Заменить путевой лист на отчет ГЛОНАСС

В Вашем случае если спидометры работают исправно, Вы вправе списывать расходы исходя из их показаний. Тот факт, что на машинах установлена система ГЛОНАСС, значения не имеет. Это объясняется следующим. По общему правилу данные в путевом листе указываются по показаниям спидометра. При этом организация вправе (но не обязана) учитывать расход ГСМ в том числе и по показаниям системы ГЛОНАСС. То есть, Вы вправе сами выбрать – учитывать ли ГСМ по спидометру или по ГЛОНАСС. А существующая разница между данными о пробеге автомобиля по показаниям одометра и данными с систем ГЛОНАСС/GPS объективна, так как эти данные получаются различными способами. Данные одометра через различные электро-механические преобразователи зависят от оборотов колес, а данные системы контроля транспорта ГЛОНАСС/GPS получаются путем математического расчета местоположения транспорта относительно навигационных спутников. Поэтому вопросов по расхождению данных спидометра и ГЛОНАСС у контролирующих органов быть не должно.

Из статьи Когда путевой лист обязателен и как его заполнить

Журнала «Семинар для бухгалтера» № 9, сентябрь 2015

Минфин России разрешает подтверждать расходы на ГСМ не только путевыми листами, но и данными системы слежения за ТС, если она позволяет достоверно определить пройденный путь. Вот реквизиты письма, в котором чиновники дают разрешение, – от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 .

Если вы хотите подтвердить расход на бензин отчетом из системы, то его нужно доработать. Добавьте обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете. Их перечень вы найдете в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в первичном документе обязательно должны быть: название, дата составления, подписи ответственных лиц и Ф.И.О.

Однако заменить путевой лист на отчет ГЛОНАСС могут только те компании, которые перевозят грузы для собственных нужд. Если ваша организация специализируется на перевозках, то путевые листы обязательны. Это следует из пункта 1 статьи 1 и пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, который соблюдают транспортные компании.

Но некоторые инспекторы на местах все равно считают, что компания обязана составлять путевой лист, даже если она не является транспортной. Большинство же судей утверждают, что на обычные организации этот закон не распространяется и они могут подтвердить расход ГСМ другими документами (постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/ 13-99-60. Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 июня 2012 г. № 09АП-12355/ 2012-АК ).

Как заполнить путевой лист

В разработанном вами путевом листе должны быть реквизиты, указанные в пунктах 3–8 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (см. образец выше. – Примеч. ред.). Это наименование и номер путевого листа, срок его действия, а также данные о владельце ТС, самом автомобиле и водителе. В пунктах 4–8 приказа описана конкретная информация. Например, сведения об автомобиле включают в себя:

–?тип машины (легковой, грузовой), ее модель и модель прицепа (если он есть);

–?государственный регистрационный знак;

–?показания одометра на момент въезда и выезда;

–?дату и время выезда с места постоянной стоянки и возвращения обратно.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Путевой лист

В Письме от 15.07.2005 N 03-03-04/1/75 финансисты указали, что унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата, поэтому организация не вправе ее самостоятельно разработать и утвердить. Однако в Письмах Минфина России от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 дается другое разъяснение, согласно которому обязанность по заполнению путевых листов возлагается только на автотранспортные организации. Данное требование установлено п. 1.2 Постановления Госкомстата N 78. На это обращено внимание и в Письме Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1. Однако мнение Федеральной службы государственной статистики, высказанное в Письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257, таково: "Путевой лист легкового автомобиля" формы N 3, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, обязателен к применению юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси)". Таким образом, по мнению автора, во избежание неприятных ситуаций с контролирующими органами при эксплуатации автотранспортных средств следует не разрабатывать свою форму путевого листа, отражая в ней все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а заполнять листы унифицированной формы. --------------------------------

Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Целесообразность оформления иного документа - путевого листа собственной формы, содержащей, в том числе иные, не установленные Госкомстатом, реквизиты, с точки зрения автора, можно поставить под вопрос в силу следующих причин.

Во-первых, согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки. Он дает водителю право на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования и для выполнения поставленного задания. --------------------------------

Устав автомобильного транспорта РСФСР, утв. Постановлением Совета Министров РСФСР от 08.01.1969 N 12.

