Категория: Инструкции
После прихода новой команды Минкомсвязи во главе в Н. Никифоровым в мае прошлого года на российском рынке электронного документооборота все заметнее становится активное продвижение облачной системы электронного документооборота (СЭД) «Практика» разработки казанской компании «Системы документооборота». Особенно это касается органов федеральной и региональной власти, в которых выбор системы документооборота зачастую проходит под давлением руководства и без учета их потребностей.
Облачная СЭД «Практика» представляет собой сервис для автоматизации делопроизводства. На сегодняшний день система предлагается как для государственных организаций, так и для бизнеса. Система является «облачной», то есть эксплуатировать ее можно без предварительной установки какого-либо специального программного обеспечения на ПК пользователей. Все электронные документы организации хранятся на специализированных серверах провайдера. Пользователь может получить доступ к документам в любой момент, с любого компьютера, независимо от своего местонахождения и участвовать в рабочем процессе даже при отсутствии на своем рабочем месте. Разработчиками заявляется, что СЭД «Практика» сегодня способна выполнять все стандартные операции с электронными документами: создание, регистрацию, рассмотрение, редактирование, согласование, электронную подпись, выдачу поручений по документам. Также она имеет возможность работы с мобильных устройств.
Создана СЭД «Практика» была в 2005-2006 гг. компанией «Системы документооборота» - резидентом казанского парка в сфере высоких технологий «ИТ-парк». Изначально система создавалась для государственных и муниципальных учреждений Татарстана, именно на ее основе в итоге была создана Единая межведомственная система электронного документооборота республики. За основу создания «Практики» была принята система «Электронный Татарстан», которая неожиданно заменила давно и успешно эксплуатируемую СЭД CompanyMedia разработки «ИнтерТраст» в Кабинете Министров Татарстана в 2005 году (победа в том конкурсе на замещение СЭД была отдана молодому и малоизвестному тогда программисту Николаю Никифорову, занимавшему должность советника премьер-министра Татарстана). Таким образом, решения о выборе системы документооборота среди государственных структур республики стали приниматься без анализа конкурентных предложений, сравнения функционала, рентабельности и прочих характеристик СЭД. В регионе стали преобладать административные способы продвижения СЭД «Практика», которая за последние несколько лет была «сверху» внедрена во многих муниципальных организациях. После этого началось директивное продвижение системы и в коммерческих организациях.
На сегодняшний же день г-н Никифоров является главой уже федерального Министерства связи и массовых коммуникаций, а СЭД «Практика» административно продавливается и внедряется уже за пределами республики Татарстан. Так или иначе, но заказчиками компании «Системы документооборота» сегодня являются: Министерство финансов и Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (тендера здесь на закупку не проводилось, так как система не покупалась, а была передана на безвозмездной основе), МВД и Министерство культуры Российской Федерации, Правительство г. Москвы и Московской области, а также Правительства республик Татарстана, Якутии, Тувы, Ингушетии, Саратовской области и Приморского края.
Клиенты компании «Системы документооборота»
Таким образом, СЭД «Практика» была создана и нарастила свою клиентскую базу в условиях отсутствия рыночной конкуренции «замкнутого» Татарстана. В результате заказчики получили ограниченную по функционалу СЭД, не удовлетворяющую их требованиям (фактически, сегодня основное назначение системы «Практика» – это лишь учет, доведение до исполнителей поручений, сбор отчетов). В системе можно заметить целый ряд принципиально важных недоработок и отсутствие существенных ключевых преимуществ, отличающих крепкую промышленную систему от наколенной разработки.
Так, в первую очередь, в системе не предусмотрена работа с бумажными документами: потоковое сканирование, журнал движения документов, реестр отправки, списание в архив и прочее, - все это в системе отсутствует и ведение параллельного документооборота (бумажного и электронного) в «Практике» невозможно. Если в заведомо ограниченной среде госслужащих небольшого Татарстана переломить их привычки и заставить работать только с электронными документами в конце концов удалось, то в России в целом ситуация иная. В исторически сложившихся условиях пиетета и традиций работы с бумажными документами в России такая возможность просто необходима, хотя бы на следующие «переходные» года. Стоит отметить, что подобная функциональность является стандартной для промышленных систем российских разработчиков, к примеру, она имеется в СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), CompanyMedia «ИнтерТраста», одноименных систем разработчиков Docsvision и Directum.
