Руководства, Инструкции, Бланки

внутренняя опись документов личного дела образец заполнения

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Внутренняя опись документов

Внутренняя опись документов

Внутренняя опись на документы личного дела составляется по форме согласно приложению 1 к Инструкции о личных делах после оформления личного дела. В ней содержатся сведения о названиях документов, включенных в состав личного дела (заявления, приказы и др.), их индексах и датах (ч. 1 п. 10 Инструкции о личных делах).

Пополнение личного дела новыми документами, изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями - все это отражается во внутренней описи в процессе ведения личного дела (ч. 2 п. 10 Инструкции о личных делах).

Рассмотрим подробнее порядок заполнения граф внутренней описи:

в первой графе указывается порядковый номер, под которым документ включается в личное дело работника;

во второй графе указываются название и заголовок документа, включаемого в личное дело работника.

Отметим, что название документа - это обозначение вида документа, которое определяется его назначением (ч. 2 п. 45 Инструкции по делопроизводству) (например, приказы, распоряжения, акты, протоколы, характеристики, дипломы, автобиографии, заявления и др. - это все названия документов).

Обратите внимание! Название вида документа не указывается на письмах (ч. 2 п. 45 Инструкции по делопроизводству)

Заголовок документа - это краткое и емкое изложение текста документа (ч. 3 п. 54 Инструкции по делопроизводству). Согласно ч. 2 п. 54 Инструкции по делопроизводству заголовок к тексту должны иметь все документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4. Допускается не указывать заголовок на документах, оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Пример.Письмо (о чем?) "Об увольнении работника в порядке перевода на другую работу", приказ (о чем?) "О переводе работника на другую работу", протокол (чего?) общего собрания трудового коллектива об избрании на должность.

Обратите внимание! В личное дело включаются не только оригиналы документов, но и их копии. В таких случаях во второй графе после заголовка документа делают отметку о том, что в дело включена копия

в третьей графе арабскими цифрами указывается дата документа (ч. 5 п. 46 Инструкции по делопроизводству).

Пример.Датой документа является (ч. 2 п. 46 Инструкции по делопроизводству):

- дата подписания (например, письмо, приказ);

- дата события при фиксации какого-либо события (например, акт, протокол);

- дата утверждения для утверждаемого документа (например, положение);

- дата принятия для документа, принимаемого коллегиально (например, решение);

в четвертой графе указывается индекс документа, состоящий из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора и другими условными обозначениями (ч. 2 п. 47 Инструкции по делопроизводству).

Пример.Индекс исходящего письма: N 1-12/15;

в пятой графе указываются номера листов дела;

в шестой графе указывается дата включения документа в личное дело;

в седьмой графе "Примечание" указываются отметки, отражающие особенности формирования и ведения личного дела работника.

Пример.В личное дело работника был включен оригинал приказа о приеме на работу. При просмотре личных дел специалист по кадрам заметила оригинал приказа и изъяла его из личного дела работника, заменив его копией приказа. Во внутренней описи документов личного дела в седьмой графе "Примечание" она сделала отметку о замене оригинала приказа о приеме на работу копией.

См. образец внутренней описи документов личного дела, не завершенного делопроизводством.

См. образец для заполнения форм документов личного дела.

При оформлении личного дела к передаче в архив организации в конце внутренней описи документов личного дела делается итоговая запись цифрами и прописью с указанием количества включенных в нее документов и количества листов внутренней описи (ч. 3 п. 78 Правил работы архивов). Работник кадровой службы (специалист по кадрам; лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) подписывает внутреннюю опись документов личного дела с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления (ч. 4 п. 78 Правил работы архивов).

Примечание. Подробнее об оформлении личных дел для передачи в архив

см. Путеводитель по кадровым вопросам "Личное дело", подпункт 6.4.2

пункта 6.4 главы 6.

Нумерация листов внутренней описи ведется отдельно от нумерации листов личного дела (ч. 1 п. 10 Инструкции о личных делах).

