Чем занимается отдел кадров? Обязанности кадровиков - Как работают кадровики

Что должен делать работник службы управления персоналом? В обязанности кадрового специалиста входит все, что связано с кадрами предприятия: поиск кандидатов, оформление их на работу, заключение трудового договора, контроль за дисциплиной, увольнение. Чем занимается отдел кадров? Обязанности кадровиков.

Персоналка
Справочник для работников и работодателей
HR-менеджмент: как работают кадровики

Кадровый менеджер, приходя на работу в службу управления персоналом. должен обладать определенными навыками и умениями. Чем обязан заниматься кадровик? Перечислим список общих задач кадрового отдела и обязанностей его сотрудника.

• подготовка локальных нормативных актов, положений, инструкций
• выработка штатного расписания, написание должностных инструкций
• кадровое делопроизводство и поддержание документации в порядке
• разработка документации и норм по охране труда на рабочих местах
• представление статистической отчетности о численности персонала
• ежемесячный отчет по движению кадров и отчетность по форме П-4
• формирование личных дел, подготовка приказов, ведение журналов
• составление графика отпусков, переносы отпуска на другое время

Мы перечислили общие, организационные задачи. А в чем заключается непосредственная работа с персоналом? Приведем перечень того, чем ежедневно занимаются кадровики и что входит в обязанности отдела кадров.

• постановка работников на воинский учет, ведение воинского учета
• обучение персонала, организация тренингов, курсов, семинаров
• учет больничных листов (листков временной нетрудоспособности)
• по запросам сотрудников предоставлять им копии и выписки
• консультации по вопросам трудового права и законодательства
• оформление и своевременное внесение записей в трудовые книжки
• командировочные задания, оформление работников в командировку
• учет рабочего времени, контроль за дисциплиной персонала фирмы
• поощрение и наказание сотрудников по результатам их работы
• заполнение личных карточек, введение личных дел сотрудников

Примерно такие требования предъявляются к соискателю на должность менеджера по кадрам. Обязанностей может быть указано больше или меньше, но суть работы кадровой службы от этого не изменяется: все перечисленное в этой статье так или иначе придется делать.

План работы военно-учётного стола на календарный год. План работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан в организации разрабатывается на каждый календарный год и согласовывается.

Кадровое дело, документооборот, HR-делопроизводство. Кадровое дело - это область практических знаний, связанная с вопросами применения норм трудового законодательства и обеспечения охраны труда.

Сверхурочная работа и гибкий режим работы персонала. Для отдельных категорий работников и коллективов структурных подразделений как при приеме сотрудников на работу, так и в последующем.

Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями предприятия; права; ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

- учет личного состава предприятия;

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию резерва на выдвижение;

- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

- подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

- осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются: руководство работой отдела; обеспечение выполнения работ; разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций; обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств; проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела; создание условий для роста и повышения квалификации персонала; контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины; внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины; обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организации труда и управления; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

Должностная аннотация начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров одна из важнейших должностей на предприятии. Это обусловлено большим объемом возложенной на него ответственности: комплектование штата организации задача сложнейшая. Основные компетенции начальника отдела кадров фиксируются в отдельной должностной инструкции. Какова ее специфика?

Должностная инструкция начальника отдела кадров это документ, в котором отражаются полномочия, права и обязанности человека, выполняющего столь значимые трудовые функции в компании. Какова специфика данной профессиональной специализации?

Начальник отдела кадров это специалист с опытом, достаточным для решения задач, связанных с комплектацией штата своей фирмы нужными сотрудниками. Также он наделен управленческими полномочиями: в его подчинении специалисты по кадрам, HR-менеджеры, ассистенты. Должностная инструкция начальника отдела кадров источник, в котором предполагается всестороннее отражение соответствующей специфики деятельности человека, выполняющего трудовую функцию, о которой идет речь.

Рассмотрим то, в какой структуре может быть представлен данный документ. Чаще всего любая должностная инструкция — начальника отдела кадров в здравоохранении, строительстве, в промышленности — начинается с общих положений. Изучим их особенности.

Данная часть инструкции может содержать положения, фиксирующие тот факт, что документ составляется в соответствии с такими-то источниками права. Так, должностная инструкция начальника отдела кадров может базироваться на Постановлении Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998 года, в котором отражаются общеотраслевые характеристики различных должностей специалистов.

В общих положениях инструкции может быть отражен тот факт, что начальник отдела кадров это руководящая должность. Документ может содержать формулировки, по которым его предназначение состоит в установлении прав, обязанностей, а также ответственности, характерных для специалиста, выполняющего соответствующую трудовую функцию.

Общие положения, которые может содержать должностная инструкция начальника отдела кадров, могут также отражать требования для кандидата на соответствующую позицию в компании. Так, во многих организациях сотрудники на рассматриваемой должности должны иметь высшее образование, а также стаж работы по профилю не менее 5 лет.

