Описание

Методические рекомендации по внедрению системы DIRECTUM для Заказчика

Система электронного документооборота и управления взаимодействием Методические рекомендации по внедрению © 2009, Компания DIRECTUM 1 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ. 3 ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ. 4 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. 4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. 4 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. 5 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ. 5 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ. 6 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ. 6 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ. 7 РОЛИ УЧАСТНИКОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА. 7 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА DIRECTUM. 9 ВОЗМОЖНЫЕ ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ. 9 УЧАСТНИКИ ВНЕДРЕНИЯ И ИХ ФУНКЦИИ. 9 ВАРИАНТЫ ВНЕДРЕНИЯ. 10 ПЛАН РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ. 12 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО НАСТРОЙКЕ СИСТЕМЫ DIRECTUM. 15 ОБЩИЕ НАСТРОЙКИ СИСТЕМЫ. 15 Настройка пользователей и групп пользователей. 15 Ключевые справочники. 16 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ». 17 Ключевые справочники. 17 Рекомендации по настройке общих папок. 20 Настройка использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования. 22 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ». 22 Ключевые справочники. 22 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «КАНЦЕЛЯРИЯ». 24 Нумерация документов. 31 Варианты организации работы канцелярии. 32 Установки модуля «Канцелярия». 32 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ». 33 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ». 33 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ С КЛИЕНТАМИ». 36 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ». 37 Установки модуля. 38 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ». 38 Подготовка модуля к работе. 38 РАБОТА НЕАВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СОТРУДНИКОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 41 Высшее руководство. 41 Другие неавтоматизированные сотрудники. 41 2 ВВЕДЕНИЕ В данном документе приведены методические рекомендации по внедрению в организации системы электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM, а также рекомендации по настройке системы. Данная методология разработана компанией DIRECTUM на основании накопленного опыта управления проектами по внедрению систем электронного документооборота и может использоваться при внедрении системы DIRECTUM как представителями компании DIRECTUM или его Дилеров (далее те и другие – Исполнитель), так и самим Заказчиком. Применение данной методологии позволяет сделать процесс внедрения более качественным и управляемым за счет того, что помогает решить следующие задачи: обеспечить единство понимания целей проекта всеми сотрудниками и возможность оценки достигнутых результатов; упростить процесс планирования работ; оптимально настроить систему под потребности организации; обеспечить оперативный контроль за ходом проекта на всех его этапах путем использования стандартного плана мероприятий и показателей (документов), подтверждающих выполнение каждого этапа работ. 3 ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В деятельности любой организации делопроизводство занимает существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции организации и давать возможность быстрого контроля. Информационно-документационное обеспечение деятельности организации может возлагаться на специальное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат) или на секретаря. Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству, разрабатываемая на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов, методических материалов архивных органов, ведомственных правил. Вся документация организации делится на три потока: Входящие; Исходящие; Внутренние документы. Каждый поток имеет свои особенности в составе, количестве, обработке и движении. Общее количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Документы регистрируются с целью учета. Процесс регистрации представляет собой запись основных реквизитов документа (номер, дата, корреспондент и др.) и информации о работе с ним (местонахождение, результаты рассмотрения, результаты исполнения). Хорошо организованная система регистрации документов позволяет в любой момент узнать, у кого и на какой стадии работы находится любой документ. Регистрации может быть трех видов: журнальная – данные о документе записываются в журнал регистрации; карточная – на каждый документ заводится регистрационно-контрольная карточка, в которую записывают информацию о документе; электронная – данные о документе записывают в базу данных с использованием специальной программы. В организации могут использовать один, два или сразу все перечисленные виды регистрации (заносить в программу, распечатывать карточки и журналы регистрации). В любом случае должен быть журнал регистрации (бумажный или электронный). Журналы могут выделяться: по документопотокам, например, Журнал регистрации входящей корреспонденции, Журнал регистрации исходящей корреспонденции и др.; по видам документов, например, Журнал регистрации приказов по основной деятельности, Журнал регистрации хозяйственных договоров и др. При регистрации документу присваивается регистрационный номер, который вместе с датой регистрации записывается на бумажный документ в специальный 4 штамп. Для исходящих и внутренних документов номер документа и регистрационный номер, как правило, совпадают. Регистрационный номер присваивается согласно принятым правилам. Кроме порядкового номера, регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс дела, индекс журнала регистрации, год и др. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Срок исполнения документов определяется руководителем или внутренними инструкциями. Контроль за исполнением осуществляется руководителем или специально уполномоченными лицами, а контроль за сроками исполнения – секретарем или делопроизводителем. Исполнители и сроки исполнения заносятся, также как и при регистрации документа, в журнал регистрации и/или в регистрационно-контрольную карточку либо в специальную программу. Для контроля исполнения необходимо периодически просматривать данные по документам, стоящим на контроле, и делать напоминания исполнителям или руководителю о наступлении сроков завершения работ. Когда документ исполнен, то делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен ответный документ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ Зарегистрированные документы должны храниться в организации определенный срок, в зависимости от вида документов. Для хранения документы подшиваются в папки (дела). Список дел по организации формирует номенклатуру дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря. Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам: номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.); предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело"); авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.); корреспондентскому (по корреспонденту); географическому (по географическому признаку); хронологическому (по временным параметрам); экспертному (с учетом сроков хранения). При классификации документов, как правило, используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела (например, "Приказы директора института за 2006 год" (номинальный, авторский, хронологический). Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером. 5 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ В процессе обработки и движения входящих документов можно выделить следующие этапы: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; отправка исполнителям; исполнение документов; контроль исполнения; снятие с контроля. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или лично, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Прием и первичная обработка документов осуществляются делопроизводителем. После получения документов необходимо проверить наличие всех страниц и всех приложений, а также их читаемость. На всех входящих документах, которые принимаются к работе, должна быть проставлена отметка о поступлении. Обычно она представляет собой штамп и состоит из даты получения и учетного порядкового номера (регистрационного номера). Кроме того, на ней может быть указано сокращенное наименование организации-получателя. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности организации в целом, несущие новую информацию или распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям. Руководитель на документе пишет резолюцию (результат рассмотрения), в которой, как правило, указываются исполнители, поручения и сроки исполнения. Делопроизводитель или секретарь в соответствии с резолюцией руководителя передают документы на исполнение. При необходимости исполнение документа ставится на контроль. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Для контроля исполнения необходимо периодически просматривать данные по документам, стоящим на контроле, и делать напоминания исполнителям или руководителю о наступлении сроков завершения работ. После исполнения по документу делается отметка об исполнении, тем самым документ снимается с контроля. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ В процессе обработки и движения исходящих документов можно выделить следующие этапы: создание проекта документа; согласование; подписание; регистрация; отправка адресату. Ответственный исполнитель готовит проект документа и согласовывает его с заинтересованными сотрудниками. Для каждого документа, как правило, существует утвержденный список согласующих лиц. Документ может несколько раз исправляться в процессе согласования. Когда документ согласован, его приносят на подпись к руководителю. Подписанный документ перед отправкой регистрируют, т.е. фиксируют факт отправки. 6 Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет делопроизводитель или секретарь. Перед отправкой необходимо проверить правильность оформления документа: наличие подписи, даты, заголовка, адреса, всех страниц и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Письма и другие документы могут передаваться по почте, курьером, а также по факсу или электронной почте. Все письма, отправляемые из организации, делятся на: инициативные и ответные. Если отправляется ответный документ, то в самом документе и при регистрации обязательно указывается, в ответ на какой входящий документ он создан. Если документ создается в двух экземплярах (для каждой стороны), то необходимо проконтролировать возврат документа. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные записки и др. В процессе обработки и движения внутренних документов можно выделить следующие этапы: создание проекта документа; согласование; подписание; регистрация; отправка исполнителям; исполнение документов; контроль исполнения; снятие с контроля. Создание, согласование, подписание происходит также как и для исходящих документов. После подписания документа руководителем секретарь или делопроизводитель регистрирует его и при необходимости ставит на контроль. Исполнение и контроль исполнения ничем не отличается от исполнения входящих документов. РОЛИ УЧАСТНИКОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА В документообороте участвует каждый сотрудник организации от исполнителей до руководства организации, независимо от того, стоит ли на их рабочем месте компьютер. Ниже перечислены роли и основные функции участников документооборота. Делопроизводитель – прием и отправка корреспонденции, регистрация входящих, исходящих документов, хранение бумажных документов, отслеживание движения документов, находящихся в работе, контроль исполнения по документам. Секретарь-референт – сортировка и доставка документов руководителю, поиск нужной информации по документам и журналам регистрации документов, помощь в организации работы руководителя. Высшее руководство – подписание исходящих и внутренних документов, наложение резолюций на документы, выдача заданий, контроль результатов проделанной работы (как по документам, так и по заданиям). 7 Руководители подразделений – согласование исходящих и внутренних документов, распределение и контроль выполнения заданий, поступающих в подразделение. Исполнители – подготовка документов согласования документов, выполнение заданий документам, направленным в работу). и организация процессов руководства (в т.ч. и по В документообороте участвуют все подразделения организации. Причем способы взаимодействия могут быть различными: как между подразделениями через их руководителей, так и напрямую между сотрудниками разных подразделений. В большей степени это взаимодействие зависит не от функциональной роли подразделения (или должности), а от того, как процесс организован. Желательно, чтобы процессы были описаны во внутренних регламентах. Примеры процессов приведены в документе «Типовая Инструкция по работе в системе электронного документооборота DIRECTUM». Документирование процесса производится в соответствии с процедурами или правилами, определенными ГОСТами или внутренней документацией организации, которые помимо всего прочего, указывают подразделения (должности), участвующие в процессе работы с документом и схемы взаимодействия участников процесса. 8 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА DIRECTUM ВОЗМОЖНЫЕ ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ При внедрении системы электронного документооборота могут преследоваться следующие цели: 1. Сокращение бумажного документооборота за счет: перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использованием электронной цифровой подписи; использования вместо копий документов с резолюциями, выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы; единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками. 2. Усиление контроля за исполнением поручений и анализ загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ. 3. Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов. 4. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа. 5. Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников. 6. Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы. В результате достижения указанных управления организацией в целом. целей повышается эффективность УЧАСТНИКИ ВНЕДРЕНИЯ И ИХ ФУНКЦИИ В реализации участники: процесса внедрения в организации выделяются следующие 1. Руководитель проекта. Назначается приказом первого лица организации, обладает достаточными полномочиями для решения всех организационных вопросов, связанных с реализацией проекта. Обеспечивает предоставление необходимой информации, организацию и мотивацию работы персонала Заказчика, распределение функций между подразделениями и т.п. 2. Служба ИТ. Осуществляет техническую поддержку процесса внедрения, настройку (адаптацию) и администрирование системы, а также поддержку пользователей. В дальнейшем обеспечивает сопровождение и развитие системы. Из всего состава отдела ИТ приказом выделяется как минимум один специалист, занимающийся только внедрением данной системы (с освобождением от текущей работы). 3. Ведущие пользователи. Участвуют в решении организационных и методических вопросов; обеспечивают поддержку рядовых пользователей. 9 Выделяются из состава сотрудников в каждом подразделении; как правило, являются руководителями подразделений или их заместителями. Должны хорошо владеть компьютером и видеть свою работу «сверху» и во взаимосвязи с другими подразделениями. 4. Рядовые пользователи. Все пользователи системы во всех подразделениях, затрагиваемых при внедрении (в т.ч. начальники отделов). Их работа регулируется общими правилами и не предусматривает сложных регламентов (должна быть интуитивно понятна и не требовать при внедрении сложных организационных мероприятий). 5. Сопровождающая организация. Сотрудники организации - Исполнителя, оказывающей поддержку при внедрении. Ведущие пользователи и администраторы системы должны пройти обучение в сопровождающей организации. В сопровождающую организацию можно обращаться за помощью в решении организационных и методических вопросов, а также для консультации по использованию и администрированию системы. Для организации внедрения создается Рабочая группа, в которую обычно включаются все перечисленные участники. Функции рабочей группы заключаются в определении основных целей, задач и приоритетов внедрения системы, глубоком анализе проекта внедрения и утверждении принципиальных проектных решений, контроле хода внедрения, решении сложных организационных, методологических и технологических вопросов. ВАРИАНТЫ ВНЕДРЕНИЯ Варианты организации внедрения может быть комплексным или частичным, в зависимости от объема автоматизируемых функций и охвату сотрудников организации. КОМПЛЕКСНОЕ внедрение характеризуется следующими параметрами: все пользователи работают с системой; охвачены все основные процессы и модули системы (работа канцелярии, использование электронного архива, перевод управления деловыми процессами внутри организации в электронный вид). Комплексное внедрение требует много затрат, но дает наибольший эффект от использования системы DIRECTUM. Характеристики ЧАСТИЧНОГО внедрения: не все бизнес-процессы или функции автоматизированы; не все сотрудники работают с системой. Частичные внедрения позволяют избежать значительных затрат на внедрение и максимально быстро получить видимые результаты от использования системы. Они могут выступать либо как этапы комплексного внедрения или как законченный проект, который тоже можно считать успешным. Комплексное внедрение Комплексное внедрение подразумевает максимальный охват автоматизацией сотрудников и бизнес-процессов организации. Такое внедрение, как правило, подразумевает активное участие во внедрении специалистов Исполнителя, т.к. требуется разработка проекта, а зачастую и реорганизация документооборота. Данный вариант внедрения требует больших затрат времени и денежных средств, и организация должна быть готова к нему с организационной, финансовой и психологической стороны. Должен быть сильный руководитель проекта от организации и достаточное количество консультантов и ведущих пользователей (для консультаций остальных пользователей). 