Категория: Инструкции
Памятка разработана для оказания методической помощи специалистам, ответственным за ведение архива в организациях-источниках комплектования «Архива города», с учётом особенностей имеющихся помещений для хранения документов в организациях, в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (М. 2007), Основных правил работы архивов организаций (М. 2002).
В Памятке представлены основные требования по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования.
Обеспечение сохранности документов в архиве организации это комплекс мероприятий по:При отсутствии специального помещения архив организации размещается в приспособленном помещении в административном здании организации, после проведения его экспертизы.
Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания (помещения), долговечность его конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем.
Не допускается размещение архива в ветхих деревянных постройках, в сырых основных, подвальных, чердачных помещениях.
Помещение архива должно быть гарантировано от затоплений, иметь запасной выход. В помещении не должно быть труб водоснабжения и канализации.
Противопожарный режимПротивопожарный режим регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.
Помещение должно быть безопасным в пожарном отношении. Электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров, рубильники располагают вне помещений архива.
В средствах пожаротушения должны применяться нейтральные, безопасные для документов вещества. В помещении архива обязательно наличие порошкового огнетушителя или системы газового пожаротушения.
Охранный режимПомещение архива должно быть оборудовано охранной сигнализацией. Наружные двери должны иметь металлическую облицовку, прочные запоры. На доступные извне окна устанавливаются запираемые, распашные наружу металлические решетки.
В рабочее время помещение должно быть закрыто на ключ. Один комплект ключей постоянно должен находиться в службе охраны организации, другой – у лица, ответственного за архив. Доступ в помещение архива должен быть строго ограничен.
Температурно-влажностный режим В помещении архива для документов на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен поддерживаться нормативный температурно-влажностный режим:В помещении архива с нерегулируемым климатом (без кондиционера) должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением рационального отопления, механических средств увлажнения и осушения воздуха (проветривание, влажная уборка и др.), для достижения нормативных значений.
Контроль за режимом осуществляется с помощью контрольно-измерительного прибора (психрометр, гигрометр и др.), который размещается вдали от отопительных и вентиляционных систем.
При наличии контрольно-измерительного прибора в помещении архива ведется журнал, где фиксируются показания прибора (приложение 1 ).
Измерения параметров производятся один – два раза в неделю.
Не допустимы резкие колебания температуры и влажности.
Санитарно-гигиенический режимПомещение архива должно содержаться в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
Для соблюдения санитарно-гигиенического режима необходимо:При проведении уборки применяемые средства, такие как вода и антисептики, не должны попадать на документы.
В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов, использование пищевых продуктов.
При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения.
Световой режимХранение документов осуществляется в темноте. Освещение в помещении архива может быть искусственным или естественным.
Для искусственного освещения должны применяться лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи, защитных фильтров и др.
Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться при любых видах работы с документами.
Оборудование архиваПомещение архива оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами.
Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом, при нормальном санитарно-биологическом состоянии помещения. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм:Не допускается размещение оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
В качестве вспомогательного оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.
Документы должны размещаться на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.
Документы постоянного хранения на бумажной основе размещают в картонных коробках, папках, документы временного хранения – в связках.
При большом объёме документов стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются (сверху вниз, слева направо) и составляются постеллажные топографические указатели на каждый стеллаж (приложение 2 ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
Обеспечение сохранности документов при транспортировке (переезде)Перемещение и транспортирование документов должны производиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности.
Транспортные и упаковочные средства для перемещения и перевозки документов должны быть чистыми.
При перемещении документов в пределах здания необходимо предусматривать наиболее рациональные пути и средства транспортирования, исключая многократное перекладывание документов.
Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах в упакованном виде при плотной укладке документов, исключая их смещение и подвижки.
Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборовКлиматические параметры воздуха
4.2. Требования к зданиям и помещениям архива
4.2.1. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
4.2.2. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
4.2.3. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
4.2.4. К помещениям основного назначения архива относятся:
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофукциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
4.2.5. Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час.
4.2.6. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
4.2.7. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
4.2.8. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
Открыть полный текст документа
На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.
Основные требования к помещениямСотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.
Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.
К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.
Правила хранения документов
Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.
Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.
Рекомендованные действия сотрудников во время возгоранияПри невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:
Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.
Обстановка в архивных помещенияхСтеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:
В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.
После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:
Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.
Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.
В архивных помещениях недопустимо:
Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.
Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.
Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.
Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.
По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.
Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.
Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.
Основные требования к системам пожаротушенияКаждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении. При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей. Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.
На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения. Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении. Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.
Нашли неточность в статье? Напишите нам в «Обратную связь»
Советскими «добровольно-принудительными» временами доказано: если просвещать людей по действительно важному делу в лекционно-назидательной манере – «коротенько, минут на сорок», то единственной реакцией большинства окажется зевота и желание поскорее забыть все сказанное. С другой стороны, пожарная безопасность – не та тема, где строгость существующих законов компенсируется необязательностью их исполнения. Так что предлагаем разговор по возможности неформальный, но с расчетом на вашу сознательность – ведь это как раз тот случай, когда «правовой нигилизм» есть стопроцентное «худо» без всякого «добра».
Вы не могли не заметить потока известий о том, как с пугающей периодичностью в разных регионах страны случаются пожары, жертвами которых становятся то целые семьи с дети, то обитатели домов престарелых, то пациенты лечебных учреждений. Причины – самые разные: обветшалая электропроводка (авось не закоротит), игнорирование предписаний Госпожнадзора (авось забудут), курение не там, где надо, использование обогревательных приборов не так, как следует… И все это с классическим упованием: «Авось пронесет». Хотя давно пора понять, что сверхъестественная субстанция с этим именем, столь популярная в национальном масштабе, по степени лукавства не уступает самому дьяволу.
Архивы с их многотонными закромами документов на бумаге автоматически попадают в ряд учреждений, где вопросам пожарной безопасности должно уделяться постоянное пристальное внимание. Разумеется, при этом нужно избегать обеих крайностей – как вышеназванных упований, так и введения полувоенного противопожарного режима с побиванием камнями курящих сотрудников, устроивших в неподходящем месте дымовую провокацию. А золотой серединой в данном случае будет знание и следование вполне здравым Специальным правилам пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 3 от 12 января 2009 года).
Начнем с небольшого ликбеза и дадим определение пожара (будем, так сказать, «плясать от печки»). Итак, пожар есть «неконтролируемое горение, причиняющее материальный ущерб, вред жизни и здоровью граждан, интересам общества и государства». Для того чтобы произошло возгорание, необходимо наличие трех условий: горючее вещество, кислород и источник зажигания (так называемый «треугольник горения»). Соответственно, для предотвращения воспламенения необходимо исключить хотя бы одну из «сторон» треугольника. На практике, конечно, гораздо проблематичнее устранить наличие кислорода, хотя именно на этом принципе основывается большинство способов борьбы с огнем. Поэтому когда речь идет о предотвращении пожара, выделяют два принципиальных направления: минимизация горючих материалов и исключение источников зажигания.
Ответственность за действия по обоим направлениям, как и в целом за обеспечение пожарной безопасности архива и его подразделений, лежит на руководителе. В его обязанности входит издание приказа об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности и, при необходимости, инструкций для отдельных подразделений, помещений и видов работ. Приказ и означенные инструкции должны быть внимательно изучены работниками архива в системе обучения мерам пожарной безопасности и размещены в доступных для обозрения местах. Кроме того, во всех помещениях архива должны быть вывешены таблички с указание ФИО ответственного за противопожарное состояние и номера телефона, по которому следует вызывать огнеборцев.
Во избежание при пожаре броуновского движения и криков «Шеф, все пропало!» в зданиях архивов при одновременном нахождении на этаже более 10 человек разрабатываются и на видных местах размещаются планы эвакуации людей в случае пожара, а также система (установка) оповещения о пожаре. В архивах с массовым пребыванием людей – 50 и более – в дополнение к схематичному плану эвакуации должна быть разработана инструкция, определяющая действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации.
Великий в своей лаконичности призыв Козьмы Пруткова «Бди!» в нашем случае означает необходимость для работников ежедневно перед уходом из архива осматривать его помещения в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. Выявленные в ходе осмотра нарушения должны быть немедленно устранены – самостоятельно или посредством доклада руководителю архива с соответствующей записью в журнале осмотра помещений.
Даже если благосостояние сотрудников архива достигло уровня пресловутой уборщицы из «Газпрома», недопустимо, чтобы припаркованные у здания личные автомобили препятствовали свободному подъезду пожарных машин. Лучше заранее приехать на общественном транспорте, а сэкономленное на парковке время посвятить проверке состояния пожарных гидрантов – в частности, те, что расположены на прилегающей территории, в зимнее время должны быть утеплены и очищаться от снега и льда.
