История одной трудовой книжки или Как не надо заполнять трудовые книжки работников!

Начну с того, что я просто терпеть не могу заполнять трудовые книжки. И связано это не с тем, что сапожник без сапог, а с тем, что у меня отвратительный почерк, который в народе называют «как курица лапой». Но в силу трудовых обязанностей трудовые книжки мне все равно приходится заполнять.

Заполняя трудовую книжку работника, надо учитывать, что любая помарка или неточность заставят вашего будущего пенсионера оббивать всевозможные инстанции, архивы и суды.

О том, как я лично заполняю трудовые книжки, я вам расскажу в следующей статье, а сегодня я вам покажу на примерах и со ссылками на трудовое законодательство, как не надо заполнять трудовую книжку. Но сначала немного истории.

Когда и зачем появились трудовые книжки?

Их ввели как одно из средств борьбы с бродяжничеством и разбоем для своих рабочих английские фабриканты на заре зарождения мануфактур, фабрик и заводов. В них делали записи о деятельности рабочих, для расчета с ними. Это был документ подтверждающий, что человек заводской, а не бродяга.

Трудовая книжка в качестве документа, подтверждающего рабочий стаж и хранящая в себе все сведения о трудоустройстве гражданина, впервые была введена в 1892 году в Германии. Эти же трудовые книжки послужили прототипом для современных трудовых книжек.

В России Петр I ввел их в виде личных дел (формуляров) для чиновников. Нововведение понравилось французам и было распространено во время Французской революции.
В Советской России первые трудовые книжки — «волчьи билеты» были введены указом Совнаркома 5 октября 1918 г. для бывших буржуев, офицеров, дворянства. Впоследствии Троцкий убедил ввести их для всех. Первую трудовую книжку получил Ленин.

Зачем нужна трудовая книжка в наше время?

Заберите видекурс прямо сейчас!

Действительно, в век всеобщей компьютеризации, бумажная трудовая книжка кажется абсолютно ненужным документом. Не так давно в России даже ходили очень активные обсуждения упразднения трудовой книжки. Но ничего не изменилось.

Трудовые книжки по-прежнему остаются обязательным документом для подтверждения трудового стажа при получении пенсии.

А теперь четко понимаем, что раз трудовая книжка является документов для подтверждения трудового стажа, то все записи должны быть написаны твердой рукой, без помарок и ошибок. Вот именно поэтому заполнять трудовые книжки я не люблю, а вот изучать и разбирать – обожаю! O

Давайте разбирать реальную трудовую книжку

Итак. В моей коллекции кадровых ляпов (о ней вы узнаете позже) появилась трудовая книжка. Для того чтобы разобрать ситуацию подробно, нам понадобится:

2.Трудовой кодек РК в редакции на 2011-2013 годы;

3.Постановление Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1167 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Давайте рассмотрим саму трудовую книжку более подробно – проведем краткий аудит трудовой книжки:

2. Содержит следующие разделы:

— сведения о работе ;

— сведения о награждениях и поощрениях ;

— извлечение из инструкции о порядке ведения трудовых книжек (Приказ Министра труда и соцзащиты от 15.02.2000 года).
3. Трудовая книжка на обложке и титульной странице содержит герб Республики Казахстан.

4. Оформлена на 2-х языках: казахском и русском.

5. Трудовой книжке присвоен номер при печати.

6. Доп. средств защиты / водяных знаков на листах трудовой книжки не обнаружено.

После того, как мы провели беглый осмотр трудовой книжки, можно более подробно рассмотреть порядок внесения записей в трудовую книжку. И первым делом мы рассмотрим титульную страницу

Естественно, я закрыла все сведения, которые могут помочь идентифицировать личность владельца трудовой книжки или сведения об организации-работодателе. (Одного оставила, из вредности. Для такой компании ошибки категорически непростительны).

Обратите внимание на реквизит «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». Как можно увидеть, подписи нет. При этом трудовая книжка заведена в 2011 году, а на 2014 год (когда она попала мне в руки), подпись так и не была проставлена.