10 Тем не менее, в случае комплексного внедрения могут охватываться не все процессы (например, исключаются регистрация командировок и служебных записок или отдел бухгалтерии). Для более четкого определения сроков и объемов работ должен составляться и регистрироваться перечень автоматизируемых процессов (нужно стараться его минимизировать). На каждый выделенный процесс должен быть разработан свой регламент. Включаются сразу все этапы от подготовки до регистрации исходящего документа или от регистрации до исполнения входящего. Это самый удобный вариант для быстрой комплексной автоматизации документооборота. В этом случае практически все пользователи осваивают все стадии работы с документом и учатся взаимодействовать друг с другом в рамках системы ЭДО. При этом четко известно, какие документы искать в электронном, а какие пока в бумажном виде. Варианты частичного внедрения АВТОМАТИЗАЦИЯ КАНЦЕЛЯРИИ Автоматизируется отдел «Канцелярия» и секретари высшего руководства. Используется только модуль «Канцелярия». Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, а также ведется контроль местонахождения документов и исполнение резолюций руководства. Учет ведется через РКК (там же – отслеживание местонахождения и исполнения резолюций). Регистрируемые документы могут сканироваться и сохраняться в электронном архиве. Этот вариант подходит для крупных организаций с большим документооборотом, но слабой автоматизацией сотрудников, когда нет возможности большинству сотрудников работать с документами в электронном виде, но нужно решить проблему потерь документов и упорядочивания документооборота. СОЗДАНИЕ ОБЩЕГО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ Используется только модуль «Управление электронными документами». В подразделения ставится минимум по 1 р.м. и они начинают заносить в систему DIRECTUM все входящие и исходящие документы. Пересылать могут по внутренней электронной почте или в задачах. Возможно объединение этого варианта с первым (канцелярия регистрирует бумажные документы и передает их в подразделения, а там - заносят). Вариант подходит для организаций, где раньше пользовались сетевыми дисками и электронной почтой. Типовой пример – система управления качеством для организаций, сертифицированных по ISO. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НЕСКОЛЬКИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ Полностью автоматизируется работа с документами нескольких подразделений. Документы поступают в подразделение и уходят оттуда в неавтоматизированные подразделения в старом порядке (в бумажном виде или по электронной почте). Подразделения должны быть достаточно крупными. Их сотрудники должны активно работать с документами внутри своего подразделения (создавать и согласовывать) или с другими (смежными) подразделениями. Но эти работы не должны иметь нерегулярный характер (например, разовые задания). Также лучше не автоматизировать часто отсутствующих сотрудников, например, менеджеры по продажам часто в командировках, поэтому оперативно не смогут выполнять работы по пришедшим им заданиям. Возможные отделы: юридический; договорной (сбыт и др.); отдел качества; отдел ИТ; конструкторско-технологический; 11 и т.п. Этот вариант рекомендуется использовать при наличии в организации заинтересованного в автоматизации руководителя уровня зама директора или нескольких руководителей подразделений. Для достижения положительного эффекта должны быть автоматизированы подразделения, подчиняющиеся данному руководителю, а также канцелярия (для занесения в систему входящих документов для данного руководителя). Кроме того, этот вариант используется для поэтапной автоматизации удаленных подразделений и филиалов. ПЛАН РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ Состав работ, их распределение и сроки выполнения зависят от объема охватываемых процессов и подразделений. Ниже представлен примерный план внедрения. № 1 1.1 1.2 Этапы и мероприятия I. Подготовительный этап Организация проекта Определение руководителя проекта от Заказчика Выпуск приказа о начале внедрения системы с выделением ведущих пользователей и администраторов, установкой сроков их обучения и аттестации. Общее организационное собрание Обучение администраторов и ведущих пользователей на курсах Обучение администраторов по использованию, администрированию и настройке системы Обучение ведущих пользователей по использованию модулей системы Аттестация ведущих пользователей и администраторов Разработка регламентирующих документов Формулирование целей внедрения системы Разработка регламентирующих документов на основе предоставленных Исполнителем шаблонов Разработка плана по реализации проекта с определением сроков и ответственных Утверждение и доведение до всех сотрудников регламентирующих документов; выпуск приказа о начале опытной эксплуатации Консультации по организационным и методическим вопросам Ответственные и сроки 1-я неделя Руководство Руководитель проекта 1.3 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Руководитель проекта 2-5-я недели Сопровождающая организация Сопровождающая организация Сопровождающая организация 2-7-я недели Руководитель проекта Руководитель проекта, ведущие пользователи Руководитель проекта Руководитель проекта Сопровождающая организация II. Внедрение системы 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 Обучение рядовых пользователей Обучение рядовых пользователей Аттестация рядовых пользователей (рекомендуется) Первоначальная адаптация системы Установка необходимого оборудования и общесистемного ПО на сервер и рабочие места Инсталляция системы DIRECTUM на сервер и рабочие места, настройка прав доступа и задание общесистемных установок 8-9-я недели Ведущие пользователи, служба ИТ Сопровождающая организация 8-9-я недели Служба ИТ Служба ИТ 12 № 5.3 5.4 5.5 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Этапы и мероприятия Модификация системы (при необходимости) Настройка и первоначальное заполнение справочников Конвертация данных из существующих программ (при необходимости) Консультации специалистов службы ИТ Заказчика по администрированию и настройке системы Опытная эксплуатация Непосредственная работа с системой: создание и корректировка документов, задач/заданий, справочников; формирование отчетов и т.п. Консультации специалистов Службы ИТ Заказчика по администрированию и настройке системы Консультации ведущих пользователей Консультации рядовых пользователей Разработка дополнительных инструкций по результатам опытной эксплуатации (при необходимости) Перевод системы в промышленную эксплуатацию ИТОГО Ответственные и сроки Служба ИТ Служба ИТ, ведущие пользователи Служба ИТ Сопровождающая организация 10-14-я недели Рядовые пользователи Заказчика Сопровождающая организация Сопровождающая организация Служба ИТ, ведущие пользователи Ведущие пользователи Руководитель проекта 14-16 недель 13 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО НАСТРОЙКЕ СИСТЕМЫ DIRECTUM Настройка системы для конкретной организации осуществляется в основном путем заполнения системных справочников и задания установок системы. Ниже приведен перечень элементов настройки модулей системы DIRECTUM: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия», «Управление взаимодействием с клиентами», «Управление совещаниями» и «Управление договорами». Общие рекомендации, приведенные в данном разделе, опираются на основные положения документации системы DIRECTUM. Поэтому о том, КАК выполнить указанные настройки, необходимо смотреть в руководстве пользователя и руководстве администратора системы. Примечание. Выполнять настройки информации в данном разделе. рекомендуется в порядке изложения ОБЩИЕ НАСТРОЙКИ СИСТЕМЫ Для начала работы в системе необходимо заполнить ключевые справочники и задать состав и параметры пользователей. Настройка пользователей и групп пользователей Пользователи Пользователи и группы пользователей используются при назначении прав на документы и задачи, при заполнении полей задачи (маршрут, наблюдатели, инициатор). Поэтому в качестве пользователей должны быть заведены все сотрудники организации, которые будут работать с системой DIRECTUM или те, от чьего имени (или на чье имя) будут создаваться задачи (неавтоматизированное руководство и т.п.). Если не автоматизировано целое подразделение, то в справочник Пользователи достаточно завести только руководителя этого подразделения, т.к. все документы и задания пойдут через него. Таким образом, не все сотрудники, занесенные в справочник Работники (см. ниже) будут являться пользователями системы, и не все пользователи будут включаться в справочник Работники. Пользователей с правами администратора должно быть как можно меньше для того, чтобы обеспечить должную конфиденциальность и сохранность информации в системе. Группы пользователей Группы пользователей используются для ограничения прав доступа к документам и справочникам, для выдачи коллективных заданий, для определения права подписи документов. Предлагается выделять следующие группы пользователей: Делопроизводители. Для указания доступа к нормативным документам, инструкциям, распоряжениям и другим документам по делопроизводству, для указания в правах к документам, требующим регистрации, а также справочникам, отчетам и сценариям модуля «Канцелярия». Руководство. Для ограничения доступа к договорным и прочим конфиденциальным документам, а также назначения права подписи. В эту группу включается первый руководитель и его заместители. Руководители подразделений. В т.