Делопроизводство образец справки - База файлов

Справка. Делопроизводство. История делопроизводства инструкция по делопроизводству должностная инструкция адресат и адресование. Справка с места работы служит для подтверждения биографических сведений о работе, должности, стаже, зарплате. Посмотрите приведенный. Делопроизводство и электронный документооборот, автоматизация доу. Пример оформления справки. Запрещается воспроизведение или. Состав используемых реквизитов, образцы оформления. Журнал делопроизводство и документооборот на предприятии январь 2010 рубрика.

Справка это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки. В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности.). В делопроизводстве различаются служебные, отражающие вопросы основной деятельности организации и. Образец справки с места работы.

В делопроизводстве различаются служебные справки (о штатной. Образец справки о заработной плате. Образец справки о месте учебы (работы). Инструкция по оформлению справки о трудовом стаже. Делопроизводство примеры всех. Образец справки смотрите ниже. Бланки и образцы. Формы и документы. Форма поиска. Поиск. Агропром бухучет делопроизводство.

Формы документов по делопроизводству. Образцы форм документов из. Справка об. Привлечение аудитории, как принято считать, поддерживает план размещения, не считаясь. Справки. Справки- документы, содержащие текстовую и табличную. Делопроизводство. Еще образец справки с места работы. Общество с ограниченной ответственностью.

Объект и предмет делопроизводства

срок обучения 2 года

Делопроизводство – это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем.

Исходя из этого определения можно установить, что объект делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Однако необходимо определиться и с непосредственно предметной сферой такой области человеческой практики, как делопроизводство. Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Цели изучения делопроизводства заключаются в следующем: в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа механическим и электронным способами.

Представленные на данном сайте образцы оформления документов могут служить справочным пособием, позволяющим использовать его для правильного оформления документов согласно требованиям действующих норм. Кроме того, это пособие является основой для самостоятельного овладения приемами ведения делопроизводства на любом предприятии (как на государственном, так и коммерческом).

1. Заявление
2. Аттестат (подлинник)
3. Паспорт или свидетельство о рождении (копия)
4. Медицинская справка (форма 086/у) с выпиской о прививках
5. Фотографии 3x4 (6 штук)
6. Справка с места жительства с указанием состава семьи
7. Папка - скоросшиватель, 2 файла

1. без вступительных экзаменов
2. обучение бесплатное
3. бесплатное питание
4. стипендия, льготы сиротам
5. возможность продолжить обучение по сокращенным программам КТЭТ и КТК

Типовое положение о делопроизводстве

по ведению делопроизводства в организациях

Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз»

1.1. Типовая инструкция по ведению делопроизводства в профсоюзных организациях Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз» (далее Инструкция ) устанавливает единый порядок организации и ведения делопроизводства в организациях Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз» (ВЭП).

1.2. Некоторые понятия и термины:

- Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами. Данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

1. создание документов (документирование);

2. организация движения и учёта документов (документооборот);

3. хранение документов (архивное дело).

- Документом может быть любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Документы могут быть изготовлены различными способами: рукописные, машинописные, составленные на компьютерах, полученные по факсу, по электронной почте или на других электронных носителях, кино-, фото-, звуковые и другие виды документов. Документы организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

- Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

- Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98).

- Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Отдельно ведётся финансовый и кадровый документооборот.

- Электронный документооборот – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

- Машиночитаемый документ – документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

- Электронный документ – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

- Электронная подпись – аналог собственноручной подписи. являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

- Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании принятых критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего (постоянного или временного) хранения и включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно специалистами по делопроизводству совместно с экспертно-проверочной комиссией под руководством работников архива.

- Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

- Организационно-распорядительный документ (ОРД) – вид текстового документа, фиксирующий решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

- Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях.

1.3. Настоящая Инструкция соответствует требованиям Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.4. В соответствии с настоящей Инструкцией профсоюзные организации могут разрабатывать и утверждать свои инструкции по делопроизводству применительно к конкретным условиям и учётом специфики их деятельности.

II.Основные требования к организации делопроизводства

2.1. Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства организации (предприятия).

2.2. Служебные документы являются собственностью профсоюзной организации, вопросы работы с ними регулируются законодательными актами Российской Федерации.

Требования Инструкции обязательны для всех работников профсоюзной организации, в том числе не освобождённых от производственной деятельности. Вновь принятые сотрудники (вновь избранные руководители) должны быть ознакомлены с Инструкцией и соблюдать её требования.

2.3. Запрещается без разрешения руководителя:

- снимать и выдавать кому-либо копии служебных документов;

- знакомить посторонних лиц и выдавать для использования дела текущего делопроизводства в другие учреждения;

- передавать для опубликования в средствах массовой информации материалы, относящиеся к деятельности организации.

2.4. Делопроизводство в организациях Профсоюза включает в себя:

- часть работы с документами, связанной с их созданием и оформлением;
- регистрацию и передачу по назначению входящей, внутренней и исходящей корреспонденции;

- ведение протокольного хозяйства, рассылку принятых постановлений;

- контроль над исполнением документов;

- формирование документов в дела, их учёт и хранение;

- подготовку дел к передаче на дальнейшее хранение в соответствующие архивные учреждения и уничтожение документов, срок хранения которых истек, в соответствии с установленным порядком.

2.5. Ведение делопроизводства поручается специально назначенному работнику или может быть поручено одному из членов постоянно действующего руководящего выборного коллегиального органа.

При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за ведение делопроизводства в организациях Профсоюза, производится передача всех числящихся за ним дел и документов вновь назначенному работнику, ответственному за этот участок работы.

2.6. При полной ликвидации организации Профсоюза без передачи её функций другим организациям все дела и документы подлежат упорядочению и передаче в соответствующий архив ликвидационной комиссией, утверждаемой руководителем данной либо вышестоящей организации.

2.7. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на руководителя организации Профсоюза.

III. Порядок подготовки и оформления документов

3.1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) приобретают юридическую силу и статус официального документа только при условии их правильного оформления.

Постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие организационно-распорядительные документы следует создавать с учётом требований Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы оформляются на бланках, соответствующих стандарту, и на бумаге формата А4 (210х297 мм).

На бумаге формата А3 (420х297 мм) могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы и т.п.

