Прием на работу

Составляем текст трудового договора.

Напоминаю, что общепринятой типовой или унифицированной формы трудового договора нет. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему составляются в письменном виде по форме, разработанной самим работодателем. Подготавливается трудовой договор (или соглашение) всегда в двух экземплярах, каждый из которых является первым, т.е. оба экземпляра — оригиналы.

Обратите внимание, что в трудовом договоре обязательно должны содержаться сведения и условия, указанные в статье 57 ТК РФ. Подробно этот вопрос мы рассматривали здесь и здесь .

Если Вы решили включить в текст трудового договора дополнительные условия, помните, они не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством, коллективным договором, ЛНА работодателя. О том, как сделать договор своим помощником, читайте здесь.

Подписываем трудовой договор

Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений. Реквизит «Подпись» состоит из:

• наименования должности (у работника отсутствует),
• личной подписи,
• расшифровки личной подписи,
• даты подписания.

Регистрируем трудовой договор

Подписанный работником и работодателем трудовой договор регистрируется в Журнале (или Книге) регистрации трудовых договоров. В специализированных бланочных магазинах продаются уже готовые журналы регистрации, изготовленные в типографиях. А можно сделать такой журнал самостоятельно. Нормативно закрепленной формы регистрации договоров нет. Можно рекомендовать следующие графы регистрационного журнала (книги):

• дата регистрации,
• регистрационный номер,
• структурное подразделение (если есть),
• должность (профессия),
• дата приема на работу,
• вид работы (основная, по совместительству),
• подпись работника о получении трудового договора,
• примечания.

Используя эту форму, можно регистрировать и трудовые договоры, и дополнительные соглашения к ТД. В последнем случае в графе «Примечания» напротив соответствующего трудового договора делается отметка о наличии изменения к трудовому договору.

Каждый год заводить журналы (книги) регистрации трудовых договоров (и вообще любых документов) не нужно. Регистрационная форма используется до полного заполнения. На обложке ставится дата начала заполнения формы, а впоследствии — дата окончания.

Действующее законодательство не регламентирует процедуру регистрации трудовых договоров. На практике наиболее удобной признается система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера и маркера года заключения. Возможны такие варианты: № 34/2013, 67-2013, 15/13

Нумерация договоров может вестись двумя способами.

1. Нумерация начинается с началом календарного года и оканчивается с его окончанием. Этот способ признается более удобным.
2. Нумерация сквозная, т.е продолжается с наступлением нового учетного года. Этот способ удобен для маленьких компаний.

Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года.

Номер каждого дополнительного соглашения к ТД также удобнее компоновать из двух частей: номера трудового договора и порядкового номера изменения к трудовому договору; например: № 34-2013/1, 34-2013/2 и т. д.

При подготовке каждого нового дополнительного соглашения должна быть ссылка на основной трудовой договор (показана его дата и номер), например: Дополнительное соглашение от 18.05.2013 № 34-2013/1 к трудовому договору от 14.01.2009 № 34-2013.

Передаем экземпляр трудового договора работнику

В соответствии со статьей 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя.

Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами трудового договора и его регистрации сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр трудового договора, расписался и проставил дату получения экземпляра договора.

Нежелательно употреблять такие лексические обороты, как: «Свой экземпляр договора получил», «Мой экземпляр договора мне передан». Правильнее сформулировать так: «Экземпляр трудового договора получен», «Трудовой договор мной получен».

Направляем экземпляр трудового договора в дело

Экземпляр трудового договора работодателя оформляется для хранения в отдельное дело (папку). Если ведутся личные дела, то договор подшивается в личное дело работника.

Авторскую книгу «12 секретов, как сделать трудовой договор своим помощником» можно заказать здесь. В ней вы найдете не только образцы формулировок всех условий договора, но и узнаете, как с помощью договора сэкономить на расходах и эффективнее управлять работниками.

Аня, спасибо Вам огромное за поддержку! Хотелось бы еще про должностные инструкции прочитать статью))).
Сейчас хотела уточнить, если на одной должности работают несколько человек, мы делаем один общий текст ДИ и распечатываем на каждого сотрудника в 2-х экземплярах (нам и ему). Верно? у нас ИП, отдела кадров нет.

Статья о должностных инструкциях была здесь .
Должностные инструкции составляются по типу локального акта. То есть, ДИ нужно утвердить и знакомить с ней работников под роспись (лист ознакомления или прямо в инструкции ниже текста).
Распечатывать ДИ для каждого работника ТК РФ не требует, но иногда полезно экземпляр работнику выдавать, чтобы не забывал свои обязанности.
Если работники занимают одну и ту же должность, у них одинаковые обязанности, составляется общая инструкция для должности.

Аня, вот уточнить хотела. Прежде чем перевести, я должна уведомить работника письменно за 2 месяца? И перед уведомлением изменить штатное расписание? Правильно?

Если должности, на которую переводится работник, нет в ШР, то вносить изменения в ШР нужно.
Но, кажется, мы говорим с Вами про разные процедуры. Вы спросили о переводе. Для перевода нужно согласие работника.
Он пишет заявление, потом доп. соглашение и т.д.

А если Вы совсем убираете должность сборщика мебели, то получается совсем другая процедура — сокращение. Тогда за 2 месяца уведомление (как одно из многочисленных действий при сокращении), предложение другой работы, при согласии работника — перевод.

Хорошо. Еще раз спасибо. Я не уточнила первый раз. Есть сборщики мебели, теперь хотим их назвать консультантами, но мебель они будут собирать в магазине тоже… Т.е. 1- меняем штатное расписание (+приказ об изменении). 2- уведомляем работника, что в связи с прекращением дан.должности им предлагается другая /консультант/ с такими-то условиями. Либо они соглашаются, либо нет. 3 -они согласны и мы издаем приказ о переводе (можно 2-х чел указать в одном приказе), затем доп.соглашение к труд.договору и запись в труд.книжку. Так ведь? А в трудовой книжке надо указать. что переведен в связи с сокращением должности или просто переведен на должность…?
И еще. Аня, при сокращении дан. должности мы в нашем случае компенсации никакие не выплачиваем и отпуск у нас расчитывается исходя из даты первоначального принятия на работу. так? Спасибочки Вам огромное)))

Анна, наша дискуссия совсем не по теме статьи. Пришлите свой вопрос мне на почту.
Последовательность действий неверна, и, кроме того, есть другой вариант действий в вашей ситуации.