Во-вторых, необходимо напомнить об отметке в путевом листе о прохождении предрейсового медосмотра, которая, в соответствии с п. 1 ст. 20 Постановления о безопасности дорожного движения. является обязательной. Отсутствие штампа о прохождении медосмотра в путевом листе или ином документе контролирующие органы могут квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда, что может повлечь наложение на должностных лиц административного штрафа в размере до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП). --------------------------------

Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

Отметим еще один существенный момент. Путевой лист необходим в случае, если компания не оформила на водителя доверенность на право управления транспортным средством. Данное требование установлено п. 2.1.1 Правил дорожного движения. Если у водителя не окажется ни путевого листа, ни доверенности, то на него может быть наложен штраф и транспортное средство будет отправлено на штраф-стоянку. --------------------------------

Постановление Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 "О правилах дорожного движения".

Какую позицию занимают арбитражные суды? На сегодняшний день судебная практика по вопросу применения путевого листа не дает однозначного ответа. Так, ФАС СЗО в Постановлении от 19.01.2005 N А13-5025/04-14 поддержал налоговиков. Судьи отметили, что форма путевого листа, разработанная Госкомстатом в пределах полномочий, предоставленных Постановлением Правительства РФ N 835. является первичным документом по учету работ на транспорте. В путевом листе должны быть отражены все сведения, предусмотренные Постановлением Госкомстата N 78, в частности, нужно проставить порядковый номер, дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль, время выезда из гаража и возвращения в него, маршрут следования автомобиля и другие обязательные реквизиты. Поэтому, по мнению суда, использование автомобиля в производственных целях могут подтвердить только правильно оформленные путевые листы. --------------------------------

Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных документах".

В другом судебном решении арбитры сделали вывод, если в документе есть все необходимые реквизиты, то организация вправе принять его к учету (Постановление ФАС МО от 13.01.2004 N КА-А40/10978-03).

Обратите внимание: путевой лист составляют на один день. На более длительный срок его выдают, только когда водитель выполняет задание в течение более одной смены (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257). Заметим, что согласно Приказу Минздрава СССР от 20.05.1988 N 404 "О мерах по дальнейшему совершенствованию скорой медицинской помощи населению" вести учет использования санитарного автотранспорта и заполнять путевые листы обязана медицинская сестра.

Помощь: Оформление путевых листов легковых автомобилей Onliner

ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ

Первичным учетным документом, которым оформляется работа автотранспортного средства, является путевой лист. Он должен составляться вне зависимости от того, на каком основании автомобиль привлечен для работы в организации: будь то собственный автомобиль организации, арендованный, полученный в безвозмездное пользование либо личный автомобиль работника, используемый в служебных целях.

Формы путевых листов, подлежащие применению организациями, осуществляющими перевозку грузов и (или) пассажиров автомобильным транспортом, утверждены постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению» (с учетом изменений и дополнений) (далее - постановление № 31). С 15 января 2003 г. введены в обращение бланки путевых листов, изготовленные в соответствии с Положением об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 29. Указанные бланки путевых листов содержат все ранее утвержденные реквизиты и дополнены определенной защитой. Вместе с тем бланки путевых листов, изготовленные ранее (до принятия постановления Минфина РБ от 02.01.2003 № 1), могли использоваться организациями до 1 января 2004 г. наряду с новыми образцами бланков с дополнительной степенью защиты. С 1 января 2004 г. применяются только бланки с дополнительной степенью защиты.

Утвержденные в установленном порядке типовые формы путевых листов обязательны к применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы, индивидуальными предпринимателями.

Постановлением № 31 утверждены три формы путевых листов, применяемых для оформления работы легковых автомобилей:

1) путевой лист легкового автомобиля-такси формы 5 ;

2) путевой лист служебного (специального) легкового автомобиля формы 6 ;

3) путевой лист служебного (специального) легкового автомобиля формы 7 .

Порядок заполнения путевых листов (формы 6 и 7)

Пунктом 1.1 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением № 31 (далее - Инструкция), установлено, что к служебным легковым автомобилям относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях.

При использовании служебного легкового автомобиля для перевозки мелкогабаритных грузов необходимо применять путевые листы служебного (специального) легкового автомобиля формы 6 или формы 7, а не путевые листы грузового автомобиля, поскольку основным критерием для выбора формы путевого листа является отнесение автомобиля к категории легковых либо грузовых. Фактически выполняемые автомобилем производственные функции для данной цели значения не имеют.