Следующий аспект инструкции, отражаемый в ее общих положениях, может касаться квалификационных требований к человеку, работающего на позиции, о которой идет речь. Так, обычно фиксируются пункты, по которым начальник отдела кадров должен знать: правовые акты о труде, методические материалы, касающиеся работы с персоналом, закономерности, характерные для рынка труда, специфику оформления тех или иных документов для юридического закрепления трудовых правоотношений, основы делопроизводства, структуру штата своей компании.

Другой важный компонент общих положений должностной инструкции начальника отдела кадров формулировки, по которым определяются документы, выступающие ключевыми руководящими источниками для человека на рассматриваемой позиции. Так, во многих организациях в должностных инструкциях фиксируется, что начальник отдела кадров должен руководствоваться законами, уставом организации, положениями локальных нормативных актов.

В общих положениях инструкции также фиксируется механизм, в рамках которого осуществляется замещение человека на рассматриваемой позиции. Так, в документе могут быть положения, по которым замена должна быть основана на приказе директора.

Другой важнейший компонент инструкции положения, касающиеся трудовых функций начальника отдела кадров. Рассмотрим его.

Типичный спектр функций начальника отдела кадров безотносительно отраслевой специфики может быть представлен в следующем перечне:

— организация базы данных, в которой фиксируется информация по кадрам, по развитию персонала, о механизмах поиска новых сотрудников;

— участие в исследовании итогов аттестации сотрудников, проведении мероприятий, связанных с реализацией решений комиссии, занимающейся оценкой компетентности сотрудников компании;

— организация учета графика отпусков, обеспечение практического его исполнения;

— исследование факторов, влияющих на текучесть кадров, работа, связанная с укреплением дисциплины труда, повышение эффективности использования сотрудниками рабочего времени;

— осуществление необходимых отчетных процедур, связанных с основными направлениями деятельности, подготовка необходимых документов, предназначенных для передачи на архивное хранение.

Безусловно, должностная инструкция начальника отдела кадров в здравоохранении будет дополняться формулировками, не свойственными для аналогичного документа для сферы промышленности. Однако специфика деятельности людей на соответствующей позиции позволяет в целом применять стандартизованные формулировки при составлении инструкций, о которых идет речь.

Другой важнейший компонент, который может включать в себя рассматриваемого типа источник должностные обязанности сотрудника, занимающего позицию начальника по кадрам. Рассмотрим его подробнее.

Типичный спектр обязанностей, характерных для такой должности как начальник отдела кадров, может быть представлен в следующем перечне:

— организация процедур управления коллективом,

— содействие развитию компетенций персонала;

— повышение производительности труда в организации;

— выполнение ключевых функций в аспекте применения практических положений кадровой политики организации, непосредственное участие в их разработке;

— создание необходимой документации, составление рекомендаций, инструкций, различных предложений;

— ведение делопроизводства в рамках механизмов, соответствующих законодательным критериям, которые закреплены в правовых актах различного уровня;

— обеспечение справедливой трудовой нагрузки между сотрудниками своего отдела, повышение эффективности труда в подчиненных структурах;

— прогнозирование потребности компании в новых кадрах, определение каналов, с помощью которых будет комплектоваться штат организации;

— проведение работы с сотрудниками компании в направлении повышения эффективности труда, информирование работников о новых вакансиях на предприятии;

— подготовка кадрового резерва для предприятия как за счет внутренних ресурсов организации, так и за счет задействования внешних каналов поиска нужных сотрудников;

— повышение мотивации труда среди работников компании посредством материальных и иных доступных инструментов;

— осуществление корректного приема новых сотрудников, увольнение работников, переводов специалистов между отделами или в другие организации;

— подготовка документов, необходимых для начисления сотрудникам фирмы пенсий и иных мер поддержки;

— обновление методических ресурсов отдела кадров, материальной и информационной базы в соответствующем подразделении компании;

— осуществление непосредственного руководства сотрудниками отдела кадров посредством письменных и устных распоряжений;

— осуществление контроля над уровнем квалификации сотрудников отдела кадров, содействие повышению уровня их компетентности;

— формирование аналитических материалов, касающихся положения дел в аспекте снабжения предприятия нужными кадрами;

— внедрение и поддержание механизмов учета рабочего времени сотрудников;

— взаимодействие с другими подразделениями фирмы например, с бухгалтерией (по вопросам зарплат, отпусков);

— в случае некачественного выполнения работниками трудовых обязанностей применение дисциплинарных мер;

— выполнение требований законодательства РФ.