ч. для назначения права подписи. Группа для каждого подразделения (если подразделение состоит не из одного человека). Для выдачи заданий руководителями подразделений, и назначения прав доступа к документам. 15 Участники взаимодействия с клиентами. Для ограничения доступа к компонентам модуля «Управления взаимодействием с клиентами». Договорной отдел. Для ограничения доступа к настройкам и работе с компонентами модуля «Управление договорами», регистрации договоров. Участники договорной работы. Для возможности доступа к компонентам модуля «Управление договорами», просмотра информации по договорам. Примечание. Существует системная группа «Все пользователи», в которую АВТОМАТИЧЕСКИ попадают все пользователи, заведенные в систему. Данная группа вручную не меняется. Группа используется для назначения прав на папки, документы и задачи, которые должны быть доступны всем пользователям системы, а также при формировании маршрута и наблюдателей в карточках задач. Таким образом, пользователь может быть отнесен к нескольким группам в отличие от работника, для которого четко определена принадлежность к конкретному подразделению. Замещение пользователей Замещения необходимо использовать, когда один пользователь некоторое время отсутствует, а другой пользователь его замещает и, следовательно, должен иметь доступ к электронным документам, папкам, задачам отсутствующего пользователя. Все руководители подразделений настраиваются замещающими для своих непосредственных подчиненных с типом замещения «Ассистент». Это позволит руководителю, при необходимости, контролировать все задания и документы подчиненных. Для автоматической настройки замещения руководителем своих подчиненных необходимо в установках модулей DIRECTUM «Управление электронными документами и Управление деловыми процессами» установить параметр «Автоматическое замещение работников руководителем». Ключевые справочники Порядок заполнения справочников и настроек следующий: Наши организации; Подразделения; Работники; Организации. Наши организации При установке системы DIRECTUM устанавливаются и стандартные настройки. В справочнике Наши организации есть организация Мобил-Авто ООО. Реквизиты этой организации (наименование, ИНН и др.) необходимо заменить на свои. В этот справочник необходимо также занести выделенные филиалы или организации в рамках холдинга, которые имеют относительно обособленный документооборот: самостоятельная регистрация входящих/исходящих документов (в т.ч. от остальных филиалов), наличие документов, имеющих обращение только внутри филиала, отдельные бизнес-процессы, возможно, отдельный вторичный сервер. Подразделения Последовательность заполнения подразделений должна соответствовать их иерархии: сначала руководство, потом подчиненные, чтобы была возможность указывать головное подразделение. Руководители подразделений не заполняются. После ввода работников необходимо вернуться в справочник Подразделения и заполнить поле 16 Руководитель, выбрав соответствующего сотрудника из справочника Работники. Но можно также заносить руководителя в справочник Работники (см. следующий пункт) сразу при вводе подразделения. Работники Для корректной работы пользователя в системе DIRECTUM необходимо, чтобы ему соответствовала запись в справочнике Работники. При заполнении справочника нужно учесть, что справочник используется при заполнении РКК (местонахождение бумажного документа, контроль исполнения документа), поэтому в справочник должны быть занесены все сотрудники, которые работают с бумажными документами, регистрируемыми в системе DIRECTUM (являются исполнителями резолюций или хранят бумажные документы). Таким образом, состав работников может быть гораздо шире, чем пользователей. В поле *Фамилия И.О. рекомендуется записывать фамилию и инициалы (а не полностью фамилию, имя и отчество), т.к. значения этого поля используются в других полях, в которых длинные (полные) фамилия, имя и отчество не желательны (например, просмотр списка исполнителей в справочнике Входящие РКК в режиме списка). Также значение этого поля используется в отчетах, где должны быть фамилия и инициалы. Организации Заполнение этого справочника может быть поручено ведущим пользователям непосредственно в процессе эксплуатации системы. Чем меньше пользователей имеет права на изменение справочника, тем меньше вероятность того, что в справочник будут повторно занесены те же организации. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ» Настройка сводится к заполнению справочников модуля, занесению в систему шаблонов документов и созданию иерархии папок для хранения электронных документов. Ключевые справочники Ключевыми справочниками для настройки работы документами являются: Приложения–редакторы; Шаблоны электронных документов; Виды электронных документов. Ниже приведены рекомендации по их заполнению. с электронными Приложения-редакторы В данный справочник заносятся все приложения, используемые для работы с электронными документами в системе DIRECTUM. Если одно и тоже приложение может использоваться для нескольких расширений файлов, то необходимо занести отдельную запись справочника на каждое расширение. Аналогично нужно поступать в случае, если с одним расширением может работать несколько приложений. Для занесения в систему DIRECTUM отсканированных документов необходимо учесть следующие рекомендации: на рабочей станции в Windows в качестве приложения-редактора документов TIF регистрируется приложение Imaging (входит в стандартные программы Windows 98/2000). В Windows XP приложение 17 Imaging не входит. Для сканирования в Windows XP лучше использовать утилиту Microsoft Office Document Scanning и утилиту Microsoft Office Document Imaging для просмотра. Обе утилиты входят в состав Office XP. Наиболее распространенные приложения, входящие в стандартную настройку системы DIRECTUM: Наименование приложения Acrobat Reader Crystal Reports Microsoft Excel Microsoft Internet Explorer Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint Preview Microsoft Project Microsoft Visio Microsoft Word Microsoft Word (RTF) WinZip Windows Media Player Графический редактор Corel Draw Проигрыватель аудио-файлов Просмотрщик TIFF-файлов Редактор изображений (JPG) Текстовый редактор «Блокнот» Расширение PDF RPT XLS HTM PPT PPS MPP VSD DOC RTF ZIP AVI CDR MP3 TIF JPG TXT Шаблоны электронных документов Шаблоны документов используются для стандартизации создаваемых документов, соблюдения фирменного стиля, а также упрощения создания подобных документов, когда форма и часть текста у документов определенного типа одинаковые. Принципы выделения шаблонов: для каждого приложения, в котором может быть создан новый документ, должен существовать общий шаблон (пустой документ), так как любой документ в DIRECTUM создается на основании шаблона («Общий шаблон MS Word», «Общий шаблон MS Excel» и т.д.). Для приложений, использующихся только для чтения/воспроизведения документов, шаблоны не создаются (например, Acrobar Reader, приложения для воспроизведения звуковых файлов и пр.); для каждого установленного бланка документа. Примерный перечень возможных настройку системы DIRECTUM: Наименование Общий шаблон документа Microsoft Word Общий шаблон документа Microsoft Excel Шаблон WinZip-архива (пустой архив) Шаблон TIF-документа для сканирования Общий шаблон для Corel Draw Общий шаблон документа Microsoft Visio Общий шаблон документов формата TXT Общий шаблон документа Microsoft PowerPoint Шаблон письма (полный) Шаблон письма (сокращенный) Шаблон общего бланка Шаблон протокола Шаблон распоряжения 18 шаблонов, входящих в стандартную Приложение Microsoft Word Microsoft Excel WinZip Просмотрщик TIFF-файлов Графический редактор Corel Draw Microsoft Visio Текстовый редактор Microsoft PowerPoint Microsoft Word Microsoft Word Microsoft Word Microsoft Word Microsoft Word Шаблон записки Шаблон акта Шаблон личного заявления Шаблон командировочного удостоверения Общий шаблон документа Microsoft Project Microsoft Word Microsoft Word Microsoft Word Microsoft Word Microsoft Project Виды электронных документов В качестве видов электронных документов могут выделяться: письма, договоры, акты, протоколы, инструкции и т.д. Выделение видов документов необходимо для: определения типов карточек, которые могут быть использованы; ограничения доступных шаблонов документов; автоматического формирования наименования документов; задания прав подписи с помощью утверждающей ЭЦП; определение стадии жизненного цикла создаваемого документа (сразу действующий или сначала в разработке и т.