Бумагу форматов А6 (105х148 мм) и А5 (210х148 мм) допускается использовать для оформления резолюции (поручения) должностного лица.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером №14. Для многостраничных документов (положения, инструкции и другие), оформления таблиц и некоторых реквизитов писем допускается уменьшение размера шрифта в зависимости от ситуации.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.п.), авторами которых являются работники аппарата профорганизации, могут быть написаны от руки.

Текст документов печатается через один межстрочный интервал (12 пт) на расстоянии двух-трёх межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через два интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на чистом листе бумаги, должен иметь поля в миллиметрах:

левое - не менее 20 (25 - для подшивки документов);

правое - не менее 10;

Первая (красная) строка абзаца начинается на расстоянии 10 мм. от левой границы текстового поля.

Расположение текста на странице – книжное.

3.3. Заголовок составляется к тексту документа, если его объём превышает 7 строк. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «О чём?»: «Об изменении. », «О выделении. », «Об отмене. » и т.п.

3.4. Все страницы многостраничных документов нумеруются, кроме первой. Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечётными цифрами, а оборотные – чётными. Номер страницы наносится на нижнем поле листа с правой стороны. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания.

3.5. Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.

3.6. Строки реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита «Адресат» могут выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» - по правой границе.

3.7. Тексты оформляемых документов должны быть вычитаны и не содержать грамматических ошибок.

3.8. Документы, подготавливаемые и направляемые в другие учреждения и организации, а также отдельным гражданам, печатаются на бланках установленных образцов.

При отсутствии «фирменных» бланков писем допускается применение углового штампа.

При изготовлении штампов следует руководствоваться Положением о печатях и штампах организаций ВЭП (Утверждено постановлением Президиума ВРК №14 от 27.02.2008 ).

3.9. Текст совместных и внутренних документов (справка, акт и т.п.)
печатается на чистом листе бумаги или на бланках с указанием постоянных
реквизитов.

3.10. Текст документа должен быть кратким, точным и не допускаю­щим различных толкований. В первой его части, как правило, излагаются причины издания документа, факты, события, доказательства, во второй части — предложения, выводы, решения, просьбы и т.п.

3.11. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: постановления — распорядительную часть без преамбулы, письма — просьбу без пояснений и т. п.

3.12. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) каждая из них должна нумероваться араб­скими цифрами.

Номер раздела должен состоять из одного числа (1, 5, 11,
15), номер подраздела должен быть двойным, включающим номер раздела
(1.1; 5.14; 11.17), номер пункта — тройным (1.1.3; 5.14.2; 11.17.5) и т.п.

Главы документа нумеруются римскими цифрами и должны иметь названия.

Допускается единая порядковая нумерация всех частей текста документа арабскими цифрами.

IV. Состав реквизитов документов

4.1. При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются 30 реквизитов. каждый из которых имеет свой порядковый номер и название. Ниже приводятся требования к оформлению реквизитов применяемых в делопроизводстве Профсоюза.

03 – Эмблема Профсоюза, её помещают на бланках всех организаций Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз».

08 – Наименование организации. являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах. Над наименованием организации указывается полное наименование вышестоящей организации (при её наличии).

Наименование организаций, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъекта РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ располагают ниже или справа наименования на русском языке.

Наименование цеховой организации (профгруппы) указывают в том случае, если она является автором документа, и располагают ниже наименования первичной профсоюзной организации.

09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, имя сайта или скайпа и др.).

11- Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 июня 2010 г. следует оформлять 05.06.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2010 г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.06.05.

12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

1. - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2. - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3. - Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

(здесь и далее сведения, содержащиеся в примерах, носят условный характер)

Федерация профсоюзных организаций Томской области

Отдел охраны труда

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

организаций Томской области

Отдела охраны труда

ООО «Редакция газеты

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Председателю Красноярской краевой организации профсоюза работников строительства и промстройматериалов

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи (ФЗ «О почтовой связи» от 17.07.1999 № 176-ФЗ ). При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию, затем инициалы получателя и почтовый адрес, например:

Пермский край, 614264

16 - Гриф утверждения документа. Отдельные виды документов (положения, инструкции, акты и т.п.) приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Документ может быть утвержден конкретным лицом или распоряди­тельным документом (постановлением, решением уполномоченного органа и др.)

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Председатель профсоюзного комитета

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Председатель профсоюзного комитета

ОАО «Мордовская энергосбытовая компания»
личная подписьТ.А. Кудряшова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

от 15.06.2012, протокол №14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17- Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект ответа

автору письма к 23.05.2012

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

1. - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком). например:

Распоряжение о создании экспертной комиссии

чего (кого). например:

Отчёт о работе молодёжного совета ППО

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

1. - Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой «К », словом или штампом «Контроль».
2. -Текст документа составляют на русском языке или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.п.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «профсоюзный комитет считает возможным»).

Формы используемых писем могут быть классифицированы по нескольким признакам: письмо -просьба, -запрос, -предложение, -подтверждение, -ответ, -извещение, -напоминание; сопроводительное (гарантийное, циркулярное, инструкционное, рекламное) письмо и т.п.

Служебное письмо является не только носителем определённой информации, но и правовым документом.

Для однозначности понимания смысла текста документа следует применять букву Ё там, где это требуется, а не подменять её буквой Е .

Правила написания слов и сочетаний, наиболее часто используемых в служебных документа приведены в приложении №1 .

21 - Отметка о наличии приложения даётся ниже текста документа. Названное в тексте письма приложение оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в двух экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Протокол собрания первичной профсоюзной организации от 19.03.2012 на 7 л. в одном экз.

2. Выписка из протокола № 4 заседания профсоюзного комитета от 19.03.2012 на 2 л. в одном экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Роструда от 15.04.2010 № 02-6/172

и приложение к нему, всего на трёх листах

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на трёх листах в 5 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к постановлению Томского областного комитета ВЭП

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

о проведении отчётов

и выборов профсоюзных органов ВЭП

В тех случаях, когда у отправителя не остается документа и приложе­ний к нему, присланных в его адрес, в отметке о наличии приложений пе­чатаются слова «только в адрес», например:

Приложение: письмо Иванова И.А. на трёх листах только в адрес.

На приложении к документу должны указываться все необходимые реквизиты (наименование документа, заголовок, подписи).

Подробнее правила оформления приложений к ОРД приведены в приложении №2.

