Руководства, Инструкции, Бланки

как хранить бсо инструкция

Категория: Инструкции

Описание

БСО: инструкция как купить и учесть правильно

БСО: инструкция как купить и учесть правильно

Как театр начинается с вешалки, так и работа с бланками строгой отчетности начинается еще до того, как вы принесете их в офис. Для того чтобы вас не пугали учетные трудности, постараемся поделиться ценной информацией, которую можно будет применять на практике наряду с инструкцией. Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы нюансы, связанные с учетом БСО;
  • как правильно купить или заказать их в типографии;
  • как правильно оприходовать и поставить на учет;
  • как не допустить обидных промахов, из-за которых могут возникнуть проблемы.

Итак, начинаем с того, что существует под бланки строгой отчетности инструкция, а точнее руководство к действию, которым является Положение № 359. Именно здесь и еще в ст.2 Закона № 54-ФЗ оговорены все нюансы использования документов строгой отчетности, являющихся полноценной заменой кассовых чеков при работе с физическими лицами в сфере услуг. Для простоты восприятия все нормы, касающееся использования «строгих» документов, которые прописаны в этих законодательных актах, будем называть инструкцией.

Организация учетного процесса для БСО

Итак, вы твердо решили обойтись в работе без ККТ и сэкономить на этом. Будьте внимательны, ведь при расчетах с населением за услуги без бланков строгой отчетности обойтись не выйдет ни у кого. Нужны они будут всем без исключения субъектам хозяйствования, даже тем, кто находится на ЕНВД или патентной системе. Очень важно заранее определиться с местом приобретения, так как от этого напрямую зависит постановка учета.

Для организации учета «строгой» печатной продукции, изготовленной типографским способом, прежде всего на должном уровне придется оборудовать место для хранения (п.16 Положения) и составить несколько организационно-распорядительных документов, что будет соответствовать инструкции.

Пунктами 14 и 15 Положения № 359 предписано выполнение следующих процедур:

  • Назначение комиссии, ответственной за прием бланков.
  • Назначение ответственного сотрудника, который будет заниматься ведением Книги учета БСО и отвечать за их сохранность и выдачу.
  • Подготовка данной книги в соответствии с требованиями п. 13 Положения № 359. Именно здесь будут фиксироваться в хронологическом порядке по каждому виду отдельно все операции: оприходование, выдача подотчетным лицам для работы под роспись, возврат, списание и уничтожение.
  • Заключение договоров о материальной ответственности с теми сотрудниками, которые будут иметь дело с БСО.

О назначении комиссии и ответственного сотрудника составляются соответствующие приказы, примеры которых можно найти в BLANKSOMAT в разделе Документы (этот раздел станет доступным сразу после регистрации). Здесь же приведены формы договора о материальной ответственности, имеются инвентаризационные ведомости и прочая документация, касающаяся использования БСО.

ПОДСКАЗКА! Если вы работаете как индивидуальный предприниматель и не имеете наемных сотрудников, то все вышеизложенные процедуры необходимо выполнить в следующем формате: оформить все приказами на самого себя. Напрямую в инструкции об этом не сказано, но в случае проверки контролирующих органов таким образом можно будет избежать лишних объяснений.

Существует вероятность того, что во время печати был допущен брак. Выявление подобных моментов и входит в обязанности комиссии которая сверяет фактическое наличие бланков с указанным в сопроводительных документах. Сверяются также серии и номера. В случае выявления пропусков или дублей составляется соответствующий акт разногласий, который направляется в типографию. В соответствии с п.15 Положения № 359 акт приемки бланков документов является основанием для их постановки на учет ответственным сотрудником.

По бухгалтерии затраты на изготовление печатной продукции сразу относятся на расходы и участвуют в формировании суммы налогового вычета. Одновременно с этим бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете и оцениваются условно.

Еще один немаловажный момент. Прежде чем обратиться за услугами в типографию, вам придется разработать самостоятельно форму документа. Это не противоречит инструкции и является весьма удобным, так как бланк можно «подогнать под себя». При этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, указанные в п.3 Положения № 359. Кстати, для того чтобы выбрать подходящие для работы документы, можно воспользоваться банком образцов на BLANKSOMAT. Для решивших выбрать удобные для работы бланки строгой отчетности, инструкция на BLANKSOMAT разработана пошаговая. Все образцы отсортированы по видам деятельности и предложены в нескольких форматах, что позволяет быстро ориентироваться, и делает работу с сервисом максимально удобной.