Обратите внимание! Порядок нумерации листов внутренней описи законодательством не установлен. Полагаем, что для определения такого порядка можно руководствоваться п. 185 Инструкции по делопроизводству, согласно которому листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитным карандашом

Примечание. Подробнее об оформлении дел см. путеводитель по кадровым

вопросам "Кадровое делопроизводство", глава 6.

Примечание. О составлении описей дел см. путеводитель по кадровым

вопросам "Кадровое делопроизводство", пункт 6.3 главы 6.

Видео

внутренняя опись документов личного дела образец заполнения:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Личное дело

    Личное дело - совокупность документов, которые содержат сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.
    Обязанности вести личные дела у фирмы нет. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы. Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, все же решили ввести в фирме систему личных дел, делайте это правильно.

    Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу, и в личном деле содержатся следующие сведения:
    • личный листок по учету кадров, в том числе и дополнения к личному листку;
    • автобиография;
    • копии документов об образовании;
    • копии документов об утверждении в должности;
    • заявление о приеме на работу;
    • копии приказа о приеме на работу;
    • внутренняя опись документов личного дела;
    • трудовой договор;
    • копии приказов о назначении, перемещении и премировании;
    • личные заявления работника;
    • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
    • справки о состоянии здоровья;
    • фотографии;
    • другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, карточки ПФР, ИНН, документа об образовании, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).

    Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).
    При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

    В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.
    В начало дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела.
    Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.
    Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

    Опись дела образец - быстрый поиск

    Опись дел бланк форма и образец оформления описи

    Для организаций, сдающих дела на неизменное хранение, акты утверждаются управляющим организации после утверждения описей дел неизменного хранения за этот период архивным учреждением. Номенклатура дел на 2014 год может служить ориентиром для сбора документов за прошлые годы. Для других организаций главные правила выступают как справочное пособие.

    Внутренняя опись документов дела типовой бланк. Графы описи заполняются в четком согласовании с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Все нормативные документы регламентируют оформление отдельных описей.

    Образец описи дел постоянного хранения

    Внутренняя опись документов личного дела - эталон приводится ниже - это очень нужный документ для кадровой службы хоть какой компании. электрический документ - это документ, сделанный с внедрением носителей и методов записи, обеспечивающих обработку его инфы на компьютере.

    Внутренняя опись документов личного дела - образец

    Приказы 01-к82-к генерального директора по личному составу за 2010г. В описи дел обычно не повторяют однообразные заглавия. В неких случаях, к примеру верное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровыхопись документов бланк эталон которой можно скачать на этом веб-сайте, не.Внутренняя опись документов личного дела (эталон наполнения).Составляются они с применением специальной утвержденной унифицированной формы (приложение 12 к п.

    3 7 составление и оформление описей дел

    Проект хороший секретарь - работаем с документами верно! Обычно описи дел неизменного хранения присваивается 1, описи дел по личному составу 2, описи личных дел уволенных работников -3, 4, 5 и т.

    Нумеруют листы черным графитным карандашом либо нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет.Опись дел неизменного хранения эталон составления.

    Личное дело управляющего организации врубается в опись дел неизменного срока хранения либо в опись по личному составу? Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Технические характеристики данных режимов определяются надлежащими муниципальными эталонами гост 28388-89. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа.

    Проставление индекса на внутренней описи дел заполнения образец

    Проставление индекса на внутренней описи дел заполнения

    Внутренняя опись документов личного дела (Образец заполнения). На работу. Внутренней.
    Архивных описей дел. Дел. На проставление индекса на внутренней описи дайте дел заполнения их место. Заполнения внутренней. Внутренняя опись документов положения дела. Количество листов внутренней описи. Поскольку на. Внутренняя опись документов проставление индекса на внутренней описи уведомления дел заполнения дела это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела. Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе. Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела. В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются. На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения постоянного и временного 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п. а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно. Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна проставление индекса на внутренней описи дел заполнения прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К.

    Образец внутренней описи документов дела

    Внутренняя опись дел, внутренняя опись документов дела это учетный документ, который содержит перечень документов дела.

    Внутренней описи документов личного дела и бланк для заполнения. Дела на архивное.

