Категория: Инструкции
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
“ БАНК ”
________________________________________________________________
УТВЕРЖДЕНО
Решением Правления
ОАО «банк»
протокол № 137_ от 04 октября 2005 г
ПОРЯДОК
Разработки Положений о подразделениях
и должностных инструкций в
ОАО «банк»
Рег. N____________________ от «__» ________________ 200__г.
Введен в действие
«_04» _октября________ 2005_ г. N___137__________
Краснодар
2005 год
Содержание
Содержание 2
I. Общие положения 3
II. Разработка и оформление Положения о подразделении. 3
III. Согласование и утверждение Положения о подразделении. 5
IV. Разработка и оформление должностных инструкций. 6
V. Согласование и утверждение должностных инструкций. 8
VI. Срок действия Положения о подразделении и должностных инструкциях 9
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок регламентирует правила разработки, оформления, со-
гласования и утверждения Положений о структурных подразделениях и долж-
ностных инструкций сотрудников в ОАО «банк».
1.2. Настоящим Порядком устанавливаются общие требования для. - самостоятельных внутренних структурных подразделений (Департаментов, Дополнительных офисов, Cлужб, самостоятельных Отделов), - внутренних структурных подразделений Банка ( Отделов),
при подготовке Положений о подразделениях и должностных инструкций для сотрудников, занятых в данных подразделениях.
1.3. Настоящий Порядок разработан в соответствии с действующим граждан-
ским и трудовым законодательством РФ, внутренними организационно-распорядительными и нормативно–методическими документами Банка.
1.4. Положение о подразделении - документ, определяющий место подразде-
ления в структуре Банка, основные направления его функциональной деятельности, взаимодействие с другими подразделениями Банка. а также перечень основных нормативных документов, регулирующих деятельность подразделения. Положением о подразделении регламентируется деятельность самостоятельных внутренних структурных подразделений и внутренних структурных подразделений (далее – внутренние структурные подразделения ). Для целей настоящего Порядка секторы и группы не рассматриваются, как внутренние структурные подразделения Банка.
Должностная инструкция сотрудника - документ, определяющий функциональные обязанности, должностные полномочия (права), ответственность, предъявляемые квалификационные требования, а также перечень основных нормативных документов, которыми должно руководствоваться в работе лицо занимающее данную должность.
II. Разработка и оформление Положения о подразделении
2.1. Разработка Положения о подразделении осуществляется непосредственно
внутренним структурным подразделением. Положение о вновь созданном дополнительном офисе разрабатывается Департаментом управления деятельностью филиалов. Руководитель внутреннего структурного подразделения несет ответственность за его разработку и обеспечение его актуальности (соответствие требованиям законодательных и нормативно-правовых актов РФ, внутри банковских организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, адекватность современным требованиям, предъявляемым руководством Банка к деятельности внутреннего структурного подразделения и т.п.). Контроль за своевременной разработкой Положения о подразделении осуществляет вышестоящий руководитель, которому функционально подчиняется данное внутреннее структурное подразделение.
2.2. Разработка Положения о вновь созданном внутреннем структурном подразделении Банка осуществляется в течение 10 рабочих дней с момента получения руководителем внутреннего структурного подразделения информации о введении такого подразделения в структуру Банка.
2.3. Существующее Положение о подразделении корректируется в течение 10 рабочих дней с момента получения руководителем внутреннего структурного подразделения информации, предопределяющей необходимость актуализации Положения, в том числе:
2.3.1. При внесении изменений в законодательные и нормативно-правовые акты РФ, внутри банковские нормативно-методические документы. При утверждении новых документов (актов), Положение о подразделении актуализируется в срок не позднее 10 рабочих дней с даты введения в действие соответствующего нормативно-правового акта РФ либо доведения до сведения внутреннего структурного подразделения Банка информации о введении в действие нормативно-методического документа Банка.