Другим существенным минусом СЭД «Практика» является невозможность ее доработки собственными силами заказчика и отсутствие вообще каких-либо средств самостоятельной интеграции. За любыми дополнительными настройками придется обращаться к разработчикам, а это, естественно, будет стоить дополнительных ресурсов. К слову о разработчиках, - команда программистов, работающих над системой, сравнительно невелика, - по некоторым данным, не более 15 человек. Поэтому специалисты компании «Системы документооборота» трудятся над достаточно узким кругом задач и проектов, по сравнению с крупными компаниями (большинство из них занято «допиливанием» системы для Москвы). Что не может не отражаться на функционале системы и скорости внедрения проектов. Именно отсутствие вообще какой бы то ни было реакции на любые пожелания региональных заказчиков, ИТ-бюджеты которых не идут ни в какое сравнение со столичными, и вызывает столь резкое отторжение системы за пределами Татарстана и Москвы.
Конкурентный ландшафт на рынке СЭД Татарстана: пока держится лишь ЭОС. Слайд из презентации одного их докладчиков на конференции «Осенний документооборот», 2013
Третьим недостатком системы является ее облачность, хотя для небольших компаний это, скорее, представляется преимуществом. Сервера разработчика «Практики» - компании «Системы документооборота» располагаются в казанском «ИТ-парке», что в условиях отсутствия в России надежных магистральных каналов, создает угрозы стабильной работы распределенных систем на ее основе. Соответственно, понимая это, предприимчивые татарские разработчики используют следующую модель ценообразования. На сайте компании размещается красивая, можно сказать, броская цифра в 5250 рублей за подписку на одного пользователя в месяц, а стоимость серверной версии «Практики» с размещением ее на серверах заказчика просто не указывается («Индивидуальные решения для особых клиентов»). По предварительным данным, ее стоимость составляет не менее 15 млн, - такими ИТ-бюджетами регионы просто не располагают.
Характерно, что после назначения г-на Никифорова на должность главы Минкомсвязи, ведомство в срочном порядке перешло на использование системы «Практика» взамен эксплуатируемой системы «Босс-референт» в версии на СПО (хотя, по предварительным данным, к ней имелся целый ряд претензий). По словам г-на Никифорова, Министерство информатизации и связи Татарстана, обладающее правами на СЭД, передало его Минкомсвязи на безвозмездной основе. Что неудивительно, поскольку гендиректор «Систем документооборота» Тимур Якубов является давним партнером и коллегой г-на Никифорова. По всей видимости, модель нерыночной конкуренции и административного давления, рожденная в отдельно взятом регионе, становится характерной и для России в целом. По крайней мере, недавний конкурс на «Разработку национальной платформы СЭД и национальной СЭД» выиграл подведомственный Минкомсвязи ФГУП НИИ «Восход» не обладающий необходимыми ресурсами для этого, в то время как основные игроки рынка отказались от участия. Основная причина отказа от участия - сроки реализации проекта, заявленные в техническом задании, по оценкам экспертов, не соответствуют реально выполнимым. Осуществить работы первого этапа по созданию национальной СЭД за 65 дней возможно в случае, например, наличия уже готового решения. По мнению наблюдателей, за основу национальной СЭД снова будет взята разработка казанской компании «Системы документооборота» - облачная СЭД «Практика».
С приложением “Мобильный офис” для iPad руководитель всегда в курсе всех проектов и работ. Где бы вы ни были, создавайте голосовые, текстовые и графические резолюции, рассматривайте и подписывайте документы, отправляйте поручения и назначайте исполнителей. “Мобильный офис” можно бесплатно скачать в AppStore. Google Play .
Простота обслуживания и внедрения“Практика” не требует установки программного обеспечения на рабочие места и покупки серверного оборудования. Электронные документы надежно хранятся на наших специализированных серверах.