    Внутренняя опись документов личного дела - это оглавление, перечень материалов, помещенных в личное дело работника. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает быстро найти нужный документ. Заголовок всегда должен однозначно говорить о содержании документа. Например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу и так далее. Открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы находятся в личном деле сотрудника. Поэтому при повседневной работе специалисту удобно иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников. Бланк описи документов сразу вкладывается в дело.

    Внутренняя опись документов личного дела (Образец заполнения) Внутренняя опись документов личного дела N 5, петрова Анна Александровна (фамилия, имя, отчество), n Название и Дата Индекс Номера Дата Примечание п/п заголовок документа документалистов включения документа дела документа в личное дело Дополнение к 1, 2 личному листку по учету кадров Личный листок по учету кадров Автобиография Копия диплома о 8 высшем образовании Заявление о приеме на работу Копия приказа о 75-к 10 Оригинал в приеме на работу деле ОК Аттестационная характеристика Аттестационный лист Копия приказа о 15-к 13 Оригинал в присвоении I деле ОК-10 квалификационной категории Копия приказа об 58-к 14 изменении.

    Образец. Внутренняя опись документов дела

    Заполнения. Внутренние описи на дела с. Индекс дела у нас на все.

    Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения

    Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения
    Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения

    Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения

    В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросу деятельности организации. Система учетных документов архива 6. Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь. Записка-расчет при прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении форма Т-61 применяется для расчета компенсации за не предоставленный очередной отпуск работнику при прекращении действия трудового договора. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Серьезный урон нанесен кадровому потенциалу научных и производственных коллективов в результате массового ухода наиболее квалифицированных специалистов, обладающих конфиденциальной информацией. Спорные вопросы действия юридических документов, их классификация. Предоставление отгула в счет отпуска: пошаговая процедура. Описи дел, документов 7. Лист-заверитель в книге оформляется на последнем чистом листе, пишется от руки. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации. Спасибо за Вашу работу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Все записи в трудовой книжке ведутся без сокращений имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Однако в таких случаях вопрос касается ограничения конституционных прав граждан. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Организация и технология документационного обеспечения управления. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной внутреннем описи документов личного дела образец заполнения оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности постановления и решения и единоначалия приказ, распоряжение. Если в работе по определению сроков хранения документов применялось несколько ведомственных перечней, то по возможности необходимо указать сокращенные названия ведомств, подготовивших перечни, со ссылками на выходные данные документов. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Извлечение из Положения о воинском учете утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. К валовому номеру документа может добавляться индекс по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, структурное подразделение - исполнитель и т. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. Получить список ключевых слов по каждому из полей документа.
    Между заполненными листами вначале и листом-заверителя есть чистые листы незаполненные. Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования приложение. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3. Так, согласование документа с юридической службой юристом организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения - проверку правильности оформления документа. Светлана, специалист по кадрам. В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Болдырева или непосредственно Ю.

    Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения
    В соответствии с п. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т. Каждый из указанных в Перечне государственных органов наделяется полномочиями по распоряжению информацией отраслевой ведомственной принадлежности в рамках его компетенции, определенной положением о конкретном государственном органе, а также сведениями других собственников информации по их представлению, соответствующей тематической направленности. Лица, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации, сдают паспорта в подразделение по месту жительства, месту пребывания или месту обращения. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел их описания. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются сводные описи отдельно на дела постоянного хранениявременного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Пока знаю точно десять крупных предприятий Санкт-Петербурга, где отделы кадров пользуются Вашими материалами. Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов. В вводной части указывают и повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на данном заседании. Поведение журналистов в той ситуации, да и отношение правоохранительных органов к этим событиям оставляют желать лучшего. Как правило, основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура организации или ее штатное расписание.

    Основные требования по ведению трудовых книжек. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. Время простоя по вине работника Образец заполнения Т-13 табеля учёта рабочего времени. Продолжительность сверхурочной работы ставим отметки через дробь Т-13 табеля учёта рабочего времени. Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятель ности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических административно-территориальных границ. Но Ваша команда превзошла мои ожидания! В то же время указанные виды профессиональной тайны можно отнести к такой группе конфиденциальной информации, как персональные данные. В соответствии со ст.