2.3.2. При внесении изменений в организационную структуру Банка (дополнительного офиса) и в распределение функций, полномочий и ответственности между подразделениями, Положение о подразделении разрабатывается в срок не позднее 10 рабочих дней с даты доведения до сведения внутреннего структурного подразделения, соответствующего утвержденного организационно - распорядительного документа (об изменении штатного расписания, о пере-даче функций и т.п.).
2.3.3. При несоблюдении внутренним структурным подразделением Банка требований, изложенных в пп.2.1, 2.3.1, 2.3.2. настоящего Порядка, и направлении на имя руководителя внутреннего структурного подразделения, в ходе последпроверки, Службой внутреннего контроля (далее - СВК) акта о нарушении процедуры разработки/актуализации Положения о подразделении, Положение разрабатывается/актуализируется в срок не позднее 10 рабочих дней с даты получения руководителем соответствующего подразделения акта СВК.
2.4. Положение о подразделении включает в себя следующие обязательные разделы:
> Общие положения.
Данный раздел должен отражать следующие моменты:
¦ Статус подразделения - место в организационной структуре Банка Департамента, Отдела, Службы и функциональная подчиненность (Генеральному директору Банка, руководителю Департамента, Отдела, Службы и т.д.).
¦ Руководство подразделением - должность руководителя и порядок его за-
мещения в случае отсутствия.
¦ Структура подразделения - отделы, секторы, группы и другие структурные
элементы, входящие в состав внутреннего структурного подразделения.
> Основные задачи и функции.
В данном разделе отражаются основные цели и задачи, для решения которых создано внутреннее структурное подразделение и функции, осуществляемые подразделением в соответствии с возложенными на него задачами.
> Взаимодействие с подразделениями.
В разделе отражаются права и полномочия внутреннего структурного подразделения при взаимодействии с другими внутренними структурными подразделениями Банка в процессе осуществления своей деятельности, способы предоставления и получения внутренней и внешней отчетности подразделений Банка, а также ведение баз данных и доступ к системе информационного обеспечения внутренних структурных подразделений Банка .
> Организация работы.
В разделе указывается режим работы сотрудников подразделения, меры по обеспечению эффективной деятельности внутреннего структурного подразделения.
> Права.
К основным правам могут быть отнесены права :
- на информационную,
- материально - техническую поддержку,
- на участие в рассмотрении вопросов, касающихся деятельности структурного подразделения и т.д.
> Ответственность.
В разделе указывается ответственность:
¦ За неразглашение банковской и коммерческой тайны.
¦ За использование вычислительной техники и программного обеспечения
только для выполнения функций подразделения.
¦ За соблюдение предписанных мероприятий по защите вычислительной тех-
ники от проникновения посторонних лиц и вредоносных программ.
> Нормативные документы.
В разделе указывается перечень основных нормативных документов, которыми руководствуется внутреннее структурное подразделение в своей деятельности.
2.5. Положение о подразделении оформляется в едином графическом стиле в соответствии со следующими требованиями:
¦ Верхний и нижний колонтитулы оформляются на каждом листе документа
и отделяются от основного текста непрерывной чертой. Верхний колонтитул
содержит номер версии и название документа, нижний - номер листа, проставленный полужирным шрифтом в правом углу.
¦ Название Положения должно содержать наименование внутреннего структурного подразделения и наименование ОАО «Крайинвестбанк».
¦ На первом листе документа в правом верхнем углу оформляется гриф ут-
верждения, который состоит из надписи УТВЕРЖДЕНО, наименования уполномоченного органа, поля для номера и даты протокола.
¦ За грифами утверждения на первом листе размещается название Положения,
за которым ниже следует регистрационный номер документа, дата регистрации, далее следует содержание основного документа.
¦ Для основного текста документа применяется обычный шрифт «Times New
Roman Cyr», размер — 12. Заголовки разделов выделяются полужирным
шрифтом, размер - 14, центруются и отделяются от текста двумя отступами
сверху и одним отступом снизу.
¦ Для выделения ключевых слов применяется полужирный шрифт, курсив
или их сочетание.