Интуитивно понятный интерфейсЧтобы начать пользоваться “Практикой” не нужны специальные знания и навыки в области компьютерной техники. Вся работа с документами осуществляется через простой и удобный веб-интерфейс. Курс обучения рядового пользователя не превышает 90 минут!.
Возможность удаленной работыВы больше не привязаны к своему рабочему месту. Единая система паролей позволяет работать с документами и за пределами офиса: с домашнего компьютера, в командировке с iPad или ноутбука — в любом месте, где есть интернет.
Бесплатно в AppStore. Google Play. а также доступно для ноутбуков и планшетов с платформой Windows.
Сотрудничество в онлайне с другими организациямиК системе подключено более 6 550 организаций, в том числе органы государственной власти в различных регионах России. И список пользователей стремительно растет. Это дает возможность подключенным организациям работать в едином информационном пространстве, обмениваясь между собой юридически значимыми документами в электронном виде, будь то коммерческая организация или орган государственной власти.
Использование электронной подписиПодписывать документы электронной цифровой подписью можно как в веб-интерфейсе системы, так и в мобильном приложении на iPad и ноутбуках с платформой Windows, Android.
Гибкость настройки прав доступаКаждому пользователю системы предоставляются только те инструменты и данные, которые нужны для выполнения его задач. Это делает работу с документами эффективнее, быстрее и безопаснее. Вы в любое время можете редактировать группы пользователей, ограничивать или расширять набор прав доступа для сотрудников.
Круглосуточная техподдержкаКвалифицированные специалисты технической поддержки готовы ответить на любые вопросы 24 часа в сутки. Звонки на наш федеральный номер бесплатны для клиентов даже с мобильных телефонов.
Гибкая масштабируемостьСтоимость решения зависит от количества сотрудников, которые будут пользоваться системой. Вы можете выбрать сами, сколько пользователей вам нужно в предстоящий месяц удалять или добавлять новых.
Оцените все преимущества системы в пробной версии Пробная версия
История применения систем электронного документооборота в нашей стране началась еще в конце 80-х годов, когда главной целью его внедрения было помочь предприятиям упорядочить и автоматизировать работу с документами. С течением времени сформировалось представление, что электронный документооборот — это необходимая составляющая любой организации, которая заботится о прозрачности и эффективности управления внутри компании. Документооборот формирует новое поколение систем автоматизации предприятий.
Автоматизация отдельных участков работы подразделений привела к наличию большого количества разрозненных программных продуктов. Вслед за этим была решена задача по организации комплексной системы оперативного управления. Данный подход является одновременно конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
Правильная система электронного документооборота охватывает весь цикл делопроизводства предприятия — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, и обеспечивает хранение документов в любых форматах, позволяет автоматически отслеживать изменения в документах, их движение, контролировать все их версии. Кроме того, эффективный документооборот интегрируется с существующими корпоративными системами компании и объединяет разрозненные потоки информационных документов в единую систему, независимо от того, где территориально находится каждое из предприятий.
Деятельность крупных предприятий, банков, государственных организаций и многих других структур неизменно сопровождается большим объемом обрабатываемых документов, поэтому они остаются главными пользователями систем электронного документооборота.
Помимо грамотного управления документооборотом, ведения делопроизводства и управления бизнес-процессами, многие компании несомненно стремятся к значительному снижению затрат, используя автоматизированную систему электронного документооборота. Сократить временные и денежные затраты, сделать управление безошибочным и оперативным, предоставив при этом серьезные конкурентные преимущества, позволяет корпоративная система документооборота DocsVision. Ключевое преимущество системы заключается в способности создавать гибкие, настраиваемые и эффективные решения.
Основные функции системы можно условно разделить на две группы:
Система электронного документооборота DocsVision базируется на технологиях Microsoft и представляет собой комплексную платформу, предназначенную для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и создания интегрированных приложений. Система DocsVision оперирует хранящейся в ней информацией, взаимодействуя с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов. Плотная интеграция системы DocsVision с Microsoft-инфраструктурой и другими информационными системами предприятия, возможность масштабирования, встроенные средства защиты информации, широкий набор готовых решений — все это позволяет реализовать потребности современного клиента. Результатом внедрения системы становится повышение прозрачности основных и вспомогательных процессов, контроль исполнительной дисциплины и снижение издержек.