Ситуация ухудшается еще и тем, что книжка была заведена в г. Астане. А владелец этой трудовой книжки на данный момент уже более двух лет проживает в Павлодаре.

К тому же, я точно знаю, что за время работ девушка (владелица трудовой книжки) вышла замуж. Но этот факт биографии никак не отразился на внутренней обложке трудовой книжки.

Сведения титульного лица утверждены печатью организации – это абсолютно верно.

Самый важный раздел — сведения о работе

Работодатель не обязан хранить у себя вашу трудовую книжку, но вот заполнить, то есть внести в нее записи о приеме/переводе/увольнении, обязан. Куда вносить? Как раз в раздел «Сведения работе» .

Записи в этот раздел вносятся в хронологическом и логическом порядке. И именно по этим записям работники пенсионного фонда подсчитывают ваш трудовой стаж при оформлении пенсии .

Из записей первого работодателя «ТОО … Универсал» мы можем понять, что работник работала в должности кассира чуть больше двух месяцев. Для того, чтобы лучше разбираться, давайте конкретизируем требования к ведению трудовых книжек:

1. Прежде чем написать фразу «Принята на работу…», вы должны вписать наименование организации-работодателя.

2. Дальше работодатель вписывает номер записи, дату приема на работу. волшебную фразу «Принята на работу…» и дату и номер приказа (эти сведения берем из приказа о приеме на работу).

3. Следующая запись оформляется точно таким же нехитрым способом. Пусть это будет запись о расторжении трудового договора.

4. Сразу после записи о прекращении / расторжении трудового договора работодатель заверяет вышеперечисленные данные личной подписью и печатью печатью организации.

Теперь давайте разберем те нарушения, которые допустил работодатель при оформлении данной трудовой книжки:

1. Первое, что бросается в глаза — это отсутствие заголовка. Работодатель не вписал в трудовую книжку наименование собственной организации, чем нарушил пункт 9 Правил ведения трудовых книжек (далее — Правил).

9. В раздел «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.

2. В записи под номером 1 не нужно дополнительно вписывать, в какую организацию был принят работник — из заголовка все более чем понятно.

3. Обратите внимание на четвертый столбец. Здесь вписываются данные о дате и номере приказа о приеме на работу. На практике даты заполнения трудовой книжки и приема на работу полностью совпадаю. Но в нашем случае этого не произошло. Является ли это нарушением? Скорее да, чем нет. По крайней мере, наводит на ненужные размышления.

4. На что еще в 4 столбце обратила внимание я: мне «не понравился» номер приказа. Он не должен содержать буквенных обозначений, кроме принятых и дополнительных номеров через косую черту:

6. Постановление Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (САПП Республики Казахстан, 2012 г. № 8, ст. 170).

Как я предполагаю, при издании приказов, приказ о приеме кассира был пропущен, поэтому его допечатали, вписали в журнал регистрации приказов в свободную строчку и дописали букву а.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».

5. Обратите внимание на подпись: Исп. директор, подпись и печать. Заверять каждую запись, которую вы вносите в трудовую книжку — не нужно. Такие действия полностью противоречат:

21. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации.

6. Перед тем, как внести запись об увольнении кассира, работодатель, видимо, решил исправить ситуацию и внес в трудовую книжку наименование своей организации. Это ошибка, мы ее разбирали выше.

7. Вторая запись в трудовой книжке — это сведения об увольнении. Обратите внимание, сведения из столбцов 2 и 4 опять не соответствуют друг другу. Согласно данным четвертого столбца, кассир была уволена 01 марта 2011 года. Запись работодатель внес только 7 марта (подарок сделал, видимо). Возможно, читатель подумает, что ничего страшного не произошло. Но я люблю опираться на факты, поэтому обращусь к ТК РК: http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=30103567#pos=1360;-130

Статья 63.
Выдача трудовой книжки и документов, связанных с трудовой деятельностью
1. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или иной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

8. Запись о расторжении трудовых отношений тоже оформлена неверно. Формулировка «уволить согл. ст 57 п 2 ТК РК» категорически не соответствует Правилам и ТК РК. Кроме того, в тексте записи были использованы сокращения, которых явно не было в тексте приказа о расторжении трудового договора:

13. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, о прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту.