¦ Для согласования Положения о подразделении, осуществляемого в соответ-
ствии с разделом III настоящего Порядка, на оборотной стороне последнего
листа документа проставляется надпись: СОГЛАСОВАНО. Виза согласова-
ния включает в себя должность, подпись, расшифровку подписи согла-
сующего лица и дату согласования.
¦ Ниже виз согласования проставляется надпись ОЗНАКОМЛЕН, за которой
(после утверждения Положения о подразделении) следуют отметки об озна-
комлении должностных лиц с Положением о подразделении, которые вклю-
чают в себя должность, подпись ознакомленного лица, расшифровку подпи-
си и дату ознакомления.
¦ При необходимости, для проставления отметок должностных лиц об озна-
комлении с Положением о подразделении, к документу могут быть добавле-
ны дополнительные листы с указанием номера версии и названия Положе-
ния в верхнем колонтитуле и соответствующих порядковых номеров листов
- в нижнем.
III. Согласование и утверждение Положения о подразделении.
3.1. Разработанное и оформленное надлежащим образом Положение о подраз-
делении подписывается руководителем внутреннего структурного подразделения - разработчика.
3.2. В Банке Положение о подразделении самостоятельно разрабатывается соответствующим внутренним структурным подразделением и подлежит согласованию с:
¦ руководителем Департамента (в случаях, когда внутреннее структурное подразделение является структурной единицей Департамента);
¦ руководителем организационно-правового Департамента;
¦ начальником СВК.
3.3. Если в ходе согласования от согласующих лиц исполнителю поступают за-
мечания в письменном виде, то Положение о подразделении дорабатывается и
направляется на очередное согласование. Документ, впервые поступивший на
согласование, подлежит рассмотрению согласующими лицами в течение 7 дней, на последующих этапах согласования - в течение 5 дней.
3.4. В Банке Положение о подразделении утверждается на Правлении Банка, или Совете директоров.
3.5. Положение о подразделении вступает в силу с даты его утверждения в соответствии с п.3.4..
3.6. Утвержденное Положение о подразделении регистрируется уполномоченным на то органом (секретариат, отдел кадров, организационный отдел) и передается во внутреннее структурное подразделение. В подразделении Положение доводится (под роспись) до всех сотрудников данного подразделения. При приеме на работу новых сотрудников, или переводе из других внутренних структурных подразделений Банка руководитель подразделения обязан ознакомить их под роспись с Положением о подразделении.
3.7. Утвержденное Положение о подразделении хранится непосредственно во внутреннем структурном подразделении, а его копия предоставляется - в Службу внутреннего контроля, Организационно-правовой департамент.
3.8.Копия утвержденного Положения о подразделении на бумажном носителе доводится до подразделения СВК, Организационно-правового департамента исполнителем Положения не позже дня, следующего за днем получения утвержденного документа.
¦
IV. Разработка и оформление должностных инструкций
4.1. Разработка должностных инструкций сотрудников осуществляется непо-
средственно во внутренних структурных подразделениях. Руководитель внутреннего структурного подразделения несет ответственность за разработку и обеспечение их актуальности (соответствие требованиям законодательных и нормативно-правовых актов РФ, внутрибанковских нормативно-методических и организационно-распорядительных документов (в т.ч. Положения о подразделении), адекватность современным требованиям, предъявляемым руководством Банка к деятельности сотрудника и т.п.).
4.2. Должностные инструкции разрабатываются в течение 10 рабочих дней с момента получения руководителем внутреннего структурного подразделения информации, предопределяющей необходимость их разработки либо актуализации, в том числе:
4.2.1. При внесении изменений в законодательные и нормативно-правовые ак-
ты РФ, внутрибанковские нормативно-методические документы, при утвер-
ждении новых документов (актов) должностные инструкции разрабатываются в
срок не позднее 10 рабочих дней с даты введения в действие соответствующе-
го документа (акта) либо доведения до сведения внутреннего структурного структурного подразделения Банка информации о введение в действие организационно-распорядительного документа Банка.