Покупаем БСО: смотрим внимательно!

Издавать бланки строгой отчетности инструкция позволяет так же с использованием автоматизированной системы, что во многих случаях позволяет оптимизировать затраты, при том не только материальные, особенно с учетом того, что программный продукт можно не приобретать, а пользоваться уже готовым ресурсом. Вся информация, попадающая в систему, надежно защищена. Несанкционированный доступ исключен. Подробнее об этом вы можете узнать из другой статьи «Почем нынче БСО, или как не платить за лишнее». Здесь же мы уделим особое внимание процедуре покупки типографских экземпляров.

Приобретая печатную продукцию, подлежащую строгому учету, в магазине или заказывая в типографии, необходимо в обязательномпорядке обратить внимание на следующие моменты, предусмотренные в инструкции, а точнее прописанные законодательно:

  • Серия и номер наносятся производителем (см. п. 9 Положения № 359);
  • На всех экземплярах должны быть указаны реквизиты того, кто их напечатал (п. 4 Положения № 359).

ВАЖНО! Убедитесь в том, что вам выдали правильно оформленный бухгалтерский документ (накладная, чек и т.п.), подтверждающий приобретение печатной продукции, и обязательно его сохраните. Это нужно сделать по следующим причинам:

  • если выявите брак, то сможете потребовать замены испорченных экземпляров;
  • проверяющие органы могут пожелать убедиться, что приобретение печатной продукции строгой отчетности осуществлялось в соответствии с требованиями законодательства.
  • к тому же без всего этого сумму типографских расходов при составлении бухгалтерской отчетности на затраты отнести не получится (по инструкции она учитывается при формировании налогового вычета).
Процедура постановки БСО на учет

После получения заказа из типографии как раз и наступает время для работы ранее созданной комиссии и ответственного сотрудника. При этом выполняются следующие действия:

  • Сверяется фактическое количество единиц печатной продукции с данными сопроводительных документов по наименованиям, сериям и номерам;
  • Составляется Акт приема-передачи БСО (прием из типографии, передача — материально ответственным лицам);
  • Информация, отраженная в акте, фиксируется в Книге учета БСО (о том, как это правильно сделать смотрите в статье «Книга учета бланков строгой отчетности: пример заполнения».

Данную процедуру необходимо выполнять в день получения заказа из типографии, иначе можно пропустить типографский брак, который в последующем придется исправлять самостоятельно. О том, как это сделать, вы можете узнать из статьи «Ошибки БСО: исправляем правильно».

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ

Желающим применять в работе бланки строгой отчетности инструкция, а точнее требования, изложенные в Положении № 359 и Законе № 54-ФЗ должны выполняться неукоснительно. Правильно организовать учетный процесс необходимо заранее. Как правило, проблемы в учете возникают именно тогда, когда нужные процедуры выполняются «задним числом». Это увеличивает вероятность допущения ошибок, которые рано или поздно придется исправлять. Надеемся, что информация, освещенная в этой публикации, поможет вам их избежать!

как хранить бсо инструкция:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Проводки по передаче хранения бланков строгой отчетности

    Проводки по передаче хранения бланков строгой отчетности

    Автономное учреждение (школа) приобрело бланки строгой отчетности – аттестаты. Приказом директора ответственным за хранение и выдачу БСО назначен зам. директора по АХЧ. В школе нет подразделений. Вопросы: 1) нужно ли делать проводку Дт 03 «БСО в подразделении» Кт 03 «БСО в бухгалтерии» и применять заборно-контрольный лист, если аттестаты хранятся не в бухгалтерии, а у ответственного за их хранение. 2) Что делать с испорченными аттестатами, где и сколько их хранить. 3) Как вести книгу учета БСО: распечатать пустую книгу и заполнять в ручную или автоматизировано. 4) Как часто проводить инвентаризацию БСО и по какой форме.

