Категория: Бланки/Образцы
Номенклатура дел на 2015 год. [ Скачать с сервера (31.3Kb) · Скачать удаленно () ]. 75 лет. 06-06. Положение про первичную профсоюзную организацию. Постоянно.
2016 - 01 - 08. ЦБ: К концу 2015 года инфляция замедлится до 8%. Система охраны природы в Украине требует немедленных реформ – Вощевский.
Номенклатура дел организации – это важный перечень документации, который находится в делопроизводстве той или иной организации или учреждения. Помимо перечисления документации в установленном порядке в номенклатуре дел указываются также утвержденные сроки ее хранения.
Номенклатура дел заводится и поддерживается в рабочем состоянии делопроизводителями кадровых подразделений предприятия, подписывается заведующими канцелярией и архивом, а затем визируется руководителем организации.
Образец номенклатуры
Документ о номенклатуре дел должен быть оформлен на утвержденном бланке предприятия даже в тех ситуациях, когда данный документ предназначен для внутреннего использования в организации или в различных ее структурных подразделениях или отделах. Образец формы номенклатуры дел также является утвержденной решением Коллегии РосАрхива.
Номенклатура дел организации. Архивное делопроизводство на предприятии подразумевает ведение номенклатуры дел Скачать номенклатуру дел. Бланк номенклатуры дел: nomenklatura-del-organizacii.doc [87,4 Kb] (cкачиваний: 3899).
При помощи данной номенклатуры осуществляется составление описей различных дел и документации. Также с ее помощью производится учет оборота документации в делопроизводстве предприятия. Вначале данный документ подготавливается непосредственно для отдельных структурных подразделений организации или предприятия. Далее эти документы подлежат консолидации, и на их основе оформляется сводная номенклатура дел всего учреждения.
Номенклатура дел в организации. "Отдел кадров коммерческой организации", 2010, N 4. Приведем образец. 2009. Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ---- году.
В номенклатуре дел могут быть перечислены такие виды документации, как должностные инструкции, приказы, распоряжения, личные карточки сотрудников, графики отпусков. Номенклатура дел у каждого типа организации может отличаться своей спецификой. Так, номенклатура дел образовательного учреждения должна содержать личные дела учащихся, прочую документацию школы (классные журналы, протоколы педагогических советов и пр.).
В конце каждого календарного года в номенклатуре дел добавляется итоговая запись, которая, как правило, содержит следующую информацию: сведения об общем количестве дел, относящихся к разным категориям и имеющих как постоянные, так и временные сроки хранения. Далее в каждой отдельной категории вычисляется количество дел, которые не были завершены в предыдущем календарном периоде (так называемые перешедшие дела). Кроме того, рассчитывается число дел, которые имеют отметку экспертно-проверочной комиссии. Эта отметка выставляется возле срока хранения дел с пока не установленным сроком хранения.
Скачать номенклатуру дел
Бланк номенклатуры дел: nomenklatyra-del.doc [87.4 Kb]
Бланк итоговой записи: itogovaya-zapis-nomenklatyri.doc [32.65 Kb]
Проект номенклатуры дел отдела кадров (службы) организации. 25.11.2015 Дело об уничтожении 737 инвентарных дел на объекты недвижимости. 10.11.2015 Семинары от центра «Профи-Карьера» в г.Москве.
imc.edu.ru›…архив…Номенклатура дел организации.docПоказать ещё с сайтаПожаловаться
Разное: образцы (Полный перечень документов). Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти. Новое за 27 декабря 2015. Скачано документов.
Номенклатура дел. Главная. » Вопросы к юристам. Однако данные типовые правила утратили силу в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 15 апреля 2015 года № 238.
"Номенклатура дел и архивное хранение документов с учетом последних изменений в законодательстве в 2015 году". Образец формы номенклатуры дел. Экспертиза ценности документов. Создание экспертной комиссии организации.
НОменклатура дел. ?аза?стан республикасы республика казахстан. Мемлекеттік ке?се іс ?а?аздар тізімі. Номенклатура дел государственного учреждения.
25.07.2015. Прочитано 889 раз. Культурная роль англичан в как великие европейские державы разносят свою культуру по всему земному шару, как ли в мире единый лик России и, что значит для дел выражение старых номенклатур и дикарей.