9. И вот теперь на полном основании работодатель вписывает в трудовую книжку свою должность, ФИО, ставит подпись и заверяет правильность внесенных сведений печатью организации.

Разбор записей первого работодателя ТОО «… Универсал» мы закончили. Теперь приступим к разбору сведений от второго работодателя. Сведения я затерла, но не все. Посчитала, что для такого крупного работодателя, имеющего целый штат кадровиков, такие ошибки непростительны.

Итак. В июне 2011 года была внесена запись о трудоустройстве в филиал крупной нефтегазовой компании. братите внимание, организация внесла сначала полное наименование. Меня немного смущает, что трудовую книжку оформлял филиал, потому что филиал не является юридическим лицом:

Статья 43 ГК РК.
Филиалы и представительства юридического лица, а также иные обособленные структурные подразделения юридического лица (государственного учреждения)
1. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства.
2. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее защиту и представительство интересов юридического лица, совершающее от его имени сделки и иные правовые действия, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами Республики Казахстан.
3. Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Но оставим, тут надо учредительные документы смотреть. Еще мне не понравилось небрежное написание даты приема на работу. Но возможно, это не будет являться серьезным нарушением. Теперь давайте перевернем страницу и прочтем запись о приеме на работу. Будут ли здесь нарушения?!

Нарушения есть. Именно они и побудили меня не затирать печать кадровой службы организации:

1. Честно говоря, мне не понятно, чем руководствовалась кадровая служба крупнейшего АО в Казахстане, когда вносила запись о приеме, сформулировав так сложно. Давайте откроем ТК в редакции 2007 года и посмотрим, о чем идет речь:

Статья 33. Оформление приема на работу
1. Прием на работу оформляется актом работодателя, издаваемым на основании заключенного трудового договора.

Статья 36. Условие об испытательном сроке в трудовом договоре
1. В трудовом договоре может быть установлено условие об испытательном сроке в целях проверки соответствия квалификации работника поручаемой работе. При отсутствии в трудовом договоре этого условия считается, что работник принят на работу без испытательного срока.
2. Испытательный срок начинается с начала действия трудового договора.
3. В период испытательного срока на работников распространяются нормы настоящего Кодекса, условия трудового, коллективного договоров.
4. Испытательный срок включается в трудовой стаж работника и не может превышать три месяца. В испытательный срок не засчитывается период, когда работник фактически отсутствовал на работе.
5. При приеме на работу испытательный срок не устанавливается для:
лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности;
лиц, не достигших возраста восемнадцати лет, а также лиц, освоивших образовательные учебные программы в организациях технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования, впервые поступающих на работу по полученной специальности, но не позднее одного года со дня их окончания;
инвалидов.

Прочитали, стало попонятнее? Вот и мне нет. Но почему-то в филиале принято вписывать сведения о приеме на работу именно так. Чтобы выяснить, почему сюда закралась ошибка, необходимо поднимать приказ о приеме на работу.

2. Еще один момент, который я не могу пропустить, – это печать на записи № 4 о расторжении трудового договора. Давайте к этому пункту Правил вернемся еще раз:

21. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации.

Печать кадровой службы не есть печать организации! Это грубое нарушение Правил ведения трудовых книжек. Зато подпись менеджера А. Бекбатыровой выразительная. Будет, кому претензии предъявлять!

Выдохнули? Переворачиваем страницу и знакомимся с трудовой биографией нашей подопечной дальше. Увлекательное, скажу я вам, знакомство. Надеюсь, вам мой разбор тоже нравится.

и сразу следующую страницу – разберем их вместе, потому что ошибки абсолютно одинаковые:

Третий работодатель ТОО «К…-М». Ошибки практически те же, что и у первого работодателя.
Ошибки, которые допустили директор и бухгалтер компании-работодателя № 3 при заполнении трудовой книжки:

1. Не указано полное наименование компании-работодателя.