п.); удобства поиска документов. В устанавливаемой с инсталляционного диска системе справочник заполнен примерным перечнем видов документов. Жизненный цикл документа В системе DIRECTUM предусмотрена возможность настраивать жизненные циклы документов. Жизненный цикл определяет, какие стадии и в каком порядке может проходить документ. Например, практически все документы проходят стадии разработки, действия и истечения срока действия. Для специфических документов могут выделяться специфические стадии. От стадии жизненного цикла зависит внешний вид ссылки на документ в проводнике системы. Ссылки могут отличаться цветом и курсивным или зачеркнутым начертанием. Как именно будет выглядеть ссылка, зависит от настроек жизненного цикла. Жизненный цикл задается для видов электронных документов. У документов одного вида используется один и тот же жизненный цикл. Для документов разного вида могут использоваться разные жизненные циклы. Форматы номеров электронных документов Справочник предназначен для задания правил формирования номеров электронных документов. Он позволяет задать формат номеров, изменить очередной порядковый номер и задать автозаполнение полей № документа и Дата документа в карточках электронных документов. Рекомендуется в данном справочнике для каждого типа карточки электронного документа сделать запись, в которой, как минимум, установить значение поля-признака Заполнять номер и дату. Значение «Нет» используется для типов карточек, в которых не нужна автоматическая нумерация, или номер будет присваиваться не сразу (после согласования или после подписания). Чтобы сделать автоматическую нумерацию документов в момент их создания (при первом сохранении), нужно установить это поле-признак в значение «Да». Подробнее о нумерации документов см. ниже раздел «Нумерация документов». Для простой нумерации документов (когда номер состоит только из порядкового номера и нумерация в типе карточки сквозная) в табличной части поля Формат номера нужно указать только порядковый номер. Для задания более сложной нумерации нужно выбрать элементы номера с нужными разделителями. Например, чтобы сделать автоматическую нумерацию писем исходящих и включить в номер код подразделения и порядковый номер, нужно заполнить карточку следующим образом: 19 В качестве дополнительного разреза нумерации может использоваться любое поле типа справочник, которое присутствует в указанном типе карточки. Задание количества цифр в номере определяет его длину. Например, если задано количество цифр «3», то номера будут следующими: 001, …, 010, …, 100, …. Это обеспечивает одинаковую длину номера, что необходимо для корректной сортировки. Для заполнения количества цифр в номере нужно оценить, сколько примерно документов данного типа бывает в организации за год: если количество цифр в номере будет 3, то это означает, что очередной порядковый номер не будет превышать значения 999. Если в действительности номер будет больше, то будет присвоен следующий номер, например 1000, но длина номера будет отлична от предыдущих номеров, поэтому не будет возможности корректной сортировки по значению данного поля. Чтобы начать нумерацию заново, нужно поменять очередной порядковый номер, нажав кнопку Очередные номера. Т.е. если в начале года нужно начать новую нумерацию, не нужно создавать новый формат номера, достаточно установить очередные номера на «0». Если имеются вторичные сервера, то для каждого сервера будет своя сквозная нумерация, но по общим правилам, и для каждого сервера можно задать свой очередной номер. Как правило, параметры формата номеров документов не изменяются (или меняются редко, например, раз в год). Очередной номер влияет на работу всех пользователей системы, и поэтому доступ для изменения рекомендуется оставить только администратору. Рекомендации по настройке общих папок Папки коллективного пользования должны иметь структуру, понятную и удобную для большинства пользователей, а не для каждого в отдельности. Они должны позволять найти все имеющиеся на определенную тему документы. Поэтому при формировании состава общих папок (структуры «Общей папки») необходимо учесть особенности организации и протекающих бизнес – процессов. Папки верхнего уровня рекомендуется выделять по направлениям деятельности (в крайнем случае – по подразделениям). Например: Бухучет Бюджетирование Делопроизводство ИТ-технологии Кадры Нормативные документы Правовое управление Продажи 20 Производство Снабжение Финансы Экономика Не рекомендуется: выделять папки для документов по принципу «созданы определенным пользователем», т.к. в этом случае для поиска обязательно нужно знать автора документа, к тому же поиск по автору можно вести и стандартными средствами; давать права на изменение «Общей папки» рядовым пользователям, т.к. в этом случае следить за иерархией папок верхнего уровня очень сложно и количество подпапок может бесконтрольно расти. За папку всегда должен быть назначен один ответственный, который будет регулярно анализировать и структурировать ее содержимое (создавать подпапки, удалять ссылки на неактуальные документы, помещать ссылки на подпапки других ответственных, близкие по теме и т.п.). Ответственным за «Общую папку» является администратор, за папки второго уровня, как правило, начальники отделов или руководители направлений. Пример иерархии папок и распределения по ответственным: Общие папки и подпапки Бюджетирование Бюджет продаж Бюджет закупок Бюджет движения денежных средств Бюджет доходов и расходов Продажи Бюджет продаж Покупатели … Снабжение Бюджет закупок Заявки подразделений Поставщики … Финансы Бюджет движения денежных средств Финансовая отчетность … Экономика Бюджет доходов и расходов Бухгалтерская отчетность … Ответственный Планово-экономический отдел Отдел продаж Отдел снабжения Финансовый отдел Планово-экономический отдел Отдел продаж Отдел продаж Отдел продаж Отдел снабжения Отдел снабжения Отдел снабжения Отдел снабжения Финансовый отдел Финансовый отдел Финансовый отдел Планово-экономический отдел Планово-экономический отдел Бухгалтерия К началу работы основной массы пользователей структура «Общей папки» 1-2 уровней должна быть задана. Это поможет приучить пользователей сразу правильно пользоваться папками: складывать в них документы и выделять подпапки в соответствии с заложенными принципами. 21 Настройка использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования Основное назначение ЭЦП – защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа или текста задачи и подтвердить факт правомочности данного документа. Право подписания каждого вида документа регламентируется соответствующими нормативными документами организации и соответственным образом должно быть настроено в системе (привязка права утверждающей подписи пользователей к видам электронных документов). ЭЦП может ставить либо лицо, имеющее право подписания документа или текста задачи, либо лицо, имеющее полномочия для проставления ЭЦП, соответствующей подписи на бумажном документе (например, ЭЦП руководителя может ставить секретарь при наличии подписи руководителя на бумажном документе). Сертификаты ключей ЭЦП генерируются удостоверяющим центром для каждого пользователя в соответствии с установленным в организации порядком выдачи сертификатов ключей подписей. На первом этапе рекомендуется сгенерировать ключи ЭЦП для руководства и руководителей подразделений, т.е. пользователей, участвующих в согласовании и подписании документов. Заявления, служебные записки и прочие документы рядовых пользователей на этом этапе утверждает ЭЦП руководитель подразделения. В дальнейшем при переходе к полномасштабному использованию системы ключи ЭЦП могут генерироваться для каждого пользователя. На основе сертификатов, можно работать не только с ЭЦП, но и настроить шифрование. Шифрование на основе сертификатов позволяет зашифровать содержимое документа/задачи с помощью открытого ключа шифрования. Просмотр пользователем зашифрованного на основе сертификатов документа/задачи возможен только на компьютере с установленным закрытым ключом шифрования этого пользователя. Зашифрованный документ значительно увеличивается в объеме (небольшой документ в 5 раз, большой в 1,5 – 2 раза). Также по зашифрованным документам невозможно осуществлять полнотекстовый поиск. Поэтому рекомендуется шифровать только документы, имеющие стратегически важные данные для всей организации. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ» Настройка сводится, в основном, к заполнению справочников модуля. Ключевые справочники Ключевыми справочниками для настройки работы с задачами и заданиями являются: Группы видов задач; Виды задач; Группы типовых маршрутов; Типовые маршруты. Ниже приведены рекомендации по заполнению каждого из них. Виды задач Основное назначение справочника – классификация задач для анализа их выполнения (например, для выработки нормативов по срокам для типовых процессов), а также для более удобного поиска задач. 22 Поскольку справочник Виды задач является общим, то его неудобно использовать для личной группировки задач. Для классификации задач и заданий в соответствии с потребностями конкретного пользователя рекомендуется использовать папки и статус задач. Примерный состав справочника: Согласование договоров и договорных документов; Согласование внутренних документов; Разработка документа; Ознакомление с документом; Рассмотрение служебной записки/заявления; Проведение проверки; И т.д. Примечание. Если в организации принято решение об использовании классификации задач для последующей оценки процессов, то с помощью установок поле Вид задачи необходимо сделать обязательным для заполнения. Группы типовых маршрутов Группы типовых маршрутов в основном необходимы для упрощения выбора типовых маршрутов (когда их становится много). Рекомендуется выделить группы по подразделениям организации и группам процессов. Общие; Канцелярия; Совещания; Согласование документов; и т.