Правила ведения и хранения личных дел - Дипломная работа

1.1 Понятие и состав личного дела

1.2 Процедура ведения личного дела

Глава 2. Формирование и хранение личных дел

2.1 Формирование личного дела

2.2 Технологическая цепочка формирования

2.3 Хранение личных дел

Глава 3. Обработка личного дела для последующего хранения

3.1 Оформление обложки личного дела

3.2 Подготовка личных дел к передаче в архив

В каждой организации есть свой архив, в котором хранятся ценные документы данной организации.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком Личные дела с указанием сроков хранения.

Актуальность настоящей работы является возможность дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике.

Целью данной курсовой работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.

охарактеризовать понятие личное дело;

определить правила составления и оформления личного дела;

изучить ведение и хранение личных дел.

Глава 1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

.1 Понятия и состав личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

внутренняя опись документов дела;

анкета или личный листок по учету кадров;

дополнение к личному листку по учету кадров;

копия документа об образовании, копия трудового договора;

копия приказа о приеме на работу;

копии приказов о переводе;

документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

представления к переводам;

копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы Для служебного пользования, регистрируются в Книге (журнале) учета личных дел, предусматривающей следующие графы:

порядковый номер дела;

фамилия, имя, отчество работника;

дата постановки дела

Личные дела работников: комментарий к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников Подготовка личных дел работников к п

Личные дела работников: комментарий к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
Подготовка личных дел работников к передаче в архив организации

Согласно п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция), личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству), а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее– Основные правила работы архивов организаций). В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче на архивное хранение подлежат все дела, образовавшиеся в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст. 498 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров Республики Беларусь 15 августа 1988 г. (далее– Перечень 1988 г.), установлен 75-летний срок хранения. Согласно ст. 498а Перечня 1988 г. для личных дел членов высших органов государственной власти и управления, лиц, имеющих высшие степени отличия и почетные звания, руководителей организаций республиканского значения, лиц, имеющих ученые степени и звания, установлен срок хранения «постоянно».

Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п. 23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.

Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим указанные вопросы, относятся Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Согласно требованиям нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами отдела кадров организации (специалистом по кадрам).

Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2004г. должны быть оформлены в течение 2005 г.

^ Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

описание дела на обложке.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Дела, объем которых превышает 250 листов, разбиваются на тома. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

^ Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами и т.п.

Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется параллельно с ведением дела в делопроизводстве. При подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с п. 5.1.21 Основных правил работы архивов организаций в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно от листов дела. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником отдела кадров, оформившим дело к передаче в архив.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством, приведен в приложении 1.

В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается.

Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 2, образец заполнения листа-заверителя личного дела – в приложении 3.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами 14 и 15 был пропущен лист, то он нумеруется как лист 14а. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.

Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, т.к. на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела. Названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялись в течение делопроизводственного года, или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), например, при реорганизации или ликвидации организации (структурного подразделения), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки. Например:
(Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь) (Госкомархив)
Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)
Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»
Отдел кадров
В данном примере старое название вышестоящей организации (Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь) заключено в скобки, а новое название: Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь – дописано ниже.

После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела. которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты приказов о приеме и увольнении работников (даты их подписания). Точная календарная дата оформляется цифровым способом.

Окончено: 16.08.2004
Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела.

Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела. который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня 1988 г.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела. который включает в себя:

номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов; присваивается соответствующим архивом);

номер дела по описи. Например: Ф. 32. Оп. 2-лс. Д. 420.
Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Образец оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 4.

^ Составление описей дел

по личному составу и описей

личных дел в отделе кадров

Согласно п. 23 Инструкции передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой отделом кадров.

Опись дел – это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи:

на документы постоянного срока хранения;

на документы временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу.

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки формы Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу. т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например. из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки и др. из дел бухгалтерии – лицевые счета (ведомости на выдачу заработной платы), из дел канцелярии – приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из дел службы охраны труда?– документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы отдела кадров. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел отдела кадров.

Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу отдела кадров, являются:

приказы (распоряжения) по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов);

личные дела уволенных работников (при условии, что на них не составляется отдельная опись);

личные карточки уволенных работников (форма Т-2);

список (штатно-списочный состав) работников организаций;

протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел отдела кадров должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2004 г. опись должна быть составлена в 2005 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел отдела кадров несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи отделу кадров должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел отдела кадров.

^ Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета дела;

правильность нумерации листов дела;

наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

правильность оформления обложки дела. Нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел отдела кадров и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем отдела кадров и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив. После завершения проверки отдел кадров приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций. Форма описи дел структурного подразделения, в том числе по личному составу отдела кадров, приведена в приложении 5.

^ При составлении описи дел отдела кадров соблюдаются следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). ^ Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

^ Индекс дела (графа 2) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. Поэтому при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.

^ Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами То же с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номера тома, части, буква алфавита и др.). Например. если дело с приказами директора предприятия о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

Приказы № 1–115 директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т. 1.