4.2.2. При внесении изменений в штатное расписание Банка и распределение
функций, полномочий и ответственности между подразделениями и отдельны-
ми сотрудниками должностные инструкции разрабатываются в срок не позднее
10 рабочих дней с даты доведения до сведения внутреннего структурного подразделения соответствующего организационно-распорядительного документа (об изменении штатного расписания, о передаче функций и т.п.).
4.2.3. При несоблюдении внутренним структурным подразделением требований пп.4.1. 4.2.1. 4.2.2. настоящего Порядка и направлении на имя руководителя структурного подразделения, в ходе последпроверки, Службой внутреннего контроля акта о нарушении процедуры разработки/актуализации Должностных инструкций, Должностные инструкции разрабатываются/актуализируются в срок не позднее 10 рабочих дней с даты получения руководителем соответствующего подразделения акта СВК.
4.3. Должностные инструкции разрабатываются на должности, предусмотрен-
ные штатным расписанием.
4.4. На лиц, работающих по договору подряда, должностная инструкция не разрабатывается. Круг обязанностей сотрудника, его полномочия и ответст-
венность определяются в договоре подряда в соответствии с той работой, для выполнения которой он принят.
4.5. Выполнение штатными сотрудниками внутреннего структурного подразделения функциональных обязанностей, изложенных в их должностных инструкциях, в совокупности должно обеспечивать реализацию всех основных задач и функций, предусмотренных в Положении о соответствующем подразделении. В целях оптимизации расходов Банка не допускается привлечение сторонних организаций и физических лиц по договору подряда на выполнение работ (оказание услуг), аналогичных по содержанию функциональным обя-занностям штатных сотрудников Банка.
4.6. Разные должностные инструкции на одинаковые должности разрабатыва-
ются в случае, если эти должности предусматривают различные функциональ-
ные обязанности или имеют иные особенности.
4.7.Должностная инструкция включает в себя следующие обязательные разделы.
> Общие положения
В разделе указываются:
¦ Процедура назначения и освобождения от должности;
¦ Подчиненность (непосредственная подчиненность руководителю подразде-
ления, а также - главному бухгалтеру в вопросах бухгалтерского учета);
¦ Основные требования к образованию и стажу работы.
¦ Требование о том, что любая не являющаяся общедоступной информация,
ставшая известной сотруднику в процессе осуществления должностных обя-
занностей, является коммерческой тайной и не может быть разглашена без
согласия руководства Банка.
Ш Функциональные обязанности.
В разделе указываются основные обязанности должностного лица. Помимо основных обязанностей должностной инструкцией должно быть предусмотрено выполнение иных разовых и постоянных поручений вышестоящего руководителя.
> Права.
В разделе оговариваются права и полномочия должностного лица, предоставляющие ему возможность более эффективно осуществлять свои функции и выполнять поставленные задачи. К основным правам могут быть отнесены: право на информационную, материально - техническую поддержку, право на участие в рассмотрении вопросов, касающихся деятельности структурного подразделения, право на принятие решений, консультирование в пределах своей компетенции и т.д.
> Ответственность.
В разделе предусматривается ответственность должностного лица за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей. В частности:
¦ За качественное и своевременное выполнение должностных обязанностей;
¦ За сохранность вверенных ему документов или находящихся в его пользова-
нии материальных ценностей. Для отдельных категорий работников преду-
сматривается полная материальная ответственность.
¦ За неразглашение банковской и коммерческой тайны.
¦ За использование вычислительной техники и программного обеспечения
только для выполнения своих обязанностей.
¦ За соблюдение предписанных мероприятий по защите вычислительной тех-
ники от проникновения посторонних лиц и вредоносных программ.
> Нормативные документы.
Указывается перечень нормативных документов, которыми должностное лицо руководствуется в работе, и, знание которых необходимо для исполнения должностных обязанностей.