д. При этом за каждую группу рекомендуется выделить ответственного ведущего пользователя, который будет разрабатывать типовые маршруты в пределах своей группы. Типовые маршруты Назначение типовых маршрутов: упростить создание задач по типовым процессам путем автоматического заполнения полей задачи (тема задачи, маршрут, срок, вид задачи, текст задачи); обеспечить выполнение установленных регламентов (с учетом установленных типовых сроков и обязательных маршрутов прохождения заданий). В системе выделено два вида типовых маршрутов – свободные и жесткие. Настройка типовых маршрутов осуществляется с помощью редактора схем типовых маршрутов. Для настройки свободных типовых маршрутов используется упрощенный редактор схем. Он позволяет полностью в графическом виде задать маршрут задачи: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, определяющие задания, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки. Свободные типовые маршруты могут настраиваться сотрудниками без специальной подготовки, например, ведущими пользователями. Настройка жестких типовых маршрутов обладает более широкими возможностями и настраивается администраторами системы. В процессе настройки жесткого типового маршрута возможно определение списка типизированных параметров (целое или дробное число, строка, дата, пользователь, роль и т.д.). С помощью этих параметров можно запросить данные у пользователя, обработать их на любом этапе прохождения маршрута, а также изменить ход выполнения маршрута в зависимости от их значения. Для удобства настройки типовых маршрутов в стандартной поставке DIRECTUM есть 23 уже разработанные базовые блоки схем типовых маршрутов (задача, уведомление, мониторинг, ожидание и пр.) со своими свойствами и событиями. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «КАНЦЕЛЯРИЯ» Настройка модуля сводится к заполнению справочников и выбору схемы работы в модуле «Канцелярия». Перед началом использования модуля следует сделать следующее: 1. Проверить заполнение справочников: Причины выбытия; Разделы перечня типовых управленческих документов (ТУД); Статьи хранения; Сроки хранения номенклатурных дел. Эти справочники заполнены в стандартной поставке DIRECTUM по умолчанию. Перед началом использования модуля рекомендуется проверить записи справочников и, при необходимости, скорректировать их. 2. Заполнить следующие справочники: Архивы бумажных документов; Грифы; Группы документов; Категории РПО; Параметры организаций для обмена электронными документами; Способы доставки корреспонденции; Тарифы почтовых отправлений; Места отправки корреспонденции; Места регистрации; Журналы регистрации; Номенклатура дел; Шаблоны поручений. Справочники рекомендуется заполнять в том порядке, в котором они перечислены. Данные справочников используются при создании записей в других справочниках и при заполнении РКК. Архивы бумажных документов Справочник Архивы бумажных документов которые организация сдает дела на хранение. содержит перечень архивов, в 24 Грифы Справочник Грифы предназначен для хранения грифов доступа, используемых на предприятии. Использование грифов позволяет ограничить доступ пользователей к РКК. Каждому пользователю или группе пользователей могут быть выданы права на грифы в соответствии с их уровнем доступа. Со справочником Грифы работают регистраторы, делопроизводители, секретари. Справочник находится в настройках модуля «Канцелярия». Записи справочника используются в карточках записей справочников Входящие РКК, Исходящие РКК и Внутренние РКК. Справочник имеет следующую карточку: Группы документов Справочник Группы документов предназначен для объединения регистрационно-контрольных карточек по группам регистрируемых документов. Справочник используется, если недостаточно группировки документов по журналам регистрации и номенклатуре дел. 25 Категории РПО Справочник Категории РПО содержит перечень категорий регистрируемых почтовых отправлений (РПО). Служит для группировки способов доставки корреспонденции (см. описание справочника Способы доставки корреспонденции), используется при формировании отчета «Конверт со штрихкодом для почты России» и при отборе информации в реестры почтовых отправлений. Параметры организаций для обмена электронными документами Справочник Параметры организаций для обмена электронными документами содержит список организаций с официальными электронными адресами, которым можно отправлять электронные документы, и с которыми возможен автоматический обмен зарегистрированными электронными документами. Данные справочника используются сценарием Агент обмена электронными документами между системами (см. книгу «Компоненты системы DIRECTUM», описание сценария Агент обмена электронными документами между системами). Карточка справочника имеет следующий вид: Способы доставки корреспонденции Справочник Способы доставки корреспонденции содержит список возможных способов доставки корреспонденции. Используется в справочнике Регистрационно-контрольные карточки. 26 Тарифы почтовых отправлений Справочник Тарифы почтовых отправлений содержит информацию по весу и стоимости почтовых отправлений, используется в справочнике Регистрационноконтрольные карточки. Данные из справочника используются при построении реестров почтовых отправлений. Места отправки корреспонденции Справочник Места отправки корреспонденции содержит перечень мест отправки корреспонденции в пределах каждой нашей организации. Записи справочника используются в справочнике Места регистрации. Справочник участвует в формировании уникального штрих-кода для регистрируемых почтовых отправлений и формирования реестров почтовой корреспонденции. Места регистрации В справочник Места регистрации заносится список мест регистрации бумажных документов. Одно место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. Справочник участвует в группировке подразделений, дел и регистрационно-контрольных карточек, а также служит для разграничения прав доступа в пределах модуля, являясь фильтратором для регистрационноконтрольных карточек. 27 Журналы регистрации Справочник Журналы регистрации содержит перечень электронных журналов регистрации с правилами формирования регистрационных номеров документов. В табличной части указываются элементы номера. При нажатии на кнопку с тремя точками на поле Элемент номера выводится список возможных элементов: 28 Кнопка Очередной номер предназначена для изменения очередного порядкового номера. Например, в начале года нужно во всех форматах проставить очередной порядковый номер «0». Примечание. Для того чтобы с начала года начать нумерацию с нуля, нужно воспользоваться сценарием Обнуление счетчиков в журналах регистрации. Номенклатура дел Справочник Номенклатура дел содержит перечень дел, в которые подшиваются бумажные документы. Пользователь создает, изменяет и удаляет записи по необходимости. Используется в справочнике Регистрационно-контрольные карточки. Каждая запись справочника содержит информацию об одном деле. Для группировки перечня дел, в которые подшиваются документы по обращениям, поступившим в организацию, существует отдельное представление справочника Номенклатура дел обращений. Работа пользователей с представлением ведется так же, как если бы это был отдельный справочник: для представления есть свой вариант системы в виде отдельной ссылки; запуска, доступный в проводнике интерфейс и функциональные возможности справочников совпадают. Карточка справочника Номенклатура дел имеет следующий вид: 29 Шаблоны поручений по РКК Справочник Шаблоны поручений по РКК предназначен для хранения шаблонов поручений. Использование шаблонов для частых поручений позволяет упростить и ускорить работу пользователей. Со справочником работают регистраторы, делопроизводители, секретари, а также пользователи, как правило, начальники подразделений, которые создают поручения для исполнителей. Справочник используется в карточках записей справочника Поручения по РКК. Каждая запись справочника является отдельным шаблоном и содержит значения, которыми будут заполняться поля в карточке поручения по РКК, при заполнении карточки по кнопке Из шаблона. Справочник имеет следующую карточку: 30 Нумерация документов При работе с электронными документами может измениться порядок их нумерации и регистрации по сравнению с бумажными. Это связано с тем, что меняется порядок выполнения операций с документами. В бумажном документообороте регистрационный номер и номер документа совпадают, но в электронном документообороте это не всегда возможно. Например, при согласовании бумажных писем номер на них проставляется после подписания. В текст электронного документа после подписания ЭЦП никакие изменения внести нельзя, т.