Категория: Инструкции
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по организации делопроизводства в филиалах Сбербанка России (далее по тексту “Инструкция”) устанавливает общие требования к постановке документационного обеспечения (делопроизводства) в филиалах (территориальных банках и отделениях) Сбербанка России (далее по тексту Банк).
Требования Инструкции направлены на совершенствование качества подготовки документов и порядка работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы филиала Банка и его структурных подразделений.
В Инструкции рассматриваются вопросы организации работы с документами в делопроизводстве филиалов Банка и их внутренних структурных подразделений от создания документа (или его поступления) до отправки и сдачи в архив.
В необходимых случаях, на основе требований настоящей Инструкции, в филиалах Банка могут разрабатываться нормативно-методические документы, конкретизирующие порядок работы с документами, с учетом их специфики.
1.2. Требования Инструкции не распространяются на работу с документами, относящимися к другим унифицированным системам документации (расчетно-денежным, финансовым, бухгалтерским, внутренним нормативным, исполнительным документам, договорам и их проектам). Требования настоящей Инструкции распространяются на них в той части, которая не регламентируется специальными нормативными документами Банка (общие принципы организации делопроизводства, регистрация, прием и отправка, оформление и подготовка дел для сдачи в архив).
1.3. Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информатики, должны соответствовать положениям Инструкции. Ее требования распространяются на организационно- распорядительные документы, создаваемые в виде файлов и определяют порядок оформления, приема и отправки электронных документов в рамках официальной служебной переписки подразделений Банка как внутри системы Сбербанка России, так и со сторонними организациями и физическими лицами, осуществляемой по системам электронной почты, телетайпу (телексу) и факсимильной связи.
Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки Инструкции, регламентируются специальными нормативными документами Банка.
1.4. Инструкция регламентирует работу как с документами открытого характера, так и с документами, содержащими коммерческую тайну, если иное не предусмотрено соответствующими нормативными документами.
Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.5. Работники филиала Банка обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Вновь принятые на работу специалисты в обязательном порядке знакомятся делопроизводственной службой с Инструкцией и установленными правилами работы с документами.
1.6. Перечень действующих нормативных документов, отменяемых с принятием настоящей Инструкции, приведен в Приложении 1.
1.7. Требования к оформлению документов изложены в “Порядке оформления служебных документов Инструкции по делопроизводству в филиалах Сбербанка России, часть II”.
2. СПИСОК ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ
2.1. В документе используются следующие термины и определения:
Автоматизация работы с документами - создание и внедрение специальных технологий по подготовке, регистрации, передаче документов, контролю исполнения поручений, справочной работе с использованием персональных компьютеров, автоматизированных рабочих мест, локальных сетей и систем электронной почты.
Архив – структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.
Банк – акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации (открытое акционерное общество); сокращенное наименование: Сбербанк России ОАО.
Бланк документа – форма, содержащая набор реквизитов, идентифицирующих исполнителя официального письменного документа.
Виза документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внутренние нормативные документы – документы, разработанные и изданные в Банке по определенной форме, устанавливающие нормы, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Внутренние структурные подразделения – операционные кассы вне кассового узла, обменные пункты и дополнительные офисы, осуществляющие банковские операции и сделки.
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводственная служба (служба делопроизводства) – структурное подразделение филиала Банка (административное управление (отдел), общий (организационный) отдел или сектор), обеспечивающее документирование и организацию работы с документами.
Делопроизводитель – работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении филиала Банка.
Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.
Документационное обеспечение (делопроизводство) – вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с официальными документами.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов и предложений либо информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения).
Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящего структурного подразделения или филиала Банка, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ внутренний – официальный документ, подготовленный в филиале Банка и не выходящий за его пределы.
Документ входящий (поступивший) - документ, поступивший в филиал Банка.
Документ исходящий (отправляемый) - документ, отправляемый из филиала Банка.