22 – Реквизит «Подпись». В него входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

первичной профсоюзной организации

ОАО «Иркутскэнерго»личная подписьЕ.М. Майданов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Центральных электрических сетейличная подписьН.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по техническим службам по хозяйственным службам

При подписании документа руководителями различных организаций, например, директором предприятия и председателем первичной профсоюзной организации (председателем профкома), их подписи также располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

Документы подписываются только синими или фиолетовыми чернилами, использование чёрных чернил не допускается .

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссииличная подписьВ.А. Бондаренко

1. - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Председатель первичной профсоюзной организации «Назаровская ГРЭС»

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и т.п. гриф согласования оформляют следующим образом:

областной организации ВЭП

ППО Свердловской ТЭЦ

1. - Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Начальник юридического отдела

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Визы проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа, ниже реквизита «Подпись».

25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Перечень документов, на которых ставится печать организации приведён в приложении №3 .

Оттиск печати ставится так, чтобы все подписи были видны. Оттиск должен захватывать часть подписи должностного лица, подписавшего документ и (или) наименования его должности.

При изготовлении и использовании печатей следует руководствоваться Положением о печатях и штампах организаций ВЭП (Утверждено постановлением Президиума ВРК №14 от 27.02.2008 ).

1. - Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Специалист общего отдела

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

1. - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (допускается шрифтом менее основного текста), например:

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29- Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Можно отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30- Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

V. Требования к бланкам документов

5.1. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных формата бланков документов:

Для Профсоюза и его структурных подразделений применяются следующие виды бланков документов:

а) общий бланк (см. приложение №4 );

б) бланк письма продольный (см. приложение №5) ;

в) бланк письма угловой (см. приложение №6 ).

5.2. Бланки документов должны разрабатываться с учётом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.

Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Ориентировочные границы расположения реквизитов приведены в приложениях №7 и №8. Все размеры указаны в миллиметрах.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

5.3. При продольном расположении (продольные бланки ) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

5.4. В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки ). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже - на национальном языке.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

5.5. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

5.6. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

5.7. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

VI. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

6.1. Положения, правила, инструкции

Положение принимается в том случае, если в нём устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесённым к компетенции организации (например: Положение о премировании).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения (например: Правила внутреннего трудового распорядка).

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (например: Инструкция по делопроизводству).

Положения (правила, инструкции) принимаются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые профсоюзным органом. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путём издания решения об их утверждении.

Текст положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чём?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция ведущего специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Например, положение о структурном подразделении организации состоит из семи глав:

I - Общие положения.

VI - Взаимоотношения и связи.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

6.2. Распоряжение, приказ

Председатель профсоюзной организации (председатель профсоюзного комитета) в рамках полномочий, предусмотренных Уставом Профсоюза, Общими положениями о территориальной и первичной профсоюзной организации, издает распоряжения (приказы) по оперативным, кадровым и другим вопросам работы организации.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Это самый распространенный вид распорядительных документов.

Проекты распоряжений (приказов) готовят и вносят члены профсоюзного органа или штатные работники, отвечающие в профсоюзной организации за делопроизводство, на основании поручений председателя, его заместителя, либо в инициативном порядке.

Проекты распоряжений (приказов) и приложения к ним визируются исполнителем, внёсшим проект, руководителями структурных подразделений профсоюзной организации, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также лицом, отвечающим за делопроизводство в организации и, при наличии, юристом. Возражения по проекту документа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты распоряжений (приказов) печатаются на общем бланке организации. Датой этого документа является дата его подписания.

Проекты распоряжений (приказов), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий профсоюзной организации и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Приказ имеет заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается с абзаца. Текст распоряжения (приказа) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.п. Если приказ издаётся на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. ».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказ подписывается и визируется с соответствии с требованиями, о которых было рассказано выше.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель профорганизации, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

6.3. Служебные и объяснительные записки, заявления

Служебная записка – документ, обеспечивающий коммуникацию подразделений (должностных лиц) организации и содержащий определённую просьбу, предложение или иную служебную информацию.

Служебная записка составляется работником или руководителем отдела аппарата на имя руководителя или специалиста другого отдела аппарата, который по результатам рассмотрения проставляет на ней резолюцию.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины, а также использующийся как сопроводительное сообщение к основному документу.

Заявление. Этот документ обычно пишется от руки, но могут быть и трафаретные бланки. Заявления адресуются на имя руководителя организации или структурного подразделения и составляются в виде просьбы (см. приложение №9 ).

Документы оформляются на листе бумаги формата А4 и содержат следующие реквизиты: должность и Ф.И.О. адресата; должность и Ф.И.О. составителя наименование записки; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; дата.

6.4.1. Протокол составляется на основании:

1) записей, произведённых вручную или с помощью электронных средств записи во время конференции, собрания, заседания, совещания;

2) тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов, представленных для обсуждения.

6.4.2. В делопроизводстве применяются три формы протокола.

Краткийпротокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Полныйпротоко л отличается от краткого наличием достаточно подробных записей, передающих содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, вопросы, замечания, реплики.

Стенографическийпротокол дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему.

6.4.3. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4. Текст протокола рекомендуется составлять не позднее, чем через три дня со дня заседания.

Слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

В обязательном порядке указывается место проведения заседания, собрания, конференции. Номер протокола. Все страницы протокола нумеруются в сквозном порядке.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

Образцы оформления протоколов приведены в приложении №10.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и (или) сотрудников, готовивших вопросы к обсуждению. Проект соответствующего пункта протокола обычно визируется сотрудником, ответственным за его подготовку.

6.4.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:

вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- Председатель или Председательствующий;

- Оценка наличия кворума (сколько должно быть участников, собрания, конференции, заседания и сколько принимало участие фактически). Список присутствовавших участников или отсылка к прилагаемому списку;

- Список приглашённых или отсылка к прилагаемому списку;

- Состав мандатной, редакционной, счётной комиссии (для соответствующего протокола);

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали — Выступили — Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление в тексте протокола печатается полностью, или прилагается к нему. Образцы оформления постановлений приводятся в приложении №11. По результатам голосования указывается: принято единогласного либо, при разногласиях, указывается количество лиц, голосовавших «за», «против» и «воздержавшихся».

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), например:

4. Слушали: Иванова В.Н. - исполнительного директора ГРЭС, О ходе переговоров по изменению и дополнению коллективного договора.

Затем указывается принятое по этому вопросу постановление.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (принятия решения).

Постановления профсоюзных собраний, конференций подписываются (визируются) председательствующим без указания должности, при размножении виза не воспроизводится, а для заверения их подлинности на всех экземплярах проставляется печать организации Профсоюза.