е. номер должен быть присвоен до подписания документа, если этот номер должен быть пропечатан в тексте документа. Кроме того, чтобы присваивать номера бумажным документам, создаваемыми разными сотрудниками, одному ответственному необходимо вести единый журнал (он же выступает как журнал регистрации документов). При электронном же документообороте очередной номер может быть присвоен автоматически при создании документа. Исходя из этого, предлагается придерживаться следующего порядка работы: Номер документу присваивается в карточке электронного документа и указывается в тексте документа на этапе создания (корректировки), а не при регистрации в канцелярии. Это обеспечивает соответствие электронного и бумажного документов, а также позволяет формировать единую нумерацию документов при создании любым пользователем. Если разрабатывается проект документа, который может не пройти согласование, то до завершения первичного согласования номер этому документу не присваивается (при заполнении карточки поле Номер документа должно остаться пустым). Это позволит избежать «дырок» в нумерации документов. После утверждения документа в карточке указывается значение «АВТОНОМЕР», после чего при сохранении будет присвоен очередной номер, и этот номер указывается в тексте документа. Регистрационный номер бумажного документа используется только для идентификации бумажных экземпляров документов и присваивается при создании РКК на бумажный документ. Также в РКК записывается номер документа, присвоенный в карточке электронного документа. При этом регистрироваться документы могут не в том же порядке, как создавались (например, письмо №32 может быть зарегистрировано раньше письма №30, если процесс его согласования прошел быстрее). В дальнейшем работа (поиск, упоминание документа и пр.) идет по номеру документа. Регистрационный номер никак не используется, за исключением использования в различных отчетах. Если описанный выше вариант не подходит, например тем, что в этом случае у документа будет два номера, то предлагается следующий вариант. При создании проекта документа поле № документа остается пустым. Когда документ будет согласован (часто и подписан), на него заводится РКК (нажать кнопку РКК в карточке электронного документа). В РКК указывается журнал, поле Рег. номер автоматически заполняется значением «АВТОНОМЕР» и при сохранении в РКК присваивается регистрационный номер документу, который автоматически записывается в поле № документа. Получается, что и в РКК, и в карточке электронного документа один и тот же номер. Момент присвоения номера документу для каждой организации определяется индивидуально: до подписания или после подписания документа. Необходимо учесть, что если номер документу присваивается после подписания, то на бумажный документ номер дописывается вручную, а в текст электронного документа номер уже нельзя будет поставить, он будет указан только в карточке документа. Если номер присваивается до подписания, то остается вероятность того, что документ не будет подписан, значит, в нумерации будут «дырки». 31 Варианты организации работы канцелярии В системе электронного документооборота DIRECTUM имеется два варианта организации работы канцелярии: 1. централизованный; 2. децентрализованный. Выбор одного из вариантов не влияет на настройку системы. Он будет влиять лишь на внутреннюю организацию процессов регистрации и движения документов в системе, и организацию работы пользователей. Централизованный В этом случае все движение бумажных документов организовывается через одно подразделение, которое, как правило, находится в отдельном помещении и основной его функцией является обеспечение делопроизводства. Это подразделение ведет регистрацию входящих и исходящих бумажных документов, а также отслеживает движение документов между подразделениями и выполнение распоряжений и резолюций. В этом же подразделении документы копируются и рассылаются по подразделениям, а при наличии системы электронного документооборота – переводятся в электронный вид (сканируются). Децентрализованный В этом случае канцелярия как отдельное подразделение не выделяется, а функции по работе с документами распределены по подразделениям, т.е. сотрудники подразделений выполняют функции по: регистрации документов; созданию и согласованию документов; подготовки пакетов документов и их отправку; и т.д. Централизованный вариант рекомендуется выбирать, если в организации есть выделенный отдел канцелярии, который регистрирует движение всех входящих и исходящих документов, а также внутренние перемещения документов. В этом случае организация должна иметь только одну точку входа/выхода документов – канцелярия. Никакими другими путями документы поступать и уходить из организации не должны. Если выделенного отдела нет, или есть подразделения, активно ведущие самостоятельную работу с входящими и исходящими документами, то рекомендуется выбирать децентрализованный вариант. При этом основную массу документов также можно регистрировать централизованно, а регистрацию определенных видов документов отдавать в конкретные подразделения. При этом должен быть четко сформулирован список соответствия видов документов и подразделений, и не должно вызывать затруднений: куда передавать и где искать определенный документ. Установки модуля «Канцелярия» На работу модуля «Канцелярия» влияет ряд установок, например, дело по умолчанию или группа типовых маршрутов, которые будут использоваться при создании задач. Все установки имеют значения по умолчанию. Перед началом работы рекомендуется проверить значения и, при необходимости, изменить их. Для проверки используйте сценарий Установки модулей системы DIRECTUM, группы установок: «Канцелярия» – основные установки модуля; «Обмен электронными документами между системами», «Работа с почтой» – в случае, если планируется настроить автоматический обмен. 32 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ» Модуль «Управление совещаниями» позволяет автоматизировать подготовку, ознакомление участников совещания с повесткой и контролировать исполнение принятых решений для того, чтобы совещания проходили максимально эффективно. Настройка модуля сводится к настройке типового маршрута «Совещание», которая производится согласно специфике конкретной организации. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ» Для работы с модулем «Управление договорами» необходимо настроить следующие справочники: Категории договоров; Форматы номеров записей справочников; Виды регистрируемых договорных документов; Этапы договоров; Валюты; Курсы валют. Работа с договорами осуществляется посредством типового маршрута «Согласование договорных документов». В разных организациях процесс согласования договоров проходит со своими особенностями, поэтому, наряду с настройкой справочников, перед началом работы с модулем «Управление договорами» под специфику организации следует настроить и типовой маршрут. Категории договоров Данный справочник предназначен для классификации договоров и договорных документов по категориям, задания перечня согласующих и указания утверждающего, разграничения доступа пользователей к регистрационным данным по договорам. Справочник заполняется с учетом специфики договорной работы конкретной организации. Форматы номеров записей справочников Справочник предназначен для задания правил формирования номеров записей справочников, в т.ч. договоров. Он позволяет задать формат номеров и изменить очередной порядковый номер записей справочников. В данном справочнике необходимо задать формат номера для справочника «Договоры». 33 Для простой нумерации договоров (когда номер состоит только из порядкового номера и нумерация сквозная) в табличной части поля Формат номера нужно указать только порядковый номер. Для задания более сложной нумерации нужно выбрать элементы номера с нужными разделителями. Например, чтобы включить в номер год (4 цифры), код подразделения и порядковый номер, нужно заполнить карточку следующим образом: В качестве дополнительного разреза нумерации может использоваться категория договора, подразделение или сотрудник ответственный за договор, организация-контрагент, год, месяц, наша организация. По кнопке Список записей можно получить список записей справочника указанного в качестве дополнительного разреза нумерации. Если значение дополнительного разреза не указано, то кнопка не активна. Задание количества цифр в номере определяет его длину. Например, если задано количество цифр «3», то номера будут следующими: 001, …, 010, …, 100, …. Это обеспечивает одинаковую длину номера, что необходимо для корректной сортировки. Чтобы начать нумерацию заново, нужно поменять очередной порядковый номер, нажав кнопку Очередные номера. Т.е. если в начале года нужно начать новую нумерацию, не нужно создавать новый формат номера, достаточно установить очередные номера на «0». Виды регистрируемых договорных документов Справочник используется договорных документов. для определения списка регистрируемых Этапы договоров Справочник используется для определения этапов договоров, а также для определения периода их действия. 34 Валюты Справочник используется для составления списка валют. справочника используются при регистрации договорных документов. Данные Курсы валют Справочник используется для составления списка курсов валют. Данные справочника используются для автоматического заполнения поля Курс нац. валюты в карточке справочника Договоры. 