Заполнение карточки Т-2: образец

December 24, 2016

В круг обязанностей работника отдела кадров входит заполнение карточки Т-2. Образец бланка и правильное внесение в него необходимой информации являются обязательными условиями для правильного ведения учета.

Прием на работу сотрудников, как правило, сопровождается составлением определенного пакета документов. Это нужно для наиболее полного и всестороннего учета кадров. Заполнение карточки Т-2 (образец можно увидеть ниже) производится сразу после подписания руководителем предприятия приказа о приеме на работу данного сотрудника.

Лучше это делать безотлагательно, чтобы в нужное время в наличии была вся необходимая информация. Заполнение карточки Т-2 (образец есть в статье) обязательно для всех вновь прибывших работников, независимо от должности, профессии и категории. За достоверность вносимой информации отвечает работник отдела кадров, который непосредственно осуществляет процесс оформления. Все данные должны быть взяты только из достоверных источников и подтверждены документально. При заполнении соответствующих разделов желательно не допускать ошибок, чтобы впоследствии не было необходимости производить какие-либо исправления или корректировки.

Заполнение карточки Т-2, образец которой приведен в статье, производится на основании обязательного пакета документов, который новый сотрудник представляет при приеме на работу. Вносить соответствующие записи кадровик может только в том случае, если в наличии имеется:

• паспорт (или любой другой документ, способный удостоверить личность человека);
• военный билет (только для мужчин);
• трудовая книжка;
• документ, свидетельствующий об окончании учебного заведения;
• иные документы, подтверждающие наличие квалификации либо специальных знаний;
• свидетельство о государственном пенсионном страховании.

Помимо этого, для оформления понадобится:

• автобиография;
• приказ (о приеме на работу);
• договор (трудовой).

Учитывая внутренний регламент и специфику работы компании, работодатель имеет право запросить у гражданина иные документы. Это может быть медицинская справка либо информация о наличии (или отсутствии) судимости. В любом случае необходимость предоставления запрашиваемых сведений должна быть подтверждена законами, указами или постановлениями соответствующих органов правительства России.

В настоящее время на территории нашей страны применяется личная карточка Т-2, форма которой утверждена постановлением №1 Госкомстата России от 5 января 2004 года.

Этот бланк содержит в себе десять обязательных разделов, в которых максимально полно отражена вся информация о работнике:

1. Общие сведения.
2. Данные о воинском учете.
3. Информация о приеме на работу и всевозможных переводах.
4. Данные об аттестации.
5. Сведения о повышении квалификации.
6. Информация о полученных за время работы наградах и поощрениях.
7. Данные об отпусках.
8. Социальные льготы, предоставляемые сотруднику.
9. Дополнительные сведения.

Благодаря всей этой информации, личная карточка Т-2 является идеальным средством учета. В ней есть все, что необходимо знать о сотруднике. Причем в каждый из разделов этого документа постоянно вносятся необходимые дополнения. Таким образом, в нужный момент руководство предприятия, не поднимая личное дело, имеет возможность получить о работнике любую нужную информацию.

Т-2 - личная карточка работника, в которую все сведения о нем заносятся в определенном порядке. После заполнения исходных данных, которые размещаются в первых двух разделах, работник кадровой службы должен своей личной подписью подтвердить их достоверность. То же самое обязан сделать и принятый на работу сотрудник.

Кадровик, в свою очередь, должен следить за наличием необходимых подписей. В противном случае его невнимательность может быть расценена как грубое нарушение законодательства. За это нерадивому сотруднику придется отвечать не только перед руководством предприятия. Подобные действия падают под статью 5.27 Кодекса об административных правонарушениях России и грозят виновнику денежным штрафом. Кроме того, необходимо помнить, что Т-2 (личная карточка работника) – это документ, который дублирует сведения о работнике, вносимые в трудовую книжку. А на основании пункта 12 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 года гражданин должен лично ознакомиться с этой информацией. Подтверждением данного факта будет его подпись в карточке.

Особого внимания заслуживает внесение изменений в карточку Т-2. Здесь работник отдела кадров должен быть предельно внимательным.

Для внесения законных изменений (смена фамилии или места жительства) существует определенная методика, состоящая из трех шагов:

1. Сначала работник отдела кадров должен затребовать оригинал документа, на основании которого ему придется вносить корректировку, сделать его ксерокопию и вложить ее в личное дело.
2. Зачеркнуть одной линией первоначальную информацию и записать новую.
3. Рядом ему необходимо написать фразу «Исправленному верить», затем указать свою должность, а также поставить личную подпись с полной ее расшифровкой.