Бланки путевых листов служебного (специального) легкового автомобиля должны храниться у юридического лица или индивидуального предпринимателя и по мере потребности выдаваться под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию служебных легковых автомобилей. Путевые листы форм 6 и 7 (пример заполнения путевого листа типовых форм 6 и 7 приводится в конце статьи) выдаются водителю под расписку уполномоченным на то должностным лицом при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающие эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

Следует отметить, что путевые листы оформляются не только на автомобили, принадлежащие организации, но и на личные автомобили, используемые в служебных целях, взятые в аренду и т.п.

Путевой лист служебного автомобиля формы 6 применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков (служб либо работников организации) в течение одного дня. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется ежедневно (каждый день, когда используется автомобиль).

До выдачи путевого листа водителю диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) заполняет следующие реквизиты бланка:

- на лицевой стороне записываются дата выдачи путевого листа (число, месяц, год), которая должна совпадать с датой его регистрации в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения;

- в разделе «Задание водителю» в соответствующих строках указываются наименования заказчиков или фамилии, инициалы и должности ответственных лиц предприятий (учреждений), в распоряжение которых поступает автомобиль, а также адреса подачи автомобиля.

Если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, то заправщик до выезда автомобиля на линию в разделе «Заправка топливно-смазочными материалами (ГСМ)» записывает в соответствующие графы марку ГСМ, номер заправочного листа, количество выданных ГСМ. В графе «Время выезда» диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) указывает фактическое время выезда и заверяет правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом.

На лицевой стороне путевого листа механик (или другое уполномоченное на то лицо) записывает в соответствующие графы показания спидометра и количество топлива, находящегося в топливном баке при выезде, затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд и правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом в соответствующей строке. В строке «Водитель» своей подписью водитель удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

Во время работы автомобиля на линии в разделе «Выполнение задания» на оборотной стороне путевого листа водителем при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись «По городу». В других случаях по каждой ездке указывается наименование начального и конечного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия на конечный пункт. Лица, пользовавшиеся служебным автомобилем, удостоверяют правильность записей, сделанных водителем, своими подписями в соответствующих строках графы «Подпись заказчика». В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на то лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает сделанную запись своей подписью. В этот же раздел записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, Транспортной инспекции и др.).

При возвращении автомобиля с линии водитель в строке «Автомобиль сдал» своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) указывает в соответствующих строках показания спидометра, остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность этих сведений, а также прием автомобиля от водителя своей подписью. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) отмечает в соответствующей строке в левой части лицевой стороны путевого листа фактическое время возвращения (ч, мин) и удостоверяет правильность записи своей подписью.

Затем уполномоченное на то лицо обрабатывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняет данные разделов «Расход топлива», «Результаты работы автомобиля за смену» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа. При автоматизированной обработке путевого листа разделы «Результаты работы автомобиля за смену», «Расход топлива», «Для расчетов» не заполняются, так как их расчет производится с использованием ПЭВМ и соответствующих программных продуктов.

Путевой лист служебного автомобиля формы 7 применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях в случае необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется при смене заказчика либо при отсутствии места для внесения новых записей в старом бланке путевого листа. Заказчиком могут выступать как отдельные службы организации, так и ее работники.

До выдачи путевого листа водителю диспетчером (или другим уполномоченным на то лицом) на лицевой стороне бланка записываются дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна совпадать с датой регистрации путевого листа в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения. В строке «Автомобиль направлен в распоряжение» указываются наименование заказчика или фамилия, инициалы и должность ответственного лица предприятия (учреждения), в распоряжение которого поступает автомобиль, а также адрес подачи автомобиля.

До выезда автомобиля на линию ежедневно заправщик (другое уполномоченное на то лицо), если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, в гр.10 записывает марку топлива, а в гр.12 - количество выданного топлива и удостоверяет правильность записи своей подписью в гр.13. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) записывает число (гр.1), фактическое время выезда (гр.2), показания спидометра при выезде (гр.5), показания остатка топлива в баке при выезде (гр.8). Механик (или другое уполномоченное на то лицо) сопоставляет показания спидометра и остатка топлива в баке автомобиля при выезде, перенесенные диспетчером из предыдущего путевого листа (за предыдущий день при возвращении), с фактическими. Затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд автомобиля и правильность всех сделанных записей в гр.17. Водитель своей подписью в гр.18 удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

Ежедневно при работе автомобиля на линии на оборотной стороне путевого листа в разделе «Выполнение задания» водителем в гр.22 (28) указывается число месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в гр.24 (30) и 25 (31) производится запись: «По городу», а в гр.26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу. В других случаях по каждой ездке в гр.24 (30) и 25 (31) записывается соответственно наименование начального и конечного пунктов маршрута, а в гр.26 (32) - расстояние между ними. В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на то лицо указывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает запись своей подписью. Сюда же вносятся отметки органов, контролирующих работу автомобиля (Госавтоинспекции, Транспортной инспекции и др.).

