Журнал «Секретарское дело»

Особенности составления и оформления распорядительных документов по административно-хозяйственным вопросам

Какие приказы относятся к приказам по административно-хозяйственной деятельности? По каким критериям различают приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам?

При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной категории следует руководствоваться содержанием вопросов, которые данным документом регулируются. Конкретные перечни разновидностей приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определены. Наиболее полно в актах законодательства определен только состав приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, командирование, наложение взысканий, поощрение, премирование, присвоение квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.).

Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, был определен в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном письмом начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1988, который содержал раздел «Административно-хозяйственное обслуживание». Данный раздел включал следующие подразделы:

· «Административно-хозяйственные вопросы»;

· «Эксплуатация служебных зданий»;

· «Организация внутриведомственной связи»;

· «Охрана учреждений, организаций, предприятий».

В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, самостоятельный раздел с документами, относящимися к административно-хозяйственным вопросам, не выделен, однако имеются следующие самостоятельные главы:

· глава 43 «Административно-хозяйственные вопросы»;

· глава 44 «Эксплуатация зданий (сооружений)»;

· глава 45 «Пожарная безопасность и охрана организаций»;

· глава 46 «Государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Гражданская оборона»;

· глава 47 «Транспортное обслуживание»;

· глава 48 «Организация внутренней связи».

Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, которые отражены в указанных главах Перечня типовых документов, будут относиться к приказам по административно-хозяйственной деятельности. Безусловно, приведенный выше перечень не является исчерпывающим, однако ориентирует в выделении вопросов и направлений деятельности, фиксируемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, издаваемые по вопросам, не относящимся к административно-хозяйственным, и по личному составу целесообразно отнести к приказам по основной деятельности.

Обязательно ли вести отдельный журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности? Допустима ли регистрация таких приказов вместе с приказами по основной деятельности или по личному составу?

При подготовке и оформлении документов большое внимание уделяется их юридическому значению. Документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: указание автора документа (реквизиты бланка), подпись, дату, регистрационный индекс. Для некоторых видов документов дополнительными удостоверяющими реквизитами могут быть гриф утверждения (для актов, планов, инструкций и др.), печать (для финансовых документов, личных справок и др.), отметка о заверении копии (для копий документов) и др.

С юридической точки зрения важнейшими реквизитами любого документа являются дата и индекс. Индекс документа указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер. Дата документа, указывая на время его создания, оказывает влияние на отношения, возникающие или изменяющиеся в связи с его созданием. Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации.

Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству.

В соответствии с п. 142.3. Инструкции по делопроизводству распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно, при этом распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Приказы в 2017 году

Порядок выпуска и оформления приказов в 2017 года претерпят некоторые изменения. В этом материале описываются основные требования к порядку хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, указываются нормативные сроки, предусмотренные для хранения приказов, и основные правила ведения журнала регистрации приказов.

Из этой статьи вы узнаете:

• основные требования к порядку хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности;
• нормативные сроки, предусмотренные для хранения приказов;
• ключевые правила ведения журнала регистрации приказов.

Любой приказ представляет собой нормативный документ, который инициируется и согласовывается руководителем организации для достижения конкретных целей компании, будь то решение производственных задач или контроль организационных процессов. Приказы – 2017, как правило, связаны с двумя основными аспектами работы предприятия — его основной деятельностью либо управлением личным составом. При этом в большинстве случаев именно последний тип приказов составляет большую часть документооборота компании.

Приказы по личному составу в 2017 году по-прежнему будут применяться кадровыми службами организаций для фиксации различных этапов трудовых взаимоотношений, в которые вовлечены работник и работодатель, включая их начало, различные изменения и расторжение.

В целом этот тип приказов можно разделить на две крупные группы. В первую из них включаются приказы по личному составу 2017 года, которые фиксируют серьезные изменения в процессе трудовых отношений между сторонами, а также наступление новых фаз в трудовой карьере сотрудника на конкретном предприятии. Согласно установленным правилам, приказы, относящиеся к этой категории, должны храниться в течение 75 лет. Например, к их числу можно отнести:

• приказы, которыми оформляется начало и окончание работы сотрудника в компании;
• приказы, фиксирующие факт перевода на другую должностную позицию или работу;
• приказы о начислении премии или надбавки, вынесении благодарности, выплате бонусов и прочих видах стимулирования;
• приказы, связанные с необходимостью отбытия в продолжительную командировку.

Вас может заинтересовать статья, целиком посвященная приказу о переводе сотрудника

Вторая группа приказов включает в себя документы, фиксирующие мероприятия, предпринимаемые для достижения текущих целей. В целом их принято считать менее важными для предприятия, поэтому срок их хранения составляет только 5 лет. Среди основных типов приказов этой группы можно выделить:

• приказы, связанные с необходимостью отбытия в краткосрочную командировку;
• приказы о направлении работника в основной отпуск либо предоставлении ему дополнительного отдыха;
• приказы о применении к работнику санкций дисциплинарного характера, включая выговор, предупреждение и другие;
• приказы об отправке на обучение или повышение квалификации.