6.4.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах срока полномочий постоянно действующего выборного органа профорганизации по каждой группе протоколов: протоколы собраний, протоколы заседаний соответствующего профсоюзного органа, протоколы заседаний мандатной комиссии и других комиссий выборного органа. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

В Профсоюзе принята следующая нумерация протоколов:

- нумерация протоколов отчётно-выборных конференций территориальных организаций (съездов Профсоюза) ведётся римскими цифрами от первой конференции при создании (образовании) организации (Профсоюза);

- в протоколах отчётно-выборных собраний (конференций) первичных профсоюзных организаций обязательно указывается дата его проведения, нумерация их, как правило, не ведётся. Протоколы общих собраний ППО нумеруются арабскими цифрами в пределах срока полномочий;

- нумерация протоколов заседаний территориальных органов (органов Профсоюза) начинается с первого заседания после проведения отчётно-выборной конференции (съезда) и ведётся римскими цифрами для пленумов (Пленума ЦК ВЭП) и арабскими цифрами для президиумов, профкомов (Президиума ЦК ВЭП).

6.4.6. Каждому постановлению профсоюзного комитета, президиума территориального комитета, Президиума ЦК ВЭП присваивается собственный номер арабскими цифрами. Номер состоит из двух частей: первая обозначает порядковый номер заседания вышеуказанного профоргана, а вторая обозначает порядковый номер принятого постановления в очной, заочной форме, или в рабочем порядке, например: №08-12. Нумерация принятых постановлений начинается с первого вопроса утверждённой повестки дня заседания профоргана и продолжается до следующего его заседания. Смотри «Порядок подготовки и проведения заседания Президиума ЦК ВЭП и оформления его материалов», утверждённый постановлением Президиума ЦК ВЭП № 4-5 от 22 июня 2011 г .

6.4.7. Проекты постановлений, по которым в ходе обсуждения были сделаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются соответствующими исполнителями, но не более чем в трёхдневный срок или в срок, установленный постоянно действующим руководящим выборным коллегиальным органом организации Профсоюза или президиумом.

6.4.8. По вопросам оперативного характера постановления могут приниматься в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях (за исключением постановлений пленумов территориальных организаций Профсоюза), в этом случае постановления визируются членами выборного коллегиального органа (президиума, совета) и подшиваются к протоколу его заседания.

После подписания и проставления даты они регистрируются в перечне, составляемом по следующей форме:

постановлений, принятых в рабочем порядке с ______________ по _________________

к протоколу № _____ президиума (заседания) постоянно действующего руководящего выборного органа (территориального комитета)

(наименование организации Профсоюза)

Примечание.Перечень подшивается (прилагается) к протоколу

6.4.9. Приложения бухгалтерского и финансово-хозяйственного порядка (счета, акты значительного объёма, штатные расписания, отчёты и тому подобные документы), а также заявления на материальную помощь и другие аналогичные материалы к протоколу не формируются, а вместе с копией постановления или выпиской из протокола передаются по назначению и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел.

6.4.10. Копии протоколов заверяются печатью. Одну из копий направляют в вышестоящую профорганизацию, а другие при необходимости направляются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Принятые решения доводятся до исполнителей, заинтересованных организаций и должностных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

Образец оформления выписки приводится в приложении №12.

6.4.11. Протоколы отчётно-выборных конференций (собраний), выписки из них, протоколы заседаний счётных и мандатных комиссий, отчётные доклады профоргана, доклады мандатной и ревизионной комиссии, постановления по отдельным вопросам, - оформляются в соответствии с образцами, приведёнными в Инструкции о проведении отчётов и выборов профсоюзных органов ВЭП и в Методических рекомендациях по подготовке и проведению отчётно-выборной конференции территориальной организации (Смотри Сборник нормативных и методических документов ВЭП. Москва, 2012).

6.5. Со временем могут измениться обстоятельства, местоположение, фамилии и должности ответственных исполнителей и другие данные, ранее используемые при подготовке разного рода документов, что может повлечь внесение в них соответствующих изменений либо их отмены. Порядок внесения изменений в распорядительные документы, признания документов утратившими силу или их отмены приведён в приложении №13 .

VII. Порядок работы с входящей корреспонденцией

7.1. Поступившая в организации Профсоюза корреспонденция сортируется на следующие категории:

- подлежащая регистрации и контролю в службе делопроизводства (см. приложение №14 );

- не подлежащая регистрации (см. приложение№15 ).

7.2. Каждый поступивший документ регистрируется только один раз. Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная. Как правило, поступающая корреспонденция регистрируется в журнале и рассматривается председателем или его заместителем (заместителями).

журнала регистрации входящей корреспонденции

7.3. На всех поступивших в организации Профсоюза документах проставляются дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции.

7.4. Нумерация документов (начиная с №1) ведётся в пределах календарного года.

7.5. Документация статистического и информационного характера не регистрируется.

7.6. Письменные и устные предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. № 14-П (Петров).

7.7. Заявлению, поступившему повторно от одного и того же лица, присваивается регистрационный номер предыдущего письма и дата поступления.

7.8.Передача рассмотренных руководителем документов исполнителям осуществляется под расписку в регистрационном журнале только через работника, ответственного за учёт и регистрацию корреспонденции.

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. За своевременное и правильное исполнение поступивших документов отвечают руководители (председатель и его заместитель) соответствующих организаций Профсоюза.

8.2. Началом срока исполнения считается день регистрации документа, за исключением постановлений (решений), началом срока исполнения которых является дата заседания соответствующего выборного руководящего органа или его президиума.

8.3. Если по объективным причинам исполнение документа невозможно в установленный срок, то исполнитель не менее чем за два дня до истечения срока должен получить разрешение руководителей на продление с сообщением об этом работнику, ответственному за ведение делопроизводства.

8.4. На поступившем документе руководителем под реквизитом «Адресат» проставляется резолюция, если отведённого места недостаточно, то допускается расположение резолюции на любой, кроме полей, свободной площади первого листа документа.

К письмам трудящихся, а также, когда резолюция носит характер предварительного рассмотрения документа, допускается прикрепление отдельного листка-поручения к основному документу.

8.5. В резолюции, как правило, должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому (которым) направляется документ, предписываемое действие и срок его исполнения, подпись руководителя и дата подписания.

