Как пользоваться факсом?

Офисная техника всегда вызывает некоторые затруднения у новых сотрудников. В частности, такая работа, как использование факса может поставить человека в тупик. Хотя на самом деле все очень просто. Ведь управление этим сложным устройством сведено к манипуляциям всего несколькими кнопками на панели.

Факс — это устройство, посредством которого можно принимать и отправлять цветные или черно-белые печатные сообщения. Факс — устройство многофункциональное, и его можно настроить на разные режимы работы. Например, для приема сообщений в автоматическом, ручном режиме или в режиме автоответчика.

Как правильно пользоваться факсом, настроенным на ручной режим?

Дать определенные советы по настройке режимов факса достаточно сложно, поскольку сколько моделей этих устройств, столько и нюансов. Обратитесь к инструкции факса, чтобы точно узнать, какие кнопки стоит нажимать, чтобы перевести МФУ (многофункциональное устройство) в режим ручного приема факсов.

После этого прием сообщений будет осуществляться следующим образом: звонит факс, вы снимаете трубку, абонент вам сообщает, что отправляет факс. Вы нажимаете кнопку «Старт» и ждете, пока из аппарата появится лист бумаги. Достаете его, проверяете, все ли четко отпечаталось, прощаетесь и кладете трубку на место.

Чтобы отправить факс, вы берете необходимый документ, вставляете его в нижний лоток аппарата, набираете номер абонента. Когда он возьмет трубку, представляетесь и сообщаете о том, что сейчас придет факс. Затем нажимаете кнопку «Старт». Не кладите трубку. Пока факс идет, в трубке будет тишина. В это время можно спокойно пообщаться с коллегами на любые темы, абонент на том конце провода вас все равно не услышит. Как только факс прошел, и в трубке раздался характерный гудок, связь между вами и абонентом снова восстанавливается. Дайте человеку минуту, чтобы он проверил качество печати, и только после этого прощайтесь и кладите трубку.

Как использовать факс, настроенный на автоматический прием сообщений?

Когда на факсе выбран автоматический режим, горит кнопка «Автоответ». Факс сам включается для приема сообщений, как только пройдет определенное количество звонков. То есть, если, например, телефон звонит 10 раз, и никто из сотрудников не снимает трубку, включается режим приема факсимильных сообщений. Число звонков задается вручную в меню «Параметры».

Использование факса в режиме автоответчика

Если вы звоните в какую-то компанию в выходные или в ночное время, когда сотрудников нет на месте, то можете нередко попасть на автоответчик. Он поприветствует вас и предложит отправить факс после гудка. Подобная функция также задается в меню «Параметры» и имеется во всех современных факсах.

Среди возможностей современных факсов также: отправка групповых сообщений, переадресация факсов, блокировка нежелательных сообщений, функция быстрого набора, телефонная книга и многое другое. Задать те или иные параметры на многих факсах можно посредством всего 2-3 кнопок.

Разновидностей факсимильных устройств сегодня великое множество. Создатели факсов позаботились, чтобы интерфейс устройств был максимально упрощен. Поэтому у вас точно не возникнет затруднений в плане, как правильно пользоваться факсом. Приобретя устройство, внимательно изучите инструкцию, где подробно описаны возможности данного факса и параметры его настройки.

Как пользоваться факсом

Современный офис невозможно представить без разнообразной техники: компьютеры, принтеры, сканеры, факсы и копиры. Пользуются ими чаще всего люди опытные, но иногда бывают ситуации, когда работать с офисной техникой приходится тем, кто не умеет её использовать вообще (например, если вы замещаете сотрудника или вы "новенький").

Если обучать вас некому или некогда, то могут появиться сложности. В качестве примера попробуем научиться пользоваться факсом.

Быстрая навигация по статье

Факс – аппарат для приёма и передачи факсимильных сообщений. Факсом называют также и сам документ, который принимают или передают по этому аппарату. Факсы могут быть разных видов:

• Факс-модем (обязательно подсоединяется к компьютеру и управляется им);
• Телефакс (независимое устройство, работающее не телефонной линии);
• Факс в составе МФУ (может работать независимо, а может и через компьютер, как и любое МФУ).

С помощью факса можно передать полностью идентичное изображение документа. Факсы могут быть чёрно-белые или цветные. Могут передавать сообщения на специальной термобумаге, а могут и на бумаге А-4. Бывают лазерные и струйные.