Если речь идет об ошибке, то здесь действия виновника ограничиваются только внесением достоверной информации. Неверные данные при этом нужно просто зачеркнуть. Желательно, чтобы подобных ситуаций возникало как можно меньше, так как многократные ошибки органы контроля расценивают как злостное нарушение. Наказание за такой проступок будет уже более суровым.

Для упрощения своей работы сотрудник отдела кадров ведет картотеку. С ее помощью он может в любое время найти нужную информацию о каждом из тех, кто трудится на данном предприятии. Для этого ему необходимо сначала заполнить бланк карточки Т-2. С развитием техники на многих предприятиях ответственные сотрудники предпочитают вести электронный учет. Это дает возможность значительно облегчить момент поиска.

Подобные действия не считаются нарушением. Каждый волен поступать так, как ему хочется. Правда, помимо электронной базы данных кадровику придется составлять еще и обычный документ, переводя информацию на бумажный носитель. Такое требование вполне справедливо, если учесть необходимость наличия подписи самого работника. Поставить ее в компьютере он не сможет. Именно поэтому бумажный вариант документа также должен присутствовать. Помимо этого, не стоит забывать, что подобная информация должна храниться на предприятии 75 лет. С электронными носителями поиск необходимых данных постоянно будет вызывать определенные сложности.

Любой кадровый работник знает, как заполнять личную карточку Т-2. В принципе, работа это несложная. Надо только четко перенести на бланк информацию из соответствующего источника.

При составлении такого документа нужно помнить некоторые важные моменты:

1. Если работник совмещает разные профессии, занимая сразу две должности, то на него необходимо завести 2 карточки.
2. В некоторых случаях возникает необходимость использования сокращений. Делать это не запрещено. Нужно только придерживаться общепринятых требований.
3. В разделе Y при обучении сотрудника за счет средств работодателя этот факт обязательно нужно указать. Такая информация впоследствии может служить основание для требования возврата денежных средств, потраченных предприятием.
4. Ни в коем случае нельзя позволять сотруднику самостоятельное заполнение карточки. Исключением может быть только случай, когда это делает принятый на работу кадровик.

В остальном процесс заполнения карточки является обычной механической операцией. При правильном подходе к делу он не должен вызывать никаких осложнений.

15 подсказок к вопросам, которые могут возникнуть у вас во время заполнения личной карточки работника

Большинство сотрудников бухгалтерии наравне со своими прямыми обязанностями ведут еще и кадровое делопроизводство компании. Вместе с тем, бухгалтеру нужно оформить все документы также правильно, как это бы сделал опытный кадровик.

Общие вопросы по оформлению личной карточки работника

Прежде чем перейти к основным вопросам, которые интересуют кадровиков и бухгалтеров при заполнении формы № Т-2 «Личная карточка работника», напомним, что форма № Т-2 и Указания по ее заполнению (далее — Указания по заполнению личной карточки) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Вопрос № 1. Личная карточка работника: унифицированная форма или самостоятельно разработанная?

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» коммерческие организации с 1 января 2013 года вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

При этом обязательными к применению согласно письмуМинфина России от № ПЗ-10/2012 остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, формы кассовых документов).

Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа. Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

Совершенно видоизменять этот документ нет необходимости. Тем более что в некоторых нормативных документах содержится требование об использовании именно унифицированной формы № Т-2, например:

- в пункте 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В нем говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, вносимая в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики;

- пункте 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008. Согласно данной норме организации ведут воинский учет призывников и военнообязанных запаса по личным карточкам работников (форма № Т-2) в разделе II «Сведения о воинском учете».

Полагаем, что целесообразнее всего взять за основу унифицированную форму, немного доработать ее, устранив недостатки: убрать лишние строки и добавить недостающие.

Вопрос № 2.С какого момента нужно вести личную карточку работника

Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.

Вопрос № 3.Какие документы и сведения необходимы для заполнения личной карточки работника

Личная карточка заполняется на основании:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 или форме, самостоятельно разработанной работодателем; - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
- сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предьявления дополнительных документов.