При возвращении автомобиля с линии ежедневно водитель в гр.19 в соответствующей строке своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) указывает в соответствующей строке гр.6 показания спидометра, в гр.9 - остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а также прием автомобиля от водителя своей подписью в гр.20. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) отмечает в гр.3 в соответствующей строке фактическое время возвращения автомобиля в гараж, в гр.4 - время в наряде (по формуле гр.4 = гр.3 - гр.2), в гр.7 - суточный пробег (по формуле гр.7 = гр.6 - гр.5), в графе 14 - расход топлива по норме (по формуле гр.14 = линейная норма х гр.7), в гр.15 - фактический расход топлива (по формуле гр.15 = гр.8 + гр.12 - гр.9), в гр.16 - экономию (+) или перерасход (-) (по формуле гр.16 = гр.14 - гр.15) и удостоверяет правильность заполненных реквизитов своей подписью в гр.21.

При этом гр.4, 7, 14, 15 и 16 заполняются при ручной обработке путевого листа. При автоматизированной обработке раздел «Для расчетов», а также суммирующая строка раздела «Работа водителя и автомобиля» не заполняются, так как данные расчеты производятся с использованием ПЭВМ и соответствующих программных продуктов.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) при ручной обработке суммирует данные гр.4, 7, 12, 14, 15 и 16 за весь период действия путевого листа, производит расчет заработной платы в разделе «Для расчетов» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на обратной стороне путевого листа.

Отметим некоторые особенности заполнения путевых листов легковых автомобилей, которые нередко вызывают вопросы у субъектов хозяйствования.

Как указывалось выше, п.2.3.1 Инструкции предусмотрено, что при заполнении путевого листа формы 6 в разделе «Выполнение задания» на оборотной стороне путевого листа водителем при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись: «По городу». В других случаях по каждой ездке указываются соответственно наименования начального и конечного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия на конечный пункт.

Пунктом 3.3.1 Инструкции установлено, что при заполнении многодневного путевого листа служебного легкового автомобиля типовой формы 7 на оборотной стороне путевого листа в разделе «Выполнение задания» водителем в гр.22 (28) указывается число месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного легкового автомобиля в пределах городской черты в гр.24 (30) и 25 (31) производится запись: «По городу», а в гр.26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу, в других случаях по каждой ездке в гр.24 (30) и 25 (31) указывается соответственно наименование начального и конечного пунктов маршрута, а в гр.26 (32) - расстояние между ними.

Таким образом, при поездках служебного легкового автомобиля в пределах города, в котором находится организация (подразделение организации, к которому приписан автомобиль), в графе «Маршрут следования» производится запись: «По городу». Адреса маршрута следования не указываются. При поездке служебного легкового автомобиля за пределы города, в котором находится организация (подразделение организации, к которому приписан автомобиль), в данной графе необходимо указать наименование начального и конечного пунктов маршрута (город, улица, дом, организация).

Наиболее существенной информацией, содержащейся в путевом листе, являются показания спидометра, свидетельствующие о пробеге автомобиля, поэтому указание в путевых листах данной информации обязательно. Некоторые субъекты в путевых листах формы 6 не указывают показания спидометра, так как на оборотной стороне путевых листов фиксируются маршруты движения в километрах между пунктами назначения, хотя реквизиты «Показание спидометра при выезде» и «Показание спидометра по возвращении» путевого листа являются обязательными к заполнению независимо от произведенных записей в других подтверждающих документах. Снятие показаний спидометра позволяет сверить общий пробег за рабочий день с данными о выполнении задания по отдельным маршрутам и произвести расчет затрат на ГСМ.

Показания спидометра на конец дня должны соответствовать показаниям спидометра на начало следующего дня работы автомобиля. Исключение составляет использование автомобиля в служебных целях: в данном случае показания спидометра могут не совпадать.

Наиболее важные моменты, которые следует учитывать при оформлении путевых листов служебного (специального) легкового автомобиля формы 6 или формы 7, приведены в следующей таблице.

Информация, подле-жащая указанию в соответствующей графе