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
4. Охрана труда - почему теперь это важно

В течение длительного времени сотрудники кадровых служб применяли в своей работе унифицированные образцы приказов, зафиксированные соответствующими постановлениями Госкомстата. Однако Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который действует в настоящий момент, установил большую степень свободы компаний в этом отношении: теперь они имеют право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы бланков, которые в наибольшей степени соответствуют характеру их деятельности.

Этот факт, однако, не отменяет возможности применения разработанных Госкомстатом типовых форм, а кроме того, учреждение может по своему усмотрению дополнять или сокращать эти формы в случае, если та или иная графа не применяется в работе конкретной организации.

Тем не менее, несмотря на лояльность действующего законодательства по отношению к форме ведения кадрового документооборота в этой части, основные требования к его содержанию остались прежними: работодатель обязан должным образом фиксировать все этапы трудовых отношений со своими работниками, выпуская соответствующие приказы в каждом из следующих случаев:

• прием сотрудника на работу — форма №Т-1, Т-1а или собственная;
• перевод сотрудника на другую позицию или работу — форма №Т-5, Т-5а или собственная;
• направление сотрудника в отпуск — форма №Т-6, Т-6а или собственная;
• расторжение трудовых отношений — форма №Т-8, Т-8а или собственная;
• отбытие сотрудника в командировку — форма №Т-9, Т-9а или собственная;
• необходимость стимулирования сотрудника — форма №Т-11 или собственная.

В нашей базе образцов документов содержатся все необходимые формы приказов 2017 года.

А о приказе о приеме на работу мы подробнее пишем здесь

Приказы, связанные с основной деятельностью предприятия, обыкновенно содержат две части — предварительную, которую также называют констатирующей, и основную, называемую также распорядительной. Моментом вступления любого типа приказа в действие считается момент его подписания уполномоченным лицом, после чего его необходимо зарегистрировать в специальном порядке, присвоив номер и индекс, отражающий тематике документа — например, обозначение «л/с» означает, что он касается вопросов личного состава, «к» — кадровых вопросов и т.д. При этом приказы о текущих событиях, которые хранятся не более пяти лет, следует держать отдельно от документов по личному составу с постоянным сроком хранения.

Каждый подписанный уполномоченным лицом приказ может быть зафиксирован в специальном журнале. Действующее законодательство не требует его ведения в обязательном порядке, однако в крупной компании он служит удобным инструментом упорядочивания документооборота.

Запись о конкретном документе должна содержать информацию о дате его создания и другие учетные сведения. Опытные сотрудники кадровых служб отмечают, что целесообразно вести отдельные журналы для разных категорий приказов, причем каждый из них должен быть снабжен подписью ответственного лица и иметь титульный лист, оформленный в установленном порядке. Это связано в том числе с тем, что действующее законодательство предусматривает отдельную маркировку приказов по основной деятельности и личному составу, которые должны быть пронумерованы в порядке создания в пределах одного календарного года.

Кроме того, различные журналы имеют разный срок хранения, установленный ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Так, журнал, предназначенный для учета отпусков, следует хранить только три года, тогда как журналы, в которых учитывается поступление на работу, перевод и увольнение сотрудников, хранят 75 лет.

Основным принципом хранения приказов в 2017 году является их объединение в дела согласно тематике. Вместе с тем, при формировании дел следует учитывать нормативные сроки хранения документов: приказы, хранящиеся 75 лет, например, посвященные вопросам приема и увольнения сотрудников, должны храниться отдельно от текущих приказов, срок хранения которых не превышает 10 лет — к примеру, тех, что устанавливают сроки предоставления отпусков или отправки на обучение.

А вы знаете правила опломбирования кадровых документов ?

Уточнить сроки хранения каждого типа документов можно в ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. Так, документы по основной деятельности нужно хранить постоянно, по личному составу — 75 лет, по текущим вопросам, включая наложение взысканий, короткие командировки или повышение квалификации, — не менее 5 лет, по вопросам хозяйственного и административного характера — 5 лет.

Приказы, связанные общим содержанием и единым сроком хранения, целесообразно объединить в общее дело. Если таких документов в организации слишком много, их можно распределить на несколько папок согласно тематике: например, сгруппировать приказы о направлении сотрудников в основные оплачиваемые отпуска. В любом случае, сформированное дело должно быть зафиксировано в общей номенклатуре дел предприятия.

Приложения, оформляемые к приказам, должны размещаться вместе с основными документами, тогда как основания для издания приказов по личному составу, такие как заявления, докладные записки и проч. следует хранить отдельно. Дела, объединяющие документы длительного срока хранения, необходимо передавать в архив, а приказы временного хранения следует уничтожать по истечении установленного срока, сопровождая это действие выпуском соответствующего акта.