8.6. Лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны участвовать в исполнении документа и представить все необходимые для исполнения документы.

8.7. Передача документов от одного ответственного исполнителя другому производится только с разрешения автора резолюции через работника, ведущего делопроизводство с обязательной отметкой в журнале регистрации.

8.8. Установлены следующие сроки исполнения документов:

не более 10 дней для писем организаций;

не более 15 дней для предложений, заявлений и жалоб трудящихся;

до 30 дней для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований.

8.9. На всех передаваемых на исполнение контрольных документах и в регистрационных формах проставляется буква К (контроль). После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

8.10. Все документы передаются исполнителю под расписку в регистрационном журнале с указанием даты получения документа на исполнение.

8.11. Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании и т.п.) необходимо сделать отметку на нём об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

8.12. Сведения об исполнении документа с указанием номера дела, в которое он подшит, переносятся в регистрационный журнал, находящийся у работника, ответственного за ведение делопроизводства.

8.13. Не реже чем два раза в месяц работником, отвечающим за ведение делопроизводства, проводится анализ не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного органа.

IX. Оформление, регистрация и отправка

9.1. До передачи исходящих документов на подпись руководству, а затем на отправку исполнитель обязан проверить правильность их оформления и наличие :

- ссылки на номер и дату поступившего документа;

- необходимых виз (неразборчивые расшифровать);

- адресата (подчеркнуть адрес, по которому посылается данный экземпляр документа, если документ направляется нескольким адресатам);

- копии и соответствие её подлиннику;

- материалов, послуживших основанием для составления документа.

9.2. Все документы, исходящие из соответствующих постоянно действующих руководящих выборных коллегиальных органов после проверки и подписания председателем или его заместителем (заместителями) регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

журнала регистрации исходящей корреспонденции

9.3. На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по регистрационному журналу.

9.4. Ответы на предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 14-П).

9.5. В тех случаях, когда к заявлениям и жалобам членов Профсоюза прилагаются подлинные документы (удостоверения, трудовые книжки, больничные листки и т.п.), они возвращаются автору с указанием о приложениях в тексте письма-ответа.

9.6. Копии протоколов, выписки из протоколов и постановления соответствующих постоянно действующих руководящих выборных коллегиальных органов организаций Профсоюза или президиумов отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.

9.7. Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в профсоюзные организации или членам Профсоюза удостоверяются печатью соответствующей организации Профсоюза. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подписи.

9.8. К документам, направляемым в организации Профсоюза, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.

9.9. Вид отправления документа (заказное, ценное, факсом, электронной почтой и др.) должен быть указан исполнителем.

9.10. Телеграммы, заказные письма и бандероли отправляются в порядке, установленном органами Министерства информационных технологий и связи РФ .

9.11. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации Профсоюза.

X. Особенности автоматизированной формы

10.1. При автоматизированной форме регистрации документов используются возможности компьютера. В настоящее время это наиболее рациональная форма, она позволяет объединить все сведения о документах в единую базу данных. При этом журнальная форма может использоваться для регистрации специализированных документов таких как: трудовые книжки, больничные листы, финансово-хозяйственные договоры и т.п.

При автоматизированном режиме регистрации заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки (журнала), но имеет и свои особенности.

10.2. Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит:

1. данные (поля), заполняемые на клавиатуре вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции);

2. данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа);

3. данные (поля), которые вводятся путём выбора информации из раскрывающихся списков.

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются следующие данные:

- вид документа - так как количество видов документов ограниченно;

- автор резолюции - список руководящих лиц организации;

- структурное подразделение - список структурных подразделений (отделов или специалистов);

- исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и данные (ФИО) исполнителя;

- № дела – определяется в соответствии с номенклатурой дел организации;

- связанные документы - эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

10.3. С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нём заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

Пример заполнения электронной карточки приводится в приложении №16.

XI. Ведение номенклатуры и формирование дел,

подготовка их к хранению и уничтожению

11.1. Работник профсоюзной организации, отвечающий за ведение делопроизводства, ежегодно до 15 декабря составляет номенклатуру дел по установленной архивными органами форме.

В профсоюзном комитете первичной профсоюзной организации составленный до 15 декабря перечень дел передается в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (предприятия) для включения в сводную номенклатуру дел.

11.2. При составлении номенклатуры дел используются следующие документы:

- Основные правилам работы архивов организаций (ВНИИДАД, М. 2006.);

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ( далее - Перечень типовых документов ), утверждённый приказом Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010.;

-ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

11.3. Номенклатура дел представляет собой перечень конкретных наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в делопроизводстве, систематизированных в определенной последовательности.

11.4. В номенклатуру дел включается весь объём служебной документации, в том числе все регистрационные журналы и картотеки.

Не включаются в номенклатуру дел брошюры, справочники, реферативные журналы и тому подобные информационные и периодические издания.

11.5. В территориальной организации Профсоюза, каждое дело, включённое в номенклатуру, должно иметь строго установленный индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения, присвоенного разделу (отделу аппарата) по направлениям деятельности профсоюзной организации, и порядкового номера дела по номенклатуре, например 03-06.

Примерная номенклатура дел территориальной организации Профсоюза приведена в приложении №17.

11.6. В профсоюзном комитете первичной профсоюзной организации каждое дело, включённое в номенклатуру дел, должно иметь индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения, присвоенного ППО по структуре организации (предприятия) либо по Реестру профорганизаций, составленному в территориальной организации, и порядкового номера дела по номенклатуре, например 12-10.

Примерная номенклатура дел первичной профсоюзной организации приведена в приложении №18. На её основе разрабатывается конкретная номенклатура дел. Она должна отражать все документы, образующиеся в деятельности ППО.

11.7. В одном деле формируются документы одного срока хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно.

По вопросам, которые решаются в течение двух и более лет, могут вестись переходящие дела, которые вносятся в номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом в течение всего периода, необходимого для решения вопроса.

11.8. Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2012 году, начинается с 01 января 2013 года.

11.9. Документы группируются в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами. Приложения большого объёма группируются в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся.

11.10. Письма-запросы и письма-ответы должны формироваться в одном деле. Предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза формируются в дела вместе с ответами на них и материалами по их рассмотрению.

11.11. Номенклатура дел территориальной организации подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и после одобрения Экспертной комиссией профорганизации направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего Номенклатура утверждается руководителем организации.