> Квалификационные требования.
В разделе оговариваются, как общие банковские, так и специфические требования, предъявляемые к квалификации данного должностного лица: знание иностранного языка, и уровень владения им, навыки работы с банковской техникой, владение персональным компьютером, знание программного обеспечения и т.д.
4.8. Порядок оформления должностной инструкции аналогичен порядку оформления Положения о подразделении, изложенному в п. 2.5. настоящего Порядка.
¦ На первом листе документа в правом верхнем углу оформляется гриф ут-
верждения, который состоит из надписи УТВЕРЖДАЮ, наименования должности утверждающего лица, поля для номера и даты приказа, подписи и расшифровки подписи. Должностная инструкция сотрудника, деятельность которого связана с ведением бухгалтерского учета, обязательно согласовывается с Главным бухгалтером.
V. Согласование и утверждение должностных инструкций.
5.1. Разработанные и надлежащим образом оформленные должностные инструкции сотрудников подразделения подписываются руководителем внутреннего структурного подразделения (для отдельных должностей, не имеющих подчинения в рамках внутреннего структурного подразделения, - руководителем, которому функционально подчинена данная должность).
5.2. В Банке должностные инструкции должны быть согласованы с:
¦ руководителем Департамента(в случаях, когда подразделение является
структурной единицей Департамента);
¦ руководителем организационно-правового Департамента;
¦ начальником СВК.
5.3. Процедура согласования должностных инструкций аналогична п. 3.3. на-
стоящего Порядка.
5.4. Утверждение должностных инструкций производится Генеральным директором.
5.5. Должностная инструкция доводится до сведения сотрудника, занимающего данную должность, под роспись. При приеме на работу новых сотрудников или переводе из других подразделений Банка, руководитель внутреннего структурного подразделения обязан в тот же день ознакомить их под роспись с должностными инструкциями.
5.6. Утвержденные должностные инструкции хранятся непосредственно во внутреннем структурном подразделении, а их копии в организационно-правовом Департаменте.
5.7. Копии утвержденных должностных инструкций на бумажном носителе
доводятся до соответствующего подразделения организационно-правового Департамента руководителем внутреннего структурного подразделения (либо уполномоченным им лицом) не позднее дня, за днем получения утвержденного документа руководителем подразделения.
5.8. Руководитель внутреннего структурного подразделения несет ответственность за наличие должностных инструкций на все штатные должности подразделения, а также за своевременное ознакомление сотрудников с их должностными инструкциями и Положением о подразделении.
VI. Срок действия Положения о подразделении и должностных
инструкций
6.1. Положение о подразделении действует до момента упразднения соответствующего подразделения.
6.2. Должностные инструкции штатных сотрудников подразделения действуют до момента упразднения соответствующего подразделения, либо соответствующей должности.
6.3. С даты утверждения новой редакции Положения о подразделении и должностных инструкции, автоматически утрачивает силу предыдущая редакция соответствующего документа.
Я знаю, что я ничего не знаю.
Комментарий Пользователи, просматривающие эту тему© 1999 — 2016 ИА «Банкир.Ру»
При использовании материалов гиперссылка на Bankir.ru обязательна.
Bankir.Ru в социальных сетях:
Редакция BANKIR.RU не несет ответственности за мнения и информацию, обнародованные в комментариях к материалам. Мнение авторов публикуемых материалов не всегда совпадает с мнением редакции. Ответственность за информацию и оценки, высказанные в рамках интервью, лежит на интервьюируемых. При перепечатке материалов просим публиковать ссылку на портал Bankir.Ru с указанием гиперссылки.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ЭЛ № ФС 77 - 65029 от 10 марта 2016 года, выдано Роскомнадзором.
Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Конечно, компания может ее и не составлять — претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.
А может, не надо?Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.
Составление и корректировкаОснованием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.
В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).
В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.
Формальные признакиТакже в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.
Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:
Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.
Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.
О. Сопунько. эксперт «Федерального агентства финансовой информации»