Вопрос № 4.Сколько нужно хранить личные карточки работников

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

Вопрос № 5.Можно ли вести личную карточку в электронном виде

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ — электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления под роспись, использование формы № Т-2 на бумажном носителе неизбежно.

Вопрос № 6.Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения, внесенные в личную карточку

Указания по заполнению личной карточки, а равно иные нормативные правовые акты не предусматривают правовых последствий отказа работника в проставлении личной подписи в разделах III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки. Следовательно, правила, как оформлять такой отказ, нормативно не установлены.

В этой ситуации возможны следующие варианты действий:

- нужно внести в личную карточку отметку о том, что работник отказывается от проставления подписи;
- составить акт (форма акта не установлена, следовательно, он может быть составлен в свободной форме) об отказе работника от проставления подписи;
- одновременно внести в личную карточку указанную запись и составить акт об отказе работника от проставления подписи.

Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Пример 1 У сотрудницы изменилась фамилия: была Макарова, стала Фролова. Как внести исправления в личную карточку работницы?

Решение При изменении работником фамилии прежняя фамилия в пункте 1 раздела «Общие сведения» зачеркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия.

Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Данную запись работник, ответственный за ведение формы № Т-2, заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений. Документ, на основании которого внесены сведения, во избежание претензий проверяющих органов (трудовой инспекции) лучше указать в разделе «Дополнительные сведения».
Формулировка может быть следующей: «Фамилия Макарова изменена на фамилию Фролова на основании свидетельства о заключении брака серии VII-АИ № 456789, выданного Чкаловским отделом ЗАГС г. Екатеринбурга от 17.05.2013». Новую запись ответственный за ведение кадрового делопроизводства также заверяет своей подписью с указанием даты её внесения.
В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в пункт 11 раздела «Общие сведения», в котором указаны данные паспорта работника.

Вопрос № 8. Как быть, если строк для внесения записей недостаточно

В этом случае разрешается включить в форму № Т-2 дополнительные строки. Согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Пример 2 Работник владеет тремя иностранными языками, а в форме № Т-2 для внесения информации об этом предусмотрено только две строки. Как внести сведения о владении третьим языком?

Решение В такой ситуации компания вправе добавить в пункт 5 «Знание иностранного языка» дополнительную строку к имеющимся в форме № Т-2 двум строкам.

Нюансы заполнения личной карточки работника

В стандартных ситуациях заполнение личной карточки работника вопросов не вызывает. Рассмотрим некоторые случаи, которые Указаниями по заполнению личной карточки не регулируются.

Вопрос № 9. Cведения об образовании: как заполнить код ОКСО

Сведения об образовании нужно вносить в пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения». При этом необходимо указать код по ОКСО, соответствующий специальности работника, выбрав его из Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (документ утвержден постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст).
Но в некоторых случаях этот код не заполняется.

Пример 3 При приеме на работу сотрудник предъявил диплом о высшем образовании по специальности, которой нет в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. Какой код по ОКСО нужно указывать в личной карточке работника?

Решение Такая ситуация возможна, когда подготовка специалистов по данной специальности была прекращена до утверждения указанного классификатора. В этом случае графу для указания кода по ОКСО можно оставить незаполненной.

Вопрос № 10. Как рассчитать стаж работы

Чтобы заполнить пункт 8 «Стаж работы (по состоянию на «__» ________20__ г.)» раздела «Общие сведения», понадобится рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.

Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для подсчета стажа может быть использован порядок, установленный в пункте 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В соответствии с этим порядком продолжительность общего трудового стажа определяется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к общему трудовому стажу по каждому случаю увольнения, добавить еще один день. Если сотрудник устроился на работу впервые, вместо стажа работы в пункте 8 личной карточки проставляются нули.

Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам это правило не применяется.

Пример 4 У работника ООО «Липень» в трудовой книжке имеются следующие записи по состоянию на 23.07.2013:
— с 12.04.1999 по 31.07.2001 — работа в ЗАО «Березень»;
— с 01.08.2001 по 27.12.2004 — работа у ИП Зарев А.П.;
— с 11.01.2005 по 31.08.2009 — работа в ООО «Цветень»;
— с 01.09.2009 по 14.11.2011 — работа в ЗАО «Кресень»;
— с 21.11.2011 по настоящее время — работа в ООО «Липень».
Рассчитаем общий трудовой стаж работника по состоянию на 23.07.2013.