35 НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ С КЛИЕНТАМИ» Перед тем, как начать непосредственно работу в модуле «Управление взаимодействием с клиентами» необходимо заполнить основные справочники, такие как: Виды деятельности; Направления работ по видам деятельности; Виды взаимодействия с клиентами; Результаты взаимодействия с клиентами; Стадии работ с клиентами. Заполнение справочников производится согласно специфике работы конкретной организации, ниже приведены описание назначений справочников и примеры. Виды деятельности и направления работ по видам деятельности В работе любой организации выделяются виды деятельности, по которым организация ведет свою основную работу. Они заносятся в справочник Виды деятельности. Например, автомобили и запчасти. В справочник Направления работ по видам деятельности заносятся виды работ, которые выделяются внутри каждого направления деятельности. Например, закупка материалов, производство автомобилей, продажа автомобилей. В дальнейшем по видам деятельности и по направлениям работ можно осуществлять анализ информации, собирать статистику, формировать отчеты. Виды взаимодействия и результаты взаимодействия с клиентами В справочник Виды взаимодействия заносятся все возможные виды контактов с клиентами. Например, личная встреча, демонстрация, телефонный разговор, электронная почта. У каждого вида взаимодействия есть свои результаты, которые заносятся в справочник Результаты взаимодействия с клиентами. Например, назначили встречу, пригласили на презентацию, заключили договор. Стадии работ Для направлений работ (по видам деятельности) необходимо определить последовательность стадий, по которым ведутся работы. Эти стадии заносятся в справочник Стадии работ с клиентами. Стадии работ используются для планирования контактов с клиентами. 36 Последовательность стадий работ определяется в табличной части карточки стадии работ, где описываются возможные переходы с данной стадии на другие, в зависимости от результата контакта (взаимодействия) с клиентом. Если в поле *Контролировать переходы указать значение «Нет», то при сохранении контакта с клиентом системой не будет предложено запланировать следующий контакт. Если в этом поле указать значение «Да», то системой будет предложено запланировать новый контакт на следующей стадии работ, указанной в табличной части. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ» Перед началом использования модуля следует: 1. Проверить заполнение следующих справочников: Места регистрации; Группы документов; Сроки хранения номенклатурных дел. Статьи хранения; Архивы бумажных документов; Причины выбытия; Разделы перечня типовых управленческих документов (ТУД). Эти справочники являются общими для модулей «Канцелярия» и «Учет обращений граждан и организаций». Если справочники не заполнены, то их необходимо заполнить. 2. Заполнить следующие справочники: Журналы регистрации обращений; Номенклатура дел обращений; Социальные положения; Категории льгот; Районы; Типы обращений; Тематики обращений; 37 Способы получения обращений; Результаты исполнения обращений; Шаблоны поручений по обращениям. Справочники рекомендуется заполнять в том порядке, в котором они перечислены. Данные справочников используются при заполнении карточек обращений, поручений. Установки модуля На работу модуля «Обращения граждан и организаций» влияет ряд установок, например, «Автоматически регистрировать гражданина», «Тип обращения по умолчанию», «Переносить план. дату поручения с выходного дня» и т.д. Все установки имеют значения по умолчанию. Перед началом работы рекомендуется проверить значения и, при необходимости, изменить их. Для проверки используйте сценарий Установки модулей системы DIRECTUM, группа установок «Обращения граждан и организаций». Описание установок см. в книге «Компоненты системы DIRECTUM». НАСТРОЙКА МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ» Подготовка модуля к работе Общие сведения После установки модуля «Управление показателями эффективности» становятся доступны для работы сайт контрольной панели и компоненты модуля: справочники, сценарии, отчеты. Перед началом использования нужно настроить состав показателей эффективности и настроить их отображение на контрольной панели. В поставку системы DIRECTUM входят следующее: стандартные показатели эффективности для всех модулей системы; шаблоны вкладок контрольной панели со стандартными показателями. 38 Настройка расписания расчета значений Все значения заданным Для расчетов стандартные показатели имеют тип расчета «Авто». Фактические таких показателей вычисляются автоматически, в соответствии с в карточке показателя расчетом. удобства вычисления значений рекомендуется настраивать расписания показателей. Ввод плановых значений При необходимости для показателей можно ввести плановые значения. Плановые значения вводятся в справочнике Ввод плановых значений показателей эффективности. Плановые значения можно отображать на контрольной панели в представлениях «Число» и «График». Добавление показателей на контрольную панель Для того чтобы пользователи могли просматривать значения показателей, нужно добавить показатели на контрольную панель. Состав отображаемых показателей для каждого пользователя свой. Для удобства настройки контрольной панели рекомендуется использовать шаблоны вкладок с показателями. В поставку системы DIRECTUM входят шаблоны вкладок со стандартными показателями. Эти шаблоны пользователи могут использовать при создании вкладок. В том числе при первом входе на сайт контрольной панели автоматически открывается диалог создания вкладки из шаблона. При необходимости можно создать новые шаблоны вкладок. Для этого нужно сделать следующее: 1. Настроить вкладки с показателями для любого пользователя, например, для администратора системы. 2. Сохранить вкладки в файл. 3. Поместить файлы в папку веб-узла, подпапку Templates. Папка веб-узла задается при установке сервера контрольной панели. По умолчанию С:\Inetpub\wwwroot\PIMDIR. Созданные шаблоны будут доступны для выбора при следующем создании вкладки из шаблона. Настройка прав доступа При работе с модулем «Управление выделяется три роли пользователей модуля: показателями эффективности» пользователи, которые просматривают значения на контрольной панели; пользователи, которые вводят значения показателей в справочниках Ввод плановых значений показателей эффективности и Ввод фактических значений показателей эффективности; разработчики, которые занимаются разработкой показателей и оповещений. От роли зависит состав необходимых прав доступа. Для каждой роли рекомендуется создать отдельную группу пользователей. Права назначить группам. Пользователей включать в группы по мере необходимости. Настройка реплицируемых компонент Если в системе установлен один или несколько вторичных серверов, то для корректной работы с модулем «Управление показателями эффективности» на вторичных серверах, нужно настроить состав реплицируемых компонент. Если работать с модулем планируется только на одном сервере системы, то настраивать реплицируемые компоненты не нужно. РАБОТА НЕАВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СОТРУДНИКОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Высшее руководство Высшее руководство, как правило, не располагает временем для поиска информации, оформления заданий и проставления отметок о приемке. За него это обычно делает секретарь-референт (готовит документы к подписанию, следит за исполнением резолюций и т.д.). Поэтому и при внедрении системы DIRECTUM руководитель может продолжать работать с бумажными документами, при этом секретарь-референт назначается замещающим руководителя в системе DIRECTUM, т.е. имеет все права на его документы и задачи. Задачи от имени руководителя секретарь оформляет в DIRECTUM на основании резолюций на бумажных документах или устных распоряжений. При этом инициатором в задаче указывается руководитель. Руководителю с установленной периодичностью (например, раз в день) секретарем печатается отчет по невыполненным задачам, после чего руководитель принимает решение о приемке заданий. Задания в системе DIRECTUM принимаются секретарем на основании отметок руководителя в предоставленном отчете или на основании личной оценки результата (на усмотрение руководителя). Электронные документы, поступающие руководителю для изучения, подписания или вынесения резолюций также переводятся секретарем в бумажную форму. После подписания руководителем документов секретарь подписывает соответствующие электронные документы с помощью сертификата ключа руководителя (т.е. право проставления ЭЦП от лица руководителя также передается секретарю). При желании руководитель может просматривать документы и контролировать ход работ по задачам сам, непосредственно в системе DIRECTUM. Другие неавтоматизированные сотрудники Не все сотрудники организации по тем или иным причинам могут работать в системе DIRECTUM (например, технический и производственный персонал). Однако они тоже должны работать с документами, выданные им задания должны контролироваться. В связи с этим неавтоматизированные сотрудники, выполнение заданий которых необходимо контролировать (как правило, это руководители подразделений), регистрируются как пользователи системы DIRECTUM. Задания таким сотрудникам выдаются в виде бумажных копий документов с резолюциями руководителя, одновременно соответствующие задачи создаются пользователем-инициатором (или секретарем) в системе DIRECTUM. При приемке задания неавтоматизированного сотрудника инициатором ищется соответствующая задача, в ее тексте указывается полученный результат, после чего задача прекращается. Работу с документами неавтоматизированные сотрудники ведут в бумажном виде. Документы для них печатаются секретарем или другими сотрудниками автоматизированных подразделений.