В качестве примера рассмотрим факс компании Panasonic (хотя общий принцип во всех факсах одинаковый).

• Если вам необходимо отправить документ, сначала нужно вставить его в нижний лоток, лицевой стороной вниз.
• Затем вы снимаете трубку и набираете нужный номер. Когда абонент возьмет трубку, вам нужно представиться и сообщить, что вы отправляете ему факс. После этого вы должны нажать кнопку "Старт" (или "Пуск"). Трубку класть не нужно.
• Когда факс пройдет, в трубке тишина сменится характерным звуком и восстановится связь между вами с вашим абонентом. Просмотрев полученный факс, абонент сообщит вам, что факс получен и качество его нормальное. Теперь можно попрощаться и положить трубку.

• Если вам нужно принять документ, то после звонка факса и сообщения абонента, что вам отправляют факс, вам следует нажать опять-таки кнопку "Старт". Затем, подождав, пока из аппарата не появится лист бумаги с присланным факсом, достать его и просмотреть, каково качество изображения — чётко ли все пропечаталось? Если качество нормальное, вы сообщаете об этом абоненту, и, попрощавшись, кладёте трубку.

• Если факс настроен на автоматический приём, то на нём горит кнопка "Автоответ". Приём сообщений производится автоматически, после определённого количества гудков (их число задается в меню "Параметры"), если никто не снимает трубку, включается режим приёма сообщений и факс принимается самостоятельно.
• Отправляя факс, вы можете услышать в трубке вместо ответа человека характерный гудок – это значит, что у абонента факс настроен на автоматический приём. В этом случае вам нужно просто нажать кнопку "Старт" и принять факс (или отправить).
• Если во время приёма факса документ не появляется, скорее всего, закончилась бумага. Вам нужно открыть верхнюю крышку и поставить новый рулон бумаги. Показателем того, что бумага скоро закончится, служат появившиеся красные полоски на получаемых документах.

Современные факсы являются поистине многофункциональными устройствами. Кроме ручного и автоматического режима у них может быть включен режим "Автоответчика" (который также можно настроить в меню "Параметры").

Также вы можете передавать групповые сообщения, переадресовывать факсы и блокировать нежелательные сообщения. А ещё в них есть телефонная книга и функция быстрого набора.

Чтобы разобраться во всех этих функциях, вам стоит внимательно прочитать инструкцию и тогда вы сможете виртуозно использовать свой факсимильный аппарат на все 100%.

Поделитесь этой статьёй с друзьями в соц. сетях:

Как пользоваться факсом

Факс представляет собой специальный аппарат, предназначенный
для передачи и приема факсимильных оповещений.

- факс-модем, который подключается к компьютеру;

- телефакс, который работает на телефонной линии;

- факс в составе МФУ.

Кроме этого факсы бывают черно-белые и цветные, могут передавать сообщения на особой термобумаге или на листах А-4, по способу печати могут быть лазерными и струйными. Об этом подробнее тут.

Как отправить документ

Для того, чтобы отправить документ его нужно поместить в перевернутом виде (лицевой стороной вниз) в нижний лоток. Далее надо снять трубку и набрать нужный номер.

После того как абонент поднимет трубку, надо представиться и сообщить об отправлении документа. Затем нажимаем кнопку «Пуск» (или «Старт»), при этом не надо класть трубку. Документ пройдет внутрь и в трубке послышится характерный звук, после этого восстановится телефонная связь.

Необходимо дождаться, пока абонент просмотрит полученный документ и сообщит о его получении и его качестве. После этого можно попрощаться с абонентом и положить трубку.

Как принять документ

Услышав звонок, нужно поднять трубку, после сообщения абонента об отправлении факсимильного сообщения, нажать кнопку «Старт» (или «Пуск»). Ожидайте появления листа бумаги с присланным документом, проверьте качество изображения.

Если качество хорошее, сообщите об этом абоненту и положите трубку. На некоторых аппаратах можно выбрать функции «монохромная» или «цветная печать», нажав соответствующую кнопку.

Некоторые факсы настроены на автоматический прием сообщений и на таких аппаратах есть кнопка «Автоответ». Прием сообщения осуществляется после определенного числа звонков (их количество задают в меню «Параметры»).