Решение Сначала суммируем даты конца периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 126.45.10038 (23.07.2013 + 14.11.2011 + 31.08.2009 + 27.12.2004 + 31.07.2001).
Затем суммируем даты начала периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 46.33.10025 (21.11.2011 + 01.09.2009 + 11.01.2005 + 01.08.2001 + 12.04.1999).
А теперь найдем разницу полученных сумм.
Она равна 80.12.13 (126.45.10038 – 46.33.10025), или 14 лет 2 месяца 20 дней. Прибавим 4 дня.
Получится, что по состоянию на 23.07.2013 общий трудовой стаж работника равен 14 годам 2 месяцам 24 дням.

Вопрос № 11. Сведения о составе семьи: нужно ли получать согласие родственников работника на внесение персональных данных в его личную карточку

Пункт 10 «Состав семьи» раздела «Общие сведения» заполняется на основании паспорта сотрудника и иных документов, а также сведений, которые он сообщил.

В графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.

При этом работодателю не нужно получать согласие близких родственников работника на обработку персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2 «Личная карточка работника».

Такие разъяснения Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве, опубликованы на сайте http://www.rsoc.ru.

Вопрос № 12. В какой раздел внести сведения о работе по совместительству

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов:
- в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»;
- раздел X «Дополнительные сведения».

Вопрос № 13. Работник повышал квалификацию у предыдущих работодателей: как внести информацию об этом в его личную карточку

В Указаниях по заполнению личной карточки этот вопрос не рассмотрен. На практике в раздел V «Повышение квалификации» обычно вносят сведения о повышении квалификации только во время работы сотрудника в данной организации.

Вопрос № 14. У работника есть поощрения: как внести сведения о них в его личную карточку

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почетные звания заслуживают внесения в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника. Логично предположить, что вносить нужно те же, что внесены в трудовую книжку работника, а именно:

- сведения о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
- других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Вопрос № 15. Сведения об отпусках: как правильно отразить

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых сотруднику в период работы в организации, в том числе и отпусков без сохранения заработной платы.

Отпуск за свой счет. При заполнении сведений об отпуске без сохранения заработной платы не всегда возможно указать период, за который предоставляется такой отпуск (при рождении ребенка, регистрации брака и других случаях, перечисленных в абзаце 6 части 2 статьи 128 ТК РФ). В такой ситуации некоторые специалисты в графах 2 и 3 раздела VIII проставляют прочерки. Но это неправильно.

Поскольку из расчетного периода для предоставления отпуска исключаются отпуска свыше 14 календарных дней в году без сохранения содержания, то просто необходимо указывать, за какой рабочий год эти отпуска предоставлялись.

Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения. В разделе VIII «Отпуск» также указываются сведения об отпуске, который работодатель предоставляет работнику для лечения в соответствии с подпунктом 10 пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Напомним, что данной нормой предусмотрено предоставление оплачиваемого отпуска для санаторно-курортного лечения (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

Если все строки заполнены. Для учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.

Если все они заполнены и для новых записей в данном разделе нет места, заводить новую личную карточку не нужно. Достаточно вложить в нее дополнительный лист со строками и графами, аналогичными строкам и графам раздела VIII «Отпуска».

На вкладыше указать его номер, когда он заведен и кем: «Вкладной лист в личную карточку работника № 1. Заведен бухгалтером Саяпиной О.П.», напротив записи поставить подпись и дату.

23 Декабря 2016

С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.

22 Декабря 2016

Имея в резерве банковские счета, которые долго не используются ("спящие" банковские счета), компания может столкнуться с проблемами в случае начала их использования. Если списания по банковскому счету носят нерегулярный характер, уплата налогов со счета не осуществляется, движений по счету не было, а затем операций сразу стало много, банк вправе заблокировать "Клиент-банк" компании.

Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.

Госдумой РФ в третьем чтении 9 декабря 2016 года принят бюджет Пенсионного фонда России на период с 2017 по 2019 годы. Согласно принятому документу в новом году предусмотрен рост пенсионных выплат согласно законодательным актам о пенсионном обеспечении. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ПФР.

21 Декабря 2016

Сколько стоит лицензия на розничную продажу алкогольной продукции? Каким образом должен быть организован учет госпошлины, уплачиваемой предприятиями общепита за предоставление лицензии на осуществление розничной продажи алкоголя (продление срока ее действия)? Меняется ли порядок учета госпошлины, если в предоставлении лицензии отказано?