Документ служебный – официальный документ, используемый в текущей деятельности филиала Банка.
Доставка документов внеочередная - доставка, при которой передача материалов осуществляется в первоочередном порядке.
Доставка документов срочная – доставка, при которой передача материалов осуществляется в течение ограниченного (до определенного времени) периода рабочего дня.
Доставка документов маршрутная – доставка, при которой передача материалов осуществляется с определенной периодичностью по заранее определенным адресатам и установленному времени.
Заключение - документ, содержащий мнения, оценки, предложения, выводы подразделения, комиссии, должностного лица или специалиста по какому-либо вопросу (документу).
Заявление – документ, адресованный руководителю структурного подразделения или филиала Банка, содержащий изложение служебной или личной просьбы.
Информационная система – комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих делопроизводство.
Коллегиальные органы Банка, филиала Банка - Наблюдательный совет, Правление, Комитеты и Комиссии, созданные в Банке, Правление территориального банка, Совет отделения, Комитеты и Комиссии, созданные в тербанке и отделениях.
Контролер профессионального участника рынка ценных бумаг– ответственный сотрудник, который организует и обеспечивает проверку соответствия деятельности Банка, как профессионального участника рынка ценных бумаг, требованиям законодательства Российской Федерации о ценных бумагах и защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
Контролер Банка – заместитель Председателя Правления – директор Управления внутреннего контроля, ревизий и аудита, на которого возложены обязанности контролера профессионального участника рынка ценных бумаг Банка.
Контролер филиала Банка – руководитель подразделения службы внутреннего контроля филиала Банка, на которого возложены обязанности контролера профессионального участника рынка ценных бумаг филиала Банка.
Профессиональная деятельность на рынке ценных бумаг - виды деятельности, указанные в главе 2 Федерального закона “О рынке ценных бумаг” № 39-ФЗ, в том числе брокерская деятельность, дилерская деятельность, деятельность по управлению ценными бумагами, депозитарная деятельность.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов или резолюций, поручений к документам.
Контроль централизованный – контроль исполнения документов, осуществляемый делопроизводственной службой.
Контроль децентрализованный – контроль за исполнением документов, осуществляемый подразделением по указанию его руководителя.
Контрольная карточка - учетный документ, содержащий поручение руководства филиала Банка или вышестоящего органа, находящегося на централизованном контроле.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заведенных в филиале Банка, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
В рамках развития розничного бизнеса банк активно и целенаправленно развивает и укрепляет свои позиции на рынке услуг, предоставляемых населению. Особое внимание уделяется улучшению качества обслуживания, созданию максимальных удобств в обслуживании клиентов. Сбербанк является крупнейшим банком России по обслуживанию частных лиц. На счетах банка сосредоточено около 80 % всех денежных средств, размещенных гражданами в банках страны. Более широкого круга услуг населению не предоставляет ни один банк России.
Основные виды услуг для физических лиц:
1) размещение денежных средств во вклады;
2) размещение денежных средств в ценные бумаги;
3) расчетно-кассовое обслуживание;
4) операции с ценными бумагами;
6) покупка и продажа иностранной валюты;
7) предоставление в аренду индивидуальных сейфов для хранения ценностей;
8) выдача и обслуживание международных банковских карт Visa, Eurocard, собственных микропроцессорных карт Сбербанка России АС СБЕРКАРТ;
9) операции с золотыми мерными слитками и монетами из драгоценных металлов.
Новый вид операций Сбербанка - открытие валютных счетов гражданам. Для каждого вида валют открывается новый счет. Клиенты могут открыть валютные счета без предъявления документов, подтверждающих происхождение иностранной валюты. Валютные счета функционируют, как правило, в двух формах; до востребования и срочные. Режим валютных счетов предусматривает безналичные перечисления внутри страны и за границей в пользу как организаций, так и частных лиц, оказывающих услуги за иностранную валюту, и выдачу иностранной валюты по требованию клиента.