Отдельно нельзя не сказать о курении. Курить, конечно, вредно, и в зданиях архива, равно как и на прилегающей к ним территории, предаваться этой огнеопасной привычке запрещено. Однако для заядлых курильщиков (таковые в коллективе, как правило, есть) в соответствии с инструкцией о мерах пожарной безопасности должны быть определены и надлежащим образом обозначены места для курения, оборудованные пепельницами из негорючих материалов или урнами с водой.
Даже если здание архива по той или иной причине оказалось обестелефонено и обезынтернечено, нельзя для передачи информации, подобно североамериканским индейцам, разводить костры (даже на прилегающей территории) – равно как пользоваться открытым огнем с любыми иными целями. Вообще, огневые, сварочные, резательные, окрасочные и другие пожароопасные работы должны проводиться в строгом соответствии с Правилами пожарной безопасности, утвержденными приказом МЧС № 313 от 18 июня 2003 года.
Стеллажи и шкафы в архивохранилищах не должны иметь ничего общего с игрой в тетрис – их дóлжно устанавливать с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) – не менее 1,2 м; расстояние (проход) между стеллажами – не менее 0,75 м; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене, – не менее 0,75 м; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 0,45 см. Мебель и оборудование в лабораторно-производственных зданиях надлежит устанавливать так, чтобы не препятствовать эвакуации людей; ширина проходов между оборудованием должна быть не менее метра. Напротив дверных проемов складских помещений должны оставляться проходы шириной, равной ширине дверей, но не менее 1 м. Кроме того, через каждые 6 м в складах следует устраивать продольные проходы шириной не менее 0,8 м.
Основные требования к электрооборудованию заключаются в его исправности и эксплуатации в соответствии с параметрами, изложенными в инструкции. Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее полуметра от горючих конструкций здания, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки). Даже если вы с детства чувствовали, что в вас живет прирожденный электрик, не стоит внедрять на работе самодельные устройства защиты от перегрузки и короткого замыкания, а также предпринимать следующие шаги: пользоваться электропроводами и кабелями с поврежденной изоляцией, неисправными розетками, осветительными и соединительными коробками, рубильниками и пр.; обертывать электрические лампы горючими материалами (бумагой, материей); складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов, электродвигателей и так далее.
Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями для локализации и ликвидации небольших возгораний, а также пожаров в начальной стадии. На каждом этаже должны размещаться не менее двух ручных огнетушителей. Располагать их следует на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м. Использование первичных средств пожаротушения для хозяйственных и прочих нужд, не связанных с тушением пожара, запрещается. Размещение первичных средств пожаротушения в коридорах и проходах не должно препятствовать безопасной эвакуации людей.
Чтобы все были живы-здоровы и горели на работе исключительно в метафорическом смысле, к сему прилагаем своего рода памятку – «Порядок действий персонала архива при пожаре» .
Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры и пр.) обязан:1. Немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной охраны, указав место возникновения пожара и назвав свою фамилию.
2. По возможности принять меры по эвакуации людей и сохранению материальных ценностей.
3. Принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожар.
Должностное лицо архива, прибывшее к месту пожара, обязано:1. Продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность вышестоящее руководство.
2. В случае угрозы для жизни людей немедленно организовать их спасение имеющимися силами и средствами.
3. Организовать встречу подразделений пожарной охраны и оказать помощь в выборе кратчайшего пути к очагу пожара.
4. Проверить включение в работу автоматических систем противопожарной защиты (оповещение, пожаротушение, дымоудаление).
5. При необходимости организовать отключение электроэнергии (за исключением систем противопожарной защиты), остановить работу систем вентиляции в аварийном и смежном с ним помещениях, выполнить другие мероприятия, способствующие предотвращению развития пожара и задымления здания.
6. Прекратить все работы в здании, кроме работ, связанных с мероприятиями по тушению и ликвидации пожара.
7. Удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в мероприятиях по тушению и ликвидации пожара.
8. Осуществить общее руководство по тушению пожара до прибытия подразделений пожарной охраны.
9. Обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара.
10. Одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов и материальных ценностей.
11. По прибытии пожарного подразделения руководство архива обязано выполнять все указания руководителятушения пожара.