Если на звонок никто не отвечает, то включается автоматический режим приема сообщений, при этом отправитель вместо ответа человека услышит гудок, который означает, что у абонента аппарат настроен на автоответ. В таком случае необходимо просто нажать «Старт» и отправить факс.

Сообщение было отправлено, а документ не появляется - что делать? В подавляющем большинстве случаев это означает, что в аппарате закончилась бумага.

Признаком того, что бумага заканчивается, являются красные полосы на получаемых документах. Чтобы вставить в факс бумагу нужно открыть верхнюю крышку, обычно под ней написана последовательность действий по замене бумаги .

Как правило, современные факсы оборудованы множеством дополнительных функций: режим автоответчика, передача групповых сообщений, телефонная книга, функции быстро набора, возможность переадресовывать и блокировать сообщения. Разобраться с этими дополнительными функциями поможет инструкция к аппарату.

Как пользоваться факсом?

Практически в каждом, даже самом маленьком, офисе в настоящее время установлен такой нужный аппарат как факс. С его помощью отправляются копии различных документов, начиная от важных договоров и заканчивая различными изображениями. Чаще всего работа с факсом поручается одному человеку, в основном секретарю, который принимает или отправляет различные документы, следит за работоспособностью аппарата, в том числе контролирует наличие бумаги в соответствующем отсеке. Но как быть, если человек, в чьи обязанности входит прием и отправка факсимильных копий, временно отошел, а вас попросили присмотреть за аппаратом и в это время зазвонил телефон. Конечно, вам придется поднять трубку и на том конце провода вас просят принять документы, а вы не знаете, как пользоваться факсом. Просто сказать об этом большинству стыдно, только лишь потому, что не хотят, чтобы собеседник подумал о недостатке имеющегося образования. Хотя знать все на свете просто физически невозможно.

Представили себе такую ситуацию и, наверно, очень захотели, чтобы с вами такого никогда не случилось? Тогда советую заранее узнать, как пользоваться факсом, если вы работает в офисе. Если вдруг возникнет такая необходимость, вы справитесь с возникшей трудностью и блестяще выйдите из сложившейся ситуации.

Если вам необходимо принять документы, то обратите внимание на панель устройства. Как правило, на ней есть большая клавиша, чаще всего зеленого цвета. На ней, в зависимости от модели аппарата, может быть написано «Пуск» или «Старт». При нажатии на данную кнопку должен раздаться характерный сигнал, вы перестанете слышать собеседника, и начнется прием документа. Поздравляю – вы нажали нужную кнопку. Результатом вашей деятельности будет копия документа на факсимильной бумаге, которая по соглашению сторон может иметь юридическую силу. Если же, несмотря на характерное попискивание факса, договора у вас в руках все еще нет, возможно, в вашем аппарате просто закончилась бумага. Тогда необходимо открыть верхнюю крышку аппарата, под которой вы увидите, какую последовательность действий надо выполнить, чтобы заменить пустую трубку на новый рулон бумаги. Обратите внимание на появление красных полос в получаемом документе. Это означает, что осталось мало метров факсимильной бумаги и ее стоит заменить прямо сейчас, чтобы не заставлять ждать партнеров в будущем, когда она закончится во время приема важного договора.

Если же нужно отправить документ, то для начала надо его заправить в соответствующий паз. Как правило, производитель заботится о своих пользователях и приводит изображения того, как работать с факсом. Главное, на что стоит обратить пристальное внимание, так это на то, какой стороной вы вставляет лист в отверстие. Очень важно, чтобы документ, который вы отправляете партнерам, лежал вниз лицом, то есть отправляемая информация должна находиться на нижней стороне листа. Именно это изображение получит принимающая сторона. После этого набираете номер абонента, которому будете отсылать копию документа, говорите о цели своего звонка и просите принять факс. Тем, кто знает, как пользоваться факсом, фраза «Стартую», будет понятна без слов. Для новичка она может показаться даже смешной, но она всего лишь означает, что ваш собеседник нажал клавишу «Старт», и вам надо сделать то же самое. После этого аппарат начнет принимать вложенный в него документ, преобразуя информацию на бумажном носителе в электронный вид. На другом конце провода аппарат вашего собеседника выполнит обратное преобразование. Если все прошло нормально, можете положить трубку.

Теперь вы знаете, как пользоваться факсом, и сможете без особых сложностей как принять, так и отправить документы.