11.12. По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности соответствующего постоянно-действующего руководящего выборного коллегиального органа организации Профсоюза: отдельно постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

Заверяет итоговую запись лицо, ответственное за ведение делопроизводства.

11.13. В профсоюзных организациях ВЭП, как правило, один раз в пять лет после окончания отчётно-выборной кампании, проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Для этого решением профоргана либо распоряжением его руководителя создаётся Экспертная комиссия (ЭК). Эта комиссия действует под председательством одного из руководителей с привлечением наиболее квалифицированных специалистов аппарата профорганизации, а также представителя соответствующего архивного учреждения (по согласованию с архивом).

11.14. В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- документы, подлежащие постоянному хранению в архиве (на региональном уровне в профсоюзном либо в государственном субъекта РФ);

- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве (на региональном уровне);

- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях Профсоюза;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения либо с пометкой «ДМН» (до минования надобности).

Отметка «ДМН» означает, что документ имеет только практическое значение. Срок его хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

11.15. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путём полистного просмотра документов. Это позволяет выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Так же полистно просматриваются дела и Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Отметка «ЭПК», поставленная в Номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что такие документы могут иметь научно-историческое значение и должны передаваться на хранение в архивы.

11.16. Сроки документов временного хранения уточняются по Перечню типовых документов . Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых документов , запрещается.

11.17. Документы с постоянными или временными сроками хранения формируются в самостоятельные дела либо присоединяются к ранее сформированным делам с однородными документами.

Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в течение пяти лет остаются в структурных подразделениях ВЭП для справочной работы. Затем, после проведения очередной отчётно-выборной конференции (собрания) они сдаются в архив.

11.18. Помимо документов на бумажном носителе может использоваться и (нетрадиционный) электронный носитель. Экспертиза ценности документов на электронном носителе (ДЭН) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При её проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможностей архивного хранения документов в электронной форме требует учёта еще ряда специфических и технических факторов.

Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы в традиционной бумажной форме.

11.19. Дела, содержащие документы временного срока хранения (до 10 лет), могут храниться в скоросшивателях, без нумерации листов и заверительной подписи.

11.20. Дела, отобранные для постоянного и долговременного (10 лет и выше) хранения, подшиваются в твёрдую обложку или переплетаются.

11.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу имеет форму, установленную государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования ».

На обложке дела указываются реквизиты:

- индекс дела по номенклатуре;

- номер дела (тома) по годовому разделу сводной описи дел;

- дата начала и окончания заведения дела (даты самого раннего и позднего из документов, подшитых в дело);

- количество листов в деле;

- наименование дела (переносится из номенклатуры).

Перечисленные сведения оформляются на обложке дела без сокращений тёмными чернилами или чёрной тушью.

11.22. Внутри дела нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне записи, относящиеся к решению вопросов, поставленных в документах.

Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно.

Чистые листы и лист с заверительной подписью не нумеруются.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (быть толщиной 30-40 мм).

11.23. В конце дела на отдельном листе (в книгах - на оборотной стороне последнего листа) делается заверительная подпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в деле листов, дата его составления и подпись работника, ответственного за формирование дела, с указанием его должности и фамилии.

11.24. На все дела, отобранные при проведении экспертизы ценности документов на постоянное и долговременное (10 лет и выше) хранение, составляются приёмо-сдаточные описи по установленной форме для передачи их в архивные учреждения или в архив Организации.

11.25. Акт на документы, подлежащие уничтожению (смотри приложение №19 ), утверждается председателем организации Профсоюза после согласования его с архивной службой организации (предприятия), а в случае отсутствия таковой - с местным архивным органом.

11.26. Хранение документов первичных профсоюзных организаций по истечении 5 лет осуществляется в порядке, установленным территориальным комитетом.

11.27. Примерный перечень дел структурных подразделений первичной профсоюзной организации приведён в приложении №20 .

11.28. Председатели малочисленных первичных профсоюзных организаций, а также профсоюзные организаторы (профорги), как правило, ведут делопроизводство в специальном журнале. Форма Журнала работы цеховой профорганизации утверждена постановлением Президиума ЦК ВЭП № 16-5 от 16.04.2013.

11.29. Делопроизводство профсоюзной группы ведётся в Дневнике профгрупорга. форма которого утверждена постановлением Президиума ЦК ВЭП № 16-5 от 16.04.2013.

11.30. При не избрании прежнего председателя организации Профсоюза составляется акт приёма-передачи дел одного руководителя другому в трёх экземплярах, один из которых вместе с актом ревизионной комиссии направляется в вышестоящий профсоюзный орган (см. приложение № 21) .

11.31. Порядок учёта, передачи и хранения печатей и штампов профсоюзных органов приведён в Положении о печатях и штампах организаций ВЭП (Утверждено постановлением Президиума ВРК №14 от 27.02.2008).

XII. Ведение личных дел

и оформление трудовых книжек

12.1. На каждого работника соответствующих организаций Профсоюза при приёме на работу заводится личное дело и вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

12.2. Ведение личных дел и оформление трудовых книжек возлагается распоряжением руководителя организации Профсоюза на одного из работников соответствующей организации Профсоюза.

12.3. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек осуществляется в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

12.4. Личные дела и трудовые книжки работников хранятся в несгораемом сейфе.

12.5. Порядок учёта профсоюзных кадров приводится в VII разделе Концепции кадровой политики ВЭП.

Правила написания слов и сочетаний,

наиболее часто используемых в служебных документа.

Наименование организационно-правовой формы организации пишется:

- с прописной буквы, если оно является частью официального наименования или начинается со слова «государственный», например,

Государственное предприятие города Волгограда «Атлант», Государственное учреждение города Хабаровска «Дальсвязь»;

- со строчной буквы, если оно состоит из родового наименования и наименования, ставшего именем собственным и заключенного в кавычки, например: филиал открытого акционерного общества « МРСК Юга», общество с ограниченной ответственностью «Гермес».

С прописной буквы пишутся:

- название палаты, например: Счетная палата Российской Федерации;

- первое слово в названиях комитетов, например: Комитет Государственной Думы по законодательству, Комитет Совета Федерации по вопросам экономической политики;

- наименования постоянно действующих комиссий, например: Комиссия Центрального комитета ВЭП по профсоюзному строительству;

- наименования советов, например: Совет представителей первичных профсоюзных организаций ОАО «РусГидро»;

Со строчной буквы пишутся:

- наименования отделов и секторов;

- наименования временно действующих комиссий, например: комиссии по разработке предложений, счётная комиссия, согласительная комиссия;

- наименования советов, являющихся рабочими органами каких-либо структур, например: научно-технический совет Комитета…, совет председателей первичных профсоюзных организаций Пензенской областной организации ВЭП;

- наименования организационных комитетов, рабочих групп и т.д.