Для Сбербанка России не существует территориальных преград, он доступен для широкого круга клиентов даже в далекой глубинке. Однако в настоящее время происходит закрытие нерентабельных сельских филиалов, в результате чего жители отдаленных районов лишаются элементарных банковских услуг. Содержание в небольших населенных пунктах филиалов не только стало невыгодным, но и небезопасным. Решение проблемы было найдено в создании сберкассы на колесах. Это бронированный автомобиль, внутри которого находятся оборудованный по всем правилам безопасности клиентский зал и кассовый узел. Обслуживают такой банк два работника — водитель-инкассатор и контролер-кассир. Клиентам предоставляются те же виды услуг, что и в стандартном филиале банка:
1) принимаются все виды вкладов;
2) выдаются суммы пенсий, заработной платы и пособий;
3) осуществляется прием налоговых, коммунальных и иных платежей;
4) осуществляются переводы вкладов или наличных денег.
Передвижная операционная касса оснащена по последнему слову техники — оформление операций полностью автоматизировано. В кассе на колесах всегда есть свет и тепло, так как она оснащена автономным электропитанием, отоплением и вентиляцией. Если раньше иметь в каждом сельском филиале контрольно-кассовую машину для приема платежей не было возможности, то сегодня банк принимает все виды платежей. Для создания клиентам удобств передвижная касса должна работать в конкретном установленном месте, в строго определенное время (по графику).
Передвижная операционная касса — это значительная экономия средств на содержание филиалов, хотя сегодня такая касса стоит немалых денег. Однако развитие этой формы обслуживания является необходимостью и позволит Сбербанку продолжать и далее политику предоставления разнообразных банковских услуг широкому кругу населения России.
Банковские услуги классифицируются в зависимости от:
субъекта, для которого они предоставляются физическому или юридическому лицу;
оплаты за предоставление: могут быть платными и бесплатными;
движения материального продукта, с которым они связаны;
способа формирования банковских ресурсов: активные и пассивные операции;
специфики деятельности банка: специфические и неспецифические услуги.
1. Специфические операции можно подразделить на депозитные, кредитные и расчетные. (Самыми первыми в истории деятельности кредитных организаций стали валютные операции).
2. Предоставляется также ряд дополнительных операций - с ценными бумагами и металлами, которые банк выполняет по своему усмотрению.
3. Нетрадиционные банковские услуги включают:
посредничество, информационные, юридические, бухгалтерские, способствующие вступлению предприятия на биржу, и прочую деятельность, направленную на развитие предприятия;
гарантии и поручительство;
защиту интересов клиента в суде;
хранение ценного имущества в сейфе;
туристические, и прочие услуги.
Для физических лиц:
депозитные операции, подкрепленные гибкой политикой стимулирования вкладов;
кредитование различных видов (ипотечный, потребительский, товарный кредит);
обслуживание текущих счетов, позволяющее перечислять средства безналичным способом;
расчетно-кассовые операции, то есть, движение средств по поручению клиента с использованием банковских счетов;
предоставление карт и управление карточными счетами;
денежные переводы различных видов;
Для юридических лиц:
различные виды кредитования (пополнение оборотных средств, и т.п.);
обслуживание текущих счетов;
управление собственным счетом онлайн;
всевозможные пластиковые карты (зарплатные, премиальные, для открытия овердрафта сотрудниками);
инвестирование: привлечение инвесторов, финансирование прибыльных проектов;
факторинг - продукт для компаний, действующих с отсрочкой платежа;
лизинг: с его помощью покрывается стоимость купленного и сданного в эксплуатацию оборудования;
сопровождение импорта и экспорта - для минимизации рисков внешнеэкономической деятельности;
инкассация (включая сохранность и доставку средств компании).