То же. С № 116 по № 231. Т. 2.

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т. 1.

То же. С буквы «Л» по букву «Ш». Т. 2.

Необходимо обратить внимание, что использование слов То же не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел отдела кадров:

приказы (распоряжения) по личному составу;

список (штатно-списочный состав) работников;

личные карточки уволенных работников;

личные дела уволенных работников;

протоколы аттестационных, квалификационных комиссий;

невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

документы расследований несчастных случаев.

При этом согласно п. 23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий, независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу отдела кадров указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

^ Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух типовых перечней документов. Наряду с Перечнем 1988 г. применяется Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.

Образец оформления описи дел по личному составу отдела кадров, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 6.

Как было указано, опись дел по личному составу отдела кадров должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2–3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы, прежде всего, по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более лет.

Образец оформления описи дел по личному составу отдела кадров, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 7.

Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу отдела кадров включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу, имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения, но и документы постоянного срока хранения, например,Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами, Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, в соответствии с п. 23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу отдела кадров с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных работников. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.

Образец оформления описи личных дел уволенных работников приведен в приложении 8.Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

^ Индекс описи дел по личному составу отдела кадров состоит из номера, присвоенного отделу кадров согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись (л/с– личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись. Например: № 3 л/с?– 2004, где 3 – номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел, л/с– обозначение категории дел, 2004– год, в котором были заведены дела, включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). Например:В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29.

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.) и утверждается руководителем отдела кадров.

Если в отделе кадров действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, они создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в отделе кадров), опись до ее утверждения руководителем отдела кадров согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию отдела кадров не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу отдела кадров составляется в двух экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в отделе кадров. Если отдел кадров имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи. Он прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел. на обложках дел, внесенных в опись отдела кадров, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, т.к. в дальнейшем при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в том числе и описи дел по личному составу отдела кадров, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела отдела кадров принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этого отдела. На всех экземплярах описи дел отдела кадров напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником отдела кадров, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только отдела кадров, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.)2.
^ Образец оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством

Название и заголовок документа

_______________________Итого 28 (двадцать восемь) документов.
Количество листов внутренней описи – 3 (три).
Начальник отдела кадров Подпись А.П.Свито 07.03.20051
Приложение 2

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________________(цифрами и прописью)_______________________________________________________ лист (ов),в том числе: литерные листы2 ___________________________;
пропущенные номера _______________________________
+ листов внутренней описи ________________________________.Особенности физического состоянияи формирования дела

__Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 3
Образец заполнения листа-заверителя личного дела

^ ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ЛИЧНОГО ДЕЛА № 115
ЯНУШЕВИЧ Иосиф Павлович
В деле подшито и пронумеровано 42 (сорок два) листа + 3 (три) листа внутренней описи.
Начальник отдела кадров Подпись А.П.Свито 07.03.2005

Приложение 4

Образец оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив___________

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)
Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (БелНИЦЭД)
Отдел кадров
Личное дело № 115
Янушевич Иосиф Павлович
Начато: 29.03.1999
Окончено: 16.08.2004
На 42 листах
Хранить 75 лет
Ф. ____________
Оп. ____________
Д. ___________

Приложение 5

Форма описи дел по личному составу отдела кадров
_______________ (наименование организации)
_____________(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись №
__________________
(название раздела)

Индекс дела(тома, части)

В данную опись внесено _________________________________(цифрами и прописью)
дел с № __________ по № _______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО3
Наименование Протокол ЭК структурного
должности руководителя подразделения
службы ДОУ ______ №
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ___________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата
Принял ___________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование
должности работника
архива Подпись Расшифровка подписи
Дата


А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно-правовой,

кадровой работы и международных связей

Комитета по архивам и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

Министров республики беларусь
Об утверждении инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

При совете министров республики беларусь
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

И хранения личных дел работников инструкция
Постановление комитета по архивам и делопроизводству при совете министров республики беларусь от 26 марта 2004 г. №2

Ильяшевич оксана анатольевна цель: соискание вакансии юриста, помощника юриста Сведения о себе
Обязанности: сопровождение хозяйственной деятельности предприятия, составление договоров, разработка локальных нормативных актов.

Типичные нарушения нанимателей при ведении трудовых книжек
«О трудовых книжках работников», Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда рб.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29. 02. 2008 n 308
Следственного комитета, Государственного комитета судебных экспертиз, органов внутренних дел, прокурорских работников, работников.

Порядок приема документов на хранение, полное оформление дел
Постановлением Министерством юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 года №140. При передаче в архив дела должны быть полностью.

Инструкция о порядке организации повышения квалификации и переподготовки.
Об утверждении Инструкции о порядке организации повышения квалификации и переподготовки работников системы здравоохранения

П/п Наименование государственного органа
Составление номенклатуры дел, подготовка документов для сдачи в государственный архив, составление описей дел. Подготовка отчетов.