Преимущества системыКомпания ICL-КПО ВС предлагает полный комплекс услуг по внедрению системы электронного документооборота на базе системы DocsVision. Данный программный продукт позволяет автоматизировать традиционное делопроизводство, организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей/исходящей корреспонденцией и поддерживать внутреннюю корпоративную документацию. Система документооборота DocsVision легко масштабируется и может быть настроена с учетом специфики работы каждого конкретно предприятия. Помимо основных задач (регистрация, поиск, хранение документов и др.), предоставляет возможность для создания автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Внедрение системы DocsVision обеспечивает компании информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.
DocsVision базируется на платформе Microsoft (Windows Server, SQL Server, IIS) и тесно интегрируется с Microsoft Exchange Server. Плотная интеграция DocsVision c Microsoft-инфраструктурой, развитые средства WorkFlow, а также, широкий выбор готовых приложений способствуют довольно быстрому внедрению системы. Приложения и дополнительные модули разрабатываются и распространяются как самой компанией DocsVision, так и ее партнерами и заказчиками.
Основные принципы работы системыОбратившись к нашим специалистам, вы можете:
Компания «ДоксВижн» — частная российская компания, разработчик одноименной системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision, основана в 2005 году.
«ДоксВижн» — единственный российский разработчик СЭД, придерживающийся вендорской модели бизнеса — все продажи и внедрения системы осуществляются через сеть авторизованных партнеров в различных регионах России, СНГ и странах Балтии. «ДоксВижн» полностью сосредоточена на разработке и технической поддержке системы DocsVision. Для удобства заказчиков платформа DocsVision совместно с партнерами локализована на нескольких языках.
Партнеры компании «ДоксВижн» разрабатывают готовые решения, получающие распространение через канал продаж «ДоксВижн». На сегодняшний день партнерами «ДоксВижн» реализовано более 700 внедрений DocsVision на предприятиях и в организациях среднего и крупного бизнеса различной отраслевой принадлежности.
В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.
Системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии - требование времени. Это и понятно. Ведь чем более четко и системно построена работа с документооборотом, тем эффективней деятельность предприятия в целом. Использование СЭД позволяет значительно повысить производительность труда персонала, эффективность бизнес-процессов. Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой предприятия. В этой связи крайне интересен опыт крупных компаний, с широкой филиальной сетью по всей стране. Как они справляются с необходимостью координации процесса документооборота, какие системы внедряют и какие задачи ставят перед собой в будущем? Об этом мы поговорили с генеральным директором ООО «Локомотивные технологии» Алексеем Белинским.
Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь внимание уделяют вопросам подключения, интеграции, подписания. Всё верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов. Хранить документы в электронном виде нужно правильно, и о том, как это делать и какие последствия есть неправильного хранения поговорим в этой статье.
TOP-3 СЭД/ECM решений
С 1 января 2016 года в Республике Татарстан внедрена Система электронного документооборота sedogkz.zakupki.tatar (далее - СЭДО) для осуществления обмена и передачи приемочными документами (акт, накладная, счет-фактура) между государственными (муниципальными) заказчиками, автономными учреждениями Республики Татарстан (далее – заказчики Республики Татарстан) и поставщиками (подрядчиками, исполнителями).
С 12 мая 2016 года регистрация заказчиков и участников закупок в СЭДО осуществляется самостоятельно.
Регистрация заказчиков осуществляется по адресу:http://regz.zakupki.tatar/.
Регистрация участников закупок осуществляется по адресу:http://regp.zakupki.tatar/.
Для регистрации и работы в СЭДО необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Проверить соответствие указанному требованию сертификата электронной подписи можно на сайте https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds/.
Телефон для справок по работе в СЭДО: (843) 212-28-03 Зинченко Майя, (843) 212-28-04 Ахмедова Руфина.
Видеоинструкция по работе в системе электронный документооборот
Краткая инструкция по работе в СЭДО
Полная инструкция по работе в СЭДО
По вопросам консультирования
в сфере закупок обращайтесь
по телефону
8 (843) 212-28-18