Доступно только авторизованным пользователям

• Приказ о совмещении профессий (должностей) (бланк).doc
• Приказ о подготовке графика отпусков (бланк).doc
• Приказ о графике работы в праздничные дни (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Приказ о совмещении профессий (должностей) (образец).doc
• Приказ о подготовке графика отпусков (образец).doc
• Приказ о графике работы в праздничные дни (образец).doc

Виды приказов

По общим правилам приказы организации подразделяются на:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• приказы по кадрам.

К порядковому номеру приказа через дефис добавляются буквенные индексы:

• по основной деятельности - «П»;

• по личному составу – «Л/С»;

• по кадрам – «К» (например, № 1-П, № 1-Л/С, № 1-К).

Каждый вид приказов имеет самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года. Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих одинаковую силу. Версии приказов формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учетных формах:

• журнале регистрации приказов по основной деятельности;

• журналерегистрации приказов по личному составу;

• журналерегистрации приказов по кадрам.

Все журналы включаются в номенклатуру дел документационной службы. Журналы хранятся по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передаются на государственное хранение.К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.Прием, перевод, премирование, поощрение и увольнение работников регулируетсяприказами по личному составу.Приказ по личному составу – это обязательный документ в сфере трудовых правоотношений. Приказ по личному составу издается работодателем (представителем работодателя) единолично, за исключением уполномоченных специалистов на разработку проекта приказа (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу). Приказы по кадрам регулируют предоставление отпусков, вынесение взысканий, направление работников в командировки, утверждение графика отпусков, внесение изменений (дополнений) в график отпусков, проведение аттестации персонала, обучение персонала, досрочное снятие взысканий, изменение персональных данных работника, привлечение к работе в выходные (праздничные) дни, установление или снятие персональных надбавок, изменение режима работы и т.п.Приказы оформляются на специальном бланке приказа, форма которого установлена Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от «21» декабря 2011 года № 1570.Экспертная группа журнала «Справочник кадровика. Казахстан»

ВНИМАНИЕ! Уважаемые подписчики Электронного Сервиса «База вопросов и ответов «Кадры и делопроизводство»!Мы очень ценим ваше время при ожиданииполучения профессионального ответа от наших квалифицированных коллег и экспертов. Напоминаем, что на практике очень часто встречаются схожие вопросы и актуальные проблемы. В связи с этим, чтобы не отнимать ваше драгоценное время в ожидании ответа, который (или похожий) возможно у нас уже есть в базе, ПРОСИМ ВАС ПОЛЬЗОВАТЬСЯ строкой «ПОИСК», расположенной в верхней части сайта.В строке рядом с «Поиском» набираете текст, например «Отпуск по беременности» либо «Оплата тпуска» и т.д. отмечаете «по сайту», далее нажимаете на «Поиск».

Образец книги приказов по основной деятельности - Рекомендуемый выбор

Без подготовительного распоряжения от управления такие журнальчикьчикьчикы нельзя передавать работникам в других отделениях. Но без систематизации существование распоряжений нереально, так как они делятся на главные и оперативные. В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания читайте в этой статье. Оформляется просто указывается наименование книжки и период регистрации. тут пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг.

Время выполнения срок для выполнения всего приказа либо периоды выполнения каждого пт раздельно. К примеру, регистрация трудовых книг происходит в книжке учета, платежные поручения фиксируются в эталон наполнения. В этом их отличие от приказов по личному составу, которые существенно более персонифицированы.

В журнальчикьчикьчике по порядку должны фиксироваться утвержденные управляющим организации документы. Попробуем разобраться.журнальчикьчикьчик проверок воинского учета на предприятии эталон наполнения. В типовой аннотации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом росархива от 27.

Литера лс ставится на бумагах, которые связаны с личным составом. журнальчикьчикьчик проверок воинского учета на предприятии эталон наполнения. эталон такового документа и советы по его оформлению можно отыскать дальше. Об увольнении либо расторжении трудового контракта по соглашению сторон либо по собственному желанию работника, либо по другим основаниям. Его странички нельзя изымать либо добавлять, либо заменять, либо уничтожать каким-либо образом.

Даже нет 1-го наименования в одних организациях его именуют журнальчикьчикьчиком, в других книжкой. Куда регистрировать приказы по основной деятельности. лучше, чтоб записи делались чернилами 1-го цвета голубого либо темного. основная эталоны документов журнальчикьчикьчик регистрации приказов по основной деятельности. Приказыпо административно-хозяйственной деятельности и т.д. журнальчикьчикьчик регистрации приказов - поглядеть и заказать. Загрузить эталон журнальчикьчикьчика приказов по основной деятельности, приготовленный нашими спецами, вы сможете на нашем веб-сайте.книжка продаж. Регистрационный журнальчикьчикьчик (книжка) представляет собой таблицу.