    1. По нашему мнению проводку делать необходимо. Так как для начала вы приходуете бланки: Дебет 03 субсчет «БСО в бухгалтерии», а даже передаете их под отчет сотруднику АХЧ: Дебет 03 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 03 субсчет «БСО в бухгалтерии» на основании оправдательных первичных документов.

    2. Испорченные бланки хранятся в течение 5 лет упакованные в опечатанные мешки. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации они уничтожаются на основании акта об их уничтожении. Место хранения испорченных бланков установите в учетной политике учреждения.

    3. Учет БСО, изготовленных типографским способом ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения, а также скреплены печатью (штампом). По нашему мнению не имеет значения как заполняется книга от руки или автоматизировано. Законодательством такие требования не установлены.

    4. Инвентаризация БСО осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств. Результаты отражайте в форме № 0504086.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух .

    1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

    При оказании платных услуг населению учреждение может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ). Используйте БСО, только если форма бланка утверждена именно для того вида деятельности, который осуществляет учреждение. Перечень документов, утверждающих бланки строгой отчетности, приведен в таблице .

    Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 ).

    При формировании БСО автоматизированным способом учреждение должно соблюдать следующие требования:

    • автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
    • при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия этого бланка.

    Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме. утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001. Акт, утвержденный руководителем учреждения и подписанный членами комиссии по поступлению и выбытию активов, служит основанием для принятия БСО к бухучету .

    При приемке бланков проверьте соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, которые указаны в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т. п.).

    Руководитель учреждения должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. С этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .*

    Поступление бланков строгой отчетности отразите в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». БСО за балансом учитывайте в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета ). Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

    Аналитический учет по забалансовому счету 03 ведите в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045 ):

    • по видам, сериям и номерам БСО;
    • по местам их хранения (подразделениям, ответственным лицам).

    Списание израсходованных или испорченных бланков строгой отчетности производите на основании акта о списании бланков строгой отчетности по форме № 0504816 (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ).*

    Расходы на приобретение бланков строгой отчетности отражайте по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н ).

    В учете автономных учреждений:

    Приобретение бланков строгой отчетности отразите проводками:

    Дебет 0.401.20.226 (0.109.60.226–0.109.90.226) Кредит 0.302.26.000
    – отражены расходы по приобретению бланков строгой отчетности;

    Дебет 03
    – оприходованы бланки строгой отчетности в условной оценке (по стоимости приобретения).

    Движение бланков строгой отчетности отразите проводками:

    Дебет 03 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 03 субсчет «БСО в бухгалтерии»
    – переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

    Кредит 03 субсчет «БСО в подразделении»
    – списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.*

    В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности .

    Такой порядок установлен пунктами 3. 138 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (забалансовый счет 03 ).

    «Счет 03 "Бланки строгой отчетности"

    337. Счет предназначен для учета, находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланков строгой отчетности (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, свидетельств, сертификатов, квитанций и иных бланков строгой отчетности).

    Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль, а в случаях установленной учреждением в рамках формирования учетной политики: по стоимости приобретения бланков.

    Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов, путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.*

    Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения о их списании (уничтожении), производится на основании Акта (Акта приема-передачи, Акта о списании) по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету.

    338. Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков строгой отчетности в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности».

    3. Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

    «13. Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).*

    17. Инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.*

    19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.*

    Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (код формы 0504086)

    Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504086)) применяется для отражения результатов инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов, проведенной в учреждении. В Инвентаризационной описи (ф. 0504086) путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения.

    Инвентаризационная опись (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и материально ответственным лицам, с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица

    В Инвентаризационной описи (ф. 0504086) отражаются: наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма).

    Инвентаризационная опись (ф. 0504086) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.*

    Евгения Душкина, эксперт БСС «Системы Главбух»

    Ответ утвержден:
    Ольгой Холиной, ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

    О порядке учета, хранения и использования бланков строгой отчетности субъектами хозяйствования

    О порядке учета, хранения и использования бланков строгой отчетности субъектами хозяйствования Инструкция Министерства финансов Республики Беларусь от 22.03.1995, Государственного налогового комитета Республики Беларусь от 20.03.1995 N 13/1

    Документ утратил силу

    Утверждена Министерством финансов Республики Беларусь 22 марта 1995 г. N 13, Главной государственной налоговой инспекцией при Кабинете Министров Республики Беларусь 20 марта 1995 г. N 1

    ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ СУБЪЕКТАМИ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ

    1. Все бланки строгой отчетности, используемые субъектами хозяйствования должны соответствовать типовым или специализированным формам, утвержденным Министерством статистики и анализа Республики Беларусь, по согласованию с Главной государственной налоговой инспекцией при Кабинете Министров Республики Беларусь и Министерством финансов Республики Беларусь.

