Историческая справка к архивному фонду значение и определение слова, что такое Историческая справка к архивному фонду?

Певец Джордж Майкл умер в своем доме в Великобритании
В Великобритании скончался певец Джордж Майкл. Ему было 53 года. Музыкант Джордж Майкл скончался на 54-м году жизни.

Сторонник Трампа спрогнозировал отмену 70% указов Обамы
Бывший спикер конгресса США Ньют Гингрич заявил в эфире телеканала Fox News, что после инаугурации избранный

Мнения: Владимир Добрынин: Политическая риторика ЕС очень скоро изменится
Испанская пресса, когда начались южнопотоковые трения, за полгода до начала зимы радостно кипела и булькала сообщениями о том, что газовый кризис стране только во благо: в Алжире топлива много. Но не тут-то было. Европа не так давно испытала.

ПРАВО.RU: ВККС ищет кандидатов на должности председателей шести арбитражей
Кроме того, вакантны должности зампредов семи судов, в частности ВС Коми, АС Костромской области и Тверского облсуда.

Пора платить «Миром»
Наполеоновские планы НСПК о развертывании эквайринговой сети «Мира» воплощаются в реальность прямо на глазах. В преддверии Нового года с картой этой платежной системы можно смело идти за подарками — как убедился портал Банки.ру, их теперь.

Составление исторической справки

Историческая справка составляется о каждом учреждении (фондообразователе) и представляется учреждением при первом поступлении документов фонда в госархив.

Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

Историческая справка составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом.

Основными источникам для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы учреждения, его вышестоящей организации, учетные документы, дело фонда (приказы по организации, реорганизации, ликвидации учреждения, положения, Уставы и т.д.).

В первом разделе справки отражаются следующие сведения:

-название и подчиненность учреждения-фондообразователя, а также все изменения с указанием их дат и основных причин;

-дата и причины возникновения учреждения-фондообразователя и его местонахождение;

-название учреждения – предшественника;

-компетенция и функции учреждения-фондообразователя, даты и основные причины последующих изменений;

структура учреждения-фондообразователя и все изменения с указанием дат и основных причин, их вызвавших;

-даты и причины реорганизации или ликвидации учреждения-фондообразователя;

На основании правовых актов указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название учреждения.

В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации учреждения, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке.

Указывается непосредственная подчиненность учреждения-фондообразователя.

Даты возникновения, реорганизации, ликвидации даются по соответствующим правовым актам (Указ Президиума Верховного Совета, Постановление СМ, КМ, приказ министерства).

При наличии нескольких правовых документов разных органов в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа управления.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и др.), что оговаривается в исторической справке.

Компетенции и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (Уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

При изложении фактов образования, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.д.

Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.

Если учреждение действующее, сведения по его истории в справке доводятся до того года, по который документы сдаются в архив или утверждаются на ЭПК Управления по делам архивов при Кабинете Министров РБ.

Сведения по истории учреждения излагаются в хронологической последовательности.

Во втором разделе справки отражаются сведения :

-о количестве дел в фонде;

-о крайних датах документах фонда;

-о дате поступления фонда (его частей) в госархив;

-наименование учреждения, передавшего документы на госхранение;

-особенности формирования документов.

Крайними датами документов фонда будут даты деятельности учреждения; его образования и ликвидации.

В третьем разделе исторической справки отражаются сведения:

-об основном составе документов и их полноте;

-о наличии в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда;

-о степени сохранности и физическом состоянии документов;

-научно-справочном аппарате к фонду;

-наличие и месте хранения документов по личному составу и научно-технической документации;

-использование документов фонда (в каких целях).

В случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов и за какие годы отсутствуют, излагаются результаты из розыска.

Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда. Название фонда состоит из последнего полного и в скобках официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности, крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления и зав.архивом (лицом, ответственным за архив).

В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда или обнаружения ошибок в историческую справку вносятся исправления, она дополняется и пересоставляется.

Историческая справка составляется в 3 экземплярах: два передаются в госархив вместе с первым поступлением описей на документы фонда, один- хранится в архиве учреждения.

Образец историческая справка к архивному фонду

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (утв- Решением Коллегии Росархива от 06-02-2002) (2016) Актуально в 2017 году

7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

7.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

В отношении архивной коллекции - указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

7.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду.

7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

Образец исторической справки

Составление исторической справки и дополнения к ней

Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.

Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.

Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.

Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.

Первый раздел освещает историю фондообразователя за определенный период его деятельности; второй – характеризует документы, отложившиеся в его деятельности за указанный период; третий - анализирует соответствующий справочный аппарат.

В первом разделе в обязательном порядке:

- указывается период деятельности фондообразователя;

- дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;

- определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);

- раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;

- освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);

- характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.

Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.

В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.

- указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);

- определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.

В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).

Кроме этого прилагать документ (приказ. распоряжение, служебная записка) о реакции руководства фондообразователя на факт утери (порчи) документов НАФ.

- дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.

- даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);

- указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).

Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).

Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.

Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.

Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.

Дополнение к исторической справке

Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.

Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.

Если каких-либо изменений в наименовании, подчиненности, юридическом статусе, форме собственности, правовой основе деятельности, задачах, функциях, масштабе деятельности, подведомственной сети, структуре административно-управленческого аппарата, производственной структуре фондообразователя за период, охватываемый дополнением к исторической справке не произошло, делается соответствующая запись: «За указанный период изменений в. не произошло».

Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.

Между первым и вторым разделами помещается информация о количестве и место нахождении упорядоченных ранее документов постоянного хранения и по личному составу с указанием номеров и дат протоколов заседаний ЭПК Госархива Луганской области, одобривших, согласовавших соответствующие описи например: «Документы постоянного хранения за. годы в количестве. ед. хр. с №. по №. внесены в опись №. одобрены ЭПК Госархива Луганской области(протокол от. №. ) и переданы на хранение в.

Документы по личному составу за. годы в количестве. ед. хр. с №. по №. внесены в опись №. согласованы с ЭПК Госархива Луганской области (протокол от. №. ) и находятся на хранении (переданы на хранение) в. ».

Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.

Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).

Дополнение к исторической справке подписывается составителем и руководителем организации.