выпуск платежных карт;
ведение корреспондентских счетов;
предоставление различных видов гарантий (тендерной, таможенной, платежа, погашения кредита, выполнения);
работа с векселями;
документарные операции (аккредитивы, инкассо, гарантии);
переводы для партнерских банков.
Банковский продукт, особенности и свойства
Особенности маркетинга в банковской сфере (или банковского маркетинга) обусловлены в первую очередь спецификой банковского товара (продукта и услуги) и их отличиями от других товаров и видов экономической деятельности. Вначале четко определим понятия «банковская операция», «банковская услуга» и «банковский продукт».
Банковский документ – это конкретный банковский документ или свидетельство, который производится банком для обслуживания клиента и проведения операции. Это может быть вексель, чек, любой сертификат (инвестиционный, депозитный, сберегательный), пластиковая карточка и т.д.
Банковская услугапредставляет собой разнообразные банковские операции по обслуживанию клиентов, совокупность этих операций и естьбанковская услуга. Любая услуга, в отличие от овеществленного товара, является процессом, в ходе которого происходит взаимодействие ее производителя и потребителя.
Предоставление банковской услуги предполагает выполнение определенной последовательности банковских операций. Эту последовательность, порядок совершения операций называютбанковской технологией
Банковский продукт и услугу в реальной действительности сложно вычленить, поскольку многие банковские операции (услуги) заканчиваются определенным документом. Однако в большинстве случаев банковская услуга носит первичный характер, а банковский продукт вторичный.
Можно рассматривать банковскую продукцию как совокупный продуктовый ряд банка.
В теории маркетинга, услуге присущи следующие специфические свойства, которые позволяют выделить услугу как особый класс товаров:
Представляют собой процесс или действие
- Производство и потребление услуги одновременны
- Неотделимы от субъектов (конкретных работников), оказывающих услугу
Специфические характеристики . присущие банковскому продукту (услуге):
• неосязаемость услуг, их абстрактный характер;
• непостоянство качества услуг и неотделимость услуг от квалификации людей, их представляющих;
Неосязаемость услуг означает невозможность материального их ощущения, увидеть и оценить их до момента получения результатов их предоставления. Отличие услуги от материальных товаров в том, что ее нельзя производить впрок и хранить, она может производиться только в момент ее востребования, эти два процесса неотделимы друг от друга. Главной характеристикой банковской услуги является ее эффективность, т.е. конкретная выгода и польза, получаемые потребителем от банковской услуги.
Непостоянство качества(индивидуализация)и неотделимость услуг от квалификации людей требует постоянного обучения персонала. Изменчивость исполнения услуги, зависимость от того, где, когда и кем она предоставлялась является неизбежным следствием совпадения во времени производства и востребования услуги.
Несохраняемость(сиюминутность) услуг предполагает наличие действующего механизма выравнивания спроса и предложения. Услуги, как правило не могут быть отложены до дальнейшей продажи и представления на длительный срок.
Банковский продукт имеет ряд отличительных особенностей:
Во-первых. оказание банковских услуг связано с использованием денег в различных формах (наличные, безналичные деньги и расчеты).
Во-вторых. нематериальные банковские услуги приобретают зримые черты посредством имущественных договорных отношений.
В-третьих, большинство банковских услуг имеет протяженность во времени: сделка, как правило, не ограничивается однократным актом, устанавливаются более или менее продолжительные связи клиента с банком. Отмеченные особенности банковского продукта оказывают влияние на маркетинг в банке.