Форма номенклатуры дел: Номенклатура дел – основной документ в делопроизводстве организации Номенклатура дел образец (1619). Сделай доброе дело, поделись с друзьями: Подпишись на ежедневную рассылку лучших статей!
Пример номенклатуры дел предприятия. Идекс - Заголовок дела - Срок хранения - Примечания. Может быть использована в качестве примера для организации делопроизводства на предприятии.
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2. Пример 1.
Образец сводной номенклатуры дел территориального органа. Пример оформления номенклатуры должностей работников предприятия, подлежащих оформлению на допуск За нарушение антитабачного закона в 2015 г. оштрафованы 4,5 тыс. человек.
Составление номенклатуры дел и пример. как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.
В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения. Составление номенклатуры дел: образец заполнения.
В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. Образец номенклатуры дел организации делопроизводство. Полученные данные имеют не верный формат.
Номенклатура дел образец в Казахстане для правильного оформления архивных материалов Очень надеемся, что наш материал, который подготовлен с учетом всех норм и требований к оформлению номенклатуры дел, поможет вам в организации
Скачивайте образец номенклатуры дел организации. Примерная форма номенклатуры. Номенклатура создает примерную структуру дел для организаций разных по структуре, но одинаковых по роду деятельности.
Образец номенклатуры дел организации. Сроки временного хранения документов национального архивного фонда республики казахстан в ведомственных архивах 3.
С воспособлением приведенного идеала номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и адекватно. Номенклатура дел организации образец в казахстане 2014.
В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ.
Номенклатура дел организации образец и правила оформления документа. Пример номенклатуры дел организации содержит табличную часть, включающую несколько граф.
индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Правила ведения номенклатуры дел в организации. Заведенные дела ведутся в строгом соответствии с требованиями законодательства, а также внутренними локальными актами организации.
Зарегистрироваться
Содержание Введение Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов Раздел 2. Системы документации Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3.1.
Организация документооборота Часть 3.2.
Оперативное хранение документов Организация хранения документов Номенклатура дел Составление заголовков дел Установление сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов и их значение Формирование дел Оформление обложки дел Оформление дел Экспертиза ценности документов Экспертная комиссия (Центральная экспертная комиссия) Составление и оформление архивных описей дел Порядок передачи дел в архив организации
Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел бухгалтерии на первое место вынесены дела, включающие нормативные правовые акты Республики Беларусь
Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления Алфавитный указатель Примеры оформления и унифицированные формы документов Шаблоны документов Правила составления текстов служебных документов Словарь терминов в области делопроизводства Нормативные документы
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.2. Оперативное хранение документов
Урок не найден или доступ к нему запрещен.
Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: support@termika.ru.
Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.
Номенклатура дел организации – это важный перечень документации, который находится в делопроизводстве той или иной организации или учреждения.
Цель семинара: Дать рекомендации по разработке, оформлению номенклатуры дел, проинформировать о порядке передачи документов в ведомственный (частный) архив организации, на хранение в государственный архив
Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.2. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования
Номенклатура дел используется для систематизации дел, заводимых в делопроизводстве организации. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации.
Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в Архиве Президента РК. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется
Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения.
Номенклатура дел утверждается руководителем организации (например, директором ООО). В разделе можно составить номенклатуру дел организации по образцу и скачать готовый документ.
31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее14 июня 2001
Номенклатура дел Федеральной службы судебных приставов. Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год. Номенклатура дел в Министерстве здравоохранения Московской области.
Номенклатура дел позволяет рационально организовать работу с документами. Узнавайте, какую функцию исполняет номенклатура дел, и как ее правильно составить. Классификация номенклатурных дел.
Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Форма внутренней описи документов дела.номенклатура дел * RSS. номенклатура дел, образец составления
О таможенном деле в РК Статья 77. Ведение Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности. Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности и решения о внесении в нее изменений публикуются Комиссией
Примеры номенклатуры дел. Сроки временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах. Сначала вариант, когда необходимо изменить положение ОТЗЫВЫ. •
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с С 9 августа 1994 г стал функционировать Государственный комитет РК по физической культуре и туризму [7]
3. Составление номенклатуры дел. 17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.
Пункт 2 в редакции постановления Правительства РК от 07.11.2013 1168 При составлении документов на листах бумаги указывается Остальные реквизиты индекс дела по номенклатуре дел организации, Номенклатура дел отдела кадров
Постановление Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570
Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Утратило силу в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 15 апреля 2015 года № 238
См. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях»
В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ.
1. Утвердить прилагаемые Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.
от 21 декабря 2011 года № 1570
Типовые правила
документирования и управления документацией
в государственных и негосударственных организациях
1. Общие положения
1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».
Пункт 2 изложен в редакции постановления Правительства РК от 07.11.13 г. № 1168 ( см. стар. ред. )
2. Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - организации) и распространяются на организационно-распорядительную документацию.
3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.
4. На основе Типовых правил, организации - источники пополнения Национального архивного фонда, расположенные на территории области, города республиканского значения и столицы разрабатывают и утверждают по согласованию с местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы правила документирования и управления документацией.
Организации - источники пополнения Национального архивного фонда, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан разрабатывают и утверждают аналогичные правила по согласованию с ними.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
6. При смене руководителя службы ДОУ документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
7. Настоящие Типовые правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты, со служебной информацией с пометкой «Дсп» и сведения ограниченного распространения.
2. Порядок документирования
Правила подготовки и оформления документов
8. Подготовка нормативных и правовых актов государственных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В пункт 9 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 07.11.13 г. № 1168 ( см. стар. ред. )
9. Документы составляются на государственном языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.
Документ на государственном языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
10. При создании и оформлении документа на бумажном носителе используются реквизиты, располагаемые в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.
11. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа, за исключением писем;
3) дату документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
6) оттиск печати.
12. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее:
13. В организации применяются следующие бланки документов:
1) бланк письма организации, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;
2) бланк конкретного вида документа организации, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам:
3) общий бланк организации, согласно приложения 4 к настоящим Типовым правилам.
Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.
14. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.
15. Бланки документов государственных организаций с цветным изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, а при необходимости серия.
16. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.
17. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на листах бумаги в левом верхнем углу.
18. Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, могут составляться на листах бумаги форматов А4 или А5, с указанием наименования вида документа и изложением текста на одном языке согласно приложению 5 к настоящим Типовым правилам.
19. При оформлении документа, разработанного двумя и более государственными организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не используется.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций.
Совместный документ подлежит заверению печатями организаций.
Требования к оформлению реквизитов документа
20. Изображение Государственного Герба Республики Казахстан размещается на бланке документа организации в соответствии с требованиями, установленными законодательными актами Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.
21. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
22. Официальное наименование организации включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму.
Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.
Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.
23. В справочных данных об организации указываются: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.
24. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
25. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и другие) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания (утверждения).
Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты и оформляется следующим образом «05 апреля 1995 года».
26. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме. Остальные реквизиты (индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер) проставляются по усмотрению организации.
27. В ссылке на номер и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
28. Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма. Допускается не указывать на внутренних документах, за исключением распорядительных, место составления или издания документа.
29. Гриф ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.
30. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес. При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.
Если документ адресуется однородным организациям, их адресаты указываются обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.
В случае направления документа не постоянным адресатам, в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии с правилами предоставления услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Республики Казахстан.
31. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «Утверждаю» (оформляется строчными буквами, без применения кавычек), наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден (а, о, ы)», вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.
32. Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, и дата.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.
Основной исполнитель и соисполнитель могут давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным. В данном случае резолюция оформляется на документе.
Первые руководители организаций, их заместители могут оформлять резолюцию на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера, даты поступления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа), а также других элементов реквизита, предусмотренных настоящим пунктом. Поручения в виде резолюций, направляемые в другие организации, регистрируются службой ДОУ.
33. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. В документе, не требующем государственной регистрации в органах юстиции, при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка по середине документа. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).
Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.
34. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами «Бақылау», «Контроль», «Бақылауға алынды», «Взято на контроль», литером «Б», «К» и проставляется в верхней левой части первого листа документа за пределами текстового поля.
35. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной информации. Диаграмма не должна делиться, переходить на другую страницу.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых случаях в первой части указываются просьбы, предложения, во второй -приводятся обоснования, аргументы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст значителен по своему объему, содержит несколько решений, выводов, предложений, просьб, его можно разбить на разделы, пункты.
Пункты в документе располагаются по значимости в логической последовательности, а также с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов могут быть объединены в главы. Несколько глав, близких по содержанию, могут быть объединены в разделы, а разделы, в свою очередь, могут объединяться в части. В больших по объему главах могут выделяться параграфы, а в больших разделах могут аналогично выделяться подразделы.
Пункты могут быть подразделены на подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.
Абзацем считается часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы.
Абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части). В тексте документов не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.
Каждый подпункт, пункт, а также параграфы, главы, подразделы, разделы и части документов нумеруются арабскими цифрами.
В документе, состоящем из одного пункта, нумерация пункта не требуется.
Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной.
Нумерация подпунктов является самостоятельной для каждого пункта.
Самостоятельной, а не сквозной, является также нумерация параграфов в каждой главе и нумерация подразделов в каждом разделе документа.
Номера подпунктов в пунктах выделяются скобкой: 1), 2), 3) и далее.
Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размеры шрифта и межстрочного интервала могут быть иными.
При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.
36. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения. При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: «Приложение: Письмо Министерства связи и информации Республики Казахстан от 15.01.2011. № 3-5/ 151 и приложение к нему, всего на 7 листах, на государственном языке».
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о его наличии указывается, какому адресату он направлен.
В приложении к нормативному правовому, правовому акту (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием его порядкового номера (если приложений больше одного), наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
37. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.
Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Обязательному подписанию подлежат документы, остающиеся внутри организации.
Подпись документа включает:
1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);
2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле.
При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.
В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии.
Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровку подписей оформляют строчными буквами, полужирным шрифтом. На внутренних документах наименования должностей можно не указывать.
38. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование или согласование с консультативно-совещательными и общественными органами организации).
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, при необходимости - руководителями финансовой и юридической служб организации, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и другие). Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.
Виза включает в себя подпись визирующего, дату, при необходимости - расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа делается соответствующая отметка. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа, состоит из слова «Согласовано», оформляемого строчными буквами, без применения кавычек, а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования.
При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указывается вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер документа.
Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования согласно приложению 6 к настоящим Типовым правилам. В этом случае на документе после подписи делается отметка «Лист согласования прилагается».
39. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.
40. Для заверения соответствия документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации, дата заверения.
41. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя документа, номер его телефона, в том числе внутреннего, при наличии - адрес электронной почты и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Допускается оформление реквизита размером 12 шрифта Times New Roman.
42. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ и подпись исполнителя.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.
43. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые на нижнем поле каждого листа документа.
44. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления.
Особенности подготовки и оформления приказов
45. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий; изменение фамилии; поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников; дежурства по профилю основной деятельности; командировки) и другим вопросам работы организации согласно приложениям 7-8 к настоящим Типовым правилам.
Реквизитами приказа являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
5) регистрационный номер приказа;
6) место издания приказа;
7) заголовок к тексту;
10) отметка о согласовании приказа;
11) оттиск печати.
Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления, докладные (служебные) записки, представления и другие).
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы, заместителями руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.
Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих одинаковую силу.
Субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении приказов использовать государственный или русский язык, или иной язык делопроизводства.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не ставятся.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Приказы о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора могут состоять только из распорядительной части.
Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью работников, проставляемых ниже реквизита «отметка о согласовании документа» или на оборотной стороне приказа.
Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется.
Особенности подготовки и оформления протокола
46. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) собрания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в соответствии со структурой текста протокола согласно приложению 9 к настоящим Типовым правилам.
Протокол, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, может оформляться не на бланке.
Реквизитами протокола являются:
1) официальное наименование организации и (или) структурного подразделения;
2) наименование вида документа;
4) регистрационный номер протокола;
5) место издания протокола;
6) гриф утверждения (в некоторых случаях);
7) заголовок к тексту;
В организациях протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части после заголовка протокола указываются: фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря заседания (собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек.
В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименования организации.
Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов), перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О», «Об», которое печатается с абзаца. В отдельных случаях повестка дня может прилагаться к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись: «Повестка дня прилагается».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ -ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами, полужирным шрифтом. Текст каждого раздела делится на абзацы, начинающиеся со слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами полужирным шрифтом.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется сноска «Текст выступления прилагается». Принятое решение печатается полностью, при необходимости, приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части повестка дня не указывается.
Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О», «Об», печатается центровано (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.
В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания сотрудников, заседания совета и другое).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собраний, заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