Со строчной буквы пишутся все должности руководителей органов исполнительной власти города Москвы, организаций, учреждений, должностных лиц исполнительной власти, организаций, например: генеральный директор, первый заместитель генерального директора, начальник службы производственного контроля, руководитель Аппарата.

Наименования законов Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов и постановлений пишутся:

- Конституция Российской Федерации;

- Закон Российской Федерации «О залоге»;

- Федеральный закон «О федеральном бюджете на 2013 год»;

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- законы Российской Федерации;

- постановление Правительства Российской Федерации.

Федеральные министерства пишутся:

- Министерство энергетики Российской Федерации или Минэнерго России;

- Министерство финансов Российской Федерации или Минфин России.

Названия правовых актов пишутся:

- Указ Президента Российской Федерации от 15.03.2008 «Об изменении порядка…»;

- указы Президента Российской Федерации;

- распоряжение генерального директора;

- приказ генерального директора.

Названия выборных органов структур Профсоюза со строчной буквы:

- пленум (республиканского, краевого, областного) комитета;

- президиум (республиканского, краевого, областного) комитета.

НО: Пленум, Президиум Центрального комитета ВЭП,

Однако во множественном числе: пленумы (заседания) ЦК ВЭП.

В проекте распорядительного документа суммы в денежном выражении пишутся в цифровой форме с разбивкой на группы (по три цифры) справа налево, например: 25 352 121 000 рублей. Точка в пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставится.

При написании целых круглых чисел (не дробных) можно использовать буквенно-цифровую форму, например: 13 млрд. рублей, 151 тыс. рублей, 682 млн. рублей.

- перед названиями населенных пунктов, улиц после сокращенного обозначения, например: г. Томск, пр. им. Ленина ;

- между номером распорядительного документа и его индексом, например: ЮП-19-47;

- перед числительными, например: п.1, пп.1.4, д.17.

При написании сложных существительных и прилагательных с числительными в составе рекомендуется буквенно-цифровая форма, например: 150-летие, 5-месячный срок.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10%-ный сбор.

Числительные до трёх включительно обозначаются буквенным способом, от 4 и выше – цифровым с использованием арабских цифр, например: в течение трех месяцев, не менее чем за 10 дней до начала заседания.

Порядковые числительные, обозначаемые цифрами, требуют добавления через дефис окончания, например: 7-я неделя, в 5-м подъезде, 4-й Монтажный переулок, не позднее 10-го дня, к 8-му числу.

Даты и календарные сроки в текстах, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом:

за 11 месяцев 2013 года, в 2010 году, бюджет на 2013 год, с 2010 по 2012 год, в 2012 - 2014 годах (гг.).

Цифровой способ написания дат используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами:

Знаки №, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр:

Сокращенное обозначение пунктов и подпунктов необходимо оформлять следующим образом:

пункты – п.п.

подпункт – пп.

подпункты – пп.пп.

В организационно-распорядительных документах следует избегать употребления сокращенных слов.

за один квадратный километр
используемой акватории в год
(тыс. рублей)

Состав выборного или иного коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указываются фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав выборного или иного коллегиального органа, во второй - полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (председатель профсоюзного комитета, руководитель комиссии или рабочей группы, председатель организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.).

Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей текстового поля.

Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена выборного или иного коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами.

Первыми в списке выборного или иного коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа.

Список членов выборного или иного коллегиального органа формируют в алфавитном порядке, ориентируясь на первые буквы фамилий.

Включение в состав иного коллегиального органа лиц из сторонних организаций осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в скобках указывают «(по согласованию)».

Приложение должно быть подписано исполнителем, внесшим проект.

Подпись отделяется от текста приложения тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписывающего приложение к проекту документа, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал.

на которые ставится печать организации*.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.п.).

Выписки из протоколов выборных органов Профсоюза и его структурных подразделений.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве­дение дел в арбитраже и т.п.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст­ве работ и т.п.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.п.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.п.).

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.п.) и, в исключительных случаях, письма составленные не на бланке организации.

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платёжные (свод­ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.п.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении в т.ч. орденами и медалями, премиями и т.п.).

Протоколы заседаний и отдельные постановления выборных органов Профсоюза и его структурных подразделений.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля­цию к договору и т.п.).

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при­читающейся заработной плате и т.п.).

Спецификации (изделий, продукции и т.п.).

*Примечание: Печати выборных органов Профсоюза применяются, как правило, для внутреннего пользования в организации для заверения копий протоколов выборных органов и их комиссий, распоряжений, справок и т.п.

О приведении наименования Волгоградской

областной организации Профсоюза в соответствие

с его правоустанавливающими документами

Руководствуясь Уставом Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз» (ВЭП), утверждённым V съездом Профсоюза, а также третьим пунктом постановления Президиума Всероссийского комитета «Электропрофсоюз» «О внесении изменений и дополнений в Положение о печатях и штампах Всероссийского «Электропрофсоюза» (протокол №14 от 27.02.2008.), Президиум областного комитета

1. Привести наименование Волгоградской областной организации Всероссийского «Электропрофсоюза» в соответствие с Уставом ВЭП и принять следующее полное наименование организации: Волгоградская областная организация Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз». (сокращенное наименование ВолгОО ВЭП).

2. Поручить председателю областного комитета «Электропрофсоюз» Вязьмину Ю.М. внести соответствующие изменения в регистрационные документы Волгоградской областной организации Профсоюза.

3. Профсоюзным организациям структурных подразделений определиться с датой
проведения собраний (конференций), информацию представить в профком до __________.

4. 3акрепить членов профкома за профсоюзными организациями структурных
подразделений для оказания практической помощи (список прилагается ) и поручить членам профкома выступить с информацией о деятельности профкома за отчётный период.

5. Установить срок полномочий профгруппоргов и актива профсоюзных групп, профсоюзных комитетов (профбюро) структурных подразделений __________ (не более срока полномочий профкома ППО ).