B банковском продукте выделяют 3 уровня (по аналогии с товарами):
- основной продукт (услуга)
Первый уровень - основной продукт, или базовая номенклатура услуг: кредитование, расчетные (услуги по вложению капитала и расчетам), инвестиционные, операции с валютой и т. п
Второй уровень - реальный продукт или текущая номенклатура услуг. Она постоянно меняется и развивается, не затрагивая основных направлений деятельности банка. Например, консалтинг, бизнес-планирование, трастовые услуги и т. д. Целью реального продукта является побуждение клиента к приобретению наибольшего количества услуг, перевод случайного клиента в статус постоянного
Третий уровень - расширенный банковский продукт. Услуги этого уровня формируют доверительные и дружеские отношения с клиентом, оказание всесторонней помощи: обслуживание зарубежных связей, помощь в творческой идее в области финансов, менеджмента, использование связей и контактов, финансовых выгод, дружеские связи, наконец, личные советы банкира, неформальное общение. Банк может содействовать росту капитала предприятия-клиента, слиянию, участвовать в капитале.
Услуги второго и третьего уровня относительно условны, поэтому чаще встречается двухуровневая трактовка банковского продукта – ядро и периферии услуг.
Договор о материальной ответственности контролера
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно- правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
I. Общие положения1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности кассира-контролера банка ___________________________ (далее – «предприятие»).
1.2. Кассир-контролер банка относится к категории технических исполнителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность кассира-контролера банка должно иметь среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе по каждому виду расчетно-кассовых, валютно-обменных операций, операций с ценными бумагами, стаж работы в кредитной организации не менее _____ лет.
1.4. Назначение на должность кассира-контролера банка и освобождение от неё осуществляется на основании приказа ______________________________________________ по
(должность руководителя банка)
(руководителя структурного подразделения; иного должностного лица)
1.5. Кассир-контролер банка относится к Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85.
1.6. Подчиняется кассир-контролер банка непосредственно ____________________________.
(руководителю структурного подразделения; иному должностному лицу)
1.7. Кассиру-контролеру подчиняются ______________________________________________.
(наименование должностей специалистов банка, например, кассир валютной кассы и т.д.)
1.8. Если кассир-контролер банка отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.9. Для хранения наличных денег и других ценностей в течение рабочего дня кассир-контролер обеспечивается индивидуальными средствами хранения (металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа, специальными столами, имеющими индивидуальные секреты замков).
1.10. Кассир-контролер должен обладать, наряду с профессиональными знаниями, навыками и умениями, следующими моральными качествами: чувством ответственности, дисциплинированностью, аккуратностью, вниманием. При работе с клиентами банка кассир-контролер обязан быть вежливым и тактичным.
1.11. Кассир-контролер должен иметь навыки работы:
- со средствами механизации и автоматизации кассовых операций для определения подлинности ценных бумаг при выполнении операций по обработке денежной наличности, для определения подлинности банковских карт;
- с персональным компьютером;
- с информационно-справочными системами;
- со специализированными программами.
1.12. Кассиру-контролеру в процессе своей трудовой деятельности запрещается:
- передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам;
- выполнять работу, не входящую в круг его обязанностей, установленных Положением ЦБР от 09.10.2002 года N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ" и закрепленных настоящей должностной инструкцией;
- хранить свои деньги и другие ценности вместе с деньгами и ценностями банка.
1.13. Кассир-контролер банка руководствуется в своей трудовой деятельности:
- нормативными документами,регулирующими банковскую деятельность в РФ, в том числе:
Гражданским Кодексом РФ;
ФЗ от 10.07.2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России),
Положением ЦБР от 09.10.2002 года N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ",
Положением ЦБР от 03.10.2002 года N 2-П "О безналичных расчетах",
Положением ЦБР от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ",
Положением ЦБР от 5.12.2002 года N 205-П "Правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации";
- другими нормативно-правовыми актами, инструкциями и методическими рекомендациями, касающимися деятельности кредитных организаций.
1.14. Кассир-контролер банка должен знать:
- правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств,ценных бумаг и иных ценностей;
- формы банковских, в том числе кассовых документов;
- порядок оформления приходных и расходных документов;
- порядок ведения кассового журнала;
- порядок составления кассовой отчетности;
- правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда;
- правила и нормы техники безопасности и противопожарной защиты;
- основы организации труда;
- основы законодательства о труде.