Таков спектр базовых обязанностей, которые может включать должностная инструкция начальника отдела кадров. Образец перечня соответствующих положений, рассмотренный нами, как и в случае с трудовыми функциями, в достаточной мере стандартный. Он применяется на предприятиях, осуществляющих деятельность в самых разных отраслях.

Другой важнейший компонент, который включает должностная инструкция начальника отдела кадров в строительстве, в медицине, в промышленности и большинстве других сфер права сотрудника компании, занимающего соответствующую позицию. Рассмотрим их сущность подробнее.

Права начальника отдела кадров могут быть представлены в довольно широком спектре. Какие из них можно называть базовыми? Сотрудник на соответствующей должности может иметь право:

— на получение необходимой для осуществления своей работы информации (от руководства и иных структурных подразделений компании);

— на представление перед топ-менеджерами организации идей, связанных с улучшением механизмов комплектации предприятия кадрами;

— на получение со стороны руководства гарантий и ресурсов, способствующих эффективному выполнению должностных обязанностей.

Другой стандартный компонент, который может содержать должностная инструкция начальника отдела кадров больницы, научной организации, спортивного клуба положения, отражающие ответственность сотрудника на соответствующей позиции.

За что чаще всего начальники отдела кадров несут ответственность? Как правило, это касается:

— ненадлежащего выполнения трудовых обязанностей, которые предусмотрены должностной инструкцией (при условии, что ее положения не противоречат законодательству РФ);

— правонарушений, которые совершены начальником в ходе работы если они предусмотрены административным, уголовным или гражданским законодательством РФ;

— причинения ущерба организации-работодателю в пределах, которые зафиксированы в источниках права, относящихся к гражданскому и трудовому законодательству РФ;

— пренебрежения требованиями ФЗ О персональных данных и других источников права, утвержденных в РФ федерального, регионального, муниципального уровня, локальных правовых актов, принятых в конкретной организации;

— отказа подчиняться требованиям непосредственных руководителей, выражаемых в письменной форме в виде приказов, различных распоряжений, поручений или устно.

Другой компонент должностной инструкции отдела кадров положения, которые отражают то, каким образом может взаимодействовать сотрудник соответствующего профиля с коллегами из других структурных подразделений фирмы. Рассмотрим его специфику.

Формулировки в данной инструкции могут быть самыми разными. Так, например, в соответствующей части документа может быть сказано о том, что начальник отдела кадров обязуется работать по графику, который утвержден непосредственно директором фирмы. Вместе с тем в рассматриваемой части инструкции могут быть зафиксированы положения о том, что начальник отдела кадров может планировать свою работу самостоятельно.

В некоторых случаях человек на соответствующей должности может иметь право визировать те или иные приказы руководителя, касающиеся комплектования предприятия специалистами. Начальник отдела кадров может взаимодействовать, как мы отметили выше, с бухгалтерскими структурами фирмы на предмет корректного начисления зарплат, отпускных для сотрудников. Значимым может быть взаимодействие человека на рассматриваемой позиции с коллегами в части обмена информацией. Подобные коммуникации возможны в самом широком спектре со специалистами своего отдела, других структурных подразделений фирмы, руководством организации.

Выше мы отметили, что положения должностных инструкций для начальников отделов кадров организаций в разных отраслях в целом единообразны. Содержание соответствующих документов может не меняться. Так, если на том или ином предприятии год, в котором составлена должностная инструкция начальника отдела кадров 2013, то содержание источника, о котором идет речь, может не слишком отличаться в своей структуре от требований, зафиксированных в указанном в начале статьи приказе Минтруда.

Вместе с тем, по мере появления новых должностей в той или иной отрасли или экономике в целом, инструкции рассматриваемого типа могут корректироваться. Это может осуществляться как на основе обновлений в законодательстве, так и в соответствии с частной инициативой руководителей конкретных предприятий. Вследствие чего может очень существенно меняться привычная для сотрудников фирмы должностная инструкция начальника отдела кадров. 2014 год интересен появлением уникального источника — Атласа новых профессий, разработанного Агентством стратегических инициатив, а также Московской школой управления Сколково. В нем указаны профессии, которые могут появиться в экономике России в ближайшем будущем. Должностные инструкции для них, вероятно, еще только предстоит разрабатывать.

Можно отметить, что и в аспекте национальных стандартов формирования документов рассматриваемого типа наблюдается относительная унификация. Так, например, в РФ, Республике Беларусь и Казахстане на предприятиях может браться за основу совершенно единообразная должностная инструкция начальника отдела кадров. Украина государство, которое во многих отраслях законодательства также имеет достаточно схожие источники с теми, что приняты в соседних с ней странах. Это может прослеживаться в разных отраслях. В частности, это касается алгоритмов формирования такого документа, как должностная инструкция начальника отдела кадров. В РК, РБ и России законодательство в силу интеграционных экономических процессов, как отмечают многие эксперты, может еще сильнее сблизиться.