    2. Бланки строгой отчетности изготавливаются, с обязательным проставлением номера и серии типографским способом.

    3. Все экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью). Реквизиты в документах должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки, помарки не допускаются. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание поправки и лицо ее осуществлявшее. Исправления не должны препятствовать прочтению изначальной записи.

    4. Передача бланков строгой отчетности от одного субъекта хозяйствования другому допускается только по письменному указанию соответствующей вышестоящей организации с обязательном составлением акта о передаче, либо по договору, заключенному в установленном порядке между субъектами хозяйствования (в дальнейшем - предприятия, предприниматели).

    ПРИЕМКА, ХРАНЕНИЕ, ВЫДАЧА И УЧЕТ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

    5. Поступающие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально-ответственным лицом.

    В случаях расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт типовой формы N 4 (приложение 1). В акте отражаются количество неоказавшихся в наличии книжек, с указанием серии и номеров бланков. Акт составляется в двух экземплярах, первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается на предприятии (у предпринимателя).

    6. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливается приказом руководителя предприятия, предпринимателя. Должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

    7. Приказом руководителя предприятия и организации (по согласованию с главным (старшим) бухгалтером), предпринимателем, утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложен учет и хранение бланков строгой отчетности.

    8. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы N 2 (приложение 3), которая должна быть пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным (старшим) бухгалтером предприятия, (организации), предпринимателем.

    9. Бланки строгой отчетности выдаются в подотчет материально-ответственными лицами по накладным типовой формы N 1 с разрешения руководителя и главного бухгалтера (предпринимателя), с указанием их серии и номера.

    Учет выдачи бланков строгой отчетности ведется по приходно-расходной накладной типовой формы N 1 (приложение 2). Выдача бланков строгой отчетности сторонним предприятиям и организациям, предпринимателям производится по доверенности (типовая междуведомственная форма N М-2а) в порядке, изложенном в пункте 4.

    10. При списании использованных бланков с материально-ответственных лиц, составляется акт типовой формы N 3 (приложение 4).

    11. Испорченные или аннулированные бланки строгой отчетности должны обязательно сохраняться с составленным на них реестром, в течение месяца после проведения проверки соблюдения налогового законодательства государственной налоговой инспекцией.

    Уничтожение бланков строгой отчетности, не подлежащих использованию по каким-либо причинам, может производится в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя, (предпринимателя). Для этой цели приказом назначается комиссия в составе представителя администрации, бухгалтерии, (предпринимателя) которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

    В присутствии этой комиссии проверенные бланки упаковываются, опечатываются и опломбируются, о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, подлежащих списанию.

    Бланки оставляются на хранение в том же предприятии, (у предпринимателя). В 3-дневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю. Акт утверждается в течение 5 дней после его получения.

    Фактическое уничтожение бланков производится после утверждения акта на списание комиссией, о чем составляется акт на уничтожение и в 3-х дневный срок утверждается руководителем, предпринимателем.

    12. Списание уничтоженных бланков производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).

    13. На каждое материально-ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии, (у предпринимателя) ведется карточка-справка типовой формы N 5 (приложение 5).

    14. Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно.

    15. В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно об этом сообщает руководителю предприятия, (предпринимателю).

    Комиссией производится проверка и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю предприятия или организации, предпринимателю <*> для принятия соответствующего решения.

    <*> В случае отсутствия у предпринимателя наемных работников, он выступает при оформлении бланков строгой отчетности в одном лице.

    Начальник отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности в хозорганах Министерства финансов Республики Беларусь В.Е.ВАНКЕВИЧ Начальник Управления внутриведомственного контроля Главной государственной налоговой инспекции при Кабинете Министров Республики Беларусь М.М.ДЕГТЯРЕВ