соображений рекомендуется деловое письмо начинать с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и наоборот, отказ, отклонение предложения следует рассматривать в конце письма.

Особенно трудно составить письмо-отказ. "Не начинайте излагать письмо с констатации отказа. Прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяснить, чем он вызван", - советуют английские специалисты.

В деловой корреспонденции следует учитывать и психологию восприятия письма адресатом.

Наивно предполагать, что частое употребление слов "очень", "убедительно", "настойчиво", "еще раз" придаст письму большую убедительность. Скорее, наоборот, они утрачивают свою воздействующую силу, способность быть "ускорителем" административных действий. Употребление этих слов должно быть обосновано всем содержанием письма.

Аналогично следует подходить и к использованию арготизмов - слов и речевых оборотов, употребляемых определенной социальной или профессиональной группой.

В области официальных деловых отношений к ним можно отнести следующие слова: "неликвиды", "незавершенка", "бегунок" (обходной лист), "летун" (лицо, которое слишком часто меняет место работы) и т.д. Хотя эти слова понятны широкому кругу лиц, не все из них имеют право на употребление в официальной переписке, ибо не отвечают нормам речевой культуры.

Арготизмы следует употреблять с предельной осторожностью, преимущественно в тех случаях, когда для того или иного понятия нет адекватного термина. Нельзя забывать, что письмо, изобилующее арготизмами, производит впечатление фамильярной записки и свидетельствует о низкой речевой культуре адресанта.

Нс стоит также засорять официальный язык иностранными словами. Заимствование иностранных слов - закономерный путь обогащения любого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие.

Вряд ли уместно писать, что "срок выполнения задания может быть пролонгирован" вместо привычного "продлен", или что "наша компания имеет честь презентовать" вместо "представить".

В заключение следует сделать несколько замечаний о резолюциях и визах. Как правило, резолюция (и подпись) ставится в верхней левой части письма и выражает предполагаемое или принимаемое решение. Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола, с добавлением слова "прошу". Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. Для резолюции и других пометок оставляют чистое поле под адресом.

Резолюция на письме - нередко приказ или распоряжение - должна констатировать действия, которые следует предпринять. Резолюции - мерило стиля руководства. По ним можно судить о степени оперативности, компетентности, добросовестности должностного лица.

Иногда письма требуют предварительного согласования с заинтересованными предприятиями, должностными лицами. Согласование подтверждается путем визирования. Виза включает подпись должностного лица и дату, которая ставится либо на экземпляре письма, либо на экземпляре, который остается у адресанта.

Деловое письмо должно соответствовать также этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений и выраженным в специфическом этикете, который является необходимой стороной деловой жизни. Такие требования - не просто желаемая или рекомендуемая форма. Пренебрежение ими может непосредственно сказаться (и нередко сказывается) на успехе или провале деловых отношений.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter