деловое письмо с извинениями образец

Деловое письмо

1. Деловое письмо
2. Язык делового письма
3. Написание делового письма
4. Правила делового письма
5. Оформление делового письма
6. Как писать деловые письма
7. Виды деловых писем
8. Деловое письмо отказ
9. Деловое письмо извинение

Деловое письмо

Деловое письмо - одно из важных средств общения в деловом мире. Оно издавна помогает человеку производить предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь массивным и гибким инвентарем проведения экономической стратегии и стратегии компаний, компаний и компаний.

Современное деловое письмо — это, сначала, служебное послание в виде официального документа, также в форме различных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на их, т. е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые дела. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но есть определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только лишь отразиться на престиже вашей компании, да и помешать заключению прибыльных договоров.

Написание делового письма - это собственного рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже малозначительное отступление от правил в состоянии сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Верно оформленное юридически, написанное неплохим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов фуррора вашего дела.

Для написания обычно употребляется фирменный бланк с символом компании, ее полным заглавием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Деловые письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Странички нумеруются, не считая первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть более 2 см. Печатается текст через полтора - два интервала. Абзац начинается с красноватой строчки, с отступлением 5 интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.

В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Принятое у нас сокращение дат типа 20.У.2009 либо 20.05.2009 в интернациональной переписке не употребляется. Нужно писать стопроцентно число, год и месяц (к примеру: 20 мая 2009 года).

Наименование организации либо фамилия и адресок лица, куда направляется письмо, проставляются на левой стороне, чуток ниже строчки с датой. Еще ниже на левой стороне письма с новейшей строчки пишут обходительное воззвание. Оно обычно состоит из слов: "Почетаемый государь (мистер)", "Дорогой государь (мистер)".

Если это не 1-ое письмо к вашему партнеру, его следует начинать с обходительной ссылки на последнее приобретенное от него письмо. Это не столько дань почтения, сколько извещение о том, что письмо получено и предстоящий диалог строится на его базе.

Если же вы пишите собственному партнеру в первый раз, нужно начать с представления собственной компании, описания ее целей и задач, которые она ставит впереди себя в сфере интернациональной деятельности. Еще лучше отправить партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Но маркетинговый материал не должен быть большим. Текст этого материала должен быть написан на языке вашего напарника либо на британском языке.

Письмо должно завершается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. И обязательно: "От всей души Ваш", "С почтением" и т. п.

Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается под его рукописной подписью.

О конвертах. Возможно обойтись стандартными конвертами для интернациональной почты, но следует подразумевать, что за рубежом все довольно большие компании имеют свои конверты, на которых в сокращенном виде повторяются те же сведения, что и на бланке. Внедрение фирменного конверта не только лишь подымет престиж вашей организации в очах забугорного напарника, да и освободит вас от необходимости докладывать оборотный адресок.

За рубежом порядок написания адреса прямо противоположен нашему: поначалу пишут "кому", а потом "куда".

1-ая позиция адреса - фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Мг. (мистер), если это мужик, и Мгs. (миссис), если это дама.

2-ая позиция адреса - должность вашего адресата. Ее указывают для того, чтоб письмо не было воспринято как личное. Если адресат на этот момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель. Если вы желаете сохранить в тайне содержание письма, после фамилии лучше указать: private (personal, confidential), что значит "лично".

Последующая позиция адреса - заглавие компании. Тут можно использовать такие сокращения: Соmрапу - Со. Согрогаtiоn - Согр. Department - Dept. 1псогрогated - 1пс.

Потом следует номер дома и заглавие улицы, городка, штата. И в конце - адресок, почтовый индекс и заглавие страны.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, потому что обоснован разнообразием деловых ситуаций и особенностями определенного адресата. Потому единый комплекс требований к языку деловой переписки создать нереально. Все же, попытаемся выделить некие общие признаки языка и стиля таковой переписки, которые обеспечивают ее простую лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки характеризуется нередкой повторяемостью и единообразием речевых средств. Потому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить идея, стопроцентно исключить различное осознание определенного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение спектра применяемых речевых средств.

Такая установка значительно упрощает составление текста делового письма. Вправду, если располагать набором готовых и уже испытанных многолетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сконструировать подходящую идея, то написать деловое письмо особенных проблем не составит. Такие конструкции требуют малого напряжения при восприятии и существенно ускоряют процесс составления письма, позволяя не растрачивать усилий на поиски подходящих формулировок.

Для языка деловой переписки свойственна нейтральность тона изложения. При всем этом употребляются средства логической, а не чувственной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, также междометия, модальные слова и имена с суффиксами личной оценки. Задачка языка таковой переписки - обеспечить беспристрастное отношение к излагаемым фактам, лишить чувственности и субъективности взора на вещи, также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой речи - одно из основных критерий, обеспечивающих практическую, а часто и правовую ценность делового письма. Вправду, некорректно выбранное слово может значительно исказить смысл такового письма, дать возможность двойственного толкования той либо другой фразы либо придать всему тексту ненужную тональность.

Для составления делового письма принципиальное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для доказательства высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой списки однотипных данных. Такие факты должны быть животрепещущими, т. е. важны конкретно на этот момент и в данной ситуации.

Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только лишь верно отобранными и кропотливо испытанными, да и высокоинформативными. В каждом таком письме должна содержаться только нужная информация, которая является для данного варианта достаточной. Только тогда адресату не будет нужно каких-то объяснений и дополнительных сведений для уяснения того, что желает отправитель письма.

Информация в деловой переписке может быть сверхизбыточна, если в нескольких местах текста повторяется одно и то же. В особенности нередко в ней встречается так именуемый "информационный шум", т. е. сведения, которые не необходимы адресату. Меж тем рвение придать письму огромную "солидность" принуждает его составителя включать сведения, не имеющие непосредственного отношения к делу, а только отвлекающие и раздражающие тех, кому такое письмо адресовано.

Хоть какое деловое письмо должно быть убедительным. В рыночной экономике "искусство убеждать" в деловой переписке становится в особенности принципиальным, потому что оно обосновано необходимостью приобрести, заказчика либо потребителя продукции конкретно вашей компании.

Главным условием придания деловому письму уверительности является его доказательность. Верно отобранные четкие факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, - вот что нужно хоть какому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, также о письмах, направляемых в арбитраж.

Язык делового письма

Официально деловой стиль является одним из многофункциональных стилей современного российского литературного языка. Он представляет собой набор языковых средств, которые употребляются только в сфере официально-деловых отношений.

Официально-деловой стиль обслуживает чисто официальные и очень принципиальные сферы человечьих отношений: дела меж гос властью и популяцией, меж странами, меж предприятиями, учреждениями и организациями, меж личностью и обществом. Практически от рождения и до погибели человек находится в сфере деяния официально деловой речи. Также данный стиль общения используется при оформлении различных актов гос, публичной, политической, экономической жизни страны.

Существует ряд событий, когда хранение письменной инфы не только лишь лучше, да и нужно. Это утверждение относится конкретно к официально-деловому стилю общения. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особенным правилам. Содержание разговора можно запамятовать, некорректно уяснить, ошибочно осознать и даже преднамеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особенным правилам, то хоть какой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в нем инфы.

Регламентированный процесс записи инфы на бумаге либо ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу именуется документирование. В деловом общении документирование имеет особенное значение.

Вправду, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность либо устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты либо подвергнуты сомнению. Но если данная договоренность либо распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обусловлена юридически. Правила документирования инсталлируются правовыми актами каждого страны либо вырабатываются традицией.

Результатом документирования является создание документа. В соц плане хоть какой официальный документ полуфункционален, т. е. сразу делает несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять разные людские потребности. Посреди функций документа выделяют общие и особые. К общим функциям документа относятся такие функции, как:

• коммуникативная функция – документ представляется как средство связи меж отдельными элементами публичной структуры, а именно меж учреждениями;
• информационная функция – основная задачка документа выражается в сохранении инфы;
• соц функция – документ является социально весомым объектом, так как порожден той либо другой социальной потребностью;
• культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, шагов развития цивилизации. Так, к примеру, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

К особым функциям документа относятся:

• правовая функция – документ является средством закрепления и конфигурации правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию делают законодательные и правовые нормативные акты, также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного подтверждения это может быть хоть какой документ;
• управленческая функция – документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так именуемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции определяют общие требования к документу. В Рф современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы муниципальным эталоном – ГОСТ Р6.30 – 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К официально-деловому письму предъявляются особенные требования. Данные требования в свою очередь определяются критериями делового общения, к которым ним относятся такие, как официальный нрав, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, направленная на определенную тематику ограниченность. Обозначенные требования лежат в базе такового понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и дизайна деловых писем.

Итак, можно выделить последующие стандартные требования либо главные черты делового стиля общения:

• точность изложения инфы;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств;
• официальность и строгость языка и стиля делового письма;
• краткость и достаточность информативного содержания;
• логичность, объективность и структурированность изложения.

Сейчас побеседуем более тщательно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет важнейшую роль в официально-деловой речи, предъявляет к подходящим текстам требование однозначности чтения. В связи с этим для каждого текста должна быть свойственна такая точность изложения инфы, которая не допускала бы возможность разных истолкований.

Официальный документ будет делать свое предназначение, если его содержание кропотливо обмыслено, а языковое оформление идеально. Конкретно этой целью определяются фактически лингвистические черты официально-деловой речи, также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и проч. т. е. стандартизированность многих деловых документов. А это в свою очередь одно из неотклонимых параметров официально-деловой письменной речи. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в муниципальном масштабе хороших правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и неоднократного внедрения в делопроизводстве. Результаты разработки при всем этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), муниципальных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) эталонов, также эталонов компаний и учреждений (СТП). Конкретно стандартизация и унификация в той либо другой степени охарактеризовывает все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Довольно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т. п. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Под предметной точностью предполагается точность факта, соответствие обозначаемому. Исходя из убеждений языкового дизайна выражения предметная точность достигается точностью потребления слов, т. е. внедрением слов в согласовании с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию либо абракадабре.

К примеру: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно ошибочно сосчитав, недодать», к примеру: обсчитать покупателя. Вернее сказать: обработать данные); либо отказать под подходящим предлогом (прилагательное подходящий имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-либо, удачный для чего-либо», к примеру: подходящий момент, подходящие условия; «Хороший, одобрительный», к примеру: подходящий отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом).

Коммуникативная точность – это точность реализации плана пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности выражения ведет к недопониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. К примеру: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной годом ранее.

Эта фраза тяжело воспринимается, потому что не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может создавать словосочетания с глаголами образовать, назначить, избрать, выбрать, но не смешивается с глаголом провести, а, как следует, и с образованным от него причастием. Не считая того, принципиально не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Как следует, вернее было бы сказать. с выводами комиссии, работавшей годом ранее. Заместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, получать познания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, потому что он имеет официально-деловую расцветку и употребляется исключительно в значении «Получать сведения, получать познания о чем-либо». В итоге данное предложение должно смотреться последующим образом: Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей годом ранее.

Под официальностью и строгостью делового письма понимается очень серьезное и сдержанное изложение инфы. Это, в свою очередь, исключает возможность потребления в текстах деловой речи экспрессивно и чувственно окрашенных языковых средств (к примеру, разговорно-просторечной лексики либо междометий), образных средств либо слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное событие отвечает требованию достоверности либо объективности инфы.

Одной из отличительных черт деловых писем является краткость написания текста. Письмо не должно превосходить объема одной либо 2-ух страничек, по другому восприятие инфы затруднится. Лаконизм смешивается в деловых письмах с требованием полноты инфы, поточнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты подразумевает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса находится в зависимости от целей документа: в информационном письме довольно именовать факты и действия, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обусловлен.

Эти и некие другие особенности охарактеризовывают канцелярский подстиль официально-делового стиля. Все эти специальные (и текстовые, и языковые) черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высочайший уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

Любой из нас хотя бы раз в жизни (а часто еще почаще) сталкивается с необходимостью составить официально-деловое письмо, к примеру, подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при всем этом всякий раз мы испытываем трудности, связанные со познанием (либо, точнее, неведением) формы документа. Таким макаром, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено только рамками лингвистики, это вопрос не только лишь подбора языковых средств, да и выбора правильной формы документа.

1-ое, с чем мы сталкиваемся при составлении делового письма – это выбор жанра документа. Этот выбор впрямую находится в зависимости от нрава сложившейся официально-деловой ситуации, которая принуждает Вас составить деловое письмо. Эта ситуация и диктует выбор соответственного документа: если вам нужно о кое-чем просить какую-либо компанию (управление этой организации), подходящий документ оказывается заявлением; если вы сделали для этой организации какую-то работу и желаете, чтоб вам ее оплатили, это будет счет и т. д.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость познания формы соответственного документа. Форма документа понятие сложное. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их связь, последовательность и размещение. Приведем самые всераспространенные в нашей актуальной практике формы документов. 1-ый из их – заявление.

Составные части этого вида документов в их последовательности смотрятся последующим образом: наименование адресата; наименование заявителя; наименование документа, формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по способности короткой, но исчерпающей аргументации; дата и подпись.

Другим всераспространенным жанром делового документа является доверенность. Доверенность – это поручение либо передача кому-либо определенных действий либо прав доверителя. Форма данного документа также как и заявления, довольно трафаретна и имеет последующий вид: наименование документа; наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность либо адресок); наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность либо адресок); четкое и исчерпающее определение круга доверяемых возможностей либо прав; дата и подпись.

При всем этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя заверена какой-нибудь организацией – подписью должностного лица и печатью организации.

Я, Андреева Светлана Федоровна, живущая по адресу: г. Сыктывкар, ул. Русская, д. 76, кв. 382, паспорт (серия, номер, выдан. ) доверяю Надеждиной Анне Петровне, живущей по адресу: г. Сыктывкар, ул. Валовая, д. 76, кв. 251, паспорт (серия, номер, выдан. ) заключение контракта с издательством «Детская литература» от моего имени.

Время от времени в деловой жизни используются такие виды документов как типовые тексты и тексты трафареты. Это менее трудозатратный метод составления официального письма, который применим только для передачи монотипной циклической инфы. Необходимо подчеркнуть, что обилие современных деловых отношений, повышение количества необычных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как метода делового общения.

Типовой текст – это вроде бы эталон текста, применяемый в качестве примера либо базы для сотворения нового документа. Метод сотворения документов по образцу-стереотипу именуется типизацией документов. Он употребляется для построения текстов аналогичного содержания, соответственных аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в муниципальных учреждениях и т. д.

Текст-трафарет передает информацию в виде текста с пробелами, созданными для наполнения их переменной информацией, которая находится в зависимости от определенной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также употребляются трафаретные тексты, к примеру, в письмах приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным методом оформляются тексты договоров, соглашений, договоров.

Применение трафаретных бланков значительно уменьшает время, затрачиваемое на составление документов. Не считая того, трафаретный метод составления документов сводит к нулю возможность нескольких истолкований текста.

В современной жизни в критериях жесткой конкуренции на рынке труда людям все почаще приходиться заниматься саморекламой, т. е. составлять резюме. Данное событие привело к тому, что резюме сейчас также можно отнести к особенной форме делового документа.

Резюме – это «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные свойства человека, претендующего на ту либо иную работу, должность». В отличие от служебной анкеты, требующей только наполнения пустых граф, составление резюме является творческим процессом.

Потому не существует одного эталона либо жестких форм для его написания, хотя есть некие общие требования для составления резюме. К таким требованиям относятся:

• личные данные создателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);
• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов (можно указать e-mail);
• наименование вакансии, на которую претендует составитель резюме;
• список мест работы и (либо) учебы в хронологическом порядке (начиная с последнего места работы), с указанием полного официального наименования организации, срока работы, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, проф переподготовка);
• остальные сведения (сопутствующие познания и способности: зарубежные языки, зарубежные поездки, владение компом, вождение автомобиля);
• отличия и заслуги, ученые степени (раздел не является неотклонимым);
• интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой проф деятельности соискателя (раздел не является неотклонимым);
• советы (сведения о наставлениях);
• дата написания резюме;
• подпись составителя.

При оформлении резюме следует учесть последующие советы. Заголовок (слово резюме) обычно не указывается. Заместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию советуют писать большими знаками, чтоб она отлично читалась.

Приведенные формы документов являются текстовыми нормами официально-делового языка, регламентирующими построение текста документа. Текстовые нормы регулируют закономерности информационной структуры и правила составления деловых документов, т. е. определяют семантическую и формальную компанию текста документа и его частей.

После выбора формы документа наступает самая непростая часть работы – заполнение этого документа информацией. С переходом к изложению содержания делового текста растут способности выбора языковых средств для передачи определенных событий дела – и соответственно растут трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такового выбора касаются в главном 2-ух языковых качеств: выбора лексики и лексических формул для составления делового письма и выбора грамматических средств – приемущественно синтаксических конструкций делового текста.

Итак, языковые нормы официально-делового стиля включают последующие составляющие:

• грамматические нормы;
• синтаксические нормы;
• лексические нормы.

Каждый их перечисленных языковых качеств достоин подробного рассмотрения. Грамматические нормы довольно разнообразны и имеют некие аспекты. В области морфологии для деловой речи типично доминирование отглагольных существительных для называния действий, в особенности заглавие. В официально-деловом стиле таких существительных больше чем в других стилях. Так, в деловом письме принято писать оказание помощи, предоставление жилплощади, сервис население, пополнение бюджета, принятие мер и т. д. (в обыкновенной речи это будет смотреться последующим образом: оказать помощь, предоставить жилплощадь, восполнить бюджет и т. д.).

Также в деловой речи обширно употребляются сложные отыменные предлоги. Обычно, они употребляются или с родительным (чего?), или с дательным (чему?) падежами. К примеру: по полосы, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении, в силу, при условии, применительно к, согласно, по, соответственно, вопреки и др.

Предложные сочетания с временным значением – «после чего-нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока контракта, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав заходит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце – я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до окончания срока реконструкции. Этому же падежному принципу подчиняются и так именуемые языковые формулы. Это устойчивые, обычно, шаблонные языковые обороты, дозволяющие с высочайшей степенью точности отражать часто повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконически излагать мотивы, предпосылки и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые нюансы сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает функцию сотворения официальной бумаги.

К таким языковым формулам, закрепленным за одной грамматической падежной формой, относятся: в доказательстве (чего?) нашей договоренности, в порядке оказания (чего?) помощи, согласно (чему?) принятому ранее решению, исходя из (чего?) имеющейся потребности, в согласовании с (чем?) письмом заказчика и др. Вместе с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, довести до сведения и т. п.) такие словосочетания делают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения. Не считая языковых моделей, отражающих те либо другие ситуации делового общения, есть также устойчивые обороты речи, крепко закрепившиеся за официально-деловым стилем: лучший итог. ; менее непростой. ; более принципиальный. ; произвести проверку. ; сделать нужные условия. ; управление считает вероятным. ; организация не возражает. ; обеспечить выполнение. ; наилучшее решение. ; возможные сроки. ; подтвердить получение. ; сказать данные. ; приготовить к отправке. ; в сложившихся обстоятельствах. ; в дополнение к вышеуказанному. и т. д.

К грамматическим нормам делового стиля также относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Избранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.

К примеру, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже – «кому?», а потом «что исполнить?»: Начальнику денежного отдела Бодряковой М. С. начислить премию Большову С. Д. в размере оклада за работу в выходные деньки в период с 10.01.06 г. по 10.02.06 г.

Главному менеджеру редакционно-издательского отдела Чеснову Д. Г. приготовить к выпуску маркетинговый материал.

Грамотность – это одно из важных свойств деловой речи, обусловливающее эффективность делового общения. Грамотность предполагает не только лишь познание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, да и разграничение сфер использования языка. Современный российский язык обладает огромным количеством вариантных форм. Одни преобладают в книжно-письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле употребляются формы кодифицированной письменной речи, потому что только соблюдение их может обеспечить точность передачи инфы.

Но существует масса ошибок из-за неверного выбора формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из часто встречающихся ошибок является внедрение в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на - а /-я заместо нормативных на - ы /-и. Так, в разговорной речи люди молвят контракта, инструктора, корректора и др. Тогда как при составлении делового письма нужно использовать другие формы данных слов: договоры, инструкторы, корректоры. Особо необходимо сказать о форме «договор – договора». Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте непременно падает на 1-ый слог. На практике же мы нередко встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Часто наблюдается колебание при выборе подходящей формы мн. ч. существительных в родительном падеже: кг/килограмм.

Следует держать в голове, что форму с нулевым окончанием имеет последующая группа существительных:

• наименования воинских групп (боец, кадет, партизан);
• наименования парных предметов – башмак, сапог, чулок (но носков);
• наименования национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир британцев, болгар южан, киевлян);
• наименования единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, нограммов, кг).

Более велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих из себя переработанные конструктивные средства для выражения стандартных частей смысла. Можно выделить ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, к примеру: Доводим до Вашего сведения либо Напоминаем, что. Просим + инфинитив; Направляем либо Гарантируем + дополнение в винительном падеже.

Следует держать в голове о синтаксических особенностях построения словосочетаний. Так, большая часть слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом либо с ограниченной группой слов. К примеру: контроль – возлагается; приказ – издается; стоимость – устанавливается; задолженность – погашается; счет – выставляется (оплачивается); рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – делается; оплата – делается (гарантируется); порицание – выносится; должностные оклады – инсталлируются; договоренность – достигается; кредит выделяется и т. п. – глагольные сочетания; цены – низкие, высочайшие; резоны – весомые; скидки – значимые, малозначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты – подготовительные, окончательные; рентабельность – высочайшая, низкая и т. п. – именные сочетания.

При написании делового письма предпочтение отдается страдательным конструкциям, ежели реальным. К примеру: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, обычно, применяется при необходимости выделить факт совершения деяния (оплата гарантируется, предложение одобрено). Но для придания тексту большей уверительности, также в случае, когда нужно указать конкретное лицо либо компанию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма реального залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Управляющий кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

В деловой письменной речи преобладают обыкновенные предложения. Такие предложения содержат довольно большой объем инфы и рассчитаны на повторное чтение. Предложение в деловой письменной речи нередко осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Оно может занимать (в особенности в приказах, постановлениях, распоряжениях) целый абзац, а время от времени - страничку.

Интенсивно употребляются пассивные конструкции, как и в научной речи, огромное место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием:

«Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общепринятому правилу сначала заслушиваются разъяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Поначалу выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. № 1).

Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы. Не наименьшее внимание уделяется порядку слов в предложении. В деловой речи преобладает прямой порядок следования основных членов предложения – подлежащее - сказуемое (приказ издается); вынесение происшествия либо дополнения на 1-ое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения – перед определяемым словом (кредитные дела), а несогласованного – после определяемого слова (животрепещущий вопрос, оптовый рынок; вопрос главного значения, рынок оптовой продукции); место происшествия степени – перед прилагательным, а дополнения – после него; место дополнения – после глагола, в порядке «прямое – косвенное» (передать + что + кому); место происшествия вида деяния (наречий на - о, - е), меры и степени, предпосылки и цели – перед глаголом-сказуемым (если на их не падает логическое ударение), а событий вида деяния, выраженных по другому, – сзади глагола.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию заместо подлежащего занимает, обычно, второстепенный член предложения. К примеру: По счету принято 100 50 единиц готовой продукции. С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, к примеру, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок».

К примеру: Приказываю Иванову Т. Л. представить отчет 01.05.07.

К синтаксическим особенностям можно отнести и особое посторенние текста – имеется ввиду рубрикация. Она связана с делением текста на пункты и подпункты. Обычно такое строение документа применяется при составлении договоров, соглашений, договоров. Зависимо от трудности деления выбирается одно-, двух - либо трехзначное обозначение пт либо подпункта (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Выбор варианта нумерации находится в зависимости от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В обычных текстах употребляются однотипные знаки – арабские числа либо буковкы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей разными средствами.

Более большие по сопоставлению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими либо арабскими цифрами и называются.

1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.

При разделении текста на рубрики любая составная часть, соответственная понятиям пт и подпункта, получает собственный номер (употребляются арабские числа), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответственных составных частей более больших ступеней деления.

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, подчиняется конкретно Генеральному директору.
При предстоящем дроблении текста на подпункты количество символов, обозначающих нумерацию, будет возрастать: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Заглавия и подзаголовки пт присваивают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический нрав. Название документа – неотъемлемая часть хоть какого делового письма, которая гласит о нраве либо теме документа (Приказ, Должностная аннотация, Контракт, Распоряжение и т. д.). Заголовок документа несет основную смысловую нагрузку.

Исключительно в деловой переписке не указывается заглавие документа. Заголовок должен быть коротким и не должен превосходить 2-ух строк. В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного нрава заголовок не употребляется.

Но он совсем нужен в коммерческой переписке:

О доставке продукта.
О поставке груза.
Об оплате счета.

Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая существенно упрощает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Исходя из убеждений набора реквизитов весь текст документа делится на последующие части:

• заголовочная часть документа: адресок компании (улица, дом, город, индекс, номер телефона и факса), вид документа (указывается не во всех документах), дата;
• основная часть документа: заголовок (размещается после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева), конкретно текст документа, приложение;
• оформляющая часть документа: должность и фамилия создателя, его служебный телефон, подпись, печать (не всегда).

Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Они распространяются на все типы документов.

Но ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав находится в зависимости от предназначения документа. Так, в официальных письмах не указывается наименование вида документа. Во всех других документах заглавие указывается.

К примеру: Контракт, Приказ, Указ и др. Деловые письма обычно пишутся на бланках.

Бланк – это фирменный лист бумаги, на котором, обычно, уже указаны реквизиты предприятия. Все другие данные впечатываются в бланк машинописным методом и размещаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.

Лексический состав текстов официально-делового стиля имеет свои особенности. Во-1-х, это точность словоупотребления, т. е. внедрение слов согласно их значениям.

Слово в тексте документа должно употребляться исключительно в одном значении, не допускающем никаких инотолкований и двусмысленностей. И, во-2-х, это внедрение специальной терминологии, соответствующей для делового стиля. Так, в текстах данного стиля употребляются слова и словосочетания, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую расцветку, к примеру истец, ответчик, протокол, должностная аннотация, заключение под стражу, поставка, удостоверение личности, научный сотрудник и др. посреди их существенное количество проф определений. Многие глаголы содержат тему предписания либо долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и проч. Следует увидеть, что в официально-деловой речи наблюдается самый высочайший процент потребления инфинитива посреди согласных форм. Это также связано с властным нравом официально-деловых текстов.

Разглядим пример:
«При исследовании хоть какого интернационального соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, сначала, нужно верно найти сферу его деяния в 2-ух качествах:

• налоги, на которые распространяется действие соглашения;
• местности, на которые распространяется действие соглашения». (Консультант. 1997. № 24).

В данном примере можно отыскать последующие особенности деловой лексики: слова и словосочетания с официально-правовой расцветкой (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги); выражающее долженствование словосочетание необходимость найти; также можно выделить такие черты делового текста, как строгость выражения мысли, объективная констатация, полная безличность изложения.

Внедрение специфичных определений накладывает на создателя дополнительные обязательства. Создателю нужно смотреть за тем, чтоб термин был понятен не только лишь ему, да и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых методов:

• дать официальное определение термина, к примеру: факторинг – продажа права на взыскание долгов;
• уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, к примеру. невыполнение контракта вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождиками размыло пути сообщения с заводом);
• убрать термин и поменять его общепонятным словом либо выражением.

Восприятие текста также может затруднить неоправданное внедрение взятых слов. Более обычная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов заместо уже имеющихся для обозначения понятий обычных слов, к примеру: апеллировать заместо обращаться; паблисити (PR) заместо реклама, прерогативы заместо исключительное право; эксклюзивный заместо исключительный и т. п.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из потребления (архаизмы и историзмы). В деловом письме следует писать не при сем направляем, а направляем; не этого года, а этого года (текущего года); не реальным сообщаем, а сообщаем, не реальным акт составлен, а акт составлен; не каков, а который; не вышепоименованный, а обозначенный выше.

Для делового языка свойственны сложные слова, образованные от 2-ух и поболее слов: квартиросъемщик, работодатель, материальнотехнический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. Образование таких слов разъясняется рвением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» нрава, к примеру высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и др. Однотипность схожих словосочетаний и их высочайшая повторяемость приводит к клишированности применяемых языковых средств, что присваивает текстам официально-делового стиля стандартизованный нрав.

Для официального документа принципиальна юридическая суть, потому предпочтение отдается родовым понятиям, к примеру, прибыть (приехать, прилететь, придти и т. д.), тс (автобус, самолет, «Жигули» и т. д.), населенный пункт (деревня, город, село и т. д.) и др. Если в тексте нужно упомянуть имя человека, то для этого употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному любым отношением либо действием (патологоанатом Антипов Т. Н. очевидец Столяров Т. П. ректор института Сергеева Е. И. и т. п.).

Используя в деловом письме какие-либо прилагательные, следует учесть особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней непростая форма: наименее принципиальный, более непростой (а не важный, сложнейший). При выражении потрясающей степени более употребительна форма с приставкой: больший эффект, меньший итог либо сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: более принципиальный.

К терминам официально-делового стиля относят также большой пласт номенклатурной лексики, которая достаточно нередко бытует в деловых письмах.

К таковой лексике принадлежат:

• номенклатура должностей (генеральный директор, менеджер по рекламе, денежный директор и др.);
• номенклатура наименований (ООО «ВЕК», ИП Мельников, ФСБ, ЧОП «Дружба» и др.);
• номенклатура продуктов (бензин Л-76, станки с ЧПУ, ЗИЛ-130 и др.).

К стандартным нюансам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, более нередко применяемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высочайшей частотностью потребления, также определения, наименования организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения, применяемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

• в протяжении всего документа сокращения должны быть схожими. Нельзя сокращать одно и то же слово либо словосочетание по-разному либо писать его в одном месте стопроцентно, а в другом сокращенно;
• не допустимо использовать сокращение в тексте, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы; нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;
• нельзя сокращать слова до одной буковкы, не считая случаев обычных текстовых сокращений. К примеру: г. (год), г. (город), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Также к официально-деловой терминологии можно отнести разные аббревиатуры. В деловых текстах употребляют различные сокращения номенклатурных символов различного характеристики.
• наименования узнаваемых правовых актов: УГ (Уголовный кодекс), ГК (Штатский кодекс);
• наименования организаций: МВФ (Интернациональный денежный фонд), ЦБР (Центральный банк Рф);
• наименования, указывающие на форму принадлежности предприятия, входящие в качестве классификатора в наименования компаний: ООО (Общество с ограниченной ответственностью), ОАО (Открытое акционерное общество);
• наименования должностей: ИО – исполняющий обязанности;
• наименования технических устройств: АСУ (автоматическая система управления), КПД (коэффициент полезного деяния.).

Не считая проф определений в деловых письмах нередко употребляется так именуемая процедурная лексика. Это лексика с обобщенным значением, которая в тексте документа представляет конкретное действие, предмет либо признак в официально-правовой интерпретации. Так, в деловой речи используются последующие общие выражения: нарушение трудовой дисциплины (это может быть запоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т. д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка продукта и т. д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, вещественным взысканиям, уголовному преследованию и т. д.). К процедурной лексике можно отнести и некие обобщенные понятия: предприятие (компания, концерн, холдинг, картель, синдикат), продукт (консервы, термосы, авто, обувь и т. д.).

Определения, процедурная лексика и номенклатурная лексика составляют основную стилеобразующую лексику языка документов. Они употребляются параллельно в тексте документов, дополняя друг дружку (в договорах обычно используются определения и процедурная лексика, в приложениях к договорам – номенклатурная лексика).

Как уже упоминалось, важной особенностью деловой лексики будет то, что слово в тексте нужно использовать исключительно в одном вероятном значении. Однозначность контекстного потребления обоснована темой документа. Но неведение либо некорректное познание лексического значения слов тянет за собой массу ошибок, которые затрудняют восприятие текста документа либо даже искажают его смысл.

Одной из часто встречающихся ошибок является не различие слов-паронимов (близкие по звучанию, но различающиеся по значению слова). К таким словам относятся: гарантийный – гарантированный, представить – предоставить, красивый – действенный, проводить – создавать, экономичный – экономный, страховщик – страхователь и т. д.

К примеру, следует различать:

• гарантированный отдых (богатый чем-либо) – гарантийный талон (служащий гарантией);
• представить коллективу нового сотрудника (предъявить, показать) – предоставить справку (дать что-либо в использование, распоряжение);
• проводить митинг (производить что-либо) – создавать консервы (производить, изготавливать что-либо).

Неумение использовать слова-синонимы также может привести к смысловым нарушениям в текстах документов. К примеру, слова выстроить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая расцветка «высокое»), сконструировать (сделать нечто на техническом уровне сложное); воздвигнуть (выстроить что-либо существенное; высочайшее) различаются стилистическими расцветками, цветами значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Следует писать – сконструировать спортивную площадку, воздвигнуть монумент, выстроить дом. Неверное написание: воздвигнуть гараж, выстроить дворец, сконструировать башню.

Приведенные примеры ошибок далековато не единственные промахи, которые допускают составители деловых писем. Такие ошибки, как неверный порядок слов в предложении, смещение структуры обычного и сложного предложения, неумение использовать причастные и деепричастные обороты, нарушение лексических норм в устойчивых и терминированных словосочетаниях, тавтология и многие др. часто приводят к нехорошим последствиям, т. е. к затруднению восприятия документа, а в худшем случае к неправильному истолкованию смысла изложенной инфы.

Таким макаром, становится понятно, какую колоссальную роль играют языковые нормы при составлении деловых документов. Невнимание к главным нормам приводит сейчас к «загрязнению» официально-делового языка, который имеет либо имел вековые традиции.

В письменном деловом общении огромную роль играет деловой этикет, который является важным инвентарем в достижении коммуникативной цели. Деловой этикет проявляется в форме и содержании документов и, сначала, в формулах воззвания, выражения просьб, отказов, претензий, методах аргументации, формулировке поручений и др. В деловой переписке внедрение этикетных средств также носит регламентированный нрав.

Принципиальным элементом делового письма является воззвание к адресату. Привлечь его внимание и главное заинтриговать – основная задачка воззвания. Воззвание – неотклонимый элемент коммерческой переписки. В ближайшее время оно часто употребляется и в служебной переписке, если ситуация просит обратиться конкретно к должностному лицу.

Почетаемый государь. (фамилия)!
Почетаемая госпожа. (фамилия)!
Почетаемые господа!

Приведенные примеры являются более общими формулами воззвания. Но есть некие аспекты, которые следует учесть при воззвании к деловому партнеру: его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Есть негласные правила делового этикета, которые нужно соблюдать в деловой переписке. К таким правилам можно отнести последующие нюансы:

• при формулировке просьб, запросов, предложений, воззрений и т. п. обычно употребляют форму выражения от первого лица множественного числа: Представляем на рассмотрение и утверждение новый законопроект. Предлагаем Вашему вниманию новейшую книжку Воронцовой Д. Л. «Окно». Просим сказать о способности приобретения торгового оборудования. ;
• в письмах секретного содержания и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, употребляется формула воззвания от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;
• нельзя начинать письмо словами отказа. Более обходительно поначалу выложить мотивы принятого решения (Наша компания обязана отрешиться от сотрудничества в связи с завышенными ценами на продукцию, что делает нерентабельной ее реализацию в нашем регионе);
• не рекомендуется намекать деловому партнеру на его невнимательность и навязывать ему заблаговременно спланированный финал какого-нибудь вопроса (Прошу пристально разглядеть данное предложение…; Возлагаем надежды на подходящий финал нашего дела…);
• если текст документа начинается с формулы личного воззвания к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С почтением;
• не тактично употреблять в письмах слова «срочно», «незамедлительно» тем, подталкивая адресата к спешке в принятии решения. Более применимыми могут быть выражения: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Внушительно просим сразу сказать о собственном решении.

Составление делового документа – задачка не из легких. Это труд, предполагающий довольно высочайший уровень языковой компетентности. Нереально написать деловое письмо, не зная текстовых и языковых норм официально-делового стиля. Для того, чтоб уметь хорошо составлять официальные документы, нужно как можно больше практиковаться в написании деловых писем, а главное, нужно обучаться и снова обучаться этому нелегкому искусству.

Написание делового письма

Как верно составить деловое письмо конкретно с психической точки зрения, чтоб его не выкинули, не прочитав, чтоб оно возымело какое-то действие?

1. Обыденных либо электрических писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения собственных продуктов либо услуг, посылается сильно много. В большинстве случаев их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни мельчайшего представления (т. н. Мусор). Это всераспространенная ошибка начинающих предпринимателей.

Сперва разузнайте подробности о компании, куда собираетесь навести письмо. Выясните максимум инфы о возможном партнере. И только после чего составляйте деловое письмо в его адресок. Получателю письма всегда приятнее выяснить, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Воззвание к человеку по имени подчеркивает почтение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — размещение к источнику положительных чувств. Ведь о каких суровых деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился выяснить фамилии, имени и отчества собственного потенциального напарника по бизнесу?

Если вы все таки не смогли уточнить имя адресата, не стоит в воззвании писать: «Ув. г-н директор!» либо «Ув. комм. дир. компании!». В этом случае сокращения не к месту. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать стопроцентно. По другому получатель полностью справедливо поразмыслит, что вы его по сути не очень и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в короткой и видной форме раскрывающий содержание текста. Такая короткая инструкция существенно упрощает обработку и сортировку писем получателем. В всякую более-менее суровую компанию раз в день приходит масса разных писем. Потому велика возможность того, что на ваше послание просто не направят внимание, даже если оно содержит супер симпатичные предложения. Ведь читают их живы люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется кое-где в 5-ом 10-ке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги выслать в корзину. Потому сначала нужно достигнуть того, чтоб ваше письмо выделили из массы подобных.

Короткая инструкция окажется очень полезной и в этом случае, если деловое письмо, направленное возможному клиенту, не сходу его заинтригует. Бывает, проходит какое-то время, и директор гласит секретарю: «Помните, нам присылали предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Не плохое воспоминание произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать внутри себя некоторое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать настолько известную фирму, какой большой честью вам будет оказывать услуги настолько приличному партнеру и т. д. Не излишним будет также выразить надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Очень нехорошее воспоминание создают деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается таковой стиль, который содержит в себе массу словесного мусора (к примеру, «Мы, конечно, убеждены, что сотрудничество с нами непременно будет прибыльно вам, неправда ли?»), лишней вежливости («Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), коротких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это необходимо, не так ли?»), малосодержательных прилагательных (выдающийся, замечательный, прекрасный и т. д.), излишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» заместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как наименее убедительные, наименее компетентные и заслуживающие наименьшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит поэтому, что «водянистый текст» всегда делает воспоминание, что его создатель имеет маленький соц статус. Потому необходимо всячески избегать потребления общих фраз, слов-паразитов и ненадобных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтриговало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону. » Таковой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на идея, что ваше предложение может и не заинтриговать их. Во-2-х, вы надменно указываете своим возможным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы сможете связаться с нами по телефону. ». Смысл тот же, но тон наименее категоричен и настраивает на более доброжелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто обрисовывают деятельность вашей компании, в предложения, которые делают воспоминание о ее определенных достижениях, является верный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. К примеру, выполнили, разработали, прирастили, сделали, сделали и т. п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, исполняем, участвуем, дают представление быстрее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами неидеального вида. Внедрение совершенных глаголов создаст иллюзию определенных фурроров при выполнении какой-нибудь деятельности, а означает произведет воспоминание большей солидности и респектабельности вашей компании.

7. Для хоть какого делового письма (даже посылаемого по электрической почте) нужно использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит внушительная компания, а означает, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным методом набор реквизитов: заглавие компании, адресок, телефон, факс, эмблема компании, подпись управляющего и т. п. Если в письме идет речь о денежных отношениях, то не излишним будет указать расчетный счет и заглавие банка, услугами которого вы пользуетесь, также ссылки на лицензии, сертификаты и другие разрешительные документы (если ваш бизнес подразумевает их наличие).

8. Письмо, содержащее суровое деловое предложение, предполагающее валютные взаиморасчеты на огромную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу либо E-mail. В эталоне его должен вручать курьер лично руководителю либо секретарю. Такое письмо непременно обязано иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским методом. Все это работает на создание подходящего стиля.

Правила делового письма

Познание правил делового письма – одно из более принципиальных требований, предъявляемых к секретарю. И не только лишь к секретарю. Навряд ли можно представить для себя ситуацию, когда неведение структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, например, менеджером по продажам. Но в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и нередко кроме всего остального это к тому же составление черновиков деловых писем от имени директора, также печать деловых писем под диктовку либо транскрибирование писем с аудионосителя, — ответственность секретаря в этом вопросе выше.

Есть различные типы деловых писем, к примеру, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т. д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут малость отличаться друг от друга, потому в данной статье я приведу только стандартную структуру делового письма.

Я желаю отметить, что размещение реквизитов в письме на российском языке и письме на британском языке также отличаются. В данной статье привожу пример структуры делового письма конкретно на российском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатичными организациями (к примеру, в посольстве и представительстве).

Деловое письмо представляет собой документ формата Ах4. Границы документа инсталлируются так: левое поле 2-3 см. верхнее поле – 2 см, правое поле – 1 см, нижнее поле – 1 см. Стандартный шрифт – Times New Roman 13 pt, но нередко встречаются некие варианты, к примеру Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не употребляются.

Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Вероятнее всего, в вашей компании уже есть за ранее сделанные бланки. Бланк организации бывает с типографским созданием; также бывают бланки в электрическом виде. Для деловых писем, направляемых по почте либо с курьером, для официальных документов лучше использовать бланк, сделанный типографским методом. Это производит наилучшее воспоминание. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов либо электрических писем.

Реквизиты бланка, обычно, состоят из:

- Наименования организации и ее формы принадлежности
- Адреса организации
- Телефона и факса организации
- Адреса электрической почты
- Адресок веб-сайта компании
- номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)
- номера ОГРН (основной муниципальный регистрационный номер)
- поля для проставления исходящего номера документа

Это, пожалуй, малый набор реквизитов в бланке, но их может быть и больше. Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).

Какова, фактически, структура делового письма? Деловое письмо состоит из последующих неотклонимых реквизитов:

Адресат. В деловом письме должно быть обозначено, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в последующем порядке:

- Должность (в дательном падеже)
- Заглавие компании
- ФИО адресата
- Адресок
Принципиальная деталь: почтовый индекс ставится после наименования городка (потому что идентифицирует определенный населенный пункт), указание почтового индекса после наименования страны (если обозначено) не принято.

Дата. Под адресатом нужно непременно проставить дату документа.

Последующий элемент структуры делового письма – заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен кратко передавать сущность делового письма. К примеру: о реорганизации предприятия, о результатах каждогодней конференции и т. д.

Не рекомендуется делать заголовок очень длинноватым (более 2 строк).

Последующий элемент структуры делового письма – воззвание. Воззвание размещается по центру документа. Перед воззванием рекомендуется указать «Уважаемый» либо «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. К примеру, необходимо написать: Почетаемый Иван Иванович! Либо Почетаемая г-жа Стюарт!

Последующий элемент структуры делового письма – текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красноватой строчки, размещен на уровне 5 интервалов от левого края документа.

Обычно текст печатается через Один-полтора интервала, абзацы отвертятся друг от друга двойным интервалом. Числа до 10 лучше писать прописью, числа от 10 и выше – цифрами. Более рекомендуемая форма окончания письма – фраза «С уважением». Ранее нередко употребляли форму «Искренне Ваш», но сейчас данная фраза (как и ее британский эквивалент Sincerely Yours) фактически не употребляются ввиду способности ее разнопланового толкования.

Деловое письмо пишется исключительно в деловом стиле с доминированием нейтральной расцветки. В то же время лишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется.

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и сформировывают несколько НЕТ при составлении деловых писем:

- НЕТ сокращениям
- НЕТ длинноватым письмам
- НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, сленгу, жаргону и пр.
- НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неопрятности
- НЕТ чувственности
- НЕТ двусмысленности

Последующий элемент структуры делового письма – подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а фактически подпись будет потом проставлена от руки. Нужно смотреть, чтоб для подписи было оставлено место.

В левом нижнем углу письма указывается приложение (либо приложения) и дальше пронумерованный перечень.

Оформление делового письма

На данный момент более всераспространенным методом деловой переписки и общения является веб – ведь таким макаром намного удобней и резвее передать нужную информацию. Деловая переписка играет важную роль при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и т. д. Садясь за компьютер, чтоб написать деловое письмо в первый раз, сходу появляется огромное количество вопросов: как верно начать и окончить письмо, в какой последовательности расположить информацию, какие слова следует употреблять, как оформить письмо и др. Ведь деловое письмо – это собственного рода визитная карточка компании. Потому хорошо составленное деловое письмо – залог формирования положительного стиля компании. И так, давайте разглядим структуру делового письма.

Хоть какое деловое письмо начинается с воззвания к человеку, кому адресовано письмо. Зависимо от ситуации можно использовать последующие примеры воззваний: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Миша Петрович!», «Уважаемый государь директор!», «Уважаемые господа!». Воззвание располагается в центре странички. При всем этом следует учитывать, что в деловом письме в воззвании неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» или употребление инициалов человека.

Дальше следует вступление, где нужно коротко и верно сконструировать основную цель делового письма, причину, по которой отчаливает данное письмо. Сможете использовать последующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/припоминаю…», «В согласовании с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…» и т. п.

Последующий раздел – основная часть, где излагается основная мысль и сущность делового письма.

Дальше следует короткое резюме, подведение итогов. Тут в большинстве случаев употребляются последующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/убеждены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т. п.

Завершается деловое письмо обходительной подписью: «С почтением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». При необходимости можно указать контактный номер телефона, заглавие и физический адресок компании, адресок веб-сайта компании.

Время от времени после подписи в деловом письме располагается постскриптум (P. S.). Тут можно коротко выложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму.

По способности электрические деловые письма лучше отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип компании, ее адресок и телефоны.

Если имеются какие-либо приложения к письму в присоединенном файле, нужно это указать.

Как писать деловые письма

В наше время письма уходят в прошедшее и становятся редкостью. Но это не касается деловой переписки. Деловые письма являются официальным документом. С помощью их инсталлируются контакты, они фиксируют все этапы деловых отношений. И умение составить деловое письмо гласит о квалификации оппонента а именно и компании в целом.

1. Используйте для написания деловых писем официальные бланки компании. Вне зависимости, составляется ли письмо на бумаге либо в электрическом виде, оно обязано иметь логотип фирмы-отправителя. Также на бланке должны быть указаны почтовый адресок компании, телефоны и факс, адресок электрической почты и веб-сайта.

Оставляйте поля – с левой стороны три сантиметра, с правой – полтора сантиметра. Поля необходимы для подшивки письма в архивную папку.

2. Придерживайтесь официального стиля письма. Деловое письмо должно быть конкретным и не допускать несколько толкований. В электрическом письме нужно указывать тему письма. Не используйте в деловой переписке смайлики.

В случае, если это продолжение переписки, оставляйте письмо, на которое пишете ответ, в виде цитирования. Можно процитировать письмо не полностью, а только те куски, на которые вы отвечаете. Так оппоненту будет понятнее связь меж его письмом и вашим ответом.

3. Начинайте письмо с обходительного воззвания, к примеру: «Уважаемый Петр Иванович!» Воззвание размещается в центре странички. Имя пишется стопроцентно, внедрение инициалов тут неприемлемо.

После воззвания следует вступительная часть, в какой коротко формулируется цель письма. Последующим разделом делового письма является основная часть, где более тщательно указываются предпосылки написания письма, вопросы и пути их решения. Завершает письмо подведение итогов и воззвание к адресату с определенным предложением либо изложением того, чего конкретно вы ждете от адресата для решения вопроса.

4. Будьте корректны в заключительной части. Не принимайте решения за собственных адресатов. Лучше выразить надежду, что неувязка будет решена лучшим, по вашему воззрению, образом.

Считается неэтичным торопить адресата, используя слова «срочно» и «незамедлительно». Используйте корректную форму: «Прошу Вас дать ответ в такие-то сроки».

Подпись в деловом письме должна быть официальной. К примеру: « С почтением, Сергей Васильевич Иванов».

Указывайте свою должность, заглавие компании и контактную информацию в подписи. Если деловое письмо содержит приложения, перед подписью должно быть указание на это.

Виды деловых писем

1. Коммерческие – применяются при подготовке к заключению коммерческой сделки, также при выполнении критерий договоров. К ним относятся последующие деловые письма:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием определенных критерий сделки;
• письмо-запрос - воззвание одной стороны к другой о желании заключить сделку, обычно, без указания критерий сделки или уточнить некий вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2. Некоммерческие (фактически деловые письма) – применяются при решении разных организационных, правовых вопросов, экономических отношений. К ним относятся:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит внутри себя доказательство определенных обязанностей;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - подразумевает информирование о каких-либо событиях или фактах, которые составляют энтузиазм или могут заинтриговать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязанностей и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит доказательство получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т. п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить или закончить какое-то действие, побудить к действию и т. п.;
• письмо-соболезнование – содержит сострадание по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо сопроводительных документов, вещественных ценностей и т. п.

По многофункциональному признаку деловые письма делятся на:

1. Письма-ответы – ответы на деятельные письма.
2. Деятельные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
• Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
• Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям сразу.
2. Обыденные письма - адресованные одному определенному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов сразу.

По структуре выделяют последующие деловые письма:

1. Регламентированные – составляются по определенному установленному эталону.
2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного эталона.

По форме отправления деловые письма могут быть:

1. Конвертные – отправленные при помощи почты в конверте.
2. Электрические – отправленные в электрическом виде на e-mail.
3. Факсовые – отправленные по факсу.

Деловое письмо отказ

Если в компании открыта вакансия, то спецам HR-службы приходится раз в день просматривать 10-ки присланных резюме. Ситуация утежеляется, если открытых вакансий не одна, а несколько. Еще более ситуация утежеляется, если в штате HR-службы — только один сотрудник. Ответить всем заинтересовавшим кандидатам впору — тяжело. Что гласить о тех, кто компании не подходит.

В всякую компанию приходят письма от неподходящих кандидатов. Предпосылки различны — недостающий уровень опыта либо образования, отсутствие каких-то главных способностей и познаний, которые навряд ли восполнят «обучаемость», «нацеленность на результат» и «желание работать». А время от времени совсем неясно, для чего соискатели присылают резюме.

В итоге время кадровика уходит на то, чтоб разобраться с ворохом приходящих писем и избрать из их те, чьих создателей можно пригласить на собеседование.

Но другие кандидаты продолжают ожидать от представителя HR-службы хоть какой-либо реакции. Естественно, кадровик может сказать, что у него и без того очень много дел, чтоб отвечать каждому откликнувшемуся на вакансию. Но стоит держать в голове, что одно из важных правил делового этикета говорит — практически каждое приобретенное письмо просит ответа.

Разговаривать с соискателями нужно, ведь эйчар — лицо компании: «Если, к примеру, HR-специалист не может верно разговаривать с соискателями, то у самых сильных и конкурентоспособных кандидатов, имеющих возможность выбирать для себя работодателя, после беседы с HR-специалистом может пропасть энтузиазм к работе в этой компании. По стилю общения и манерам интервьюера соискатель нередко судит о культуре ведения бизнеса в компании».

Гласить «да» — просто и приятно. Сказать «нет» и никого не оскорбить — труднее. Каким должен быть ответ на письмо тому кандидату, в каком компания не заинтересована? В правилах деловой переписки есть отдельные советы по поводу писем, которые содержат отказ. Такое письмо (естественно, в случае, если оно верно написано) помогает сохранить не плохое мировоззрение о компании вообщем и о представителе кадровой службы а именно.

Письмо непременно должно содержать короткую аргументацию отказа. Можно выстроить его по такому плану (с некими вариантами):

— Задать контекст (Здрасти! Мы пристально разглядели присланное Вами резюме. ).
— Выразить сожаление и обозначить отказ (К огорчению, на этот момент мы не можем предложить Вам эту должность. ).
— Бросить надежду (Если происшествия поменяются, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей кандидатуры на эту должность. ).

Если кандидату отказано из-за его очень высочайшей квалификации, то необходимо отметить это в письме. Совершенно, если у компании есть возможность предложить такому соискателю кандидатуру. Если же нет, то стоит сказать: «Если освободится вакансия, на которой Вы можете удачно применить свои познания и способности, мы свяжемся с Вами». Ведь пополнение базы данных компании контактами ценного спеца — большой плюс.

Деловое письмо: общие советы

Естественно, в эталоне каждое письмо должно быть личным. К огорчению, не всегда выходит написать каждому кандидату лично. Но даже если составляется некоторый остов письма кандидату, то лучше учесть правила деловой переписки.

1. В каждом письме лучше воззвание. В неких случаях его можно опустить. Но все-же лучше оставлять этот маленький символ внимания и почтения к собеседнику.

2. Краткость — сестра таланта, и это относится не только лишь к литературным произведениям. Письмо не должно быть длинноватым: его задачка — содержать основную сущность вопроса. Если требуются какие-либо объяснения, то лучше выслать их в прикрепленном файле.

3. Письмо должно быть написано без орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также лучше избегать очень сложных синтаксических конструкций.

4. При отправке письма нужно проследить, чтоб непременно была заполнена графа «Тема». Ее содержание должно отражать цель письма.

Помните: ответ на письмо — сначала проявление вежливости к соискателю как от определенного HR-специалиста, так и от компании в целом. Не считая того, никто не дает гарантии, что в кандидате, не заинтересовавшем рекрутера сейчас, компания не будет нуждаться завтра.

Деловое письмо извинение

Письмо с извинениями докладывает, что вы требуйте прощения за что-либо и цените дела с другой стороной. Зависимо от назначения письма, оно может быть как в формате дружественного письма, так и делового.

Если это личное письмо, то вам следует начать с извинений, признать свою ошибку и взять ответственность за совершенные деяния. Потом необходимо поинтересоваться, что вы сможете сделать, чтоб разрешить сложившуюся ситуацию. Дальше необходимо заверить адресата, что такое больше не повториться. В конце письма нужно снова извиниться.

Если это деловое письмо, то необходимо также начать с извинений. Потом нужно разъяснить, что пошло не так и попробовать убрать делему. В конце письма нужно снова извиниться.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание

Письмо-извинение, Типовые обороты - Деловая речь для государственных служащих - Студенческая библиотека онлайн

Видео

Другие статьи

Apology letter: письмо-извинение на английском языке

Этикетные письма

Деловое письмо

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

деловое письмо с извинениями образец

Описание

Письмо-извинение, Типовые обороты - Деловая речь для государственных служащих - Студенческая библиотека онлайн

Видео

Похожие файлы

Другие статьи

Apology letter: письмо-извинение на английском языке

Этикетные письма

Деловое письмо