2. В записи под цифрой 5 указано, что работник принята на должность бухгалтера-стажера. Такой должности в Квалификационном справочнике должностей нет! Из данных трудовой книжки следует, что работник проработала в такой «должности» практически 1 календарный год, который может быть исключен из стажа при расчете пенсии.

3. В разрез с Правилами ведения трудовых книжек, каждая запись сопровождается должностью, инициалами и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку, и печатью организации. Это является нарушением указанных правил.

4. Обратите внимание на записи под пунктом 8 – видны помарки. Но вопиющим нарушением является размещение записи о поощрении в раздел Сведения о работе. Формулировка тоже «хромает» на обе ноги. В приказе № 27 явно была использована иная более официальная формулировка.

12. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:
1) о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;
2) о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;
3) о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.

Переворачиваем страницу и читаем следующую запись. Мне повезло, наш бухгалтер трудоустроилась по совместительству в некую «Company» на должность младшего бухгалтера.

Запись о приеме на работу по совместительству вносила Сидоренко, давайте разберем ее ошибки:

1. Не указано полное наименование компании-работодателя.

2. Сразу после записи о приеме на работу бухгалтер указывает свою должность, ФИО, ставит подпись и печать организации.

3. Сама формулировка о приеме на работу, не считая наименования ТОО, соответствует ситуации — это плюс.

Запись под номером 10 — это запись о расторжении трудового договора. Основание указано верно, но в тексте допущена помарка. Если присмотреться, то мы увидим, что печати на записях под номерами 9 и 10 — разные. О чем это говорит? О том, что уволилась бухгалтер из ТОО «К…-М», а значит, работа в ТОО «Company» с этого времени является основной работой для бухгалтера. Но запись об этом обычно не вносится в трудовую книжку.

А вы обратили внимание, что один и тот же бухгалтер расписывается за работодателя и в ТОО «Company» при приеме по совместительству, и в ТОО «К…-М». Из этого можно сделать вывод, что компании аффилированные.

На момент копирования трудовой книжки последняя запись была сделана на страницах 11-12. По большому счету, претензий у меня нет. В сентябре 2013 года работник была уволена и переехала в Павлодар, где, собственно, я трудовую книжку и увидела.

Какие выводы мы можем сделать после подробного постраничного разбора?

Вывод № 1. Я не увидела разницы между записями руководителя (который несет полную ответственность за действия/бездействия своей фирмы и подчиненных), бухгалтера МСБ и инспектором отдела кадров крупной промышленной компании с государственным участием – каждый одинаково безграмотно вносил записи в трудовую книжку «жертвы».

Вывод № 2. нормативно-правовые акты живут своей пыльной канцелярской жизнь отдельно, работодатели с заботами и обязанностями отдельно, работники в силу неопытности, молодости, пофигизма и других важных факторов отдельно, и трудовая книжка, как документ для полсчета трудового стажа, тоже отдельно. Эдакий театр абсурда и лени.

Вывод № 3. обладателю данной трудовой книжки нужно уже сейчас сходить на консультацию в пенсионный фонд и выяснить, насколько предвзято здесь и сейчас специалисты изучают трудовые книжки. Если у специалистов пенсионного фонда вопросов не возникнет, то и делать, возможно, ничего не придется. Если же оформление трудовой книжки никуда не годится, то нужно уже сейчас побеспокоится и внести исправления в записи.

Вывод № 4. каждый приказ (акт работодателя) о приеме, переводе, расторжении необходимо получать в виде копии в свое безраздельное пользование и хранить вплоть до оформления пенсии. Зачем? Чтобы в старости по судам меньше мотаться. Ибо далеко не все работодатели передают в архив личные данные работников, а свидетелей того, что вы действительно работали в организации, может и не остаться. Это жизнь.

Если же оформление трудовой книжки никуда не годится, то нужно уже сейчас побеспокоится и внести исправления в записи. Потому что через пару-тройку лет это будет сделать гораздо сложнее.

Если вы хотите больше узнать о трудовых книжках и научится их правильно оформлять, запишитесь на семинар-практикум. На нем мы подробно разберем правильное заполнение трудовых книжек.