6. Провести выборы делегатов на отчётно-выборную конференцию ППО на собраниях (конференциях) профсоюзных организаций структурных подразделений в соответствии с нормой представительства: один делегат от 20 членов Профсоюза. Предоставить право выбора одного делегата организациям численностью менее 20 членов Профсоюза.

7. По итогам проведения отчётов и выборов в профсоюзной организации структурного
подразделения представить в профсоюзный комитет (не позднее, чем за 5 дней до проведения конференции):

- Протокол отчётно - выборного собрания (конференции);

- Критические замечания и предложения, высказанные членами Профсоюза в ходе проведения собрания (конференции);

- Список делегатов отчётно-выборной конференции первичной профсоюзной организации;

- Выписку из протокола собрания (конференции) об избрании представителя в состав профкома (при выборах профкома на конференции - предложения от организации ).

- Предложения по кандидатуре на должность председателя ППО.

8. Провести отчётно-выборную конференцию первичной профсоюзной организации
16 октября 2010г. в конференц-зале предприятия в 16.00 часов.

9. Вынести на рассмотрение конференции следующие вопросы:

1. Отчёт о работе профсоюзного комитета за период___________________________
2. Отчёт ревизионной комиссии первичной профсоюзной организации

3). Выборы председателя первичной профсоюзной организации

4). Избрание (утверждение при формировании прямым делегированием ) профсоюзного комитета.

5). Утверждение основных направлений деятельности первичной профсоюзной организации на (период ) _________________________________

6). Выборы ревизионной комиссии первичной профсоюзной организации

7). Выборы делегатов на конференцию областной организации Профсоюза

10. С целью образования профсоюзного комитета путём прямого делегирования
представителей от структурных подразделений ППО, установить следующие нормы:

документов, подлежащих обязательной регистрации

если они поступили в адрес профсоюзной организации

Указы Президента Российской Федерации, законодательные акты Российской Федерации, постановления, распоряжения, разъяснения и письма Правительства Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, республиканских, краевых и областных органов - субъектов Российской Федерации.

Постановления съездов Федерации Независимых Профсоюзов России, постановления Генерального Совета и Исполкома Генерального Совета ФНПР, разъяснения и письма ФНПР.

Постановления съездов, конференций, пленумов, президиумов, разъяснения и письма постоянно действующих руководящих выборных коллегиальных органов.

Проекты документов, представляемые на рассмотрение, согласование, заключение.

Предложения об изменении или частичном уточнении документов нормативно-законодательного характера.

Представления к награждению и материалы к ним.

Телеграммы и телефонограммы о командировании.

Письма редакций газет и журналов.

Финансовые и статистические отчёты всех видов.

Сведения о вручении наград, почётных грамот и т.п.

Предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза.

Ответы на письма.

Регистрации подлежат документы, требующие ответа независимо от способа их создания или получения и другие документы по решению руководящего выборного органа организации Профсоюза или руководителя этой организации

документов, не подлежащих регистрации

в профсоюзной организации

Копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов.

Периодические и печатные издания (газеты, журналы, экспресс-информация, брошюры).

Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

Поздравительные письма и телеграммы.

Сообщения о совещаниях, заседаниях, повестки заседаний, пригласительные билеты.

Программы семинаров, совещаний и конференций.

Сметы и пояснительные записки к ним.

Бухгалтерские документы (учитываются в делах бухгалтерии).

Планы и программы обучения профсоюзных кадров и актива.

Замечания к проектам документов.

Дополнительные сведения к ранее присланным и не взятым на контроль документам.

Задания, докладные записки и отчёты по командировкам.

Статистические сводки, справочники и т.п.

Пакеты и письма с пометкой «лично».

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

в связи с освобождением от (должности) обязанностей председателя

(наименование организации Профсоюза)

_____________________ «_____» __________ 20___ г.

Настоящий Акт составлен в присутствии представителя ревизионной комиссии (Ф.И.О.) и (или) вышестоящего профсоюзного органа (Ф.И.О. наименование органа и должность представителя) ____________________________________________________________________

________в том, что ____________(Ф.И.О.) ____________________, бывший председатель профорганизации передал, а вновь избранный (приступивший к исполнению обязанностей) председатель ______________(Ф.И.О.) _____________

принял следующие дела (документы), имущество и другие средства:

Передающий дела __(Ф.И.О.) _________ _____(подпись) ______

Принимающий дела __(Ф.И.О.) _________ _____(подпись) ______

Представитель __(Ф.И.О.) _________ _____(подпись) ______

- Акт составляется в трёх экземплярах: один – для председателя организации Профсоюза принимающего дела (хранится в организации на правах документов строгой отчётности); второй – для лица передающего их; третий направляется в вышестоящий профорган.

- В Акте указывается максимально полный перечень дел (документов). Как правило, этот список формируется с учётом обязательных к хранению документов, определенных законодательством, номенклатурой дел, а также внутренними актами организации.

- уставные документы (Устав ВЭП, действующие инструкции и положения, постановления вышестоящих профорганов, Реестр профсоюзных организаций с документами, на основании которых он ведётся, учётные карточки членов Профсоюза и т.п.), а также справочная и методическая литература;

- протокольное хозяйство (протоколы и постановления собраний, конференций, заседаний выборных органов, внутренние распоряжения или приказы);

- бухгалтерская и статистическая отчётность;

- печати и штампы организации с журналом учёта их выдачи;

- документы, подтверждающие законность занимаемого помещения, перечень имущества, действующие договоры и соглашения;

- список сотрудников (штатное расписание), распоряжения (приказы) о принятии сотрудников на работу, личные дела и трудовые книжки;

- чековые книжки, список банковских счетов;

- отчёты о порядке исполнения бюджета организации;

- и другие документы.

Указанный перечень варьируется в зависимости от уровня профсоюзной организации (территориальная, первичная или цеховая).

Профгрупорги, как правило, ведут дела в дневниках.

- Подобные акты, составляется не только при избрании нового председателя организации Профсоюза, либо при его освобождении или увольнении, но и при увольнении работников, назначенных ответственными за ведение документации, входящей в номенклатуру дел профсоюзной организации.

- При выбытии председателя профорганизации по независящим от него обстоятельствам и отсутствии официального заместителя, специально созданная комиссия передает дела во временное ведение (либо хранение) лицу, определённому (назначенному) решением профсоюзного органа организации. Также комиссионно передаются дела при отсутствии или отказе от передачи дел прежним председателем.